-1- -2- BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRIỆU THỊ NGỌC HIỀN Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn Header Page of 126 Phản biện 1: Phản biện TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ Luận văn ñược bảo vệ trước Hội ñồng chấm Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày tháng Chuyên ngành: Kế toán năm 2012 Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiểu luận văn tại: Đà Nẵng- Năm 2012 - Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 -3- -4- MỞ ĐẦU có, từ ñó rút hạn chế cần ñược khắc phục, ñề xuất Tính cấp thiết ñề tài Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt ñộng chủ yếu lĩnh vực sản xuất xuất nhập giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ Đối tượng phạm vi nghiên cứu hàng may mặc Qúa trình mua nguyên phụ liệu phục vụ cho - Đối tượng nghiên cứu ñề tài vấn ñề liên quan ñến hoạt ñộng sản xuất ñơn vị phức tạp Do ñó, hệ thống thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Tổng công kiểm soát nội chu trình mua hàng chặt chẽ Tổng công ty ty cổ phần dệt may Hòa Thọ ngăn ngừa ñược rủi ro, hạn chế ñến mức thấp sai sót dẫn - Phạm vi nghiên cứu : Luận văn giới hạn công tác kiểm soát ñến việc thất thoát, lãng phí làm tăng chi phí ñầu vào Mặt khác, nội ñối với chu trình mua nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hàng may chu trình mua hàng có cân ñối nguyên phụ liệu tồn kho mặc Tổng công ty chu trình mua hàng ñược kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho Phương pháp nghiên cứu trì mức an toàn thấp làm giảm chi phí lưu kho Ngoài ra, kiểm soát tốt chu trình mua hàng tác ñộng tích cực ñến trình khác chẳng hạn trình sản xuất có - Phương pháp vấn: Phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng nhân viên liên quan công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty ñược nguyên phụ liệu hợp lý ñể sản xuất, ñáp ứng ñúng, ñủ theo - Phương pháp thu thập liệu thứ cấp ñể có ñược thông yêu cầu ñơn hàng khách hàng Có tạo ñược uy tín ñối tin liên quan ñến kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty với khách hàng, thu hút ngày nhiều khách hàng ñến với ñơn vị cổ phần Dệt may Hòa Thọ mình, ñẩy mạnh trình tiêu thụ Tóm lại, kiểm soát tốt chu trình - Phương pháp so sánh ñược dùng ñể phân tích, ñánh giá mua hàng góp phần mang lại hiệu thiết thực cho hoạt ñộng sản thực trạng thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng xuất kinh doanh Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ Xuất công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ phát từ thực tế ñó, tác giả ñã chọn ñề tài “Tăng cường kiểm soát nội Kết cấu luận văn chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ’’ Luận văn gồm chương : làm ñề tài nghiên cứu Chương 1: Lý luận kiểm soát nội chu trình mua Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu ñề tài sở vấn ñề thuộc lý luận, thông qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, tiến hành phân tích ñánh giá thực trạng thủ tục kiểm soát Footer Page of 126 hàng doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ -5- Header Page of 126 -6Chu trình mua hàng phận hợp thành ñể tạo CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ thành chu trình kế toán thống nhất, trình ñược lặp ñi lặp lại, CHU TRÌNH MUA HÀNG chu trình quan hệ mật thiết với nhau, ñảm bảo hoàn thành mục 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội Theo báo cáo COSO ñược công bố tiêu ñề Kiểm soát nội - Khuôn khổ hợp ñã ñịnh nghĩa kiểm soát nội tiêu ñơn vị 1.2.1.2 Chức chu trình mua hàng Quá trình xử lý nghiệp vụ chu trình mua hàng liên quan ñến chức sau: sau: Kiểm soát nội trình bị chi phối người a Xử lý ñơn ñặt hàng ký hợp ñồng mua bán quản lý, hội ñồng quản trị nhân viên ñơn vị, ñược thiết b Nhận hàng hóa, dịch vụ kiểm ñịnh lập ñể cung cấp ñảm bảo hợp lý nhằm ñạt ñược mục tiêu c Ghi nhận khoản nợ người bán sau ñây: Sự hữu hiệu hiệu hoạt ñộng, tin cậy báo d Xử lý ghi sổ khoản toán người bán cáo tài chính, tuân thủ pháp luật quy ñịnh Trong ñịnh 1.2.1.3 Rủi ro xảy chu trình mua hàng nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, ñó trình, a Giai ñoạn ñề nghị mua hàng người, ñảm bảo hợp lý mục tiêu - Đặt mua hàng không cần thiết không phù hợp với mục 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội Theo quan ñiểm COSO, kiểm soát nội nhằm ñạt ñược ñích sử dụng ñặt hàng trùng lắp dẫn ñến lãng phí - Đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng mục tiêu ñã nêu Bên cạnh ñó, theo liên ñoàn kế toán quốc - Đặt mua hàng trễ sớm tế (IFAC) “Kiểm soát nội chức thường xuyên - Đặt mua hàng với chất lượng và/hoặc giá cao ñơn vị, tổ chức sở xác ñịnh rủi ro xảy - Nhân viên ñặt hàng xóa dấu vết việc ñã ñặt hàng ñể ñề khâu công việc ñể tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có nghị mua hàng lần hai ñối với hàng ñã nhận ñược hiệu tất mục tiêu kiểm soát ñã ñặt ñơn vị” b Giai ñoạn chọn lựa nhà cung cấp 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội - Môi trường kiểm soát, xác ñịnh rủi ro, thủ tục kiểm soát, c Giai ñoạn nhận hàng hệ thống thông tin truyền thông hệ thống giám sát 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số vấn ñề chu trình mua hàng 1.2.1.1 Mối quan hệ chu trình mua hàng với chu trình khác Footer Page of 126 Nhân viên mua hàng thông ñồng với nhà cung cấp Nhận hàng không ñúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng ñã ñặt., nhận biển thủ hàng không nhập kho d Giai ñoạn bảo quản hàng Header Page of 126 -7- Hàng tồn kho bị cắp, công nhân hủy -8dàng nhanh chóng tổng hợp ñược số liệu từ tập tin giấu hàng hóa có lỗi ñể tránh bị phạt, hàng hóa bị hư hỏng, tập tin nghiệp vụ ñể có ñược thông tin cần tìm phẩm chất 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng e Giai ñoạn trả tiền Việc kiểm soát tốt chu trình mua hàng giúp ñơn vị ñạt - Lập chứng từ mua hàng khống ñể ñược toán ñược ba mục tiêu theo báo cáo COSO ñã ñề - Chi trả nhiều giá trị hàng ñã nhận 1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng - Ghi nhận sai thông tin nhà cung cấp: tên, thời hạn toán 1.2.4.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng - Ghi chép hàng mua nợ phải trả sai niên ñộ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa ñơn - Trả tiền cho nhà cung cấp chưa ñược phê duyệt a Thủ tục kiểm soát ñối với khâu ñặt hàng * Thủ tục kiểm soát ñối với lập yêu cầu mua hàng - Chu trình mua hàng xuất phát từ ñề nghị mua hàng - Trả tiền trễ hạn phận có nhu cầu thường kho phân xưởng sản xuất, thông - Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp qua giấy ñề nghị mua hàng ñược giảm giá * Thủ tục kiểm soát ñối với việc phê duyệt mua hàng 1.2.2 - Cần giao trách nhiệm cho phận liên quan xem xét Hệ thống chứng từ, sổ sách báo cáo chu trình thường xuyên nhu cầu hàng tồn kho ước tính hợp lý thời gian 1.2.2.1 Hệ thống chứng từ cần thiết Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ, bảng báo giá, ñơn ñặt hàng, báo cáo - Cần phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho cá nhân nhận hàng/ Phiếu nhập kho, hóa ñơn bán hàng người bán, hóa * Thủ tục kiểm soát ñối với việc lựa chọn nhà cung cấp ñơn vận chuyển, chứng từ toán, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy - Đề nghị nhà cung cấp báo giá có nhu cầu mua nhiệm chi, séc toán, phiếu ñịnh khoản hàng Đối với hàng hóa có giá trị cao nên ñấu thầu ñể chọn lựa nhà 1.2.2.2 Hệ thống sổ kế toán cung cấp Việc phê duyệt ñể lựa chọn NCC nhà quản lý Hệ thống sổ kế toán chu trình mua hàng gồm sổ chi tiết trực tiếp thực hiện, ủy quyền cho lãnh ñạo phận mua hàng sổ tổng hợp Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112… 1.2.2.3 Hệ thống báo cáo - Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức ñặt hàng xét duyệt chọn NCC Tùy theo yêu cầu nhà quản trị mà có báo cáo ñược * Thủ tục kiểm soát ñối với việc ñặt hàng sử dụng; ñối với việc ghi chép máy tính có chương trình - Tất nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt ngưỡng phần mềm phù hợp với ñặc ñiểm ñơn vị kế toán dễ ñó ñều phải lập ĐĐH vào giấy ñề nghị mua hàng ĐĐH trước thực phải ñược phê duyệt Footer Page of 126 -9- - 10 - - Chỉ có phận mua hàng ñược phép ñặt hàng nhân viên kế toán nên ñược giám sát xem xét công việc họ với b Thủ tục kiểm soát ñối với khâu nhận hàng nhập kho trợ giúp máy tính ñể kiểm tra báo cáo truy cập Header Page of 126 Việc nhận hàng nên giao cho phận ñộc lập thực hiện, phận cần tách biệt với phận ñặt hàng Kiểm soát ủy quyền: Tất nghiệp vụ mua hàng phải ñược nhà quản lý thông qua Kiểm soát việc ñăng nhập liệu: Nhân viên lập mật mã 1.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ toán Cần có quy ñịnh luân chuyển chứng từ ñể ñảm bảo hóa ñơn NCC ñược chuyển ñến phòng kế toán Khi nhận hóa ñể truy cập vào phần công việc ñược giao, truy cập tiếp cận chương trình thuộc phạm vi nhân viên ñó ñơn, kế toán công nợ kiểm tra ñối chiếu hóa ñơn với b Kiểm soát ứng dụng chứng từ khác ñể ñảm bảo nghiệp vụ mua hàng ñã ñược xét duyệt Kiểm soát việc nhập liệu, kiểm soát trình xử lý ñầy ñủ, hàng nhận ñúng số lượng, chất lượng, giá liệu, kiểm soát thông tin ñầu 1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chu trình ñiều kiện áp dụng CHƯƠNG máy vi tính a Kiểm soát chung THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY Kiểm soát hoạt ñộng tổ chức: Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm Kiểm soát chứng từ: Kiểm soát việc nhập liệu hình thành CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ chứng từ từ máy vi tính, kiểm soát chứng từ, kiểm soát 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty cổ sơ ñồ luân chuyển chứng từ, báo cáo phần Dệt may Hòa Thọ Kiểm soát việc giải trình tài sản: Các khoản phải trả Tên tổ chức: Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ file gốc nên ñược trì phải tích hợp với số liệu file tổng hợp, bảng ghi hàng tồn kho nên ñược trì ñiều Tên giao dịch quốc tế: HOA THO TEXTILE-GARMENT JIONT STOCK CORPORATION chỉnh ñịnh kỳ với số lượng hàng tồn kho thực tế, ñối chiếu số dư tài khoản ngân hàng với số dư TK 112 Kiểm soát trình quản lý: Các nhân viên bao gồm Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ ñược thành lập từ năm 1962, tiền thân có tên Nhà máy Dệt Hòa Thọ (Sicovina) thuộc công ty Kỹ nghệ Bông vải Việt Nam người viết chương trình, kế toán viên… nên ñược ñào tào tay nghề ký kết hợp ñồng rõ ràng Kiểm soát hoạt ñộng liệu trung tâm: Dữ liệu liên quan ñến nghiệp vụ mua hàng nên ñược thiết lập rõ ràng Hệ thống thông tin Footer Page of 126 Ngày 15/11/2006 chuyển thành Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, ñơn vị thành viên Tập ñoàn Dệt may Việt Nam (VINATEX) Hiệp Hội Dệt may Việt Nam (Vitax) thuộc Bộ Công thương Header Page of 126 - 11 - 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh mục tiêu hoạt ñộng Tổng - 12 2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán Hiện Tổng Công ty ñang áp dụng hình thức kế toán công ty a Ngành nghề kinh doanh máy Và chương trình phần mềm mà Hoà Thọ ñang sử dụng phần Sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục): sản xuất, kinh mềm Bravo 6.3 công ty phần mềm Bravo chi nhánh thành phố doanh, xuất nhập hàng may mặc, vải, sợi, khâu, loại Đà Nẵng thiết bị, nguyên phụ liệu, phụ tùng ngành dệt may 2.2 THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TỔNG b Mục tiêu hoạt ñộng Tổng công ty CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ - Tổng Công ty ñược thành lập ñể huy ñộng sử dụng 2.2.1 Đặc thù quản lý nguồn vốn việc sản xuất kinh doanh sản phẩm theo ngành nghề ghi giấy chứng nhận ñăng ký kinh doanh Công tác quản lý ñược thực theo nguyên tắc quán từ xuống Quyền lực không tập trung vào cá nhân - Xây dựng, phát triển Tổng công ty thành doanh nghiệp mà phân tán cho nhiều thành viên, ñiều tạo kiểm soát lẫn sản xuất kinh doanh ña ngành, có tiềm lực tài trình ñộ kỹ phương án, ñịnh ñưa ñều thuật – công nghệ tiên tiến ñáp ứng yêu cầu phát triển ngành Dệt may có tham mưu, góp ý ñiều ñó làm cho ñịnh ñại họ có giá trị - Nâng cao hiệu kinh doanh nhằm tối ña hóa lợi nhuận có ñược Tổng công ty cho cổ ñông 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ ñơn vị có quy - Xây dựng Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ trở mô lớn , quyền hạn, trách nhiệm chức ñược phân chia rộng thành Trung tâm dệt may Việt Nam khu vực khắp phức tạp, nhiên phân chia ñơn vị Đông Nam Á thành viên hay phận phòng ban tạo rõ ràng, 2.1.3 Đặc ñiểm tổ chức quản lý Tổng Công ty thiết lập ñược ñiều hành kiểm soát toàn hoạt ñộng Cơ cấu tổ chức máy Tổng công ty ñược thể sơ ñồ công ty chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn 2.1 sơ ñồ tổ chức Tổng công ty ñược thể sơ ñồ 2.2 phận 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán 2.2.3 Chính sách nhân 2.1.4.1 Tổ chức máy kế toán Tổng công ty có sách tuyển dụng lao ñộng, chế ñộ lao Mô hình tổ chức máy kế toán Tổng Công ty mô hình ñộng, thời gian làm việc, sách tiền lương ñược quy ñịnh hỗn hợp, tức vừa phân tán vừa tập trung Mô hình Tổ chức máy rõ ràng hợp lý, ñáp ứng tốt nhu cầu quyền lợi cho người kế toán Tổng công ty ñược thể sơ ñồ 2.3 lao ñộng, ñảm bảo an toàn sức khỏe cho người lao ñộng Footer Page of 126 - 13 - - 14 - Bên cạnh ñóTổng công ty quan tâm tới việc xây dựng ñội ngũ 2.3 THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH cán quản lý nhân viên chuyên nghiệp MUA HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY 2.2.4 Công tác lập kế hoạch dự toán HÒA THỌ Header Page of 126 Vào cuối tháng, quý, năm cá nhân, cấp, phận 2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng quản lý có trách nhiệm giám sát, kiểm tra, ñối chiếu công việc công ty tình hình hoạt ñộng phần trách nhiệm Cuối quý, 2.3.1.1 Đặc ñiểm hoạt ñộng mua hàng Hội ñồng quản trị tiến hành họp ñể ñánh giá hoạt ñộng sản + Đặc ñiểm nguyên phụ liệu xuất kinh doanh Tổng công ty quý ñề giải pháp ñể Nguyên phụ liệu ñể ñáp ứng nhu cầu sản xuất Tổng công thực kế hoạch cho quý Hội ñồng quản trị với Ban ty ña dạng phong phú chủng loại Các loại nguyên phụ liệu ñiều hành ñưa phương hướng cụ thể, giải pháp lớn ñể ñược mua theo lô lớn, không mua lẻ Tổng công ty hoàn thành tiêu sản lượng, doanh thu, lợi + Đặc ñiểm nhà cung cấp nhuận, tiền lương năm Trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh hàng may mặc Công ty 2.2.5 Ủy ban kiểm soát Hiện nay, Tổng công ty ñã có Ban kiểm soát, Ban kiểm soát sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, từ ñó nhà cung cấp ña dạng từ nhiều nước khác Đại hội ñồng Cổ ñông bầu, gồm thành viên + Phương thức toán 2.2.6 Các nhân tố bên Tổng Công ty ñang có hình thức toán cho nhà cung - Sự biến ñộng bất thường giá dầu giới cấp ñó TT, DP, LC - Sự ảnh hưởng kinh tế Việt Nam 2.3.1.2 Mục tiêu kiểm soát kinh tế giới có tác ñộng không nhỏ ñến môi trường kiểm + Đối với giai ñoạn mua hàng soát Tổng công ty Mua ñúng tên hàng, ñảm bảo ñúng quy cách, chất lượng, số - Sự cải tiến không ngừng khoa học công nghệ - Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt sách giá hay chiến lược kinh doanh ñối thủ cạnh tranh làm ảnh hưởng ñến thị phần Tổng công ty lượng Mua hàng kịp thời, ñúng kế hoạch ñã xây dựng + Đối với giai ñoạn toán Việc toán phải ñảm bảo ñúng với số lượng hàng thực tế mua, ñúng nhà cung cấp, toán ñúng giá ñã thỏa thuận hợp - Nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng thay ñổi ñồng, trả ñủ số tiền nợ Nhà cung cấp, toán ñúng hạn - Các quan chức có thay ñổi sách tài 2.3.2 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho trình kiểm tiền tệ soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty 2.3.2.1 Tổ chức lập luân chuyển chứng từ Footer Page of 126 Header Page of 126 - 15 - a Mua hàng * Khâu ñặt hàng Sau tiếp nhận ñơn hàng từ khách hàng, vào kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng kinh doanh xét duyệt Đơn hàng ñó, lập - 16 Phòng kinh doanh lập giấy ñề nghị toán gửi ñến phòng kế toán Kế toán vật tư nhận giấy ñề nghị toán kiểm tra, ñối chiếu với hóa ñơn, phiếu nhập kho chuyển sang cho kế toán Nợ phải trả người bán bảng cân ñối nguyên phụ liệu, liên hệ nhà cung cấp ñể nhận báo giá Kế toán TGNH kiểm tra chuyển kế toán trưởng ký duyệt, Sau ñó chuyển sang phòng kế toán ñể làm ñối chiếu, kiểm tra sau ñó lập ủy nhiệm chi/lệnh chi yêu cầu ngân hàng mở LC toán tùy theo yêu cầu Hợp ñồng, trình kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt Sơ ñồ luân chuyển chứng từ khâu ñặt hàng ñược thể sơ Hằng kỳ, kế toán TGNH ñối chiếu với sổ phụ ngân hàng Sơ ñồ luân chuyển chứng từ khâu toán ñược thể ñồ 2.4 * Khâu nhận hàng nhập kho sơ ñồ 2.6 Phòng kinh doanh vào hợp ñồng ñể lập giấy ñề nghị 2.3.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán toán gửi cho phòng kế toán (ñối với hợp ñồng yêu cầu ñơn vị phải toán trước nhận hàng) Sau toán nhà cung cấp gửi Bill of Lading Công ty áp dụng hình thức sổ sách kế toán theo Quyết ñịnh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ Tài 2.3.3 Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công (vận ñơn) ñến phòng Kế hoạch – Thị trường Sau ñó phòng KH – TT ty cổ phần dệt may Hòa Thọ mang Bill of Lading ñó Đơn ñặt hàng tương ứng ñến quan 2.3.3.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng hải quan ñể làm thủ tục nhận hàng Thủ kho nhận hàng, kiểm tra, ñối chiếu với Packing List nhà cung cấp, lập bảng nhập hàng Phòng chất lượng tham gia trình nhận hàng lập biên kiểm vải gửi phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sau nhận hóa ñơn GTGT nhà cung cấp gửi *Thủ tục kiểm soát khâu Đặt hàng - Trưởng phòng vào kế hoạch sản xuất kinh doanh Tổng công ty ñể xét duyệt Đơn hàng -Nhân viên phụ trách ñơn hàng Phòng kinh doanh ñảm nhận việc lập Đơn ñặt hàng ñến phòng KH-TT Căn vào bảng nhập hàng, hóa ñơn GTGT, Bảng báo giá sau ñược trưởng phòng kinh doanh kiểm tra cước phí vận chuyển phòng KH –TT lập phiếu tính giá thành vật lại ñược gửi lên giám ñốc ñể ký duyệt, sau chuyển sang tư thực tế phòng kế toán ñể làm ñối chiếu, kiểm tra toán Sơ ñồ luân chuyển chứng từ khâu nhận hàng nhập kho ñược thể sơ ñồ 2.5 b Thanh toán Căn vào Đơn ñặt hàng ñã ñược chấp thuận, Phòng kinh doanh có trách nhiệm soạn thảo Hợp ñồng kiểm tra ñiều khoản hợp ñồng trường hợp nhà cung cấp soạn thảo Hợp ñồng theo mẫu họ trình ký Footer Page of 126 Header Page of 126 - 17 - * Thủ tục kiểm soát khâu nhận hàng nhập kho - 18 - Nhân viên kho: Mỗi nhân viên kho ñảm nhận việc nhận + Thanh toán trước nhận hàng vật tư quản lý vật tư cho ñối tượng khách hàng cụ thể, - Phòng kinh doanh: Một số hợp ñồng yêu cầu ñơn vị phải nhóm khách hàng cụ thể toán trước nhận ñược hàng Phòng kinh doanh vào Hợp ñồng ñể lập Giấy ñề nghị toán gửi cho phòng kế toán - Phòng kế toán Sau nhận Giấy ñề nghị toán ñược kế toán nợ phải trả người bán kế toán trưởng xét duyệt trước gửi cho kế toán ngân hàng tiến hành toán cho người bán Khi kiện hàng ñã nhập kho (cụ thể kho phụ liệu) nhân viên kho tiến hành ñếm số lượng kiểm tra chất lượng bên trong, yêu cầu kiểm tra nhanh chóng vòng không ngày lập Phiếu kiểm tra phụ liệu Nếu số lượng hàng kiện hàng không ñầy ñủ + Làm thủ tục hải quan chất lượng không ñảm bảo quy ñịnh nhân viên kho quay Phòng kế hoạch - thị trường: Sau ñã toán cho nhà phim, chụp hình, mô tả lại ñặc ñiểm kiện hàng ñó gửi cho cung cấp ñã ñến thời hạn nhà cung cấp giao hàng, Phòng kế phòng kinh doanh ñể họ làm việc lại với nhà cung cấp thời gian hoạch thị trường nhận ñược Bill of Lading số hàng ñó sớm Cán Đội xuất nhập phòng kế hoạch ñem Bill of - Phòng quản lý chất lượng: tham gia kiểm tra chất lượng Lading Đơn ñặt hàng tương ứng ñến hải quan ñể ñối chiếu, kiểm tra hàng nhập kho (cụ thể kho nguyên liệu), chủ yếu làm thủ tục nhận hàng, lập tờ khai xuất nhập (Phụ lục 04) kiểm tra chất lượng vải Một biên kiểm vải ñược lập gửi lên + Nhận hàng kho phòng kinh doanh - Thủ kho: nhận hàng, kiểm ñếm số kiện hàng, lập Bảng nhập - Phòng kinh doanh: nhận Bảng nhập hàng, Packing List, hàng Khi kiểm ñếm số lượng kiện hàng, thủ kho ñối chiếu với Biên kiểm vải, Phiếu kiểm tra phụ liệu từ kho xử lý kịp thời Packing List (Phụ lục 03) nhà cung cấp số Đơn ñặt hàng chênh lệch có tương ứng, so sánh số lượng thực tế với số lượng ñược ghi + Lập phiếu tính giá thành vật tư thực tế Packing List ñã trùng khớp chưa lập Bảng nhập hàng, ñể báo cáo Phòng KH-TT: vào Hóa ñơn GTGT nhà cung cấp số lượng thừa thiếu lên phòng kinh doanh Bảng nhập hàng tờ vật tư, nhà vận chuyển, bảo hiểm từ phòng Kinh doanh bảng rời, không ñược ñánh số thứ tự nhập hàng phòng KH-TT lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế Ngoài ra, nhận hàng tiến hành kiểm tra kiện hàng mà theo bảng số 2.6 không kiểm tra chất lượng, phận quản lý chất lượng tham + Lập Phiếu nhập kho gia kiểm hàng thời ñiểm nhận hàng Phòng kế hoạch - Thị trường: dựa vào thông tin sau tính + Nhập kho giá thành vật tư thực tế phòng kế hoạch - thị trường tiến hành lập Phiếu nhập kho (bảng 2.7) Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 - 19 - 2.3.3.2 Thủ tục kiểm soát ñối với nghiệp vụ toán * Thủ tục kiểm soát nội khâu ghi nhận xác ñịnh nghĩa vụ toán - 20 2.4.1 Kiểm soát chung Kiểm soát hoạt ñộng tổ chức, Kiểm soát chứng từ, Kiểm soát việc giải trình tài sản, Kiểm soát trình quản lý, Kiểm soát hoạt *Kế toán vật tư: ñộng liệu trung tâm, Kiểm soát ủy quyền, Kiểm soát việc ñăng Kế toán vật tư nhận ñược chứng từ gồm Bảng báo giá, nhập liệu Tổng công ty thực tốt ĐĐH, Hợp ñồng, Hóa ñơn GTGT, Bill of Lading, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Phiếu nhập kho, Phiếu tính giá thành vật tư thực tế,… ñối chiếu, kiểm tra nhập liệu nghiệp vụ phát sinh 2.4.2 Kiểm soát ứng dụng Việc nhập liệu, xử lý liệu quản lý thông tin ñầu ñã ñược Tổng công ty kiểm soát chặt chẻ Căn vào Phiếu tính giá thành vật tư thực tế Hóa 2.5 ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT ñơn GTGT nhà vận chuyển, bảo hiểm lập phiếu Chi phí mua VÀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG hàng, thuế NK có ñịnh khoản trình kế toán trưởng kiểm tra ký TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ duyêt.( Bảng 2.9) 2.5.1 Đánh giá môi trường kiểm soát * Kế toán Nợ phải trả người bán: * Ưu ñiểm Sau Kế toán phần hành vật tư nhập liệu chứng từ, phần Nhìn chung môi trường kiểm soát chặt chẽ mềm tự ñộng cập nhật liệu liên quan ñến TK 331 Kế toán phải trả người bán theo dõi khoản Nợ phải trả người bán * Nhược ñiểm Ban kiểm soát Tổng Công ty ñược lập chưa * Kế toán trưởng: người ñối chiếu kiểm tra chứng từ phát huy hết vai trò Lãnh ñạo Tổng Công ty tin lại lần trước ký vào Phiếu nhập kho có ñịnh khoản, tưởng vào nhân viên mà giao quyền lớn Phòng kinh Phiếu chi mua hàng, thuế NK, Phiếu kế toán doanh, ñiều ñó không tránh khỏi gian lận sai sót * Thủ tục kiểm soát nội khâu toán 2.5.2 Đánh giá hệ thống thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát Tùy theo hợp ñồng thỏa thuận hai bên mua bán * Ưu ñiểm phương thức toán khác nhau, vào Giấy ñề nghị Hệ thống thông tin kế toán Tổng công ty ñược thực toán, Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi ñược lập, ñơn vị tiến hành liên nghiêm túc Phần mềm kế toán ñang ñược sử dụng ñơn hệ với ngân hàng ñể toán cho nhà cung cấp vị - phần mềm Bravo 6.3 có nhiều ưu ñiểm phân cho 2.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG người sử dụng.Mối quan hệ thông tin phận TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG MÁY VI TÍNH trình luân chuyển lưu trữ chứng từ nghiêm ngặt, hợp lý kiểm soát tốt Footer Page 10 of 126 - 21 - - 22 - * Nhược ñiểm Hệ thống biểu mẫu, chứng từ phục vụ công tác kế toán chu trình mua hàng chưa ñáp ứng ñầy ñủ nhu cầu kiểm soát 2.5.3 Đánh giá thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ 2.5.3.1 Ưu ñiểm Thủ tục kiểm soát khâu mua hàng khâu toán Tổng công ty chặt chẽ 2.5.3.2 Nhược ñiểm Ở khâu ñặt hàng công ty ñã không lập giấy yêu cầu mua hàng mà tiến hành lập ĐĐH có nhu cầu Ở khâu chưa có tách biệt công việc nhân viên cân ñối nguyên phụ liệu nhân viên phụ trách ñơn hàng ñối với ñơn hàng nhỏ.Công việc ñặt hàng tìm chọn nhà cung cấp phận dẫn ñến việc nhận hoa hồng, chiết khấu, giả thông ñồng với nhà cung cấp Ở khâu nhận hàng nhập kho : Sau kiểm ñếm kiện hàng thủ kho cho nhập ñồng thời ký vào chứng từ gọi Lệnh giao hàng NCC mà không lập Biên nhận hàng Ở khâu toán giấy ñề nghị toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp, nghiệp vụ toán với số tiền lớn, có xét duyệt kế toán trưởng CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ nay, tác ñộng từ bên tình hình kinh tế giới, cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp Dệt may nước, khu vực giới ñòi hỏi Tổng công ty phải có giải pháp cạnh tranh hữu hiệu nhất, giải pháp ñó hạ giá thành sản phẩm Để thực thành công giải pháp việc tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng ñể hạ chi phí ñầu vào thấp ñể ñảm bảo lợi nhuận công việc ñược ưu tiên hàng ñầu Với thực trạng có công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ cần thiết phải có giải pháp tăng cường nhằm hoàn thiện công tác 3.2 HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TỔNG Header Page 11 of 126 CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ Do vậy, với nhược ñiểm ñã trình bày chương hoạt ñộng Ban kiểm soát cần ñược ñiều chỉnh khung pháp lý rõ ràng Đồng thời, ñược cổ ñông tin tưởng trao quyền, Ban kiểm soát phải có ñủ khả thực thi nhiệm vụ, nhận thức nâng cao vai trò mình, báo cáo Ban kiểm soát phải thể ñược tính ñộc lập xác Điều ñó không ñảm bảo quyền lợi cho nhà ñầu tư, cổ ñông mà nâng cao uy tín phát triển Tổng Công ty Việc tin tưởng giao quyền cho nhân viên cấp phát huy vai trò họ, không tránh khỏi gian lận sai sót Do vậy, Tổng Công ty nên hạn chế việc giao quyền lớn hay kiêm nhiệm nhiều công việc cho nhân viên 3.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ Nếu mua hàng không ñược kiểm soát tốt dẫn ñến tăng chi chi phí ñầu vào, làm giảm hiệu sản xuất kinh doanh ñơn vị Với quy mô lớn Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ Footer Page 11 of 126 ñể hạn chế số rủi ro Hiện hệ thống kiểm soát nội công ty ñang ñược vận hành, nhiên Ban giám ñốc kiểm soát hết hoạt ñộng phận Do ñó thiết nghĩ Tổng công ty nên hình thành phận giám sát hoạt ñộng kiểm soát nội khâu công việc – - 23 - - 24 - Bộ phận Kiểm toán nội chẳng hạn, ñó phận thuộc 3.3.2 Tăng cường thủ tục KSNB chu trình mua hàng Tổng máy ñiều hành - quản lý Ban giám ñốc công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ Header Page 12 of 126 * Ở khâu ñặt hàng số rủi ro mà Tổng công 3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ ty chưa kiểm soát tốt như: Để xác ñịnh trách nhiệm người yêu cầu mua hàng ñảm PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 3.3.1 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ KSNB chu trình bảo việc kiểm soát ñược chặt chẽ hơn, trước lập ĐĐH công ty mua hàng cần phải lập giấy yêu cầu mua hàng trình cấp lãnh ñạo ký duyệt 3.3.1.1 Hệ thống chứng từ Giấy yêu cầu mua hàng phải ñược ñánh số thứ tự liên tục trước sử Để tăng cường hiệu KSNB ñối với chu trình mua hàng dụng giao cho người phụ trách ñề nghị mua hàng bảo quản Tổng công ty, cần thiết phải bổ sung ñể hoàn thiện hệ thống biểu mẫu, Tách biệt trách nhiệm nhân viên cân ñối NPL nhân viên lập chứng từ cụ thể sau: lập giấy yêu cầu mua hàng, bên cạnh ñó Bảng ĐĐH cho hợp ñồng lớn nhỏ Bởi lẽ hợp ñồng dù lớn hay nhập hàng hình thành thủ kho lập mà chữ ký bên nhỏ xảy sai sót, không trọng ñến hợp liên quan Đối với Giấy ñề nghị toán cần có phê chuẩn ñồng lớn Các ĐĐH lập xong ñều có kiểm tra giám sát Tổng giám ñốc nhằm tăng cường kiểm soát chặt chẽ theo dõi trưởng phòng Giám ñốc nghiệp vụ toán, ñảm bảo tốt nguyên tắc ủy quyền phê Việc liên hệ nhận Bảng báo giá phải công khai chuẩn, lập Phiếu theo dõi toán liên quan ñến nhà cung trực tuyến, không trưởng phòng kinh doanh, mà phòng kế toán cấp ñó ñể tránh rủi ro bỏ quên sót Hóa ñơn ñã ñến giám ñốc theo dõi Tổng giám ñốc nên ủy quyền cho Phó hạn toán Phiếu theo dõi toán sau: giám ñốc tiến hành lựa chọn NCC dựa tiêu chí Công ty xây 3.3.1.2 Hệ thống báo cáo dựng Tổng công ty nên xử phạt nghiêm phát nhân viên nhận Hệ thống báo cáo Công ty chưa ñầy ñủ Do cần bổ sung số báo cáo sau: tiền hoa hồng không ñược phép từ NCC ñịnh kỳ tiến hành kiểm tra việc Định kỳ theo tháng lập báo cáo ĐĐH ñể thuận tiện Để hạn chế rủi ro ñường truyền, ĐĐH hình thức trình kiểm tra theo dõi Báo cáo ĐĐH lập gửi mail, Tổng công ty nên sử dụng hình thức khác gửi thư bảo theo mẫu bảng 3.4 ñảm, Báo cáo nhận hàng (bảng 3.5) nên ñược lập có chữ ký ñại diện bên giao hàng Bên cạnh ñó, kho, hàng tháng nên lập báo cáo nhập kho (bảng 3.6) * Ở khâu nhận hàng nhập kho Khi nhận hàng phải ñược lập Báo cáo nhận hàng, Báo cáo nhận hàng phải có chữ ký người giao hàng, phận nhận hàng (thủ kho) người lập (nhân viên Phòng Kế hoạch – Thị trường) Footer Page 12 of 126 - 25 - - 26 - Phiếu phải ñược ñánh số liên tục, chứng việc nhận chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, hàng kiểm tra hàng hóa luận văn ñã giải ñược vấn ñề sau: Header Page 13 of 126 Sau nhận xong, hàng ñược chuyển ñến nhập kho, - Tìm hiểu ñặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, tổ chức trình cần có tham gia phòng kế hoạch – thị trường ñể quản lý, thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng thực giám sát công việc nhân viên chuyển hàng tránh tình trạng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, phân tích, ñánh giá ñược cắp ưu ñiểm mặt hạn chế nguyên nhân dẫn ñến Các chứng từ ñược lập thời ñiểm Bảng nhập hàng, mặt tồn ñó Phiếu kiểm tra phụ liệu (nếu kho Phụ liệu), Biên kiểm vải (nếu - Đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát kho May) Tuy nhiên Bảng nhập hàng thủ kho lập nên ñược nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa ñánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận kho, nhân viên nhận hàng Thọ phòng kế hoạch – thị trường * Ở khâu toán Giấy ñề nghị toán cho NCC cần phải xin thêm xét duyệt giám ñốc ñối với nghiệp vụ toán mua hàng 100 triệu chẳng hạn ñể ñảm bảo tính phê chuẩn ñúng ñắn, ñầy ñủ ñảm bảo tính tin cậy KẾT LUẬN Trong tiến trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam nay, ñặc biệt xu hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hình tài tạo nhiều ñiều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trình hoạt ñộng kinh doanh Do kiểm soát tốt chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm vấn ñề mà chủ doanh nghiệp quan tâm hàng ñầu Từ ñó, thiết lập hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ phát huy hiệu vai trò việc cần thiết doanh nghiệp Qua trình nghiên cứu lý luận kiểm soát nội chu trình mua hàng thông qua kết khảo sát thực tiễn kiểm soát nội Footer Page 13 of 126  ... trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội chu trình mua hàng Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ -5-... soát nội chu trình mua hàng Tổng xuất kinh doanh Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ Xuất công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ phát từ thực tế ñó, tác giả ñã chọn ñề tài Tăng cường kiểm soát nội. .. phức tạp Do ñó, hệ thống thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Tổng công kiểm soát nội chu trình mua hàng chặt chẽ Tổng công ty ty cổ phần dệt may Hòa Thọ ngăn ngừa ñược rủi ro, hạn chế