KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÁNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC – TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN SINH VIÊN: NGUYỄN THỊ MAI LỚP: CQ48/41.01 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS PHAN PHƯỚC LONG Lớp: CQ48/41.01 L KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP MỤC LỤC: Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 L KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Định nghĩa hệ thống: Hệ thống tập hợp phần tử có mối quan hệ với hoạt động hướng tới mục đích Định nghĩa thông tin: Thông tin khái niệm trừu tượng thể qua thông báo, tượng… đem lại nhận thức chủ quan cho đối tượng nhận tin, thực mối quan hệ kiện tượng Các yếu tố cấu thành thông tin: - Đối tượng phản ánh tin Thuộc tính đối tượng Giá trị thuộc tính Các tính chất thông tin: - Tính định hướng Tính tương đối Tính cục Tính thời điểm Tùy thuộc vào quan điểm khác mà có định nghĩa hệ thống thông tin khác Trên thực tế tồn số định nghĩa hệ thống thông tin sau: Một hệ thống thông tin hệ thống mở, có mục đích có sử dụng chu trình I/P/O Hệ thống mở hệ thống có quan hệ qua lại với môi Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP trường xung quanh Chu trình I/P/O (input/process/output): tức hệ thống nhận đầu vào từ môi trường, xử lý thông tin trả lại kết đầu Một hệ thống thông tin tối thiểu có ba thành phần: người, thủ tục liệu Con người thực theo thủ tục để biến đổi liệu nhằm tạo thông tin Hệ thống thông tin hệ thống sử dụng thiết bị tin học (máy tính thiết bị trợ giúp), chương trình phần mềm (các chương trình tin học thủ tục) người (người sử dụng nhà tin học) để thực hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi liệu thành sản phẩm thông tin Hệ thống thông tin hệ thống bao gồm người, liệu, quy trình công nghệ thông tin tương tác với để thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin cần thiết đầu nhằm hỗ trợ cho hệ thống Sơ đồ: Xử lý lưu trữ Phân phát Thu thập Kho liệu Đích Nguồn Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin Nhìn chung, không kể người thiết bị hệ thống thông tin có hai thành phần chính: Các liệu: cá thông tin lưu trì nhằm phản ánh thực trạng thời hay khứ tổ chức Các xử lý: trình biến đổi thông tin nhằm sản sinh thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn chứng từ giao dịch, báo cáo… trợ giúp cho định ban lãnh đạo  Hệ thống thông tin phát triển qua loại hình: Hệ thống xử lý liệu: lưu trữ cập nhập liệu hàng ngày, báo cáo theo  định kỳ Hệ thống thông tin quản lý: hệ thông tin gồm sở liệu hợp  dòng thông tin giúp người sản xuất, quản lý, định  Hệ thống trợ giúp định: hỗ trợ cho việc định Hệ chuyên gia: hỗ trợ nhà quản lý giải vấn đề làm định cách thông minh Hệ thống thông tin doanh nghiệp gồm nhiều thành phần liệu, xử lý, người, thiết bị, quy trình công nghệ thông tin tương tác với để thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin cần thiết đầu nhằm hỗ trợ cho hệ thống Khái niệm HTTT kế toán Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Hệ thống thông tin kế toán hệ thống tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin lĩnh vực kinh tế, tài dựa vào công cụ máy tính thiết bị tin học để cung cấp thông tin cần thiết cho trình định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp Bản chất: Hình 2: Sơ đồ HTTT kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép lưu trữ chứng từ, sổ, bảng,… Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán từ ghi chép lưu trữ mà phân tích, tổng hợp lập báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin Người sử dụng thông tin kế toán chia thành ba nhóm: Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP - Người quản lý doanh nghiệp - Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động doanh nghiệp: bao gồm chủ sở hữu chủ nợ doanh nghiệp (ở tương lai) - Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động doanh nghiệp: bao gồm quan thuế, quan chức nhà nước đối tượng sử dụng khác 1.1.2 Vai trò hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp Hiện nay, phát triển công nghệ thông tin xâm nhập sâu rộng vào lĩnh vực thương mại, kinh doanh Theo đó, kế toán trải qua phát triển đột biến liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cho tác nghiệp hàng ngày tổ chức, doanh nghiệp Công nghệ thông tin tăng cường khả kế toán nhằm để thu thập, lưu trữ, phân tích, xử lý khối lượng lớn liệu thúc đẩy nhanh trình kinh doanh có tác động mạnh tới trình quản lý Thông tin đươc tạo từ hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến trình định hoạt động thương mại Các lợi ích hệ thống thông tin kế toán đánh giá thông qua tác động cải tiến lên trình định, cải tiến chất lượng thông tin kế toán, cải tiến hiệu làm việc, cải tiến điều hành nội hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh tế tổ chức, doanh nghiệp Hiệu hoạt động HTTT kế toán đóng vai trò quan trọng cho phát triển bền vững tổ chức 1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức liệu đích thực để Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP định tính khả thi hiệu dự án phát triển hệ thống Giai đoạn thực tương đối nhanh không đòi hỏi chi phí lớn, bao gồm công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá khả thi thực thi - Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích làm hiểu rõ vấn đề hệ thống nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực vấn đề đó, xác định đòi hỏi ràng buộc hệ thống xác định mục tiêu mà HTTT phải đạt Giai đoạn gồm công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường hệ thống tồn Nghiên cứu hệ thống thực Đưa chuẩn đoán xác định yếu tố giả pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất dự án Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic Giai đoạn nhằm xác định tất thành phần lôgíc hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ vấn đề hệ thống thực tế đạt mục tiêu thiết lập giai đoạn trước Thiết kế lôgic bao gồm công đoạn sau: - Thiết kế sở liệu Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP - Thiết kế xử lý - Thiết kế nguồn liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc - Hợp thức hoá mô hình lô gíc Giai đoạn 4: Đề xuất phương án giải pháp Giai đoạn xây dựng phương án khác để cụ thể hoá mô hình lôgic Đồng thời giúp người sử dụng chọn giải pháp thoả mãn mục tiêu đề ra, đánh giá chi phí bỏ ra, lợi ích đạt được, kể lợi ích hữu hình vô hình Giai đoạn gồm công đoạn sau: - Xác định ràng buộc tin học ràng buộc tổ chức - Xây dựng phương án giải pháp - Đánh giá phương án giải pháp - Chuẩn bị trình bày báo cáo giai đoạn đề xuất phương án Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý Giai đoạn tạo tài liệu mô tả đặc trưng hệ thống tài liệu dành cho người sử dụng mô tả thao tác, công việc cần thực với giao diện hệ thống Những công đoạn thiết kế vật lý là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý - Thiết kế chi tiết giao diện (vào/ra) Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế thủ tục thủ công - Chuẩn bị trình bày báo cáo thiết kế vật lý Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn tiến hành hoạt động thực triển khai hệ thống phần cứng phần mềm, kết giai đoạn phải cung cấp tài liệu mô tả vật lý hệ thống Các hoạt động việc triển khai thực kỹ thuật hệ thống sau: - Lập kế hoạch thực kỹ thuật - Thiết kế vật lý - Lập trình - Thử nghiệm hệ thống - Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt khai thác Giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, đảm bảo hệ thống hoạt động tốt hơn, không ngừng trệ hoạt động bình thường hệ thống Giai đoạn bao gồm công đoạn: - Lập kế hoạch cài đặt hệ thống - Thực chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống - Khai thác bảo trì hệ thống - Đánh giá hoạt động hệ thống 10 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ - ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Thủ quỹ: Là người nắm giữ ngân sách công ty, theo dõi tiền mặt quỹ, người trực tiếp cất giữ, bảo quản thu khoản doanh thu bán hàng,… trực tiếp xuất tiền cho khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh có lệnh cấp 2.2 CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH KHÁNH 2.2.1 Đặc điểm công tác kế toán công ty • Chế độ kế toán Hệ thống chứng từ tài khoản công ty áp dụng theo định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành vào ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính Đơn vị tiền tệ sử dụng công ty VNĐ, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán công ty tính theo năm Cuối niên độ kế toán, giám đốc kế toán trưởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ kế toán, tổ chức đạo công tác kế toán doanh nghiệp tiến hành đối chiếu số liệu chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập phân tích báo cáo tài • Hình thức sổ kế toán Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng hình thức nhật kí chung Các loại sổ kế toán công ty sử dụng: + Nhật kí chung 44 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP + Sổ + Sổ, thẻ kế toán Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Minh Khánh Chứng từ gốc bán hàng Sổ bán hàng Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung bán hàng Sổ (thẻ) kế toán chi tiết bán hàng Báo cáo tài Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng Ghi chú: Ghi hàng ngày 45 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hàng ngày, vào chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kế toán hạch toán số liệu vào sổ, thẻ hạch toán chi tiết (sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sổ (sổ TK 111, sổ TK 156, sổ TK 131…) Tổng hợp số liệu từ sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản Cuối kỳ lập báo cáo kế toán • Phương pháp kế toán Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Minh Khánh áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thương xuyên, lấy số liệu thực tế phòng kế toán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 2.2.2 Đặc điểm hoạt động bán hàng công ty Công ty áp dụng hai hình thức bán hàng bán buôn bán lẻ: • Bán buôn Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo phương thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp bán buôn vận chuyển thẳng Bán buôn phương thức bán hàng chủ yếu công ty phương thức giúp cho công ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, tránh tượng thất thoát thu hồi vốn nhanh, có tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn công ty Bán buôn thường dựa vào chứng từ hợp đồng kinh tế kí đơn đặt hàng khách hàng theo 46 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP phương thức này, hoạt động kinh doanh công ty có sở vững pháp lý, mặt khác công ty chủ động lập kế hoạch mua bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh công ty Hiện nay, công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng Mức giá giới hạn khoảng định phòng kinh doanh đưa Khi khách hàng mua với số lượng lớn áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều Về phương thức toán, công ty sẵn sàng chấp nhận phương thức toán khách hàng, toán tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu ngoại tệ • Bán lẻ Hiện công ty áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp giao hàng cho khách hàng Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt lệnh giao hàng 2.2.3 Tài khoản chứng từ sử dụng Công ty sử dụng chứng từ sau: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, thẻ kho, báo cáo bán hàng, báo cáo quỹ tiền mặt, bảng kê hóa đơn chứng từ dịch vụ hàng hóa bán ra, lệnh giao hàng, phiếu điều động phương tiện vận chuyển, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… số chứng từ công ty tạo biểu mẫu cho lệnh giao hàng phiếu điều động cho phương tiện vận chuyển đặc trưng riêng công ty, số lại lập theo biểu mẫu quy định tài 47 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Để hạch toán kế toán bán hàng công ty chủ yếu sử dụng tài khoản: TK 511 “Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ”, TK 512 “Doanh thu nội bộ”, TK 156 “Hàng hóa”, TK 632 “Giá vốn hàng bán” Ngoài ra, sử dụng tài khoản khác: TK 111, 112, 131, 641, 642… Doanh thu bán hàng kế toán phản ánh sau: Cuối ngày bán hàng, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng, báo cáo quỹ tiền mặt tập hợp lệnh giao hàng, phiếu xuất kho để chuyển lên phòng kế toán Kế toán vào chứng từ trên, tiến hành đối chiếu kiểm tra, sau phản ánh doanh thu bán hàng vào sổ kế toán 2.2.4 Quy trình hạch toán kế toán bán hàng 2.2.4.1 Quy trình xuất kho hàng hóa • Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng • Bước 2: Lập phiếu xuất kho công ty Thủ kho sau kiểm tra tính hợp lệ lệnh giao hàng lập lệnh xuất kho Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ xác tên loại hàng số lượng theo yêu cầu xuất lệnh giao hàng vào cột “số lượng theo yêu cầu” Phiếu xuất kho lập thành liên: liên lưu quyển, liên thủ kho sử dụng ghi thẻ kho sau chuyển cho kế toán ghi đơn giá tính thành tiền ghi sổ, liên người nhận hàng giữ • Bước 3: Phê duyệt xuất kho Phiếu xuất kho chuyển lên cho người có thẩm quyền phê duyệt Nếu ban giám đốc không phê duyệt chuyển cho thủ kho kiểm tra lại Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho • Bước 4: Thủ kho xuất hàng 48 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Căn vào phiếu xuất kho phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng ghi số lượng thực vào cột “số lượng thực xuất”, thủ kho phải đối chiếu kiểm tra khớp thông tin thực tế với thông tin cung cấp lệnh giao hàng xuất hàng Người nhận hàng lái xe vận chuyển đại diện khách mua hàng • Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: nhận đủ số hàng • vào phiếu xuất kho Bước 6: Chuyển chứng từ cho kế toán Hai liên phiếu xuất kho chuyển cho kế toán bao gồm liên cho kế toán đơn vị, liên chuyển cho kế toán đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ • Bước 7: Quyết toán công việc Kế toán thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hóa nhập, xuất, tồn đầy đủ xác Đầu kỳ lập gửi báo cáo lên ban giám đốc  Lệnh giao hàng: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Minh Khánh BM: 01/BH – TL Số: 280 Lệnh giao hàng Tên khách hàng: Công ty CPXD phát triển đầu tư Hải Phòng Địa chỉ: Số Lạch Tray – Hải Phòng Điện thoại: (84-31) 3847034 – 3832156 49 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Xuất kho: Kho lưu trữ Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Minh Khánh Tên lái xe: Anh Long ST T Tên hàng / quy cách Thép D≤10 Thép D>10 Thép D≤18 Số xe: 16M – 2638 Đơn vị kg kg kg Điện thoại: Số lượng Đơn giá Thành tiền 1095,6 348,8 752,8 16.550 16.400 16.400 18.132.180 5.720.320 12.345.920 Thuế suất GTGT: 10% Tổng cộng: 3.619.842 39.818.262 Số tiền chữ: Ba mươi chín triệu, tám trăm mười tám nghìn, hai trăm sáu mươi hai đồng Hình thức toán: Thanh toán chuyển khoản Phương thức giao nhận: Trên xe bên mua Kho lưu trữ Thời gian địa điểm giao nhận: Chiều ngày 06/03/2013 Kho lưu trữ Các lưu ý khác: ……………………………………………………… Lệnh giao hàng gửi lúc: …… giờ……phút ngày 02/03/2013 Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 50 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP  Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Minh Khánh Mẫu số: 02-VT (QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính.) Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Phiếu xuất kho Ngày 02 – 03 – 2013 Họ tên người nhận hàng: Công ty CPXD phát triển đầu tư Hải Phòng Địa chỉ: Số Lạch Tray – Hải Phòng Lý xuất kho: Bán cho công ty CPXD phát triển đầu tư Hải Phòng Xuất kho: Kho lưu trữ Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Minh Khánh STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóa Mã số Đơn vị tính B C Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất D Thép D≤10 kg 1095,6 1095,6 15.000 16.434.000 Thép D>10 kg 348,8 348,8 14.500 5.057.600 Thép D≤18 kg 752,8 752,8 14.500 10.915.600 51 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Cộng 32.407.200 Tổng số tiền (viết chữ): Ba mươi hai triệu, bốn trăm linh bảy nghìn, hai trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ kho lưu trữ kiểm tra tính hợp lệ lệnh giao hàng lập phiếu xuất kho Hàng xuất sau phiếu xuất kho Ban giám đốc phê duyệt Lệnh giao hàng với 01 phiếu xuất kho chuyển phòng kế toán 2.2.4.2 Hạch toán kế toán Công ty tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân sau lần nhập  Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp 52 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Xuất kho hàng hóa giao cho bên mua, bên mua ký nhận đủ hàng đa toán chấp nhận toán, kế toán ghi: (a) (b) (c) : Tổng giá toán hàng bán : Phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán : Nếu hàng hóa có bao bì kèm tính giá riêng  Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp 53 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP (a): Hàng mua bán thẳng tay ba, vào hóa đơn GTGT phản ánh giá vốn (b): Ghi nhận giá bán  Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa 54 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP (a): Doanh thu thuế hàng bán lẻ (a)+(b): Tiền hàng nhân viên nộp nhỏ bảng kê bán lẻ, nhân viên phải bồi thường, phản ánh vào TK 138(8) (a)+(c): Tiền hàng nhân viên nộp lớn bảng kê bán lẻ, tiền thừa phản ánh vào TK 711 (d): Trên sở báo cáo bán hàng, xác định giá mua hàng bán lẻ 2.2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin Công ty Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting Fast Accounting phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ, phần mềm có đầy đủ nghiệp vụ kế toán với phân hê: Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng, Kế toán bán hàng công nợ phải thu, Kế toán mua hàng công nợ phải trả, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán TSCĐ, Kế toán CCLĐ, Báo cáo khoản mục phí, Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục, Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng, Kế toán giá thành công trình, vụ việc, Báo cáo quản trị trường người dùng tự định nghĩa, Báo cáo thuế, Báo cáo phân tích, quản trị Ưu điểm: • • Giao diện dễ sử dụng Sổ sách chứng từ kế toán cập nhật bám sát chế độ kế toán hành • Có hệ thống báo cáo đa dạng, người dùng yên tâm yêu cầu quản lý (Báo cáo quản trị báo cáo tài chính) • Cho phép kết xuất báo cáo Excell với mẫu biểu xếp đẹp 55 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ • ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Sử dụng làm việc lúc, nơi thiết bị, không cần cài đặt phần mềm máy chủ hay phần mềm hỗ trợ khác • Dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tính xác Nhược điểm: • Fast Accounting phần mềm kế toán cho công tác kế toán nói chung, không chuyên sâu cho công tác quản lý bán hàng chưa thể đáp ứng tốt yêu cầu công tác quản lý bán hàng • • Tính bảo mật chưa cao, thao tác thường xảy lỗi nhỏ Không dùng Unicode font chữ phổ biến (sử dụng font theo TCVN3), chuyển qua chuyển lại chương trình gặp nhiều bất tiện 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ DV MINH KHÁNH 2.3.1 Ưu điềm • Thứ nhất: Về tổ chức máy kê toán Bộ máy kế toán công ty tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với điều kiện kinh doanh công ty Đội ngũ kế toán phòng kế toán có trình độ cao, phân công rõ ràng phù hợp với khả trình độ chuyên môn, công tác kế toán đạt hiệu cao hạn chế nhiều sai sót • Thứ hai: Về hình thức kế toán, sổ chứng từ kế toán Trong điều kiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên có giá trị lớn nên công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung hoàn toàn hợp lý giúp cho công tác quản lý chặt chẽ có hiệu Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng với quy định tài hành Bộ chứng tứ kế toán sử dụng theo biểu mẫu quy định, tổ chức 56 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP luân chuyển hợp lý, nhanh chóng, kịp thời đảm bảo công tác kế toán thực có hiệu • Thứ ba: Về kế toán chi tiết hàng hóa Công ty hạch toán chi tiết hàng hóa kho phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song Đây phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo khả so sánh số liệu kho phòng kế toán xác • Thứ tư: Về kế toán hàng tồn kho Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình kinh doanh công ty, đảm bảo cung cấp thường xuyên liên tục tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa công ty phục vụ kịp thời cho yêu cầu quản lý Nhược điểm Thứ nhất: Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đường” 2.3.2 • cuối kì kế toán chưa đủ để hạch toán hàng tồn kho (hóa đơn hàng chưa hàng hóa đơn chưa về) kế toán không thực hạch toán mà để sang kì sau có đầy đủ chứng từ kế toán thực hạch toán thẳng vào TK 156 Điều không với quy định hành đồng thời không phản ánh xác tình hình kinh doanh • doanh nghiệp giá trị thực tế hàng tồn kho có công ty Thứ hai: Hàng mua công ty hạch toán trị giá vốn vào TK 156 mà không • tách chi phí hàng mua chi phí vận chuyển Thứ tư: Công ty không mở sổ nhật ký chuyên dùng sổ nhật ký bán hàng, điều làm cho công ty gặp khó khăn việc theo dõi tình hình toán khách hàng, hình thức bán hàng thu tiền sau 2.3.3 Một số đề xuất 57 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng em xin đưa số giái pháp sau: • Công ty nên sử dụng TK 151 để phản ánh hàng hóa mua cuối kỳ chưa đến doanh nghiệp, điều giúp cho doanh nghiệp • theo dõi chi tiết hàng nhập kho hàng chưa nhập kho Để thuận tiện cho việc theo dõi chi phí hàng mua chi phí vận • chuyển, công ty nên hạch toán chi tiết, cụ sau: Nợ TK 1561: Chi phí hàng mua Nợ TK 1562: Chi phí vận chuyển Nợ TK 133: Có TK 111,112,331… Công ty nên đẩy mạnh khâu tiếp thị hình thức quảng cáo • dịch vụ sau bán hàng Công ty nên mở thêm sổ nhật ký bán hàng để ghi chép nghiệp vụ bán hàng 58 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 [...]... giao dịch và nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ + Kết cấu: Bên Nợ: -Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ - Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng (giảm giá hàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại và chiết khấu thương mại) - Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. .. cung cấp dịch vụ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) Doanh thu bán hàng bao gồm: doanh thu bán hàng nội bộ và doanh thu bán hàng ra ngoài... – hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại, căn cứ vào giá vốn thực tế tại thời điểm xuất bán, kế toán ghi sổ: Nợ TK 155, 156 Có TK 632 – Giá vốn hàng bán 5 Cuối kỳ, tính toán và phân bổ chi phí mua hàng đối với các doanh nghiệp 6 thương mại, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1562 – Chi phí mua hàng Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi đã trừ đi phần bồi thường, kế toán. .. việc kế toán bán hàng có tốt, có lợi nhuận nó sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có chiến lược bán hàng một cách hợp lý 1.2.2 a Các phương thức bán hàng, thanh toán Các phương thức bán hàng • Bán buôn hàng hóa: Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất, để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến bán ra - Đặc điểm: + Số lượng lớn hoặc hàng được bán theo lô hàng + Hàng. .. TK 511 (1) (2) Hàng bán bị trả lại, Kết chuyển Doanh thu bán bị giảm giá, chiết hàng khấu thương mại TK 33311 Thuế GTGT đầu ra TK 33311 Thuế GTGT Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 511 34 Sinh viên: NGUYỄN THỊ MAI Lớp: CQ48/41.01 KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu hàng gửi đại lý bán Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu nội... lập và xử lý dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9 Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán của các sản phẩm, hàng hoá, bất động sản, dịch vụ đã bán để xác định kết quả: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 – Giá vốn hàng bán 1.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng 1.2.4.1 Các khái niệm cơ bản a Doanh thu và các loại doanh thu và các... bán ra GTGT (%) Thuế GTGT đầu vào = ∑ số thuế GTGT đã thanh toán được ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ hoặc hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu • Phương pháp trực tiếp trên GTGT Số thuế GTGT = phải nộp Giá trị gia tăng của Thuế suất X hàng hóa dịch vụ GTGT (%) thuế Trong đó: GTGT bằng giá thanh toán của hàng hóa dịch vụ bán ra trừ giá thanh toán của hàng hóa, dịch vụ mua vào tương ứng  Thuế tiêu thụ... FOB) và thuế suất thuế xuất khẩu của mặt hàng xuất và được quy đổi về tiền Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do NH Nhà nước công bố tại thời điểm xuất khẩu 1.2.4.2 • Tài khoán kế toán sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + Nội dung: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong 1 kỳ hạch toán. .. lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng + Giá trị và thời gian sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện + Bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định • Bán đại lý ký gửi: Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho đại lý ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán Số hàng chuyển giao cho... giá trị hàng hóa bán ra: bao gồm quản lý từng người mua, từng lần gửi bán, từng lần xuất hàng, từng nhóm hàng Quản lý được lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, lượng hàng bị trả lại, biết được mặt hàng bán nhiều nhất trong tháng… - Quản lý việc thu hồi tiền hàng, doanh thu từ bán hàng: biết được doanh thu của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng Để đáp ứng được nhiệm vụ của công tác ... thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tất yếu, công việc kế toán bán hàng có tốt, có lợi nhuận giúp cho chủ doanh nghiệp có chiến lược bán hàng cách hợp lý 1.2.2 a Các phương thức bán hàng, toán Các... thu hồi tiền hàng, doanh thu từ bán hàng: biết doanh thu doanh nghiệp, theo dõi công nợ khách hàng Để đáp ứng nhiệm vụ công tác quản lý bán hàng kế toán bán hàng phải thực tốt nhiệm vụ: • Phản... thức bán hàng • Bán buôn hàng hóa: Là phương thức bán hàng cho đơn vị thương mại, doanh nghiệp sản xuất, để thực bán để gia công chế biến bán - Đặc điểm: + Số lượng lớn hàng bán theo lô hàng + Hàng