Đang tải... (xem toàn văn)
1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Những vấn đề mà các nhà quản lý doanh nghiệp thường quan tâm, đó là: Thứ nhất: Các báo cáo, các thông tin kinh tế tài chính do các bộ phận trình lên Ban giám đốc có thật sự chính xác, có độ tin cậy không? Vì xét trên giác độ là người quản lý thì thông tin trên các báo cáo bao gồm BCTC, BCKTQT, là những thông tin, dữ liệu cơ sở giúp các nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch tốt, đưa ra mục tiêu công ty rõ ràng từ đó điều hành và quản lý mọi hoạt động để tiến đến mục tiêu đã đề ra. Thứ hai: Trong quá trình điều hành và quản lý, các nhà quản lý phải đảm bảo rằng là tài sản của công ty hay của các cổ đông không bị mất mát, chiếm đoạt, tức là phải bảo vệ được tài sản của công ty một cách an toàn, đầy đủ và sử dụng có hiệu quả. Thứ ba: Trong các hoạt động của công ty, nhà quản lý phải đảm bảo rằng nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung là tuân thủ các quy định của công ty và thực hiện đúng pháp luật của nước Việt Nam. Từ các vấn đề đã nêu ra cho thấy các nhà quản lý phải nghỉ ra một cách hay phương pháp quản lý như thế nào để có thể đảm bảo được ba nội dung đã nêu ở trên. Việc tiến hành xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho bạn thực hiện được các vấn đề trên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long với lĩnh vực kinh doanh chính là sản phẩm thép, nguyên liệu, nhiện liệu và trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép. Vì thế, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường công tác kiểm tra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả nhất định. Trong đó, nổi bật là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Đây là chu trình rất quan trọng, cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán nhưng chưa thật sự hữu hiệu, luôn tiềm ẩn những rủi ro từ những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây thiệt hại hoặc làm suy giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ là việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và giảm tối thiểu tổn thất có thể xảy ra. Điều này càng thấy rõ sự cần thiết đối với việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Vì vậy, tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long" để làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế của mình. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Luận văn hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ, phân tích thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại nhà máy sơn tĩnh điện của Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long. Phân tích và đánh giá thực trạng quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty, qua đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty một cách có hiệu quả. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu mua hàng và thanh toán tiền mua hàng tại nhà máy sơn tĩnh điện của Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long từ năm 2013 -2014 và 6 tháng đầu năm 2015 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp luận: Dựa trên phương pháp luận của triết học duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Phương pháp nghiên cứu: Hệ thống hóa, phân tích, so sánh, quan sát, điều tra, mô tả phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá các vấn đề, sự kiện và nêu ý kiến về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long. 5. Kết cấu của Luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của Luận văn thạc sỹ gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long
bộ giáo dục đào tạo trờng đại học kinh doanh công nghệ hà nội NGUYễN VĂN CƯờNG HOàN THIệN Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ CHU TRìNH MUA HàNG Và THANH TOáN TạI CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI Và ĐầU TƯ THĂNG LONG Chuyên ngành : Kế TOáN Mã số: 60.34.03.01 Ngời hớng dẫn khoa học: TS NGUYễN ĐĂNG HUY Hà nội 2015 LI CAM OAN Tụi xin cam oan lun thc s vi ch :"Hon thin k thng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long" l tụi nghiờn cu v thc hin c lp ca riờng tụi, s liu cha tng c cụng b cỏc cụng trỡnh nghiờn cu no khỏc Cỏc s liu c s dng lun cú ngun gc ỏng tin cy Lun c nghiờn cu da trờn nn tng c s lun khoa hc v trờn c s tỏc nghip thc tin ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long Tỏc gi lun Nguyn Vn Cng MC LC DANH MC CC T VIT TT Ch vit tt BHXH BG BTC BCTC BCKQHKD CBCNV CTCP CN CP DN GTGT HK HTKS HTKSNB HQT KSNB KL NVL TCVN TGNH TNDN TK TT TSC SXKD Vit y (ting vit) Bo him xó hi Ban giỏm c B Ti chớnh Bỏo cỏo ti chớnh Bỏo cỏo kt qu hot ng kinh doanh Cỏn b cụng nhõn viờn Cụng ty C phn Chi nhỏnh C phn Doanh nghip Giỏ tr gia tng Hot ng khỏc H thng kim soỏt H thng kim soỏt ni b Hi ng qun tr Kim soỏt ni b Kim loi Nguyờn vt liu Tiờu chun Vit Nam Tin gi ngõn hng Thu nhp doanh nghip Ti khon Thụng t Ti sn c nh Sn xut kinh doanh DANH MC BIU, S , LU M U Tớnh cp thit ca ti Hin nay, vi s cnh tranh khc lit trờn th trng ton cu, ỏp lc suy thoỏi v nhng khú khn nhiu chiu t nn kinh t, cỏc doanh nghip ngy cng quan tõm nhiu hn n h thng kim soỏt ni b nhm giỳp t chc hn ch nhng s c, mt mỏt, thit hi, v tng hiu qu hot ng ca t chc Trong mt t chc bt k, s thng nht v xung t quyn li chung - quyn li riờng ca ngi s dng lao ng vi ngi lao ng luụn tn ti song hnh Nhng m cỏc nh qun lý doanh nghip thng quan tõm, ú l: Th nht: Cỏc bỏo cỏo, cỏc thụng tin kinh t ti chớnh cỏc b phn trỡnh lờn Ban giỏm c cú tht s chớnh xỏc, cú tin cy khụng? Vỡ xột trờn giỏc l ngi qun lý thỡ thụng tin trờn cỏc bỏo cỏo bao gm BCTC, BCKTQT, l nhng thụng tin, d liu c s giỳp cỏc nh qun lý cú th xõy dng cỏc k hoch tt, a mc tiờu cụng ty rừ rng t ú iu hnh v qun lý mi hot ng tin n mc tiờu ó Th hai: Trong quỏ trỡnh iu hnh v qun lý, cỏc nh qun lý phi m bo rng l ti sn ca cụng ty hay ca cỏc c ụng khụng b mt mỏt, chim ot, tc l phi bo v c ti sn ca cụng ty mt cỏch an ton, y v s dng cú hiu qu Th ba: Trong cỏc hot ng ca cụng ty, nh qun lý phi m bo rng nhõn viờn ca mỡnh thc hin cỏc hot ng x lý cỏc nghip v, cỏc s kin kinh t l ỳng theo quy trỡnh, y v ỳng cỏc th tc, núi chung l tuõn th cỏc quy nh ca cụng ty v thc hin ỳng phỏp lut ca nc Vit Nam T cỏc ó nờu cho thy cỏc nh qun lý phi ngh mt cỏch hay phng phỏp qun lý nh th no cú th m bo c ba ni dung ó nờu trờn Vic tin hnh xõy dng c mt h thng kim soỏt ni b s giỳp cho bn thc hin c cỏc trờn Mt h thng kim soỏt ni b vng mnh s em li cho t chc cỏc li ớch nh: Gim bt nguy c ri ro tim n SXKD (sai sút vụ tỡnh gõy thit hi, cỏc ri ro lm chm k hoch Tng giỏ thnh, gim cht lng sn phm ) Bo v ti sn b h hng, mt mỏt bi hao ht, gian ln, la gt, trm cp m bo tớnh chớnh xỏc ca cỏc s liu k toỏn v bỏo cỏo ti chớnh m bo mi thnh viờn tuõn th ni quy, quy ch, quy trỡnh hot ca t chc chc cng nh cỏc quy nh ca lut phỏp m bo t chc hot ng hiu qu, s dng ti u cỏc ngun lc v t c mc tiờu t Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long vi lnh vc kinh doanh chớnh l sn phm thộp, nguyờn liu, nhin liu v trang thit b phc v sn xut kinh doanh thộp Vỡ th, tng sc cnh tranh v tng cng cụng tỏc kim tra qun lý thỡ cụng ty cn phi s dng phi hp nhiu bin phỏp em li hiu qu nht nh Trong ú, ni bt l phi tng cng kim soỏt ni b i vi chu trỡnh mua hng v toỏn õy l chu trỡnh rt quan trng, cung cp y cỏc yu t u vo cho hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip Hin nay, ti cụng ty ó thit lp cỏc th tc kim soỏt ni b i vi mua hng v toỏn nhng cha tht s hu hiu, luụn tim n nhng ri ro t nhng yu kộm hoc sai phm cỏc nh qun lý, i ng nhõn viờn hay bờn th ba thc hin gõy thit hi hoc lm suy gim hiu qu sn xut kinh doanh ca doanh nghip Vic xõy dng h thng Kim soỏt ni b l vic quan trng, giỳp ngn nga, phỏt hin cỏc sai phm v gim ti thiu tn tht cú th xy iu ny cng thy rừ s cn thit i vi vic kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn Vỡ vy, tụi ó chn ti: "Hon thin k thng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long" lm ti lun tt nghip Thc s kinh t ca mỡnh Mc ớch nghiờn cu ca ti Lun h thng húa lý lun v kim soỏt ni b, phõn tớch thc tin h thng kim soỏt ni b ti cụng ty v xut cỏc gii phỏp phự hp nhm tng cng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long i tng v phm vi nghiờn cu ca ti i tng nghiờn cu ca ti: L kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti nh mỏy sn tnh in ca Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long Phõn tớch v ỏnh giỏ thc trng quỏ trỡnh mua hng v toỏn ti cụng ty, qua ú a cỏc gii phỏp nhm tng cng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti cụng ty mt cỏch cú hiu qu Phm vi nghiờn cu: Lun gii hn cụng tỏc kim soỏt ni b i vi khõu mua hng v toỏn tin mua hng ti nh mỏy sn tnh in ca Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long t nm 2013 -2014 v thỏng u nm 2015 Phng phỏp nghiờn cu Phng phỏp lun: Da trờn phng phỏp lun ca trit hc vt bin chng v vt lch s Phng phỏp nghiờn cu: H thng húa, phõn tớch, so sỏnh, quan sỏt, iu tra, mụ t phng phỏp thc chng i chiu, ỏnh giỏ cỏc , s kin v nờu ý kin v kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long Kt cu ca Lun Ngoi phn m u, kt lun, mc lc, danh mc ti liu tham kho, ni dung chớnh ca Lun thc s gm chng: Chng 1: Lý lun c bn v kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn doanh nghip Chng 2: Thc trng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long Chng 3: Mt s gii phỏp nhm hon thin h thng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long CHNG Lí LUN C BN V H THNG KIM SOT NI B CHU TRèNH MUA HNG V THANH TON TRONG DOANH NGHIP 1.1 Lí LUN C BN V KIM SOT NI B 1.1.1 Khỏi nim v kim soỏt ni b Theo y ban ca hi ng quc gia Hoa K v vic chng gian ln v bỏo cỏo ti chớnh COSO (Committeee of Sponsoring Organization): "Kim soỏt ni b l mt quỏ trỡnh b chi phi bi ngi qun lý, Hi ng qun tr v cỏc nhõn viờn ca n v, nú c thit lp cung cp mt s m bo hp lý nhm t c nhng mc tiờu sau õy": - S hu hiu v hiu qu ca hot ng - S tin cy ca bỏo cỏo ti chớnh - S tuõn th phỏp lut v cỏc quy nh." Trong nh ngha trờn, bn ni dung c bn l kim soỏt ni b l mt quỏ trỡnh, ngi, m bo hp lý v cỏc mc tiờu Chỳng c hiu nh sau: * Kim soỏt l mt quỏ trỡnh: Thụng qua quỏ trỡnh lp k hoch, thc hin v giỏm sỏt t c mc tiờu mong mun, n v cn kim soỏt cỏc hot ng ca mỡnh, Kim soỏt ni b khụng phi l mt s kin hay tỡnh m l mt chui cỏc hot ng hin din mi b phn, qun cht vo hot ng ca t chc v l mt ni dung c bn hot ng ca t chc Kim soỏt ni b s hu hiu nú l mt b phn khụng tỏch ri ch khụng phi chc nng b sung cho cỏc hot ng ca t chc * Con ngi: Kim soỏt ni b c thit lp v hnh bi ngi, ú l Hi ng qun tr, Ban giỏm c, nh qun lý v cỏc nhõn viờn n v Kim soỏt ni b l mt cụng c c nh qun lý s dng ch khụng thay th nh qun lý Núi cỏch khỏc, nú c thc hin bi nhng ngi t chc, bi suy ngh v hnh ng ca h Chớnh h s vch mc tiờu, a bin phỏp kim soỏt v hnh chỳng - Kim soỏt ni b cung cp s m bo hp lý Vỡ hnh h thng kim soỏt, nhng yu kộm cú th xy nhng sai lm ca ngi nờn dn n khụng thc hin c cỏc mc tiờu Kim soỏt ni b cú th ngn chn v phỏt hin nhng sai phm nhng khụng th m bo chỳng khụng bao gi xy Theo liờn on k toỏn quc t (IFAC): "Kim soỏt ni b l mt chc nng thng xuyờn ca cỏc n v, t chc v trờn c s xỏc nh ri ro cú th xy tng khõu cụng vic tỡm bin phỏp ngn chn nhm thc hin cú hiu qu tt cỏc cỏc mc tiờu t ca n v: - Bo v ti sn ca n v - m bo tin cy ca cỏc thụng tin - Bo m vic thc hin cỏc ch phỏp lý - Bo m hiu qu ca hot ng v chc nng qun lý." Theo chun mc Kim toỏn Kim soỏt ni b l cỏc quy nh v cỏc th tc kim soỏt n v c kim toỏn xõy dng v ỏp dng nhm m bo cho n v tuõn th phỏp lut v cỏc quy nh, kim tra, kim soỏt ngn nga v phỏt hin gian ln, sai sút; lp bỏo cỏo ti chớnh trung thc v hp lý; nhm bo v, qun lý v s dng cú hiu qu ti sn ca n v Kim soỏt ni b l ton b nhng chớnh sỏch v th tc ban Giỏm c n v thit lp nhm m bo vic qun lý cht ch v s hiu qu ca cỏc hot ng kh nng cú th Cỏc th tc ny ũi hi vic tuõn th cỏc hp trờn b phn k toỏn nhn c phiu yờu cu toỏn cn i chiu giỏ thc mua gia hp ng ó ký v phiu bỏo giỏ vi nh cung cp cú s chờnh lch no khụng, nu cú s chờnh lch v giỏ thỡ bỏo cỏo vi Ban lónh o cụng ty cú hng x lý 3.2.2.3 H thng s k toỏn v bỏo cỏo ti chớnh Ti cụng ty nghip v mua hng xy thng xuyờn, liờn tc, nhng h thng s sỏch ca cụng ty cha y , cụng ty cha cú s theo dừi mua hng theo dừi chi tit cho hng húa mua vo Theo tỏc gi ti cụng ty nờn lp mt s theo dừi mua hng: S dựng ghi chộp cỏc nghip v mua hng hng quý, hp bỏo cỏo lónh o theo dừi v qun lý * Kt cu v theo dừi ghi s Ct 1: Ghi ngy thỏng ghi s Ct 2, 3: Ghi s hiu v ngy, thỏng lp ca chng t k toỏn dựng lm cn c ghi s Ct 4: Ghi túm tt ni dung nghip v phỏt sinh ca chng t k toỏn Ct 5, 6, 7: Ghi n cỏc khon hng tn kho nh: Hng húa, vt t Trng hp n v m s ny cho tng loi hng tn kho ú nh: Hng húa A, hng húa B Ct 8: Ghi s tin phi tr bng ngi bỏn tng ng vi s hng ó mua Ct 9: Ghi cú phi tr ngi bỏn Cui trang s, cng ly k chuyn sang trang sau u trang s, ghi s cng trang trc chuyn sang 101 Biu 3.1: S theo dừi mua hng Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long NM Sn Tnh in S THEO DếI CễNG TC THU MUA S: Ngy thỏng nm TT Nh Tờn cung hng cp húa Thc VT K hoch hin Ghi chỳ Ngy .thỏng nm Ngi ghi s K toỏn trng Giỏm c Vic thu mua hng húa vt t l cụng tỏc rt quan trng i vi quỏ trỡnh sn xut kinh doanh ca cụng ty, nu cú s chm tr khõu thu mua hng húa, vt t s dn n vic lm chm tin sn xut kinh doanh ca cụng ty iu ny cng c lónh o cụng ty ht sc quan tõm, chớnh vỡ vy cung cp thụng tin kp thi cho nh qun lý cn thit thỡ cụng ty nờn thit lp h thng bỏo cỏo k toỏn tng hp li quỏ trỡnh thc hin c ca mi chu trỡnh, t ú giỳp nh qun lý cú nhng i sỏch kp thi, hiu qu nõng cao hot ng sn xut kinh doanh ca cụng ty Theo tỏc gi sau hon thnh chu trỡnh mua hng thỡ phũng vt t XNK lp bỏo cỏo v cụng tỏc mua hng v bỏo cỏo nhp hng sau ú hp s liu vo hai s ny bỏo cỏo vi Ban giỏm c theo dừi v qun lý 102 Biu 3.2 Theo dừi cụng tỏc thu mua Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long NM Sn Tnh in S THEO DếI CễNG TC THU MUA S: Ngy thỏng nm TT Nh cung Tờn hng cp húa VT K hoch Thc hin Ghi chỳ Ngy thỏng nm Lp bng Phũng vt t XNK Giỏm c Biu 3.3 Bỏo cỏo nhn hng Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long NM Sn Tnh in S chng t: Ngy: n t hng: H/ / 2015 Hp ng: / / 2015 S húa n: BO CO NHN HNG Nh cung cp: Cụng ty a ch: Tờn hng húa, vt t S lng: Chng loi: Cht lng: Nm sn xut: Nc sn xut: n giỏ: Thnh tin: Ngi lp Ngi nhn Ngi giao (Ký, h tờn) (Ký, h tờn) (Ký, h tờn) 103 kim soỏt tt hng tn kho, cụng ty quy nh mt nm kim kờ hng tn kho mt ln Qua thc t, hin ti cụng ty cú s lng hng tn kho rt ln nh hng n dũng tin lu thụng ca n v, theo tỏc gi ti cụng ty cú s lng hng tn kho ln v nhiu chng loi, khụng th giỏn on vic nhp xut kim kờ ton b Nờn tin hnh kim kờ t xut nu n v thy cú du hiu sai phm, lm tht thoỏt hng húa, cú th kim kờ tng phn ri niờn k toỏn Cuc kim kờ ny úng vai trũ nh mt cụng c giỏm sỏt thng xuyờn ca nh qun lý i vi hng tn kho, nú rt quan trng v cn c thc hin Biu 3.4: Bỏo cỏo kim kờ vt t, hng tn kho Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long NM Sn Tnh in BO CO KIM Kấ VT T HNG HểA TN KHO Qỳy nm 2015 Mó kho: STT Mó vt Tờn vt t t K toỏn trng VT Tn s Tn Chờnh Nguyờn sỏch thc t lch nhõn Th kho Ngi lp phiu Kt qu kim kờ thc t s c ghi nhn vo cỏc mu biu c phỏt hnh trc v ỏnh s th t liờn tc m bo khụng b sút hng húa, ngha l n v phi phỏt hnh v qun lý cỏc phiu kim kờ Cỏc lụ hng ó c kim kờ phi c ỏnh du ó kim kờ trỏnh trng hp kim kờ trựng, ng thi vic kim kờ nờn tin hnh theo mt trỡnh t h thng trỏnh sai sút 104 Biu 3.5: Phiu kim kờ Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long S: Kho: Ngy: / / 2015 PHIU KIM Kấ Nhúm hng húa: Tờn hng: S lng kim kờ: Ngi kim kờ c im ca cụng ty chuyờn sn xut cỏc loi nhụm nh hỡnh, nguyờn vt liu a dng, cú rt nhiu loi nguyờn vt liu phi nhp khu t cỏc nc trờn th gii, ú khụng trỏnh vic toỏn bng ngoi t Tỡnh hỡnh bin ng ngoi t trờn th trng hin rt phc tp, cụng ty cn b sung vo s toỏn ca mỡnh s chi tit toỏn vi ngi bỏn hng ngoi t v s theo dừi toỏn bng ngoi t cú th theo dừi c mt cỏch c th v chớnh xỏc hn cỏc nghip v toỏn liờn quan n ngoi t gúp phn lm cho vic kim soỏt chu trỡnh toỏn c tt hn Hin nay, vic i chiu cụng n ca cụng ty vi khỏch hng c k toỏn cụng n thc hin trao i qua email gia hai bờn, vic trao i ny thun tin v nhanh chúng giỳp cụng ty cõn i ngun ti chớnh ca n v, nhng ti cụng ty cha cú mt chớnh sỏch hoch nh no c th v toỏn cụng n cho khỏch hng, theo tỏc gi ti cụng ty nờn xõy dng k hoch toỏn trỏnh tỡnh trng b ng quỏ trỡnh toỏn, cõn i ngun ti chớnh ca Cụng ty 105 3.2.3 Tng cng th tc kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long Vic thc hin cỏc th tc kim soỏt hu hiu chu trỡnh mua hng v toỏn ti cụng ty s gúp phn tng cng hiu qu ca KSNB i vi HTTTKT Cỏc th tc kim soỏt cn c xõy dng trờn c s m bo cỏc nguyờn tc c bn ca kim soỏt: Nguyờn tc phõn cụng phõn nhim, nguyờn tc y quyn v phờ chun Trờn c s nhng tn ti v th tc kim soỏt nghip v mua hng nhp kho ti cụng ty, tỏc gi a cỏc gii phỏp hon thin, t khõu mua hng n khõu nhn hng 3.2.3.1 Nghip v mua hng nhp kho - Khõu t hng: trỏnh sai phm b phn mua hng cú s thong ng vi nh cung cp, cụng ty nờn tỏch bch chc nng tỡm kim ngun hng thng tho giỏ c, mua hng vi chc nng ký hp ng, kim tra, giỏm sỏt i vi vic thu mua hng húa vt t, thộp ph liu Qua ú, s hn ch sai phm ca b phn thu mua vic lm giỏ Tin hnh la chn nh cung cp da trờn cỏc tiờu cụng ty xõy dng: Cht lng, s lng, giỏ c, yờu cu k thut, thụng s k thut, phng thc giao hng, iu kin toỏn, tin giao hng cng nh mi quan h lõu di vi cụng ty - La chn nh cung cp: m bo ngun hng cung cp n nh cho vic sn xut, cụng ty thng chn nh cung cp truyn thng, kim soỏt cht ch hn khõu t hng nh cung cp, cn cú s kim duyt ca ngi qun lý b phn trc nhõn viờn ca mỡnh gi n t hng i nhm hn ch nhng gian ln, sai sút cú th xy Trng hp nu cú s khỏc v giỏ gia nh cung cp truyn thng v th trng i vi vt t hng húa cựng loi, thỡ nhõn viờn cung ng phi ly bỏo giỏ ca 03 nh cung 106 cp khỏc thụng qua trng phũng vt t XNK xem xột, trỡnh Giỏm c (cú th l ngi c y quyn) phờ duyt v ch mua ti nh c cung cp phờ duyt Biu 3.6: Biờn bn duyt giỏ mua vt t Cụng ty CP Thng mi v u t Thng Long CNG HềA X HI CH NGHA VIT NAM NM Sn Tnh in c lp - T _ hnh Phỳc Ha Ni, thỏng nm BIấN BN DUYT GI MUA VT T S: Chỳng tụi gm: B Nguyn Cm Thanh Giỏm c cụng ty Cn c vo nhu cu sn xut kinh doanh v kh nng cung cp vt t hng húa ca khỏch hng (theo bỏo giỏ) Sau nghiờn cu th trng, giỏ ca cỏc cụng ty Hi ng giỏ ca cụng ty hp xỏc nh giỏ trờn tinh thn ỳng giỏ v tit kim chi phớ sn xut, quyt nh giỏ vt t nh sau: STT Tờn vt t VT S lng Giỏ cho bỏn yờu cu (VN) Tng cng 107 Hi ng duyt S n Thnh lng giỏ tin n v cp Trong quỏ trỡnh thc hin hp ng hoc kt thỳc n t hng, nu nh cung cp vi phm mt nhng cỏc iu khon hp ng nh tin giao hng cht lng, s lng hoc cỏc chng t, húa n hng húa, cỏn b ph trỏch mua hng phi thụng bỏo cho NCC a gii phỏp kp thi nh k, phũng vt t XNK phi hp vi b phn KCS tin hnh ỏnh giỏ li nh cung cp, v bỏo cỏo cho ban lónh o Cụng ty v vic cú nờn tip tc mua hng ca nh cung cp ú hay khụng, nu h khụng cũn ỏp ng y cỏc tiờu la chn ban u, hoc cú nh cung cp tt hn Nu NCC vi phm cỏc iu khon v cht lng, s lng hng, tin giao hng chm, Cn phi ỏnh giỏ li, xem xột cú th tip tc mua nhng lụ hng tip theo hay khụng Theo tỏc gi cụng ty nờn thng xuyờn ỏnh giỏ nh cung cp nhm kim c ngun hng vi giỏ hp lý v cht lng, Tỏc gi xin a tiờu chun ỏnh giỏ nh cung cp phũng vt t XNK ỏnh giỏ 108 Biu 3.7: Tiờu chun ỏnh giỏ nh cung cp Cụng ty CP TM v u t Thng Long NM Sn Tnh in TIấU CHUN NH GI NH CUNG CP S: Ngy thỏng .nm 2015 I Thụng tin nh cung cp Tờn nh cung cp: Tờn giao dch: a ch: in thoi Fax Mt hng cun cp: II Tiờu chun ỏnh giỏ * Phỏp nhõn ca nh cung cp - Nh sn xut nc - Nh sn xut nc ngoi - Cụng ty C phn - Cụng ty TNHH - Doanh nghip t nhõn - Cỏc loi hỡnh khỏc * Chng ch qun lý cht lng ISO: Nu nh cung cp cú chng ch ny thỡ u tiờn chn so vi nh cung cp khỏc khụng cú * Ch tiờu v cung cp hng húa, dch v - Ngun gc hng húa rừ rng * Cht lng - Cao nht vi cựng nhón hiu vi nh cung cp - ỏp ng c nhón hiu v nh sn xut * Thi gian giao hng - ỏp ng theo yờu cu ca cụng ty * Kinh nghim - ó cung cp cho nhiu cụng ty sn xut thộp trờn th trng * Uy tớn - Cha vi phm tha thun mua bỏn vi cỏc n v khỏc, khụng dựng tin, qu biu cho bờn mua dnh hp ng v mỡnh * Giỏ c: Thp nht hoc hp lý nht so vi cỏc cụng ty bỏo giỏ * Thanh toỏn: ỏp ng c yờu cu m cụng ty a * Cỏc cam kt khỏc: - Cam kt h tr k thut ngoi ni dung hp ng - Cam kt khụng ch ng kin cụng ty vi phm hp ng - Cam kt khụng hy b hp ng dự bt c lý gỡ PHềNG VT T - XNK (ký, ghi rừ h tờn) Ti cụng ty, nhng vt t hng húa cú giỏ tr nh thỡ u phũng vt t 109 XNK thc hin Sau nhn c phiu yờu cu mua vt t ca cỏc b phn kiờn quan, c lónh o phờ duyt, phũng vt t XNK gi n cho nh cung cp ch úng vai trũ l bng kờ t hng vi nh cung cp ch cha chỳ trng n vic i chiu, kim soỏt gia n t hng so vi phiu yờu cu mua hng húa vt t v phiu nhp kho khc phc tỡnh trng ny, theo tỏc gi thỡ nờn b sung them thụng tin S phiu yờu cu mua vt t trờn n t hng, ng thi cn b sung thờm ch ký ca b phn cú nhu cu v Giỏm c (hoc Phú giỏm c ph trỏch sn xut) nhm tng cng cụng tỏc kim soỏt n t hng cn t thnh 03 liờn: 01 liờn phũng vt t XNK gi thc hin vic thu mua, 01 liờn gi n b phn kho hng theo dừi nhp hng, 01 liờn lu ti phũng ti chớnh k toỏn Trong quỏ trỡnh mua hng cn cú s giỏm sỏt cht ch ca hi ng qun tr, ban kim soỏt ca cụng ty Cụng vic ny nhm chỏnh tỡnh trng thụng ng gia b phn vt t XNK v nh cung cp, gõy thit hi n cụng ty Cụng ty khụng mua c hng vi giỏ tt nht, trỏnh c cỏc khon tht thoỏt v chit khu, hoa hng t nh cung cp Cụng ty nờn quy nh v x lý k lut nghiờm khc xỏc nh nhõn viờn nhn tin hoa hng t nh cung cp v nh k tin hnh kim tra vic ny 3.2.3.2 Nhp kho hng húa - Cỏc chng t khõu ny khụng ỏnh s th t d xy gian ln Do vy hn ch cỏc ri ro trờn thỡ tip nhn hng ti kho, th kho nhn hng cn phi kim tra lụ hng v s lng, cht lng, mu mó, thi gian nhn hng v cỏc iu khon ghi trờn H Mi nghip v nhn hng phi c lp bỏo cỏo nhn hng, cú ch ký ca ngi giao hng, th kho v ngi lp, nhõn viờn thu mua phũng vt t XNK, KCS Phiu ny phi c ỏnh s liờn tc, l bng chng v vic nhn hng v kim tra hng húa, dựng theo dừi toỏn Biờn bn ny phi nờu rừ v loi hng, s lng nhn, 110 ngy nhn v cỏc s kin khỏc cú liờn quan Biờn bn ny nờn c lp liờn + Liờn 1: Gi b phn mua hng + Liờn 2: Gi b phn kho + Liờn 3: Gi b phn k toỏn Bờn cnh ú nhn hng ngoi th kho phi cú thờm b phn qun lý cht lng (KCS) tham gia kim tra cht lng hng Vic ny s giỳp phỏt hin kp thi c cỏc hng húa kộm cht lng khụng m bo yờu cu hp ng ó phờ duyt, thụng bỏo cho NCC bit Cỏc chng t c lp ti thi im nhn hng l phiu nhp kho, phiu cõn, biờn bn kim nghim cht lng, Theo tỏc gi, tt c cỏc chng t liờn quan n nhp kho, th kho lp nờn c ỏnh s th t, cú ch ký xỏc nhn ca th kho, b phn KCS, phũng vt t XNK, i din NCC 3.2.3.3 Nghip v toỏn b phn ti chớnh k toỏn phỏt huy c hiu qu thỡ Ban giỏm c trỏnh trng hp phõn cụng kiờm nhim nhiu chc nng s nh hng n tớnh kim soỏt h thng qun lý ca cụng ty Mc dự cỏc nghip v toỏn ti cụng ty c thc hin ch yu qua ngõn hng, iu ny lm hn ch ỏng k nhng ri ro cú th xy i vi nghip v toỏn nhng nghip v toỏn c kim soỏt cha thc s cht ch v cũn mt s im cn c hon thin nh sau: Cỏc chng t toỏn ti cụng ty k toỏn toỏn hp phi c kim tra v phờ duyt ca Giỏm c hoc ngi c y quyn b phn k toỏn n phi tr, tt c cỏc cng t cn c úng du ngy nhn v cỏc chng t khỏc phỏt sinh b phn ny phi c ỏnh s liờn tc kim soỏt Theo tỏc gi ti b phn ti chớnh k toỏn ca cụng ty nờn thit k mt 111 Bng kờ cỏc chng t cn toỏn, trỏnh ri ro l b quờn hoc sút mt húa n ó n hn toỏn Biu 3.8: Bng kờ chng t Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long NM Sn Tnh in BNG Kấ CHNG T S: Ni dung toỏn: Ngi toỏn: n v (B phn): S TT Loi chng t Ni dung chng t S tin () Ghi chỳ Tng s tin bng ch: Giỏm c (Ký tờn, úng du) K toỏn trng Ha Ni, thỏng nm 2015 Ngi lp bng (Ký tờn, úng du) (Ký tờn, úng du) Khi n hn toỏn k toỏn toỏn hp cỏc chng t toỏn v tin hnh i chiu, kim tra cỏc chng t nh: s tin trờn giy ngh toỏn phi l s tin phi tr trờn húa n nh cung cp chuyn n, s lng, chng loi, mu mó trờn húa n phi ỳng vi n t hng, phiu nhp kho, phiu kim nghim, Bc kim tra ny rt quan trng khụng th kim tra chung chung v ch cn mt chng t khụng khp k toỏn TGNH cú th tr li cho k toỏn toỏn kim tra Sau ó kim tra, b chng t ny trỡnh cho k toỏn trng, Giỏm c kim tra v ký duyt, lỳc ny k toỏn tin gi ngõn hng mi lp y nhim chi Trc gi y nhim chi ti ngõn hng thỡ k toỏn trng v Giỏm c phi ký duyt, K toỏn trng cn kim tra xem y nhim chi cú c lp ỳng vi s tin chi tr khụng KT LUN CHNG T thc trng v h thng ca cỏc ni b i vi chu trỡnh mua hng v 112 toỏn ti Cụng ty C Phn Thng mi v u t Thng Long ó xut cỏc bin phỏp nhm tng cng h thng kim soỏt ni b i vi chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C Phn Thng mi v u t Thng Long, nhm giỳp cụng ty cú th kim soỏt cht ch chu trỡnh mua hng v toỏn, trỏnh c gian ln, sai sút quỏ trỡnh thc hin nhm mang li hiu qu hot ng sn xut kinh doanh tt nht cho Cụng ty 113 KT LUN Trờn c s dng tng hp cỏc phng phỏp nghiờn cu, lun ó trỡnh by v thc trng h thng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long, phõn tớch, ỏnh giỏ nhng mt ó t c, nhng mt cũn hn ch t ú lun ó a c mt s gii phỏp nhm hon thin v tng cng h thng kim soỏt ni b chu trỡnh mua hng v toỏn ti cụng ty thi gian ti V mt lý lun, lun gúp phn h thng húa v mt lý lun, c s hon thin h thng kim soỏt ni b ngi c cú cỏi nhỡn khỏi quỏt v h thng kim soỏt ni b v chu trỡnh mua hng ti doanh nghip, lun cng ch cụng c cụng tỏc kim soỏt ni b v kh nng toỏn ti doanh nghip ngy cng hon thin hn V mt thc tin, Lun ó a c thc trng h thng kim soỏt ni b ti n v in hỡnh l Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long, t ú ỏnh giỏ kt qu v nhng mt hn ch cũn tn ti Trờn c s ú, lun ó a nhng gii phỏp nhm nõng cao hiu qu cụng tỏc KSNB v tng cng kim soỏt v chu trỡnh mua hng v kh nng ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long ti v h thng kim soỏt ni b vi vic kim soỏt v chu trỡnh mua hng v kh nng ti Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long c coi l cụng trỡnh u tiờn liờn quan n cụng ty ny Vỡ vy, nghiờn cu ny cú tớnh thc tin cao v gúp phn nhn thc sõu rng hn v ch h thng kim soỏt ni b ti mt cụng ty c th, Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long Do thi gian nghiờn cu cú hn v s hn ch v kinh nghim ca bn thõn nờn Lun khú trỏnh nhng khim khuyt v sai sút Tụi mong nhn c s nhn xột, gúp ý ca cỏc Thy/Cụ giỏo cựng cỏc c gi Lun thc s c hon thin hn Trõn trng cm n! DANH MC TI LIU THAM KHO D tho lut k toỏn nm 2015 (3) B ti chớnh (2007) thụng t 16/2007/TT-BTC v vic hng dn thc hin 16 chun mc k toỏn Vit Nam NXB B Ti chớnh H Ni B ti chớnh (2014) Thụng t 200/TT-BTC v vic hng dn thc hin 16 chun mc k toỏn Vit Nam, NXB B Ti chớnh H Ni B ti chớnh (2004) H thng bn phỏp lut v kim toỏn Vit Nam NXB B Ti chớnh H Ni Bựi Th Minh Hi (2012), Lun ỏn tin s Hoan thin h thng kim soỏt ni b doanh nghip may mc Vit Nam Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long (2010), Quy ch qun lý tai chinh Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long Cụng ty C phn Thng mi v u t Thng Long (2010), iu l cụng ty, ti liu ni b ng Vn Thanh (2012), Giỏo trỡnh Kim toỏn, Trng i hc Kinh doanh v Cụng ngh H Ni ng Vn Thanh (2014), Giỏo trỡnh Kim toỏn bỏo cỏo tai chinh, Trng i hc kinh soanh v Cụng ngh H ni 10 Nguyn ng Huy (2014), Bai ging Kim toỏn hot ng, H Sau i hc Trng i hc Kinh doanh v Cụng ngh H Ni 11 Nguyn ng Huy, Hong Vn Tng (2013), Giỏo trỡnh K toỏn Qun tr, Trng i hc i Nam 12 Nguyn Th Phng Hoa (2008), Giỏo trỡnh Kim soỏt qun lý, NXB i hc Kinh t Quc dõn, H Ni Cỏc websites www.tapchiketoan.com.vn www.kiemtoan.com.vn www.mof.gov.vn www.vacpa.org.vn www.ifac.org