Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác văn thư Lưu trữ trong mỗi cơ quan tổ chức luôn chiếm một vị trí quan trọng và không thể thiếu. vì tầm quan trọng ấy, Công tác văn thư Lưu trữ cần phải được quan tâm. Bài viết này đề cập đến một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của việc quản lý văn bản đến và văn bản đi tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI UBND CÁC XÃ Phan Thị Thanh Thanh Bàn Thị Hoài Đặt vấn đề Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Văn quản lý Nhà nước quy định quản lý thông tin quản lý thành văn (văn hóa) quan quản lý hành Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nộ Nhà nước Nhà nước với tổ chức, công dân Văn quản lý Nhà nước (QLNN) bao gồm: văn quy phạm pháp luật (QPPL); văn quy phạm cá biệt; văn hành chính; văn chuyên môn – kỹ thuật − Văn QPPL: văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có chứa quy tắc xữ chung Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng XHCN Hệ thống văn bao gồm: Hiến pháp; Luật; Pháp lệnh; Lệnh; Nghị quyết; Nghị định; Quyết định; Chỉ thị; Thông tư; − Văn quy phạm cá biệt văn mang tính chất định, quy định vấn đề có liên quan đến việc, quan, cá nhân, phạm vi riêng biệt, thủ trưởng quan có tư cách pháp nhân ban hành dựa sở văn QPPL; − Văn hành loại văn mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi văn QPPL dùng để giải tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc,… quan Nhà nước; − Văn chuyên môn – nghiệp vụ loại hình văn mang tính đặc thù chuyên môn cao, tham mưu đắc lực vào quản lý Nhà nước Tổ chức giải văn thực công việc cụ thể, khoa học để quản lý văn cách chặt chẽ giải kịp thời văn hình thành trình hoạt động quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn nhanh chóng, hiệu Tổ chức giải văn gồm có: tổ chức quản lý văn đến; tổ chức giải văn đi; quản lý giải văn nội bộ, quản lý giải văn mật; quản lý sử dụng dấu − Tất văn đến từ nguồn phải quản lý tập trung, thống Văn thư UBND cấp xã Văn thư UBND cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn đến, trình Chủ tịch UBND cấp xã (hoặc người giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn chuyển văn đến cho phận, cá nhân giao trách nhiệm giải quyết, đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn Các văn đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận được; − Quản lý văn đi: Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã phải kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn hành trước phát hành; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; đóng dấu quan dấu khẩn, mật (nếu có) Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc tiếp theo; − Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Căn vào Danh mục bí mật nhà nước cấp có thẩm quyền định, Chủ tịch UBND cấp xã quy định loại tài liệu mang nội dung thuộc bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật Trong hoạt động quan Nhà nước, tổ chức giải văn nội dung nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng công tác văn thư có vai trò quan trọng hoạt động quan Nhà nước: Một là, giải công việc quan nhanh chóng, xác, thúc đẩy hoạt động quan Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ; Hai là, nâng cao suất, chất lượng công tác, công việc; Ba là, giúp giữ bí mật thông tin tài liệu Nhà nước quan; Bốn là, giữ gìn tài liệu thông tin quan để làm sở chứng minh cho hoạt động quan hợp pháp hay không hợp pháp Giải pháp nâng cao hiệu UBND xã quan chấp hành HĐND cấp xã, thực nhiệm vụ mà Nghị HĐND đề thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực sở Là quan hành cấp xã có trách nhiệm tổ chức thực nhiệm vụ theo quy định Hiến pháp, Pháp luật nhiệm vụ khác quan Nhà nước cấp Trong trình hoạt động thực chức nhiệm vụ mình, UBND xã ban hành tiếp nhận số lượng không nhỏ văn phạm vi chức thẩm quyền UBND xã Phản ánh trình hoạt động quan như: Kinh tế, Tổng hợp, Văn xã, Địa – Xây dựng, Môi trường, Dân số, trị, lịch sử,… Các loại văn hình thành trình hoạt động bao gồm: − Đối với văn quy phạm pháp luật: UBND xã quyền ban hành Quyết định Chỉ thị; − Đối với văn hành chính: loại văn thông dụng, nên không bị giới hạn Vì thế, UBND xã phép ban hành tất loại văn hành chính, bao gồm: văn cá biệt (quyết định, thị) văn hành thông thường như: kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản, tờ trình, chương trình, đề án, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Với chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền ban hành văn UBND cấp xã kể thấy tầm quan trọng việc tổ chức quản lý giải văn Vì muốn cho hoạt động quản lý giải văn UBND cấp xã nhanh chóng, xác, khuôn mẫu, tuân thủ quy định cần có số biện pháp: Thứ nhất, ưu tiên ứng dụng trang thiết bị đại, thiết bị tin học, ứng dụng công nghệ thông tin để giúp cho công tác soạn thảo, lưu trữ, quản lý giải văn hiệu hơn; Thứ hai, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện quy chế hoạt động UBND cấp xã nói chung quy chế hoạt động văn thư – lưu trữ UBND cấp xã nói riêng, tạo tính thống quản lý giải văn bản; Thứ ba, tăng cường lãnh đạo, quản lý UBND xã công tác văn thư – lưu trữ hoạt động văn phòng, đạo, điều hành kịp thời, xác cấp lãnh đạo giúp cho công việc tiến hành thuận tiện hơn, thống cấp; Thứ tư, thường xuyên tổ chức buổi sơ kết, tổng kết để rút kinh nghiệm hoạt động văn thư – lưu trữ nói chung công tác quản lý giải văn nói riêng, tạo môi trường để người làm công tác trao đổi kinh nghiệm; Thứ năm, đẩy mạnh công tác đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, không ngừng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức để qua nâng cao chất lượng,năng suất, hiệu làm việc; Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, xử lý sai phạm trình thực công vụ cán bộ, công chức công tác, giúp phát kịp thời sai phạm trình quản lý giải văn để có biện pháp xử lý kịp thời, đáp ứng yêu cầu thời gian công việc; Thứ bảy, cán bộ, công chức nhân viên cần có tinh thần trách nhiệm công việc, giữ vững tinh thần, đạo đức nghề nghiệp, thường xuyên học hỏi, trao dồi kiến thức, tăng cường tình đoàn kết, nâng cao trình độ chuyên môn; Thứ tám, đảm bảo nguồn kinh phí để thực hoạt động văn phòng, qua giúp cho công việc tiến hành thường xuyên liên tục; Thứ chín, cần có sách khen thưởng đẻ khích lệ tinh thần nhân tập thể có thành tích xuất sắc nhiệm vụ công tác quản lý, giải văn Trên giải pháp đề xuất nhóm công tác tổ chức quản lý giải văn UBND xã Mong rằng, giải pháp giúp ích cho việc xây dựng, quản lý giải văn UBND xã nói chung tốt hơn, hoàn thiện hơn, hiệu hơn, đại Kết luận Nước ta nước xã hội chủ nghĩa công tác xây dựng ban hành văn QLNN công tác quản lý, giải văn cần có quan tâm tốt Trong giai đoạn cải cách hành nay, đòi hỏi công tác văn thư – lưu trữ nói chung công tác quản lý giải văn nói riêng cần cải cách theo hướng khoa học, đắn, nhanh chóng, hiệu Đã có nhiều văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước ban hành để quy định điều chỉnh hoạt động quản lý giải văn quan, đơn vị cấp địa phương Có quy trình quản lý, giải văn hoàn chỉnh hơn, tốt góp phần không nhỏ vào việc thực nhiệm vụ giải công việc quan tốt hơn, qua tạo thống liên tực hoạt đông quan Từ đó, hướng đến việc xây dựng hành đại, sáng tạo, chuyên nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành văn QPPL ngày 12/11/1996; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân, năm 2004; Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Giáo trình