Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. Khái quát chung về Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 4 1.1. Đặc điểm, tình hình của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 4 1.1.1. Địa vị pháp lý 4 1.1.2. Đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2. Hệ thống văn bản của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 6 1.2.1. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 1.2.2. Văn bản qui định nội quy, quy chế hoạt động 6 1.2.3. Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc 6 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.3.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người đứng đầu 7 1.4. Đội ngũ nhân sự của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.4.1. Số lượng nhân sự 7 1.4.2. Chất lượng nhân sự 7 1.5. Cơ sở vật chất, tài chính của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.5.1. Công sở 7 1.5.2. Trang thiết bị làm việc 8 1.5.3. Tài chính 9 Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 10 2.1. Cơ sở khoa học về công tác quản lý văn bản 10 2.1.1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản 10 2.1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước 10 2.1.1.2. Quy trình quản lý văn bản đến 10 2.1.1.3. Quy trình quản lý văn bản đi 15 2.1.2. Cơ sở pháp lý về công tác quản lý văn bản 20 2.2. Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 20 2.2.1. Hoạt động quản lý văn bản tại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức giai đoạn 2013 – 2015 20 2.2.2. Quy trình xử lý văn bản đến của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 22 2.2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 22 2.2.2.2. Trình văn bản đến 23 2.2.2.3. Chuyển giao văn bản đến 23 2.2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 23 2.2.3. Quy trình xử lý văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 23 2.2.3.1. Kiểm tra thể thức văn bản 23 2.2.3.2. Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật 24 2.2.3.3. Đăng ký văn bản đi 24 2.2.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 24 2.2.4. Nhận xét về công tác quản lý văn bản của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 24 2.2.4.1. Những mặt đã đạt được 24 2.2.4.2. Những mặt hạn chế 25 2.2.4.3. Nguyên nhân 26 Chương 3. Kiến nghị, giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn lao động huyện Hoài Đức 27 3.1. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 27 3.2. Những giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương Khái quát chung Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.1 Đặc điểm, tình hình Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.1.1 Địa vị pháp lý 1.1.2 Đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Hệ thống văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.2.1 Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức .6 1.2.2 Văn qui định nội quy, quy chế hoạt động 1.2.3 Văn quy định quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực công việc 1.3 Cơ cấu tổ chức máy Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức7 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.3.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ người đứng đầu 1.4 Đội ngũ nhân Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.4.1 Số lượng nhân .7 1.4.2 Chất lượng nhân 1.5 Cơ sở vật chất, tài Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức .7 1.5.1 Công sở 1.5.2 Trang thiết bị làm việc .8 1.5.3 Tài Chương 10 Thực trạng công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 10 2.1 Cơ sở khoa học công tác quản lý văn .10 2.1.1 Cơ sở lý luận công tác quản lý văn 10 2.1.1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước 10 2.1.1.2 Quy trình quản lý văn đến .10 2.1.1.3 Quy trình quản lý văn 15 2.1.2 Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn .20 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 20 2.2.1 Hoạt động quản lý văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức giai đoạn 2013 – 2015 .20 2.2.2 Quy trình xử lý văn đến Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 22 2.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 22 2.2.2.2 Trình văn đến 23 2.2.2.3 Chuyển giao văn đến .23 2.2.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến.23 2.2.3 Quy trình xử lý văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 23 2.2.3.1 Kiểm tra thể thức văn 23 2.2.3.2 Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật 24 2.2.3.3 Đăng ký văn .24 2.2.3.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 24 2.2.4 Nhận xét công tác quản lý văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 24 2.2.4.1 Những mặt đạt 24 2.2.4.2 Những mặt hạn chế .25 2.2.4.3 Nguyên nhân 26 Chương 27 Kiến nghị, giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn lao động huyện Hoài Đức 27 3.1 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức .27 3.2 Những giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức .28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Kiến tập ngành nghề nội dung quan trọng ngành học Đối với sinh viên ngành nói chung sinh viên khoa Hành học kiến tập năm thứ ba hội tốt để liên hệ vận dụng tri thức lí luận học vào thực tiễn từ rút nhận thức đắn nghề nghiệp chuyên môn Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị Xã hội Nói đến công tác văn thư, lưu trữ nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải văn lập hồ sơ hành nhằn đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý đếu liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý Vì công tác văn thư, lưu trữ công tác thiếu quan Công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động quan, tổ chức suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành hệ thống đồng xuyên suốt từ xuống Quản lý khâu tốt góp phần vào việc giải vấn đề liên quan đến giấy tờ trôi chảy Trong khoảng thời gian trực tiếp tham gia vào số công việc Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức, em thu lại cho nhiều kiến thức thực tế liên quan đến chuyên nghành Quản lý nhà nước Đây tổ chức trị xã hội địa phương, Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức đạt thành tựu định công tác quản lý Việc tìm hiểu công tác quản lý văn quan giúp em tiếp cận với hệ thống văn quản lý nhà nước đa dạng phong phú nội dung hình thức Hơn cung cấp cho em nhận định ban đầu hoạt động hành quản lý nhà nước tổ chức trị xã hội điển hình Chính thế, em chọn: “Tìm hiểu công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức” làm đề tài báo cáo kiến tập Và với đề tài liên quan đến việc quản lý văn văn đến, em mong muốn thân hiểu thêm sâu thứ mà học, đồng thời phục vụ cho công việc sau thân Thông qua báo cáo kiến tập này, em muốn thầy cô bác, anh, chị nhiệt tình giúp đỡ em thời gian qua thấy kết học tập thân ngồi ghế nhà trường nỗ lực cố gắng tìm hiểu thực tế kiến tập Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức Đối tượng phạm vi nghiên cứu a Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng báo cáo lý luận chung công tác văn cụ thể văn đến văn quan kiến tập, tìm hiểu quy trình chung quy trình riêng công tác quản lý văn đến, văn quan b Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức - Thời gian: Văn thư lưu trữ khâu thiếu có mặt từ lâu, phạm vi quan, em xin nghiên cứu với số liệu chủ yếu từ ba năm trở lại : 2013, 2014, 2015 Tuy với phạm vi nghiên cứu năm trở lại lại cung cấp số liệu đầy đủ xác lĩnh vực văn đến, văn quan em kiến tập Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức - Đánh giá công tác quản lý văn đến, văn quan - Có biện pháp thiết thực để nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức Nhiệm vụ: - Tìm hiểu lý thuyết, sở khoa học quản lý văn đến, văn - Tìm hiểu sở pháp lý quản lý văn đến, văn - Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn đến, văn quan kiến tập - Đánh giá, đề xuất số kiến nghị, giải pháp quản lý văn đến, văn quan kiến tập để đạt hiệu Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát: + Quan sát trực tiếp cách làm việc, tác phong làm việc cán bộ, công chức, nhân viên quan + Quan sát cách giải công việc cụ thể cán bộ, công chức, nhân viên quan thực - Phương pháp tìm hiểu tư liệu: + Nghiên cứu tài liệu quan, đơn vị + Hỏi cán hướng dẫn cụ thể Bố cục báo cáo Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục báo cáo có cấu trúc gồm 03 chương: Chương Khái quát chung Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức Chương Thực trạng công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức Chương Giải pháp, kiến nghị để nâng cao công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức Chương Khái quát chung Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.1 Đặc điểm, tình hình Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.1.1 Địa vị pháp lý - Liên đoàn Lao động huyện tổ chức theo đơn vị hành huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố định thành lập giải thể đạo trực tiếp - Đối tượng tập hợp Liên đoàn Lao động huyện đoàn viên, người lao động địa bàn cấp huyện - Liên đoàn Lao động huyện định thành lập giải thể đạo trực tiếp Công đoàn giáo dục huyện; định thành lập, giải thể công nhận đạo trực tiếp Công đoàn sở, Nghiệp đoàn đóng địa bàn (trừ Công đoàn sở trực thuộc Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn cấp trực tiếp sở khác) - Theo Hiến pháp 2013: Công đoàn Việt Nam tổ chức trị - xã hội giai cấp công nhân người lao động thành lập sở tự nguyện, đại diện cho người lao động, chăm lo bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao động; tham gia quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội; tham gia kiểm tra, tra, giám sát hoạt động quan nhà nước, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp vấn đề liên quan đến quyền, nghĩa vụ người lao động; tuyên truyền, vận động người lao động học tập, nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp, chấp hành pháp luật, xây dựng bảo vệ Tổ quốc 1.1.2 Đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ, quyền hạn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức nằm thị trấn Trạm Trôi, huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội, phía tây trung tâm Hà Nội tiếp giáp với quận, huyện: - Huyện Đan Phượng, Phúc Thọ quận Bắc Từ Liêm phía Bắc - Huyện Quốc Oai Phúc Thọ phía Tây - Quận Hà Đông huyện Quốc Oai phía Nam - Quận Hà Đông Nam Từ Liêm phía Đông Với diện tích toàn huyện 82.38 km2, dân số 190.612 người Điều kiện kinh tế huyện ngày phát triển mạnh kinh tế, để đẩy nhanh trình công nghiệp hoá, địa hoá, thời gian tới, huyện Hoài Đức triển khai dự án đường vành đai số Hà Nội qua xã huyện Trong tương lai, dự án hoàn thành, Hoài Đức trở thành khu đô thị thủ đô Nhiệm vụ, quyền hạn Liên đoàn lao động huyện là: - Tuyên truyền, vận động người lao động thực đường lối, chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước nhiệm vụ tổ chức Công đoàn Tổ chức phong trào thi đua yêu nước - Phối hợp với Cơ quan chức Nhà nước cấp huyện, công đoàn ngành địa phương tương đương để kiểm tra, tra, giám sát việc thực chế độ, sách; giải khiếu nại, tố cáo, tranh chấp lao động sở đóng địa bàn; hướng dẫn, hỗ trợ, giúp Ban Chấp hành Công đoàn sở việc thương lượng, ký kết thỏa ước lao động tập thể, giải tranh chấp lao động, tổ chức đối thoại với người sử dụng lao động, tổ chức, Lãnh đạo đình công theo quy định pháp luật - Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, đáng người lao động Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa thành lập Công đoàn sở người lao động yêu cầu Đại diện cho Công đoàn sở người lao động khởi kiện tham gia vào vụ án lao động Công đoàn sở người lao động ủy quyền - Triển khai thực Chỉ thị, Nghị chủ trương công tác Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; Chỉ thị, Nghị cấp ủy đảng Nghị Đại hội Công đoàn cấp mình; tham gia với cấp ủy đảng, Cơ quan Nhà nước chủ trương phát triển kinh tế - xã hội vấn đề có liên quan đến việc làm, đời sống đoàn viên, người lao động - Vận động đoàn viên, người lao động tham gia hoạt động xã hội, hướng dẫn hình thức, biện pháp chăm lo đời sống, cải thiện điều kiện làm việc, xóa đói giảm nghèo, xây dựng nếp sống văn hóa, đấu tranh ngăn chặn tiêu cực, tham nhũng tệ nạn xã hội - Thực công tác phát triển đoàn viên, thành lập Công đoàn sở, Nghiệp đoàn; công tác tổ chức, cán theo phân cấp Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; xây dựng Công đoàn sở, Nghiệp đoàn vững mạnh - Quản lý tài chính, tài sản Công đoàn theo quy định pháp luật Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam 1.2 Hệ thống văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.2.1 Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức - Luật Công đoàn 2012 - Điều lệ Công Đoàn Việt Nam năm 2013 - Hướng dẫn 238/HD – TLĐ năm 2014 hướng dẫn thi hành điều lệ Công đoàn Việt Nam 1.2.2 Văn qui định nội quy, quy chế hoạt động - Quyết định 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức ban hành quy chế làm việc quan Liên đoàn Lao động huyện - Bản hướng dẫn quy chế làm việc Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức ban hành kèm theo định số 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.2.3 Văn quy định quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực công việc - Quyết định 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức ban hành quy chế làm việc quan Liên đoàn Lao động huyện - Bản hướng dẫn quy chế làm việc Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức ban hành kèm theo định số 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.3 Cơ cấu tổ chức máy Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức Phụ lục trang 1.3.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ người đứng đầu - Đồng chí Nguyễn Xuân Lưu – Huyện ủy viên – Ủy viên Ban chấp hành Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Chủ tịch Liên đoàn Lao động huyện: Phụ trách chung + Trực tiếp phụ trách: Quản lý chung, quy chế dân chủ, công tác tài công tác cán + Chịu trách nhiệm trước Huyện ủy Liên đoàn Lao động Thành phố, điều hành hoạt động chung quan Liên đoàn Lao động huyện 1.4 Đội ngũ nhân Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.4.1 Số lượng nhân - Số lượng: 05 người, có: 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch, 02 cán chuyên môn giúp việc (có 01 kế toán, 01 thủ quỹ kiêm công tác văn phòng) 1.4.2 Chất lượng nhân - Trình độ: + Trình độ chuyên môn: Trên Đại học: 01 người, Đại học: 04 người + Trình độ trị: Cao cấp trị: 04 người; Trung cấp trị: 01 người - Thâm niên: + 01 người có thâm niên 32 công tác hoạt động Công đoàn + 02 người có thâm niên 11 năm + 01 người có thâm niên: 03 năm + 01 người có thâm niên 04 năm - Cả 05 người đào tạo kĩ hoạt động công tác Công đoàn 1.5 Cơ sở vật chất, tài Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 1.5.1 Công sở Sổ đăng ký loại văn quy phạm pháp luật (nếu có) định(cá biệt), thị(cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký loại văn hành có ghi tên loại khác công văn hành (loại thường); Sổ đăng ký văn (loại mật) - Đăng ký văn Mẫu số việc đăng ký văn đi, kể văn văn (loại mật), thực theo hướng dẫn phụ lục VII * Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn Yều cầu cung việc xây dựng sở liệu quản lý văn thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước 2.1.1.3.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn * Làm thủ tục phát hành văn bản: - Lựa chọn bì Tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước cụ thể loại cho phù hợp đảm kích thước chiều bì phải lớn kích thước văn vào bì dạng nguyên khổ giấy gấp lại từ 10mm trở lên để vào bì cách dễ dàng Bì văn làm loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m Vì văn (loại mật) thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an - Trình bày bì viết bì Bì văn in sẵn theo mẫu cách viết bì thực theo hướng dẫn phụ lục VIII - Vào bì dán bì Tùy theo số lượng, độ dày văn vào bì mà lựa chọn cách 18 gấp văn cho phù hợp hướng dẫn Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy chữ bên - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác Trên bì văn (loại khẩn)phải đóng dấu độ khẩn tương ứng, tùy theo mức độ khẩn văn bì * Chuyển phát văn đi: - Chuyển phát văn Tùy theo số lượng văn chuyển giao nội hàng năm, hàng ngày cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng sủ dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn Khi chuyển giao văn nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển phát trực tiếp giao liên quan, tổ chức thực Vản giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp phải đăng ký trực tiếp vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ Mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn phụ lục IX - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn gửi qua bưu điện phải hoàn thành thủ tục phát hành đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phả yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dầu vào sổ Mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn phụ lục X - Chuyển phát văn Fax, qua mạng Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn chuyển qua mạng để kịp thời giải công việc, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ * Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn trường 19 hợp cần thiết, lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn đến nơi nhận Việc xác định văn cần lập phiếu gửi quan đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định 2.1.1.3.5 Lưu văn Văn lưu văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đăng ký đánh số chung xếp chung, đăng ký đánh số theo loại theo nhóm định xếp riêng, theo số thứ tự văn Tại văn thư, phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn lưu Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng lưu mà quản lý theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI Các tập lưu văn sổ đăng ký văn giao nộp lưu trữ hành quan, tổ chức theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước 2.1.2 Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư - Thông tư số 12/2002/TT – BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23/8/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước - Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước - Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 2.2.1 Hoạt động quản lý văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức giai đoạn 2013 – 2015 20 Hàng năm, Liên đoàn Lao động huyện tiếp nhận lượng văn đáng kể, trung bình khoảng 800 văn loại Và năm, số lượng văn năm sau tăng lên so với năm trước không nhiều Năm 2013, Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức tiếp nhận 400 văn đến, trực tiếp phát hành văn với số lượng 216 Năm 2014, Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức tiếp nhận gần 500 văn đến, trực tiếp phát hành văn với số lượng 192 Năm 2015, Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức tiếp nhận 300 văn đến, trực tiếp phát hành văn với số lượng 190 Đối với văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức phát tính tới thời điểm hết năm 2015 598 văn Trong đó, số đầu văn cụ thể sau: - Quyết định có 124 văn - Công văn có 218 văn - Báo cáo có 128 văn - Tờ trình có 73 văn - Quy chế có văn - Thông báo có 19 văn - Hướng dẫn có văn - Kế hoạch có 48 văn - Đề án có văn - Kế hoạch liên tịch có văn Với đặc thù huyện có kinh tế phát triển, sở hạ tầng kỹ thuật tương đối tốt trang bị cách đồng bộ, đại, có nguồn nhân, tài lực dồi Dựa tiềm lực đó, Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức đưa tiến công nghệ thông tin vào hầu hết khâu trình quản lý nhà nước Hầu hết quy trình nghiệp vụ quản lý văn đi, đến Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức xử lý giải thực dựa hệ thống máy tính qua năm chỉnh sửa, hoàn thiện, nâng cấp cho phù hợp với đặc 21 thù công việc yêu cầu đổi Đây phần mềm chuyên dụng xây dựng để phục vụ cho công tác quản lý văn đi, đến Việc quản lý văn đi, đến thực theo quy định Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước, chưa đẻ xẩy tình trạng mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng việc quản lý công việc quan 2.2.2 Quy trình xử lý văn đến Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 2.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn thư công tác quản lý văn đến đồng chí Bùi Sơn Dương phụ trách Văn thư sau tiếp nhận văn đến tiến hành phân loại sơ thành loại: văn gửi đề tên quan, văn gửi trực tiếp lãnh đạo, văn yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công việc Sau phân loại xong, văn thư làm công tác bóc bì văn theo trình tự pháp lý dựa quy định công tác văn thư – lưu trữ hành Văn bóc bì đóng dấu đến Sau văn thư làm công tác phân loại văn cho lãnh đạo xử lý Đây công tác khó khăn, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn công tác hành cao, phải phân loại sơ loại lĩnh vực văn thuộc ai, phận Liên đoàn Lao động huyện chịu trách nhiệm giải Sau làm công tác phân loại phận giải xong, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn máy vi tính Công tác đăng ký văn đến máy vi tính phải đảm bảo đầy đủ thông tin như: Lãnh đạo xử lý; Nơi gửi văn bản; Có trái với thị 16 không; Khu vực văn đến (1 - Trung ương, - Địa phương, - vượt cấp); Mức độ mật; Mức độ khẩn; Loại công văn; Số ký hiệu; Ngày ký; Ngày nhận; Trích yếu nội dung văn bản; Đính kèm văn (nếu có); Hạn giải (nếu có);… Sau điền đầy đủ thông tin vào hình xử lý văn máy vi tính Văn thư thực hiên hiệu lệnh xác nhận, sau xác nhận máy tính tự động số đến văn vừa tiếp nhận; Văn thư làm công tác ghi số đến ngày đến văn Sau đăng ký xong, văn 22 thư kẹp theo “Phiếu xử lý văn bản” vào đầu văn đưa vào cá nhân, phận tiếp nhận văn cán bộ, nhân viên Liên đoàn “Phiếu xử lý văn bản” để xử lý văn bản, có ghi: Số công văn, ngày tháng năm, quan gửi, ý kiến đề xuất người trực tiếp xử lý 2.2.2.2 Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến kịp thời trình cho cán bộ, nhân viên có trách nhiệm giải theo chuyên môn cụ thể Các cán bộ, nhân viên sau nhận văn sau xem xét, nghiên cứu,…căn vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạch giao,…ghi ý kiến phân phối văn cho đơn vị cá nhân, ý kiến đạo giải thời hạn giải văn theo yêu cầu nội dung văn Ý kiến phân phối, giải ghi vào Phiếu xử lý văn sau cập nhật trực tiếp vào sở liệu quản lý văn máy vi tính thông qua văn thư Sau có ý kiến phân phối, giải người có thẩm quyền, văn đến trả phận văn thư đăng ký bổ sung vào sở liệu quản lý văn máy vi tính văn thư 2.2.2.3 Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải ý kiến cán bộ, nhân viên ghi Phiếu xử lý văn 2.2.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, phận, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời hạn pháp luật quy đinh Đặc biệt văn đến có đóng dấu độ khẩn xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời, không chậm trễ 2.2.3 Quy trình xử lý văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 2.2.3.1 Kiểm tra thể thức văn Căn quy định pháp luật, văn thư kiểm tra lại thể thức trình bày văn trước làm thủ tục để phát hành văn Sau đó, văn thư làm 23 công tác ghi số ngày, tháng năm ban hành văn theo số thứ tự đăng ký văn theo quy định Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 2.2.3.2 Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật Văn sau kiểm tra kỹ, đánh máy, sau có chữ ký lãnh đạo nhân xong đưa vào làm công tác đóng dấu văn thư phụ trách quản lý dấu có thẩm quyền đóng dấu Văn thư đóng dấu quan, đóng dấu độ khẩn, mật tài liệu thu hồi thực theo quy định pháp luật hành 2.2.3.3 Đăng ký văn Việc đăng ký (cập nhật) thông tin văn thực phần mềm Việc đăng ký văn phần mềm cần điền đầy đủ thông tin sau: Khối phát hành văn bản; loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; nơi nhận văn bản; trích yếu nội dung; lĩnh vực; người thảo;…Công tác đồng chí văn thư Bùi Sơn Dương thực 2.2.3.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đóng dấu, làm thủ tục phát hành văn Văn cho vào phong bì theo quy đinh kích cỡ thể thức, ghi số văn bản, quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật…và chuyển, phát văn đường bưu điện Fax, qua mạng…Công tác đồng chí văn thư Bùi Sơn Dương thực 2.2.4 Nhận xét công tác quản lý văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức Qua thời gian kiến tập Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức, quan sát trực tiếp phân công làm số khâu, công đoạn quy trình lưu văn quan, em rút số nhận xét sau 2.2.4.1 Những mặt đạt - Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức nhận lãnh đạo thống nhất, quan tâm đạo sát công tác cấp Các chương trình kế hoạch mà Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội giao phó cụ thể, rõ ràng có tính khả thi 24 - Các văn pháp luật Nhà nước, quy định Liên đoàn Lao động huyện công tác văn thư tương đối rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp quan giải công việc thuận lợi Cơ quan xây dựng quy chế quản lý ban hành văn bản, tổ chức phổ biến, tập huấn cho cán công tác quản lý văn bản, bước đưa công tác vào nề nếp - Việc phân công công tác hoạt động Liên đoàn Lao động huyện tổ chức khoa học, không chồng chéo Việc sử dụng trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến phần mềm đại góp phần lớn vào thành công công tác chuyên môn văn thư nói riêng công tác quan nói chung - Liên đoàn Lao động huyện nhận phối hợp, hợp tác tích cực quan, ban nghành, đơn vị, cá nhân thực nhiệm vụ giao - Lãnh đạo cán nhân viên quan cố gắng nỗ lực, nhiệt tình với công việc, khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Cơ quan có đội ngũ cán công chức có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tuổi trẻ, nhiệt tình công tác - Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ - Liên đoàn Lao động huyện nhận quan tâm đặc biệt cấp sở vật chất lẫn tinh thần 2.2.4.2 Những mặt hạn chế - Lãnh đạo khó quản lý kiểm soát công việc nhân viên, khó quy trách nhiệm tình văn xử lý chậm hay ban hành chậm… - Do áp dụng quản lý văn máy vi tính cần cập nhật thường xuyên quy trình chu chuyển văn nên kéo dài thời gian qua nhiều khâu trung gian quy trình - Việc gửi văn nhiều trường hợp chậm, có văn thiếu trang Tình trạng văn gửi vượt cấp, văn sai thủ tục hành chính, sai thể thức nội dung, chưa xử lý liên nghành nhiều - Cơ sở vật chất kĩ thuật tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống 25 mạng máy tính tốc độ đường truyền chậm, gây thời gian cho công tác truyền, nhận xử lý thông tin, khai thác liệu có mạng… 2.2.4.3 Nguyên nhân Những hạn chế nêu xuất phát từ số nguyên nhân sau đây: - Chưa có biện pháp “cứng” việc xử lý văn sai thể thức nội dung, nên chưa thực tạo nên ý thức thực có trách nhiệm với công việc - Đội ngũ cán công chức xuất nhiều người trẻ chưa thực phát huy lực công tác, nên trình giải công việc mang nặng tính khuôn mẫu, thụ động hiệu công việc chưa thực cao - Do điều kiện mặt tài hạn chế nên xét mặt sở vật chất kỹ thuật chưa thực đáp ứng nhu cầu giải công việc Liên đoàn Lao động huyện - Liên đoàn Lao động huyện thường xuyên tổ chức chương trình hay khóa học nâng cao lực đội ngũ cán bộ, công chức hiệu chưa thật cao ý thức đội ngũ cán bộ, công chức tương đối thờ ơ, chưa thực quan tâm tới khóa đào tạo 26 Chương Kiến nghị, giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn lao động huyện Hoài Đức 3.1 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức - Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình công tác nhân viên quan - Giải nhanh gọn hơn, thời gian ngắn văn gửi đến Liên đoàn - Các cán nhân viên quan phải thường xuyên báo cáo tiến trình thực công việc cho lãnh đạo phòng trao đổi công việc với đồng nghiệp để tháo gỡ khó khăn để tránh trường hợp cán vắng công việc không giải - Nâng cao tinh thần trách nhiệm thành viên quan - Thường xuyên cử cán quan tham gia vào chương trình, lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ quản lý văn - Về trang thiết bị Liên đoàn Lao động huyện cần đề nghị đầu tư tài để nâng cao trang thiết bị máy móc - Lãnh đạo quan cần tham mưu ý kiến cấp việc ban hành quy định cụ thể cho công tác văn thư, trách nhiệm cán văn thư, quy định cụ thể việc quản lý văn bản, quy định cụ thể việc lập hồ sơ - Thường xuyên kiểm tra thể thức văn trước ban hành tránh tình trạng ban hành văn thức, làm giảm hiệu lực pháp lý văn Khi soạn thảo văn phải có quy định chung thống toàn quan để đảm bảo giá trị thẩm mỹ pháp lý văn - Đôn đốc, nhắc nhở, động viên công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định Do cần ban hành quy định cụ thể công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Để giảm thiểu tiến tới 27 chấmd ứt tình trạng tài liệu rời lẻ, thất lạc, mát, ảnh hưởng đến suất lao động công việc cán hiệu hoạt động quản lý Liên đoàn 3.2 Những giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến, văn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức - Thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phòng công tác văn thư Nội dung đào tạo không nâng cao trình độ chuyên môn mà phổ biến quy định cho cán bộ, để công tác văn thư chuẩn hoá đảm bảo việc soạn thảo văn theo quy trình, thể thức quy định - Mở lớp đào tạo ngắn hạn trình độ tin học cho cán bộ, không giải văn máy mà cập nhật thông tin hàng ngày để phục vụ tốt cho công tác chuyên môn - Sự quan tâm lãnh đạo Liên đoàn công tác văn thư nguồn động lực cho toàn thể cán nhân viên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ giao góp phần vào phát triển chung Công đoàn nước Trên số kiến nghị giải pháp em nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, quản lý văn đến, văn Liên đoàn Hy vọng với vài ý kiến đóng góp góp phần nhỏ vào việc đảm bảo cho công việc quan suôn sẻ, tạo thành hệ thống xuyên suốt đồng thực có biến chuyển hiệu năm tới 28 KẾT LUẬN Trong trình kiến tập Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức, quan sát khối lượng công việc Liên đoàn thực hiện, trực tiếp tham gia giải công việc quan Những kiến thức thu từ thực tế lớn bổ ích cho công tác sau em Quan trọng thân lần trải nghiệm vị trí mới, trực tiếp tham gia vào khâu guồng máy hành Liên đoàn Kết sau gần tháng kiến tập Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức công tác quản lý văn đến, văn đi, em có nhìn tổng quan chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức tổ chức trị - xã hội điển hình Cơ quan đại diện cho tiếng nói, quyền lợi ích đội ngũ công nhân viên chức thủ đô Hơn kiến thức mà em thu quý báu học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn nghiệp vụ đào tạo trường Đối với đề tài báo cáo thân em, khoảng thời gian bổ ích để em so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn hoạt động chuyển giao văn đến văn Liên đoàn em vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi giảng đường qua thấy thực tế lý luận có điểm khác biệt định, phải đảm bảo dựa sở lý luận định Đối với trình kiến tập, thời gian gần tháng thực cần thiết chưa phải đủ để em chiêm nghiệm hết kiến thức mà học Tuy vậy, khoảng thời gian kiến tập Liên đoàn thật khoảng thời gian có ý nghĩa với thân em nói riêng sinh viên khác nói chung Em xin chân thành cảm ơn Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức, bác, anh chị tiếp nhận nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ em trình kiến tập, em xin cảm ơn cô tận tình bảo dõi theo em trình hoàn thành báo cáo thực tập 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Hoàng Lê Minh, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB văn hóa thông tin 2.TS Lê Văn In (Chủ biên), TS Nghiêm Kỳ Hồng, ThS Đỗ Văn Học (2013), Giáo trình Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản, Đh quốc gia TPHCM 3.Thông tư số 12/2002/TT – BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23/8/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 4.Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư 5.Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước 6.Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước 7.Quyết định 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức ban hành quy chế làm việc quan Liên đoàn Lao động huyện 8.Bản hướng dẫn quy chế làm việc Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức ban hành kèm theo định số 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 9.Luật Công đoàn 2012 10 Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 2013 11 Điều lệ Công Đoàn Việt Nam năm 2013 12 Hướng dẫn 238/HD – TLĐ năm 2014 hướng dẫn thi hành điều lệ Công đoàn Việt Nam 30 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức