BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết tất văn phòng toàn giới Excel chương trình bảng tính ứng dụng cho công việc quản lý, kế toán, thống kê Khởi động Microsoft Offce Excel 20003 Cách 1: Nháy nút Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2003 Hình Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 hình Thoát khỏi Excel: Có nhiều cách Cách 1: Chọn lệnh File - Exit Cách 2: Kích chuột vào nút Close tiêu đề cửa sổ Excel Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Chú ý: Khi đóng Excel, bảng tính chưa lưu trữ excel xuất thông báo: Do you want to save the change…?" ( Bạn có lưu lại thay đổi tập tin BOOK1 không?) Nếu chọn Yes: Lưu tập tin đóng Excel lại Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khởi động chương trình Excel, có cửa sổ bảng tính (Workbook) Trong cửa sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính - Một bảng tính gồm có 256 cột đánh số theo chữ A, B, C…Z, AA, AB, AC… 65536 dòng đánh số theo số thứ tự Hình Màn hình Microsoft Excel 2003 1,2,3…65536 - Theo mặc định, lần tạo bảng tính Excel tự tạo trang bảng tính trắng đặt tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau chèn thêm trang chúng đặt tên Sheet4, Sheet5,… Hình Ba trang bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Ô (Cell): Ô trang tính giao cột dòng Ô trang bảng tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ tên cột đứng trước số thứ tự dòng đứng sau Hình Địa ô A1 VD: Địa ô A1 địa ô cuối trang bảng tính IV65536 - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có thành phần sau: Thanh công cụ Thanh thực đơn lệnh Đường viền dọc Thanh công thức Thanh tiêu đề Đường viền ngang Trang tính Sheet1, … Cửa sổ bảng tính Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Hình Giao diện chương trình Excel + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính + Thanh công cụ: Cung cấp nút lệnh thường dùng + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị địa ô soạn thảo nội dung liệu ô + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ A, B…Y, Z, AA, AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536 ô + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ đến 65536 Mỗi dòng chứa 256 ô + Thanh cuộn ngang, dọc: Cho phép hiển thị ô bị che khuất + Thanh trạng thái: Ở đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đơn giản  Ready: Đang sẵn sàng làm việc  Enter: Đang nhập liệu hay công thức  Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến địa  Edit: Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô + Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính toán, vẽ đồ thị… II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Tạo tập tin - Chọn lệnh File → New/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + N/ nhấn nút New công cụ Standard Lưu bảng tính mở - Chọn lệnh File → Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ kích chuột vào nút Save công cụ - Xuất hộp thoại: Chọn đĩa, thư mục chứa tập tin Gõ tên tập tin + Mục File name: Gõ tên tập tin + Mục Save in: Chọn đĩa Folder chứa tập tin Xong nhấn nút Save - Chú ý: Lưu bảng tính với tên khác cách chọn menu File → Save as… Mở bảng tính có đĩa - Chọn lệnh File → Open/ nhấn tổ hợp phím Ctrl + O/ nhấn nút Open công cụ Standard - Xuất hộp thoại: Chọn nơi chứa tập tin cần mở Nháy đúp chuột vào tên tập tin muốn mở + Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở Nội dung thư mục chọn xuất danh sách bên Nhấp đôi chuột vào tập tin muốn mở 4 Đóng bảng tính mở - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W - Chọn menu File → Close Trang hành, ô hành - Trên bảng tính hành, thời điểm thao tác với ô trang bảng tính gọi trang hành Hình 6.Bảng tính Sheet1 trang hành Để chuyển trạng thái hành đến trang khác, cần thao tác đơn giản nhắp chuột vào phần chứa tên trang bảng tính - Trên trang hành, thời điểm thao tác với ô, gọi ô hành Hình Ô A1 ô hành Nhận dạng trỏ Trên trang hành, thấy loại trỏ sau: - Con trỏ ô: Xác định ô ô hành trang Một đường bao đậm xuất ô hành - Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập liệu cho ô - Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí trang bảng tính Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng ô Con trỏ chuột có dạng chữ I phía ô soạn thảo Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển trỏ ô sang phải cột + Phím Enter: Di chuyển trỏ ô xuống dòng kết thúc việc nhập/chỉnh sửa liệu + Các phím mũi tên ←↑↓→ : Di chuyển trỏ ô đến địa trang + Các phím PageUp, PageDown: Lên, xuống trang hình - Nhập liệu: + Nháy chuột vào ô cần nhập sử dụng phím mũi tên để chuyển trạng thái hành ô + Gõ phím để nhập kí tự vào ô, sai sử dụng phím Delete Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh dòng nhập + Nhấn phím ESC muốn kêt thúc nhập không lấy liệu nhập Nhấn phím Enter để đưa liệu cho ô kết thúc nhập - Chỉnh sửa liệu: Để chỉnh sửa liệu nhập ô, nháy đúp chuột vào ô chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa Bài tập thực hành Nêu cách khởi động thoát khỏi Excel Mở cửa sổ Excel, quan sát học thuộc tên thành phần bảng tính Excel Phân biệt khác Workbook Worksheet Nếu chức lệnh New, Save, Save as, open, close Exit thực đơn File Nếu giống khác hai lệnh Save Save as