BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ -o0o - Chuyên Đề Tốt Nghiệp HỆ THỐNG QUẢN LÝ BẢO TRÌ TÀI SẢN TẠI BỆNH VIỆN QUỐC TẾ PHÁP - VIỆT Service and Maintenance Management System (SMMS) GVHD: Trương Việt Phương SVTH: Phan Lâm Thao Lớp: TH02 Niên khóa 2008-2012 Page Khóa: 34 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành “Chuyên đề tốt nghiệp”, nhận giúp đỡ nhiệt tình quan, cấp lãnh đạo cá nhân Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn kính trọng tới họ tạo điều kiện giúp đỡ trình học tập nghiên cứu Trước hết xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Trương Việt Phương người trực tiếp hướng dẫn suốt trình nghiên cứu hoàn thành chuyên đề Và Thạc sĩ Phan Hiền – giáo viên chấm chéo, thầy đưa cho lời nhận xét vô hữu ích Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường Đại học Kinh tế Ban chủ nhiệm Khoa Tin học quản lý giáo sư, tiến sĩ trường - người trang bị cho kiến thức quý báu làm tảng để giúp hoàn thành chuyên đề hành trang theo trường Tôi xin cảm ơn giúp đỡ Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Viễn thông Tin học TAVICO tạo điều kiện cho trình thực tập để tìm kiếm ý tưởng xây dựng nên chuyên đề Và cuối xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè động viên, chia sẻ, giúp đỡ nhiệt tình đóng góp nhiều ý kiến quý báu cho hoàn thành chuyên đề TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2012 Phan Lâm Thao Page MỤC LỤC Chƣơng 1: Tổng quan 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục tiêu đối tƣợng nghiên cứu 1.3 Phạm vi nghiên cứu Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu 2.1 Tổng quan hệ thống mô tả chi tiết yêu cầu hệ thống 2.1.1 Sơ lƣợc bệnh viện 2.2 Đánh giá hệ thống 10 2.3 Quy trình nghiệp vụ hệ thống 10 2.3.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống 10 2.3.2 Quy trình nghiệp vụ 11 Chƣơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống phân mềm 13 3.1 Biểu đồ Usecase: 13 3.1.1 Biểu đồ Usecase mức tổng quát: 13 3.1.2 Biểu đồ chi tiết cho Usecase “Quản lý tài sản” 14 3.1.3 Biểu đồ chi tiết cho Usecase “Quản lý nhân viên” 15 3.1.4 Biểu đồ chi tiết cho Usecase “Quản lý phiếu sửa chữa” 16 3.1.5 Biểu đồ chi tiết cho Usecase “Quản lý bảo trì định kỳ” 17 3.1.6 Biểu đồ chi tiết cho Usecase “Quản lý thông tin tham chiếu” 19 3.2 Các biểu đồ hoạt động đặc tả Usecase 20 3.2.1 Các biểu đồ hoạt động đặc tả Usecase “Quản lý tài sản” 20 3.2.2 Các biểu đồ hoạt động đặc tả Usecase “Quản lý nhân viên” 23 3.2.3 Các biểu đồ hoạt động đặc tả Usecase “Quản lý phiếu sửa chữa” 26 Page 3.2.4 Các biểu đồ hoạt động đặc tả Usecase “Quản lý bảo trì định kì” 32 3.2.5 Các biểu đồ hoạt động đặc tả Usecase “Quản lý thông tin tham chiếu” 38 3.3 Hiện thực hóa Usecase 42 3.3.1 Hiện thực hóa Usecase “Quản lý tài sản” 42 3.3.2 Hiện thực hóa Usecase “Quản lý nhân viên” 51 3.3.3 Hiện thực hóa Usecase “Quản lý phiếu sửa chữa” 54 3.3.4 Hiện thực hóa Usecase “Quản lý bảo trì định kỳ” 60 3.3.5 Mô tả hành vi xử lý chức “Tạo thông tin tham chiếu” 68 3.4 Thiết kế sở liệu 74 3.4.1 Mô hình thực thể kết hợp 74 3.4.2 Mô hình liệu mức vật lý 75 3.5 Thiết kế hệ thống phần mềm 82 3.5.1 Giao diện quản lý tài sản: 83 3.5.2 Giao diện thêm tài sản: 83 3.5.3 Giao diện điều chỉnh chi tiết tài sản xem lịch sử sửa chữa tài sản: 84 3.5.4 Giao diện quản lý nhân viên: 84 3.5.5 Giao diện thêm nhân viên mới: 85 3.5.6 Giao diện điều chỉnh chi tiết nhân viên tại: 85 3.5.7 Giao diện quản lý phiếu sửa chữa: 86 3.5.8 Giao diện tạo phiếu yêu cầu sửa chữa: 86 3.5.9 Giao diện tạo phiếu sửa chữa: 87 3.5.10 Giao diện thông tin tham chiếu: 87 3.5.11 Giao diện quản lý bảo trì dự phòng: 88 3.5.12 Giao diện quản lý danh sách công việc: 88 Page 3.5.13 Giao diện quản lý tạo lịch bảo trì: 89 3.5.14 Giao diện xem lịch bảo trì dự kiến: 89 3.5.15 Giao diện quản lý tạo yêu cầu bảo trì: 90 3.5.16 Giao diện báo cáo: 90 Chƣơng 4: Kết luận kiến nghị 98 Page Chƣơng 1: Tổng quan 1.1 Lý chọn đề tài Xã hội ngày phát triển, kinh tế quốc gia, khu vực toàn thể nhân loại có bước tiến Đáp ứng nhu cầu đó, việc ứng dụng tin học hóa vào hoạt động sản xuất kinh doanh yếu tố tất yếu, đóng vai trò chìa khóa ảo dự phòng giải rủi ro cho doanh nghiệp Nhưng để ứng dụng cách thành công đòi hỏi trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, quán vận dụng khéo léo kiến thức từ môi trường lý thuyết vào thực tiễn Những lý khẳng định vị quan trọng việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động kinh tế Hiện trạng cho thấy doanh nghiệp, công ty hay sở sản xuất việc quản lý loại phương tiện máy móc trang thiết bị chưa thực quan tâm mức Việc quản lý lỏng lẻo không thống dẫn tới khó khăn cho công tác kiểm kê kiểm soát Nhất tổ chức có số lượng thiết bị lớn, phân bố rộng việc sửa chữa hư hỏng; kiểm tra lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kì lại khó khăn Vậy nên hệ thống quản lý bảo trì tài sản - Service and Maintenance Management System (SMMS) phương thức hiệu để giải triệt để vấn đề với việc mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức qua việc cung cấp thông tin cho kỹ sư bảo trì người quản lý bao gồm:  Phân tích dễ dàng tình trạng work order (phiếu sửa chữa)  Đơn giản hóa định quản lý với lịch sử bảo trì thiết bị, di chuyển tài sản quy trình quản lý nhà cung cấp  Lập kế hoạch bảo trì dự phòng thiết bị sẵn sàng  Tự động tạo ta work order bảo trì dự phòng dựa kế hoạch định  Dự liệu quản lý tập trung cho hoạt động bảo trì dự phòng, giúp tăng hiệu hoạt động bảo trì tiết kiệm thời gian  Tích hợp liệu từ xa trung tâm qua mail server database trigger  Công cụ báo cáo linh hoạt, tùy biến Có thể truy nguyên (drilldown) số liệu báo cáo đồ thị cách tức thời theo nhiều chiều thông tin  Đính kèm softcopy chứng từ, hợp đồng, hình ảnh … vào tài sản hay work order để dễ dàng truy xuất có yêu cầu Xuất phát từ thực tế nêu trên, em chọn đề tài “Hệ thống quản lý bảo trì tài sản bệnh viện quốc tế Pháp Việt ”, nhằm nhìn lại hoạt động quản lý bảo trì tài sản bệnh Page viện quốc tế Pháp Việt thời gian qua từ đề xuất giải pháp SMMS góp phần nâng cao hiệu việc quản lý bảo trì tài sản 1.2 Mục tiêu đối tƣợng nghiên cứu  Mục tiêu đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý bảo trì tài sản bệnh viện với chức năng:  Quản lý tài sản (Asset)  Quản lý nhân viên (Employee)  Quản lý sửa chữa (Work Order)  Quản lý bảo trì dự phòng (Preventive)  Quản lý thông tin tham chiếu (Master)  Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bảo trì tài sản bệnh viện Quốc tế Pháp Việt 1.3 Phạm vi nghiên cứu Hoạt động quản lý bảo trì tài sản bệnh viện Quốc tế Pháp Việt Trên sở kết hợp với đặc điểm, phạm vi, quy mô loại trang thiết bị, phương tiện máy móc bệnh viện Quốc tế Pháp Việt để đề xuất giải pháp SMMS nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý bảo trì tài sản cho bệnh viện giai đoạn Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu 2.1 Tổng quan hệ thống mô tả chi tiết yêu cầu hệ thống 2.1.1 Sơ lƣợc bệnh viện Bệnh viện Pháp - Việt TP.HCM (bệnh viện FV) bệnh viện đa chuyên khoa, đầu tư 100% vốn nước FV trang bị trang thiết bị đại đồng để cung cấp đầy đủ dịch vụ y tế như: khám tư vấn sức khỏe, chẩn đoán điều trị nội ngoại khoa điểm Là bệnh viện Việt Nam đạt chứng nhận chất lượng quốc tế HAS – Tổ chức giám định chất lượng cao Pháp vào năm 2007, Bệnh viện FV nỗ lực không ngừng hoàn thiện Tiến trình Chất lượng để đón nhận chứng nhận chất lượng quốc tế JCI – Tổ chức giám định chất lượng y tế hàng đầu giới, vào năm 2010 Page Đội ngũ bác sĩ người Pháp Việt Nam đào tạo nước giỏi chuyên môn, hỗ trợ 400 chuyên gia bác sĩ đến từ Pháp, Bỉ, Thụy Điển… Trong đó, có nhiều chuyên gia (cũng thành viên cổ đông FV) thường xuyên đến khám làm việc Bệnh viện FV nhiều tuần liền năm Các bác sĩ Bệnh viện FV gửi kết xét nghiệm phim X-quang sang nước để hội chẩn với chuyên gia này, hỗ trợ viện nghiên cứu cộng tác Pháp Với kiến thức sâu rộng bề dày kinh nghiệm, y bác sĩ Bệnh viện FV đem lại kết điều trị mong đợi cho bệnh nhân Tại Bệnh viện FV, chi phí thông báo rõ ràng để chi phí điều trị đem lại hiệu tối ưu cho bệnh nhân Bệnh viện FV cung cấp 1.500 dịch vụ trọn gói từ phẫu thuật, sản khoa điều trị ung thư Dịch vụ y khoa - Chuyên khoa nội + Khoa Tai Nạn & Cấp Cứu + Khoa Nội Đa Khoa + Khoa Nhi - Nhi Sơ Sinh + Chuyên Khoa Tim + Khoa Gây Mê Hồi Sức + Chống Lão Hóa + Nội Thần Kinh + Khoa Ung Bướu + Điều Trị Đau + Khoa Tiêu Hoá & Gan Mật - Các chuyên khoa Nội: Thấp khớp, Nội Thần Kinh, Tâm Thần, Tâm Lý, Khoa Phổi, Khoa Nội Tiết & Dinh Dưỡng, Khoa Da Liễu & bệnh lây nhiễm qua đường sinh dục - Chuyên khoa ngoại + Y Học Thể Thao + Sản Phụ Khoa + Khoa Ngoại Tổng Quát, Lồng Ngực & Mạch Máu + Khoa Phẫu Thuật Bàn Tay + Phẫu Thuật Khúc Xạ + Khoa Chấn Thương Chỉnh Hình + Khoa Tiết Niệu & Nam Khoa + Khoa Phẫu Thuật Tạo hình & Thẩm Mỹ + Khoa Mắt + Khoa Tai Mũi Họng + Khoa Ngoại Thần Kinh Page + Khoa Nha & Phẫu Thuật Hàm Mặt - Dịch vụ hỗ trợ + Khoa Vật Lý Trị Liệu + Khoa Dược + Khoa Xét Nghiệm & Ngân Hàng Máu + Khoa Chẩn Đoán Hình Ảnh + Khoa Y Học Hạt Nhân 2.2 Đánh giá hệ thống Hệ thống tại, công việc quản lý sửa chữa bảo trì tài sản gặp nhiều khó khăn có nhiều bất cập Hệ thống vận hành thủ công, chưa áp dụng tốt tin học hóa vào quy trình giải gây tốn thời gian làm tăng chi phí Với thông tin liên quan đến trình lưu trữ chưa thống dẫn tới khó quản lý Với quy trình sửa chữa tài sản, quy trình xử lý cố qua nhiều bước dẫn tới việc chậm trễ khâu sửa chữa, ảnh hưởng tới hoạt động bệnh viện Thông tin lịch sử sửa chữa thiết bị lưu trữ riêng lẻ sổ nhật kí sửa chữa dẫn tới khó khăn cho công tác kiểm soát tập hợp phục vụ hoạt động báo cáo Việc phải kiểm tra lịch bảo trì định kì tài sản hàng ngày cách thủ công không tránh khỏi thiếu sót nhầm lẫn Khi thiết bị máy móc bệnh viện nhiều phân bố rộng mốt thách thức không nhỏ 2.3 Quy trình nghiệp vụ hệ thống 2.3.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống Xây dựng hệ thống tiếp nối ưu điểm hệ thống cũ, khắc phục tồn hệ thống, hoàn thiện hệ thống tin học hóa quản lý bảo trì tài sản Hệ thống xây dựng nhằm đáp ứng việc quản lý tốt thông tin sau: - Quản lý tài sản (Asset) giúp quản lý lưu trữ tài sản, gồm thông tin:  Thêm tài sản  Chỉnh sửa thông tin tài sản  Thông tin người chịu trách nhiệm quản lý tài sản  Quan hệ phân cấp tài sản  Lịch sử phiếu sửa chữa tài sản  Thanh lý tài sản - Quản lý nhân viên (Employee):  Thông tin nhân viên (tên nhân viên, địa chỉ, phòng ban…) - Quản lý sửa chữa (Work Order) gồm thông tin:  Phiếu sửa chữa Page 10 - -  Danh sách đơn hàng sửa chữa  Chi phí đơn hàng Quản lý bảo trì dự phòng (Preventive)  Danh sách công việc bảo trì  Lập kế hoạch bảo trì cho danh sách công việc bảo trì  Lịch bảo trì dự phòng Quản lý thông tin tham chiếu:  Thông tin phòng ban  Thông tin nhà cung cấp  Thông tin mã lỗi  Thông tin danh mục loại tài sản 2.3.2 Quy trình nghiệp vụ Hệ thống gồm có module chính:  Quản lý tài sản (Asset)  Quản lý nhân viên (Employee)  Quản lý sửa chữa (Work Order)  Quản lý bảo trì dự phòng (Preventive)  Quản lý thông tin tham chiếu (Master) Các thông tin tham chiếu: Trong hệ thống lưu trữ đầy đủ thông tin phục vụ cho hoạt động hệ thống Bao gồm thông tin chi tiết danh mục mã lỗi, danh mục loại tài sản, thông tin nhà cung cấp tài sản, thông tin phòng ban có chứa thiết bị, thông tin trạng thái công việc, trạng thái tài sản tình trạng tài sản:  Danh mục mã lỗi: Lưu trữ danh sách lỗi, hư hỏng có loại tài sản Người dùng tạo hay chỉnh sửa thông tin danh mục  Danh mục loại tài sản: Là danh mục nhiều tài sản có điểm chung gom thành loại tài sản để dễ dàng việc quản lý, sửa chữa thay có cố Hệ thống cho phép thêm sửa danh mục loại tài sản  Nhà cung cấp tài sản: Cho biết thông tin chi tiết nhà cung cấp tài sản cho bệnh viện Người dùng thêm, sửa thông tinnhà cung cấp  Phòng ban: Nơi lưu giữ thông tin tất phòng ban công ty  Trạng thái công việc: Cho biết công việc theo dõi trạng thái nào, chưa thực hiện, thực hay hoàn thành…  Trạng thái tài sản tình trạng tài sản: Nơi tạo danh sách trạng thái tình trạng tài sản - Quản lý tài sản: Page 11 3.5.3 Giao diện điều chỉnh chi tiết tài sản xem lịch sử sửa chữa tài sản: 3.5.4 Giao diện quản lý nhân viên: Page 84 3.5.5 Giao diện thêm nhân viên mới: 3.5.6 Giao diện điều chỉnh chi tiết nhân viên tại: Page 85 3.5.7 Giao diện quản lý phiếu sửa chữa: 3.5.8 Giao diện tạo phiếu yêu cầu sửa chữa: Page 86 3.5.9 Giao diện tạo phiếu sửa chữa: 3.5.10.Giao diện thông tin tham chiếu: Page 87 3.5.11.Giao diện quản lý bảo trì dự phòng: 3.5.12 Giao diện quản lý danh sách công việc: Page 88 3.5.13 Giao diện quản lý tạo lịch bảo trì: 3.5.14.Giao diện xem lịch bảo trì dự kiến: Page 89 3.5.15.Giao diện quản lý tạo yêu cầu bảo trì: 3.5.16 Giao diện báo cáo: Page 90 3.5.16.1 Báo cáo tài sản: Báo cáo danh sách tài sản: Báo cáo tài sản theo nhà cung cấp: Page 91 Báo cáo tài sản theo nhân viên quản lý: Báo cáo tài sản theo tình trạng tài sản: Page 92 3.5.16.2 Báo cáo nhân viên: Báo cáo danh sách nhân viên: Báo cáo nhân viên theo phòng ban: Page 93 Báo cáo nhân viên theo trạng thái nhân viên: 3.5.16.3 Báo cáo phiếu sửa chữa: Báo cáo danh sách phiếu sữa chữa: Page 94 Báo cáo phiếu sửa chữa theo loại hình sửa chữa: Báo cáo phiếu sửa chữa theo công việc sửa chữa nội bộ: Page 95 Báo cáo phiếu sửa chữa theo công việc sửa chữa thuê ngoài: 3.5.16.4 Báo cáo yêu cầu sửa chữa: Báo cáo danh sách yêu cầu sửa chữa: Page 96 Báo cáo danh sách yêu cầu sửa chữa theo mã người yêu cầu: Báo cáo danh sách yêu cầu sửa chữa theo tài sản: Page 97 Báo cáo yêu cầu sửa chữa theo trạng thái công việc: Chƣơng 4: Kết luận kiến nghị “Hệ thống quản lý bảo trì tài sản Bệnh viện Quốc tế Pháp – Việt” đáp ứng quy trình hoạt động bệnh viện Tuy nhiên thời gian có hạn kiến thức kinh nghiệm chưa nhiều nên hệ thống nhiều khuyết điểm mặt hình thức kiến thức kinh nghiệm chưa nhiều nên hệ thống nhiều khuyết điểm mặt hình thức thuật toán xử lý Trong tương lai, có nhiều thời gian nghiên cứu thực hiện, hệ thống phát triển mặt giao diện thực nhiều thuật toán phức tạp hơn, đáp ứng cách sát thực với nhu cầu hoạt động bệnh viện Page 98 ... tiêu đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý bảo trì tài sản bệnh viện với chức năng:  Quản lý tài sản (Asset)  Quản lý nhân viên (Employee)  Quản lý sửa chữa (Work Order)  Quản lý bảo trì dự phòng... hệ thống tin học hóa quản lý bảo trì tài sản Hệ thống xây dựng nhằm đáp ứng việc quản lý tốt thông tin sau: - Quản lý tài sản (Asset) giúp quản lý lưu trữ tài sản, gồm thông tin:  Thêm tài sản. .. Quản lý tài sản gồm chức con: - - Thêm tài sản Chỉnh sửa tài sản o Điều chỉnh chi tiết tài sản o Xem lịch sử sửa chữa tài sản Thanh lý tài sản Tìm kiếm Báo cáo tài sản o Báo cáo danh sách tài