Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận liên quan đến quản lý nhà nước, quản lý hành chính, hành chính văn phòng, giao tiếp hành chính, thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao tiếp hành chính.Tiểu luận tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về hoạt động giao tiếp hành chính như các khái niệm, bản chất, vai trò, các mối quan hệ giao tiếp, các nguyên tắc và kỹ năng cần có trong giao tiếp cũng như các yếu tố đảm bảo hoạt động giao tiếp đạt hiệu quả. Từ đó xác định thực trạng và đưa ra những định hướng, giải pháp cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động giao tiếp hành chính ở trường THCS Triệu Thành nói riêng và của cơ quan hành chính nhà nước nói chung đạt hiệu quả.
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài: Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: .2 3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3.2 Phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: .2 Ý nghĩa khoa học tiểu luận: .2 Kết cấu tiểu luận: .2 NỘI DUNG .3 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH 1.1 Khái niệm: 1.2 Vai trò nguyên tắc giao tiếp hành Chương Thực trạng hoạt động giao tiếp hành cán bộ, công chức, viên chức TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ Triệu Thành .12 2.1 Tổng quan trường THCS Triệu Thành, huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị 12 2.2 Các quy định giao tiếp hành cán bộ, công chức trường THCS Triệu Thành 14 2.3 Thực trạng kỹ giao tiếp cán bộ, công chức, viên chức trường THCS Triệu Thành 16 Chương giải pháp nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp hành cán bộ, công chức, VIÊN CHỨC .19 3.1 Yêu cầu mục tiêu giải pháp 19 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu giao tiếp cán bộ, công chức .19 3.3 Kiến nghị, đề xuất 21 Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -1- MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: A.V Xukhômlinxki viết: “Nhu cầu giao tiếp nhu cầu vĩ đại nhu cầu người, không đặt ngang hàng với loại nhu cầu khác” Hoạt động giao tiếp hoạt động mang tính xã hội Tuỳ theo tính chất mối quan hệ xã hội chủ thể tham gia giao tiếp mà có cách ứng xử khác Trong hoạt động giao tiếp hành chính, tuỳ vào đối tượng giao tiếp mà người cán công chức vừa phải tuân thủ nguyên tắc giao tiếp nói chung vừa phải ý tới yêu cầu riêng giao tiếp hành Hiệu hoạt động giao tiếp ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động cá nhân, nhóm, người lãnh đạo hoạt động chung tổ chức Để tiến hành giao tiếp có hiệu quả, cán bộ, công chức cần hiểu chất, cần biết loại giao tiếp nguyên tắc, công cụ cho giao tiếp hợp lý, dựa lợi ích Cả lý luận thực tiễn cho thấy để có tiến vượt bậc công cải cách hành Việt Nam thời gian qua phủ nhận vai trò to lớn, mang tính chất định nhân tố người Tuy vậy, phải nhìn nhận cách khách quan hạn chế tồn đội ngũ cán bộ, công chức không nhỏ, mà hạn chế văn hóa ứng xử, kỹ giao tiếp hành đáng quan tâm Rất nhiều cán bộ, công chức chưa biết cười, chưa biết xin lỗi, chưa biết cám ơn giải công việc cho nhân dân, tổ chức Những biểu tiêu cực như: hách dịch, cửa quyền, gây khó dễ cho dân, coi thường nhân dân, xa cách, lãnh đạm, vô cảm với dân thường thấy qua lối ứng xử ngày trở ngại lớn công cải cách hành nước nhà, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ dịch vụ công mà tác động tiêu cực đến mối quan hệ Nhà nước – Nhân dân Trong thời kỳ hành nước nhà việc đào tạo kỹ giao tiếp hành cho cán bộ, công chức trở thành yêu cầu tất yếu Vậy, để nâng cao chất lượng hoạt động giao tiếp, lễ tân hành nhà nước cần đào tạo bản, cần thiết nhất, phù hợp để mang lại hiệu cho hoạt động quan, tổ chức? Trên sở lý luận thực tiễn đó, chọn đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp hành cán bộ, công chức, viên chức trường THCS Triệu Thành” làm tiểu luận môn Thực tập Quản trị hành Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Tiểu luận tập trung tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn hoạt động giao tiếp hành khái niệm, chất, vai trò, mối quan hệ giao tiếp, nguyên tắc kỹ cần có giao tiếp yếu tố đảm bảo hoạt động giao tiếp đạt hiệu Từ xác định thực trạng đưa định hướng, giải pháp cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động giao tiếp hành trường THCS Triệu Thành nói riêng quan hành nhà nước nói chung đạt hiệu Giúp sinh viên hiểu biết kỹ giao tiếp quan, tầm quan trọng công tác hoạt động hành văn phòng để áp dụng có hiệu học tập, công việc có liên quan sau này, đời sống thường nhật Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -2- Thông qua nghiên cứu làm thay đổi đối tượng hoạt động lĩnh vực hành văn phòng có cách nhìn cụ thể, nhiều chiều, toàn diện công tác giao tiếp Từ dễ dàng đạt mục đích, hiệu cao hoạt động giao tiếp quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tiến hành nghiên cứu hoạt động giao tiếp quan hành nhà nước kỹ cán bộ, công chức, viên chức giao tiếp với nhân dân trình giải công việc cho nhân dân, tổ chức 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Trường THCS Triệu Thành - Thời gian: Từ 2010 đến 2015 Phương pháp nghiên cứu: Tiểu luận tiến hành dựa phương pháp: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra - Phương pháp phân tích- tổng hợp Ngoài ra, tiểu luận tham khảo sách – tài liệu có liên quan, để có nhìn chuẩn xác khái quát đề tài, sâu tìm hiểu thảo luận, rút kết luận đạt yêu cầu đề trình nghiên cứu Ý nghĩa khoa học tiểu luận: Sự thành công đề tài tiểu luận “Nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp hành cán bộ, công chức, viên chức trường THCS Triệu Thành” tài liệu tham khảo cho quan, tổ chức, đơn vị địa bàn huyện Triệu Phong nói riêng tỉnh Quảng Trị nói chung nhằm đem lại nên hành văn minh, đại Sau tiến hành nghiên cứu, nhận thấy hoạt động giao tiếp đóng vai trò không nhỏ hoạt động quan, tổ chức Làm rõ đặc điểm công việc kỹ năng, nghệ thuật công việc nhằm đem lại hiệu cao cho công tác giao tiếp Từ thực trạng công tác giao tiếp hàng ngày quan, có nhận định định hướng chung cho công tác trở nên hoàn thiện, chuyên nghiệp Kết cấu tiểu luận: Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo tiểu luận gồm có 03 chương Chương 1: Cơ sở lý luận hoạt động giao tiếp hành Chương 2: Thực trạng hoạt động giao tiếp hành cán bộ, công chức, viên chức trường THCS Triệu Thành Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp hành cán bộ, công chức, viên chức Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -3- NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH 1.1 Khái niệm: 1.1.1 Giao tiếp: Giao tiếp trình tiếp xúc tâm lý người định xã hội, nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống tạo nên ảnh hưởng, tác động qua lại để người đánh giá, điều chỉnh phối hợp với công việc Bản chất giao tiếp: - Giao tiếp trình trao đổi thông tin: Giao tiếp không đơn giản trình truyền thông điệp mà đối thoại hai chiều làm thay đổi nhận thức hai bên giao tiếp, nghĩa bao hàm chia sẻ - Giao tiếp trình tác động qua lại bên tham gia: Cùng với trình trao đổi thông tin, bên tham gia vào trình giao tiếp thực giao lưu tình cảm, tư tưởng Qua trình người hiểu có thay đổi định 1.1.2 Giao tiếp hành Giao tiếp hành hoạt động xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với phạm vi hành nhằm thỏa mãn nhu cầu định Hoạt động giao tiếp hành diễn qua hai mối quan hệ bản: Thứ nhất, giao tiếp nội quan hành nhà nước, bao gồm giao tiếp cấp với cấp giao tiếp cán bộ, công chức, viên chức với Thứ hai, giao tiếp cán bộ, công chức, viên chức đại diện cho quan hành nhà nước với công dân tổ chức Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu tiểu luận, chủ yếu tập trung nghiên cứu đến mối quan hệ thứ hai, trình giao tiếp cán bộ, công chức, viên chức với công dân tổ chức trình giải công việc 1.1.3 Kỹ giao tiếp hành Kỹ giao tiếp hành việc người sử dụng phương tiện giao tiếp cách có hiệu hoạt động hành nhằm đạt mục tiêu quản lý Muốn thành công giao tiếp hành chính, cần phải có kỹ sử dụng ngôn ngữ, kiến thức hành chính, kỹ giao tiếp nhân nắm vững nội dung loại giao tiếp Cũng giao tiếp thông thường, giao tiếp hành bao gồm kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết phản hồi Tuy nhiên với đặc điểm, nguyên tắc giao tiếp hành nội dung việc rèn luyện kỹ có khác biệt đặc trưng riêng có Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -4- Muốn có kỹ giao tiếp tốt cần phải ý đến yếu tố chủ yếu sau: xây dựng thông điệp phải nắm rõ nội dung, trình bày hợp lý chuyển tới người nhận đường thích hợp; cần ý tới môi trường xã hội giao tiếp, nghĩa xác định địa vị xã hội thân người giao tiếp với để giao tiếp quy tắc, đồng thời có phản hồi (đáp ứng) hợp lý 1.1.4 Cán bộ, công chức, viên chức Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008: Cán công dân Việt Nam, bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ quan Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước Công chức công dân Việt Nam, tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh quan Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp máy lãnh đạo, quản lý đơn vị nghiệp công lập Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước; công chức máy lãnh đạo, quản lý đơn vị nghiệp công lập lương bảo đảm từ quỹ lương đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật Theo Luật Viên chức năm 2010: Viên chức công dân Việt Nam tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc đơn vị nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật 1.2 Vai trò nguyên tắc giao tiếp hành 1.2.1 Vai trò giao tiếp hành Giao tiếp có vai trò vô quan trọng hoạt động quản lý hành nói chung, cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên phải tiếp xúc, giải công việc hàng ngày cho công dân, tổ chức Khi xem xét vai trò giao tiếp hành cần ý tới vai trò trình: trao đổi thông tin, tình cảm định - Vai trò trao đổi thông tin giao tiếp hành Trong trình giải công việc cho công dân, tổ chức, người cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên phải tiếp nhận, xử lý văn bản, tin, hướng dẫn, giải thích, tuyên truyền cho nhân dân… thông qua văn bản, lời nói, hình ảnh…, nhờ thông tin truyền đi, hai bên hiểu chấp nhận để công việc diễn suôn sẻ, đạt hiệu mang lại lợi ích cao cho bên Nhờ có giao tiếp mà công việc giải Đặc biệt, hiệu hoạt động tiếp dân phụ thuộc lớn vào khả truyền đạt, giảng giải, thuyết phục cán bộ, công chức, viên chức người dân Bên cạnh đó, thông qua giao tiếp, cụ thể việc hướng dẫn, trao đổi…, người cán bộ, công chức, viên chức giúp Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -5- người dân hiểu đúng, đủ quy định Pháp luật quyền, lợi ích họ, trình tự, thủ tục bắt buộc cho công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho bên trình giải - Vai trò trao đổi tình cảm giao tiếp Thông qua giao tiếp, người cán bộ, công chức, viên chức nhân dân hiểu hơn, sở có chia sẻ, cảm thông, đáp ứng nhu cầu trình giải công việc, từ tạo nên gần gũi, tin cậy đồng cảm với Quan trọng hơn, thông qua trình mối quan hệ nhân dân với quyền cấp tăng cường - Vai trò trình định Giao tiếp để định định giải pháp tối ưu bên tham gia giao tiếp chấp nhận thông qua trao đổi, chia sẻ nắm bắt nhu cầu, mong đợi bên Đồng thời, định đảm bảo lợi ích bên tham gia, đảm bảo nguyên tắc khác giao tiếp hành 1.2.2 Nguyên tắc giao tiếp hành Khi tiến hành hoạt động giao tiếp hành chính, người cán bộ, công chức, viên chức cần đảm bảo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc tuân theo pháp luật Đây nguyên tắc bản, bao trùm toàn hoạt động giao tiếp hành Nội dung nguyên tắc đòi hỏi: Người cán bộ, công chức phải tuân theo thủ tục, trình tự, thẩm quyền mà pháp luật quy định; vào pháp luật, sách, định cấp có thẩm quyền; Không quan, tổ chức, cá nhân can thiệp trái pháp luật vào trình giao tiếp Cán bộ, công chức phải tuân thủ pháp luật, xử lý tình linh hoạt “có lý, có tình” trường hợp giao tiếp cụ thể, phải lấy giáo dục, thuyết phục làm - Nguyên tắc bảo đảm xác trung thực, khách quan Muốn trình giao tiếp đạt hiệu quả, cán bộ, công chức phải bảo đảm tính chính xác đưa tư liệu, nhận định, kết luận, định… Vì vậy, việc đảm bảo tính xác trình tiếp xúc với chủ thể tham gia trình giao tiếp giúp cho hoạt động hành đạt hiệu cao Tính khách quan, toàn diện đòi hỏi người tiến hành giao tiếp phải đánh giá trung thực tình hình vụ việc; xem xét toàn diện khía cạnh kinh tế, trị, văn hóa, xã hội vụ việc; phải đề cập đến ý nghĩa tác dụng tích cực tiêu cực vụ việc; thái độ thiên lệch bóp méo thật để có thái độ tiếp xúc với đối tượng cho phù hợp Khi giao tiếp với đối tượng, người cán bộ, công chức phải chuẩn bị kỹ tâm lý, nắm pháp luật, đảm bảo chứng đầy đủ, sẵn sàng đối thoại đấu tranh để làm sáng tỏ chân lý việc cách khách quan xác - Nguyên tắc công khai, dân chủ Tính công khai giao tiếp hành thể chỗ vào thời điểm thích hợp cán bộ, công chức phải thông báo đầy đủ nội dung cần công khai tổ chức với nhân dân để người có trách nhiệm có liên quan biết nhằm khuyến khích tham gia nhân dân tổ chức vào hoạt động Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -6- Tính dân chủ cần phải bảo đảm giao tiếp hành Cán bộ, công chức cần phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến chủ thể có liên quan đối tượng quyền giải trình, tiếp xúc với quan, tổ chức, cá nhân cần có thái độ tôn trọng, trao đổi thông tin xác phạm vi thẩm quyền phù hợp với quy định pháp luật Nguyên tắc công khai, dân chủ nhằm đảm bảo bình đẳng trước pháp luật mối quan hệ bên Trong hoạt động hành chính, giao tiếp cần có phong cách nhằm gây thiện cảm với đối tượng, phải đảm bảo dân chủ, công khai, gần gũi với đối tượng, qua làm cho họ thoải mái, tự tin Việc bình đẳng, dân chủ giao tiếp rút ngắn khoảng cách cán bộ, công chức đối tượng Tuy nhiên, cần phải đảm bảo nghiêm túc tôn trọng lẫn nhau, giữ vững tính lịch sự, giao tiếp có văn hóa, đồng thời tránh việc tự do, bình đẳng trớn - Nguyên tắc thận trọng, bình đẳng giao tiếp Mục đích giao tiếp làm hài lòng người dân, đối tượng tham gia vào trình giao tiếp, nên mang tính trị, pháp lý, xã hội sâu sắc Vì thế, để hoạt động hành có hiệu thái độ, ứng xử người cán bộ, công chức phải chuẩn mực, thể bình tĩnh, tự chủ tình huống, thái độ trịch thượng, quan cách hay nóng nảy, cáu giận Khi giao tiếp với người dân đòi hỏi người cán bộ, công chức phải biết tự kiềm chế vừa thể cởi mở, chân thành, thông cảm lại nghiêm túc, mực Trong trình thực thi công vụ, người cán bộ, công chức, viên chức phải giao tiếp với nhiều đối tượng khác (già – trẻ, nam – nữ, người dân tộc thiểu số, trình độ thấp, tôn giáo…) vấn đề đặt phải đảm bảo bình đẳng giao tiếp Để giải tốt vấn đề cần có cách thức tốt để thực nguyên tắc “mọi người quan trọng” nghĩa người dân phải tôn trọng đối xử tốt - Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức Người cán bộ, công chức phải có phong cách làm việc tốt, phải coi trọng ứng xử theo tiêu chuẩn, nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp Phong cách làm việc tốt người cán bộ, công chức trước hết tinh thần trách nhiệm cao công việc Có trách nhiệm cao có khả tạo hiệu công tác tốt Cán bộ, công chức người có chức vụ, quyền hạn, phong cách làm việc tốt người cán bộ, công chức trước hết phải biết dựa vào quần chúng, gần gũi quần chúng Mặt khác, người cán bộ, công chức phải biết phòng, chống biểu chủ quan, tác phong quan liêu, đại khái, phô trương, quan cách - Nguyên tắc hài hoà lợi ích Nguyên tắc thừa nhận quan niệm giao tiếp hình thức thông cảm, thống với tranh đua, đối địch Thành công giao tiếp việc chiến thắng đối tác mà đem lại lợi ích nhiều tốt cho hai bên Khi không đạt điều mong đợi, người dân thường có phản ứng mức độ khác (bực tức, buồn bã, chán nản, lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác, chí lăng nhục cán bộ, công chức, viên chức…) Chính Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -7- vậy, nguyên tắc bản, quan trọng giao tiếp với nhân dân phải cố gắng đảm bảo hài hòa mặt lợi ích Nguyên tắc đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp giao tiếp với công dân tổ chức phải ý điểm sau: phải hiểu tâm lý, mục đích người dân; phải đặt mục tiêu cho mục đích quan mục đích nhân dân thỏa mãn phần hay toàn bộ; trường hợp lợi ích họ không thỏa mãn phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ có thái độ hiếu thắng thờ - Nguyên tắc tôn trọng giá trị văn hóa Giá trị văn hóa phạm trù rộng lớn với biểu đa dạng Ngoài giá trị nước (giá trị dân tộc) có giá trị văn hóa nước ngoài… Trong điều kiện hội nhập quốc tế cần đảm bảo tôn trọng truyền thống, văn hoá giao tiếp ứng xử dân tộc thuộc văn hoá khác Nhân giá trị văn hóa nhân loại mà số nhà nghiên cứu coi nguyên tắc giao tiếp Người cán bộ, công chức, viên chức cần phải có lòng nhân ái, cảm thông, thương yêu, chia sẻ với đối tượng giao tiếp, coi vấn đề người dân vấn đề mình, có loại bỏ yếu tố tiêu cực trình thực thi công vụ, nâng cao hiệu trình giao tiếp Ngoài ra, giá trị văn hóa, đạo đức người cán bộ, công chức, viên chức cần, kiệm, liêm, chính, chí công, vô tư, nhân dân phục vụ phải đề cao phương châm hoạt động cán bộ, công chức, viên chức thời kỳ hành nước nhà 1.3 Các phương tiện giao tiếp 1.3.1 Phương tiện ngôn ngữ Giao tiếp ngôn ngữ: giao tiếp sử dụng hệ thống tín hiệu ngôn ngữ người Đây loại giao tiếp phổ biến có hiệu đảm bảo ý nghĩa thông tin Trong loại giao tiếp này, hiệu giao tiếp phụ thuộc vào yếu tố: chủ thể giao tiếp, nội dung thông điệp, kênh truyền đối tượng giao tiếp (liên quan đến khả giải mã đối tượng) Giao tiếp ngôn ngữ quản lý có tính quy chiếu xác định cho tổ chức máy quản lý Đặc biệt, việc xây dựng thông điệp trình giao tiếp phải tuân thủ quy định nhằm tạo thống thuận lợi cho việc giải mã bên tham gia vào hoạt động giao tiếp 1.3.2 Phương tiện phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ: giao tiếp thông qua hệ thống tín hiệu ngôn ngữ Hệ thống tín hiệu thường gọi ngôn ngữ thể (thân thể) Các tín hiệu bao gồm: - Hệ thống cử chỉ, nét mặt, điệu tạo phận thể - Âm điệu, cường độ lời nói tín hiệu kèm theo với lời nói - Không gian thời gian giao tiếp: Khoảng cách không gian hai bên tham gia giao tiếp, tư giao tiếp, độ dài giao tiếp … - Trang phục xem báo người tiếp xúc với người khác Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -8- Trong quản lý hành chính, giao tiếp phi ngôn ngữ sử dụng nhiều có quy định cụ thể tác phong, trang phục v.v công chức tiến hành giao tiếp với đối tượng khác 1.4 Những kỹ giao tiếp hành 1.4.1 Kỹ lắng nghe Nghe kỹ quan trọng trình giao tiếp Quá trình giao tiếp trở nên tốt bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe Lắng nghe hiểu tiến trình nhận thức toàn tín hiệu đối tượng thể hiện, cho phép người đưa thông tin cách có ý thức vô thức họ biết họ chưa hiểu Đó hành động quan sát người đối tượng nói họ không nói Kỹ nghe lực người nắm bắt phương tiện giao tiếp cách có hiệu đê nhằm đạt hiểu nhau, cảm thông lẫn hành động mục tiêu chung người đặt mong muốn đạt tới Phương tiện giao tiếp lắng nghe trực quan giác quan Lợi ích lắng nghe hoạt động hành chính: - Thu thập thông tin nhiều, đầy đủ xác cho việc định hành - Giúp cán bộ, công chức nhận thức thân mình, nhận thức người khác giảm thiểu yếu tố cảm tính xử lý tình - Giảm nguy xung đột hoạt động hành như: Làm cho quan hệ với đối tác tốt hơn; Nhận nhiều thông tin quý báu; Hiểu biết rộng hơn, khôn ngoan hơn,… Để lắng nghe có hiệu quả, người cán bộ, công chức, viên chức cần: - Bắt đầu giao tiếp thái độ tích cực nhiệt tình - Phải trì việc giao tiếp ánh mắt cách thường xuyên ngắn - Chọn cách diễn đạt điệu cử “mở” - Duy trì khoảng cách vừa phải hợp lý người nghe người nói - Đảm bảo môi trường giao tiếp không bị tác động khác làm phân tán ngắt quãng người nghe - Người nghe phải chủ động dỡ bỏ rào cản hữu hình người nghe người nói - Khuyến khích lời không lời - Sử dụng câu hỏi “mở” để lấy thêm thông tin kiểm soát nói chuyện - Hạn chế sử dụng câu hỏi “đóng”, - Sử dụng câu hỏi “tại sao” cần thiết - Tránh ngắt lời người nói - Phản hồi lại sau nghe 1.4.2 Kỹ nói Nói truyền đạt ý tưởng đến đối tượng khác để họ hiểu chia sẻ với Vậy, kỹ nói việc sử dụng phương tiện giao tiếp để truyền cách hiệu nội dung thông điệp Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -9- Nói hình thức giao tiếp trực tiếp, sử dụng nhiều hoạt động giao tiếp cán bộ, công chức với công dân, tổ chức hình thức đem lại hiệu cao giao tiếp Kỹ nói hiệu khả biểu đạt lời nói, loại lực thể qua ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm cách xác, sinh động, có sức thuyết phúc Trong giao tiếp trực tiếp tối kỵ điều sau: - Vừa nói vừa dằn giọng, vung tay vào mặt khách - Nói lấp lửng nửa chừng ngắt ngang lời - Nói sai lệch chủ để - Nói lời khích bác, chọc tức, chạm lòng tự khách Rèn luyện kỹ nói hiệu Điều kiện để nói hiệu phải nghe hiệu Nghe để lĩnh hội thông tin, hiểu nội dung thông điệp có hướng phản hồi hợp lý Để rèn luyện kỹ nói, cần ý thực nội dung sau: - Cố gắng không phản hồi sớm chưa suy nghĩ phân tích kỹ nội dung thông điệp ý tưởng, mục đích, nguyện vọng người nói; - Cần loại bỏ thái độ luôn phản ứng, chống lại ý kiến người khác; - Không ngắt lời người khác họ trình bày ý kiến mình; - Cần chuẩn bị kỹ nội dung trước nói, nói với bố cục rõ ràng; - Trình bày ngắn gọn, không dài dòng đảm bảo đủ ý, nội dung; - Chú ý tới tính mạch lạc, lôgíc nội dung nói; - Nói phải đảm bảo tính thuyết phục hỗ trợ người nghe cử minh họa phi ngôn từ, âm lượng, cường độ, tốc độ giọng nói phải phù hợp với đối tượng hoàn cảnh, ý ngừng nghỉ chỗ đảm bảo diễn cảm nói; - Chú ý kết luận cách ngắn gọn, rõ ràng để người nghe nắm bắt nội dung chủ chốt mà muốn truyền đạt; - Cần quan tâm phân tích, tìm hiểu thái độ, trình độ đối tượng giao tiếp 1.4.3 Kỹ phản hồi Phản hồi hoạt động truyền thông điệp từ người nghe tới người nói sau trình người nói trình bày Phản hồi hình thức đáp ứng trình giao tiếp Thực phản hồi nhằm mục đích làm thay đổi hay tác động đến tư tưởng, tình cảm người khác Sự phản hồi cần thiết giao tiếp, chứng tỏ tập trung lắng nghe mà giúp kiểm chứng mức độ hiểu vấn đề mà người nói trình bày Phản hồi kỹ quan trọng giúp cho chủ thể đối tượng giao tiếp biết nhận thức, phản ứng, thái độ … trình giao tiếp nhằm đạt hiệu giao tiếp Sự phản hồi tốt bao gồm lời phê bình viết nói Phản hồi giúp chủ thể giao tiếp điều chỉnh, lượng giá rèn luyện kỹ tự phản hồi nhanh Rèn luyện kỹ phản hồi hiệu Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -10- - Để chiếm lòng tin đối tượng giao tiếp cấn xem xét động Cần đặt tâm trạng có ý định giúp đỡ người khác không phô trương, trả đũa hay tư lợi Thận trọng đưa lời phê bình, bình luận, tránh dùng từ nặng nề rõ ràng có ý nghĩa phê phán Cố giải vấn đề với thái độ cư xử tôn trọng thay phủ nhận toàn ý kiến, việc làm người khác Cần khéo léo tạo quân bình lời phê bình tích cực tiêu cực tạo cho đối tượng cảm giác dễ dàng tiếp nhận - Để loại bỏ thái độ đề phòng cần tạo không khí trao đổi thông tin ý kiến trình giao tiếp Không xem trích ý tưởng trích thân Xác định tư tưởng cho thân nhiều lúc người khác mắc phải không chắn tâm trạng bất an Không tự vệ tức cách máy móc có người không đồng ý với mà để người khác trình bày tưởng họ phản hồi lại - Khuyến khích phản hồi người khác cách: Hãy yêu cầu người khác đáp ứng, cách xác định phương pháp hay hệ thống cụ thể (bạn muốn họ trả lời cách nào) câu hỏi mở rõ ràng Để ý tới dấu hiệu phi ngôn ngữ đối tượng giao tiếp cách yêu cầu đáp ứng Cần dành đủ thời gian cho người khác thực phản hồi Đền đáp lại phản hồi người khác phản hồi Trong nói, nên tỏ quan tâm tới ý kiến người khác cách đặt câu hỏi chứng tỏ bạn hiểu, thông cảm với phản hồi họ 1.4.4 Kỹ đọc Đọc kỹ quan trọng giao tiếp hành Đọc đem lại nhiều lợi ích: có thông tin, biết ý tưởng mới, nâng cao hiểu biết Trong hoạt động hành đọc có nhiều mục đích: + Đọc để cập nhật thêm thông tin + Đọc để nắm bắt thông tin phản hồi thông tin + Đọc để biết ghi nhớ thông tin phục vụ công việc + Đọc để biết, ghi nhớ, giải công việc, hướng dẫn người khác thực + Đọc để biết, phân tích, dự đoán, định hướng, xây dựng kế hoạch 1.4.5 Kỹ viết Viết kỹ thuật quan trọng quản lý hành chính, thể hình thức giao tiếp gián tiếp thông qua ngôn ngữ viết sở văn phong hành Văn soạn thảo quản lý hành thông qua kỹ viết cần đảm bảo: + Về hình thức, thể thức: theo yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn (cơ chữ, cách trình bày) + Về nội dung: đảm bảo yêu cầu thông tin (chỉ đạo, thông báo, hướng dẫn …), nội dung nhấn mạnh làm rõ nhờ vào hình thức thể văn chuyển tải yêu cầu nội dung công việc việc sử dụng từ ngữ nhấn mạnh, cách ngắt ý, viết hoa, in đậm…giúp người đọc hiểu ý tưởng Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -11- + Về văn phong: văn phong hành (chính xác, rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, không dùng thuật từ, thuật ngữ, mỹ từ, mị từ, hạn chế việc dùng thuật ngữ chuyên môn trừ trường hợp cần thiết) Tránh lan man thông tin phụ, vấn đề dẫn dắt dài không cần thiết Tiểu luận môn QTHC GVHD: Th.s Phạm Văn Quốc -12- CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU THÀNH 2.1 Tổng quan trường THCS Triệu Thành, huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị Trường THCS Triệu Thành tiền thân trường cấp Triệu Thành thành lập từ tháng năm 1976 Từ ngày thành lập đến trường nhiều lần tách nhập Năm 1976 đến năm 1992 trường mang tên Trường PTCS Triệu Thành Năm học 1992-1993 khối cấp trường giải thế, học sinh trường chuyển học trường THCS Triệu Đông Đến năm 2007, nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh Tổng bí thư Lê Duẫn, trường THCS thành lập lại mang tên Trường THCS Triệu Thành theo Quyết định số 756/QĐ-UBND ngày 17 tháng năm 2007 UBND huyện Triệu Phong Về quy mô trường lớp: Năm học 2015-2016 nhà trường có 190 học sinh với lớp, cụ thể: Khối Số lớp Số lượng HS Nữ 45 15 39 15 48 22 58 33 Tổng số: 190 85 Về số lượng chất lượng đội ngũ: Số lượng Trình độ Độ tuổi TS Nữ Th.s ĐH CĐ TC SC >50 41-50 31-40