Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐỖ THỊ THANH LAN Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 Phản biện 1: TS Đường Nguyễn Hưng Phản biện 2: GS TS Nguyễn Quang Quynh Luận văn ñã ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 25 tháng 11 năm 2012 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2012 Footer Page of 126 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế , Đại học Đà Nẵng Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài Trong doanh nghiệp nào, thống mâu Trên sở nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO, luận văn ñề xuất số giải pháp thích hợp nhằm tăng cường KSNB chu trình thuẫn quyền lợi chung hay riêng người sử dụng lao ñộng với bán hàng thu tiền công ty người lao ñộng tồn song song Vấn ñề làm ñể kiểm Đối tượng phạm vi nghiên cứu soát ñược hoạt ñộng người lao ñộng không quyền lợi riêng mà làm ñiều thiệt hại ñến lợi ích chung ñơn vị Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Để giải vấn ñề trên, cần thiết phải xây dựng hệ Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần PYMEPHARCO có hệ thống kiểm soát nội (KSNB) thật khoa học hiệu Công thống phân phối phủ rộng khắp lãnh thổ Việt Nam Công ty bán theo ty cổ phần PYMEPHARCO công ty sản xuất dược phẩm, kinh phương thức bán buôn, bán lẻ nước xuất sang nước doanh thuốc vật tư thiết bị y tế Hiện tại, công ty có hệ thống phân (việc xuất ñược thực chi nhánh thành phố Hồ Chí phối phủ rộng khắp tỉnh nước bao gồm: Hệ thống chi Minh) Hoạt ñộng xuất bán lẻ chiếm tỷ trọng nhỏ nhánh, hệ thống cửa hàng, hệ thống trung tâm giới thiệu phân phối tổng doanh thu công ty Hơn nữa, ñiều kiện công tác tỉnh Phú thuốc, Do ñó, hoạt ñộng sản xuất bán hàng công ty ngày Yên nên phạm vi nghiên cứu luận văn tác giả giới hạn việc mở rộng, doanh thu bán hàng ngày gia tăng Hoạt ñộng bán tìm hiểu thực tế công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền theo hàng thu tiền phát sinh thường xuyên nên dễ xảy sai sót, phương thức bán buôn nước văn phòng công ty hệ thống gian lận dẫn tới sai lệch nghiêm trọng ñến kết kinh doanh Vì trung tâm giới thiệu, phân phối thuốc ñịa bàn tỉnh Phú Yên vậy, cần phải tăng cường công tác KSNB ñể ngăn chặn gian lận, Phương pháp nghiên cứu giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt ñộng nhằm ñạt - Phương pháp trực tiếp thu thập tài liệu thứ cấp ñược tuân thủ sách quy trình ñược thiết lập - Phương pháp vấn: Ban kiểm soát, kế toán trưởng, Chính lý trên, tác giả chọn ñề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO” làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Luận văn làm sáng tỏ vấn ñề lý luận kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp trưởng phòng nghiệp vụ kinh doanh (NVKD), nhân viên bán hàng nhân viên kế toán liên quan, - Phương pháp ñối chiếu Bố cục ñề tài Ngoài phần mở ñầu kết luận, bố cục ñề tài bao gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Footer Page of 126 Header Page of 126 Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP PYMEPHARCO 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tổng quan tài liệu nghiên cứu TRONG DOANH NGHIỆP Nghiên cứu gần ñây vấn ñề KSNB ñối với hoạt ñộng bán 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội hàng thu tiền doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm có ñề tài KSNB phương pháp sách ñược thiết lập tác giả Trần Thị Thanh Nga (2011), Tăng cường kiểm soát nội nhà quản lý phạm vi ñơn vị ñể tự kiểm tra, giám sát doanh thu công ty cổ phần Dược Thiết bị Y tế Đà Nẵng, luận văn hoạt ñộng nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng khích hiệu hoạt ñộng, ñạt ñược tuân thủ sách quy Tuy nhiên, ñề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát hoạt trình ñược thiết lập ñộng doanh thu ñơn vị Công ty cổ phần PYMEPHARCO sản xuất mua bán kinh 1.1.2 Sự cần thiết kiểm soát nội 1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội doanh 1.000 sản phẩm bao gồm thuốc, trang thiết bị, dụng cụ y Các mục tiêu ñơn vị ña dạng phân tế (trong ñó công ty sản xuất gần 400 sản phẩm thuốc) Sản phẩm thành ba loại sau: Mục tiêu hoạt ñộng, mục tiêu báo cáo tài công ty ña dạng khách hàng chủ yếu ñơn vị có giấy mục tiêu tuân thủ phép kinh doanh y dược như: Bệnh viện, công ty Dược, trung tâm 1.1.4 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội y tế, quầy thuốc, ñại lý thuốc, Hệ thống phân phối công ty phủ a Môi trường kiểm soát rộng khắp lãnh thổ Việt Nam Để kiểm soát ñược hoạt ñộng bán hàng Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái ñộ, hành ñộng thu tiền, công ty ñã ban hành quy trình KSNB bán hàng thu người quản lý ñơn vị ñối với kiểm soát tầm quan trọng kiểm soát tiền ñơn vị Tuy nhiên, hệ thống KSNB công ty cổ phần b Đánh giá rủi ro PYMEPHARCO nhiều hạn chế chưa có ñề tài nghiên Rủi ro nguy làm cho mục tiêu tổ chức không cứu Vì vậy, luận văn tập trung nghiên cứu vấn ñề “Tăng cường ñược thực Vì thế, ñể hạn chế rủi ro mức chấp nhận ñược kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần người quản lý phải xác ñịnh ñược mục tiêu ñơn vị, nhận dạng rủi PYMEPHARCO” ro, phân tích ñánh giá rủi ro từ ñó kiểm soát ñược rủi ro c Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát: Là quy chế thủ tục ban lãnh ñạo Footer Page of 126 Header Page of 126 ñơn vị thiết lập ñạo thực ñơn vị nhằm ñạt ñược mục tiêu quản lý cụ thể d Hệ thống kế toán - Giai ñoạn xử lý Đơn ñặt hàng khách hàng: Đơn ñặt hàng ñược chấp nhận không ñược phê duyệt bị ghi sai thông tin chủng loại, số lượng, ñơn giá, Hệ thống kế toán: Là quy ñịnh kế toán thủ tục kế toán mà ñơn vị áp dụng ñể thực ghi chép kế toán lập báo cáo tài - Giai ñoạn xét duyệt bán chịu: Cấp nhiều hạn mức bán chịu ñể ñạt doanh thu làm ñơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng mức - Giai ñoạn giao hàng: Nhân viên giao hàng hàng chưa e Giám sát Giám sát phận hệ thống KSNB Giám sát xác ñịnh ñược xét duyệt hay giao không ñúng chủng loại, số lượng, hệ thống KSNB có vận hành ñúng thiết kế hay không có cần thiết phải sửa ñổi chúng cho phù hợp với phát triển ñơn vị hay không - Giai ñoạn lập hóa ñơn: Không lập Hóa ñơn bán hàng lập Hóa ñơn bán hàng sai số lượng, giá trị, ñịa khách hàng - Giai ñoạn ghi chép doanh thu, thu tiền theo dõi nợ phải 1.1.5 Hạn chế kiểm soát nội - Về chủ quan: Sự thông ñồng nhân viên bên bên ñơn vị ñể gian lận; người chịu trách nhiệm thực thu khách hàng: Nhân viên kế toán ghi nhận sai số tiền, ghi trùng, ghi sót, ghi sai niên ñộ kế toán, KSNB lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ lợi ích riêng - Về khách quan: Do hạn chế lực người 1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền vô ý, bất cẩn, sai sót xét ñoán không hiểu rõ yêu cầu a Các chứng từ thường ñược sử dụng công việc; công tác kiểm tra nội thường nhằm vào nghiệp vụ Các chứng từ sử dụng như: Đơn ñặt hàng khách hàng; thường xuyên phát sinh mà ý ñến nghiệp vụ bất thường, Hợp ñồng kinh tế; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU chuyển; Hoá ñơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo Có ngân hàng TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP b Các sổ sách thường ñược sử dụng 1.2.1 Chức chu trình bán hàng thu tiền 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Các sổ sách thường sử dụng như: Sổ nhật ký bán hàng; sổ nhật ký hàng bán bị trả lại giảm giá; sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng; Kiểm soát tốt chu trình bán hàng thu tiền giúp ñơn vị ñạt ñược mục tiêu sau: Sự hữu hiệu hiệu hoạt ñộng, báo cáo tài ñáng tin cậy, tuân thủ pháp luật quy ñịnh 1.2.3 Những sai phạm xảy chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền thường xảy sai phạm sau: Footer Page of 126 1.2.5 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Các bước kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền sau: - Kiểm soát trình tiếp nhận xử lý Đơn ñặt hàng khách hàng: Khi kiểm soát cần phải kiểm tra Đơn ñặt hàng có ñánh số thứ tự liên tục, ñược ghi chép ñầy ñủ, phê chuẩn cấp có thẩm Header Page of 126 10 quyền có chữ ký, dấu hợp pháp người bán Sau kiểm CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO tra nhân viên bán hàng ghi thông tin Đơn ñặt hàng vào Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng ñược gửi sang phận xét duyệt bán chịu - Kiểm soát trình xét duyệt bán chịu: Căn vào Lệnh bán hàng thông tin khác, phận xét duyệt phê chuẩn ñồng ý 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN bán hàng hay từ chối việc bán hàng PYMEPHARCO - Kiểm soát trình giao hàng cho khách hàng: Căn Để tìm hiểu công ty cổ phần PYMEPHARCO, tác giả thu Lệnh bán hàng ñã phê chuẩn, phận bán hàng lập Phiếu xuất kho thập nghiên cứu Bản cáo bạch công ty, tài liệu giới thiệu Thủ kho kiểm tra xuất ñúng quy cách, số lượng hàng hoá ghi công ty Kết nghiên cứu ñược thể cụ thể sau Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho phải ñược ñánh số thứ tự liên tục 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty trước có ñầy ñủ chữ ký bên liên quan Thủ kho lập Biên Tiền thân công ty cổ phần PYMEPHARCO công ty giao nhận hàng với khách hàng người vận chuyển Dược Vật tư Y tế Phú Yên ñược thành lập vào ngày 23/07/1989, bên liên quan ký xác nhận Khi hoàn tất việc giao hàng thủ kho văn phòng công ty ñóng trụ sở 163 - 165 Lê Lợi, thành phố Tuy vào Phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho Hòa, tỉnh Phú Yên Tháng 05/2006, công ty chuyển ñổi thành công ty - Kiểm soát trình lập Hoá ñơn bán hàng: Hóa ñơn lập xong phải có ñầy ñủ chữ ký người lập, người mua, thủ trưởng ñơn vị, sau ñó gửi ñến cho khách hàng, cho phận liên quan ñể ghi sổ kế toán lưu trữ cổ phần PYMEPHARCO 2.1.2 Đặc ñiểm tổ chức kinh doanh công ty a Ngành nghề kinh doanh công ty - Kiểm soát trình ghi sổ nghiệp vụ theo dõi Sản xuất thuốc tân dược; kinh doanh bán buôn, bán lẻ thuốc toán: Căn vào Hóa ñơn bán hàng, Phiếu xuất kho ñã ñược duyệt, tân dược, vật tư, hóa chất trang thiết bị y tế; xuất nhập trực kế toán tiến hành kiểm tra, ñối chiếu ñúng tiến hành ghi sổ doanh tiếp; sản xuất, kinh doanh thực phẩm chức dinh dưỡng thu bán hàng, giá vốn hàng bán, số tiền thu ñược nợ phải thu - Kiểm soát trình lập dự phòng xóa sổ nợ phải thu b Mạng lưới kinh doanh công ty Công ty ñã hình thành ñược hệ thống phân phối phủ rộng khó ñòi: Đơn vị cần ban hành sách lập dự phòng phải thu khó khắp lãnh thổ Việt Nam xuất sang nước ñòi sách xóa nợ phải thu khó ñòi ñúng quy ñịnh hành 2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN KẾT LUẬN CHƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO Trong chương 1, luận văn ñã trình bày vấn ñề chung Tác giả thu thập nghiên cứu Bản cáo bạch công ty, kiểm soát nội kiểm soát nội ñối với chu trình bán hàng số quy ñịnh sách nhân sự, chế ñộ làm việc phòng thu tiền doanh nghiệp hành nhân quy ñịnh hệ thống kế toán phòng kế Footer Page of 126 Header Page of 126 11 12 toán công ty Kết nghiên cứu môi trường kiểm soát hệ sách “giá hợp lý” sở tâm thực sách thống kế toán công ty sau chất lượng cao, ổn ñịnh ñồng sản phẩm 2.2.1 Môi trường kiểm soát công ty c Chính sách chiết khấu 2.2.2 Hệ thống kế toán công ty Tùy theo khách hàng mà công ty có sách bán a Mô hình tổ chức máy kế toán: Bộ máy kế toán công ty ñược tổ chức theo mô hình trực tuyến chức Công ty áp hàng khác Trong hợp ñồng có quy ñịnh cụ thể ñiều khoản bán hàng mức chiết khấu dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ñược xử lý máy vi d Chiến lược quảng bá thương hiệu tính với phần mềm kế toán VB.net for SQL Sever Công ty quảng bá thương hiệu thông qua việc tham gia b Lập luân chuyển chứng từ kế toán hội chợ, triển lãm, tặng học bổng cho sinh viên trường Dược, Các chứng từ chủ yếu ñược sử dụng hoạt ñộng bán hàng công ty bao gồm: Đơn ñặt hàng khách hàng; Hợp ñồng kinh tế; Hoá ñơn GTGT; Phiếu thu; Giấy báo Có ngân hàng 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Để nghiên cứu thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu c Tổ chức hệ thống sổ kế toán tiền, tác giả sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp như: Công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán ñầy ñủ ñúng Chứng từ, sổ kế toán, báo cáo công nợ, Ngoài ra, tác giả sử dụng quy ñịnh Bộ tài phương pháp vấn thành viên ban kiểm soát, CBCNV 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN phòng NVKD, Kết nghiên cứu cụ thể sau HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 2.3.1 Các sách liên quan ñến hàng tiêu thụ công ty Để nghiên cứu sách liên quan ñến hàng tiêu thụ, tác giả sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp như: Bản cáo bạch công ty, quy ñịnh sách giá bán, Hợp ñồng kinh tế, Kết nghiên cứu thể sau a Chính sách sản phẩm Công ty xác ñịnh mạnh dòng sản phẩm kháng sinh Cephalosporin trọng chất lượng nguồn nguyên liệu ñầu vào b Chính sách giá Công ty không lựa chọn phương châm giá rẻ mà xây dựng Footer Page of 126 a Thủ tục kiểm soát hoạt ñộng bán hàng a1.Tại văn phòng công ty - Kiểm soát tiếp nhận xử lý Đơn ñặt hàng: Quy trình kiểm soát hoạt ñộng bán hàng văn phòng công ty ñược thực Hình 2.3 - Kiểm soát lập Hoá ñơn bán hàng: Kiểm soát dựa vào Hóa ñơn GTGT ñược lập ñầy ñủ thông tin chữ ký phận liên quan - Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: Kiểm soát dựa vào việc xuất hàng ñúng nội dung ghi Hóa ñơn GTGT ñược duyệt - Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng: Quy trình kiểm soát doanh thu văn phòng công ty ñược thực Hình 2.4 Header Page of 126 13 14 - Kiểm soát ghi nhận hàng bán bị trả lại: Việc kiểm soát dựa vào Biên thỏa thuận hàng bán bị trả lại, Phiếu xuất hàng Hóa ñơn GTGT hàng bán bị trả lại khách hàng, Phiếu yêu cầu nhập hàng Phiếu nhập kho Phòng NVKD Khách hàng Nhân viên bán hàng Trưởng phòng NVKD Nhận kiểm tra Đơn ĐH Yêu cầu KH Kiểm tra xét duyệt bán chịu Duyệt Không Duyệt Phó Tổng GĐ Duyệt Không Duyệt Lập HĐ GTGT Yêu cầu toán Chuẩn bị giao hàng Từ chối khách hàng Hình 2.4: Quy trình kiểm soát doanh thu văn phòng công ty a2.Tại trung tâm giới thiệu phân phối thuốc Các trung tâm bán hàng theo kế hoạch công ty giao hàng Hình 2.3 Quy trình kiểm soát hoạt ñộng bán hàng văn phòng công ty Footer Page of 126 năm nguồn hàng công ty ñiều chuyển ñến Trưởng trung tâm người trực tiếp ñiều hành việc bán hàng Header Page of 126 Nhân viên BH Tiếp nhận Đơn ĐH 15 Trưởng trung tâm 16 Thủ kho Phụ trách kế toán công nợ phát sinh toàn công ty Kế toán công nợ theo dõi ñối tượng nợ văn phòng công ty ñôn ñốc trung tâm thu hồi nợ theo ñúng hạn quy ñịnh b2.Tại trung tâm giới thiệu phân phối thuốc Kiểm tra ký Đơn ĐH Phụ trách kế toán trung tâm có trách nhiệm theo dõi, quản lý khách hàng trung tâm Cuối tháng, phụ trách kế toán lập báo cáo tình hình công nợ tháng số nợ hạn trung Đơn ĐH K/hàng tâm gửi phòng kế toán văn phòng công ty Viết HĐ GTGT Kiểm tra HĐ GTGT Kiểm tra ký HĐ GTGT Lưu Hóa ñơn GTGT c1 Nghiệp vụ thu tiền mặt - Tại văn phòng công ty: Việc kiểm soát vào Phiếu thu Cuối ngày thủ quỹ kiểm kê tiền mặt quỹ máy ñếm tiền ñiện tử ñối chiếu với số liệu sổ quỹ Công ty quy ñịnh Hóa ñơn GTGT Hóa ñơn GTGT c Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Kiểm tra HĐ GTGT Cập nhật vào phần mềm số dư tồn quỹ cuối ngày tối ña 5.000.000 ñồng nên số lại phải nộp vào tài khoản ngân hàng công ty - Tại trung tâm giới thiệu phân phối thuốc: Hàng ngày, kế toán thu tiền, ghi sổ cuối ngày chốt sổ số tiền thu ñược ngày Hôm sau, thủ quỹ công ty ñến trung tâm thu toàn số tiền ngày hôm trước Lưu Xuất hàng Khách hàng c2 Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Tại văn phòng công ty ñược phép mở tài khoản ngân hàng Các trung tâm không ñược phép mở tài khoản riêng mà nộp tiền thu ñược vào tài khoản ngân hàng công ty 2.3.3 Khảo sát việc tuân thủ thủ tục kiểm soát nội chu Hình 2.5: Quy trình kiểm soát doanh thu trung tâm b Thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng b1.Tại văn phòng công ty Kế toán công nợ văn phòng công ty ñược giao nhiệm vụ tổ chức, theo dõi, kiểm tra, ñôn ñốc phân loại nợ nhằm kiểm soát Footer Page of 126 trình bán hàng thu tiền công ty Trong trình thực số trường hợp chưa tuân thủ quy trình kiểm soát sau: - Một số Đơn ñặt hàng không qua trưởng phòng NVKD ký duyệt - Một số Đơn ñặt hàng nhân viên tiếp nhận ghi sai tên hàng Header Page of 126 18 17 - Trưởng phòng NVKD trưởng trung tâm cấp nhiều hạn mức bán chịu cho số khách hàng ñể ñẩy mạnh doanh số - Việc viết sai giá bán tình trạng xảy - Thủ kho giao hàng xong quên ñóng dấu ñã giao hàng vào Hóa ñơn GTGT quên ghi vào thẻ kho - Nhân viên vận chuyển nộp lại Hóa ñơn GTGT (Hóa ñơn photo có chữ ký khách hàng) cho phòng NVKD chậm - Việc ñối chiếu tổng số Hóa ñơn GTGT ñã cập nhật vào phần mềm kế toán tổng số Hóa ñơn ñã sử dụng chưa thực nghiêm túc - Việc lập báo cáo tình hình công nợ bán hàng trung tâm gửi phòng kế toán công ty chậm so với quy ñịnh - Một số nhân viên ñi thu tiền khách hàng cuối ngày không nộp lại số tiền thu ñược cho thủ quỹ - Một số khách hàng có số dư nợ cuối kỳ vượt mức cho phép 2.4 MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO Hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty ñược thiết lập vận hành tốt số hạn chế sau: - Công tác kiểm soát doanh thu thu tiền trung tâm chưa ñược thực thường xuyên - Công ty chưa có biện pháp xử lý nghiêm ñối với nhân viên cuối kỳ ñể số khách hàng có số dư nợ vượt mức cho phép tự ý cấp vượt hạn mức tín dụng cho phép duyệt bán ñể chạy theo doanh thu - Công ty chưa có phận thu tiền ñộc lập - Công tác kiểm tra, ñối chiếu số tiền mặt thu từ bán hàng hàng ngày trung tâm chưa chặt chẽ - Công tác kiểm tra, ñối chiếu số liệu ghi sổ kế toán toán tiền mặt thủ quỹ thực vào cuối tháng ñột xuất - Hiện tại, kế toán ngân hàng ñồng thời người ñối chiếu xác nhận số tiền với ngân hàng Điều vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Việc tuân thủ thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Công ty chưa xây dựng phận kiểm toán nội ñộc lập ñể kiểm soát việc thực quy trình ñược ban hành - Chưa có quy ñịnh cụ thể xử phạt nhân viên vi phạm quy trình KSNB công ty ñã ban hành Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền - Hạn chế yếu tố người tồn công ty - Khi khách hàng ñặt hàng hình thức ñiện thoại dễ xảy - Việc bố trí nhân trung tâm hạn chế, số nhầm lẫn tên hàng công ty chưa có biện pháp khắc phục - Đơn ñặt hàng khách hàng không ñược ñánh số thứ tự tất mà ñánh số thứ tự cho số Đơn ñặt hàng lớn cần ý ñến - Công ty chưa có quy ñịnh văn việc luân chuyển chứng từ mà thực theo thói quen nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều việc KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương 2, luận văn ñã mô tả thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Công ty ñã xây dựng vận hành hệ thống kiểm soát nội chu trình - Công ty chưa có phận thẩm ñịnh khách hàng ñộc lập bán hàng thu tiền tương ñối tốt Tuy nhiên, số hạn chế - Công ty không sử dụng Phiếu xuất kho xuất kho giao hàng chưa ñáp ứng ñược mục tiêu kiểm soát công ty ñề Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 19 20 CHƯƠNG ghi sai tên hàng thuận tiện việc quản lý phận bán hàng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO phòng NVKD nên thiết kế lại mẫu Đơn ñặt hàng phù hợp với ñặc 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI ñiểm công ty Đơn ñặt hàng ñược gửi cho khách hàng công ty Khách hàng ñiền ñầy ñủ thông tin vào Đơn ñặt hàng, sau ñó gửi phận bán hàng công ty ñể yêu cầu bán hàng Ngoài ra, Đơn ñặt hàng công ty ñược nhiều BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO nhân viên bán hàng tiếp nhận không ñược ñánh số thứ tự liên tục Hiện nay, công ty cổ phần PYMEPHARCO ngày mở Do ñó, số Đơn ñặt hàng bị thất lạc hay xử lý chậm không rộng quy mô sản xuất, ña dạng nhiều loại thuốc Tổng số sản phẩm kiểm soát ñược làm cho việc giao hàng chậm trễ, khách hàng không công ty 1.000 sản phẩm khác ñó công ty hài lòng Vì vậy, ñể ñạt ñược mục tiêu tất Đơn ñặt hàng ñều sản xuất gần 400 sản phẩm Công ty có hệ thống phân phối phủ rộng ñược kiểm soát xử lý kịp thời công ty nên thiết lập lại quy trình khắp lãnh thổ Việt Nam, liên kết với ñối tác nước tiếp nhận xử lý Đơn ñặt hàng ñể mở rộng thị trường tiêu thụ Để kiểm soát ñược trình tiêu thụ sản phẩm chặt chẽ, hiệu công ty ñã xây dựng vận hành hệ b Hoàn thiện thủ tục kiểm soát công tác thẩm ñịnh khách hàng thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền Tuy nhiên, hệ thống Hiện tại, công ty ủy quyền cho trưởng phòng NVKD KSNB công ty số hạn chế Vì vậy, công ty cần ñưa trưởng trung tâm vừa xét duyệt bán chịu vừa duyệt bán hàng số giải pháp cụ thể nhằm khắc phục hạn chế ñang tồn Điều dễ dẫn ñến việc cấp vượt hạn mức bán chịu quy ñịnh ñể ñể hệ thống KSNB ñạt hiệu cao tăng doanh số bán hàng Vì thế, việc công ty ñã xây dựng 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT sách bán chịu thích hợp, công ty cần thành lập tổ thẩm NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG ñịnh khách hàng ñộc lập với phận bán hàng Các thành viên TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO tổ thẩm ñịnh khách hàng phải người có kinh nghiệm, ñạo 3.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty a Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận xử lý Đơn ñặt hàng ñức tốt, am hiểu lĩnh vực kinh doanh, tài ñộc lập với người duyệt bán hàng Ngoài ra, công ty thiết lập lại quy trình kiểm soát hoạt ñộng bán hàng công ty c Hoàn thiện thủ tục kiểm soát lập Hóa ñơn bán hàng Hiện nay, khách hàng ñặt hàng không theo mẫu Đơn ñặt giao hàng hàng thống số Đơn ñặt hàng ghi sai tên hàng Thực tế công ty nay, xuất kho hàng giao cho khách trường hợp khách hàng ñặt hàng qua ñiện thoại Để khắc phục việc hàng không sử dụng Phiếu xuất kho ñể phản ánh số lượng hàng thực tế Footer Page 10 of 126 Header Page 11 of 126 21 22 xuất Sau xuất kho hàng xong thủ kho ký nháy ñóng dấu “Đã doanh thu trung tâm không thực thường xuyên Công ty giao hàng” vào Hóa ñơn GTGT (liên 3) Sau ñó, liên Hóa ñơn thực kiểm tra ñột xuất ñến hai lần năm Điều này, dễ GTGT ñược giao cho khách hàng, liên thủ kho ghi vào thẻ dẫn ñến gian lận sai sót xảy làm doanh thu công ty Vì kho chuyển cho phòng kế toán ghi sổ lưu trữ Như vậy, kho vậy, công ty nên quy ñịnh 10 ngày ñột xuất ñến kiểm tra, ñối không lưu trữ chứng từ ñể kiểm tra, ñối chiếu việc ghi thẻ kho Trường chiếu việc ghi nhận doanh thu trung tâm có ñầy ñủ, xác, hợp Hóa ñơn GTGT bị thất lạc gây khó khăn công tác ñối kịp thời ñúng quy ñịnh không Nếu phát sai phạm phải chiếu, kiểm tra số lượng hàng thực tế xuất kho sổ kế toán thẻ ñiều chỉnh xử phạt nghiêm kho Vì ñể theo dõi, kiểm tra, ñối chiếu chặt chẽ số lượng hàng e Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng thực tế xuất kho công ty nên sử dụng Phiếu xuất kho xuất hàng Hiện nay, công ty ñã có quy ñịnh cụ thể kiểm soát nợ giao cho khách hàng Phiếu xuất kho ñược ñánh số thứ tự trước phải thu khách hàng thống toàn hệ thống Tuy nhiên, cuối d Hoàn thiện thủ tục kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng kỳ xảy nhiều khách hàng có số dư nợ vượt mức cho Hiện tại, phần mềm không kết nối trực tuyến văn phòng phép làm tổn thất khoản tài công ty Vì vậy, ñể kiểm công ty với trung tâm giới thiệu phân phối thuốc Do ñó, soát thu hồi ñược nợ ñúng hạn, hạn chế nợ hạn phát sinh kéo báo cáo tổng hợp hàng xuất bán, tình hình công nợ khách hàng dài hay rủi ro không thu hồi ñược Công ty cần ñưa quy ñịnh xử trung tâm không kịp thời gây khó khăn cho công tác kiểm tra, phạt nghiêm ñối với nhân viên vi phạm quy ñịnh ñã ban hành ñối chiếu Để khắc phục hạn chế này, công ty nên trang bị, sử dụng Để kiểm soát ñược tượng chạy theo doanh thu phần mềm quản lý thống nhất, có kết nối trực tuyến phòng phận bán hàng gây Cuối tháng, phòng kế toán việc lập báo ban trung tâm Cần phân quyền cụ thể, nhân viên ñều có cáo tình hình công nợ khách hàng, cần phải lập bảng tổng hợp tài khoản mật riêng Bên cạnh ñó, công ty nên quy ñịnh hàng bán bị trả lại theo ñịa ñiểm bán hàng Nếu thấy tượng việc ghi nhận doanh thu ñược thực ngày, không nên ñể dồn gia tăng mức bình thường doanh thu bán hàng hàng bán vài ngày ghi bị trả lại dấu hiệu cho thấy xảy tượng chạy theo doanh thu Hiện tại, việc viết sai giá bán tình trạng xảy công ty ñã có bảng giá bán hàng cài phần mềm có phận Công ty cần ñiều tra, phát sớm có biện pháp xử lý nghiêm nhân viên vi phạm nhằm ngăn chặn gian lận kế toán kiểm tra ñộc lập Vì vậy, công ty nên quy ñịnh trước giao cho khách hàng Hóa ñơn GTGT chữ ký người lập, trưởng f Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng tiền mặt phòng NVKD phải có chữ ký nhân viên kế toán phụ trách - Tại văn phòng công ty việc kiểm tra Hóa ñơn Để kiểm soát việc tất nhân viên bán hàng thu tiền từ Ngoài ra, công tác kiểm tra công ty việc ghi nhận Footer Page 11 of 126 khách hàng cuối ngày ñều nộp công ty kịp thời, không chiếm dụng Header Page 12 of 126 23 tiền thu ñược sử dụng cho mục ñích cá nhân Công ty nên khuyến khích khách hàng trả tiền chuyển khoản ñem trực tiếp ñến 24 3.2.2 Kiểm tra việc tuân thủ thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty nộp công ty Trường hợp thu tiền trực tiếp từ khách hàng giao Công ty ñã thiết lập, vận hành hệ thống KSNB ñối với chu cho phận ñộc lập với phận bán hàng ñi thu tiền, không cho trình bán hàng thu tiền Tuy nhiên, yếu tố người nên phép nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp khách hàng số trường hợp chưa tuân thủ quy trình công ty ñã ban hành Để Ngoài ra, công ty cần quy ñịnh cuối ngày kế toán tiền khắc phục ñiều này, công ty cần có số giải pháp sau: mặt thủ quỹ phải tiến hành ñối chiếu, kiểm tra yêu cầu thủ quỹ Thứ nhất, thành lập tổ kiểm toán nội ñộc lập phải ñể số dư tồn quỹ tối ña cuối ngày 5.000.000 ñồng, số Hiện nay, công ty ñã thành lập ban kiểm soát trực thuộc ñại lại phải nộp vào tài khoản ngân hàng công ty Sau kiểm tra hội ñồng cổ ñông Các thành viên ban kiểm soát kiêm thủ quỹ, kế toán tiền mặt trưởng phòng kế toán ký xác nhận nhiệm nhiều việc khác Công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt ñộng - Tại trung tâm giới thiệu phân phối thuốc công ty ban kiểm soát thực không thường xuyên Để kiểm soát chặt chẽ lượng hàng bán tiền thu từ nên chưa ñem lại kết mong muốn Do ñó, không ñánh giá việc bán hàng trung tâm không bị nhân viên gian lận, sử ñưa biện pháp ñể khắc phục hạn chế hệ thống dụng vào mục ñích cá nhân Ngoài việc cuối tháng trung tâm báo KSNB kịp thời Vì thế, công ty nên thành lập tổ kiểm toán nội cáo tiền thu từ bán hàng, công ty cần tiến hành kiểm tra ñột xuất tiền ñộc lập với phòng ban công ty Tổ kiểm toán nội tổng mặt quỹ trung tâm với số tiền ghi chép sổ sách ñể giám ñốc công ty bầu ñể kiểm tra việc vận hành hệ thống KSNB phát khoản tiền chưa nộp công ty Ngoài ra, công ty ñã ban hành Với quy mô công ty nay, số lượng thành viên cần quy ñịnh trung tâm phải lập báo cáo bán hàng hàng ngày phận kiểm toán nội nên từ – người, người cuối ngày Fax công ty có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh tài g Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng tiền gửi ngân hàng Thứ 2: Xây dựng quy ñịnh xử phạt nghiêm ñối với nhân viên vi phạm quy ñịnh mà công ty ñã ban hành Tại công ty nay, cuối tháng kế toán tiền gửi ngân hàng Hiện nay, trình ñộ chuyên môn nhân viên công tiến hành ñối chiếu số dư sổ sách kế toán công ty với số dư ty không ñồng ñều Do ñó, ñể quy trình kiểm soát nội công sổ phụ ngân hàng Điều vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, ty ban hành ñược thực nghiêm túc Tổng giám ñốc dựa vào ñặc dễ dẫn ñến gian lận xảy Vì vậy, ñể ngăn chặn gian lận xảy ra, ñiểm công ty vi phạm CBCNV tiến hành xây dựng công ty nên cử nhân viên có thẩm quyền kế quy ñịnh xử phạt cụ thể ñối với trường hợp vi phạm Chẳng toán tiền gửi ngân hàng ñể kiểm tra, ñối chiếu với sổ phụ ngân hàng hạn, ñối với trường hợp bán nợ vượt mức tín dụng cho phép, công ty cần có biện pháp xử lý nghiêm kiểm ñiểm yêu cầu trưởng Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 25 26 phòng NVKD hay trưởng trung tâm cam kết thời hạn thu tiền KẾT LUẬN CHƯƠNG Trường hợp tái phạm không thu hồi ñược nợ trưởng phòng Trong chương 3, luận văn ñã nêu ñược cần thiết phải tăng NVKD hay trưởng trung tâm phải ñền bù Các quy ñịnh sau cường công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ xây dựng xong phải ñược thông báo hướng dẫn ñến phận, phần PYMEPHARCO Đồng thời, ñưa ñược số giải pháp cụ thể CBCNV biết, thực nghiêm túc thủ tục kiểm soát kiểm tra việc tuân thủ thủ tục KSNB ñể khắc Thứ 3: Hoàn thiện sách nhân công ty phục hạn chế ñang tồn tại, nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội Tại công ty nay, hạn chế yếu tố người chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO KẾT LUẬN tồn như: số nhân viên bất cẩn việc xử lý chứng từ, ghi chép sổ sách, hiểu sai quy ñịnh công ty ban hành Qua thực tế tìm hiểu công tác kiểm soát nội chu trình bán Để hệ thống KSNB hữu hiệu công ty cần phải xây dựng hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO kết hợp với sách tuyển dụng nhân cụ thể cho vị trí làm việc Sau nghiên cứu lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tuyển dụng xong cần bố trí công việc phù hợp với lực tiền, luận văn với ñề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán ngành nghề ñược ñào tạo Công ty cần trọng ñến công tác ñào hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO” giải tạo, bồi dưỡng tay nghề, ñào tạo kỹ mềm cho nhân viên, ñặc ñược vấn ñề sau: biệt nhân viên trực tiếp bán hàng thu tiền Ngoài ra, trung tâm chưa có thủ quỹ riêng, phụ Thứ nhất, luận văn ñã ñi sâu nghiên cứu lý luận chung KSNB KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp; trách kế toán vừa thu tiền vừa ghi sổ Điều vi phạm nguyên tắc Thứ hai, nghiên cứu ñược thực trạng công tác kiểm soát nội bất kiêm nhiệm, dễ dẫn ñến gian lận, sai sót xảy Công ty cần bố chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO trí thêm nhân ñể ñảm bảo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn Luận văn ñưa hạn chế công tác kiểm soát nội chu Như vậy, công ty có sách nhân tốt, trình bán hàng thu tiền công ty; thành viên công ty ñều hiểu rõ trách nhiệm quyền hạn Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác mình, hài lòng ñiều kiện làm việc Điều giúp cho hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền ñơn vị, luận văn KSNB ñược vận hành tốt, hạn chế ñược gian lận, sai sót xảy ñã ñưa số giải pháp nhằm tăng cường công tác KSNB chu giúp công ty ñạt ñược mục tiêu ñề trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO Những giải pháp mà luận văn ñưa ñược áp dụng công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần PYMEPHARCO nhằm khắc phục hạn chế ñang tồn tại, giúp nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội công ty Footer Page 13 of 126  ... nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP PYMEPHARCO. .. người bán Sau kiểm CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO tra nhân viên bán hàng ghi thông tin Đơn ñặt hàng vào Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng. .. thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền thường xảy sai phạm sau: Footer Page of 126 1.2.5 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Các bước kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền sau: - Kiểm