Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài. 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3.Phương pháp nghiên cứu 2 4.Lịch sử nghiên cứu 3 5. Mục tiêu nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu: 4 7. Đóng góp nghiên cứu: 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 6 1. Khái niệm về Công tác văn thư 6 1.1.1. Khái niệm về văn thư 6 1.1.2. Khái niệm công tác văn thư 6 1.2. Nội dung của công tác Văn thư 6 1.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi 6 1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 7 1.2.3.Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ 7 1.2.4. Sử dụng con dấu 7 1.3. Yêu cầu về công tác văn thư 7 4.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 8 4.4.1 Vị trí 8 4.4.2 Ý nghĩa 9 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 10 2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân xã 10 2.1.1 giới thiệu chung về ủy ban nhân dân xã 10 2.1.2. Cơ cấu tổ chức: 10 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dãn xã Vĩnh Chân 12 2.2 Thực trạng về Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân 17 2.2.1. Thực trạng về quản lý văn bản đi 17 2.2.2 Thực trạng về tổ chức và quản lý văn bản đến. 19 2.2.3 Thực trạng về việc quản lý con dấu. 19 2.2.4Thực trạng thực hiện công tác văn thư đối với cán bộ tại UBND 20 2.2.5Thực trạng về lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆ HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 22 3.1. Đánh giá về công tác văn thư 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 22 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 24 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu khoa học với để tài “ Công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ”, qua tìm hiểu thực tế quan sát thực tiễn công việc giúp em thấy rõ tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quan , tổ chức Đồng thời, qua thấy tình hình cấp bách việc nâng cao chất lượng công tác văn thư Để hoàn thành tốt vấn đề này, cố gắng nỗ lực thân em, nhận hướng dẫn tận tình giáo Ts.Lê Thị Hiền đồng giúp đỡ nhiệt tình cán nhân viên UBND xã Vĩnh Chân Với thời gian em tiếp xúc với công việc thực tế khơng q dài cịn nhiều hạn chế nhận thức nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót tìm hiểu, trình bày đánh giá cơng tác văn UBND xã Vì vậy, em mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến để tiểu luận em hồn thiện Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới cô tập thể cán , nhân viên, UBND xã nói chung Ts Lê Thị Hiền- Giảng viên mơn nghiên cứu khoa học nói riêng tạo điều kiện , nhiệt tình hết lịng giúp đỡ em thời gian vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày … tháng … năm 2016 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ta phát triển đường hội nhập với kinh tế giới, kinh tế nước ta đà tăng trưởng với tốc độ cao, để phát triển mạnh mẽ bền vững cần phải có điều hành quản lý định hướng nhà nước Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào trình phát triển kinh tế đất nước Công tác văn thư trở thành phận thiếu quan nhà nước nói chung quan doanh nghiệp tư nhân nói riêng, văn thư xem cầu nối,mắc xích quan trọng hoạt động quan, tổ chức Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý giải công việc quan, tổ chức Chính việc quan tâm mức đến cơng tác văn thư góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý quan, tổ chức.Trong hoạt động giao tiếp văn phương tiện quan trọng nhằm ghi lại truyền đạt thơng tin cách nhanh chóng Văn hành hình thành nhiều lĩnh vực, hoạt động sống người Không quan nhà nước, mà doanh nghiệp vậy, thơng tin có vai trị quan trọng Có thể nói, hiệu hoạt động doanh nghiệp phần thùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn ban hành Văn thứ công cụ hiệu để thể hình ảnh uy tín nhà lãnh đạo nói riêng quan tổ chức nói chung Văn ban hành có đạt chất lượng bảo đảm chất lượng đề hay không chủ yếu định khâu soạn thảo Nếu văn thảo không đảm bảo u cầu khơng cơng việc giải khơng đạt mà cịn ảnh hưởng đến uy tín quan tổ chức Soạn thảo văn công việc thường xuyên quan trọng hoạt động lý doanh nghiệp Vì cơng tác văn thư cần phải coi trọng mức Hiểu tầm quan trọng công tác văn thư ta khẳng định: Cơng tác văn thư góp phần quan trọng hoạt động quản lý quan quan, tổ chức, góp phần vào phát triển quan, tổ chức Qua thời gian học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội chúng em có kiến thức định cơng tác soạn thảo văn Nhưng học phải đôi với hành, kiến thức lý thuyết học lớp phải áp dụng vào thực tế Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài qua tìm hiểu chúng em có dịp tìm hiểu chọn đề tài công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã - Tập trung nghiên cứu việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, quản lý sử dụng dấu 2.2 Phạm vi nghiên Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học tập trung nghiên cứu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu khoa học Công tác soạn thảo văn công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ em có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, kể đến số phương pháp chủ đạo : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp quan sát; Phương pháp vấn; Phương pháp tổng kết kinh nghiệm; - Phương pháp phân tích lý luận; Lịch sử nghiên cứu Vấn đề công tác văn thư nhận nhiều quan tâm nhiều nhà khoa học có nhiều cơng trình nghiên cứu khía cạnh khác nhau, hiệu lực hiệu văn quản lý , kỹ thuật nghiệp vụ hành , có nhiều cơng trình nghiên cứu ngồi nước cơng bố sau: - Năm 2004 Nhà xuất trị quốc gia cho xuất sách tra cứu Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc - Bảo Nhà xuất trị quốc gia xuất lý luận phương pháp công tác văn - thư, tác giả Vương Đình Quyền Năm 2012 ,Đại học quốc gia TPHCM xuất giáo trình Văn Bản quản lý kĩ - thuật soạn thảo văn bản, tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ việc sửa đổi bổ sung số điều nghị định - số:58 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ quan bộ, - ngang bộ, quan thuộc phủ, Ủy ban mặt trận cấp Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - quan Nhìn chung cơng trình nghiên cứu đề cập cách trực tiếp gián tiếp vấn đề cụ thể công tác văn thư từ yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày, nội dung quy trình soạn thảo văn bản, quản lý dấn, lập hồ sơ Những công trình nghiên cứu nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trình làm em Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung nghiên cứu khoa học nhằm: Cung cấp thông tin thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ nhằm đưa giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn quan - Mục tiêu cụ thể: + Khảo sát phương thức soạn thảo ban hành văn +Khảo sát việc quản lý giải văn +Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan +Quản lý sử dụng dấu + Đánh giá ưu điểm, hạn chế đưa giải pháp nhằm khắc phục công tác văn thư quan Giả thuyết nghiên cứu: Trong công tác công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ.còn diễn số vi phạm mặt thẩm quyền ban hành ; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; nội dung; quy trình soạn thảo văn bản, lập hố sơ tổ chức quản lý văn Đóng góp nghiên cứu: a) Ý nghĩa lý luận: - Nghiên cứu đề tài góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn vấn đề công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ nói riêng nước nói chung b) Ý nghĩa thực tiễn: - Làm rõ thực trạng công tác văn thư quan - Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu cơng tác Văn thư quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu bao gồm 03 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ Chương 2: Thực trạng côngcông tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu công tác công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ Khái niệm Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm văn thư Dưới góc độ văn học hành học , tác giả Vương Đình Quyền có đề cập đến đến khái niệm sách Lý luận phương pháp công tác văn thư sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức ( Tr 14) 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư Theo Nghị định số: 110/2001/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư cơng tác văn thư bao gồm cơng việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan nhà nước 1.2 Nội dung công tác Văn thư - Soạn thảo ban hành văn - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Quản lý giải văn - Thảo văn thuộc trách nhiệm cán chuyên môn - Duyệt, sửa chữa bổ sung thảo thuộc trách nhiệm trưởng đơn vị - Đánh máy, in văn vào tình hình kinh tế quan giao cho cán chuyên môn, cán văn thư, phận đánh máy đảm nhiệm -Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn chánh văn phịng (trưởng phịng hành chính) - Ký ban hành văn thuộc trách nhiệm người có quyền ký (ký trực tiếp, ký thay, ký thừa lệnh, ký ủy quyền) 1.2.1 Tổ chức quản lý văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn - Ghi số, ngày, tháng cho văn bản, nhân - Đăng ký văn - Làm thủ tục chuyển phát văn theo dõi văn - Sắp xếp, bảo quản sử dụng văn lưu 1.2.2 Tổ chức quản lý giải văn đến - Tiếp nhận kiểm tra văn - Phân loại, bóc bì văn (bóc phía quan nhận) - Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến -Đăng ký văn đến - Chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc tiến độ giải văn đến 1.2.3.Xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ - Hồ sơ công việc - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nhân 1.2.4 Sử dụng dấu - Căn vào văn hành quy định việc sử dụng quản lý dấu - Thủ trưởng quan người quản lý dấu - Cán văn thư quan có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan giữ dấu đóng dấu theo quy định - Con dấu phải bảo quản an tồn, có hịm tủ chắn, cận thận 1.3 u cầu cơng tác văn thư - Nhanh chóng từ khâu xây dựng văn truyền đạt thông tin, tổ chức quản lý văn bản, tiếp nhận kiểm tra, đăng ký vào sổ, chuyển giao - Chính xác: + thơng tin xác hiệu hoạt động quản lý cao ngược lại, thông tin khơng xác hiệu xẽ thấp + Yêu cầu xác thể tất phương diện + Nội dung văn phải thẩm quyền ban hành không trái với quy định hiến pháp, pháp luật chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ quan ban hành - Số liệu dẫn chứng văn phải chuẩn xác, rõ ràng Thể thức văn trình bày theo mẫu quy định quan có thẩm quyền ( ví dụ: văn quy phạm pháp luật thể thức văn áp dụng theo thông tư số 25, 55 Thể thức văn hành áp dụng thực - theo thông tư số 04 ) Kỹ thuật nghiệp vụ: Trong trình thực khâu nghiệp vụ phải tuân theo - bước quy trình quản lý văn Bí mật: + Trong trình xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư phải đảm bảo yêu cầu bí mật quy định văn có thẩm quyền như: pháp lệnh bảo vệ nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH, nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2002 phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ nhà nước + Trách nhiệm cán quan đặc biệt cán văn thư phải xếp ngăn nắp, gọn gàng tài liệu, văn không để bừa bãi bàn làm việc, khơng tiếp khách phịng làm việc cán văn thư - Hiện đại: + Hiện đại hóa văn thư áp dụng phương tiện hiệ đại, mà cụ thể ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư như: Chữ ký điện tử, dấu điện tử, giải theo dõi việc giải văn + Sử dụng trang thiết bị văn phòng phương tiện đại 4.4 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 4.4.1 Vị trí Cơng tác văn thư khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức, quan đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ chương, sách, phản awsnh tình hình lên cấp trên, trao đổ, liên hệ, tượng xảy hoạt động hàng ngày, đặc biệt văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị quan tổ chức điều hành máy có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh 10 + Số kí hiệu văn phải ghi rõ ràng có số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, quan ban hành văn + Ghi số cho văn mật: văn mật đánh số riêng đăng ký vào sổ đăng ký mật: số văn ghi chữ ả lập số 01 đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 - Nhân bản: vào phần nơi nhận cho văn để nhân số lượng Nhân số lượng quy định mục "Nơi nhận" văn - Đóng dấu văn đi:Đóng dấu bước quan trọng cơng tác soạn thảo văn bản, thể tính pháp lý văn + Cán văn thư có trách nhiệm đóng dấu vào văn giấy tờ quan + Không giao dấu cho người khác chưa có thị lãnh đạo cấp văn + Không đóng dấu khống ( văn chưa có nội dung) + Đóng dấu văn UBND xã ban hành + Đóng dấu văn văn phòng hay đơn vị phạm vi quyền hạn giao + Đóng dấu lên chữ kí phải đóng chùm lên khoảng 1/3 chữ kí phía bên trái - Đóng dấu treo: đóng dấu lên trang đầu chùm lên phần quan tổ chức - tên phụ lục Đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu theo quy định đóng vào khoảng mép phải văn bản, phụ lục văn bản, chùm lên phần tờ giấy, - dấu đóng tối đakhơng q 05 trang văn Lập sổ đăng kí văn Sắp xếp, bảo quản văn lưu văn bảo quản văn 2.2.2 Thực trạng tổ chức quản lý văn đến - Tiếp nhận kiểm tra văn đến + Việc tiếp nhận văn đến tập chung phòng văn thư UBND xã + Khi tiếp nhận văn cán văn thư kiểm tra bì văn xem có 20 giử cho quan hay không + Đối với văn mật, khẩn tiếp nhận phải ghi nhận đối chiếu với nhận văn với văn đến +Khi tiếp nhận văn qua fax kiểm tra số trang có sai sót phải báo cáo với lãnh đạo cấp - Phân loại bóc bì văn + Khi bóc bìa văn cán văn thư dùng kéo để cắt bìa, cắt dồn văn phía quan đơn vị gửi tới + Khi lấy văn khỏi bìa phải đối chiếu kí hiệu văn xem có trùng khớp hay khơng sai phải báo cáo với lãnh đạo + Nếu văn kèm theo phiếu gửi đóng dấu vào phiếu gửi gửi lại nơi gửi văn đến - Đóng dấu đến tất văn gửi đến Đăng kí văn đến Lập sổ đăng kí Trình văn đến Chuyển giao văn Giải theo dõi văn đến theo điều 15 nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 2.2.3 Thực trạng việc quản lý dấu UBND xã quản lý sử dụng dấu theo quy định số Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 21 2.2.4Thực trạng thực công tác văn thư cán UBND - Nhìn chung cán văn thư UBND xã thực khác tốt việc quản lý văn Các văn đến văn xử lý theo trình tự quy định UBND xã Bên cạnh đó, văn nội UBND xã soạn thảo ban hành theo quy định chuẩn mực định, công văn ban hành từ cấp lãnh đạo xuống phòng ban phổ biến cho cán bộ, nhân viên trực thuộc phòng ban thực công việc chuyên môn cá nhân - UBND ban hành nội quy, quy chế văn hóa cơng sở, cán bộ, nhân viên tn thủ nguyên tắc làm việc, không sai phạm quy chế dẫn đến bị nhắc nhở hay xử phạt - Các cán bộ, nhân viên nộp báo cáo công việc tuần/ tháng/ quý/ năm đặn 2.2.5Thực trạng lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Ở UBND xã việc lập hồ sơ giúp cho quan, đơn vị quản lý văn cách chặt trẽ, xẽ giúp cho việc tìm kiếm hồ sơ nhanh gọn - Việc lập hồ sơ giúp cho cán văn thư dễ ràng tìm kiếm, lập hồ sơ cán văn thư phải ghi rõ danh mục hồ sơ - Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan cán quan, hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải xong chưa giao nộp vào lưu trữ - Đối với hồ sơ đến hạn nộp lưu, đơn vị cần giữ lại để tiếp tục nghiên cứu theo dõi cần phải làm thủ tục mượn lại với lưu trữ quan Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ phải kèm theo mục lục hồ sơ để làm kiểm tra theo dõi tình hình giao nộp, cán lưu trữ tiếp nhận hồ sơ nộp phải đối chiếu với mục ục hồ sơ nộp lưu, xem giao nộp đủ chưa? thiếu yêu cầu đơn vị hay cá nhân bổ xung, sau ký nhận mục hồ sơ, mục lục hồ sơ nộp lưu lập thành bản, đơn vị giao nộp giữ, lưu văn thư lưu lưu trữ quan 22 Tiểu kết:Trên toàn nội dung Chương “ Thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ”.Trong chương nghe giới thiệu khái quát Ủy ban nhân dân xã tìm hiểu thực trạng công tác văn thư UBND Từ thực trạng cơng văn thư ta đề giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư 23 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆ HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ 3.1 Đánh giá công tác văn thư 3.1.1 Ưu điểm Trên sở phân tích thực trạng trên, nhìn chung công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã thực theo quy định pháp luật đạt số ưu điểm mặt sau: - Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc trang bị đầy đủ, phịng làm việc bố trí theo kiểu văn phịng mở, thuận tiện cơng tác điều hành thơng tin Việc bố trí phịng làm việc phù hợp với vị trí, chức vụ, Lãnh đạo văn phịng có khả bao qt hết hoạt động văn - phòng cách thuận tiện, dễ dàng; Đội ngũ cán nhân viên trẻ, có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có trách nhiệm cơng việc, cố gắng, nỗ lực phấn đấu, khắc phục khó khăn để - hồn thành nhiệm vụ giao; Nguồn nhân đào tạo có trình độ tin học đảm bảo tốt cho công việc sử - dụng thành thạo Word, nắm vững quy trình nghiệp vụ chun mơn; Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo bước mà quan quy định Các văn ban hành nhìn chung đảm bảo giải công việc, không bị chậm trễ, giúp hoạt động quan vận hành - cách tốt nhất; Việc phân công trách nhiệm thực công việc quy trình soạn thảo văn tương đối hợp lý Điều đề cao trách nhiệm cán bộ, nhân - viên trình theo dõi xử lý công việc Ủy ban nhân dân; Sự đạo sát Lãnh đạo quan góp phần không nhỏ đến thành công quan nghiệp vụ văn thư lưu trữ 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư cịn mắc phải số hạn chế sau: - Về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Văn trình bày khơng theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn ban hành Một số văn 24 - trình bày theo cảm tính cá nhân soạn thảo Về nội dung văn bản: Hiện công tác soạn thảo ban hành văn chưa đảm bảo chất lượng nội dung như: nội dung văn chưa đầy đủ, trích dẫn văn cịn chưa rõ ràng, xác Ngun nhân sai sót số chuyên viên soạn thảo văn chưa có tập trung cao độ việc soạn thảo - ban hành văn bản, chưa có trau dồi mặt ngữ pháp chun mơn Về Quy trình soạn thảo văn bản: Việc thực quy trình soạn thảo văn • cịn nhiều hạn chế : Việc xác định nội dung soạn thảo số văn cán nhân viên • quan cịn chưa thật xác, chưa hướng; Việc xác định tên loại số văn cịn chưa hợp lý Ví dụ như: “Thơng • báo” lại xác định soạn thành “ Công văn”…; Việc thu thập xử lý thơng tin cịn chưa triệt để, chưa đáp ứng yêu cầu để soạn thảo văn bản, có thơng tin cịn sai lệch dẫn đến văn bị sai nội • dung; Nhiều đơn vị không xây dựng thảo văn mà tiến hành soạn thảo văn • ln nên dẫn đến tình trạng nội dung cịn thiếu ý, khơng có logic; Việc soạn thảo văn số cán bộ, nhân viên quan thể cẩu thả việc đánh máy, xếp phần nội dung văn dẫn • đến thiếu mạch lạc, liên kết với nhau; Việc nhân phát hành văn bản: cịn tình trạng nhân viên văn thư không đọc kỹ số lượng cần phát hành ghi văn dẫn đến việc nhân thiếu, không đủ văn để phát hành, đóng dấu chưa ngắn chưa - quy định làm tính thẩm mỹ văn bản; Ngôn ngữ văn bản: Một số văn sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không rõ ràng Bên cạnh cịn mắc phải số lỗi vần, điệu, viết hoa tùy tiện không khoa học Nguyên nhân Sở dĩ công tác văn thư tồn hạn chế số nguyên nhân sau đây: - Thứ nhất, Quy định công tác văn thư chưa rõ ràng, cụ thể; Thứ hai, số cán nhân viên UBND xã chưa nhận thức đầy đủ vai trò chức văn bản, hệ thống văn bản; 25 - Thứ ba, mặt ngôn ngữ chưa xây dựng hệ thống thuật ngữ hành văn quản lý cách cụ thể, xác, chuẩn mực để đưa vào sử - dụng trình xây dựng văn bản; Thứ tư, công tác quản lý kiểm tra văn chưa phát huy triệt để; Thứ năm, chưa có chương trình đào tạo, tập huấn cho cán bộ, nhân viên công ty - công tác soạn thảo văn bản; Thứ sáu, Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ, nhiên số máy móc xuống cấp cần thay đầu tư để phục vụ tốt công việc 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo văn Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác soạn thảo văn tai UBND xã em xin đưa số giải pháp cụ thể sau: Về trang thiết bị Để công tác soạn thảo văn mang lại suất hiệu cơng việc cao việc đầu tư trang thiết bị cần thiết, cần trang bị trang bị thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư đảm bảo hiệu công việc tốt Về kỹ thuật soạn thảo văn Cần quan tầm nhiều đến việc bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán bộ, chun viên soạn thảo văn văn phòng, cử cán bộ, chun viên văn phịng học khóa học ngắn hạn công tác văn thư, để hạn chế mắc lỗi thể thức; phần quan chủ quản, quan ban hành văn bản, tên tác giả ban hành văn người kí văn Về cán thực cơng tác văn thư Có hình thức kỉ luật nghiêm khắc cán thường xuyên làm muộn, sớm hay làm việc riêng hành Cần xây dựng bảng chấm công rõ ràng người, lãnh đạo quan, lãnh đạo phòng, đơn vị phải nghiêm chỉnh tuân theo nội quy làm việc để làm gương cho nhân viên khác, lãnh đạo vi phạm phải phạt nặng so với nhân viên 26 Ưu tiên, khuyến khích cho lãnh đạo học lớp ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ công việc quan cách hiệu Cân đối số lượng cán phịng, đơn vị so với khối lượng cơng việc giao Nếu phịng, đơn vị có tình trạng thừa cán ln chuyển tới phịng, đơn vị thiếu cán theo trình độ chun mơn Các cán phòng phải nâng cao ý thức trách nhiệm công việc, phải chủ động việc xử lý giải tình khó hay gặp phải Lãnh đạo quan phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên quan Để có đội ngũ cán có trình độ chun mơn cao phẩm chất tốt quan tạo điều kiện cho cán quan học lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư, lớp học nâng cao trình độ tin học văn phịng Ngồi ra, quan cịn tạo mơi trường làm việc động để cán trau dồi thêm kỹ năng, trình độ, phấm chất Muốn bắt kịp với thời đại công nghệ thông tin ngày phát triển phổ biến việc học khóa học tin học văn phịng cần thiết 27 Tiểu kết:Trên tảng trình bày sở khoa học chương sở thực tiện chương việc nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn để từ đưa số giải phát nhầm nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ 28 KẾT LUẬN Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư góp phần bảo đảm cho hoạt động hành thơng suốt, nâng cao hiệu việc quản lý Công tác văn thư giúp cho hoạt động UBND xã diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn giải công việc Thông qua việc nghiên cứu lí luận nghiên cứu thực tiễn, đề tài nghiên cứu khoa học em làm rõ thực trạng công tác văn thư UBND xã Vĩnh Chân, lần khẳng định vị trí vai trị văn hoạt động UBND xã Kết nghiên cứu đề tài cho thấy văn UBND xã ngày xác, thống theo quy định, quy trình soạn thảo văn ngày khoa học, nề nếp Văn hình thức cơng cụ hiệu để thể hình ảnh uy tín nhà lãnh đạo nói riêng tồn quan, tổ chức nói chung, văn sử dụng rộng rãi tất lĩnh vực khác đời sống xã hội khoa học, kỹ thuật, kinh tế, văn học nghệ thuật, quản lý nhà nước sinh hoạt thường ngày Trong trình quản lý, văn vừa phương tiện, vừa sản phẩm trình quản lý, giúp truyền đạt lại thông tin, định quản lý đến đối tượng quản lý ngược lại, văn tạo lập giữ gìn mối quan hệ cá nhân tổ chức để giải công việc chung Nói cách khác, văn có khả thúc đẩy hay kìm hãm xã hội phát triển, xây dựng, gìn giữ hay phá vỡ Văn ban hành có đạt chất lượng đảm bảo mục đích đề hay không chủ yếu định khâu soạn thảo, văn soạn thảo không đảm bảo u cầu khơng cơng việc giải khơng đạt mà cịn ảnh hưởng đến uy tín quan, tổ chức Soạn thảo văn công việc thường xuyên quan trọng hoạt động quản lý Nhận thức tầm quan trọng đó, em chọn đề tài “Công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ” làm đề tài nghiên cứu khoa học, nhằm nghiên cứu số vấn đề lĩnh vực chuyên môn học tập để đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân, bước đầu đưa số giải pháp nhằm góp 29 phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư đồng thời em muốn đóng góp phần nhỏ bé bước đầu nghiên cứu, trở thành tài liệu tham khảo hữu ích cho u thích mơn Em hồn thành, đề tài nghiên cứu với tinh thần nghiêm túc nhất, nhiên khó tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết, em mong nhận góp ý chân thành từ phía Cô giáo Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học - cô Lê Thị Hiền tận tâm dạy giúp đỡ, thầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đội ngũ cán bộ, nhân viên Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân giúp đỡ em hoàn thành tập nghiên cứu khoa học Chúng em xin chân thành cảm ơn! 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các văn pháp luật hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều I Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức trình bày văn hành chính; Sách tham khảo Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học quốc gia, Hà Nội; Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội; Nguyễn Minh Phương (2011) Phương pháp soạn thảo ban hành văn bản, II NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội; 31 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Vĩnh CHân CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phịng Tài ngun Mơi trường Phịng Tư pháp Văn phịng UBND Phịng y tế Phịng Văn hố – Xã hội Phòng lao động thương binh xã hội Phòng tài kế tốn Phịng địa xây dựng Phịng công an 33