LỜI CẢM ƠN Trong trình thực khóa luận này, tác giả nhận quan tâm giúp đỡ Quý thầy, cô, bạn bè Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn Tiến Sĩ- Nguyễn Lệ Nhung, Cô định hướng cho tác giả chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc mặt khoa học tận tình giúp đỡ mặt để hoàn thành khóa luận Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên hướng dẫn giúp đỡ điều kiện trình thực khóa luận Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo cán phòng ban UBND xã Phong Minh cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt để tác giả hoàn thành khóa luận Xin trân trọng cảm ơn./ Sinh viên Nguyễn Thị Oanh LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao Quy trình quản lý văn đi, đến ứng dụng phần mềm BG net office vào quản lý văn Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”, công trình nghiên cứu độc lập tác giả, có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu liệu khác nhau, thông tin trích rõ nguồn gốc Kết nghiên cứu khóa luận chưa công bố công trình nghiên cứu khoa học trước Thái nguyên, ngày tháng năm 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .1 LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ .5 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .6 LỜI MỞ ĐẦU .7 ĐẶT VẤN ĐỀ CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN,TỈNH BẮC GIANG Error! Bookmark not defined 1.1 Địa giới hành Error! Bookmark not defined 1.2 Chức Error! Bookmark not defined 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Error! Bookmark not defined 1.4 Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 1.5 Chức văn phòng HĐND&UBND việc quản lý văn đi, văn đến Ủy ban nhân dân xã Phong MinhError! Bookmark not defined CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG .32 2.1 Tổ chức công tác quản lý giải văn UBND xã 39 2.2 Tổ chức quản lý văn Error! Bookmark not defined 2.2.1 Quản lý văn Error! Bookmark not defined 2.2.2 Tổ chức quản lý văn đến 48 2.2.2.3 Quy trình quản lý văn đến thể qua Lưu đồ: Quy trình quản lý, giải văn Đến .49 2.3 Mô tả quy trình phân phối, chuyển giao văn bản: 55 2.3.1 Phân phối văn 55 2.3.2 Chuyển giao văn .56 2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 57 2.4.1 Giải văn đến 57 2.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 57 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG 62 3.1 Quy trình quản lý văn đến phần mềm 62 KẾT LUẬN .79 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ cấu tổ UBND xã Phong MinhError! Bookmark not defined Hình 1.2: Bảng tổng hợp chất lượng cán công chức xãError! Bookmark not defined Hình 2.1: Mẫu sổ đăng ký văn 46 Hình 2.2: Hình ảnh bên sổ đăng kí văn 47 Hình 2.3: Quy trình quản lý giải văn đến 49 Hình 2.4: Hình ảnh mẫu dấu đến .52 Hình 2.5: Hình ảnh sổ công văn đến 53 Hình 2.6: Bên số đăng ký văn đến 54 Hình 2.7: Bảng tổng hợp văn đến 60 Hình 3.1 : Giao diện đăng nhập 63 Hình 3.2: Hình ảnh giao diện bên phần mềm 64 Hình 3.3 Giao diện phần văn đến để xem 65 Hình 3.4: Hình ảnh giao diện văn đến xã .66 Hình 3.5: Hình ảnh văn scan UBND huyện gửi đến .67 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ATK An toàn khu Chủ tịch Ủy ban nhân dân CT UBND PCT UBND Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân CNTT & TT Công nghệ thông tin & truyền thông HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, thời đại khoa học công nghệ, thời đại kinh tế tri thức, thông tin giữ vai trò quan trọng lĩnh vực góp phần thúc đẩy tiến xã hội Cùng với đó, việc tin học hóa việc quản lý văn thời kỳ đại đã, có tác động ảnh hưởng đến lĩnh vực đời sống xã hội Công nghệ thông tin khẳng định ngành thiếu việc áp dụng hoạt động quản lý kinh tế, quản lý nhân sự, quản lý văn bản… Các phương pháp pháp quản lý thủ công không phù hợp theo kịp nhu cầu thực tế công việc đòi hỏi Ta nhận thấy số yếu việc quản lý theo phương pháp thủ công như: thông tin đối tượng quản lý nghèo nàn, không thường xuyên cập nhật; việc lưu trữ bảo quản khó khăn, không quán, dễ trùng lặp dẫn đến sai sót; nhiều thời gian công sức việc thống kê, tổng hợp… Do việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin công tác quản lý cần thiết, đạt hiệu cao thời gian, không gian, đem lại lợi ích kinh tế, thuận tiện cho người sử dụng mang tính xác cao… Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác chuyên môn yêu cầu cấp thiết thiếu quan, tổ chức quốc gia Trong năm gần đây, nước ta có bước tiến vượt bậc để tiến kịp xu đổi mới, phát triển khu vực giới Một bước đắn nước ta việc ưu tiên phát triển công nghệ thông tin ứng dụng tin học công tác quản lý nói chung lĩnh vực cụ thể nói riêng Qua thời gian học tập Trường Đại học công nghệ thông tin truyền thông, chuyên ngành Quản trị văn phòng, phần hiểu yêu cầu công tác quản lý vai trò tin học công tác quản lý ứng dụng cụ thể công việc Trên sở báo cáo thực tập tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp này, thực đề tài: “Nâng cao quy trình quản lý văn đi, đến ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tyinhr Bắc Giiang” Bên cạnh nội dung có, sâu vào việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn UBND xã Phong Minh Với kinh nghiệm thực tế công việc giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung, hoàn thành khóa luận tốt nghiệp theo thời gian quy định Trong thời gian nghiên cứu hoàn thành khóa luận, nỗ lực cố gắng thời gian vốn kiến thức hạn chế, tìm hiểu chưa sâu nên tránh khỏi nhiều thiếu sót Tôi mong nhận góp ý quý thầy cô bạn để đề tài hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn Sinh viên Nguyễn Thị Oanh ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Như biết “văn bản” cách giao tiếp quan trọng người, không lưu giữ thông tin thời có tính tương lai Hiện công tác sọan thảo quản lý văn quan hành nhà nước đại chuẩn hóa từ thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành đáp ứng nhu cầu thiết người dân người làm công tác văn thư công việc quan thuận tiện Mặt khác công tác soạn thảo quản lý văn đến, văn quan hành mang tính đa dạng phức tạp liên quan đến nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực công tác diễn thuận lợi có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy tránh phiền hà cho nhân dân nằm chương trình cải cách hành nhà nước tổng thể giai đoạn 2010-2020 tất lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan đảng, quan nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Ngày với phát triển khoa học công nghệ lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác văn thư – lưu trữ lĩnh vực quản lý hành Đảng nhà nước ta quan tâm, có chủ trương, sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Đề tài khóa luận xin sâu vào việc xây dựng quy trình quản lý văn đi, đến ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Phạm vi đề tài Đề tài thực phạm vi kiến thức học nghiên cứu thêm tài liệu tham khảo công tác quản lý văn đi, đến lĩnh vực công nghệ thông tin - Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến UBND xã Phong Minh - Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice cách hiệu vào công tác quản lý văn quan Mục tiêu đề tài Xây dựng quy trình quản lý văn đi, đến ứng dụng phần mềm Bgnet ofice nhằm: - Nâng cao quy trình quản lý văn - Dễ dàng tìm hiểu theo dõi công tác quản lý văn đi, đến - Việc ứng dụng truy cập vào phần mềm dễ dàng Nhiệm vụ đề tài Nâng cao quy trình quản lý văn đi, đến UBND xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn quan Đề xuất số kiến nghị giải pháp giúp phận văn thư, văn phòng hoạt động có hiệu quả, công tác quản lý văn ngày khoa học Bố cục đề tài Ngoài phần Đặt vấn đề phần Kết luận, nội dung đề tài trình bày chương: Chương 1: Tổng quan về công tác quản ý văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Trong trình thực khóa luận này, kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình cán 10 Hình 3.5: Hình ảnh văn scan UBND huyện gửi đến 3.1.1.3: Những ưu điểm việc đăng ký văn đến phần mềm mà chưa áp dụng quan cấp xã Hệ thống Quản lý Điều hành giải pháp phần mềm dùng chung trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc mạng máy tính, đưa đến cho người sử dụng phần lớn tiện ích mạng máy tính với cách tiếp cận tự nhiên nhất, hiệu nhất, dễ dàng Phần mềm tiến hành tìm kiếm sở liệu văn mà người dùng có quyền khai thác Vì kết tìm kiếm người kết khác 67 +) Tìm kiếm văn đến: - B1: Chọn tab chức năng: “Văn đến” - B2: Chọn menu chức năng: “Tra cứu văn bản” - B3: Chọn menu chức “Tra cứu văn bản” công cụ - B4: Chọn hình thức tìm kiếm như: “toàn văn bản”, “văn ngày”, “theo sổ văn bản”, “theo loại văn bản”,… tìm kiếm văn +) Tìm kiếm văn phát hành: Tương tự phần tìm kiếm văn đến - B1: Chọn tab chức năng: “Văn đi” - B2: Chọn menu chức năng: “Tra cứu văn bản” - B3: Chọn menu chức “Tra cứu văn bản” công cụ - B4: Chọn hình thức tìm kiếm như: “toàn văn bản”, “văn ngày”, “theo sổ văn bản”, “theo loại văn bản”,… tìm kiếm văn 68 Lưu ý: Cũng tìm kiếm nhanh, chi tiết cách nhập thông tin vào ô text box cạnh nút “Tìm kiếm văn bản” nhấn chuột vào nút “Tìm” Ngoài ra, phần mềm cho phép tìm kiếm, tra cứu toàn văn quan module tra cứu văn +) Tìm kiếm văn đến: - B1: Chọn tab chức năng: “Tra cứu văn bản”: - B2: Chọn menu chức năng: “Văn đến/ văn đi” - B3: Chọn hình thức tìm kiếm nhanh như: đơn vị sử lý, loại văn bản, người sử lý, quan ban hành… sau nhấn lọc để lọc kết tìm kiếm văn - Ưu điểm: Nhanh chóng dễ tìm kiếm văn đến cấp gửi đến - Nhược điểm: Máy tính phải truy cập mạng internet truy cập phần mềm * Những hạn chế: Sau tìm hiểu biết phần mềm Bgnetoffice có nhiều ưu điểm bật khác mà quan nơi công tác nói riêng xã huyện Lục Ngạn nói chung chưa hướng dẫn áp dụng VD như: - Phần dành cho Văn Thư: Văn thư có quyền truy cập vào hệ thống vào sổ tất văn đến từ quan cấp gửi đến 69 Phần mềm có chế kiểm tra thông tin trường hợp trùng văn đến Phần mềm cho phép định nghĩa tiêu chí trùng văn phần cấu hình hệ thống -Trong trường hợp văn có độ khẩn văn thư tích chọn SMS để gửi tin nhắn thông báo tới lãnh đạo phân văn người phân phối ngầm định + Văn Thư sử dụng Chức chép văn bản: - Tính năng: chức tương tự chức thêm mới, nhiên toàn thông tin văn trước giữ lại, ngoại trừ thông tin số đến tự động tăng thêm đơn vị Chức thường sử dụng văn đến có tính chất tương tự - Thao tác: Nhấp chuột vào biểu tượng “Sao chép” công cụ +) Chức nhập giống văn trước: - Tính năng: chức tương tự chức chép văn bản, toàn thông tin văn trước giữ lại, ngoại trừ thông tin số đến tự động tăng thêm đơn vị Chức thường sử dụng văn đến có tính chất tương tự + Chức vào sổ văn phát hành (sổ đi) Các thao tác sổ Văn phát hành tương tự Văn đến - B1: Chọn tab chức năng: “Văn đi” - B2: Chọn menu chức năng: “Vào sổ VB” 70 - B3: Nhấp chuột vào “Thêm mới” phím tắt: F7 - B4: Nhập thông tin văn phát hành - B5: Ghi lại, phím tắt: F8 + Chức in sổ văn - In sổ văn đến in sổ văn - B1: Vào mục “Văn đến” => “Báo cáo, in sổ” - B2: Chọn chức báo cáo xuất sổ loại “báo cáo văn qua mạng”, “Báo cáo văn nội bộ”,… 71 Ngoài văn thư truy cập gửi nhận văn qua thư điện tử, gửi văn qua Email - Phần dành cho Lãnh đạo: Lãnh đạo truy cập vào phần mềm tích chọn văn cần xử lý sau chuyển văn đến cá nhân, phòng ban liên quan để xử lý Đối với văn quan trọng tích vào Mail SMS để gửi thông báo Email, SMS tới người/ đơn vị sử lý, sau cập nhật thông tin kết thúc xử lý văn Có thể thu hồi văn chuyển chuyển nhầm đối tượng sử dụng tính để chuyển lại cho đối tượng khác có liên quan Lãnh đạo truy cập vào hệ thống để theo dõi tiến độ xử lý công việc nhân viên phòng ban toàn hệ thống 72 - Phần dành cho nhân viên Khi nhận văn đạo lãnh đạo nhân viên phòng ban truy cập vào hệ thống nhận văn cần phối hợp với phòng ban khác theo bước sau: Thực xử lý văn bản: 73 Còn nhiều tính giúp cho việc quản lý văn khoa học nhanh chóng chưa áp dụng quan cấp xã Nói tóm lại phần mềm Bgnetoffice phần mềm có nhiều ưu điểm, sau tìm hiểu biết ưu điểm thân suy nghĩ tự hỏi rằng: Tại phần mềm có nhiều ưu điểm mà đến thời điểm xã địa bàn huyện Lục Ngạn chưa tìm hiểu khai thác sử dụng triệt để Bản thân có đưa thắc mắc đến quan cấp để trao đổi trả lời rằng: Trong thời gian sớm tiến hành thực tới quan cấp xã Sau hoàn thành khóa luận liên tục tham mưu với lãnh đạo ưu điểm phần mềm Bgnetoffice để việc ứng dụng công nghệ thông tin ngày áp dụng rộng rãi toàn quan 3.1.1.3 Phương hướng giải pháp chủ yếu nhằm thực tốt công tác quản lý văn đến Ủy ban nhân dân xã Phong Minh Những mục tiêu phương hướng chung Hiện lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã ban hành quy chế hoạt động, làm việc Ủy ban nhân dân xã Trong đặt mục tiêu phương hướng cụ thể công tác soạn thảo, ban hành văn quản lý văn Nhận thức tầm quan trọng chúng, nêu rõ tất văn soạn thảo ban hành phải theo thông tư 01/2011/TT-BNV kịp thời theo quy định chung nhà nước mặt nội dung, thể thức, thẩm quyền ban 74 hành để triển khai công việc cách hiệu nhanh chóng Nếu có sai sót cần phải sử lý kịp thời để tránh chồng chéo, vi phạm pháp luật Ưu tiên ứng dụng trang thiết bị đại công tác thiết bị tin học ứng dụng công nghệ thông tin để công tác soạn thảo quản lý văn hiệu Hiện chương trình cải cách hành ngày áp dụng chặt chẽ đạt mặt tích cực hiệu cao như: quan hành nhà nước bố trí phận tiếp nhận trả kết giúp cho việc giải công việc công dân đến giao dịch dễ dàng không nhiều thời gian Đội ngũ cán làm việc phận tiếp nhận kết có ý thức tiếp công dân thân thiện trình giải công việc liên quan đến thủ tục hành chính, chánh phiền hà, sách nhiễu Mọi văn gửi đến quan phải xử lý nhanh chóng, kịp thời theo thời gian quy định Để đảm bảo thông tin tra cứu công tác lưu trữ phải thực khoa học chuyên nghiệp Tăng cường kiểm tra, xử lý sai phạm hoạt động thi hành công vụ cán bộ, công chức quan Tăng cường công tác đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ nâng cáo trình độ cho cán công chức để nâng cao chất lượng phục vụ thời gian tới Tất cán bộ, công chức nhân viên quan phải có tinh thần trách nhiệm công việc, giữ vững tinh thần đạo đức công vụ, thường xuyên học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn  Những kết bước đầu đạt Tất cán bộ, công chức quan tôn trọng tuân thủ thực theo quy chế chung ủy ban nhân dân, Ủy ban nhân dân xã thường xuyên cán bộ, công chức tham gia lớp tập huấn Ủy ban nhân dân huyện sở nội vụ mở để bồi dưỡng thêm kiến thức lý luận chuyên môn nghiệp vụ giải công việc nhiệm vụ giao 75 Công tác soạn thảo, xử lý quản lý văn thực cách nhanh chóng kịp thời, văn có dấu hiệu vị phạm, sai trái bị xử lý kịp thời đặc biệt công tác ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hầu hết tất cán chuyên môn phòng ban để giải công việc nhanh chóng kịp thời Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu  Giải pháp chung Cần phải có quan tâm lãnh đạo ủy ban nhân dân công tác ban hành quản lý văn quan hành Nhà nước từ nâng cao nhận thức trách nhiệm lãnh đạo cán bộ, công chức nhân viên công tác quản lý sọa thảo ban hành văn quan hành nhà nước Xây dựng có chế đồng thống quan đới với hoạt động lãnh đạo, kiểm tra, giám sát đôn đốc công tác quản lý, soạn thảo ban hành văn quan hành nhà nước Xây dựng chương trình, kế hoạch nhiệm vụ quy định trách nhiệm rõ ràng thông đáng giá mức độ hoàn thành công việc cá nhân, phận Tăng cường công tác quản lý theo đầu ra, tạo nên môi trường làm việc động quan, xóa bỏ tư cứng nhắc hành  Giải pháp định hướng cụ thể, - Về sở vật chất: phòng, ban, mộ cán chuyên môn cần phải bố trí riêng máy tính để đảm bảo cho công tác giải công việc chuyên môn kịp thời Bố trí phòng làm việc thuận lợi tạo nên mối liên hệ thuận tiện phòng, ban, phận chuyên môn với việc giải công việc ánh sáng, âm thanh, cần có đầu tư trang thiết bị phương tiện máy tính, scan,fax, máy in máy tô chúng trở nên cũ kỹ hay hỏng hóc Có đáp ứng yêu cầu công việc hiệu công việc - Về người: công việc cần đến người người yếu tố làm nên tất Trong quan nhà nước để công việc đạt hiệu 76 người yếu tố định, trình tuyển dụng nhân quan phải xem xét đến tất khía cạnh người thi tuyển trình độ học vấn, chuyên môn, lực, đạo đức, mà phải thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu công việc ngày tốt Cơ quan cần có chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng cán bộ, công chức, nhân viên, hình thức để người có trách nhiệm tận tình công việc Qua trình thực tế quan thấy trình độ công nghệ thông tin lãnh đạo nhân viên quan khiêm tốn thụ động việc tiếp cận công nghệ thông tin, xã vùng cao đặc biệt khó khăn, trình độ dân trí thấp nên việc tiếp cận chậm muộn so với xã huyện Tôi trực tiếp tham mưu với lãnh đạo UBND xã Phong Minh việc cử cán đầu mối tham gia lớp tập huấn phần mềm, công nghệ thông tin huyện tổ chức, đặc biệt lãnh đạo, cán văn phòng, văn thư, cán bộ phận cửa, việc trau dồi kiến thức CNTT theo nghĩ cần đội với đội cán công chức, viên chức địa bàn xã - Về kinh tế, kỹ thuật Ban lãnh đạo cần phải quan tâm việc cấp kinh phí để thực hoạt động văn phòng giấy, mực, bút để công việc cần tiến hành thường xuyên liên tục có sách khen thưởng thích đáng vật chất cá nhân tập thể việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ văn phòng quản lý, soạn thảo văn Thực ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi hiệu quả, đào tạo đội ngũ có chuyên môn tin học, sử dụng phần mềm ứng dụng để đạt kết tốt Công tác kiểm tra, tra xử lý văn vi phạm pháp luật phải thực thường xuyên văn thư 77 Đây hoạt động mang tính đánh giá, để từ thấy mặt tích cực tiêu cực để có biện pháp xử lý kịp thời khắc phục hạn chế Đi hoạt động lãnh đạo cần có quan tâm mức nhận thức đắn vai trò, trách nhiệm văn phòng công tác quản lý avf sử lý văn đi, văn đến Ủy ban nhân dân xã Để từ có nhìn khách quan việc cải tiến nâng cao hiệu hoạt động Những kiến nghị đề xuất: Qua thời gian thực tế Ủy ban nhân dân xã Phong Minh không lâu đối vói thân giai đoạn quan trọng giúp học hỏi nhiều điều ý nghĩa thực tế ký cần thiết công việc sau Tuy nhiên thấy muốn công việc văn phòng đạt hiệu cao công tác quản lý sử lý văn đi, đến áp dụng nghiều công nghệ tiên tiến vào hoạt động máy tính phận cửa trở nên cũ kỹ, tốc độ kết nối internet chậm, máy in thường hay hỏng trống kẹt giấy nhiều lúc giải công việc trở nên khó khăn UBND huyện cần chuyển giao hết tính phần mềm Bgnetoffice cho xã địa bàn huyện để thực quản lý văn 78 KẾT LUẬN Công tác quản lý văn hoạt động thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan đảng, quan nhà nước nói chung UBND xã Phong Minh nói riêng Qua thời gian thực tế Ủy ban nhân dân xã Phong Minh quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình lãnh đạo, cán văn phòng UBND xã Phong Minh Tôi học hỏi nhiều điều, vào thực tế tìm hiểu sâu chuyên ngành đặc biệt đề tài mà chọn Qua trình thâm nhập thực tế giúp trưởng thành nhiều, vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khó không đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn cho phù hợp với công việc Trong thời gian đó, gặp phải khó khăn trình làm việc, quan tâm cán bộ, đạo tận tình để biết lỗi mắc phải để sửa sai thử thách đầu tiên, va chạm công việc bước vào thực tế Tôi tin lần mắc lỗi làm cho thân trưởng thành vững bước tự tin công việc Bản thân tự nhận thấy đề tài chưa đạt yêu cầu so với mục tiêu nhiệm vụ đưa ban đầu: Về phần ứng dụng phần mềm bgnetoffice vào quản lý văn quan chủ quản thân chưa hài lòng, phần mềm áp dụng xã thô sơ thủ công ưu điểm phần mềm nhiều, việc áp dụng phần mềm cấp xã hạn chế nên việc thiếu chuyên nghiệp cho toàn thể lãnh đạo nhân viên quan bị ảnh hưởng nhiều, toi xin nêu VD: Chủ yếu lãnh đạo giao việc nhắc nhở nhân viên miệng, thân lãnh đạo không nắm nhân viên làm việc đến đâu xong, phần nhân viên đặc biệt nhân viên văn thư vào sổ công văn đến, cách thủ công Qua đây, xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trang bị cho vốn kiến thức đầy đủ để giúp cho trình thực tế không ngỡ ngàng tự tin với 79 kiến thức trang bị trường Cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cán UBND xã Phong Minh giúp đỡ, bảo ban trình khảo sát thực tế quan để thực báo cáo đề tài khóa luận 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng năm 2010 - Công văn số 425/VTLLNN- NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Kế hoạch số 84/KH-UBND ngày 12 tháng năm 2015 Ủy ban nhân dân huyện Lục Ngạn việc triển khai phần mềm quản lý văn hỗ trợ điều hành qua mạng internet quan thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn, - Công văn số 111/UBND-VP ngày 03 tháng năm 2015 ủy ban nhân dân huyện Lục Ngạn việc tập huấn sử dụng phần mềm Quản lý văn hỗ trợ điều hành 81 ... ý văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng phần mềm Bgnetoffice vào quản lý văn Ủy ban nhân dân. .. luận tốt nghiệp Nâng cao Quy trình quản lý văn đi, đến ứng dụng phần mềm BG net office vào quản lý văn Ủy ban nhân dân xã Phong Minh, huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang , công trình nghiên cứu độc... giải văn đến 57 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ PHONG MINH, HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG 62 3.1 Quy trình quản lý văn đến phần mềm