Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 3 1. Giới thiệu chung về cơ quan kiến tập 3 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 3 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty cổ phần Đầu tư Xây Dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 5 2.1 Chức năng 5 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 2.2.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát 6 2.2.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự 6 2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng 6 2.2.4. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm 6 2.2.5. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán 7 2.2.6. Trong lĩnh vực Đầu tư 7 2.2.7. Trong lĩnh vực Maketing 7 2.2.8. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh 7 2.2.9. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng 8 2.2.10. Trong lĩnh vực Giám định xác minh 8 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 8 4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty CP ĐT XD XNK Hồng Bàng 8 PHẦN II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 9 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 9 1.1 Chức năng của Phòng Hành Chính Tổng Hợp 9 1.2 Nhiệm vụ của phòng Hành Chính Tổng Hợp 9 1.2.1 Nhiệm vụ chung 9 1.2.2 Thực hiện công tác hành chính tổng hợp 10 1.2.3 Thực hiện công tác văn thư lưu trữ 11 1.2.4 Công tác quản trị tài sản 13 1.3 Quyền hạn 14 1.4 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính tổng hợp 15 2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 15 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 16 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 17 3. Quản lí văn bản đi 20 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng năm văn bản 21 3.2. Đăng ký văn bản 21 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 22 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23 3.5. Lưu văn bản đi 24 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 24 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 24 4.2. Đăng ký văn bản đến 25 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 25 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 26 5. Quản lý và sử dụng con dấu 27 5.1. Các loại dấu cơ quan 27 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 27 5.3. Bảo quản con dấu 28 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 29 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 29 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 30 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 31 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 32 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 32 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 34 8.1. Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng 34 8.2. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 1. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu điểm và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 36 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 38 KẾT LUẬN 41 PHẦN IV: PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 1.Giới thiệu chung quan kiến tập 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng 2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty cổ phần Đầu tư - Xây Dựng – Xuất nhập Hồng Bàng 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát 2.2.2 Trong lĩnh vực tổ chức nhân 2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng 2.2.4 Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm .6 2.2.5 Trong lĩnh vực Tài kế toán 2.2.6 Trong lĩnh vực Đầu tư 2.2.7 Trong lĩnh vực Maketing 2.2.8 Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh 2.2.9 Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng .8 2.2.10 Trong lĩnh vực Giám định xác minh Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty CP ĐT – XD – XNK Hồng Bàng ( Xem phụ lục 01 ) PHẦN II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng .9 1.1 Chức Phòng Hành Chính Tổng Hợp 1.2 Nhiệm vụ phòng Hành Chính Tổng Hợp 1.2.1Nhiệm vụ chung 1.2.2Thực công tác hành tổng hợp .10 1.2.3Thực công tác văn thư lưu trữ 11 1.2.4Công tác quản trị tài sản .13 1.3 Quyền hạn .14 1.4Cơ cấu tổ chức Phòng Hành tổng hợp 15 2.Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn 15 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 15 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 16 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 16 2.4 Quy trình soạn thảo văn 17 3.Quản lí văn 20 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng năm văn 21 3.2 Đăng ký văn 21 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 22 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 23 3.5 Lưu văn .24 Quản lý giải văn đến 24 4.1 Tiếp nhận văn đến 24 4.2 Đăng ký văn đến .25 4.3 Trình, chuyển giao văn đến 25 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến .26 Quản lý sử dụng dấu .26 5.1 Các loại dấu quan 26 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 27 5.3 Bảo quản dấu 28 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .28 6.1.Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức 29 6.2.Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 29 6.3.Phương pháp lập hồ sơ 30 6.4.Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 31 7.Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 32 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 32 8.Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng .34 8.1 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng 34 8.2 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 34 PHẦN III 35 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .35 Nhận xét đánh giá chung ưu điểm nhược điểm công tác hành văn phòng quan 35 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .37 KẾT LUẬN 41 PHẦN IV: PHỤ LỤC 43 LỜI NÓI ĐẦU Như biết, quan cần có văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động củ quan, đơn vị Ngược lại công tác văn phòng thực không tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn Bởi mà công tác văn phòng đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng đất nước Nhận thấy tầm quan trọng Văn phòng xu phát triển tương lai Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo khối lượng lớn sinh viên lĩnh vực công tác hành nói chung công tác Văn phòng nói riêng không chất lượng chuyên môn nghiệp vụ mà trang bị đầy đủ kỹ cần thiết nhân viên văn phòng nói chung nhà Quản trị Văn phòng nói riêng Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em thầy cô truyền đạt kiến thức văn phòng nói chung , công tác quản trị văn phòng nói riêng đồng thời qua tìm hiểu phần biết chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Trong thời gian đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến tập hoạt động vô quan trọng thiếu, trình giúp sinh viên có thời gian trải nghiệm để học tập nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế, thực công việc nhân viên văn phòng, có hội áp dụng kiến thực giảng dạy giảng đường vào công việc thực tế tự khẳng định quan trọng việc chuẩn bị hành trang kiến thức cho thân để tìm kiếm công việc phù hợp tương lai Là sinh viên năm khoa Quản trị Văn phòng, bảo hướng dẫn tận tình Thầy Trưởng khoa Ths Nguyễn Mạnh Cường giảng viên khoa Quản trị Văn phòng Nhà trường Được đồng ý tiếp nhận giúp đỡ Lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư - Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng, em cử đến thực tập Phòng Hành Tổng Hợp từ ngày 01/6/2016 đến 22/6/2016 Qua thời gian gần tháng kiến tập Công ty Cổ phần đầu tư - Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng, với quan tâm giúp đỡ cán bộ, nhân viên văn phòng em có hội tiếp cận với công việc thực tế, củng cố vững kiến thức nhiều thiếu sót ngồi ghế giảng đường để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình thực tập em rút nhiều học kinh nghiệm, tích lũy nhiều kỹ cần thiết nhân viên văn phòng thực thụ áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ tình hình tổ chức quản lý văn phòng quan Và em củng cố phần kiến thức học ghế nhà trường, áp dụng cách tích cực kinh nghiệm quý báu công việc cách ứng xử giao tiếp nơi công sở, phong cách làm việc nhân viên Văn phòng Bản báo cáo kết trình tìm hiểu kiến tập Công ty Cổ phần đầu tư – Xâu dựng - Xuất nhập Hồng Bàng Do vốn kiến thức hạn hẹp trình tìm hiểu có nhiều thiếu sót, kính mong nhận lời nhận xét từ phía thầy cô giáo để báo cáo e hoàn thiện Cuối em xin chân thành cảm ơn Quý thầy giáo cô giáo thời gian năm học dạy dỗ truyền đạt cho e nhiều kiến thức quý báu để em bước nhà trường cách tự tin Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày, tháng năm 2016 SINH VIÊN Nguyễn Trung Ngọc PHẦN I TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG – XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG Giới thiệu chung quan kiến tập 1 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng địa : Số 70 khu Kiến Thiết, Phường Sở Dầu, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng Điện thoại (+ 84 3) 13521126 Được thành lập vào năm 2008, Công ty Cổ phần Đầu Tư –Xây dựng – Xuất nhập Hồng bàng trải qua năm đứng vững thị trường bước đầu chứng tỏ vị doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực xây dựng, xuất nhập thiêt bị điện dân dụng, điện công nghiệp thị trường Việt Nam nói riêng khu vực Đông Dương (VN- LàoCampuchia) nói chung Công ty đại diện phân phối thương hiệu thiết bị điện tiếng Lioa, Philips, Panasonic, LS Hàn Quốc, Sino, Cadi-Sun… Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập Hồng Bàng doanh nghiệp hoạch toán độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu lĩnh vực: Thi công xây lắp công trình xây dựng dân dụng công nghiệp, công trình chiếu sáng công cộng, đô thị; Xây dựng lắp đặt đường dây trạm biến áp, lắp đặt hệ thống xây dựng, hệ thống nhà thông minh, hệ thống an ninh giám sát; Buôn bán vật liệu điện nước, trang trí nội ngoại thất, đèn trang trí; Xuất nhập thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, thiết bị vật liệu vật tư xây dựng… Được hình thành từ cổ phần hộ kinh doanh cá thể, Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng có bề dày kinh nghiệm năm hoạt động với đội ngũ cán quản lý kinh tế, kỹ sư có lực, lực lượng công nhân lành nghề, giàu kinh nghiệm hệ thống máy móc trang thiết bị đại, đồng Năng lực uy tín công ty bước khẳng định Ra đời trình lạm phát tăng cao, sớm đương đầu với thử thách chế thị trường Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng- Xuất nhập Hồng Bàng bước tháo gỡ khó khăn để nắm bắt hội kinh doanh vươn lên, hoàn thiện trưởng thành Với tiêu chí “ Uy tín – Chất lượng – Tiến độ” Công ty cổ phần Đầu tư- Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng mong muốn đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi khắt khe từ khách hàng, đồng thời xây dựng khẳng định ưu tầm vóc công ty thị trường khách hàng hướng tới “ Hợp tác phát triển” Chính sách chất lượng: Tổ chức máy chuyên môn hóa Tạo môi trường làm việc lành mạnh công để nhân viên phát huy tối đa khả sáng tạo có hội phát triển nghề nghiệp Thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc, nâng cao chất lượng nhân lực nâng cao sức cạnh tranh Công ty Luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến phản hồi khách hàng để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng dịch vụ sau bán hàng Đảm bảo thỏa mãn yêu cầu khách hàng sở cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng với yêu cầu thỏa thuận Lựa chọn đa dạng nhà cung cấp có chất lượng giá phù hợp đáp ứng đối tượng khách hàng Duy trì cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 làm sở để hoạch định, kiểm soát, cải tiến chất lượng đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ với khách hàng Phương châm hoạt động: Khách hàng nhân tố quan trọng phát triển, xây dựng mối quan hệ bền vững sở hai bên có lợi Cung cấp đa dạng sản phẩm với chất lượng tốt Cung cấp sản phẩm dịch vụ trọn gói, giá hợp lý, thời gian giao hàng nhanh nhất, bảo hành bảo trì tốt Tầm nhìn: Công ty hướng đến mục tiêu trở thành công ty cung cấp thiết bị điện chiếu sáng hàng đầu khu vực Bắc miền Trung phía Bắc Hơn nữa, hình ảnh Công ty trở thành biểu tượng đầu tư hiệu an toàn Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty cổ phần Đầu tư Xây Dựng – Xuất nhập Hồng Bàng 2.1 Chức Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập Hồng Bàng doanh nghiệp tư nhân độc lập.Với kinh nghiệm năm hoạt động lĩnh vực Đầu tư – Xây Dựng – Xuất nhập Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập Hồng Bàng có nhiệm vụ: Tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng thi công công trình xây dựng; tiếp nhận chuyển giao hệ thống thiết bị, công nghệ lĩnh vực ngành xây dựng, giao thông, thủy lợi; dịch vụ tư vấn, môi giới định giá bất động sản; Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xây dựng; thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế dự toán công trình giao thông thủy lợi; Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyên nhân thiết kế sửa chữa, khắc phục cố công trình xây dựng; kiểm tra, chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực chứng nhận phù hợp chất lượng công trinh xây dựng; Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, sở hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư,khu đô thị công trình cấp thoát nước - xử lý môi trường; Kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông; ống thoát nước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng, dây chuyền công nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bất động sản; Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng tiêu chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán chuyên đề kỹ thuật phục vụ công tác xây dựng lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho phép; Kinh doanh ngành nghề khác theo quy định Pháp luật 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát Thực công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định pháp luật quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội BVNT Kịp thời phát hiện, ngăn ngừa kiến nghị xử lý tồn tại, sai phạm hoạt động nghiệp vụ 2.2.2 Trong lĩnh vực tổ chức nhân Thực công tác tổ chức máy: Công tác cán bộ: thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển giữ người tài; Công tác lao động tiền lương; Các chế độ sách cán 2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng Thực công tác: chuẩn bị đầu tư xây dựng; thực đầu tư xây dựng; kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác, sử dụng; khai thác, sử dụng công trình 2.2.4 Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm Phát triển sản phẩm thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, trang thiết bị, vật liệu vật tư xây dựng; Sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện ngừng triển khai sản phẩm dựa kết điều tra thống kê, phân tích; Hướng dẫn triển khai sản phẩm thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, trang thiết bị, vật liệu vật tư xây dựng; Thực công việc, đặc biệt công việc liên quan đến việc phát triển sản phẩm; Xây dựng phương án tính toán số liệu dự phòng nghiệp vụ, dự phòng chia lãi phục vụ cho việc phát triển sản phẩm 2.2.5 Trong lĩnh vực Tài kế toán Thực công tác kế toán, công tác toán vốn đầu tư Xây dựng bản; Hạch toán khoản thu, chi tài theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Lập báo cáo toán kinh doanh; Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương hàng năm dài hạn; Xây dựng chế độ quản lý tài nội Công ty; xây dựng quy định phân cấp nội bộ: quy trình thu, chi kinh doanh; Quản lý tiền vốn, công nợ áp dụng Công ty; Xây dựng tiêu kế hoạch, hệ thống báo biểu theo quy định Công ty Pháp luật 2.2.6 Trong lĩnh vực Đầu tư Xây dựng chiến lược đầu tư, thực giám sát khoản đầu tư, chế độ, thể lệ, quy định, tiêu hoạt động đầu tư; Kế hoạch luồng tiền dành cho đầu tư; Kiểm tra, thẩm định dự án đầu tư phân cấp: Tổng hợp kết định kỳ đánh giá hiệu đầu tư 2.2.7 Trong lĩnh vực Maketing Thực công tác truyền thông thương hiệu; Công tác xúc tiến bán hàng; Công tác nghiên cứu thị trường quản trị thông tin Marketing 2.2.8 Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh Là đầu mối xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh; kế hoạch kinh nói chung, đơn vị, tổ chức quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị Chức quan, đơn vị thường ổn định nhiều năm, nhiệm vụ cụ thể năm xác định xây dựng kế hoạch công tác năm quan, đơn vị Nói cách khác, kế hoạch công tác năm biểu cụ thể quan, đơn vị năm Do vậy, làm chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ ngày công trình nghiệm thu thức; Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ ngày công trình toán; Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ ngày công việc kết thúc Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải Lãnh đạo quan đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Đối với khối tài liệu đơn vị, tổ chức, người lao động qua nhiều năm chưa lập hồ sơ, vượt thời hạn nộp lưu vào Kho lưu trữ quan Trong trường hợp đơn vị, tổ chức, cá nhân có tài liệu chưa lập hồ sơ công việc phải có kế hoạch triển khai lập hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ nộp vào Lưu trữ quan Ưu điểm nhược điểm công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Ưu điểm: Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu Công tác văn thư lưu trữ giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt 31 tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ làm ảnh hưởng tới công ty Nhược điểm: Công tác bảo quản cất giữ tài liệu chưa đảm bảo thường dẫn đến việc thất lạc, mát tài liệu Việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc, không tìm thấy… Chưa có phần mềm hỗ trợ cho công tác văn thư lưu trữ phải sử dụng phương pháp thủ công chủ yếu… Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Ban lãnh đạo Công Ty cổ phần đầu tư Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng trọng đến vấn đề cử chỉ, thái độ làm việc, cách thực giao tiếp, văn hóa ứng xử cấp cấp dưới, cấp cấp nhân viên cấp với nhau, tác phong làm việc để xấy dựng văn phòng quan không đại sở vật chất, quy mô, mô hình mà đại người Qua trình kiến trưc tiếp làm việc tuân thủ theo nội quy quy định công ty em nhận thấy việc tiến hành triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở chặt chẽ 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Một số quy định hành công ty nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở: Quy định ngày làm, làm việc: Ngày làm việc: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần Giờ làm việc: Sáng: từ 8h00’ đến 12h00’ Chiều: từ 13h00’ đến 17h00’ Các ngày Lễ, Tết Tổng Công ty nghỉ lễ theo quy định chung Nhà nước Về trang phục: Cán bộ, nhân viên công ty cần đảm bảo tính trang trọng, lịch 32 gọn gàng theo quy định Công ty Riêng buổi làm việc với đối tác trong/ngoài nước mùa đông mùa hè mặc Comple, thắt cà vạt (Nam) Thẻ cán bộ, công chức, viên chức: Cán bộ, nhân viên phải đeo thẻ đến Công ty làm việc Thẻ cán bộ, nhân viên phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức Về văn hóa ứng xử, giao tiếp Công ty: Trong giao tiếp, ứng xử với người xung quanh, đồng nghiệp, khách hàng phải có thái độ lịch sự, nhã nhặn, văn minh, tôn trọng, biết lắng nghe Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt, nói lớn tiếng Luôn có thái độ chân thành, thẳng thắn góp ý công việc, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn để hoàn thành nhiệm vụ giao Cán bộ, nhân viên Công ty thái độ hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn giải công việc Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, nhân viên phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột Phòng làm việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, nhân viên Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc Ưu điểm nhược điểm nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Ưu điểm: Nghi thức Công ty trọng quan tâm, tạo điều kiện cho nhân viên công ty có môi trường làm việc tốt hơn, phát huy hết khả sáng tạo thận 33 Đã có quy định rõ ràng dạng nội quy, quy chế Công ty Nhược điểm: Công ty cần xây dựng bổ sung thêm nghi thức như:nghi thức tiếp khách, nghi thức tổ chức buổi tiệc, liên hoan Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.1 Quản lí sử dụng thiết bị văn phòng Qua việc quan sát tìm hiểu trang thiết bị văn phòng em thấy được, Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng đầu tư trang thiết bị văn phòng đầy đủ bao gồm loại máy sau: - Máy tính Máy in Máy photo Máy fax Máy scan Máy điện thoại để bàn Máy chiếu Quạt Điều hòa Tủ đựng tài liệu Bàn uống nước Bàn làm việc Giá đựng tài liệu Giấy, bút, ghim Công ty chưa có văn riêng quy định việc sử dụng trang thiết bị văn phòng 8.2 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Hiện tại,Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng bàng có phần mềm tra cứu tài liệu lưu trữ có có sổ Mục lục tra cứu tài liệu Nhưng để nâng cao hiệu công việc đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, Công ty cần phải trọng quan tâm đến việc áp dụng khoa học – công nghệ nói chung Công nghệ Tin học nói riêng vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp cho trình giải công việc nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại Bên cạnh Công ty cần có thu hút đầu tư cho lĩnh vực 34 Nhằm đưa công nghệ tin học vào phục vụ thiết thực cho hoạt động quan công tác lưu trữ để công tác ngày đại Ưu điểm nhược điểm trang thiết bị văn phòng phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Ưu điểm: Văn phòng Công ty trang bị đầy đủ trang bị văn phòng để phục vụ cho công việc, nhiệm vụ phòng Hành Tổng hợp Việc sử dụng trang bị văn phòng với nhân viên thành thạo thao tác nhanh Đã có phần mềm ứng dụng công tác quản lí công tác văn phòng Nhược điểm: Chưa có văn riêng Công ty quy định việc sử dụng bảo quản thiết bị văn phòng Chưa có phần mềm ứng dụng công tác quản lí nhân nhân viên công ty PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét đánh giá chung ưu điểm nhược điểm công tác hành văn phòng quan Ưu điểm: Các phòng, ban đơn vị thuộc Công ty xây dựng chế, sách theo định hướng Nhà nước góp phần hiệu vào nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội Thành phố Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán bộ, nhân viên công ty thực quy định Đội ngũ cán bộ, nhân viên thực công tác hành văn phòng có chuyên môn cao Đồng thời nhận thức trách nhiệm thực công việc mà họ 35 đảm nhận nâng cao nên hiệu công việc cao Công tác bồi dưỡng cán bộ, tập trung đào tạo, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán lãnh đạo, quản lý trọng việc cử cán học, tập huấn triển khai thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, phù hợp với kế hoạch phát triển công ty Các trang thiết bị kỹ thuật đại phục vụ cho công tác hành văn phòng đầu tư: máy in, máy photo, máy fax… Công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch, với yêu cầu công việc Do vậy, việc phân công nhiệm vụ đảm bảo tính khả thi, số cán thực kiêm nhiệm giảm bớt Công tác tham mưu, tổng hợp xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo… chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc văn phòng biết cách xử lý tình Các quy trình soạn thảo văn đảm bảo thực với quy định Nhà nước Cán bộ, nhân viên văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng trang thiết bị phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đạo Văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa hay tiến độ thực văn Với cách làm văn xử lý xác hơn, tìm kiếm văn dễ dàng thuận tiện hơn, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tồn đọng văn chưa đóng dấu Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán bộ, chuyên viên, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Nhược điểm: Bên cạnh điểm đạt hoạt động công tác hành quan tồn đọng vài yếu điểm cần điều chỉnh khắc phục: Cần nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên soạn thảo Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ, nhân viên đào tạo chuyên 36 môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo Tình trạng nguồn nhân lực công ty chưa đáp ứng với yêu cầu công việc đặt Kinh phí phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn hẹp, số trang thiết bị sử dụng lâu lại không bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên nên bị han ghỉ không sử dụng được, số phương tiện chưa đại thực yêu cầu công việc, gây khó khăn cho trình giải công việc nắm bắt thông tin Việc phân bổ, bố trí phòng, ban riêng lẻ, khép kín trình giải hành cho tổ chức, cá nhân lệ thuộc nhiều vào liên kết phòng, ban với nhau, hay nói cách khác, phòng, ban chưa có liên kết, phối hợp công việc cách hiệu Phòng lưu trữ Công ty chật hẹp, sở hạ tầng, sở vật chất chưa đầu tư mức, trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu chưa thực đại,ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Những tài liệu quý, có giá trị cao chưa bảo quản tập trung mà phân tán phòng, ban, đơn vị Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thực quan tâm, kho lưu trữ số tài liệu chưa để lên giá, hộp mà xếp kho theo trồng Công tác quản lý, kiểm tra, rà soát chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa thực đồng bộ, công tác văn thư, việc tra tìm quản lý tài liệu lưu trữ máy tính chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu công việc chưa cao Còn thiếu sô phần mềm quản lí nhân quản lí cán Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng phận quan trọng, thiếu quan nói chung công ty nói riêng.Để công tác Văn phòng công ty hoạt động ngày tốt hơn, phát triển ngày vững mạnh hơn, phát huy ưu 37 điểm khắc phục hạn chế tồn tại, em có số ý kiến sau: Để hoạt động văn phòng diễn cách thống nhất, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu chung công ty nên việc kiện toàn lại hệ thống văn phòng đại hoá văn phòng cần thiết trước tiên cụ thể phòng Hành Tổng hợp cần lên kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học toàn công ty Có phân công công việc rõ ràng, minh bạch với cán bộ, nhân viên toàn công ty nói chung phòng Hành Tổng hợp nói riêng Duy trì tốt mối quan hệ lãnh đạo nhân viên Đầu tư việc trang bị loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn phòng Thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán văn phòng việc cho cán bộ, công chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Trong công tác văn thư: Tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng Có phân công công việc rõ ràng, khoa học Phát huy khả nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp Theo dõi, kiểm tra việc xử lý nghiệp vụ văn thư từ đơn giản cán bộ, công chức đơn vị từ cách trình bày văn thể thức đến việc dập ghim cho nhìn vào văn thấy tính thẩm mỹ khoa học văn Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn không xác Trong công tác lưu trữ: Tiến hành tuyển dụng cán lưu trữ đào tạo chuyên ngành Tiến hành xây dựng kho lưu trữ có không gian thoáng đảm bảo lưu trữ tài liệu thời gian dài mà không bị hư hỏng, đồng thời không ảnh hưởng tới sức khoẻ cán làm công tác lưu trữ cán tra tìm tài liệu Trang bị sở vật chất thiết bị cho kho lưu trữ đầy đủ chất lượng tốt Lập kế hoạch cụ thể quản lý công tác tổ chức khai thác sử dụng tài 38 liệu lưu trữ công ty Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ công ty nói chung phòng ban Trong hoạt động khác: Văn phòng phải trước bước hàng năm phải cử cán văn phòng học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nữa, cần trẻ hoá đội ngũ nhân viên văn phòng hệ trẻ hôm nhanh nhẹn động nhiều để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày Để công ty thực quan có mô hình làm việc chuẩn tất hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phòng việc phát triển đồng thời hoạt động lúc cần thiết, ví dụ như: Các hoạt động mang tính chất tập thể phải phát huy đoàn kết làm việc mang tinh thần tập thể công đoàn, đoàn niên,… Phối hợp với quan, tổ chức việc tổ chức đợt thực tập cho cán bộ, công chức quan đến học hỏi trao đổi kinh nghiệm hoạt động văn phòng, chí sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng đến liên hệ thực tập công ty Có hoạt động văn phòng thực mang tính khách quan tạo điều kiện cho hoạt động vào nề nếp Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu cán bộ, công chức Cử cán công tác nước để tiếp thu kinh nghiệm công tác hành văn phòng để áp dụng làm thay đổi hành quan hành Nhà nước 39 40 KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập thực tế cho thấy việc áp dụng kiến thức học tập trường vào thực tế cần thiết Sau gần 01 tháng kiến tập Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng, em học hỏi nhiều điều mẻ, trau dồi cho em thêm kiến thức mà có thực tế em tiếp cận tiếp xúc, cọ sát trực tiếp với công việc em nhận thấy điều rằng: Văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị khác nói chung, văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị Văn phòng nơi thu thập sử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện cho hoạt động quan, văn phòng coi “cánh tay phải đắc lực” lãnh đạo quan trình giải công việc tham mưu, tổng hợp cung cấp sử lý thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, kịp thời xác Trong thời gian gần tháng em làm quen, rèn luyện học tập để trở thành nhân viên văn phòng thực thụ, thành thạo chuyên môn nghiệp vụ để trường vào thực tế giải công việc cách dễ dàng, tự tin vào khả giao tiếp, trau dồi thêm nhiều tác phong người nhân viên văn phòng thời kỳ hội nhập Thời gian dành cho em kiến tập Phòng Hành Tổng hợp Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc qua lời kết này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô chú, anh chị Công ty nói chung Phòng Hành Tổng hợp nói riêng, Cô Nguyễn Thu Hường Trưởng Phòng, Phạm Thanh Tùng – Phó Trưởng Phòng hướng dẫn em hoàn thành đợt kiến tập Ngoài ra, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Đăng việt thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng bảo, hướng dẫn tận tình để giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập 41 Cuối cùng, em xin kính chúc tới toàn thể thầy cô giáo Khoa Quản Trị Văn Phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô chú, anh chị Công ty Cổ phần Đầu tư- Xây dựng- Xuất nhập Hồng Bàng có sức khỏe dồi dào, công tác tốt để dìu dắt chúng em đường tới tương lai Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 SINH VIÊN Nguyễn Trung Ngọc 42 PHẦN IV: PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập Hồng Bàng GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Chú thích: Phòng tổ chức nhân Phòng Xuất nhập Khẩu PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng tài kế toán Quan hệ đạo + Bộ phận Hành + Bộ phận Văn thư – Lưu trữ + Bộ phận Lễ tân + Bộ phận Quản trị thiết bị +Bộ phận Bảo vệ, Lái xe Phòng kỹ thuật vật tư Phòng cung ứng kho vận Phòng hành tổng hợp Phụ lục 02 : SƠ ĐỒ HÓA CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ TRƯỞNG PHÒNG Nguyễn Thu Hường PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Nguyễn Thanh Tùng Bộ phận hành Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận lễ tân Bộ phận quản trị thiết bị Bộ phận bảo vệ lái xe