Phần I MỞ ĐẦU I BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI Qua năm thực kiểm tra thực tế cho thấy việc thực thiết lập hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên Khoa chưa đạt yêu cầu Một số Khoa phận không nhỏ cán bộ, viên chức chưa hiểu chưa quan tâm mức đến công tác lập hồ sơ công việc, xem nhiệm vụ người làm cơng tác văn thư-lưu trữ Khoa, việc lập hồ sơ công việc chưa thực trở thành thói quen thực nhiệm vụ cán bộ, công nhân viên chức Hiện nay, công tác quản lý trình hoạt động dạy học giáo viên Khoa chưa quan tâm mức, chất lượng quản lý, thống kê, báo cáo trình hoạt động, giảng dạy giáo viên chưa đáp ứng yêu cầu minh chứng cho thẩm định chất lượng chuẩn hóa ISO mặt như: đánh giá xếp loại chun mơn, tra tồn diện GV, đánh giá xếp loại viên chức, xếp loại thi đua hàng năm, chuẩn kiến thức GV,… Nguyên nhân chủ yếu tình trạng phải kể đến khó khăn phía nhân viên làm cơng tác văn thư “yếu” Các quy định trách nhiệm lập hồ sơ công việc, lưu trữ, báo cáo hành Khoa chưa cụ thể hoá quy chế làm việc quy chế công tác văn thư, lưu trữ Khoa Mặt khác, công tác lãnh đạo, đạo triển khai thực quy định công tác văn thư, lưu trữ Khoa chưa đồng bộ; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phận nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề Cán bộ, viên chức làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ chưa bồi dưỡng kiến thức lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ trách nhiệm lập hồ sơ công việc II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trên sở cập nhật, lưu trữ đánh giá, xếp loại hoạt động chun mơn, tra tồn diện, xếp loại thi đua, xếp loại viên chức GV hàng năm, ứng dụng Mail Merge truy xuất liệu GV Từ đó, có sở theo dõi hoạt động chun mơn GV, để có hồ sơ minh chứng, phục vụ cho kiểm định chất lượng dạy nghề Khoa Bản thân phân công trưởng khoa Đại cương, với nhiệm vụ theo dõi hoạt động giảng dạy GV Qua nhiều năm, sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, muốn hệ thống hố lại q trình hoạt động GV, nâng cao công tác quản lý Khoa nên nghiên cứu đề tài “Truy xuất liệu hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên công cụ Mail Merge Microsoft Word, nhằm nâng cao công tác quản lý Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang” III PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỀ TÀI - Phạm vi nghiên cứu đề tài truy xuất liệu hồ sơ hoạt động giáo viên Mail merge Microsoft Word - Đối tượng đề tài hồ sơ hoạt động cá nhân giáo viên khoa IV MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI Truy xuất liệu cơng cụ Mail merge với mục đích là: - Quản lý hồ sơ hoạt động giáo viên sở, tiền đề giúp lãnh đạo Khoa nhân viên văn phịng phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ làm tốt khâu xác định giá trị tài liệu, phân loại, tổng hợp, thống kê tài liệu…làm sở cho phát triển mặt hoạt động Khoa - Phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản tài liệu, hồ sơ hoạt động Khoa - Nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý hồ sơ giáo viên Nâng cao nhận thức, trách nhiệm quản lý khai thác hồ sơ Khoa - Đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ; qua nắm bắt cách đầy đủ, xác nhanh lý lịch, chất lượng hoạt động giáo viên; cung cấp thông tin làm để cấp quản lý theo dõi có kế hoạch thực hoạt động giáo viên - Giữ gìn liệu, khơng bỏ sót tài liệu có liên quan đến hoạt động quản lý, chun mơn, góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt lâu dài Khoa - Phân loại, xếp, văn bản, tài liệu lựa chọn, văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị cho cơng tác kiểm định chất lượng, chuẩn hóa ISO Khoa, quan V ĐIỂM MỚI TRONG KẾT QUẢ ĐỀ TÀI - Rà soát việc quản lý giáo viên gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ theo quy định, đảm bảo tính thống nhất, xác thơng tin tài liệu, hồ sơ - Nắm thực trạng số lượng, lý lịch GV, xếp loại hàng năm GV, theo dõi hoạt động, chất lượng GV truy xuất liệu hồ sơ GV theo quy định chức Mail Merge, sẵn có Word - Xây dựng quản lý hồ sơ GV đánh giá kết việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ GV Cụ thể là: + Quản lý thông tin hồ sơ lý lịch + Quản lý q trình cơng tác, bậc lương, cấp, trình độ chun mơn, tin học, ngoại ngữ, lý luận trị + Quản lý danh hiệu thi đua, xếp loại cơng chức, thành tích đạt được, tra toàn diện + Thống kê báo cáo in hồ sơ giáo viên Kết xuất số liệu thành báo cáo thống kê Tất nội dung tiến hành đồng thời hồ sơ giấy cập nhật liệu vào máy tính Truy xuất công cụ Mail Merge Microsoft Word theo biểu mẫu nghiên cứu Phần II NỘI DUNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN Mô tả Mail Merge: Trộn thư (Mail Merge) chức có sẵn hữu dụng Word Mail merge thường dùng để lắp ghép nội dung từ hai tập tin văn danh sách để tạo tập tin thứ ba Sử dụng công cụ trộn thư word giúp bạn tiết kiệm hàng trăm làm việc thay làm thủ cơng trước với văn như: in lý lịch GV, đảng viên, báo cáo trình hoạt động giáo viên, thư mời, giấy khen, … Sử dụng mail merge dựa sở lập hồ sơ hoạt động GV hàng năm Vị trí việc lập hồ sơ Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, lề cơng tác lưu trữ, hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động Khoa, tạo xác để giải nhanh chóng, đắn có hiệu cơng việc Khoa, quan cán viên chức Lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác hoạt động Khoa Tầm quan trọng việc lập hồ sơ Hồ sơ, tài liệu loại tài sản có giá trị loại tài sản khác Khoa, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý giáo dục nhà trường Việc nhận thức vấn đề tạo sở quản lý bảo vệ hồ sơ tài liệu cách phù hợp, khoa học Để tiến hành hoạt động chuyên môn Khoa nhà trường, phải có hồ sơ tài liệu làm cứ, làm sở cho việc theo dõi, sửa chữa, đạo hoạt động giảng dạy, học tập, bồi dưỡng giáo viên cho với kế hoạch, mục đích đề Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động cách đầy đủ sinh động Qua góp phần xây dựng phát triển hoạt động Khoa chun mơn nhà trường ngày hồn chỉnh, động hiệu Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực việc quản lý mặt hoạt động cụ thể Khoa như: công tác thống kê, kiểm tra toàn diện giáo viên, hoạt động thi đua, xếp loại viên chức hàng năm Giúp lãnh đạo Khoa thống đạo mặt hoạt động giáo dục, bồi dưỡng, phát triển nhân nhằm làm cho hoạt động Khoa thuận lợi, mục đích Giúp lãnh đạo nắm thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu có nhà trường, Khoa thực trạng bảo quản, lưu trữ để có cách đạo hợp lý Hồ sơ, tài liệu Khoa chứng xác minh, đối chiếu trường hợp cần thiết kiểm định chất lượng, trì chuẩn ISO Khoa Yêu cầu việc lập hồ sơ Đề hồ sơ lập có chất lượng, đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu sử dụng lưu trữ tài liệu, lập hồ sơ cần ý đảm bảo yêu cầu đây: a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ Khoa Chức năng, nhiệm vụ Khoa mặt công tác, vấn đề, việc cụ thể Phản ánh hoạt động công tác đào tạo, hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học Khoa thuộc trường Nhằm tránh tình trạng văn cập nhật, lập hồ sơ nhiều nơi, nhiều chỗ phận có chức nhiệm vụ hoạt động khác b) Đảm bảo mối liên hệ khách quan văn Nhìn chung việc, vấn đề Khoa giải phải trải qua trình ngắn, dài Văn hình thành trình giải cơng việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, khách quan khơng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan người quản lý, nhân viên văn phịng Khoa Hồ sơ lập có đảm bảo mối liên hệ khách quan văn phản ánh vấn đề, việc trọn vẹn, giữ mối liên hệ bên chúng Do giúp cán lãnh đạo nghiên cứu, sử dụng tài liệu dễ dàng hoàn chỉnh Thực yêu cầu này, đòi hỏi cán quản lý, nhân viên văn phòng Khoa phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ văn có liên quan việc, vấn đề c) Chọn lọc văn bản, hồ sơ có giá trị lưu trữ, cập nhật Trong thực tế hoạt động Khoa, văn phản ánh vấn đề, việc thường hình thành nhiều Các loại văn có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nên thời hạn bảo quản chúng khác Nếu đảm bảo yêu cầu này, làm tăng thêm chất lượng văn bảo quản, phục vụ nghiên cứu tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, cập nhật, nhân viên văn phòng khỏi nhiều thời gian để tra tìm, nghiên cứu nhanh chóng thuận tiện Do yêu cầu đặt lập hồ sơ phải đầy đủ xác d) Việc lập hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập đòi hỏi nhân viên văn phòng, cán lãnh đạo Khoa theo dõi, nghiên cứu, giải vấn đề, công việc nên phải lập hồ sơ cho tiện việc tra tìm sử dụng Thiết lập nội dung hồ sơ dựa sở yêu cầu điều, tiêu chí Quyết định số 02/2008/QĐ-BLĐTBXH ngày 17 tháng 01 năm 2008 Bộ LĐTBXH ban hành Quy định hệ thống tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dạy nghề Chúng xin nêu số điều, tiêu chuẩn quy định có liên quan đến việc nghiên cứu đề tài sau: - Điều Tiêu chí 2: Tổ chức quản lý + Tiêu chuẩn Công tác quản lý, phát triển đội ngũ giáo viên cán quản lý trường + Tiêu chuẩn Trường thực cải tiến thường xuyên công tác kiểm tra - Điều Tiêu chí 4: Giáo viên cán quản lý + Tiêu chuẩn Đội ngũ giáo viên đạt chuẩn trình độ đào tạo, chuẩn lực nghề nghiệp đáp ứng yêu cầu giảng dạy trường + Tiêu chuẩn Có kế hoạch thực thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên (Quyết định số 1415/QĐ-CĐN việc ban hành Quy định đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức trường Cao đẳng nghề An Giang, ngày 29 tháng năm 2012) Thực đề tài sở nhà trường hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, quy trình kiểm sốt hồ sơ, ban hành ngày 31 tháng năm 2010 (mục 1) II THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ Tình hình nhân khoa Đại cương Trong năm gần đây, trước yêu cầu đổi mới, đội ngũ GV khoa Đại cương trường Cao đẳng nghề An Giang có nhiều thay đổi (về số lượng trình độ) * Số lượng GV theo tổ chuyên môn: + Khoa: 03 (gồm: 01 Trưởng Khoa, 01 Phó trưởng Khoa; 01 Nhân viên văn phịng Khoa) + Tổ mơn: Gồm tổ (tổ Khoa học bản; tổ GDQP-GDTC; tổ Ngoại ngữ; tổ Chính trị- Pháp luật) Năm học Tổ Khoa học Tổ Ngoại ngữ Tổ GDQP-GDTC Tổ Chính trị-Pháp luật Văn phịng Khoa Cộng 2011-2012 14 13 09 15 03 54 2012-2013 14 11 09 15 03 52 * Trình độ đào tạo đội ngũ GV : Năm học Tổng số Sau Đại Đại học học 2010-2011 54 16 (8ths) 37 2011-2012 54 17(9ths) 36 2012-2013 52 18(13ths) 33 2013-2014 47 19(13ths) 28 Cao đẳng 0 0 2013-2014 13 09 07 15 03 47 Khác 01(Quân đội) 01(Quân đội) 01(Quân đội) Thuận lợi Để có hồ sơ chuyên môn GV Khoa gọi “đầy đủ” theo quy định, điều có lẽ khơng khó, nhà trường có hường dẫn số lượng, chí biểu mẫu loại hồ sơ từ đầu năm học Ban lãnh đạo nhà trường có quan tâm đạo sâu sát hoạt động quản lý hồ sơ chuyên môn Khoa nhà trường, tạo điều kiện thuận lợi để Khoa chuyên môn nâng cao công tác thiết lập, quản lý hồ sơ chuyên môn Khoa nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý hoạt động Dạy-Học giáo viên Xây dựng đội ngũ giáo viên ngày tăng chất lượng, đáp ứng kịp thời qui mô phát triển đào tạo ngành nghề trường Giáo viên đảm bảo đủ trình độ chuẩn có nhiều điện kiện thuận lợi để tham gia lớp đào tạo chuẩn Khó khăn - Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ theo dõi hoạt động giáo viên chưa thể công tác quản lý, theo dõi hồ sơ - Chưa có phiếu theo dõi, khai thác hoạt động năm GV - Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức trình thực chưa cụ thể nội dung - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu riêng lẻ, chưa có kết nối nên tổng hợp hoạt động phải nhiều thời gian, khó khăn việc theo dõi, đôn đốc hoạt động GV, nhằm nâng cao chất lượng công tác giáo dục đào tạo Hiện Khoa làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ; chưa có đạo cụ thể, từ dẫn đến lúng túng định công tác thiết lập hệ thống hồ sơ hoạt động giáo viên Khoa qua năm học Phân tích nguyên nhân Nguyên nhân vấn đề, chủ quan từ cán quản lý Khoa, đạo chưa kịp thời, chưa cụ thể việc thiết lập loại hồ sơ; nhận thức chưa đầy đủ tầm quan trọng công tác thiết lập hồ sơ, lưu trữ Công tác kiểm tra Khoa chưa sâu sát, chưa có hiệu quả, từ tư vấn chưa kịp thời dẫn đến “khơng có tác dụng” Về biểu mẫu hồ sơ quản lý, chưa tiến hành tiến hành không đồng không theo dõi thường xuyên Theo dõi đánh giá xếp loại hoạt động chuyên môn giáo viên chưa chặt chẽ dẫn tới vấn đề thúc đẩy ý thức tự học, tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ GV cịn chưa tốt Nguyên nhân phải kể đến quy định trách nhiệm lập hồ sơ Khoa chưa cụ thể hoá quy chế làm việc quy chế công tác lưu trữ Khoa Công tác đạo triển khai thực quy định công tác lưu trữ Khoa chưa đồng bộ, liệt Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ nhân viên văn phịng làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra; chưa bồi dưỡng kiến thức lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ trách nhiệm lập hồ sơ công việc Rút kinh nghiệm từ thuận lợi khó khăn Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thiết lập hồ sơ quản lý Khoa cần phải thực số nội dung chủ yếu sau: - Cụ thể hoá trách nhiệm thiết lập hồ sơ quản lý Khoa Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Khoa; xem tiêu chuẩn xét khen thưởng đánh giá công chức hàng năm - Thủ trưởng Khoa cần quan tâm, đạo liệt nhân viên văn phịng thực tốt cơng tác thiết lập hồ sơ coi tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ nhân viên văn phòng hàng năm - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên, công nhân viên ý nghĩa công tác lưu trữ liệu, hồ sơ; tinh thần trách nhiệm công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành Khoa - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán quản lý Khoa, nhân viên văn phòng Khoa III MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN GV CỦA Khoa Cách sử dụng Mail Merge để truy xuất hồ sơ Trước hết tạo file excel word chứa liệu nguồn (Data source), nội dung cần chèn Sau lập văn (Main Document), phiếu theo dõi hoạt động GV word Trong cửa sổ word, chọn menu Tools Letters and Mailings Mail Merge Select document type chọn Next: Srarting document (ở cùng) cửa sổ chuyển sang Step of 6, chọn tiếp Next: Select recipients cửa sổ chuyển sang Step of Chọn Browse Cửa sổ Mail Merge lên bên phải hình word Cửa sổ Select Data Source Từ cửa sổ chọn đường dẫn đến file word excel cần dùng, chọn Open , sau cửa sổ Select Table mở ra, chọn sheet cần dùng file excel file word mở, sau chọn OK Cửa sổ Mail Merge Recipients ra, cửa sổ đánh dấu chọn dòng cần chọn để chèn vào word, sau chọn OK Trở cửa sổ Mail Mergr Step of 6, chọn Next: Write your letter đến Step of Ở văn word đạt trỏ vị trí cần chèn liệu lấy từ văn liệu nguồn Sau đó, Step of cửa sổ Mail Merge chọn More items hộp thoại Insert Merge Field ra, từ hộp thoại chọn cột tương ứng với vị trí word để chèn vào, chèn xong cột chọn Close để đóng cửa sổ lại, sau chọn tiếp More items để chèn tiếp đến hết cột cần chèn thơi Sau Step of chọn Next: Preview you letter để đến Step of , sau chọn tiếp Next: Complete the merge để đến Step of Tại Step of chọn Edit individual letter, cửa sổ Merge to New Document ra, chọn All để chọn tất (hoặc tuỳ chọn khác) sau chọn OK Như xong, ta có tất loạt word theo thứ tự từ đến hết danh sách từ văn liệu nguồn Muốn cho văn mẫu đẹp mắt soạn mẫu bên word cho đẹp Khi trộn văn khơng ảnh hưởng đến hình thức soạn sẵn Trộn, in Mail merge, cho phép tạo hàng loạt trang văn có phần nội dung giống từ văn (Main document) kết hợp với nội dung chi tiết khác từ văn liệu khác (Data source) Main Document Data source * Lưu ý bước chỉnh sửa truy xuất liệu công cụ MAIL MERGE WORD - Bước mở nội dung tập tin Main WORD tập tin danh sách sở liệu để trộn WORD (hay EXCEL) - Bước Mở Document WORD: “Phiếu theo dõi chun mơn GV”, kích hoạt công cụ Mail Merge - Bước Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách “theo dõi danh sách GV Khoa Đại cương”, WORD ( hay EXCEL) sở liệu chuẩn bị bước 1, (xem hình) - Bước Khi đưa vào tập tin WORD (hay EXCEL) xuất hộp thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lần thật xác tập tin chứa sở liệu thức - Bước 5.Trở lại giao diện trộn thư WORD bạn nhấp chọn vào vị trí cần điền nội dung tập tin “Phiếu theo dõi chuyên môn GV”, nhấp nút Insert Merge Fields (nút thứ sáu từ trái qua) Mail Merge chèn vào cột tương ứng cho vị trí - Bước Nhấp nút công cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải qua) công cụ Mail Merge để xuất kết trộn thư - Bước Truy xuất, nhấp váo công cụ View Merged Data, truy xuất thông tin giáo viên, nhấp vào nút Previous Record next Record (lui, tới) để xem thông tin giáo viên muốn truy xuất Tổ chức thu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu Khoa Lãnh đạo Khoa cần đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu Khoa mình, quy định chế độ lập, lưu khai thác hồ sơ tài liệu Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc nhân viên, nâng cao nhận thức tinh thần trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu, bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mát mà phát huy tác dụng tích cực hồ sơ, tài liệu mặt hoạt động Khoa Chính việc tổ chức thu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực theo nguyên tắc sau: - Thống quản lý hồ sơ, tài liệu Khoa, nguyên tắc bản, muốn hoạt động Khoa theo mục tiêu kế hoạch việc đạo mặt hoạt động phải thống toàn hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động giáo dục, nghiên cứu quản lý nhanh chóng, hiệu - Xác định toàn hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động Khoa tài sản chung Khoa, thành viên cần tuân thủ quy định tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải nhân viên văn phòng chuyên trách đảm nhiệm đặt đạo trực tiếp lãnh đạo Khoa Bộ phận giúp lãnh đạo quản lý toàn hồ sơ Tài liệu Khoa, có thay đổi nhân việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải thực nghiêm túc, quy định - Phải xây dựng quy định cụ thể mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, báo cáo hồ sơ tài liệu lưu trữ, - Thường xuyên hay định kỳ tổ chức họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Khoa, từ góp phần thiết thực vào hoạt động Khoa Công tác đạo cập nhật liệu thông tin theo yêu cầu sử dụng hiệu loại hồ sơ Từ kinh nghiệm cho thấy nhân viên văn phòng, đội ngũ giáo viên chưa có thói quen tìm hiểu thơng tin, hay nghiên cứu vấn đề thuộc chuyên đề để áp dụng vào công việc, chí tổ chun mơn, Khoa, hỏi đến trả lời “quên” hay “nhiều việc” chưa thống kê, nhớ lơ mơ lưu trữ chỗ nào, chí báo cáo khơng xác… Chính triển khai thực văn bản, yêu cầu cấp lãnh đạo, không dừng lại việc báo cáo nội dung liên quan từ công văn số… mà phải cụ thể hóa nội dung vào thực tế Khoa, đưa yêu cầu thực hiện, thể rõ nội dung, chí phải yêu cầu tổ thảo luận, thống lại nội dung cho phù hợp với đặc điểm tổ, Ví dụ: vấn đề nhà trường đạo cụ thể đề mục kiểm định chất lượng, thống nội dung thực tế để thể minh chứng Khoa cịn lúng túng lưu trữ thơng tin, văn bản, loại báo cáo, công tác kiểm tra đánh giá, xếp loại giáo viên Đây cách để Khoa, tổ chuyên môn, giáo viên thực triệt để, tinh thần theo đạo Việc phải thiết lập loại hồ sơ, không đơn đủ, mà cốt lõi hiệu mang lại từ nội dung thể qua hồ sơ chun mơn Vì việc quy định nội dung biện pháp thực nội dung để đạt hiệu công việc thể qua hồ sơ vấn đề quan trọng, vừa khơng nhiều thời gian cho lãnh đạo Khoa, tổ trưởng chuyên mơn ngồi thiết lập, đăng kí mà cịn có hiệu thật làm công tác minh chứng chất lượng, theo dõi hoạt động giáo viên để có sở quy hoạch đội ngũ, có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ, xem xét trình hoạt động GV Việc thiết lập hồ sơ bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, hồ sơ quy định trường từ năm qua, nhiên để thật phát huy hiệu vấn đề cần phải xem lại cách nghiêm túc Với chúng tôi, từ đầu năm học để lập kế hoạch hoạt động năm học Khoa, có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ, đạo tổ trưởng chuyên môn theo dõi hồ sơ lưu trữ chuyên môn giáo viên để làm sở cho lập kế hoạch hoạt động như: đăng ký thi đua, tra toàn diện giáo viên, quy hoạch học tập nâng cao GV, công tác bồi dưỡng GV theo chuyên đề,… Trong năm học, đến thời điểm Khoa lưu trữ lần đánh giá xếp loại tra toàn diện GV, đạt Giáo viên dạy giỏi cấp Khoa, cấp trường,…để xem xét, đối chiếu chuyển biến chắn có kết định năm học Từ góp ý, tư vấn giảng dạy, học tập GV, đồng thời đánh giá, theo dõi chuyển biến cụ thể cơng việc Tóm lại, việc quy định thiết lập hồ sơ theo dõi hoạt động chuyên môn giáo viên cần cụ thể nội dung để làm sở cho công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại GV năm học Có kế hoạch thực thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên Thiết lập, kết nối liệu hồ sơ quản lý hoạt động GV Khoa a) Tổ chức thực hiện: - Thơng báo cho nhân viên văn phịng thứ tự cơng việc - Giải thích u cầu - Làm mẫu cho nhân viên lần - Tiến hành lập danh mục hồ sơ giấy hồ sơ máy tính - Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ b) Theo dõi, cập nhật văn bản, liệu đưa vào hồ sơ: Đây khâu quan trọng việc lập hồ sơ chất lượng hồ sơ Để hồ sơ có chất lượng có giá trị cao người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, xác văn liệu hình thành hoạt động Khoa có liên quan đến hồ sơ cần lập Thực kế hoạch kiểm định chất lượng Khoa việc rà sốt thơng tin, sở liệu hồ sơ giáo viên, hồ sơ chuyên môn giáo viên Sau tiến hành rà soát cần rút liệu cần phải lưu trữ để có sở báo cáo, minh chứng cho hoạt động quản lý nhân sự, quản lý hoạt động chuyên môn GV thuộc Khoa quản lý: - Cập nhật hồ sơ phát sinh vào danh sách - Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ cán bộ, giáo viên, công nhân viên - Nên lập danh mục tất loại hồ sơ giấy máy tính giáo viên, yêu cầu nhân viên văn phòng cập nhật hồ sơ vào danh mục - Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian c) Quản lý hồ sơ: - Cách quản lý hồ sơ thông thường lập theo cấp thư mục khác nhau, nhằm để quản lý thông tin đầu vào Đây phần chứa đựng thông tin chưa xử lý 10 - Hãy quy định hướng dẫn cho nhân viên văn phòng cập nhật, quản lý liệu thống theo yêu cầu Quy định thời gian kiểm tra liệu, lưu lại liệu định kỳ - Sắp xếp hồ sơ theo số theo thời gian d) Thiết lập nội dung, biểu mẫu: - Thiết kế sử dụng biểu mẫu thống theo đạo chung - Về thiết lập hồ sơ, xây dựng biểu mẫu hồ sơ hoạt động chuyên môn giáo viên đảm bảo theo quy định - Thời gian theo dõi, từ năm 2007 (thành lập trường Cao đẳng nghề) đến - Về thành phần hồ sơ, hồ sơ thể lý lịch, văn bằng, chứng đạt được, hoạt động chun mơn, tra tồn diện, xếp loại thi đua, xếp loại chuyên môn, xếp loại công chức, danh hiệu đạt - Mỗi hoạt động lưu trữ báo cáo riêng theo mặt hoạt động, vấn đề lưu ý thứ tự danh sách giáo viên, để khỏi thời gian cho lưu qua bảng tổng hợp (data Source/ theo dõi danh sách GV Khoa Đại cương) dùng để kết nối với mục Menu Tools/Letters and Mailings/Mail merge; đồng thời truy xuất nhanh liệu cho giáo viên Theo mẫu sau: PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN CỦA GIÁO VIÊN Họ tên giáo viên: Tổ : Ngày, tháng, năm sinh: Chức vụ: Trình độ chun mơn: Trình độ sư phạm: Trình độ tin học: Trình độ ngoại ngữ: Trình độ trị: Ngày vào Đảng: Ngày vào ngành: Ngày vào biên chế: Mã Ngạch: Bậc lương: Hệ số: Vượt khung: Ngày hưởng lương: Số sổ Bảo hiểm: T T Thanh tra toàn diện Thời gian Xếp loại Năm học Thi đua Danh hiệu Bằng khen GVG/ XL Chuyên môn XL Công chức Ghi 11 Việc ứng dụng, cải tiến, điều chỉnh liệu hồ sơ quản lý Khoa Khoa quan tâm đạo thực triển khai công tác quản lý hồ sơ theo quy định, thực việc cập nhật quản lý hồ sơ ”điện tử” song song với hồ sơ giấy giáo viên, lập đáp ứng yêu cầu, cập nhật đầy đủ thơng tin bắt buộc Nhân viên văn phịng giao phụ trách quan tâm, thường xuyên cập nhật thông tin kịp thời theo quy định Về khai thác sử dụng, Khoa thực quy trình nghiệp vụ, tổng hợp, kết xuất thông tin, lập bảng biểu thống kê, báo cáo; chức tra cứu, tìm kiếm thơng tin giáo viên, năm trước sau: PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN CỦA CÁ NHÂN Họ tên GV: Nguyễn Văn A Mơn dạy: Chính Trị Ngày, tháng, năm sinh: 12/05/1958 Nơi sinh: Địa nay: Mỹ Xuyên, LX, AG Trình độ văn hố:Tốt nghiệp THPT/BTTH Trình độ sư phạm: Đại học - sư phạm •Hệ đào tạo: Tại chức •Mơn đào tạo:Chính trị •Ngày vào ngành: 01/11/1977 •Ngày vào trường: 01/8/2002 •Ngày vào biên chế: 01/5/1979 Nội dung Số Ngày Khen Đánh giá xếp loại (kiểm) tra thứ tháng thưởng, Ghi Toàn Chuyên Trườn Khoa Tổ tự năm kỷ luật diện đề g Việc khai thác, sử dụng thông tin hồ sơ quản lý bước đầu phát huy hiệu quả, tăng tính thuận tiện cho quản lý, tra cứu thông tin, đại hóa cơng tác quản lý hồ sơ so với cách thức quản lý truyền thống trước Tuy nhiên công tác quản lý hồ sơ chưa tập trung, chưa chun mơn hố nên kết việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ, giáo viên tổ nói riêng, Khoa nói chung chưa cao Khoa định kỳ cập nhật thơng tin, nghiên cứu có đề xuất giải pháp công tác quản lý hồ sơ Khoa, có kế hoạch, định hưóng cho hoạt động Khoa, tổ chuyên môn giáo viên Tuy nhiên chất lượng thông tin hồ sơ chưa đảm bảo, chưa phản ánh đầy đủ thông tin giáo viên Năm học 2012-2013, tiến hành cải tiến, thực chỉnh sửa biểu mẫu, có nghiên cứu, cập nhật liệu giáo viên thể đầy đủ lý lịch, loại trình độ đạt được, kể bậc lương, ngày vào ngành, hoạt động chuyên môn, danh hiệu thi đua đạt được, xếp loại công chức cuối năm thực theo mẫu (phần phụ lục) 12 IV HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Qua năm áp dụng số biện pháp quản lý nêu trên, chúng tơi nhận thấy có nhìn tổng quát đội ngũ GV, sở có kế hoạch hoạt động cụ thể, sâu sát tới đối tượng, góp phần chuyển biến tích cực chất lượng hoạt động giảng dạy giáo viên Có liệu tổng hợp hoạt động giáo viên qua năm làm sở truy xuất liệu, qua nắm bắt đầy đủ, xác lý lịch, chất lượng hoạt động giáo viên; cung cấp thông tin làm để quản lý theo dõi có kế hoạch thực hoạt động giáo viên Khoa Đại cương lập thư mục tổng hợp liệu hồ sơ hoạt động GV qua năm (từ năm 2008 đến nay) sau: Tổng hợp kết thi đua GV 13 Tổng hợp đánh giá xếp loại công chức 14 Tổng hợp kết hội giảng cấp khoa, cấp trường 15 Theo dõi kiểm tra hồ sơ GV 16 5.Theo dõi tra toàn diện GV 17 Danh sách hoạt động nghiên cứu khoa học năm 18 Báo cáo chuẩn trình độ ngoại ngữ, tin học 19 8.Xếp loại chuyên môn GV 20 Các chứng nhận văn GV, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng 21 10 Theo dõi danh sách, lý lịch, hoạt động GV Trên sở quản lý hồ sơ giáo viên, bước đầu đạt hiệu quả: - Quản lý giáo viên gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ đảm bảo tính thống nhất, xác, cơng hoạt động - Nắm thực trạng số lượng, lý lịch GV, xếp loại hàng năm GV, theo dõi hoạt động, chất lượng GV truy xuất liệu hồ sơ GV - Xây dựng quản lý hồ sơ GV đánh giá kết việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ GV, Cụ thể là: + Quản lý thông tin hồ sơ lý lịch + Quản lý q trình cơng tác, bậc lương, cấp, trình độ chun mơn, tin học, ngoại ngữ, lý luận trị + Quản lý danh hiệu thi đua, xếp loại cơng chức, thành tích đạt được, tra toàn diện + Thống kê báo cáo in hồ sơ giáo viên Kết xuất số liệu thành báo cáo thống kê Tất nội dung tiến hành đồng thời hồ sơ giấy cập nhật liệu vào máy tính Truy xuất cơng cụ Mail Merge Microsoft Word theo biểu mẫu nghiên cứu 22 Phần III KẾT LUẬN I NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM Qua nghiên cứu thực trạng công tác thiết lập, quản lý hồ sơ Khoa, nhận thấy để đạt kết định trên, cần phải có hai yếu tố quan trọng là: Cập nhật, thống kê, truy xuất liệu xác làm sở cho hoạt động Nhân viên văn phòng phải trang bị tri thức công nghệ thông tin sử dụng thành thạo máy vi tính để giúp cho việc nắm bắt thông tin thật nhanh, xử lý số liệu khác, cập nhật thơng tin kịp thời, thời điểm Cụ thể cập nhật liệu Microsoft Word hay Excel truy xuất liệu công cụ Mail Merge Microsoft Word Công tác quản lý, lên kế hoạch hoạt động chặt chẽ, sâu sát Khoa hoạt động giáo viên a) Kiểm tra Trong công tác kiểm tra cần có kế hoạch đối tượng cụ thể, để sau kiểm tra đánh giá, giáo viên tư vấn kiến thức, biện pháp cần thiết phục vụ cho cơng tác giảng dạy b) cơng tác bồi dưỡng chuyên môn Tăng cường bồi dưỡng GV thường xuyên, coi trọng việc cập nhật kiến thức chuyên môn phương pháp (nên ý đào tạo đội ngũ cốt cán để họ bồi dưỡng cho đồng nghiệp khác) Trong công tác bồi dưỡng nên đạo tổ chuyên môn tổ chức chuyên đề sâu vào nội dung giảng dạy cụ thể, phương pháp cụ thể Các nội dung bồi dưỡng cần có chuyên đề nhằm nâng cao tầm hiểu biết khoa học ứng dụng với môn học, ngành học, chuyên đề phương pháp giáo dục HS,… c) Có kế hoạch tạo điều kiện hoạt động dạy-học cho GV Có chế độ động viên cao GV dạy giỏi, GV trưởng mơn, chế độ sách ưu đãi GV, kết hợp với chế độ khuyến khích vật chất tinh thần nhằm tạo động lực đảm bảo cho GV nhiệt tình cơng tác Cần thúc đẩy công tác nghiên cứu khoa học, tạo điều kiện khuyến khích GV tham gia nghiên cứu khoa học Bởi vì, thành cơng giáo dục phụ thuộc phần quan trọng vào lực phát hiện, đặt giải vấn đề gặp phải hoạt động nghề nghiệp Bởi vậy, GV phải có lực nghiên cứu, có thói quen giải vấn đề đường nghiên cứu khoa học Bằng đường khơng tìm giải pháp hợp lý với hoàn cảnh điều kiện xác định mà cịn khơng ngừng nâng cao trình độ lực nghề nghiệp thân 23 II Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công nhân viên chức Trong Khoa, công văn giấy tờ trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ Khoa, phận, giúp cho cán lãnh đạo Khoa tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công nhân viên chức Giúp Khoa quản lý liệu, tài liệu chặt chẽ Mỗi hồ sơ lập thành, tạo điều kiện thuận lợi cho trưởng Khoa nhân viên văn phòng theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn Khoa mình, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hành, lưu trữ, cập nhật, Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, truy xuất liệu Việc nhập, truy xuất tài liệu phải sở hồ sơ tài liệu rời lẻ Đó yêu cầu bắt buộc Vì cơng tác lập hồ sơ phận, Khoa hành làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị văn Trên sở đó, nhân viên phụ trách văn phòng dễ dàng lựa chọn văn có giá trị thực tiễn để lưu trữ hoàn chỉnh Việc lập hồ sơ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên văn phòng làm tốt công tác chỉnh lý nghiệp vụ chun mơn khác, tránh khó khăn, phức tạp việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu, báo cáo kết hoạt động , mà nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác văn thư lưu trữ, đáp ứng kịp thời đầy đủ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu Khoa III KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG, TRIỂN KHAI Đề tài áp dụng cho Khoa, quan lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ hoạt động cán bộ, giáo viên, công nhân viên Triển khai đến Khoa, quan việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Công tác lập hồ sơ lưu trữ hành Khoa nhiệm vụ bắt buộc Khoa trình giải công việc, giúp cho người xếp công văn, giấy tờ khoa học thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải cơng việc, cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, nâng cao hiệu công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu Việc nhận thức đắn giá trị hồ sơ, tài liệu việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp đem lại tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy vận hành phát triển Khoa 24 IV NHỮNG KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT - Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn - Cần mở khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên văn phòng Khoa, phòng ban trường, tập huấn học tập chuyên mơn nghiệp vụ - Cũng mong muốn truy xuất hồn chỉnh Microsoft Access *KẾT LUẬN: Cơng tác quản lý Khoa trường cao đẳng nghề thành công hay thất bại phụ thuộc nhiều vào việc biết lựa chọn vận dụng phối hợp cách linh hoạt biện pháp quản lý Hoạt động Khoa có nhiều phức tạp, lên kế hoạch hoạt động công tác dạy học giáo dục hoạt động trung tâm Vì cần phải sử dụng biện pháp quản lý đội ngũ GV làm sở cho công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại GV năm học Có kế hoạch thực thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên, nhằm để đảm bảo chất lượng giảng dạy Đối với tình hình thực tế Khoa, vai trị người làm công tác quản lý, quản lý việc dạy-học giáo viên Khoa cần thiết Được đạo sâu sát Ban giám hiệu, Khoa phối hợp nhiều biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy GV cụ thể phân công công tác, giảng dạy hợp lý; tổ chức kiểm tra việc thực qui chế chuyên môn, chất lượng soạn giảng giáo viên; bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho GV; phát động phong trào thi đua, khen thưởng…Để đạt vấn đề trên, nâng cao chất lượng hoạt động dạy-học giáo viên, hoạt động khơng thể thiếu cơng tác thiết lập hồ sơ quản lý chuyên môn Khoa trường Cao đẳng nghề; đồng thời có hồ sơ theo dõi hoạt động giáo viên, đơn giản thuận tiện truy xuất liệu theo Mail Merge Microsoft Word Thiết nghĩ, biện pháp quản lý nêu bước đầu đưa hoạt động Khoa vào nề nếp, bước cần hỗ trợ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị đại, đáp ứng với yêu cầu đổi mới, giúp cho công tác quản lý hoạt động chuyên môn giáo viên Khoa Khoa sâu sát, nâng cao hiệu hoạt động dạy-học giáo viên trường Cao đẳng nghề An Giang Nội dung tất kinh nghiệm q trình thực cơng tác quản lý hoạt động Khoa Đề tài: “Truy xuất liệu hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên băng công cụ Mail Merge Microsoft Word, nhằm nâng cao công tác quản lý Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang” mà thân nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác “quản lý khoa”, đưa biện pháp thực Trong q trình tìm tịi học hỏi chắn cịn nhiều thiếu sót, mong đóng góp đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện hơn./ 25 ... hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên băng công cụ Mail Merge Microsoft Word, nhằm nâng cao công tác quản lý Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang? ?? mà thân nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công. .. viên Khoa Khoa sâu sát, nâng cao hiệu hoạt động dạy-học giáo viên trường Cao đẳng nghề An Giang Nội dung tất kinh nghiệm q trình thực cơng tác quản lý hoạt động Khoa Đề tài: ? ?Truy xuất liệu hồ. .. Đẩy mạnh công tác tuyên truy? ??n nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên, công nhân viên ý nghĩa công tác lưu trữ liệu, hồ sơ; tinh thần trách nhiệm công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu vào lưu