Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị. 4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị. 4 2. Cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị. 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; 7 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.Nhận xét nhưng ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; 8 1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung; 9 1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan; 9 1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của Văn phòng: 11 1.6. Tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan: 11 1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan; 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 14 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản: 16 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17 2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: 19 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị: 20 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm. 20 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm. 23 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan: 26 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 28 2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng. ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu cầu công tác của cơ quan). 29 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 31 PHẦN II. THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 35 1. Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc cuộc họp của cơ quan. 35 2. Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị. 36 3. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: 36 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị: 37 5. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 37 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 40 I. Nhận xét đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 40 1. Nhận thức, thái độ: 40 2. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm: 40 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 43 PHẦN PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ Họ tên học sinh: Lương Thị Vân Kiều BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG K17 KHĨA HỌC (2014 - 2016) Tên quan: Tạp chí Liên hiệp Tổ chức Hữu nghị Việt Nam Địa chỉ: 105A phố Quán Thánh, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Trần Thị Môn HÀ NỘI - 2016 MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC .3 LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN I .4 KHẢO SÁT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị Cơ cấu tổ chức Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị .6 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng; 1.2 Khảo sát việc bố trí phịng làm việc văn phịng Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; .8 1.3 Các bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ quan nói chung; 1.4 Những nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan; 1.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Văn phòng: 11 1.6 Tình cụ thể cung cấp thơng tin văn phòng cho lãnh đạo quan: 11 1.7 Các biện pháp đại hóa văn phịng quan; 12 Khảo sát công tác văn thư 14 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 14 2.2 Soạn thảo ban hành văn .16 2.2.1 Hệ thống hóa văn quan quy định soạn thảo ban hành văn bản: 16 2.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan ( mô tả bước) 17 2.2.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm nội dung: 19 2.3 Tổ chức quản lý giải văn quan Tạp chí Hữu Nghị: .20 2.3.1 Mơ tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn quan; nhận xét ưu, nhược điểm 20 2.3.2 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến; nhận xét ưu, nhược điểm 23 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu lưu trữ quan: 26 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan .28 2.5 Trang thiết bị làm việc văn phòng ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu cầu công tác quan) 29 Khảo sát tình hình thực nghiệp lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung: 31 PHẦN II 35 THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 35 1.Nhiệm vụ nhân viên văn phòng việc tổ chức hội nghị, hội thảo họp quan 35 Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin văn phòng phục vụ lãnh đạo quan, đơn vị .36 Soạn thảo văn hành quan: 36 Tổ chức quản lý giải văn quan Tạp chí Hữu Nghị: 37 Thực nghiệp vụ lưu trữ 37 PHẦN III 40 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT .40 I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng quan thực tập 40 Nhận thức, thái độ: 40 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm: 40 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .43 PHẦN PHỤ LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh có nhiều thuận lợi khơng khó khăn thách thức nước giới, với nỗ lực toàn Đảng, toàn dân, Việt Nam ngày hội nhập với Thế giới tất lĩnh vực Có thể nói, trình ngày phát triển nhu cầu thu hút học sinh, sinh viên Cán tham gia nghiên cứu học tập môn khoa học ngày nhiều Bộ môn Khoa học nghiên cứu công tác công văn giấy tờ ngành khoa học Hai năm học mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian nhiều khơng phải q cho em bạn sinh viên khác Qua dạy bảo tận tình kinh nghiệm truyền đạt thầy giáo, cô giáo cung cấp phần khơng nhỏ kiến thức Văn hố, Xã hội, Kinh tế, người đất nước Thế giới nói chung cơng tác Văn thư- Lưu trữ, Hành Văn phịng nói riêng Đất nước ta tiến nhanh, tiến mạnh đường Cơng nghiệp hóaHiện đại hóa, Cơng tác Văn thư - Lưu trữ chun ngành Hành Văn phịng , em theo học chiếm vị trí vơ quan trọng đòi hỏi phải đặt ngang tầm với ngành khoa học khác Như biết, Sinh thời Bác Hồ dạy: " Học phải đôi với hành" mơi trường nào, có lý luận phải có thực tiễn Thực tiễn giúp người vận dụng lý luận cách khoa học hiệu Nhận thức rõ điều này, Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ văn phòng dậy nghề tổ chức cho sinh viên thực tập thực tế quan để hiểu rõ ngành nghề mà theo học làm quen nhuần nhuyễn với khâu nghiệp vụ chuyên môn trước Tốt nghiệp Sau nhận chuyên đề hướng dẫn Trung tâm em đến liên hệ thực tập Tạp chí Liên Hiệp Tổ Chức Hữu Nghị Việt Nam - 105A Phố Quán Thánh - Phường Trúc Bạch - Quận Ba Đình - Hà Nội Qua gần tháng thực tập Tạp chí Hữu Nghị ( Từ 17/ đến 01/7/2016) em làm quen, khảo sát nghiên cứu nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu trữ - Văn phịng, có hội để vận dụng lý thuyết học Nhà trường vào thực tế cơng tác Văn thư - Lưu trữ - Văn phịng quan Điều giúp em bổ sung thêm kiến thức thiếu hụt nghiệp vụ tạo hội tốt cho em xây dựng phong cách làm việc Cán làm cơng tác Văn phịng Q trình tìm hiểu thực tế thực tập quan Tạp chí Hữu Nghị em xin trình bày cụ thể báo cáo đây: LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị, làm thực tập sinh, hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán phịng Tổ chức – Hành em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế giúp em hiểu rõ nhìn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Tạp chí Qua q trình thực tập, em nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trong, ví trí văn phịng quan, tổ chức Văn phịng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan , tổ chức Thực tập Tạp chí Hữu Nghị - Liên hiệp tổ chức Hữu nghị Việt Nam em cô, chú, anh chị Lãnh đạo vụ, chuyên viên giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp cô Trần Thị Môn - chuyên viên, em hiểu rõ công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau cơng tác hành văn phịng Đây gọi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Bên cạnh hội để em làm quen với môi trường làm việc trình thực tập củng cố cho em lịng tin yêu nghề nghiệp chọn, từ có ý thức phấn đấu vươn lên nghề nghiệp Em xin kính chúc Ban Giám hiệu, tập thể giáo viên nhà trường mạnh khoẻ, thành đạt, chúc cho Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi đào tạo cán văn phịng xuất sắc Trong khn khổ báo cáo này, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, đồng thời chuyên ngành mở rộng, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy, giáo tồn thể cán bộ, cơng chức quan đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2016 Sinh viên Lương Thị Vân Kiều PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị *Chức năng: Là quan tun truyền Tạp chí, thơng tin bật giới Quyết định chủ trương, biện pháp lớn lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phịng, xây dựng hệ thống trị tháng hàng năm nhiệm kỳ quan Quyết định chương trình mang tính đột phá năm tồn khóa lĩnh vực cơng tác nhằm cụ thể hóa Nghị Đại hội Đảng Có trách nhiệm thảo luận định tập thể công tác cán Đảng, báo cáo phương án bật giới, quy định chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định * Quyền hạn: Tun truyền tơn chỉ, mục đích hoạt động Liên hiệp Thiết lập mối quan hệ hoà bình, đồn kết, hữu nghị, hợp tác với tổ chức tương ứng, tổ chức phi phủ, cá nhân nước ngoài; cử đoàn nước đón đồn nước ngồi vào Việt Nam theo quy định pháp luật Phối hợp với bộ, ngành, đồn thể, tổ chức trị - xã hội Trung ương cấp uỷ, quyền địa phương cấp để thực nhiệm vụ Liên hiệp theo quy định pháp luật Tham gia ý kiến văn quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh vực công tác đối ngoại nhân dân; kiến nghị với quan nhà nước có thẩm quyền vấn đề liên quan tới phát triển lĩnh vực hoạt động Liên hiệp; Được tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức hoạt động dịch vụ khác theo quy định pháp luật Được thành lập pháp nhân trực thuộc theo quy định pháp luật Được gia nhập tổ chức quốc tế tương ứng ký kết, thực thỏa thuận quốc tế theo quy định pháp luật báo cáo quan có thẩm quyền Đảng Nhà nước việc gia nhập tổ chức quốc tế hay ký kết, thực thỏa thuận hợp tác Kiến nghị việc thành lập giải thể tổ chức hoạt động hồ bình, đồn kết, hữu nghị hợp tác với nhân dân nước * Nhiệm vụ: Mở rộng, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ đối tác nhằm góp phần củng cố, tăng cường quan hệ hữu nghị hợp tác nhân dân Việt Nam với nhân dân nước, tranh thủ đồng tình, ủng hộ rộng rãi nhân dân giới nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc nhân dân Việt Nam Tham gia vận động, đấu tranh dư luận vấn đề dân chủ, nhân quyền; quảng bá hình ảnh Việt Nam trường quốc tế Tham gia công tác vận động, tập hợp người Việt Nam nước hướng Tổ quốc hoạt động nhằm tăng cường quan hệ hữu nghị hợp tác Việt Nam với nước; góp phần thúc đẩy hợp tác Việt Nam nước lĩnh vực kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, kỹ thuật Tham gia diễn đàn, hoạt động nhân dân giới chế khu vực quốc tế lợi ích đất nước, góp phần vào đấu tranh chung hồ bình, phát triển, công bằng, bền vững, dân chủ tiến xã hội Là quan thường trực cho Ủy ban Công tác tổ chức phi phủ nước ngồi đầu mối quan hệ vận động viện trợ phi phủ nước ngồi theo quy định pháp luật Tham gia nghiên cứu vấn đề quốc tế tổ chức nghiên cứu đối tác Liên hiệp làm sở cho việc thực nhiệm vụ Liên hiệp để kiến nghị với Nhà nước tổ chức khác liên quan đến công tác đối ngoại nhân dân Hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức thành viên hoạt động hoà bình, đồn kết, hữu nghị, hợp tác quốc tế vận động, điều phối viện trợ phi phủ nước Quản lý sử dụng nguồn kinh phí Liên hiệp theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị - Ban biên tập: Tổng biên tập; Phó Tổng biên tập - Ban thư ký Tịa soạn; Ban thời sự, Ban Bạn đọc, Ban kinh tế, Ban Thanh niên, Ban Văn xã - Phịng Hành – Trị sự, phát hành; Phòng Kinh tế - Quảng cáo; Phịng Tổ chức – Hành chính.Tạp chí Hữu Nghị muốn hợp tác với tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp lĩnh vực thông tin, tuyên truyền quảng cáo, hoạt động đối ngoại… Sơ đồ tổ chức máy quan ( xem phụ lục 01 ) * Vị trí đứng đầu tổ chức Hội đồng biên tập người tham mưu cố vấn cho Tổng biên tập Phó tổng biên tập để tạp chí thực chủ trương, đường lối, chức Liên hiệp đề mục tiêu chun mơn riêng Tạp chí Tổng biên tập người chịu trách nhiệm cao nhất, thực công tác chuyên môn, điều hành quản lý trực tiếp tồn hoạt động, nhân viên Tạp chí Mọi mệnh lệnh, định Tổng biên tập cán cấp chấp hành thực * Vị trí Phó tổng biên tập thực công tác quản lý chuyên môn, tham mưu cho Tổng biên tập công tác quản lý công tác chun mơn phù hợp với tình hình thực tiễn Tạp chí Cấp phó chịu điều hành phân cơng công tác, nhiệm vụ Tổng biên tập Dưới giúp đỡ Phó tổng biên tập tránh cho Tổng biên tập tải công việc đồng thời phát huy tinh thần đoàn kết sức mạnh tập thể Tổng biên tập ủy quyền cho cấp phó giải cơng việc vắng Khi ủy quyền Tổng biên tập Phó tổng biên tập trực tiếp giải cơng việc cơng việc chung Tạp chí với tư cách thủ trưởng quan Sau Phó tổng biên tập phải báo cáo lại cho Tổng biên tập biết chịu trách nhiệm cơng việc II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng; Căn nhiệm vụ thường xuyên đột xuất Tổng biên tập, văn phòng xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần thường trực, Ban Thời Sự ban khác, góp phần vào công việc tăng cường công tác lãnh đạo, đạo Tổng biên tập Chủ động phối hợp phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp Tổng biên tập theo dõi, đơn đốc phịng, ban, ngành, thực nhiệm vụ chương trình cơng tác đề Giúp Tổng biên tập chuẩn bị tốt nội dung điều kiện cần thiết phục vụ họp để đảm bảo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết Chủ động nắm tình hình triển khai thực chương trình, nhiệm vụ quan, tổng hợp, phân tích, xử lý thơng tin kịp thời để tham mưu cho lãnh đạo, đạo Thực chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất báo cáo chuyên đề Khi có nhiệm vụ tác nghiệp thu thập tin bài, Lãnh đạo Tạp chí họp phân công cá nhân Lãnh đạo Tạp chí chịu trách nhiệm triển khai Lập kế hoạch theo thời gian cho phép,lựa chọn phương pháp tác nghiệp phù hợp Lựa chọn cá nhân khác tham mưu tác nghiệp thông qua hợp đồng giao việc văn bản; Đối tưởng chọn thực cán ngồi Tạp chí, ưu tiên cán Tạp chí trước thăm quan học tập kinh nghiệm… Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hồn thiện nhận thức chun mơn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị… có đáp ứng u cầu công vụ công Công nghiệp hố - đại hố đất Nước Nâng cao trình độ nhận thức, khả nhận biết xử lý thơng tin cán Văn phịng Khơng để chức phục vụ hậu cầu công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thơng tin Tăng cường cơng tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải cơng việc Văn phịng đại… Về quy trình nghiệp vụ: Các nghiệp vụ hành văn phịng Văn phịng Tạp chí thực tốt từ việc giúp quan xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ, xây dựng, ban nội quy, quy chế quan nói chung văn phịn, tổ chức việc thực quy chế đến việc thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thông tin phục vụ lãnh đạo…Tuy nhiên để việc thực nghiệp vụ hành hiệu hơn, văn phịng cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị thuộc quan chủ động giúp văn phòng đạo, điều hành cơng tác hành văn phịng Đồng thời, nghiên cứu đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý sở liệu việc xây dựng hệ thống quản lý văn máy tính, lưu trữ máy tính việc nghiên cứu ứng dụng cơng nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữu hành Về trang thiết bị Văn phòng: Đổi Văn phịng đại, tập trung tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy phơtơcopy, máy huỷ tài liệu, mạng Internet - nối mạng cục bộ, mạng tồn cầu… cho Văn phịng, giúp cơng việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực vào cơng tác xây dựng Chính phủ điện tử Xây dựng mơ hình Văn phịng làm việc hiệu có kết hợp hài hoà 44 người văn phòng phong thuỷ Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khoẻ tinh thần cho cán bộ, cơng chức Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng Văn thư để tiện cho việc điều hành, đạo cơng tác lãnh đạo Văn phịng Trên ý kiến đề xuất riêng em Em cố gắng làm tốt cơng việc đóng góp phần nhỏ bé giúp cho cơng tác văn phịng ngày khẳng định ưu kinh tế - xã hội phát triển nay./ 45 PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: Sơ đồ tổ chức máy Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị: HỘI ĐỒNG BIÊN TẬP TỔNG BIÊN TẬP BAN PHÒNG CHUN MƠN BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH – CHÍNH SỰ BỘ PHẬN NGỒI TỊA SOẠN - Ban thư ký - Văn phòng - Nhà in - Ban thời - Tổ chức cán - Ban bạn đọc - Phòng Tổ chức – Hành - Văn phịng đại diện - Ban kinh tế PHỤ LỤC - Ban niên - Ban văn xã - Phòng quảng cáo phát hành - Tài vụ - Phịng kinh tế - Phóng viên thường trú PHỤ LỤC 2: Sơ đồ bố trí phịng làm việc văn phịng Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị 6 2 2 3 3 5 Ghi chú: 1.Cửa vào 3.Bàn làm việc 5.Tủ đựng tài liệu 2.Ghế 4.Bàn vi tính 6.Máy Photocopy 7.Máy in Máy hủy tài liệu Bảng cơng việc PHỤ LỤC 3: Sơ đồ hố nội dung quy trình xây dựng cơng tác thường kỳ Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị Các phịng, ban Văn phịng Lãnh đạo Lãnh đạo Tạp chí văn phịng Gửi văn đề nghị phòng ban đăng ký nội dung công việc Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp xây dựng thảo Gửi thảo đến phịng, ban để xin ý kiến góp ý Đóng góp ý kiến cho thảo Tổng hợp ý kiến góp ý, chỉnh sửa, hồn chỉnh thảo Duyệt thể thức Xem xét, ký ban hành PHỤ LỤC Sơ đồ hố quy trình tổ chức chun cơng tác cho lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo VP Lãnh đạo Tạp chí Lập Kế hoạch chuyến Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác Theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Đi cơng tác Theo dõi đơn đốc cơng việc Tạp chí, báo cáo cơng việc hàng ngày Bổ sung nội dung công việc gửi lại tài liệu, văn cho lãnh đạo, toán kinh phí cơng tác PHỤ LỤC 5: Mẫu bìa sổ đăng kí văn Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - - - - - - ****** - - - - - - SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:… Từ ngày… đến ngày… Từ số……đến số… Quyến số:… Nội dung phần đăng kí văn Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị Số, ký Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số Ghi hiệu văn tháng trích ký nhận người lượng văn yếu nội văn nhận bản dung bản lưu (5) (6) (7) Ủy Ban - Văn 06 (1) (2) 230/TCHH 20/5 (3) (4) Về việc Ông -TTĐN phối hợp Trung Nhân tuyên Dân truyền Tỉnh đối ngoại Hải Dương Hải Dương Ghi chú: (1): Ghi rõ số ký hiệu văn (2): Ghi ngày tháng ban hành văn (3): Ghi tên loại trích yếu nội dung (4): Ghi tên người ký văn (5): Ghi tên quan tổ chức (6): Ghi rõ tên đơn vị cá nhân nhận (7): Ghi rõ số lượng văn ban hành (8): Ghi điểm cần thiết thư (8) PHỤ LỤC 6: Mẫu cách ghi thơng tin bì văn Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị .(1)……………… …… …………… (2)……………… …………………(3)…………… ………………… ……………… (4)…………… ……………… …………… Ghi chú: (1):Tên quan gửi (2): Địa quan, số điện thoại gửi (3): Tên quan người nhận (4): Địa chỉ, số điện thoại người nhận (5): Tem PHỤ LỤC 7: Mẫu Mẫu bìa sổ đăng kí văn đến Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - - - - - - ****** - - - - - - SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:… Từ ngày… đến ngày… Từ số…đến số… Quyến số:… Nội dung đăng sổ đăng ký văn đến Ngày Số đến đến (1) (2) Tác giả Số ký Ngày Tên loại văn hiệu tháng trích yếu cá văn văn nội dung nhân (4) (5) văn (6) nhận (7) (3) Ghi chú: (1): Ghi ngày tháng nhận văn đến (2): Ghi số thứ tự văn đến (3): Ghi tên quan ban hành văn (4): Ghi số kí hiệu văn đến (5): Ghi ngày tháng năm văn đến (6): Ghi tên loại trích yếu nội dung văn (7): Ghi đơn vị cá nhân nhận văn (8): Người nhận văn kí tên (9): Ghi điều cần thiết khác Đơn vị Ký Ghi nhận (8) (9) PHỤ LỤC 8: Các hình ảnh,…minh họa (Phịng cán văn thư Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị) (Bì văn Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị) (Tủ lưu trữ loại văn Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị) ( Các đồ dùng cán văn thư ) (Kho tài liệu Tịa soạn Tạp chí Hữu Nghị) PHỤ LỤC Các văn hành Tập lưu văn Tập lưu văn đến Hồ sơ công việc Hồ sơ hội nghị