Tiểu luận: Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBND huyện quỳnh lưu

35 629 1
Tiểu luận: Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBND huyện quỳnh lưu

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục nghiên cứu 2 Chương 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU. 3 1.1 Cơ sở lý luận chung 3 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 3 1.1.2 Vị trí và tác dụng của công tác văn thư 3 1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.4 Ý nghĩa của công tác văn thư 6 1.2 Khái quát về UBND huyện Quỳnh Lưu 6 1.2.1 Tổng quát về UBND huyện Quỳnh Lưu 6 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị 9 Chương 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU 13 2.1 Công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu 13 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 13 2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu 13 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu 14 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến 16 2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi 18 2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức. 21 2.3 Ưu điểm, nhược điểm 21 2.3.1 Ưu điểm 21 2.3.2 Nhược điểm 22 Chương 3:GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU 24 3.1 Ưu điểm, nhược điểm 24 3.2 Nguyên nhân 24 3.2.1 Nguyên nhân chủ quan 24 3.2.2 Nguyên nhân khách quan 25 3.3 Giải pháp 25 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

LỜI CAM ĐOAN Để hoàn thành tiểu luận kết thúc học phần này, có tham khảo số tài liệu liên quan đến nghành Văn Thư – Lưu Trữ nói chung Công tác Văn Thư nói riêng Tôi cam đoan đề tài thực hiện, thông tin, số liệu nghiên cứu “ Thực trạng giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu” thật Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nôi dung đề tài nghiên cứu Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà giúp đỡ, bảo dù hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp người khác Lời em xin phép gửi lời cám ơn sâu sắc đến cô TS Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên môn “ Phương pháp nghiên cứu khoa học” tận tâm hướng dẫn trang bị cho chúng em kiến thức, kĩ cần có để hoàn thành đề tài nghiên cứu Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến tập thể bác, cô, anh chị UBND huyện Quỳnh Lưu hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện cho em suốt trình tìm hiểu thu thập tài liệu để em hoàn thành tiểu luận Tuy nhiên, trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài, kiến thức chuyên nghành em hạn hẹp nên em tránh khỏi việc thiếu sót tìm hiểu, trình bày đánh giá nghiên cứu công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu Em mong nhận đóng góp ý kiến từ phía thầy, cô giáo bạn nghiên cứu em để nghiên cứu em đầy đủ hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ai dù đâu xa cuối nơi muốn quê hương, nơi mà sinh Đứng trước tình hình phát triển thời đại muốn đóng góp chút sức lực để làm cho quê hương thêm giàu đẹp hơn, phát triển Công tác văn thư chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu thời gian qua có đóng góp tích cực vào kết hoạt động công tác văn phòng, nhiên, bên cạnh tồn điểm thiếu sót Với đề tài nghiên cứu “Thực trạng giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu” muốn đóng góp chút sức vào việc nghiên cứu thực trạng công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu qua đưa số giải pháp, kiến nghị để nhằm hoàn thiện công tác văn thư quê Lịch sử nghiên cứu Công tác văn thư hoạt động quan trọng Đã có nhiều người nghiên cứu đề tài nên không xa lạ người, nhiên dó dừng lại trình nghiên cứu chung máy của cấp chưa sâu vào nghiên cứu công tác công việc cấp, ban, đơn vị Vì vậy, đề tài tập trung nghiên cứu công tác văn thư UBND huyện Mục tiêu nghiên cứu Qua việc nghiên cứu đề tài “Thực trạng giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu” Qua nhằm xác định ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư quan, mặt tốt hạn chế, mặt tích cực tiêu cực công tác văn thư huyện Từ tìm nguyên nhân giải pháp khắc phục để nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu *Đối tượng nghiên cứu Thực trạng giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu *Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Nghiên cứu giai đoạn 2012 – 2014 Về không gian: Nghiên cứu UBND huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An Phương pháp nghiên cứu Để thực hoàn thành tốt nghiên cứu có sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp nghiên cứu công tác thư viện: kế thừa tài liệu, thông tin có, tìm hiểu điều cần thiết cho tiểu luận Phương pháp khảo sát thực tiễn, phương pháp điều tra, phương pháp phân tích, phương pháp thống kê, phương pháp thu thập tài liệu, phương pháp xếp, phương pháp so sánh đánh giá, phương pháp logic Bố cục nghiên cứu Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 03 chương sau: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU 1.1 Cơ sở lý luận chung 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư toàn công việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức 1.1.2 Vị trí tác dụng công tác văn thư *Vị trí: Hiện nay, văn phương tiện thông tin, liên lạc tổ chức, quan dùng để ghi chép truyền đạt thông tin từ nơi qua nơi khác, phục vụ cho lãnh đạo điều hành đạo tất mặt công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ vủa quan, tổ chức Đảng, trị - xã hội dù lớn hay nhỏ Dưới phát triển cách nhanh chóng xã hội, nhu cầu tư người ngày phát triển, phong phú theo từ hình thành hình thức văn soạn thảo, phê duyệt, ký văn bản, chuyển, tiếp nhận văn ……… Công tác văn thư công tác quan trọng thiếu việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Sử dụng loại văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, báo cáo, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại hoạt động, kiện diễn hoạt động ngày để kịp thời phát sai sót để khắc phục cách nhanh *Tác dụng: Công tác văn thư quan trọng, nhằm đảm bảo cho tất hoạt động quản lý quan Trong tất hoạt động quan từ việc đề chủ trương, sách đến việc xây dựng kế hoạch, phản ánh, nêu kiến nghị với cấp Tất vấn đề công tác văn thư đóng vai trò quan trọng Công tác văn thư góp phần quan trọng cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích kinh tế, trị, văn hóa, xã hội Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc, xử lý giải nhanh chóng giúp đáp ứng yêu cầu tổ chức, quan, nhân Hồ sơ, tài liệu phương tiện thiếu công tác theo dõi, kiểm tr xử lý cho tất cán bộ, công chức để nhằm xử lý công việc cách có hệ thống để từ đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt công tác quản lý công việc Công tác văn thư công cụ để nhằm kiểm soát thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần gìn giữ cứ, chứng hoạt động tổ chức, quan, cá nhân phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát phòng bệnh tệ nạn quan liêu giấy tờ Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư *Trong trình thực công tác văn thư quan, tổ chức cần đảm bảo yêu cầu sau: Tính nhanh chóng: Là yêu cầu hiệu suất công tác văn thư Quá trình giải công việc quan, tổ chức Đảng trị - xã hội phụ thuộc nhiều vào việc tổ chức văn bản, xây dựng văn giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét đến mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng văn để xây dựng ban hành văn cách nhanh chóng nhất, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để chậm việc, sai sót đồng thời phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn Tính xác: Chính xác nội dung, cách thức, nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, số liệu đầy đủ, chứng đầy đủ, dẫn chứng phải trung thực Văn phải ban hành thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức Đảng tổ chức trị - xã hôi quy định Ngoài có xác nghiệp vụ văn thư, thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ soạn thảo văn bản, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ …………… Tính bí mật: bí mật yêu cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị công tác văn thư Trong số văn đến, văn đi, công văn quan, tổ chức Đảng, trị - xã hội có số nội dung, vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng nhà nước, chiến lược phát triển công ti ……Để đảm bảo yêu cầu cần phải thực văn đạo Đảng Nhà nước việc bố trí phòng làm việc, sử dụng máy tính, lựa chọn cán văn thư tiêu chuẩn, …… Tính thận trọng: Đó yêu cầu công tác văn thư Trước làm hay đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt công việc văn thư lại cần phải trọng hơn, phát sai sót quan, tổ chức văn bản, hay việc sử dụng sai quy định dấu Tính thận trọng cán công tác văn thư giúp họ có ý kiến, kiến nghị chắn nhất, tránh sai phạm không đáng có Tính ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp, gọn gàng gắn liền người làm văn thư Làm văn thư phải tiếp xúc nhiều với giấy tờ, công văn, nôi dung phức tạp, nên không ngăn nắp, gọn gàng ảnh hưởng lớn đến công việc để lại hậu không đáng có Ngoài người làm công tác văn thư không làm việc với người mà nhiều người thêm phải tiếp xúc với nhiều người tới liên hệ công việc xin giấy giới thiệu, đóng giấu giấy tờ, tra tìm văn ………… Vì người làm công tác văn thư cần đến ngăn nắp, gọn gàng Tính đại: Việc thực công tác văn thư thường gắn liền với phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Hiện đại hóa công tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành yêu cầu cấp bách quan, tổ chức Đảng, trị xã hội Tuy nhiên, trình đại hóa công tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện tổ chức quan Nói đến đại hóa công tác văn thư nói đến việc sử dụng công nghệ thông tin công tác văn thư sử dụng trang thiết bị văn phòng đại 1.1.4 Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư có ý nghĩa vô quan trọng Làm tốt công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức Đảng, trị - xã hội Công tác văn thư gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Nên làm tốt công tác văn thư giúp quan, tổ chức Đảng, trị - xã hội đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm việc, sai sót, tránh tệ nạn quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành Góp phần gìn giữ bí mật Đảng Nhà nước Mọi chủ trương, đường lối, phương hướng, chiến lược tổ chức Đảng Nhà nước phản ánh văn Việc gìn giữ bí mật, tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý chặt chẽ văn bản, gửi văn đối tượng, không để thất lạc hay góp phần gìn giữ bí mật quan, tổ chức Đảng Nhà nước,… Đảm bảo gìn giữu đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức cấp, lãnh đạo Nếu tài liệu đầy đủ, xác cần thiết chứng pháp lý quan, tạo điều kiện cho công tác văn thư Tài liệu hình thành quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên cho lưu trữ hành, lưu trữ cấp ủy, trị - xã hội Vì việc làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ văn hóa, giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ nộp vào giúp cho công tác lưu trữ thuận lợi công việc phân loại, thống kê, bảo quản giúp cho trình khai thác bảo quản thông tin lâu dài sau 1.2 Khái quát UBND huyện Quỳnh Lưu 1.2.1 Tổng quát UBND huyện Quỳnh Lưu *Quỳnh Lưu huyện thuộc phía bắc tỉnh Nghệ An: Diện tích đất tự nhiên: 60.706 10 UBND tỉnh, sổ đăng ký UBND huyện, sổ đăng ký văn trung ương, sổ đăng ký văn đến sở ban nghành, sổ đăng ký định UBND tỉnh, sổ đăng ký văn mật khẩn Mẫu bìa sổ đăng ký công văn đến: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỲNH LƯU SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: ……… Từ số …… đến số …… Từ ngày …… đến ngày …… Quyển số: …… Phần đăng ký bên trong: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng VB Tên loại trích yếu nội dung văn Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Cách ghi: Ngày, tháng, năm văn đên Số thứ tự văn đến Cơ quan ban hành văn đến Số ký hiệu văn đến cần theo dõi Ngày, tháng, năm đăng ký theo dõi Tóm tắt nội dung cần giải Đơn vị cá nhân giải văn đến Xác nhận quan, cá nhân giải văn 21 Những điều cần thiết khác *Trình, chuyển giao văn đến: Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhận giải Văn băn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải đảm bảo nhanh chóng, xác, người có trách nhiệm giải văn phải giữ bí mật nội dung văn *Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Chủ tịch UBND có trách nhiệm giải kịp thời văn đến Chủ tịch UBND giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành người có trách nhiệm thực công việc sau: Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết; Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; Ngoài ra, UBND huyện Quỳnh Lưu theo dõi giải đơn thư, khiếu nại, tố cáo công dân gửi đến UBND huyện; 2.2.3 Công tác quản lý văn Số lượng văn gửi UBND huyện trung bình năm có khoảng 340 đến 350 văn bản; Mọi văn phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Tất văn phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Quy trình phát hành văn đi: *Trình ký văn đi: Văn sau thảo duyệt, đánh máy trình cho chủ tịch, phó chủ tịch người chủ quyền ký thức văn phòng ban phòng ban tự trình ký Thông thường văn không ký tập trung, thống nhất; *Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày tháng văn Trước ghi số ngày tháng văn phải cán văn thư kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức Khi hình thức, thể thức đầy đủ 22 ghi số, ký hiệu, ngày tháng; Số đánh theo tên loại văn số 01 ngày đến số cuối ngày cuối năm Ví dụ: Số 01/BC-UBND … *Đóng dấu quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn bản: Văn xác nhận đầy đủ thể thức, có chữ ký người có thẩm quyền văn thư đóng dấu văn *Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn thực theo nguyên tắc tập trung đầu mối tức văn sau phòng ban thuộc huyện soạn thảo mang đến phòng văn thư, cán văn thư kiểm tra thể thức văn trình lãnh đạo xem xét cho ý kiến sau ghi số ngày tháng vào văn đăng ký vào sổ công văn nhằm quản lý chặt chẽ văn tránh mát, thất lạc nhằm phục vụ cho nhu cầu tìm văn nhanh chóng Mẫu bìa sổ đăng ký văn đi: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỲNH LƯU SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm: …… Từ số: …… đến số …… Từ ngày …… đến ngày …… Quyển số: …… Phần đăng ký bên số: 23 Số Ngày ký tháng hiệu Tên loại Người Nơi trích yếu ký nhận nội dung Đơn vị Số người nhận lượng lưu Ghi Cách ghi: Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tóm tắt nội dung văn Người nhận văn Cơ quan, cá nhân nhận văn Cơ quan bảo quản văn Số văn Những điều cần thiết khác *Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: Làm thủ tục ban hành văn thư xin lệnh tem đủ số lượng văn gửi ngoài, thường sử dụng loại bì in sẵn, bì có số thông tin tên ủy ban, từ kính gửi Văn chuyển nhanh Fax qua mạng để thông tin nhanh; *Sắp xếp, bảo quản phục sử dụng lưu: Bản lưu xếp theo loại văn loại văn xếp theo số, ngày tháng văn bản, xếp từ nhỏ đến lớn Sau xếp mang để vào tủ bảo quản; 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu Ở UBND huyện Quỳnh Lưu có loại dấu: Dấu Ủy ban, dấu HĐND, dấu tên, dấu văn phòng, dấu đến, dấu khẩn, dấu chức danh, dấu mật Dấu bảo quản tủ bảo quản cận thận; Cơ quan văn thư giao quản lý sử dụng dấu tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Việc sử dụng dấu quan: Chỉ phép đóng dấu vào loại 24 văn có chữ ký người có thẩm quyền Việc đóng dấu văn quan phải đóng ngắn, rõ ràng, chiều, mực dấu quy định; Đóng dấu lên chữ ký trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục 2.2.5 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan tổ chức UBND huyện Quỳnh Lưu ban hành danh mục phòng ban UBND huyện chưa có danh mục hồ sơ, quan nguồn tài liệu nộp tiến hành nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ huyện; Đến quan đăng ký hoàn thiện hồ sơ lưu trữ kho lưu trữ huyện 2.3 Ưu điểm, nhược điểm 2.3.1 Ưu điểm Thời gian gần đây, công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu có nhiều biến chuyển tốt Nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, việc đạo, điều hành thực thi công vụ quan, tổ chức có thay đổi; Công tác ban hành văn ban đạo triển khai hoạt động văn thư UBND huyện quan tâm, tạo sở pháp lý, định hướng cho hoạt động văn thư huyện có trọng tâm, trọng điêm phù hợp với tình hình thực tiên; Công tác tổ chức, cán nghành, cấp trọng cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước; Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư đẩy mạnh; Các hoạt động nghiệp vụ văn thư bước vào nề nếp Nhìn chung quan, tổ chức, địa phương thực tương đối quy định hành nhà nước quản lý văn bản, soạn thảo ban hành văn bản; việc lập hồ sơ công việc số quan trọng triển thực hiện; hoạt 25 động nghiệp vụ góp phần quan trọng việc giải tồn từ nhiều năm nay, đưa vị công tác văn thư với vai trò thực công tác Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư trọng, quan tâm ý hơn: hệ thống phòng làm việc trang thiết bị bảo đảm cho hoạt động ngày thông suốt Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đa phần quan trọng đầu tư hệ thống phần mềm quản lý văn đến – Mọi công văn, tài liệu, giấy tờ phân loại, chuyển giao xác đối tượng theo nhu cầu giải quyết, đồng thời cán văn thư đảm bảo thông tin bí mật Ngoài UBND huyện thường xuyên tổ chức cho cán tham gia đợt tập huấn nhằm nâng cao chất lượng công tác 2.3.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư địa bàn huyện Quỳnh Lưu gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, có nhiều nhược điểm cần khắc phục: Nhận thức vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư quan, tổ chức, địa phương, kể người đứng đầu chưa ngang tầm với vị trí vai trò công tác này; có nơi xem nhẹ nên chưa có biện pháp đạo tích cực, hiệu chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết cho việc thực nhiệm vụ công tác này; Công tác đạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư nhiều hạn chế, số lượng công chức, viên chức đông mà lớp tổ chức từ 01 – 02 lớp, thời gian ngắn nên truyền tải hết kiến thức kỹ cần thiết nghiệp vụ Đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư địa bàn huyện thiếu số lượng, biên chế chuyên trách chiếm tỉ lệ nhỏ Lực lượng mỏng, lại chưa đào tạo chuyên nghành, thiếu kiến thức chuyên môn nên đội ngũ chưa theo kịp yêu cầu mà công tác văn thư hành đặt 26 Mặt khác, chưa nắm vững chuyên môn nghiệp vụ nên thiếu chủ động sáng tạo thực thi nhiệm vụ thiếu kỹ cần thiết thực nhiệm vụ chuyên môn trước xu hội nhập, phát triển Đặc biệt đơn vị trực thuộc việc bố trí công chức, viên chức đảm bảo công tác không ổn định, hay thay đổi đản đến hiệu công việc chưa cao; Cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác văn thư chưa đảm bảo yêu cầu đặt Hầu hết quan, tổ chức bố trí chưa đáp ứng yêu cầu để bảo vệ, bảo quản an toàn khối lượng tài liệu có Việc sử dụng công nghệ thông tin công tác văn thư toàn huyện nhiều hạn chế, chưa đồng bộ, mức độ ứng dụng thấp Mới ứng dung mạng văn thư dừng lại việc scan vào máy, đăng ký văn bản; Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính chưa triển khai *TIỂU KẾT: Nhìn chung thời gian qua toàn thể cán nhân viên phòng ban UBND huyện Quỳnh Lưu có cố gắng công việc lẫn tác phong làm việc Công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu có nhiều thay đổi tích cực công tác soạn thảo văn hoàn thiện trước, sai sót công việc soạn thảo công việc khắc phục Các văn soạn thảo tương đối quy định nhà nước; Về việc quản lý văn đến, văn thực cách nghiêm túc, nghiêm ngặt từ việc tiếp nhận, kiểm tra, ghi chép việc chuyển giao văn đến nơi, thời gian đảm bảo văn đến nơi mà đảm bảo chất lượng, số lượng Nhưng bên cạnh tồn nhiều hạn chế cần khắc phục lãnh đạo quan, cán bộ, nhân viên chưa thực quan tâm đến công tác này; Trong công việc đăng ký văn nhiều sai sót cần khắc phục; Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU 27 3.1 Ưu điểm, nhược điểm Công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu có chuyển biến đáng kể, công tác cán trọng hơn, chất lượng cán bôi nâng cao hơn, lớp học đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, hoạt động văn thư bước vào nề nếp, tác phong làm việc nâng lên Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư trọng hơn, tiên tiến nhằm phục vụ cho công tác văn thư tốt Nhưng bên cạnh tồn nhiều mặt thiếu sót chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên có số cán bộ, nhân viên chưa thực sư quan tâm đến công việc, lơ là, thiếu trách nhiệm công việc có tổ chức tập huấn cho cán bộ, nhân viên nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên điều kiện không gian lẫn thời gian nên việc tập huấn diễn không thực hiểu cán bộ, nhân viên đào tạo hạn chế Ngoài sở, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư nhiều thiếu sót, chưa đồng bộ, chất lượng thấp 3.2 Nguyên nhân 3.2.1 Nguyên nhân chủ quan Nhận thức số Thủ trưởng quan vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư chưa đầy đủ nên chưa có biện pháp đạo tích cực, hiệu chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết cho việc thực nhiệm vụ công tác này; Một số quan cho công tác văn thư hoạt động đơn giản nên không trọng đến việc bố trí công chức đảm nhiệm công việc này; Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư chưa trọng mức, chưa bổ sung ngân sách năm, khó khăn cho việc triển khai hoạt động văn thư Công tác thanhtra, kiểm tra quan quản lý nhà nước, kể việc tự kiểm tra quan, tổ chức công tác văn thư chưa đều, chưa thường xuyên Do vậy, chưa có biện pháp đạo, chấn chỉnh kịp thời hạn chế, thiếu sót, bất cập công tác 28 3.2.2 Nguyên nhân khách quan Tổ chức thực quản lý nhà nước văn thư thời gian dài không ổn định, hay có thay đổi; Hệ thống văn quy phạm pháp luật Trung ương công tác văn thư chưa đầy đủ Có số văn thay đổi, điều chỉnh việc tập huấn phổ biến chưa kịp thời nên ảnh hưởng định đến chất lượng, hiệu việc thực nhiệm vụ công tác văn thư thời gian qua; Nhận thức phận công chức, viên chức quan, tổ chức chưa ý thức việc lập hồ sơ công việc nhiệm vụ thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu tài sản quan, nhà nước cần phải lưu giữ Sự bùng nổ công nghệ mới, công nghệ thông tin trước xu hội nhập, toàn cầu hóa kinh tế quốc tế nên tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến cách thức tiếp nhận, phương pháp quản lý, đạo, tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư trước yêu cầu Nguồn kinh phí từ ngân sách Trung ương bố trí cho công tác văn thư địa phương không có, hoạt động phát triển công tác văn thư huyện dự vào ngân sách địa phương nên khó khăn 3.3 Giải pháp Qua thực trạng công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu xin đưa số giải pháp sau: *Nâng cao nhận thức, trách nhiệm cấp, nghành vai trò công tác văn thư phát triển kinh tế - xã hội huyện theo hướng phát triển bền vững Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn công tác văn thư để thủ trưởng quan, tổ chức công chức, viên chức nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư Thống việc nhận thức rõ việc ban hành quy hoạch ngành văn thư nhằm thực mục tiêu dựng phát triển công tác văn thư huyện tương lai nội dung phát triển bền 29 vững *Tập trung lãnh đạo, đạo thực tốt công tác quản lý Nhà nước văn thư Xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư áp dụng thống địa bàn huyện giúp quan, tổ chức, địa phương thực đúng, thống nhất, thông suốt nhiệm vụ công tác văn thư Đồng thời nâng cao nhận thức cho cán lãnh đạo cán thực hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật văn thư để công tác văn thư quan, tổ chức toàn huyện ngày hướng phát triển nghành *Nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư Tiếp tục hoàn thiện mô hình tổ chức máy làm công tác văn thư, bố trí hợp lý biên chế theo mục tiêu định hướng phê duyệt; mô hình phải tính đến hoạt động môi trường điện tử Tập trung đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư hình thức phù hợp Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tổ chức thường xuyên hơn, đồng thời phối hợp hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức huyện Quan tâm chăm lo vật chất tinh thần công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, khuyến khích động viê họ yêu nghành, yêu nghề *Đảm bảo sở vật chất cho phát triển bền vững; Từng bước đầu tư nâng cấp, trang thiết bị đại nhằm cải thiện môi trường làm việc cho người làm công tác văn thư tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập; Tập trung khai thác, huy động tốt nguồn lực từ ngân sách Nhà nước nguồn thu xã hội hóa khác để xây dựng, phát triển công tác văn thư theo tiêu, mục tiêu đặt 30 Trên sở đó, sở, nghành, UBND xã, phường, thi trấn, quan, tổ chức nguồn nộp lưu phải chủ động huy động nguồn thu hợp pháp theo quy định pháp luật, thực xây dựng kế hoạch bố trí nguồn lực, kinh phí bảo đảm việc thực có hiệu nội dung, chương trình, nhiệm vụ công tác văn thư năm giai đoạn theo quy hoạch chung *Ứng dụng công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật Triển khai ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin vào công tác văn thư đồng bộ, có hiệu quả, theo giai đoạn phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế, xã hội tỉnh Chú trọng xây dựng, phát triển nhân lực ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ phù hợp với yêu cầu; *Đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động văn thư Tuyên truyền, giáo dục, động viên để quan, tổ chức, công chức, viên chức công dân coi việc tham gia hoạt động văn thư không quyền lợi mà nghĩa vụ, trách nhiệm xã hội *Nguồn kinh phí thực Ngân sách địa phương nguồn kinh phí hợp pháp khác đảm bảo hoạt động cho công tác quản lý nhà nước văn thư Nguồn kinh phí thực quy hoạch theo phân cấp quản lý ngân sách hành đại phương Các quan, tổ chức chủ động việc lập kế hoạch thực dự toán kinh phí năm chương trình dự án, đề án, đảm bảo cho hoạt động nghiệp vụ văn thư đại phương *TIỂU KẾT: Qua thực trạng công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu nhận có nhiều mặt tích cực bên cạnh tồn nhiều hạn chế cần khắc phục Cần phải có số giải pháp thiết thực nhằm nâng cao công tác văn thư tổ chức lớp học để nhằm tuyên truyền tầm quan trọng công tác văn thư cho cán bộ, nhân viên, bên cạnh nâng cao chuyên môn kỹ thuật cán công tác văn thư …… Đó số biện pháp mà xin đưa mong UBND huyện sớm khắc phục để ngày phát triển hơn; 31 32 KẾT LUẬN Có thể nói công tác văn thư công tác nhìn tưởng đơn giản sâu vào tìm hiểu nhận hoàn toàn không đơn giản chút Công tác văn thư công tác quan trọng thiếu việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước việc ban hành đường lối, chủ trương Đảng, luật pháp Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo đạo tổ chức thực nhiệm vụ công tác quan, tổ chức, hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư nói chung Do công tác văn thư vừa mang tính ghiệp vụ vừa mang tính nghiệp vụ vừa công tác có tính trị cao Đối với phát triển UBND huyện Quỳnh Lưu thêm phát triển nghành công tác văn thư yếu tố thiếu giúp cho huyện phát triển Nhìn chung thời gian qua toàn thể cán nhân viên phòng ban UBND huyện Quỳnh Lưu có cố gắng công việc lẫn tác phong làm việc Công việc văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu có nhiều thay đổi tích cực công tác soạn thảo văn hào thiện trước, sai sót công việc soạn thảo khắc phục Các văn soạn thảo tương đối quy trình, văn đánh máy rõ ràng hơn, kỹ thuật, kích cỡ giấy phù hợp theo quy định nhà nước Về việc quản lý văn đến, văn thực cách nghiêm túc, nghiêm ngặt từ việc tiếp nhận, kiểm tra, ghi chép việc chuyển giao văn đến nơi, thời gian đảm bảo văn đến nơi mà đảm bảo chất lượng số lượng Nhưng bên cạnh tồn nhiều hạn chế cần khắc phục lãnh đạo quan, cán nhân viên chưa thực quan tâm đến công tác này; Trong việc đăng kí văn nhiều sai sót cần khắc phục; Qua thời gian tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Quỳnh 33 Lưu học hỏi thu thập nhiều kinh nghiệm công tác văn thư Công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu có nhiều mặt tốt qua nhận nhiều mặt chưa tốt công tác văn thư huyện nên qua có nêu lên số giải pháp mong giúp ích cho công tác văn thư huyện, để khắc phục sai sót giúp cho công tác văn thư huyện thêm hoàn thiện Bản thân kỹ nghiệp vụ hạn chế, yếu nên công tác nghiên cứu thiếu sót; Cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ, chưa thể nhìn sâu bao quát toàn thể nên tránh khỏi sai sót Qua báo cáo mong thầy cô giáo nhà trường đóng góp thêm ý kiến cho báo cáo thêm hoàn chỉnh 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/06/2012 Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch nghành Văn thư – Lưu trữ đến năm 2020, tầ nhìn đến năm 2030 Trần Thị Thương (2010), “Tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Quỳnh Lưu”, Nhà xuất giáo dục, Hà Nội Vũ Cao Đàm (2005), “Giáo trình phương pháp luận nghiên cứu khoa học”, Nhà xuất Đại học Quốc gia, Hà Nội 35

Ngày đăng: 05/10/2016, 07:45

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan