Đang tải... (xem toàn văn)
1.1 Những vấn đề chung về văn phòng 1.2 Hành chính văn phòng 1.3 Quản trị, quản trị hành chính văn phòng 1.4 Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp1.5 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng
CHƯƠNG LOGO www.themegallery.com Chương tập trung giải vấn đề sau: 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.2 Hành văn phòng 1.3 Quản trị, quản trị hành văn phòng 1.4 Hành văn phòng ngành nghề chuyên nghiệp 1.5 Tổ chức máy hành văn phòng LOGO www.themegallery.com Những vấn đề chung văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng Các CQ, ĐV có công tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng thông tin bên nội bộ, Trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý CQ, ĐV Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động gọi văn phòng LOGO www.themegallery.com Vậy văn phòng gì? Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp CQ, chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo CQ thẩm quyền chung CQ có tổ chức lớn có văn phòng, CQ nhỏ có phòng hành tổng hợp Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc CQ, ĐV, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại CQ, ĐV LOGO www.themegallery.com Vậy văn phòng gì? Tiếp cận quyền lực : VP nơi làm việc cấp quản lý VD: VP Thủ tướng, Văn phòng quốc hội, văn phòng phủ, văn phòng tổng công ty… Tiếp cận chức : VP nơi thực loại hình công việc VD: VP luật sư, VP công chứng Tiếp cận hoạt động : VP trụ sở làm việc quan, tổ chức diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tở (công tác văn thư) LOGO www.themegallery.com Tuy hiểu khác văn phòng có điểm chung là: Văn phòng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan, Là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị điều hành hoạt động, Là trung tâm giao tiếp tổ chức với bên Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Qui mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào qui mô, đặc điểm hoạt động công tác văn phòng LOGO www.themegallery.com Khái niệm chung văn phòng: Là máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức; Có trách nhiệm thu tập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều khiển lãnh đạo; Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật hoạt động cho toàn quan, tổ chức LOGO www.themegallery.com 1.1.2 Chức văn phòng Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Thu thập, tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đaọ quan, đơn vị Chức giúp việc điều hành Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn LOGO www.themegallery.com 1.1.2 Chức văn phòng (tiếp) Chức hậu cần Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo sử dụng có hiệu Chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng LOGO www.themegallery.com 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng - Tổng hợp đôn đốc thực chương trình công tác quan, đơn vị; bố trí, xếp chương trình làm việc hàng tuần , tháng, quý , tháng, năm quan - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp báo cáo; đề xuất, kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành LOGO www.themegallery.com B Bố trí văn phòng a) Yêu cầu bố trí văn phòng: Tận dụng tối ưu mặt bằng; giảm thiếu thời gian chi phí di chuyển; tạo môi trường thích hợp; Tiết kiệm chi phí lắp đặt … b) Các phương pháp bố trí văn phòng: bố trí kín (chia nhỏ); bố trí mở; bố trí phân tán; bố trí tập trung C Trang thiết bị văn phòng a) Các đồ dùng văn phòng: Bàn ghế, tủ, mắc áo, cặp… b) Các thiết bị dùng cho công tác thu thập xử lý thông tin: Máy vi tính, máy in, máy phôtôcopy, điện thoại, … LOGO www.themegallery.com D Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả làm việc • Không khí • Màu sắc • Ánh sáng • Tiếng ồn LOGO www.themegallery.com 1.2 Hành văn phòng 1.2.1 Khái niệm hành văn phòng • Công việc hành diện tất nơi quan xí nghiệp > phải làm công việc hành văn phòng • thường hiểu quản trị hành đơn dạng nghiệp vụ riêng lẻ • Chúng ta đơn giản hiểu công việc hành thể tĩnh, nghĩa nơi thực công việc kể • Thực HCVP phải hiểu dạng động, nghĩa chức quản trị hoạt động hành văn phòng • Đó là: hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá LOGO www.themegallery.com kiểm tra Không nên hiểu công việc hành đơn xử lý công văn giấy tờ mà nên hiểu xử lý thông tin HCVP dịch vụ hỗ trợ tất phận hoạt động có hiệu HCVP hiểu theo nghĩa tĩnh, khung cảnh công việc HCVP gồm việc xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng màu sắc âm thanh, không khí Tất cần quản trị cách khoa học => KN: HCVP văn phòng diễn hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nghiệp vụ văn phòng khác nhằm bảo đảm yêu cầu tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho công tác quản lý doanh nghiệp đạt hiệu cao LOGO www.themegallery.com 1.2.2 Phân loại công việc HCVP Có loại công việc HCVP: Soạn thảo hồ sơ công văn giấy tờ, tường trình Duy trì, ghi nhớ hồ sơ, kể việc xếp phân loại phân huỷ hồ sơ Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá Thông đạt hay truyền thông hình thức thư từ, điện thoại, tường trình, hội nghị, hội thảo, hẹn, tiếp tân LOGO www.themegallery.com 1.2.3 Sự gia tăng công việc hành Công việc kinh doanh ngày phức tạp Chinh phủ yêu cầu nhiều loại hồ sơ, công văn Nhu cầu cần nhiều loại hồ sơ công văn để đáp ứng điều kiện cạnh tranh Nhu cầu cấp quản trị ngày cần nhiều loại thông tin LOGO www.themegallery.com 1.3 Quản trị, quản trị HCVP 1.3.1 Quản trị ? Định nghĩa: Mary Parker Follet: Quản trị "nghệ thuật làm cho công việc thực thông qua người khác" Stephen P.robbins nói Quản trị tiến trình làm cho hoạt động hoàn thành cách có hiệu với thông qua người khác Baynick Schoel: nhà QT người làm việc thông qua người khác giúp đỡ họ nỗ lực để đạt mục tiêu đề => ĐN: Quản trị phối hợp tất tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo LOGO kiểm tra nhằm đạt đựơc mục tiêu đề www.themegallery.com Phạm vi quản trị Một tổ chức gồm có cấp quản trị Cấp quản trị cao cấp Cấp quản trị trung cấp Cấp quản trị tuyến thứ Chức quản trị Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra LOGO www.themegallery.com 1.3.2 Quản trị hành ? I Quản trị hành văn phòng lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác hành văn phòng quan II Quản trị hành văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm soát hoạt động xử lý thông tin hỗ trợ kịp thời cho cấp quản lý trình định điều hành LOGO www.themegallery.com III Thế công việc Qtrị HCVP công việc HCVP Nhà quản trị HCVP Nhân viên HCVP - thực công việc quản - làm công việc trị hoạch định, tổ chức hành văn phòng kiểm tra hoạt động HCVP đơn - nhà quản trị thường xuyên phải đặt câu hỏi để xác định công việc đạo nhân viên thực - sử dụng đồ nghề dụng cụ HCVP để hoàn thành công việc LOGO www.themegallery.com 1.4 Hành văn phòng ngành nghề chuyên nghiệp 1.4.1 Nhà Quản trị hành - Tiêu chuẩn nhà quản trị hành - Chức nhà quản trị hành Tạo cấu tổ chức hành tốt Hoạch định công việc hành Kiểm soát công việc hành LOGO www.themegallery.com 1.4.2 Thư ký chuyên nghiệp Định nghĩa Thư ký người trợ lý cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, có khả nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Tiêu chuẩn thư ký chuyên nghiệp: Kiến thức kỹ Những phẩm chất cần có người Thư ký LOGO www.themegallery.com 1.5 Tổ chức máy hành văn phòng 1.5.1 Hành văn phòng nên tập trung hay phân tán Tập trung vào địa bàn: Tập trung vào địa bàn nghĩa hoạt động hồ sơ văn thư phải tập trung địa điểm quyền quản trị nhà quản trị hành Tập trung theo chức năng: Nghĩa hoạt động HCVP đặt địa điểm phận chuyên môn phải đặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá giám sát nhà quản trị hành LOGO www.themegallery.com 1.5.2 Cơ cấu tổ chức phận dịch vụ HCVP 1.5.3 Các bước để đạt tổ chức HCVP hiệu Có nhiều phương pháp để đạt đựợc tổ chức HCVP hiệu quả, để phù hợp với điều kiện Việt Nam, chuyên gia giới thiệu tiến trình bước sau: LOGO www.themegallery.com 1) Xác định hoạt động hành chính: liệt kê hoạt động hành 2) Đánh giá hoạt động hành chính: Xem thường xuyên, phụ không thường xuyên để tính thời gian nhân lực hoàn thành công việc 3) Lập thành nhóm hoạt động tương quan qua lại với nhau, gọi phân chia phòng ban 4) Chỉ định người vào hoạt động : Phân công người có khả vào hoạt động 5) Theo dõi hoạt động LOGO www.themegallery.com ...Chương tập trung giải vấn đề sau: 1. 1 Những vấn đề chung văn phòng 1. 2 Hành văn phòng 1. 3 Quản trị, quản trị hành văn phòng 1. 4 Hành văn phòng ngành nghề chuyên nghiệp 1. 5 Tổ chức máy hành văn phòng... III Thế công việc Qtrị HCVP công việc HCVP Nhà quản trị HCVP Nhân viên HCVP - thực công việc quản - làm công việc trị hoạch định, tổ chức hành văn phòng kiểm tra hoạt động HCVP đơn - nhà quản trị... Nhu cầu cấp quản trị ngày cần nhiều loại thông tin LOGO www.themegallery.com 1. 3 Quản trị, quản trị HCVP 1. 3 .1 Quản trị ? Định nghĩa: Mary Parker Follet: Quản trị "nghệ thuật làm cho công việc