Xây dựng danh mục mua sắm Trách nhiệm: Chủ nhiệm CTCLQG chịu trách nhiệm xây dựng danh mục mua sắm, Chủ nhiệm giao cho nhóm Cung ứng Chương trình xây dựng sở đề xuất nhóm kỹ thuật hỗ trợ Tổ thư ký dự án, Bước Hàng năm, nhóm kỹ thuật chương trình chịu trách nhiệm rà soát danh mục thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm, đề xuất thêm bớt mục vào danh mục mua sắm có sẵn gửi danh mục cho nhóm cung ứng trước ngày 30 tháng để nhóm cung ứng chuẩn bị kế hoạch mua thuốc dự trù ngân sách cho năm sau Bước Danh mục thuốc mua sắm cần xây dựng dựa Hướng dẫn Quản lý bệnh lao gia cập nhật CTCLQG ban hành Danh mục Thuốc thiết yếu Bộ Y Tế cập nhật nhất, đồng thời Danh mục thuốc mua sắm nên cụ thể theo tên thuốc, hàm lượng thuốc, dạng bào chế Bước Việc thêm bớt thuốc cần dựa chứng rõ ràng độ an toàn, hiệu quả, tính sẵn có, tính kinh tế thuốc Bước Sau nhận danh mục thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm mà nhóm kỹ thuật đề xuất, nhóm cung ứng chịu trách nhiệm tổng hợp danh mục thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm vòng tuần Bước Sau đó, nhóm cung ứng trình danh mục thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm đề xuất lên Hội đồng Khoa học Bệnh viện Phối Trung ương để xem xét, thẩm định Bước Hội đồng Khoa học Bệnh viện Phổi Trung ương tổ chức buổi họp để xem xét, phân tích khuyến nghị danh mục thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm mà CTCLQG đề xuất Bước Nhóm cung ứng sửa đổi danh sách thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm theo khuyến nghị từ Hội đồng Khoa học Bệnh viện Bước Nhóm cung ứng trình danh mục thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm sửa đổi kèm biên họp sửa đổi danh mục Hội đồng Khoa học lên lãnh đạo Chương trình Chống Lao Quốc gia xin ý kiến Bước Lãnh đạo Chương trình Chống Lao Quốc gia có ý kiến sau phê duyệt danh mục thuốc, vật tư, trang thiết bị mua sắm Lập kế hoạch dự toán ngân sách Chủ nhiệm ủy quyền cho: + Nhóm cung ứng để xây dựng kế hoạch ngân sách + Nhóm Kế hoạch Tài để xin phê duyệt kế hoạch ngân sách + Nhóm cung ứng để điều chỉnh kế hoạch theo ngân sách phê duyệt Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm (1) – Nhóm cung ứng thực • • • • Thu thập liệu: nhu cầu, mục tiêu, tồn kho, giá bán Thu thập số liệu bệnh nhân thu nhận năm trước/hoặc tiêu thu nhận theo kế hoạch Căn vào phác đồ điều trị, xác định số lượng thuốc cần có (tương tự với vật tư/hóa chất): lưu ý đến tồn kho, thời gian chờ hàng, hư hao Xác định tổng kinh phí mua sắm (lưu ý chi phí mua sắm, bảo quản, kiểm định ) Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm (2) • Chuyển kế hoạch mua sắm cho Tổ TK để tổng hợp vào kế hoạch chung Chương trình Tổng hợp trình kế hoạch ngân sách hàng năm xin phê duyệt - Nhóm Kế hoạch Tài thực • • • Tổng hợp KH mua sắm với KH hoạt động khác thành KH tổng thể Chương trình Trình kế hoạch lên Trưởng ban điều hành/ Bộ y tế/ Nhà tài trợ Sau KH tổng thể phê duyệt, thông báo cho nhóm cung ứng để triển khai thực kế hoạch mua sắm chi tiết Điều chỉnh kế hoạch mua sắm theo ngân sách phê duyệt – Nhóm cung ứng thực • • • Nhận thông báo ngân sách phê duyệt từ nhóm KHTC Trong vòng tuần, điều chỉnh cân đối số lượng mua sắm theo ngân sách phê duyệt Gửi KH điều chỉnh cho nhóm KHTC để xem xét trước trình lên Chủ nhiệm/ BYT/ Nhà tài trợ phê duyệt thức Xây dựng kế hoạch mua sắm Trách nhiệm Việc xây dựng kế hoạch mua sắm cho Chương trình Chống Lao Quốc gia giao cho nhóm cung ứng lãnh đạo Chương trình Chống Lao Quốc gia xem xét thông qua trước trình Bộ Y tế phê duyệt B1 1, Hàng năm, sau danh mục hàng cần mua cuối sửa đổi theo ngân sách duyệt Bộ Y tế/nhà tài trợ lãnh đạo Chương trình Chống Lao Quốc gia phê duyệt (theo Quy trình chuẩn Lập kế hoạch Ngân sách), Nhóm Kế hoạch - Tài gửi danh mục hàng cần mua cho nhóm cung ứng để tiến hành mua B2 2, Danh mục hàng cần mua cần tiết theo tên sản phẩm thông tin đặc tính sản phẩm, số lượng hàng cần mua, giá dự kiến, nguồn ngân sách B3 3, Dựa danh mục chi tiết hàng cần mua, nhóm cung ứng chia danh mục hàng thành gói thầu khác đề xuất phương thức mua sắm cho gói thầu B4 4, Nhóm cung ứng xây dựng kế hoạch mua sắm theo thông tin chi tiết cho gói thầu: -Tên gói thầu -Tổng chi phí gói thầu -Nguồn kinh phí -Phương thức đấu thầu -Hình thức lựa chọn nhà thầu -Loại hợp đồng thời điểm thực hợp đồng B5 5, Nhóm cung ứng trình kế hoạch mua sắm lên Hội đồng Khoa học Bệnh viện Phổi Trung ương để xem xét thông qua B6 6, Hội đồng khoa học Bệnh viện Phổi Trung ương tổ chức buổi họp để xem xét thông qua kế hoạch mua sắm B7-8-9 7, Nhóm cung ứng sửa kế hoạch mua sắm theo ý kiến Hội đồng Khoa học 8, Nhóm cung ứng soạn thảo Quyết định phê duyệt danh mục, chủng loại, số lượng, đơn giá dự kiến, hình thức đấu thầu hàng cần mua kèm kế hoạch mua sắm biên họp Hội đồng Khoa học kế hoạch mua sắm trình lên lãnh đạo Chương trình Chống lao Quốc gia 9, Lãnh đạo Chương trình Chống Lao Quốc gia xem xét ký Quyết định phê duyệt B10 Nhóm cung ứng tập hợp chuẩn bị tài liệu KH mua sắm: -Tờ trình -Kế hoạch mua sắm -Tài liệu đính kèm: + Quyết định phê duyệt danh mục, chủng loại, số lượng đơn giá dự kiến + Biên họp Hội đồng Khoa học + Tài liệu tham khảo giá dự kiến B11-12-13 11, Lãnh đạo Chương trình Lao Quốc gia xem xét, thông qua trình Bộ Y tế (Vụ Tài Kế hoạch) phê duyệt 12, Bộ Y tế xem xét, xác nhận phê duyệt kế hoạch mua sắm vòng tuần kể từ ngày nhận kế hoạch từ Chương trình Chống Lao Quốc gia 13, Sau có Quyết định phê duyệt Bộ Y tế, nhóm cung ứng phối hợp với phận liên quan để triển khai kế hoạch mua sắm (xem Quy trình Đấu thầu)