LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu hoàn thành luận văn, nhận hướng dẫn, bảo tận tình thầy cô, giúp đỡ, động viên bạn bè, đồng nghiệp gia đình Nhân dịp hoàn thành khóa luận, cho phép bày tỏ lòng kính trọng biết ơn sâu sắc TS Nguyễn Lệ Nhung ( Trưởng môn Quản trị văn phòng – Khoa Hệ thống thông tin kinh tế) tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian tạo điều kiện cho suốt trình học tập thực đề tài Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông – Đại học Thái Nguyên hết lòng dậy dỗ kiến thức chuyên môn truyền đạt kinh nghiệm quý báu để có kiến thức thực đề tài tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán viên chức trường THCS Hương Gián giúp đỡ tạo điều kiện cho suốt trình thực đề tài Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ mặt, động viên khuyến khích hoàn thành khóa luận Trong trình thực đề tài, cố gắng để hoàn thiện đề tài, song thời gian có hạn việc thu thập thông tin thực tế, tập hợp tài liệu, đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Tôi mong nhận ý kiến đóng góp cô giáo hướng dẫn toàn thể thầy, cô giáo Khoa để học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm giúp cho báo cáo hoàn thiện hơn./ Bắc Giang, ngày 12 tháng năm 2016 Sinh viên thực Nghiêm Quỳnh Trang LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Những nội dung báo cáo thực hướng dẫn giáo viên hướng dẫn Những tham khảo báo cáo trích dẫn rõ ràng tên tác giả, thời gian, địa điểm công bố Những chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo gian trá xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Bắc Giang, ngày 12 tháng năm 2016 Sinh viên thực Nghiêm Quỳnh Trang MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Lí chọn đề tài 11 2.Mục đích nghiên cứu 13 Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu đề tài 13 Nhiệm vụ đề tài 14 Bố cục đề tài 14 Chương 1: Tổng quan trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang .16 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang .16 Cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũngtỉnh Bắc Giang…………………………………… 19 Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ trường THCS Hương Gián-huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang .21 Khái quát chung quản lý hồ sơ 21 1.1 Vai trò việc quản lý hồ sơ 22 1.2 Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ .24 1.3 Kỹ lập hồ sơ 26 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ trường THCS Hương Gián-huyện Yên Dũng-tỉnh Bắc Giang 33 Những thuận lợi khó khăn công tác quản lý hồ sơ trường THCS Hương Gián 39 Một số giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ trường THCS Hương Gián .42 Chương 3: Quản lý hồ sơ cán giáo viên trường THCS Hương Gián huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang phần mềm Pmis 47 Lựa chọn phần mềm 48 Mô tả p/m 49 Chạy chương trình .51 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Chụp hình làm việc phần mềm Pmis Hình 2: Mở chương trình quản lý cán giáo viên ngành Giáo dục đào tạo Hình 3: Nội dung phần mềm Hình 4: Thông tin phần mềm Hình 4.1: Thông tin phần mềm Hình 4.2: Thông tin phần mềm Hình 4.3: Thông tin phần mềm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin CTVT Công tác văn thư CB, CC, VC Cán bộ, công chức, viên chức HK Hạnh kiểm HL Học lực TLLT Tài liệu lưu trữ THCS Trung học sở TTSX Tiên tiến xuất sắc TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam UBND Ủy ban nhân dân ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, hồ sơ có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ hồ sơ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư (CTVT) ngày tăng cường xã hội thông tin lẽ nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Quản lý hồ sơ khâu nghiệp vụ công tác văn thư cần tổ chức hợp lý tự động hoá nhằm nâng cao chất lượng quản lý Hồ sơ, tài liệu lưu trữ (TLLT) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tất lĩnh vực hoạt động toàn xã hội chúng có tính xác thực cao chứa đựng thông tin khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân “Công nghệ thông tin (CNTT) tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thông - nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội” (Theo Nghị 49/CP phát triển công nghệ thông tin Chính phủ Việt Nam) “CNTT tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số” (Theo Luật Công nghệ thông tin – 2006 Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 06 năm 2006) CNTT thuật ngữ dùng để ngành khoa học công nghệ liên quan đến thông tin trình xử lý thông tin Theo quan niệm CNTT hệ thống phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu máy tính, mạng truyền thông hệ thống kho liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn khai thác, sử dụng có hiệu nguồn thông tin lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa người Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi vì, công tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý Chính vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành văn phòng Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Ứng dụng CNTT CTVT việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đến, tra tìm thông tin văn bản, tài liệu tìm nhanh chóng xác;nâng cao suất hiệu công tác quan, tổ chức tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Công tác văn thư công tác đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hành lưu tài liệu vào lưu trữ quan Như vậy, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng công tác văn thư công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan, nội dung hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ lập khoa học mặt góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan, tổ chức tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác; từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm nghiệp vụ: Quản lý hồ sơ, Tiếp nhận xử lý công văn đi, công văn đến, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản… Trong xu phát triển thời đại với tiến vượt bậc khoa học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ ngày quan tâm có vị vô quan trọng hoạt động tất quan Chính vậy, công tác Văn thư Lưu trữ nói chung công tác quản lý văn nói riêng Quản lý văn tốt đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải công việc quan Do đó, công tác Văn thư Lưu trữ công tác quản lý văn ngày phát triển theo hướng đại, đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý nhà nước nói chung hoạt động quản lý hành nói riêng, góp phần to lớn phát triển chung đất nước Lí chọn đề tài Cùng với phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý nâng cao hiệu việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản, quản lý hồ sơ tra tìm thông tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác; nâng cao suất, hiệu công tác quan, tổ chức tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi vì, công tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý Chính vậy, việc ứng dụng CNTT vào côngtác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành văn phòng Quản lý hồ sơ bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt động tổ chức Ứng dụng CNTT vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, cụ thể hoá văn quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 BCHTW Đảng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hoá đại hoá, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển” Trong Nghị Đại Hội Đảng lần VIII nhấn mạnh:“Ứng dụng công nghệ thông tin tất lĩnh vực kinh tế quốc dân…” Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý hành Nhà nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư công việc mang tính chất hành xác định lĩnh vực hàng đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin” Dựa sở pháp lý “Ứng dụng CNTT nhiệm vụ ưu tiên chiến lược phát triển kinh tế - xã hội” (Chỉ thị 58/CT/TW Bộ Chính trị khoá VIII) Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg Chiến lược phát triển công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng CNTT hoạt động quan Nhà nước Hướng dẫn 9584/BGDĐT-CNTT ngày 07/9/2007 thực nhiệm vụ năm học 2007–2008 CNTT phát động lấy năm học 2008–2009 năm học CNTT nêu rõ: “Triển khai tin học hóa quản lý đến trường phổ thông” Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý nhà trường Văn số 12966/BGD-ĐT-CNTT ngày 10/12/2007 Bộ GD-ĐT việc đẩy mạnh triển khai số hoạt động CNTT Chỉ thị số 47/2008/CTBGDĐT ngày 13/8/2008 nhiệm vụ trọng tâm năm 2008 – 2009 Bộ Giáo dục Đào tạo xác định năm học 2008 – 2009 “Năm học đẩy mạnh ứng dụng CNTT nêu rõ: “… đẩy mạnh ứng dụng CNTT quản lý giáo dục” Trong công tác Văn thư công tác quản lý hồ sơ khâu quan trọng đóng góp phần không nhỏ vào kết đạt đơn vị Đặc biệt quản lý hồ sơ nhân Yếu tố người có ý nghĩa đặ biệt Nhận thức tầm quan trọng lãnh đạo nhà trường ngày quan tâm trọng đến côn tác văn thu mà cụ thể khâu lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ tài chính, hồ sơ cán công nhân 10 Hạ tầng sở công nghệ Phần mềm quản lý văn điều hành công việc cán thuộc Sở xây dựng, viết wed sử dụng phần mềm lúc, nơi để giải công việc Ngoài phần mềm nhẹ, không đòi hỏi phải có hạ tầng công nghệ cao Điều kiện tài Không cần nhiều kinh phí quan để tạo điều kiện hết mức việc đầu tư trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hạ tầng công nghệ thông tin Cần bổ sung kinh phí để cử cán học tập nghiên cứu sâu rộng, thành thạo tin học để vận hành hệ thống liên quan đến lĩnh vực công nghệ toàn quan Điều kiện nhân lực Hiện quan có số lượng cán biên chế phù hợp với tiêu cấp giao nhiên cán yếu trình độ công nghệ thông tin trình làm việc thủ trưởng đơn vị đươc quan tâm lãnh đạo cấp tạo điều kiện hết mức cho cán vừa làm việc vừa cử học lớp bồi dưỡng tin học để nâng cao tay nghề để đáp ứng với phát triển sâu rộng công nghệ thông tin đặc biệt lĩnh vực chuyển giao văn giải văn cung cấp dịch vụ công tốt đến cho người dân Chuẩn hoá nội dung thông tin quản lý văn Chuẩn hoá thông tin văn tập trung vào số kí hiệu văn bản, ngày phát hành văn nội dung thông tin mà văn đề cập tới làm tốt công việc giúp cho việc đưa thông tin văn nên phần mềm hệ thống xác, nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi trình đăng kí văn chuyển giao văn Mô tả phần mềm PMIS Năm 1998, Bộ Giáo dục Đào tạo (sau viết tắt GD&ĐT) Chính phủ giao thực dự án sở liệu (CSDL) cán bộ, công chức (sau viết tắt CBCC), thí điểm đơn vị trực thuộc Bộ Sau năm thực (tháng 45 6/1999), Dự án xây dựng chương trình phần mềm quản lý nhân (phiên 1.0) dùng trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ Năm 2000, xét mức độ cần thiết việc tin học hoá công tác tổ chức cán (TCCB), trước hết tin học hoá công tác quản lý nhân sự, Bộ GD&ĐT phê duyệt kế hoạch triển khai chương trình quản lý công chức, viên chức (sau viết tắt CCVC) phạm vi toàn ngành Ngày 13/01/2000, Bộ trưởng ký Quyết định số 136/QĐ-BGD&ĐT-TCCB phát hành chương trình phần mềm quản lý nhân ngành GD&ĐT (gọi tắt PMIS) giao cho Vụ Tổ chức cán chủ trì triển khai theo kế hoạch Bộ nhằm xây dựng Cơ sở liệu CCVC toàn ngành, làm sở cho việc đổi phương thức quản lý lĩnh vực TCCB, đáp ứng không yêu cầu lưu trữ quản lý thông tin nhân mà hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ quản lý cán Bộ Mục tiêu thực chương trình PMIS sử dụng ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng quản lý, đạo điều hành công tác TCCB Bộ GD&ĐT, trường đại học, cao đẳng, Sở GD&ĐT sở đào tạo khác; giảm thời gian giải công việc vụ để tập trung vào công tác hướng dẫn đạo sở hoạch định sách nhằm đáp ứng yêu cầu cấp bách cải cách hành chính, tinh giản biên chế Nhà nước; góp phần tích cực vào việc chuẩn hoá cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ Nhà giáo cán quản lý giáo dục theo tinh thần Chỉ thị số 40-CT/TW ngày 15/6/2004 Ban Bí thư Trung ương Đảng Chương trình PMIS, đó, viết dựa ngôn ngữ Visual Foxpro 6.0 với hệ quản trị sở liệu Foxpro, yêu cầu phần mềm hệ thống phần cứng không cao Chương trình PMIS có hai phiên bản, sử dụng hai khối khác nhau: 01 phiên dùng khối Sở Giáo dục Đào tạo; 01 phiên dùng khối Trường đại học, cao đẳng đơn vị trực thuộc Bộ Chương trình PMIS triển khai khối Sở GD&ĐT từ tháng 11/2001, Dự án Hỗ trợ Bộ Giáo dục Đào tạo (SMOET) bắt đầu Tính đến tháng 4/2006, 64 Sở GD&ĐT nhập xong liệu Đầu mối quản lý 670 Phòng GD&ĐT 64 Sở GD&ĐT Ở số nơi có điều kiện như: Hải Dương, Hải Phòng, chương trình triển khai xuống trường phổ thông từ tiểu học 46 đến trung học phổ thông Gần triệu hồ sơ nhập vào hệ thống, có liệu giáo viên trường công lập Các Sở GD&ĐT sử dụng CSDL để phục vụ quản lý, tham mưu cho lãnh đạo cấp phục vụ đắc lực cho công tác điều tra CCVC ngành địa phương theo Nghị 09 Chính phủ Một số Sở GD&ĐT thử nghiệm việc cung cấp thông tin đội ngũ mạng phục vụ quan quản lý liên quan Tháng năm 2006 Dự án Hỗ trợ đổi quản lý giáo dục (SREM) bắt đầu thực theo Hiệp định Tài AIDCO/VNM/2004/016-841 ký cộng đồng Châu Âu Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Một hoạt động quan trọng Dự án củng cố hoàn thiện Hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS xây dựng Hệ thống thông tin quản lý trường học V.EMIS Hệ thống PMIS, theo đó, Dự án nâng cấp để đồng với EMIS cập nhật nhu cầu quản lý Chạy chương trình Để đăng nhập hệ thống gồm có bước sau: Bước 1: Đăng nhập hệ thống * Cách khởi động phần mềm: Vào phần mềm Pmis ta thấy xuất hộp thoại Tên đăng nhập → Mật khẩu:…→ Đăng nhập Kích chuột vào Đăng nhập ( hình 1) 47 Hình1 Bước 2: Đăng nhập thành công Sẽ hiển thị cửa sổ hình - Kích chuột mở chương trình quản lý cán giáo viên ngành Giáo dục đào tạo (hình 2) Hình Bước 3: Kích chuột vào Nghiệp vụ: + Nhập thông tin hồ sơ + Đổi số hồ sơ + Đánh giá CBCC + Xếp loại giáo viên theo chuẩn nghề nghiệp + Quản lý nâng lương + Nhận cán 48 + Thuyên chuyển cán + Lập kế hoạch biên chế + Lập danh sách nghỉ hưu + Quản lý đào tạo bồi dưỡng + Bổ nhiệm ngạch Hình Bước 4: Chọn Nhập thông tin hồ sơ hiển thị danh sách Cán công chức viên chức Sở Giáo dục đào tạo Bắc Giang: 49 Hình Trong hình phân hệ quản lý nhân có hai nửa.Một nửa hiển thị toàn danh sách nhân Một nửa hình ảnh cột mục thông tin gồm: + Đơn vị + Mã số hồ sơ + Giới tính + Số hiệu CC + Họ tên + Ngày sinh + Số CMND + Nơi sinh + Nơi cấp + Tên gọi khác + Ngày cấp 50 Mỗi cá nhân phải nhập tất thông tin cần thiết: 1,Thông tin cá nhân: + Tên tắt ( xếp TKB) Dân tộc Tôn giáo Quốc tịch + Quê quán + Địa thường trú + Nơi + Điện thoại quan Điện thoại NR Điện thoại di động Email + Tình trạng hôn nhân Thành phần xuất thân + Diện ưu tiên gia đình Diện ưu tiên thân + Năng khiếu/ sở trường + Tình trạng sức khỏe Nhóm máu: Chiều cao: + Khuyết tật cân nặng Số tài khoản + Ngân hàng mở TK Ngày bắt đầu đóng BHXH Số sổ BHXH Tuyển dụng Đoàn – Đảng Nhập thông tin đây: + Ngày hợp đồng dụng Ngày tuyển dụng Hình thức tuyển dụng CQ tuyển + Nhóm CV giao Công việc giao + Ngày BN vào ngạch Ngày CQ + Nhóm CV CV + Đang nghỉ BHXH Ngày vào ngành GD Thuộc loại CB Chức vụ Hệ số phụ cấp chức vụ Ngày bổ nhiệm chức vụ Lần bổ nhiệm + Chức vụ CQ kiêm nhiệm Chức vụ CQ cao qua Đoàn viên: Tích vào ô Ghi rõ chức vụ đoàn thể Đảng viên: Tích vào ô Ngày thức: ( hình 4.1) 51 Ghi rõ chức vụ Hình 4.1 Trình độ chuyên môn (Hình 4.2) Học vấn phổ thông Đã tốt nghiệp Nhóm TĐ chuyên môn Trình độ CM cao Ngành đào tạo Nhóm chuyên ngành Chuyên ngành ĐT Nhóm nơi đào tạo Nơi đào tạo Hình thức đào tạo Đã bồi dưỡng nghiệp vụ Sp Trình độ lý luận trị Trình độ QLNN Trình độ QL giáo dục Ngoại ngữ Ngoại ngữ khác Trình độ tin học Học hàm cao Năm phong Danh hiệu cao Phân công giảng dạy: Nhiệm vụ (Môn dạy) Môn phụ Dạy lớp Tổ chuyên môn 52 Trình độ chuẩn Trình độ Đang tham gia ĐTBD Hình 4.2 Thông tin lương, phụ cấp (Hình 4.3) Mã ngạch Tên ngạch Hưởng từ ngày Mức tính lương lần sau Hưởng 85% Trừ bảo hiểm thất nghiệp Bậc, hệ số lương Chênh lệch bảo lưu Phụ cấp TNVK(%) Phụ cấp đặc biệt (%) Phụ cấp kiêm nhiệm(%)Hệ số PC trách nhiệm Hệ số PC khu vực Phụ cấp công vụ Phụ cấp thu hút(%) Phụ cấp ưu đãi(%) Phụ cấp đặc thù(%)PC TN nghề nghiệp(%) Hệ số phụ cấp lưu động Hệ số phụ cấp độc hại Hệ số phụ cấp khác Ngày hưởng TNN Thông tin nghỉ việc Ngày nghỉ việc Lý nghỉ việc Ghi 53 Hình 4.3 Nếu muốn thêm hay sửa thông tin ta kích chuột vào ô Thêm, Sửa Xóa bên chọn ô Ghi * Hiệu Ứng dụng CNTT công tác quản lý nhân với phần mềm Pmis trường THCS Hương Gián Thực tiễn việc ứng dụng CNTT với phần mềm Pmis: Quản lý hồ sơ nhân trường THCS Hương Gián cho thấy ưu điểm bật việc nâng cao chất lượng quản lý nhân nhà trường Cụ thể sau: - Phần mềm Pmis phân hệ quản lý nhân với thao tác đơn giản, cho phép người sử dụng dẽ dàng nhập thông tin cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho trình cập nhật liệu cán văn thư - Khả lưu trữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý thông tin nhân Phần mềm có khả đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật thông tin nhân sự, tra tìm thống kê nhân nhà trường Hệ thống chương trình hỗ trợ xuyên suốt trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, quản lý, đến khâu cuối đưa hồ sơ vào lưu trữ 54 - Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ tối đa nhu cầu truy cập cán nhà trường, có khả cho phép nhiều người tham gia vào trình tìm kiếm thông tin văn thông qua hệ thống mạng (LAN) nhà trường Đây yếu tố quan trọng tạo nên hiệu việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư - Với tính vậy, chương trình hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư nhà trường góp phần nâng cao suất lao động chất lượng công tác văn thư trường THCS, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý lãnh đạo 55 KẾT LUẬN Ứng dụng phần mềm ứng dụng vào thực tiễn đem lại kết tương đối khả quan cho công việc nhà trường Tôi tra cứu tài liệu nhanh có yêu cầu tài liệu Không thời gian lưu trữ thủ công máy tính ổ đĩa Vì tài liệu không đảm bảo trường hợp máy bị hỏng, virut phá hoại máy tính… Lúc ảnh hưởng đến công việc, trình lưu trữ không đạt hiệu cao Qua trình ứng dụng CNTT công tác quản lý hồ sơ nhân Trường THCS Hương Gián thấy ứng dụng CNTT có tác động to lớn bao trùm khắp lĩnh vực đời sống xã hội Việc ứng dụng CNTT trình đại hoá hoạt động thông tin lĩnh vực xã hội đặc biệt trình tổ chức, quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong với trợ giúp công nghệ máy tính, mạng nội bộ, phần mềm ứng dụng công tác văn thư nói chung công tác quản lý hồ sơ nhân nói riêng bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc, giúp giảm tải nhiều cho công tác văn thư lưu trữ từ đáp ứng ngày đầy đủ kịp thời yêu cầu hoạt động quản lý quan góp phần quan trọng cho công tác đổi đại hóa công tác hành chính, sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực phù hợp xu hướng đổi giới Thời gian khảo sát để thực khóa luận dài quan tâm nhà trường, cô giáo hướng dẫn kịp tích lũy cho học, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ rõ rang Bài khóa luận sau hoàn thành đem lại cho kết sau: - Hiểu sâu nghiệp vụ văn thư, tác dụng ứng dụng CNTT trình quản lý hồ sơ nhân - Nắm vững nghiệp vụ văn thư, việc ứng dụng phần mềm Vnedu.vn vào quản lý tra cứu thông tin nhân 56 - Hiểu tầm quan việc ứng dụng CNTT vào trình công tác - Đợt thực tập nắm nhiều kiến thức thực tế hành công Qua học hỏi năm thêm số kiến thức Qua thời gian thực tế giúp có nhìn tổng quát công tác quản lý hồ sơ nhân nói chung quản lý hồ sơ nhân sư trường THCS Hương Gián nói riêng Sau đợt thực tập đúc kết kinh nghiệm để bổ trợ cho công viêc sau Và sở để phấn đấu trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp Một số kiến nghị đề xuất *Đối với có sở thực tế: Tôi thấy công việc văn phòng có vai trò quan trọng quan tổ chức Chính cần đại hóa phương tiện làm việc nữa: Ngoài phần mềm Vnedu.vn nhà trường cần mua thêm nhiều phần mềm quản lý chuyên dụng (Ví dụ phần mềm quản lý quản lý nhân riêng), máy móc, trang thiết bị văn phòng… Ngoài lãnh đạo nhà trường cần quan tâm có nhìn đắn tầm quan trọng việc quản lý nhân việc ứng dụng CNTT vào trình làm việc Nhà trường cần giảm khối lượng công việc chuyên môn cho cán văn phòng để cán văn phòng trau dồi thực chuyên môn chuyên nghiệp * Đối với nhà trường: Trong trình thực tế, thấy nhà trường có nhiều cố gắng, nỗ lực công việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành công việc Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực đó, số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường Cụ thể sau: - Nên có liên kết chặt chẽ nhà trường sinh viên thực tế 57 - Tăng cường đào tạo chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tế Quản lý hồ sơ văn nhà trường, mặt cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý cá nhân, đơn vị liên quan Trong thời gian qua văn nhà trường quản lý có đóng góp không nhỏ phát triển ngành giáo dục địa phương nói chung trường THCS Hương Gián nói riêng Điều không phủ nhận Qua đánh giá công tác quản lý văn nhà trường, báo cáo em có đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ Song giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Do nhà trường, mà cán công chức viên chức chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm quyền hạn giải nhu cầu phục vụ cho lợi ích nhân dân thông qua việc quản lý văn quản lý nhà nước 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 bảo vệ tài liệu quốc gia - Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia - Công văn 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tàiliệu hành - Quy chế công tác văn thư – lưu trữ Bộ Tư pháp - TCVN ISO 9001 : 2000 - Sổ tay chất lượng 59 ... quản lý hồ sơ trường THCS Hương Gián Chương 3: Quản lý hồ sơ cán giáo viên trường THCS Hương Gián huyện Yên Dũng – tỉnh Bắc Giang phần mềm Pmis 1.1 Lựa chọn phần mềm 2.2 Mô tả p/m 3.3 Chạy chương... Dũng- tỉnh Bắc Giang Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán giáo viên trường THCS Hương Gián- huyện Yên Dũng- tỉnh Bắc Giang 12 2.1 Khái quát chung quản lý hồ sơ 2.2 Thực trạng công tác quản. .. tác quản lý hồ sơ trường THCS Hương Gián 30 Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc trách nhiệm người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức Hồ sơ cán bộ, công