Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 7 Chương 1: Một số vấn đề về Công tác văn thư và Tổng quan về Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Chi nhánh Hà Nội 4 1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm 5 1.1.3.Yêu cầu 6 1.1.4. Vị trí và ý nghĩa 7 1.2. Tổng quan về Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam 7 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam PTSC 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam: 8 1.2.3. Cơ cấu bộ máy, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ: 10 1.2.3.1. Cơ cấu bộ máy: 10 1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ cấu bộ máy và các phòng ban nghiệp vụ của Tổng công ty: 11 Tiểu kết 14 Chương 2: Thực trạng về Công tác văn thư tại Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Chi nhánh Hà Nội 15 2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến 15 2.1.1. Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến 16 2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến 18 2.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 21 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 22 2.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi 23 2.2.2. Chuyển phát văn bản đi 28 2.2.3. Lưu văn bản đi 29 2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 30 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 32 Tiểu kết……………………………………………………………………… 33 Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại Tổng Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam 34 3.1. Đánh giá 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Hạn chế 34 3.2. Giải pháp 35 3.2.1. Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư 35 3.2.2. Đối với lãnh đạo công ty về công tác văn thư và cán bộ làm công tác văn thư. 35 3.2.3. Đối với việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư 36 Tiểu kết……………………………………………………………………… 36 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ - - ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ NỘI Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Lớp: ĐHLT LTH K15A – Nhóm Giảng viên hướng dẫn: TS Bùi Thị Ánh Vân Hà Nội - 2016 DANH SÁCH NHÓM STT Mã số sinh viên 1507LTHA028 1507LTHA032 Tên thành viên Lăng Thị Miên Vũ Thị Nội Phần phụ trách Phần mở đầu Chương Lời cảm ơn, Lời cam đoan, 1507LTHA036 Nguyễn Thủy Tâm Chương 2, Tiểu kết, Đánh giá, chỉnh sửa hoàn thiện Chương Chương 2, chỉnh sửa 1507LTHA043 Phan Thị Thúy 1507LTHA056 Ngô Thanh Thủy 1507LTHA048 1507LTHA049 1507LTHA051 1507LTHA052 Bùi Thị Trang Nguyễn Thành Trung Phúc Thị Minh Vân Trần Thị Thanh Xuân hoàn thiện Phần 2.2 Chương Kết luận Chương 3, Phụ lục Phần 1.1 Chương Ký tên LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình hướng dẫn chúng tơi suốt thời gian thực đề tài Xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ truyền dạy cho vốn tri thức quý báu Công tác Văn thư suốt thời gian học tập trường; Cảm ơn Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội (CNHN) cung cấp tài liệu cho chúng tơi thực đề tài Nhóm thực đề tài LỜI CAM ĐOAN Chúng xin cam đoan cơng trình nghiên cứu chúng tơi thực Mọi số liệu thể cơng trình hồn tồn trung thực Chúng tơi xin chịu trách nhiệm viết đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Nhóm thực đề tài MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .4 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa CTVT Công tác văn thư .7 PTSC Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam GDCK .7 Giao dịch chứng khoán .7 HĐQT Hội đồng quản trị CBCNV .7 Cán công nhân viên PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 Bố cục đề tài Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ NỘI 1.1 Một số vấn đề lý luận Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Nội dung, tính chất đặc điểm .5 1.1.3.Yêu cầu 1.1.4 Vị trí ý nghĩa 1.2 Tổng quan Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển Tổng cơng ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC .7 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam: 1.2.3 Cơ cấu máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu phòng ban nghiệp vụ: .10 1.2.3.1 Cơ cấu máy tổ chức: 10 1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu cấu máy phòng ban nghiệp vụ Tổng công ty: 11 Chương 2: 15 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM – CN HÀ NỘI 15 2.1 Công tác tiếp nhận xử lý văn đến 15 2.1.1 Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn đến 16 2.1.2 Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn đến, trình, chuyển giao lưu văn đến 18 2.1.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến .21 2.2 Tổ chức quản lý giải văn 22 2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn 23 2.2.2 Chuyển phát văn 28 2.2.3 Lưu văn 29 2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 30 2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: 32 Chương 3: 34 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM 34 3.1 Đánh giá: 34 3.1.1 Ưu điểm 34 3.1.2 Hạn chế 34 3.2 Giải pháp 35 3.2.1 Đối với cán phụ trách công tác văn thư 35 3.2.2 Đối với lãnh đạo công ty công tác văn thư cán làm công tác văn thư 35 3.2.3 Đối với việc đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư 36 KẾT LUẬN .36 TÀI LIỆU THAM KHẢO .39 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt CTVT PTSC GDCK HĐQT CBCNV Nguyên nghĩa Công tác văn thư Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Giao dịch chứng khoán Hội đồng quản trị Cán công nhân viên PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động khơng thể thiếu, mắt xích quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức nói chung Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội nói riêng Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị Thực tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết hạn chế việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật Cơng tác văn thư cịn bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ tài liệu Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam (PTSC) Là sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt đào tạo chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ đồng thời có thành viên nhóm thực tập Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - CN HN Đứng trước đòi hỏi hoạt động quản lý Nhà nước công tác văn thư trình hội nhập, với mong muốn kiểm chứng lý luận thực tiễn Từ vấn đề lôi chọn đề tài: “Tổ chức công tác văn thư Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội” cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài này, nhóm chúng tơi tìm đọc số tác phẩm như: Giáo trình nghiệp vụ cơng tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I; 2007) Tác phẩm cung cấp cho lý luận công tác văn thư Tập lưu Văn đi, Văn đến Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội năm 2015 cho thấy tầm quan trọng công tác hoạt động Tổng Công ty - CNHN cung cấp cho mẫu văn như: mẫu công văn đi, mẫu định, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu … Báo cáo thực tập tốt nghiệp bạn Bùi Thị Trang Tổng Công ty CNHN năm 2014 cung cấp cho thơng tin lịch sử hình thành, cấu tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ chế độ công tác văn thư Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội, điều kiện thuận lợi để viết chương chương 3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực để nghiên cứu tổ chức công tác văn thư Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội Kiểm chứng lại kiến thức học trường thực tế công việc Đối tượng nghiên cứu Tổ chức công tác văn thư Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam CNHN - Thời gian: Công tác văn thư Tổng Công ty năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Để tìm hiểu tốt vấn đề sử dụng phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây phương pháp xem sơ lý luận nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung cấu trúc luận văn Phương pháp điền dã: Phương pháp xem công cụ thu thập khai thác thông tin Công tác văn thư Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Phân tích tài liệu: Phân tích nguồn tư liệu có sẵn cơng tác văn thư Tổng Công ty Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưu giữ thơng tin có giá trị Công tác văn thư Tổng Công ty Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp áp dụng việc xử lý thông tin khai thác từ các cán nhân viên nguồn tài liệu sẵn có về Cơng tác văn thư để trình bày đề tài Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài bố cục thành chương: - Chương Một số vấn đề Công tác văn thư tổng quan Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội - Chương Thực trạng Công tác văn thư Cơng ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội - Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu Công tác văn thư Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội Ghi số, ngày, tháng cho văn bản, ký hiệu văn yếu tố bắt buộc đới với tất loại văn Tổng công ty Mỗi văn đánh số ghi ngày tháng theo thứ tự ban hành văn + Đánh số văn đi: Tất văn công ty ghi số theo hệ thống chung công ty Văn thư thống quản lý Số văn Tổng công ty đánh liên tục theo thứ tự cho tất loại văn Tổng công ty ban hành như: Quyết định, Thông báo, Báo cáo, trừ vẽ đăng ký vào sổ riêng theo hệ thống số riêng Số văn hệ thống số phải văn thư lấy liên thứ tự thời gian ban hành văn Các phòng ban, đơn vị soạn thảo tuyệt đối không điền thông tin số, ngày tháng trước văn ký duyệt; Đối với Hợp đồng, Biên bản: công ty ký trước Văn thư phải lấy số theo hệ thống quy định cơng ty hồn thiện thơng tin ngày, tháng văn Việc ghi số, ngày, tháng vào văn Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam thực sau: Số văn ghi chữ số Ả rập, số 01 ngày đầu năm đến hết ngày 31/12 năm Văn ban hành ngày ghi ngày đó, số ngày, tháng, năm ghi chữ số Ả rập, ngày 10 tháng thêm số đằng trước + Ký hiệu văn bản: Ký hiệu văn chung Tổng công ty bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên Tổng cơng ty Dịch vụ Dầu khí (DVDK) Ví dụ: Số 01/QĐ-DVDK Số 03/TB-DVDK Số 12/BC-DVDK + Ghi ngày, tháng văn bản: ngày ký định ban hành văn ngày văn có hiệu lực pháp lý - Đăng ký văn 25 Tất văn phải đăng ký vào hệ thống quản lý (sổ truyền thống/máy tính) cơng ty đầy đủ, xác khoa học Tất loại văn (trừ vẽ) đăng ký chung vào sổ hỗ hợp, tên sổ là: Sổ đăng ký văn Các vẽ Tổng công ty đăng ký vào sổ riêng có tên là: Sổ đăng ký văn vẽ Phần đăng ký bên hai sổ giống phần đăng ký bên Sổ đăng ký văn theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, khác phần bìa sổ Mẫu bìa Sổ đăng ký văn đi: Tổng ty sổ: Cổ + Phần bênCơng ngồi – bìa phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ………… Từ ngày …./…/… Đến ngày /…./… Từ số: …… đến số: ……… Quyển số: ……………… Mẫu bìa Sổ đăng ký vẽ giống với mẫu bìa Sổ đăng ký văn Chỉ khác tên “Sổ đăng ký vẽ đi” + Phần nội dung bên trong: Phần nội dung bên hai sổ Đăng ký văn Sổ đăng ký văn vẽ Tổng cơng ty hồn tồn giống nhau, khơng có khác: 26 • Mẫu sổ đăng ký bên trong: Số ký Ngày Tên loại Ngưòi Nơi Đơn vị, Số Ghi hiệu văn tháng văn trích yếu nội ký nhận ngi lượng bản dung văn văn nhận văn lưu Ghi chú: (1)Ghi số ký hiệu văn (2)Ghi ngày tháng năm văn (3)Ghi tên loại trích yếu nội dung văn (4)Ghi tên người ký văn (5)Ghi tên quan tổ chức cá nhân đơn vị nhận văn (6)Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu (7)Ghi số lượng phát hành (8)Ghi điều cần thiết Tất văn mật, khẩn đăng ký chung vào Sổ đăng ký văn Tổng công ty chưa lập riêng Đối với văn mật Văn thư ghi vào cột “Ghi chú” văn “Mật” Tất thông tin văn cán Văn thư đăng ký xác, rõ ràng vào cột tất văn Tổng công ty quản lý thống tương đối chặt chẽ - Nhân bản, đóng dấu pháp nhân dấu mức độ khẩn, mật + Nhân bản: Văn trước phát hành phải hồn thiện thể thức sau nhân theo số lượng quy định Văn thường: Văn thư thực nhân theo số lượng xác định phần “Nơi nhận” văn Văn mật: Văn thư/Thư ký văn phòng Tổng Giám đốc thực nhân theo đạo Ban Tổng Giám đốc Việc in, văn mật phải tiến hành nơi đảm bảo bí mật, an toàn phải ghi cụ thể số lượng in, sao, chụp Tài liệu mật sao, chụp phải bảo mật tài liệu vật gốc 27 in, sao, chụp số quy định Sau in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại hủy dư thừa in, sao, chụp hỏng + Đóng dấu pháp nhân Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối da 05 trang văn Dấu treo đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn văn khác lãnh đạo có thẩm quyền cơng ty ký Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Đóng dấu mức độ khẩn, mật Tất văn có độ khẩn, mật phải đóng dấu mức độ khẩn, mật Dấu khẩn, mật đóng phía bên trái văn phần số, ký hiệu Trên bì thư văn khẩn, mật phải đóng dấu mức độ khẩn, mật 2.2.2 Chuyển phát văn Văn sau có chữ ký làm đầy đủ thủ tục Văn thư làm thủ tục phát hành thời gian quy định Căn tính chất, mức độ quan trọng, khẩn, mật văn bản, văn cơng ty chuyển nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi bưu điện, gửi email, gửi fax - Chuyển giao trực tiếp: Đối với người nhận nội Tổng công ty Tổng công ty sổ chuyển giao văn riêng mà người nhận văn ký trực tiếp vào Sổ đăng ký văn Sổ đăng ký Thường không ký văn có nội dung thơng báo hay gửi để biết, để tham khảo Văn mang tính tun truyền, thơng báo rộng rãi tới tồn thể CBCNV, phịng ban, đơn vị, cơng ty trực thuộc:gửi bưu điện/scan gửi email/gửi fax/gửi trực tiếp… - Các văn chuyển giao fax: Đối với nơi nhận văn xa có yêu cầu xem trước văn Văn thư Tổng cơng ty gửi fax trước gửi gốc sau 28 - Văn có nội dung mật/ nội dung quan trọng liên quan đến chủ trương, sách, đàm phán, ký kết, đầu tư…: gửi trực tiếp đóng dấu niêm phong gửi đích danh qua bưu điện, khơng gửi fax, email - Khi chuyển văn hình thức, Văn thư phải kiểm tra, xác nhận thời hạn văn gửi đến địa cần gửi thời gian quy định Do đặc thù công việc phải chuyển nhiều văn xa, việc gửi văn bưu điện chủ yếu chuyển phát nhanh sử dụng loại phong bì bưu điện Vì khơng đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung bên văn bản, gửi ghi địa nơi gửi nơi nhận gây thời gian tiền cước phí chuyển phát nhanh Vì ngày Tổng cơng ty phải chuyển giao nhiều văn ngồi - Tổng cơng ty không lập Sổ chuyển giao văn bưu điện mà ghi vào phần ‘ghi chú’ “chuyển bưu điện” 2.2.3 Lưu văn Trong trình hoạt động Tổng cơng ty văn sau phát hành lưu hai bản, gốc lưu văn thư 01 lưu hồ sơ giải công việc đơn vị soạn thảo để tiện cho việc theo dõi, lập hồ sơ công việc chuyển giao cho phận lưu trữ theo thời hạn quy định Việc lưu Văn khoa học giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, kịp thời, khoa học khâu cuối công tác quản lý văn Văn thư Tổng công ty thực Nó đồng thời sở cho việc thực bước công việc Khâu lưu trữ Tổng Cơng ty - Văn có chế độ mật lưu văn thư văn phịng Tổng Giám đốc theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước xếp theo số thứ tự bảo quản cặp, hộp Tuyệt đối không mang khỏi công ty, trường hợp cần khai thác sử dụng phải đồng ý lãnh đạo Số lượng ký tay hay ký chụp từ ký tay tùy thuộc dự định phận chuyên môn yêu cầu quan nhận văn Văn thư khơng cho mượn lưu Văn thư để gửi 29 - Sắp xếp lưu: Hiện Tổng công ty xếp lưu theo thời gian ban hành văn nghĩa văn ban hành trước, có số nhỏ xếp trước; văn ban hành sau, có số lớn xếp sau - Lựa chọn lưu: Những văn chữ viết rõ ràng, sẽ, khơng nhàu nát có giá trị gốc, chính, (bản hợp pháp trường hợp khơng tìm thấy gốc, chính) Bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản: Tập lưu Văn thư Tổng công ty cán Văn thư xếp cặp, hộp xếp lên giá, tủ Vì nhu cầu sử dụng lưu cá nhân, phòng ban, đơn vị Tổng cơng ty khơng cao nên khơng có “Sổ sử dụng lưu” Việc sử dụng lưu chủ yếu phục vụ cho mục đích giải công việc ban lãnh đạo công ty Trưởng phịng Hành 2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Con dấu thành phần quan trọng, khơng thể thiếu văn Để đảm bảo tính hợp pháp tính chân thực văn Nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Trong Nghị định nêu rõ “Con dấu thể vị trí pháp lý hoạt động giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh Nhà nước” Dấu thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn Một văn thiếu dấu văn chưa hợp pháp, dấu quan yếu tố quan trọng thành phần văn bản, khẳng định tính hợp pháp văn Trong quan loại dấu thơng thường cịn khắc thêm dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ việc sử dụng dấu phải nội quy tính chất cơng việc Cũng quan khác, Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC (chi nhánh Hà Nội) nói chung phịng Hành nói riêng sử dụng dấu theo nguyên tắc quản lý dấu theo quy định pháp luật Việc quản lý sử dụng dấu thực nguyên tắc sau: 30 - Con dấu Chánh Văn phịng, Trưởng Phịng Hành người phân công giúp Tổng Giám đốc quản lý, dấu phải bảo quản an toàn cất giữ cẩn thận Tổng công ty Khi người quản lý dấu vắng phải có văn bàn giao cụ thể - Cán văn thư phân công đóng dấu, khơng mang dấu khỏi khu vực đóng dấu khơng có đạo Ban Tổng giám đốc Tổng công ty - Không tự ý giao dấu cho người khác sử dụng khơng có đạo Ban Tổng Giám Tổng cơng ty - Tuyệt đối khơng đóng dấu khống (văn chưa có chữ ký người có thẩm quyền) Con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký cấp có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống đóng dấu vào văn chưa có nội dung Trường hợp đóng dấu vào văn có chữ ký chụp lại, phải có gốc để đối chiếu Văn thư phải giữ gốc - Khơng đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, có chữ ký khơng rõ ràng, không mẫu chữ ký đăng ký - Cán Văn thư có trách nhiệm bảo quản dấu: giữ sẽ, không làm biến dạng dấu, khơng giao dấu việc đóng dấu cho người khơng có trách nhiệm thực - Văn thư đóng dấu phải đóng trùm 1/3 chữ ký phía bên trái, đóng lên văn phải rõ nét, ngắn Dấu Tổng công ty dùng mực đỏ theo quy định - Việc đóng dấu treo: Văn thư thực đóng dấu treo theo ý kiến đạo ban lãnh đạo Tổng công ty, dấu treo đóng bên chữ phụ lục danh sách kèm theo hay dự thảo trình cấp phê duyêt Tuy nhiên thực tế Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC (chi nhánh Hà Nội) có văn Văn thư đóng dấu trùm hết lên chữ ký đóng dấu cịn bị lệch 31 Việc đóng dấu giáp lai hợp đồng kinh tế đóng dấu giáp lai vào danh giới giấy tờ văn để đảm bảo tính chân thực ngăn chặn tình trạng đánh tráo thay đổi nội dung văn Khi đóng dấu Tổng cơng ty vào văn cán Văn thư phải ghi vào Sổ theo dõi kể tài liệu thống kê không lấy số công văn, không lưu Văn thư Theo quy định Tổng công ty: dấu không mang khỏi Tổng công ty u cầu cơng việc Giám đốc Phó Giám đốc mang dấu ngồi Tổng cơng ty Khi dấu phải giữ nguyên trường báo cáo cho người có chức vụ cao Tổng cơng ty thời điểm đó, trình tự giải thực theo quy định hành Nhà nước Các loại dấu Tổng công ty sử dụng: - Dấu quan; - Dấu chức danh tên Giám đốc, Phó Giám đốc; - Dấu đến; - Dấu khẩn, mật; - Dấu mã số thuế; - Dấu y 2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC (chi nhánh Hà Nội) đơn vị doanh nghiệp với chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh sản phẩm dầu khí tàu biển Hàng năm Tổng công ty ban hành nhiều văn nhiều văn nơi khác gửi tới Tổng công ty Song Tổng công ty chưa lập Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ năm đơn vị cịn gặp nhiều khó khăn Văn thư Tổng cơng ty phải hướng dẫn đơn vị lập hồ sơ cơng việc đơn vị - Một số tài liệu chưa lập thành hồ sơ thời gian giải công việc kéo dài dây điểm thiếu sót cần có phương án giải Tổng công ty 32 Tổng công ty chưa quan tâm, trọng đến việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan, điều làm cho việc quản lý tài liệu không tốt tài liệu bị thất lạc, mát, rời lẻ, bó gói * Tiểu kết: Như Chương chúng tơi sâu tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam- Chi nhánh Hà Nội, để từ đưa đánh giá cách khách quan Những vấn đề tìm hiểu Chương sở cho tiến hành nội dung Chương 33 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM 3.1 Đánh giá: 3.1.1 Ưu điểm Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Cơng ty kinh doanh nên khối lượng công việc hàng ngày nhiều, nhiên công việc công ty cán văn thư giải nhanh hiệu Trang thiết bị đầu tư tương đối đầy đủ máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo, máy scan, máy điện thoại, giúp công việc giải nhanh hơn, hiệu Cán văn thư có trình độ Cao đẳng, Đại học đào tạo quy, nắm vững khâu nghiệp vụ chun mơn, có trình độ tin học văn phịng tốt, sử dụng thành thạo máy vi tính trang thiết bị văn phịng khác có kinh nghiệm thực tế nên việc quản lý văn đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình nhà nước 3.1.2 Hạn chế Cơng tác quản lý, tổ chức công tác văn thư Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội nhìn chung tốt Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực, ưu điểm cịn khơng hạn chế tồn tại, làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động quản lý, điều hành quan, cụ thể: Cơng ty khơng có đầy đủ văn Quy phạm pháp luật quản lý, đạo hướng dẫn cơng tác văn thư, lữu trữ cán nhân viên khơng có sở khoa học để thực Chất lượng văn ban hành chưa cao Văn Cơng ty ban hành cịn mắc số sai sót phần thể thức, kỹ thuật 34 Việc áp dụng CNTT vào việc quản lý giải văn Tổng công ty chưa đáp ứng nhu cầu giải văn thường xuyên bị lỗi phông chữ, phần mềm bị treo, làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Công tác văn thư tồn số hạn chế công tác lập hồ sơ hành chưa trọng tiến hành triệt để Nhiều văn bản, tài liệu đơn vị sau giải xong không tiến hành lập hồ sơ mà lưu đơn vị để phục vụ cho công tác tra tìm, văn tài liệu để tồn đọng nhiều năm không nộp lưu trữ quan theo quy định nên dẫn đến tinh trạng tài liệu bị phân tán 3.2 Giải pháp Từ sở lý luận công tác văn thư thực trạng công tác văn thư Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam, chúng tơi đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư Công ty sau: 3.2.1 Đối với cán phụ trách công tác văn thư - Cán văn thư cơng ty phải có ý thức tự giác việc trau dồi chuyên môn nghiệp vụ mình; rèn luyện kỹ phẩm chất cần có cán văn thư kỹ giao tiếp, ứng xử, phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao với cơng việc đảm nhiệm Quan trọng u cầu cơng tác văn thư việc đảm bảo bí mật tuyệt văn đi, đến công ty - Cập nhật văn hướng dẫn, sửa đổi quy định công tác văn thư quy định cán làm công tác văn thư, nghiên cứu văn quy phạm pháp luật công tác văn thư - Sử dụng thành thạo máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo công ty 3.2.2 Đối với lãnh đạo công ty công tác văn thư cán làm công tác văn thư - Nâng cao nhận thức cán làm công tác văn thư công ty, thường xuyên cử cán tập huấn lớp bồi dưỡng công tác văn thư 35 - Có đạo, hướng dẫn đắn, theo dõi sát hoạt động công tác văn thư cán làm công tác văn thư, khuyến khích động viên, hiểu rõ tâm tư nguyện vọng tạo điều kiện cán làm công tác văn thư để tập trung cho cơng việc, mang lại hiệu cao - Cho cán tham khảo học tập phương pháp, cách làm việc quản lý văn giấy tờ cơng ty khác để phổ biến, vận dụng cơng ty 3.2.3 Đối với việc đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư - Cán làm công tác văn thư phải thường xuyên kiểm tra máy vi tính thiết bị phục vụ cho việc quản lý văn theo định kỳ quy định công ty tháng, quý, năm để công ty kịp thời sửa chữa, thay phát có trục trặc, hư hỏng ảnh hưởng đến tiến độ làm văn hay quản lý cập nhật văn - Lãnh đạo công ty quản lý phận công ty phải nhanh chóng gọi thợ sửa chữa cán văn thư có đề xuất việc sở vật chất có hỏng hóc để cơng tác văn thư khơng bị đình trệ, chậm trễ Thay đổi trang thiết bị cũ máy tính, máy in, máy photo sang máy đại, chất lượng cao, bên cạnh phải có hướng dẫn sử dụng cụ thể rõ ràng cho cán làm công tác văn thư - Con dấu cơng ty bị mờ, bị mẻ khắc dấu theo quy định Pháp luật * Tiểu kết: Trong Chương đưa đánh giá công tác văn thư Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam- Chi nhánh Hà Nội cách khách quan nhất, từ đưa những giải pháp để nâng cao hiệu Công tác văn thư Tổng Công ty KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thường xuyên quan hệ thống máy Nhà nước Cùng với phát triển máy nhà nước qua 36 thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư củng cố bước Cơng tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước nói chung Tổng cơng ty CP DVKT Dầu khí Việt Nam (chi nhánh Hà Nội) nói riêng Cơng ty có đội ngũ cán làm cơng tác văn phịng có đầy đủ lực phẩm chất, dày dạn kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm góp phần đẩy mạnh cơng cải cách hành chính, kiện toàn máy để xây dựng phát triển đất nước; đồng thời Văn phòng tạo dựng mối quan hệ bền vững với lãnh đạo, với phòng ban trực thuộc Tổng công ty nhằm tạo cầu nối vững cho hoạt động Tổng công ty Qua chương chúng tơi trình bày số vấn đề lý luận công tác văn thư, khai thác chức năng, vị trí vai trị công tác văn thư Đồng thời trình bày khái quát lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam Như chúng tơi sâu tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Tổng Cơng ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam- Chi nhánh Hà Nội Qua tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam- Chi nhánh Hà Nội, để từ đưa đánh giá cách khách quan Do hạn chế thời gian, hiểu biết thân, chúng tơi chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Xong qua bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư, khoảng thời gian giúp chúng tơi có nhìn khái quát, khách quan nghề nghiệp, có vận dụng lý thuyết với thực tế cơng việc Qua 37 có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức thân Bên cạnh đó, hội vận dụng lý thuyết học trường với thực tiễn Tổng công ty giúp thấy lý luận chung rút từ thực tiễn Cũng nhờ lý thuyết trường mà nhận thấy ưu điểm, hạn chế công tác văn thư Tổng cơng ty Nhờ Tổng cơng ty có biện pháp khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm đạt 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền (2005), Lý luận Phương pháp công tác văn thư NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Bùi Thị Trang (2014), Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trường Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ Trung ương I (2007), Giáo trình Nghiệp vụ Cơng tác Văn thư, Nhà xuất Văn hóa thơng tin, Hà Nội 39