BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRẦN TUẤN PHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001 : 2008 TẠI CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ (PTSC MARINE) Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã đề tài: QTKDK1-19 LUẬN VĂN THẠC SỸ KỸ THUẬT CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS NGUYỄN VĂN NGHIẾN HÀ NỘI - NĂM 2013 MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Khái niệm Chất lượng 1.1.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng 1.1.3 Quản lý Chất lượng 10 1.1.4 Sự cần thiết có hệ thống quản trị chất lượng doanh nghiệp 14 1.2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001 - PHIÊN BẢN NĂM 2008 22 1.3 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HIỆU LỰC, HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 25 1.3.1 Khái niệm mục đích việc phân tích, đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng 25 1.3.2 Nội dung phương pháp phân tích, đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng 27 1.4 NHỮNG LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 31 1.5 KẾT LUẬN 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA 33 CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ (PTSC MARINE) 33 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM (PTSC) VÀ CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ (PTSC MARINE) 33 2.1.1.Thông tin chung Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu Khí Việt Nam 33 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển Tổng Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam 36 2.1.3 Thông tin chung Công ty Tàu Dịch vụ Dầu khí (PTSC Marine) 42 2.2 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ (PTSC MARINE) 47 2.2.1 Tổng quan hệ thống quản lý chất lượng 47 2.2.2 Kết việc vận hành & thực hệ thống quản lý chất lượng công ty 61 2.2.3 Kết thực Quy trình; Hiệu lực hiệu Quy trình 66 2.2.4 Kết thực công tác giải khiếu nại khách hàng, thăm dò thỏa mãn khách hàng 69 2.2.5 Kết thực Công tác báo cáo, xử lý tai nạn, cố 71 2.3 PHÂN TÍCH NHỮNG NGUYÊN NHÂN LÀM CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CHƯA PHÁT HUY HẾT HIỆU QUẢ 73 2.3.1 Cách thức xây dựng Mục tiêu An tồn – Chất lượng – Sức khỏe & Mơi trường Công ty 74 2.3.2 Việc tuân thủ, thực , hiệu lực hiệu Quy trình hoạt động 76 2.3.3 Công tác đánh giá nội 81 2.4 NHẬN XÉT CHUNG 83 2.4.1 Những thành công đạt 84 2.4.2 Những hạn chế cần khắc phục 85 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ 86 3.1 GIẢI PHÁP SỐ 86 3.2 GIẢI PHÁP SỐ 89 3.3 GIẢI PHÁP SỐ 89 3.4 GIẢI PHÁP SỐ 92 3.5 GIẢI PHÁP SỐ 94 3.6 GIẢI PHÁP SỐ 96 3.7 MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHÁC 99 3.7.1 Sử dụng Sơ đồ nhân 99 3.7.2 Áp dụng hệ thống ISO Online 101 KẾT LUẬN 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 PHỤ LỤC SỐ DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT Tập đồn Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam PTSC Tổng Công ty CP Dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam PTSC Marine Cơng ty Tàu Dịch vụ Dầu khí QLCL Quản lý chất lượng AT,CL,SK &MT An tồn, Chât lượng, Sức khỏe & Mơi trường KTVT Phòng Kỹ thuật Vật tư QLHDT Phòng Quản lý hoạt động Tàu HCTH Phịng Hành Tổng hợp NS&QLTV Phịng Nhân & Quản lý thuyền viên TM Phòng Thương mại TCKT Phịng Tài kế tốn M&H Phịng Marketing & Hợp đồng XCK Xưởng Cơ khí ĐVT Đơn vị tính VNĐ Việt Nam đồng DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 : So sánh Kiểm soát chất lượng (QC), Đảm bảo chất lượng (QA), Cải tiến chất lượng(QI) 14 B¶ng 2.1 Tổng kết hoạt động Sản xuất kinh doanh công ty năm 2010, 2011 2012 44 Bảng 2.2: Danh mục Quy trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tai Công ty 54 Bảng 2.3: Kết thực mục tiêu An toàn - Chất lượng – Sức khỏe – Môi trường năm 2011 62 Bảng 2.4: Kết thực mục tiêu An toàn - Chất lượng – Sức khỏe – Môi trường năm 2012 64 Bảng 2.5: Bảng đánh giá hiệu lực Quy trình Phịng ban & Bộ phận năm 2011 & năm 2012 - phát đợt đánh giá nội công ty (01 lần/năm) 67 Bảng 2/6: Bảng đánh giá hiệu lực Quy trình Phịng ban & Bộ phận năm 2011 & năm 2012 - phát đợt đánh giá nội Đăng kiểm DNV (01 lần/năm) 68 Bảng 2/7: Bảng tổng hợp Khiếu nại khách hàng năm 2011 2012 70 Bảng 2.8: Kết ghi nhận số cố đội tàu PTSC năm 2011&2012 72 Bảng 2.9: Kết thăm dò cách truyền đạt mục tiêu AT,AL,SK&MT 76 Bảng 2.10: Kết thăm dò cách xây dựng mục tiêu AT,CL,SK&MT 76 Bảng 2.11: Kết thăm dị tính hợp lý Quy trình 78 Bảng 2.12: Kết thăm dị tính đầy đủ tài liệu 78 Bảng 2.13: Kết thăm dị việc đọc, hiểu Quy trình CBCNV 79 Bảng 2.14: Kết thăm dò cách thức thực công việc chuyên môn 79 Bảng 2.15: Kết thăm dò lý khơng tn thủ Quy trình 80 Bảng 2.16: Kết thăm dị tính hợp lý, rõ ràng Quy trình 80 Bảng 2.17: Kết thăm dị tính đầy đủ Quy trình 80 Bảng 2.18: Kết thăm dò việc cải tiến Quy trình 81 Bảng 2.19: Kết thăm dò việc soạn thảo, ban hành Quy trình 81 Bảng 2.20: Kết thăm dị hiệu cơng tác đánh giá nội 82 Bảng 2.21: Kết thăm dị lực thành viên đồn đánh giá nội 83 Bảng 2.22: Kết thăm dị cách thức tổ chức cơng tác đánh giá nội 83 DANH MỤC CÁC ĐỒ THỊ, HÌNH VẼ Hình 1.1: Mơ hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trình 23 Hình 3.1.: Sơ đồ mơ hình nhân 100 MỞ ĐẦU Sự cấp thiết đề tài Xu hội nhập vào kinh tế khu vực giới tạo áp lực canh tranh to lớn doanh nghiệp Việt Nam Trong bối cảnh đó, để tồn phát triển, địi hỏi doanh nghiệp phải chủ động tìm kiếm giải pháp nâng cao suất khả cạnh tranh Để thích ứng với mội trường cạnh tranh xu hướng hội nhập, thời gian qua doanh nghiệp Việt Nam áp dụng nhiều công cụ quản lý vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt nhiều kết đáng khích lệ Trong đó, việc triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trở nên phổ biến áp dụng hầu hết doanh nghiệp Tuy nhiên, trình triển khai thực có khơng tổ chức chưa phát huy hết hiệu hệ thống quản lý chất lượng Được áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO từ năm 1998 đến nay, Cơng ty Tàu Dịch vụ Dầu khí (Chi nhánh Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam) đạt nhiều thành cơng hiệu quản lý Là công ty cung cấp dịch vụ tàu Dịch vụ Dầu khí hàng đầu Việt Nam, với quy mô 900 nhân viên, đội tàu gồm 22 tàu dịch vụ dầu khí đa chức áp dụng Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Kể từ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nêu trên, trách nhiệm quyền hạn phận xác định rõ ràng hơn, hoạt động kiểm soát chất lượng bước cải tiến, yêu cầu khách hàng trọng Tuy nhiên, với đặc thù kinh doanh công ty cung cấp dịch vụ nên qua thời gian, gắn liền với nhu cầu ngày khắt khe khách hàng hệ thống quản lý chất lượng Cơng ty cịn tồn điểm chưa phù hợp chưa thực phát huy hết hiệu Nhằm tìm hiểu nguyên nhân làm cho hệ thống quản lý chất lượng chưa phát huy hiệu quả, từ đưa giải pháp nâng cao hiệu quản lý áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, góp phần nâng cao hiệu quản lý lực cạnh tranh Công ty Tàu Dịch vụ Dầu khí, tác Trang giả chọn đề tài “Phân tích giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty Tàu Dịch vụ Dầu khí (PTSC Marine)” Mục tiêu đề tài Mục tiêu đề tài xác định nguyên nhân nội làm cho hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty Tàu Dịch vụ Dầu khí chưa phát huy hiệu quả, từ đưa giải pháp nâng cao hiệu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nêu trên, nhằm giúp Công ty Tàu Dịch vụ Dầu khí nâng cao suất khả cạnh tranh, quản lý ngày tốt Đối tượng phạm vi đề tài Để đạt mục tiêu trên, luận văn tiến hành phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng Công ty Tàu Dịch vụ Dầu khí, bao gồm sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, quy trình hoạt động, trình đánh giá nội bộ, hệ thống tài liệu, tình hình giải khiếu nại khách hàng, cố, báo cáo hành động điều kiện khơng an tồn, tình hình khắc phục phịng ngừa, tình hình cải tiến Phạm vi nghiên cứu luận văn giới hạn hoạt động quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cơng ty Tàu Dịch vụ Dầu khí năm 2011 đến hết năm 2012 Phương pháp thu thập thông tin xử lý liệu Để phục vụ cho việc phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng Cơng ty Tàu Dịch vụ Dầu khí xác định nguyên nhân nội làm cho hệ thống quản lý chất lượng công ty chưa hiệu quả, luận văn sử dụng thông tin thứ cấp thu thập từ hồ sơ xem xét lãnh đạo, đánh giá nội bộ, xử lý cố, khiếu nại khách hàng, khắc phục phòng ngừa, cải tiến báo cáo, số liệu thống kê công ty khỏang thời gian từ năm 2011 đến năm 2012 Ngồi ra, tác giả cịn thực thăm dị ý kiến cán công nhân viên công ty thông qua phiếu điều tra gồm 14 câu hỏi Đối tượng thăm dị tất Trưởng, phó phòng (như Trưởng phòng Kỹ thuật vật tư, Trưởng phòng An tồn, Chất lượng, Sức khỏe & Mơi trường, Trưởng phịng Quản lý hoạt động tàu, Xưởng Trang CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-01 Soát xét: 04 Ngày hiệu lực: 01/09/2013 Trang: 14 / 20 QUI TRÌNH : MUA SẮM, QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ SẢN XUẤT Biên xử lý vật tư cũ qua sử dụng hàng tháng QHSE-0301-08 Biên bàn giao vật tư cũ qua sử dụng kho Công ty QHSE-0301-09 Báo cáo tiếp nhận sử dụng nhiên liệu-dầu nhờn hàng tháng QHSE-0301-10 Danh mục vật tư tàu QHSE-0301-11 Danh mục vật tư chưa cấp theo yêu cầu 10 kèm theo copy phiếu yêu cầu cung cấp vật tư chưa cấp QHSE-0301-12 11 Báo cáo kiểm kê thiết bị hàng năm QHSE-0301-14 12 Báo cáo kiểm kê vật tư hàng năm QHSE-0301-15 Bản mền & Trước ngày mồng cứng, gửi trực hàng tháng tiếp qua email, fax Bản mền & Trước ngày mồng cứng, gửi trực hàng tháng tiếp qua email, fax Bản cứng, gửi Trước ngày mồng trực tiếp hàng tháng qua email, fax Trước ngày mồng Bản mền & tháng cứng, gửi trực Quý tiếp Bản cứng, gửi Trước ngày mồng trực tiếp hàng tháng qua email, fax Trước ngày mồng Bản cứng, gửi tháng đấu tiên trực tiếp năm qua email, fax Bản mền & Trước ngày mồng cứng, gửi trực tháng đấu tiên tiếp qua năm email, fax CÁC YÊU CẦU VỀ VIỆC LẬP VÀ TRẢ LỜI DANH MỤC VẬT TƯ CHƯA ĐƯỢC CẤP CHO TÀU THEO YÊU CẦU 7.1 Yêu cầu việc lập danh mục vật tư chưa cấp: Trưởng đơn vị yêu cầu chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ vật tư nhận tháng vào copy phiếu yêu cầu cung cấp vật tư lưu tàu để đảm bảo tính xác, đầy đủ lập danh mục vật tư chưa cấp theo yêu cầu (QHSE-0301-06) Danh mục vật tư chưa cấp theo yêu cầu lập cho trường hợp sau: - Các vật tư KHẨN CẤP liên quan đến hoạt động an toàn tàu, việc lập danh mục vật tư chưa cấp theo yêu cầu cho trường hợp này, Trưởng đơn vị yêu cầu phải chủ động liên lạc với Cán Giám sát liên quan phương tiện fax, email, điện thoại để thơng báo, cập nhật thông tin liên quan Nếu nhận thông tin cụ thể thời gian cung cấp vật tư cho tàu khơng thiết phải lập danh mục vật tư chưa cấp cho mục - Các vật tư tiêu hao thường xuyên có định mức loại vật tư dùng lẫn cho có sẵn thị trường (khơng có định mức) gửi phiếu yêu cầu trước 30 ngày kể từ thời điểm lập danh mục vật tư chưa cấp 14 CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-01 Sốt xét: 04 Ngày hiệu lực: 01/09/2013 Trang: 15 / 20 QUI TRÌNH : MUA SẮM, QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ SẢN XUẤT - - Các loại vật tư phụ tùng cho máy móc, thiết bị (kể vật tư điện) dùng để tu, bảo dưỡng thường xuyên dự phòng gửi phiếu yêu cầu trước 02 tháng kể từ thời điểm lập danh mục vật tư chưa cấp Các vật tư thông báo thời hạn dự kiến cung cấp thực tế chưa cấp vào thời hạn thông báo Đối với nhiên liệu, dầu nhớt, sơn bảo quản, vật tư phục vụ sửa chữa cấp đại tu, trung tu, sửa chữa tàu đốc liên lạc trực tiếp với cán giám sát liên quan để trả lời 7.2 Trả lời danh mục vật tư chưa cấp cho đơn vị yêu cầu: - Cán giám sát liên quan trả lời tàu văn bản, qua email trao đổi làm việc trực tiếp thời gian dự kiến cấp hàng, hạng mục không duyệt cấp, thông tin liên quan khác - Đối với Phòng Kỹ thuật – Vật tư, tiếp nhận danh mục vật tư chưa cấp cho đơn vị yêu cầu, Giám sát kỹ thuật có trách nhiệm rà sốt tính xác, hợp lệ danh mục theo quy định điều 7.1 đây, kiểm tra ghi tất hạng mục giám sát kỹ thuật không duyệt cấp, kiểm tra ghi tất phiếu yêu cầu cung cấp vật tư mà giám sát kỹ thuật không nhận sau chuyển danh mục cho giám sát vật tư Giám sát kỹ thuật phải đảm bảo phiếu yêu cầu cung cấp vật tư liệt kê hạng mục vật tư chưa cấp chuyển tới phận vật tư xử lý Giám sát vật tư trả lời danh mục vật tư chưa cấp lập theo quy định mục 7.1 hạng mục mà phiếu yêu cầu nhận từ Giám sát kỹ thuật Căn hồ sơ lưu giữ copy phiếu yêu cầu cung cấp vật tư giám sát kỹ thuật theo quy định thông tin liên quan trình xứ lý mua sắm, cấp phát vật tư, giám sát vật tư trả lời tàu văn bản, qua email trao đổi làm việc trực tiếp thời gian dự kiến cấp hàng, hạng mục không duyệt cấp, thông tin liên quan khác Trả lời danh mục vật tư chưa cấp theo yêu cầu theo mẫu QHSE-030109 8.1 QUYẾT TOÁN VẬT TƯ HÀNG THÁNG Nguyên tắc chung Các vật tư bàn giao cho đội tàu, Xưởng Cơ khí phải làm thủ tục nhập kho tàu/ XCK (làm phiếu nhập kho) Khi lấy vật tư để sử dụng phải làm thủ tục xuất kho tàu /XCK (làm phiếu xuất kho) Nếu vật tư xuất kho tàu/XCK để phục vụ sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị nhà thầu phụ bên thực phải làm Biên bàn giao vật tư cho nhà thầu phụ Sau đưa vật tư vào sử dụng Biên nghiệm thu vật tư tiến hành xử lý vật tư qua sử dụng Hàng tháng Đội tàu/ XCK phải làm Bản toán vật tư sử dụng tháng gửi Công ty đồng thời tiến hành thu gom vật tư cũ sử dụng tháng gửi kho Cơng ty 15 CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-01 Soát xét: 04 Ngày hiệu lực: 01/09/2013 Trang: 16 / 20 QUI TRÌNH : MUA SẮM, QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ SẢN XUẤT 8.2 Quyết toán vật tư 8.2.1 Lập phiếu nhập/ xuất kho tàu/XCK 8.2.1.1 Biểu mẫu số QHSE-0301-04 QHSE-0301-05 8.2.1.2 Yêu cầu - Phải có đầy đủ thông tin theo biểu mẫu - Các thông tin vật tư tên vật tư, mã số, đơn vị phải theo thông tin vật tư Công ty cung cấp - Lập phiếu nhập kho riêng cho lô vật tư tiếp nhận 8.2.1.3 Cách đánh số phiếu Nhập kho/ Xuất kho sau: o Hai ba ký tự thể tên viết tắt tàu (Ví dụ D1 tàu Dầu Khí 101, PN tàu Phong Nha, PHP tàu PTSC Hải Phòng) o Hai chữ NK XK (viết tắt từ Nhập kho Xuất Kho) o Hai chữ số hai chữ số cuối năm nhập kho/ xuất kho o Ba ký tự thể số thứ tự phiếu nhập kho/ xuất kho (tăng dần) o Ký tự cuối thể ngành nhập kho/ xuất kho (ngành máy ngành boong) Đối với ngành máy E (viết tắt từ tiếng anh “Engine”), ngành boong D (viết tắt từ tiếng anh “Deck”) o Sử dụng dấu gạch ngang (-) để ngắt quãng ký tự Riêng ký từ cuối ký tự trước khơng dùng dấu ngắt qng Ví dụ 1: số phiếu PTB-NK-13-001E Được hiểu là: Phiếu nhập kho thứ năm 2013 thuộc ngành máy tàu PTSC Thái Bình Ví dụ 2: số phiếu PN-XK-13-002D Được hiểu là: Phiếu xuất kho thứ hai năm 2013 thuộc ngành boong tàu Phong Nha 8.2.2 Lập Biên bàn giao (áp dụng giao vật tư cho nhà thầu phụ) 8.2.2.1 Biểu mẫu số QHSE-0301-06 8.2.2.2 Yêu cầu - Phải có đầy đủ thơng tin theo biểu mẫu - Các thông tin vật tư tên vật tư, mã số, đơn vị phải theo Phiều xuất kho tàu 8.2.3 Lập Biên nghiệm thu vật tư 8.2.3.1 Biểu mẫu số QHSE-0301-07 8.2.3.1 Yêu cầu - Phải có đầy đủ thơng tin theo biểu mẫu - Các thông tin vật tư tên vật tư, mã số phải theo Biên bàn giao, Phiếu xuất kho tàu 8.2.4 Lập Báo cáo xử lý vật tư cũ qua sử dụng hàng tháng 8.2.4.1 Biểu mẫu số QHSE-0301-08 8.2.4.2 Yêu cầu - Phải có đầy đủ thơng tin theo biểu mẫu 16 CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-01 Soát xét: 04 Ngày hiệu lực: 01/09/2013 Trang: 17 / 20 QUI TRÌNH : MUA SẮM, QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ SẢN XUẤT - Các thông tin vật tư tên vật tư, mã số, đơn vị phải theo tài liệu liên quan Hạng mục số lượng, đơn vị vật tư cũ, qua sử dụng phải theo biên nghiệm thu 8.2.5 Lập Báo cáo toán vật tư hàng tháng 8.2.5.1 Biểu mẫu số QHSE-0301-03 8.2.5.2 Yêu cầu - Phải có đầy đủ thông tin theo biểu mẫu - Các thông tin vật tư tên vật tư, mã số phải theo tài liệu liên quan - Hạng mục, số lượng, giá trị tồn đầu kỳ tháng báo cáo phải hạng mục, số lượng, giá trị tồn cuối kỳ tháng trước (phải sử dụng cơng thức bảng tính execl) - Lập Báo cáo tốn riêng cho phịng chức phòng KTVT, QLHĐT, ATCLSKMT, HCTH phụ trách việc cấp chủng loại vật tư cho tàu - Các tài liệu gửi kèm để chứng minh bao gồm  Các phiếu nhập kho tàu tháng báo cáo  Các phiếu xuất kho tàu tháng báo cáo  Các Biên bàn giao tháng (nếu tháng có giao vật tư cho nhà thầu phụ)  Các Biên nghiệm thu vật tư  Biên xử lý vật tư cũ, qua sử dụng tháng 8.3 Trách nhiệm tổ chức, cá nhân liên quan việc toán vật tư hàng tháng Stt Nội dung công việc Lập chịu trách nhiệm tính xác Báo cáo toán vật tư hàng tháng tài liệu liên quan quy định mục 8.2.5 nêu Đôn đốc nhắc nhở Thuyền trưởng gửi báo cáo đầy đủ, hạn Người thực hiện/ tổ chức thực Thuyền Xưởng XCK Ghi trưởng, Máy trưởng đại phó người trưởng giúp việc cho Thuyền trưởng thực cơng việc liên quan Các phịng chức Đối với Phòng KTVT, GSKT tham gia việc máy người thực công việc cấp vật tư cho tàu Đối với phịng KTVT, GSCƯVT sốt xét số liệu tài liệu liên quan đơn giá, tồn đầu kỳ, cấp Kiểm tra, soát xét, ký xác nhận Các phịng chức kỳ, chuyển kho Cơng ty báo cáo toán vật tư hàng tham gia việc kỳ, GSKT soát xét số liệu tháng cấp vật tư cho tàu tài liệu liên quan sử dụng kỳ, tồn cuối kỳ, báo cáo xử lý vật tư cũ qua sử 17 CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-01 Soát xét: 04 Ngày hiệu lực: 01/09/2013 Trang: 18 / 20 QUI TRÌNH : MUA SẮM, QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ SẢN XUẤT dụng Đối với phòng KTVT, GSKT Phê duyệt Báo cáo toán Ban Giám đốc thực việc trình tài liệu đến vật tư hàng tháng Công ty Ban Giám đốc Công ty để phê duyệt Đối với phịng KTVT, GSVT Kiểm tra, sốt xét Báo cáo chuyển Báo cáo toán sau tốn vật tư hàng tháng Phịng TCKT Ban Giám đốc Cơng ty lập số liệu kế tốn phê duyệt để phịng TCKT xử lý cơng việc QUYẾT TỐN VẬT TƯ DOCKING Trong vịng 03 ngày kể từ ngày tàu kết thúc việc sửa chữa dock, Giám sát hợp đồng sửa chữa tàu thuộc phịng KTVT có trách nhiệm phối hợp với GSCƯVT, Thuyền trưởng, Máy trưởng, Đại phó đại diện đơn vị sửa chữa lập Báo cáo toán vật tư sử dụng dock bao gồm tài liệu sau:  Báo cáo toán vật tư sử dụng dock (mẫu QHSE 0301-15)  Các phiếu nhập kho tàu vật tư phục vụ sửa chữa tàu dock (mẫu QHSE 0301-04)  Các phiếu xuất kho tàu vật tư phục vụ sửa chữa tàu dock (mẫu QHSE 0301-05)  Các Biên bàn giao vật tư cho nhà thầu phụ (mẫu QHSE 0301-06)  Các Biên nghiệm thu vật tư (mẫu QHSE 0301-07)  Biên xử lý vật tư cũ, qua sử dụng thời gian sửa chữa dock (mẫu QHSE 0301-16)  Biên bàn giao vật tư cũ qua sử dụng kho Công ty (mẫu QHSE 0301-09)  Báo cáo giải trình Giám sát hợp đồng, Thuyền trưởng, Máy trưởng, Đại phó lượng vật tư dư thừa sau dock (nếu có)  Báo cáo đề xuất phòng KTVT việc nhập lại kho nguyên giá trị phần vật tư dư thừa sau dock (nếu có) Ghi chú: Trách nhiệm tổ chức, cá nhân trng việc toán vật tư docking quy định mục 8.3 nêu trên, nhiên Giám sát hợp đồng (GSHĐ) thực nhiệm vụ GSKT 10 DI CHUYỂN VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ Khi có nhu cầu di chuyển vật tư, trang thiết bị cịn giá trị sử dụng lập Phiếu di chuyển vật tư theo mẫu số QHSE 0301-02 Cách đánh số phiếu di chuyển vật tư sau: o Hai ba ký tự thể tên viết tắt tàu (Ví dụ D1 tàu Dầu Khí 101, PN tàu Phong Nha, PHP tàu PTSC Hải Phòng) o Hai chữ MT (viết tắt từ tiếng anh “Material Transfer”) o Hai chữ số hai chữ số cuối năm yêu cầu 18 CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-01 Soát xét: 04 Ngày hiệu lực: 01/09/2013 Trang: 19 / 20 QUI TRÌNH : MUA SẮM, QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ SẢN XUẤT o Ba ký tự thể số thứ tự phiếu yêu cầu (tăng dần) o Ký tự cuối thể ngành yêu cầu (ngành máy ngành boong) Đối với ngành máy E (viết tắt từ tiếng anh “Engine”), ngành boong D (viết tắt từ tiếng anh “Deck” o Sử dụng dấu gạch ngang (-) để ngắt quãng ký tự Riêng ký từ cuối ký tự trước khơng dùng dấu ngắt quãng Ví dụ: số phiếu PTB-MT-13-001E Được hiểu là: Phiếu yêu di chuyển vật tư thứ năm 2013 thuộc ngành máy tàu PTSC Thái Bình Ghi chú: vật tư mới, chưa qua sử dụng, có giá trị theo dõi sổ sách có cầu di chuyển từ đơn vị sang đơn vị khác GSVT phải làm thủ tục nhập lại kho Cơng ty sau làm thủ tục xuất kho 11 ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC NHÀ CUNG CẤP Thực theo quy trình Thuê, qủan lý sử dụng dịch vụ bên ngòai (QHSE-GE-11) 12 XỬ LÝ VẬT TƯ, THIẾT BỊ CŨ HỎNG TẠI KHO CÔNG TY Khi tiếp nhận vật tư cũ qua sử dụng từ đơn vị sử dụng gửi kho Công ty, Thủ kho phải lập Danh mục vật tư cũ, qua sử dụng lưu kho Công ty mẫu biểu số QHSE 0301-19 Định kỳ hàng quý, Thủ kho gửi Danh mục vật tư cũ, qua sử dụng lưu kho Cơng ty cho phịng TCKT với Biên bàn giao vật tư cũ qua sử dụng kho Công ty (mẫu số QHSE 0301-08) phòng TCKT để theo dõi, xử lý Phòng TCKT làm đầu mối xử lý vật tư cũ qua sử dụng lưu kho Công ty theo định kỳ hàng năm theo phương án xử lý sau: - Đối loại vật tư/ thiết bị khơng thuộc đầu tài sản, có giá trị nhỏ xem xét tiến hành bán phế liệu - Đối với loại thiết bị thuộc đầu tài sản Cơng ty bán lý theo quy định hành nhà nước 13 Stt LƯU HỒ SƠ: Tên hồ sơ Tổ chức/ Cá nhân lưu Phiếu yêu cầu cung cấp Giám sát kỹ thuật vật tư -bản copy (bản gốc chuyển Phòng TCKT làm thủ tục toán) Báo cáo vật tư Giám sát kỹ thuật (bản tồn đọng chưa cấp gốc); 01 copy chuyển Giám sát cung ứng vật tư để trả lời tàu Báo cáo toán vật Phòng TCKT lưu tư hàng tháng tài gốc (sau Ban 19 Phương pháp lưu Theo tên tàu Thời gian lưu 01 năm Theo tên 01 năm tàu Theo tên 05 năm tàu CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-01 Soát xét: 04 Ngày hiệu lực: 01/09/2013 Trang: 20 / 20 QUI TRÌNH : MUA SẮM, QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ SẢN XUẤT liệu liên quan Các hồ sơ khác Giám đốc Cơng ty phê duyệt) Phịng KTVT lưu máy vi tính Theo quy định hành Công ty 11 Các biểu mẫu: 11.1 Phiếu yêu cầu cung cấp vật tư: 11.2 Phiếu di chuyển vật tư – thiết bị: 11.3 Báo cáo toán vật tư hàng tháng: 11.4 Phiếu nhập kho 11.5 Phiếu xuất kho 11.6 Biên bàn giao 11.7 Biên nghiệm thu vật tư 11.8 Biên xử lý vật tư cũ qua sử dụng hãng tháng 11.9 Biên bàn giao vật tư cũ qua sử dụng kho Công ty 11.10 Báo cáo tiếp nhận sử dụng nhiên liệu- dầu nhờn hàng tháng 11.11 Danh mục vật tư tàu 11.12 Danh mục vật tư chưa cấp theo yêu cầu 11.13 Thông báo xử lý vật tư chưa cấp theo yêu cầu 11.14 Báo cáo kiểm kê trang thiết bị hàng năm 11.15 Báo cáo kiểm kê vật tư hàng năm 11.16 Phiếu nhập kho Công ty 11.17 Phiếu xuất kho Công ty 11.18 Tổng hợp vật tư tồn kho 11.19 Danh mục vật tư cũ quy sử dụng lưu kho Công ty 20 QHSE-0301-01 QHSE-0301-02 QHSE-0301-03 QHSE-0301-04 QHSE-0301-05 QHSE-0301-06 QHSE-0301-07 QHSE-0301-08 QHSE-0301-09 QHSE-0301-10 QHSE-0301-11 QHSE-0301-12 QHSE-0301-13 QHSE-0301-14 QHSE-0301-15 QHSE-0301-16 QHSE-0301-17 QHSE-0301-18 QHSE-0301-19 CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE Á Các yêu cầu:  Yêu cầu 1.4 Các yêu cầu chức hệ thống quản lý an toàn Bộ luật ISM  Yệu cầu 7.4: Yêu cầu 4.4.6 Kiểm soát điều hành Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 DỰ THẢO QUY TRÌNH HỐN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN QHSE-03-06 02 Lần soát xét 01.8.2013 Ngày hiệu lực Nguyễn Phú Vang Vũ Minh Lai Nguyễn Thanh Hải Đỗ Quốc Hoan Phòng KTVT PGĐ Phụ trách DPA/ QEMR Giám đốc Công ty Soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-06 Sốt xét: 02 Ngày hiệu lực: 01/8/2013 Trang: / QUI TRÌNH : HỐN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI S.t.t 01 02 Ngày sửa đổi 29/10/2012 01.8.2013 Vị trí sửa đổi (trang) Nội dung sửa đổi Sửa đổi tên quy trình thành “Quy trình hốn cải, nâng cấp trang thiết bị tàu biển” Sửa đổi đối tượng áp dụng: Thêm đối tượng áp dụng cá nhân liên quan đến việc hoán cải, nâng cấp; bổ sung tài liệu liên quan vế quy định hành Bộ GTVT… 3; Thêm số định nghĩa: “hoán cải lớn”; “Hoán cải nhỏ”, “nâng cấp” 4; 5; 6; Sửa đổi lưu đồ, làm rõ nội dung lưu đồ 7; Sửa đổi thời hạn lưu hồ sơ từ 01 năm thành 05 năm Trang mục 4.7 4: Sửa đổi “10” thành “30” Ghi CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-06 Soát xét: 02 Ngày hiệu lực: 01/8/2013 Trang: / QUI TRÌNH : HỐN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN MỤC ĐÍCH - Nhằm quy định phương pháp thống cho việc triển khai hoán cải, nâng cấp trang thiết bị đội tàu, đáp ứng yêu cầu sản xuất, tuân thủ yêu cầu bổ sung quan quản lý Nhà Nước luật Quốc tế… ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG - Các Phịng chức có liên quan - Các tàu PTSC Marine quản lý - Xưởng Cơ khí sửa chữa - Các cá nhân có liên quan đến việc hoán cải, nâng cấp trang thiết bị tàu biển Công ty tàu Dịch vụ Dầu khí quản lý - - TÀI LIỆU LIÊN QUAN Các Quy định, Quyết định hành Nhà Nước Việt Nam, quyền hành chính, Tập Đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tổng Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam, Cơng ty Tàu Dịch vụ Dầu khí Các Qui trình quản lý hành áp dụng Công ty Tàu Dịch Vụ Dầu khí Quy trình mua sắm cấp phát vật tư QHSE-03-01; Quy trình sửa chữa đầu bến QHSE-03-02; Các quy định hành Bộ GTVT quy chuẩn kỹ thuật quốc gia “Quy phạm phân cấp đóng tàu biển vỏ thép”; quy chuẩn khác công tác Đăng kiểm tàu biển Bộ luật ISM, SOLAS, MARPOL… ĐỊNH NGHĨA 4.1 “Đơn vị có yêu cầu” tàu PTSC, Xưởng Cơ khí., Phịng chức 4.2 “Cán giám sát’’: nhân viên Phòng chức giao nhiệm vụ, thực công việc Trưởng Phịng phân cơng 4.3 “Đơn vị cung cấp dịch vụ’’: đơn vị cung cấp thực công việc hốn cải, lắp đặt trang thiết bị cho Cơng ty 4.4 “Hoán cải”: Thay đổi thiết bị/hệ thống theo chiều hướng tốt không làm ảnh hưởng đến đặc tính thiết bị/hệ thống 4.5 “Hốn cải lớn” việc làm cho tàu có thay đổi đáng kể kích thước khả chở hàng tàu; thay đổi loại tàu/công dụng; nâng cấp tàu CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-06 Soát xét: 02 Ngày hiệu lực: 01/8/2013 Trang: / QUI TRÌNH : HOÁN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN 4.6 “Nâng cấp”: Cải tạo, thay đổi thiết bị/hệ thống để nâng chất lượng lên mức cao hơn, tăng tính thiết bị/hệ thống 4.7 “Tài sản” thiết bị (hoặc cụm thiết bị hồn chỉnh), có giá trị 30 triệu VNĐ, thời gian sử dụng lớn năm TRÁCH NHIỆM Trưởng phòng ban chức chịu trách nhiệm việc kiểm tra xác nhận nhu cầu hoán cải lắp đặt thay trang thiết bị lĩnh vực liên quan đến phòng LƯU ĐỒ HOÁN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN Trách nhiệm Đơn vị yêu cầu Diễn giải Tiến trình thực Xác định nhu cầu/yêu cầu, báo cáo đề xuất 6.1 Không chấp nhận Kiểm tra, xác nhận u cầu Phịng chức 6.2 Chấp nhận Khơng chấp nhận Ban Giám đốc Cty Phê duyệt yêu cầu 6.3 Khơng chấp nhận Phịng Chức năng/Ban GĐ Cty/Tổng Cty Lập báo cáo trình cấp có thẩm quyền (Cơng ty/Tổng Cty) phê duyệt Chấp nhận 6.4 CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-06 Soát xét: 02 Ngày hiệu lực: 01/8/2013 Trang: / QUI TRÌNH : HỐN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN Phòng Chức năng/Ban GĐ Cty Phòng chức năng, đơn vị yêu cầu cán giám sát Đơn vị yêu cầu/Phòng Chức năng/Ban GĐ Cty Lập hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền (Cty/Đăng kiểm) phê duyệt + Triển khai thực yêu cầu: - Tổ chức mua sắm vật tư thiết bị/ mua sắm dịch vụ thực hiện/ tổ chức thực cơng tác hốn cải, nâng cấp theo quy định hành (QHSE 0301, QHSE 0302) - Thử nghiệm thu, hướng dẫn vận hành, cập nhật danh mục trang thiết bị Lập báo cáo kết trình cấp có thẩm quyền (Giám đốc Cty/Tổng GĐ) Phòng chức năng, tàu/Ban GĐ Lưu hồ sơ Kết thúc quy trình 6.5 6.6 6.7 6.8 GIẢI THÍCH LƯU ĐỒ 6.1 Đơn vị yêu cầu gửi phiếu yêu cầu (mẫu QHSE 03-01-01) đến Phòng chức đề nghị hoán cải, nâng cấp trang thiết bị, phục vụ sản xuất, thay đổi để đáp ứng quy định mới, yêu cầu Khách hàng,/nhu cầu tiềm Khách hàng…Nhu cầu hoán cải, nâng cấp trang thiết bị phân thành hai trường hợp dựa sở sau: 6.1.1 Yêu cầu hoán cải, nâng cấp trang thiết bị đột xuất: + Do yêu cầu khách hàng, phục vụ họat động sản xuất kinh doanh Công ty + Do yêu cầu bổ sung quy định nhà nước, công uớc quốc tế, luật hàng hải liên quan… CƠNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-06 Soát xét: 02 Ngày hiệu lực: 01/8/2013 Trang: / QUI TRÌNH : HOÁN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN 6.1.2 Yêu cầu hoán cải, nâng cấp trang thiết bị theo kế họach: + Do yêu cầu dài hạn đón đầu nhu cầu khách hàng + Nâng cấp kỹ thuật hệ thống, trang thiết bị, phục vụ họat động sản xuất kinh doanh Công ty + Do yêu cầu bổ sung quy định nhà nước, công uớc quốc tế, luật hàng hải liên quan… Trưởng đơn vị có yêu cầu, hàng năm qúy I, trước ngày 30/3 phải gửi báo cáo đề xuất yêu cầu hoán cải, nâng cấp thiết bị đến Phòng chức liên quan để xem xét, lập kế họach trình cấp phê duyệt (QHSE-03-06-01) 6.2 Phòng chức (cán giám sát) kiểm tra, xem xét yêu cầu (căn theo nhu cầu sản xuất, quy trình, quy phạm, kỹ thuật…) 6.2.1 Nếu xét thấy u cầu phù hợp: Phịng chức phân tích, đánh giá, lập kế họach trình Ban Giám Đốc Cơng ty phê duyệt 6.2.2 Trường hợp xét thấy yêu cầu không phù hợp so với điều kiện thực tế có phương án khác tốt hơn: chuyển trả về, giải thích lý cho đơn vị yêu cầu 6.2.3 Đối với trường hợp hoán cải, nâng cấp trang thiết bị theo kế họach: Phòng chức tổng hợp yêu cầu, phân tích lập kế họach trình Ban Giám đốc Công ty, Tổng Công ty phê duyệt Kế họach triển khai thực vào năm phụ thuộc vào tính chất, mức độ nhu cầu tính chất dự án 6.3 Phê duyệt yêu cầu: 6.3.1 Ban Giám đốc phê duyệt: Có trường hợp xảy ra: + Trường hợp 1: Phạm vi công việc sửa chữa hoán cải, nâng cấp trang thiết bị tàu biển có quy mơ lớn, địi hỏi phải trình Tổng cơng ty Phịng chức năng/Ban Giám đốc làm báo cáo trình Tổng Cơng Ty phê duyệt (bước 6.4) + Trường hợp 2: Phạm vi công việc thuộc thẩm quyền Giám đốc Cơng ty chuyển sang bước 6.5 6.3.2 Nếu Ban Giám đốc Công ty xét thấy yêu cầu không phù hợp chưa rõ ràng, chuyển trả hồ sơ lại để Phịng chức thực theo yêu cầu 6.4 Lập báo cáo trình Tổng Công ty phê duyệt 6.4.1 Tổng Công ty phê duyệt, chuyển sang bước 6.5 6.4.2 Tổng Công ty xét thấy yêu cầu không phù hợp chưa rõ ràng, chuyển trả hồ sơ lại để Cơng ty thực theo yêu cầu 6.5 Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật trình cấp có thẩm quyền phê duyệt: Trách nhiệm: + Giám đốc Công ty (hoặc người phân cơng): phê duyệt thiết kế hốn cải khơng thuộc phạm vi kiểm tra Đăng kiểm CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-06 Soát xét: 02 Ngày hiệu lực: 01/8/2013 Trang: / QUI TRÌNH : HỐN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN + Cơ quan phân cấp: phê duyệt thiết kế, nâng cấp trang thiết bị thuộc phạm vi kiểm tra, giám sát Đăng kiểm + Trường hợp 1: Nâng cấp cách thay thiết bị: chuyển sang bước 6.6 + Trường hợp 2: Nâng cấp có liên quan đến hốn cải hệ thống, cần thiết phải lập Hồ sơ thiết kế, tùy theo trường hợp cụ thể, công việc triển khai sau: 6.5.1 Phòng chức phối hợp với đơn vị yêu cầu tự thực trình Ban Giám đốc phê duyệt 6.5.2 Trường hợp Phòng chức đơn vị u cầu khơng tự thực tiến hành lựa chọn Nhà thầu phụ thực công việc theo quy trình QHSE 03-02 Trình thiết kế lên Cơ quan có thẩm quyền (nếu yêu cầu) phê duyệt 6.6 Tổ chức thực 6.6.1 Triển khai mua vật tư, thiết bị theo quy trình QHSE 03-01, cấp cho tàu 6.6.2 Triển khai công việc lắp đặt thay thế: - Tàu tự tổ chức thực - Trường hợp tàu khơng tự tổ chức thực Phịng chức tiến hành lựa chọn Nhà thầu phụ thực cơng việc theo quy trình QHSE 03-02 theo luật đấu thầu 6.6.3 Sau hồn thành cơng việc hốn cải, nâng cấp trang thiết bị, đơn vị cung cấp dịch vụ/ Phòng chức năng/tàu lập biên nghiệm thu, bàn giao máy móc, thiết bị cho tàu để khai thác kèm theo tài liệu, hồ sơ kỹ thuật hướng dẫn cần thiết 6.6.4 Thuyền trưởng lập biên kiểm tra cơng việc lắp đặt hốn cải trang thiết bị (QHSE0306-02) để lưu hồ sơ, cập nhật vào Danh mục trang thiết bị tàu, đồng thời chịu trách nhiệm việc khai thác, bảo quản máy móc, trang thiết bị, tài liệu/hồ sơ kỹ thuật bàn giao đảm bảo yêu cầu 6.7 Lập báo cáo kết nâng cấp, hốn cải gửi cấp có thẩm quyền Sau hoàn thành bước 6.6, tùy theo mức độ cơng việc, Phịng chức lập báo cáo kết gửi tới Ban Giám đốc Công ty/ Tổng Cơng ty (form QHSE-0306-03) 6.8 Quyết tốn cơng việc/Lưu hồ sơ Phịng chức hồn tất thủ tục liên quan đến cơng tác nâng cấp hốn cải trang thiết bị tàu biển theo quy định CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ QHSE QHSE-03-06 Soát xét: 02 Ngày hiệu lực: 01/8/2013 Trang: / QUI TRÌNH : HỐN CẢI, NÂNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TÀU BIỂN 6.8.1 LƯU HỒ SƠ: Stt Tên hồ sơ Thời gian lưu Phiếu yêu cầu sửa chữa cung Phòng chức liên Theo tên 05 năm ứng dịch vụ (QHSE 03-02-01) quan đơn vị yêu cầu Báo cáo đề xuất hoán cải, nâng cấp trang thiết bị tàu biển (QHSE-GE05-06) Bảng tổng hợp nhu cầu hoán cải, nâng cấp trang thiết bị đội tàu (QHSE-03-06-01) Biên kiểm tra lắp đặt hoán cải, nâng cấp trang thiết bị (QHSE-03-06-02) Báo cáo kết cơng việc hốn cải nâng cấp (QHSE-0306-03) Tài liệu nhà sản xuất (hướng dẫn sử dụng, bảo qủan, đặt vật tư…) Các hồ sơ khác (neu có) Đơn vị lưu Phương pháp lưu Tàu/phòng chức Lưu theo qủan lý thống hệ 05 năm Phòng chức Lưu theo thống hệ 05 năm Tàu/ phòng chức Lưu theo thống hệ 05 năm Tàu/ phòng chức Lưu theo hệ thống Lưu theo hệ thống 05 năm Tàu/ phòng chức Theo quy định hành Công ty Dài hạn