Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI CẢM ƠN 1 A. LỜI NÓI ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài: 2 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 4 7. Bố cục của đề tài. 5 PHẦN 1 KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông. 6 1.1.1. Chức năng của Công ty 9 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty. 10 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông. 10 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động của công tác hành chính văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông. 11 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 11 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 12 1.2.2.1. Chức năng của văn phòng. 12 1.2.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng. 13 1.2.2.3. Quyền hạn của Văn phòng công ty. 15 1.2.3. Cơ cấu của tổ chức Văn phòng 16 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc tại các vị trí trong văn phòng. 17 PHẦN 2. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 26 2.1 Lý luận chung về công tác Lưu trữ. 26 2.1.1 khái niệm về công tác Lưu trữ: 26 2.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ: 26 2.1.3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ. 26 2.1.4 Nội dung của công tác Lưu trữ 27 2.1.5. Sự cần thiết của công tác lưu trữ 28 2.2: Thực trạng lưu trữ của công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông. 30 2.2.1 Về thực trạng việc Lưu trữ của công ty: 30 Phần 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1. Đánh giá chung. 38 3.3.1 Ưu điểm Tổ chức lưu trữ của công ty. 38 3.3.2. Hạn chế công tác Lưu trữ của công ty. 38 3.3.3. Nguyên nhân. 39 3.2. Đề xuất. kiến nghị. 40 3.2.4. Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ. 46 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. 46 KẾT LUẬN 47 PHỤ LỤC 48
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: Đại học Quản trị văn phòng k1a BÁO CÁO THỰC TẬP NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A KHÓA HỌC ( 2012 – 2016 ) Tên quan: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông (INTRACOM) Địa chỉ: Đường Phúc Diễn-Bắc Từ Liêm-Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Kim Anh Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI – 2016 Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Địa giao dịch Tầng24 Tòa nhà INTRACOM Đường Phúc Diễn quận Bắc Từ Liêm- Hà Nội Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: 2 Mục tiêu nghiên cứu .2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông 1.1.1 Chức Công ty 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Công ty 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông 10 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông 11 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 11 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 12 1.2.2.1 Chức văn phòng 12 1.2.2.2 Nhiệm vụ Văn phòng 13 1.2.2.3 Quyền hạn Văn phòng công ty 15 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 16 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng 17 PHẦN 25 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 25 Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Lý luận chung công tác Lưu trữ 26 2.1.1 khái niệm công tác Lưu trữ: .26 2.1.2 Tính chất công tác lưu trữ: .26 2.1.3 Ý nghĩa công tác lưu trữ .26 2.1.4 Nội dung công tác Lưu trữ 27 2.1.5 Sự cần thiết công tác lưu trữ 28 2.2: Thực trạng lưu trữ công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông 29 2.2.1 Về thực trạng việc Lưu trữ công ty: 30 Phần 38 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1 Đánh giá chung .38 3.3.1 Ưu điểm Tổ chức lưu trữ công ty 38 3.3.2 Hạn chế công tác Lưu trữ công ty 38 3.3.3 Nguyên nhân 39 3.2 Đề xuất kiến nghị 40 3.2.4 Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ 46 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 46 KẾT LUẬN 47 PHỤ LỤC .48 Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Vậy chặng đường sinh viên dần đến kỳ kết thúc, sau kỳ học lý thuyết giảng đường Đại học Nội vụ Hà Nội, chúng em có hội tìm hiểu khác biệt với lý thuyết học tập với thực tế công việc người làm công tác Hành tập tháng 1/2016 vừa qua Và chúng em thực công việc hành văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Qua em xin gửi lời cảm ơn đến: Thầy, cô khoa Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trang bị cho em kiến thức, kỹ suốt gần bốn năm học vừa qua Em xin cảm ơn Th.s: Lâm Thu Hằng hướng dẫn chúng em viết bào báo cáo thu hoạch giải đáp thắc mắc, khó khăn trình thực tập Về phía Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông em xin chân thành cảm ơn Chú: Nguyễn Thanh Việt Chủ tịch HĐQT- Kiêm TGĐ công ty, chị Nguyễn Thị Kim Anh-Phụ trách Văn phòng toàn thể anh, chị công ty tạo điều kiện, hướng dẫn em suốt trình thực tập quan Em xin chân thành cảm ơn Bài thu hoạch thực suốt trình thực tập phận Hành văn phong công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông, có cố gắng thời gian thực tập xong thời gian có hạn khối lượng công việc hành thực công ty nhiều nên không báo cáo thực tập mà trình thực tập tránh khỏi sai sót, hạn chế Vì em mong nhận đóng góp ý kiến từ phía thầy, cô, Ban lãnh đạo, anh chị công ty Cổ phần INTRACOM bạn bè để báo cáo hoàn thiện để em vững vàng chuyên môn nghiệp vụ Bộ để bổ xung thiếu để hoàn thiện, vững vàng chuyên môn nghiệp để em thực công việc tốt sau trường làm thực tế quan, doanh nghiệp Em xin chân thành Sinh viên Nguyễn Thị Nguyệt Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Đề tài: “Tìm hiểu tổ chức lưu trữ công ty Cô phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông” Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú.Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng.Công tác hành có vai trò quan trọng góp phần phát triển doanh nghiệp phát triển, nghiệp cụ công tác hành công tác Lưu trữ, việc lưu trữ thực tốt có ý ngĩa vô to lớn phát triển doanh Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn việc thực công tác lưu trữ, trình thực tập công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông em xin thưc đề tài: “ Tìm hiểu công tác Lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông” Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu chung đề tài - Hoàn thiện công tác lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 2.2 Mục tiêu cụ thể đề tài - Tìm hiểu lý luận chung công tác lưu trữ - Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ Doanh nghiệp - Đánh giá ưu nhược điểm công tác lưu trữ Doanh nghiệp tiến hành Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu:Công tác lưu trữ - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông , địa Tầng 24 tòa nhà Intracom Phường Phúc DiễnQuận Bắc Từ Liêm Do hạn chế thời gian không gian nghiên cứu nên đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề công tác lưu trữ công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng Giao thông Nguồn tài liệu tham khảo • Giáo trình - Giáo trình Lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội-Nhà xuất Giao thông vận tải năm 2009 - Giáo trình nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội• Văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn công tác Lưu trữ như: - Luật lưu trữ số 01/2001-QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nam 1012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ • Tạp chí - Tạp chí văn thư lưu trữ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Viết chuyên đề lưu trữ quan, doanh nghiệp có nhiều tác giả viết, thực tế công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp nhiều vấn đề dẫn đến việc thực công tác lưu trữ quan, Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội doanh nghiệp chưa thực tốt thực trạng nên có nhiều báo, tạp chí nghiên cứu công tác lưu trữ, số đề tài lưu trữ tiêu biểu như: - “ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Vương Đình Quyền - “ Phương pháp hủy tài liệu quan” tác giả Dương Văn Khảm - “Lưu trữ tài liệu khoa hoạc kỹ thuật” tác giả Nguyễn Minh phương Phương pháp nghiên cứu • Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp thu thập thông tin thực cách: nghiên cứu tài liệu sách báo, tạp chí viết đề tài lưu trữ, nghiên cứu thu thập thông tin văn quy phạm pháp luật quan nhà nước việc quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ • Thứ hai: Phương pháp quan sát - Quan sát trình thực công tác lưu trữ công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Để từ đánh giá thực trạng mọt cách khách quan • Thứ ba: Phương pháp Mô tả: - Phương pháp thể việc mô tả lại khâu quy trình thực công tác để người hình dung thứ tự công việc cần phải làm theo quy trình lưu trữ • Thứ tư: Phương pháp phân tích- so sánh: - Phương pháp sử dụng đề tài việc phân tích so sánh thực trạng công tác lưu trữ doanh nghiệp có đngs với quy định nhà nước công tác lưu trữ hay chưa? Để từ đưa hướng điều chỉnh giải cách tốt nhât, nhằm nâng cao hiệu công tác Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố cục đề tài Đề tài “ Tìm hiểu công tác lưu trữ công ty Cổ phần đầu tư xâ dựng hạ tầng Giao thông” gồm 03 phần - thứ nhất: Lý luận chung công tác lưu trữ - Thứ hai: Thực trạng công tác lưu trữ công ty - Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hoàn thiện công tác lưu trữ công ty Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông Quá trình hình thành phát triển công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (Intracom) - Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 - Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐUB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 - Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cách nắp đặt giá để tài liệu chưa mang tính khoa học, hiệu quả, trạng giá kệ để lung tung không nắp đặt tài liệu chỗ để phải để đất diễn - Do kho lưu trữ tầng 21 chưa có người phục trách vào nên không kiểm soát số lượng người vào kho lưu trữ tìm tài liệu, điều gây bất lợi cho công ty không quy trách nhiệm tài liệu bị hay thất lạc - Tài liệu chưa xếp theo quy định, chưa xếp khoa học, hộp tài liệu để lung tung đất - Tài liệu cặp hồ sơ chưa dược làm danh mục, chưa đánh số tờ việc không đánh số tờ văn gây nhiều khó khăn cong tác bảo quản tài liệu, dẫn đến việc bị tài liệu Ví dụ như: Quyết định HĐQT có 15 trang xong trang văn không đánh số tờ không đóng dấu giáp lai dẫn đến việc bị or vài trang văn bản, có đối tượng xấu bỏ thêm trang văn khác gây hại đến công ty, cần đánh trang văn bản, nộp văn vào lưu trữ quan cán văn thư có trách nhiệm kiêm tra xem hồ sơ, tài liệu hoàn thiện theo quy định việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hay chưa cuối nhân viên lưu trữ phải viết biên giao nộp tài liệu lưu trữ - Các cặp tài liệu chưa ghi thông tin văn có cặp hồ sơ tài liệu gì? Năm bao nhiêu? Của đơn vị nào? Từ ngày đến ngày bao nhiêu? - Các tài liệu CVD để xuống đất mà chưa có cách bảo quản khác, việc để đĩa VCD xuống đất bị hư hỏng làm thông tin quan trọng công ty - Tình trạng tài liệu hết hạn bảo quản nhiều kho mà chưa tiến hành tiêu hủy tài liệu tài liệu bị mục, cũ, mối mọt chưa phục hồi để bảo quản cách tốt Nguyễn Thị Nguyệt 34 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Đối với kho tầng 24: Một số hình ảnh lưu trữ tài liệu tầng24 Để có nhìn tổng quát thực trạng kho lưu trữ tầng 24 công ty nay, sau số hình ảnh kho lưu trữ tầng 24 chụp lại trng trình khảo sát để tiến hành thực công tác lưu trữ nhóm sinh viên thực tập công ty Hình ảnh Nguyễn Thị Nguyệt 35 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hình ảnh - Cũng giống việc lưu trữ kho tầng 21 kho lưu trữ tầng 24 tình trạng tài liệu chưa xếp hợp lý - Trong kho lưu trữ nơi để công cụ, dụng cụ,chưa tách bạch kho lưu trữ nơi để trnag thiết bị, công cụ, dụng cụ - Tài liệu kho chưa phân chia rõ ràng, chưa làm danh mục, chưa đánh tên cho cặp hồ sơ - Vẫn tượng tài liệu chất đống sàn nhà dẫn đến tình trạng Nguyễn Thị Nguyệt 36 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tìa liệu bị hư hỏng - kho lưu trữ có khen, giấy khen chưa cất giữ, - Kho lưu trữ tầng 24 chưa lắp đặt thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như: điều hòa, máy hút bụi, quạt thông gió - Trong kho chưa có thiết bị phòng cháy cháy chữa cháy có tình xấu sảy - Mặc dù giá, kệ để tài liệu xong giá kệ không nắp đặt mà vất ngổn ngang tài liệu lưu trữ nhiều phải để xuống đất - Trong kho lưu trữ chưa vệ sinh thường xuyên - Kho lưu trữ không khóa lại, đẫn đến thực trạng muốn vào được, điều vô nguy hiểm công ty không kiểm soát vào lấy tài liệu, hay lấy tài liệu xong mà không đem trả lại chỗ cũ khiến tài liệu bị mát, hay tài liệu sử dụng không theo quy định gây tổn thất thiệt hại đến công ty Nguyễn Thị Nguyệt 37 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Lưu trữ có vai trò quan trọng đến hoạt động công ty, công tác lưu trữ công ty chưa thể tính chuyên nghiệp hiệu quả, việc tra tìm tài liêu lưu trữ khó khăn, nhiều văn bị thất lạc Để cho hoạt động hành bao gồm công tác Lưu trữ công ty thực tốt, ban lãnh đạo công ty, toàn thể cán bộ, công nhân viên cần quan tâm đến công tác lưu trữ 3.3.1 Ưu điểm Tổ chức lưu trữ công ty Ban lãnh đạo nhận thức ý nghĩa tầm quan trọng việc lưu trữ tài liệu; bước đầu có tổ chức thực công tác lưu trữ việc bối trí hai kho lưu trữ tầng 21 tầng 24 với diện tích gần 50m Nhiều cán bộ, nhân viên tâm huyết tích cực hợp tác, trao đổi cởi mở, đưa ý kiến đóng góp cho công tác lưu trữ công ty Kho lưu trữ công ty có diện tích rộng phù hợp va thuận tiện cho công tác cất giữ bảo quản tài liệu Hầu hết tài liệu hình thành trình sản xuất công ty có giá trị đưa tập trung đưa vào kho Lưu trữ 3.3.2 Hạn chế công tác Lưu trữ công ty Hồ sơ tài liệu để lộn xộn, hộp hồ sơ chưa đánh số, chưa ghi tên loạichưa phân chia năm gây khó khăn thời gian cho trình chỉnh lý tra cứu tài liệu Hồ sơ văn văn không đánh số tờ dẫn đến tình trạng nhiều văn cũ giá trị công ty bị hay thất lạc đồng thời gây nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu Trong tập hồ sơ lưu trữ tờ kết thúc ghi tóm tắt tình trạng vật lý, danh mục hồ sơ tài liệu chỗ khó đọc văn hồ sơ, khiến người đọc công tác chỉnh lý tài liệu sau gặp nhiều khó khăn làm nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên cứu Cán chuyên trách làm công tác lưu trữ Điều kiện bảo quản kho nhiều thiết xót va han chế: quạt thông gió, máy đo nhiệt độ độ ẩm, máy hút ẩm… dẫn đến tình trạng Nguyễn Thị Nguyệt 38 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số tài liệu bị mối mọt, nhòe chữ Chưa xây dựng nội quy, quy định lưu trữ Hiện công ty tồn hai kho đựng tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu hồ sơ không tập trung thống trước hết nên thống hai kho lưu trữ việc quản lý hồ sơ tài liệu tập trung thống Một số dụng cụ tranh ảnh, để với kho tài liệu lưu trữ chiếm diện tích để tài liệu, gây khó khăn cho việc lại, thiếu mỹ quan bước vào kho tài liệu Còn tồn tình trạng cán , nhân viên công ty cần tài liệu phục vụ cho trình làm việc sau sử dụng xong không để vào vị trí dẫn đến tình trạng mát thất lạc tài liệu 3.3.3 Nguyên nhân - Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng công ty đội ngũ phụ trách công tác lưu trữ có 01 người số lượng hồ sơ công việc lại nhiều dẫn đến kiểm soát chặt chẽ công tác lưu trữ - Cán bộ, công nhân viên công ty chưa hiểu hết tầm quan trọng công tác lưu trữ - Cán bộ, công nhân viên chưa tham gia lớp tập huấn ngắn hạn nghiêp vụ lưu trữ, điều gây khó khăn việc thực công tác lưu trữ công ty - Do di chuyển thay đổi địa điểm văn phòng lô C2F cụm công nghiệp Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy chuyển văn phòng đến Tòa nhà Intracom thuộc Phú Diễn- Bắc Từ Liêm nên tài liệu hồ so di chuyển không tránh khỏi tình trạng bị thất lạc, kho tài liệu xếp lộn xộn ngổn ngang - Thực trạng công tác lưu trữ công ty có góp phần việc công ty chưa có văn quy định thức nội quy, quy định nghiệp vụ lưu trữ dẫn đến tình trạng cán công nhân viên không thực tốt công tác lưu trữ Nguyễn Thị Nguyệt 39 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất kiến nghị Trước trạng lưu trữ công ty, em xin đưa số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ sau: • Đề xuất quy chế, kho lưu trữ Việc quan trọng cần phải làm xây dựng quy chế văn thư lưu trữ công ty cho phòng ban thực viêc xây dựng quy chế dự theo thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4Thông tu Bộ Nội vụ hướng dẫn việc sây dựng quy chế văn thư lưu trữ Cần có hình thức khen thưởng kỷ luận Cán bộ, Công nhân viên làm tốt công tác lưu trữ, điều nâng cao ý thức trách nhiệm người việc thực công tác lưu trữ công ty tốt Cần phải xây dựng phiếu mượn tài liệu ghi thông tin mượn tài liệu để tránh trường hợp tài liệu lấy mà không để vào chỗ cũ dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu quan trọng Hàng năm nộp tài liệu vào lưu trữ cán văn thư cần phải lập biên giao nhận tài liệu, điều giúp cho việc quản lý tài liệu cách thuận lợi Để toàn thể cán bộ, nhân viên hiểu tầm quan trọng công tác Lưu trữ, trách nhiệm nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan, Công ty cần phải liên kết với trường đại học, trung tâm đào công tác lưu trữ đến tâp huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho nhân viên công ty.công tác lưu trữ không đơn có cán lưu trữ thực mà phải toàn thể Cán Công nhân viên thực cách thường xuyên, tập huấn công tác lưu trữ cho toàn thể cán công nhân viên không riêng cán lưu trữ Công ty cần tuyển nhân viên có chuyên môn làm công tác Lưu trữ chuyên trách, chịu trách nhiệm thực công tác lưu trữ tài liệu công ty Trước việc lưu trữ hai kho, diện tích sử dụng kho lưu trữ tầng 21 , nên để tài liệu lưu trữ vào kho tầng 21 Nguyễn Thị Nguyệt 40 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kho tầng 24 làm kho để công cụ, trang thiết bị chưa dùng đến phòng ban.điều giúp công ty thống kho lưu trữ tạo thuận lợi cho việc bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ sau Để bối trí xếp toàn khối tài liệu thuộc phòng ban vào hai kho thống Kho tầng 21 cần nắp thêm giá kệ để tài liệu, tránh trường hợp tài liệu để xuống sàn nhà.không đảm bảo cho việc bảo quản, làm hư hại tài liệu lưu trữ công ty Xây dựng lại sơ đồ bối trí kho lưu trữ theo phương án + Đối với khối tài liệu Văn phòng công ty phân loại theo năm + Đối với khối tài liệu phòng ban khác phân theo dự án Đề xuất kho lưu trữ bối trí theo sơ đồ sau Nguyễn Thị Nguyệt 41 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài liệu công ty sinh viên thực tập chỉnh lý bối trí cách khoa học Thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu Tài liệu khối văn phòng nhr lý tài liệu khối tài liệu hoa học Tài liệu phòng dự án sau thực tập sinh chỉnh lý • Về nghiệp vụ công tác lưu trữ công ty cần tiến hành sau: Thứ nhất: Về công tác thu thập bổ sung tài liệu Lưu trữ: - Việc thu thập bổ sung tài liệu Luu trữ cần tiến hành cách thường xuyên - Nguồn thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tài liệu từ đơn vị, Nguyễn Thị Nguyệt 42 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng ban thuộc công ty - Theo điều 11 luật Lưu trữ số 01/2011-QH13 thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Hoặc thời gian 03 tháng kể từ ngày công trình toán.Thời gian lưu lại hồ sơ tài liệu đơn vị không 02 năm kể từ ngày tài liệu đến hạn nộp lưu -Trước quy định việc thu thập, bổ sung tài liệu công ty cần phải tiến hành thường xuyên công tác thu thập bổ sung tài liệu.để không tượng tài liệu có giá trị quan trọng không đượ bảo quản cách hợp lý, dẫn đến việc bị tài liệu, tài liệu quan trọng bị thất lạc bên công ty Thứ hai: Về công tác xác định giá trị tài liệu: Việc xác định giá trị tài liệu phải đượctiến hành cách thường xuyên, thực từ phòng ban, đơn vị phục vụ cho công tác nộp hồ sơ vào Lưu trữ sau thời hạn nộp tài liệu vào Lưu trữ quan đến Công ty nên thường xuyên kiểm tra công tác xác định giá trị tài liệu đơn vị, phòng ban mình, công tác thu thập, bổ sung tài liệu tiến hành cách tốt Thứ ba: Về công tác chỉnh lý tài liệu - Do tài liệu kho lưu trữ chưa bối trí, xếp, bảo quản cách kho học, Công ty nên tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu cách định kỳ năm/1 lần, để tránh tình trạng tồn động nhiều tài liệu hết hạn kho, dẫn đến việc không không gian để bảo quản tài liệu từ phòng ban công ty - Cần phân chia tài liệu theo phòng ban theo năm Đối với Văn phòng công ty: hồ sơ tài liệu chủ yến văn hành chính, tài liệu xếp theo năm - Đối với phòng, Thủy điện, kế hoạch-kỹ thuật, dự án tài liệu cần Nguyễn Thị Nguyệt 43 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xếp theo dự án - Hồ sơ tài liệu cần phải làm danh mục bên để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu sau Mẫu danh mục tài liệu hồ sơ cụ thể hóa sau: stt Số Ngày, Cơ Trích Nơi Văn Bản tháng quan yếu nhận Tờ số Ghi ND Thứ tư: Bảo quản tài liệu Lưu trữ - Đối với tài liệu đĩa VCD, Cần có hộp để riêng kê nên giá kệ không để sàn nhà - Nhân viên lưu trữ cần phải kiểm tra kho thường xuyên, vào kho cần phải khóa cửa tránh tình trạng cán bộ, nhân viên vào mượn tài liệu mà xong không để tài liệu lưu trữ vào vị trí cũ dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu quan trọng - Phòng Lưu trữ tầng 21 cần phải lắp thêm quạt thông gió, để phòng thoáng phục vụ cho việc bảo quản tài liệu - Ngoài quạt thông gió, phòng lưu trữ cần trang bị thêm bình cứu hỏa, để khắc phục hậu kịp thời kh có hỏa hoạn xảy - Phòng lưu trữ cân trang bị thêm máy hút bụi, để tài liệu lưu trữ bảo quản cách tốt Thứ năm: Đối với việc khai thác bảo quản tài liệu Việc sử dụng tài liệu cần phải làm cách chặt chẽ Cán bộ, công nhân viên phải làm tuân thủ tính bí mật quan Khi cá nhân, đơn vi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Nguyễn Thị Nguyệt 44 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần phải làm phiếu xin xác nhận.rồi lấy tài liệu, sau mượn xong cần phải nộp lại tài liệu lưu trữ theo thời gian đăng ký vào phiếu mượn tài liệu Mỗi cán bộ, cá nhân có nhu cầu mượn tài liệu lưu trữ cần có trách nhiệm việc tuân thủ theo quy trình việc mượn tài liệu lưu trữ Và có trách nhiệm bảo vệ tài liệu Thứ sáu: Đối với việc thống kê tài liệu lưu trữ Từ việc thống kê Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác lưu trữ công ty Trong kho nên bố trí nhiệt kế ẩm kế để đo so sánh nhiệt độ, độ ẩm kho cho nhiệt độ va độ ẩm kho giữ mức quy định: Với nhiệt độ 18 0C 220C, độ ẩm tương đối 45%55%, nên sử dụng thêm hóa chất hút ẩm silicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu Hệ thống phòng cháy chữa cháy kho cần coi trọng bổ sung thêm chuông báo cháy đặt kho bình xịt cứu hỏa Do tai liệu kho giấy nên công ty nên trang bị kho 02 loại bình cứu hỏa bình bột Tetraclorua cacbon va bình CO2 để đảm bảo không làm hư hại tài liệu đến mức tối đa chữa cháy Ngoài công ty nên thường xuyên hút bụi kho cần có biện pháp khác để chống lại loại nấm mốc, mối mọt hay loại côn trùng gây hại: Sử dụng loại thuốc diệt mối, mọt hay gián… để đảm bảo điều kiện tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyễn Thị Nguyệt 45 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.4 Tổ chức tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Công tác văn thư công tác lưu trữ thực chất hai khái niệm khác lại có mối quan hệ chặt chẽ với Chính vậy, hai công tác gọi thành để mối quan hệ mât thiết chúng Trong hoạt động văn phòng, hai công tác hoạt động bổ sung hỗ trợ cho Nếu công tác văn thư thực hiệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hoàn thiện từ khâu văn thư giảm tải bớt cho công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi đỡ thời gian tiền bạc hay công sức Ví dụ công tác lâp hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ tiến hành công tác văn thư cách cẩn thận kỹ lưỡng chuyển sang phận lưu trữ tài liệu không cần phải xếp hay kiểm tra từ tiết kiệm nhiều thời gian đồng thời giảm bớt khâu lưu trữ giúp công tác lưu trữ bớt rườm rà dễ gây nhàm chán Bởi ăn khớp hai yếu tố văn thư lưu trữ mang lại hiệu cao công việc 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Tiến hành xây dựng phần mềm quản lý tài liệu đưa giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hồ sơ tai liệu Với phần mềm việc quản lý hồ sơ tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp xác Nguyễn Thị Nguyệt 46 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Bác Hồ nói : “ Học phải đôi với hành”, lý thuyết phải đôi với thực tiễn Thật vậy, lý thuyết ghế nhà trường mang tính tảng, sở vững để bước vào ngưỡng cửa đời người Thế ta áp đặt chúng vào toàn công việc mình, lý thuyết nhỏ bé mà sống lại có nhiều điều mà sách Chính việc áp dụng lý thuyết học vào công việc cần phải có sáng tạo, linh hoạt kinh nghiệm nghề nghiệp Vì vạy trải nghiệm thực tế kinh nghiệm quý báu mà nên coi trọng Sau hai tháng thực tập công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông nhờ giúp đỡ tận tình lãnh đạo công ty, đặc biệt Chị Nguyễn Thị Kim Anh- Phụ trách văn phòng, em thực công việc theo đứng chuyên nghành theo học kinh nghiệm thực tế quý báu giúp em trình xin việc sau Trong trình thực tập em nhân giúp đỡ tận tình từ phái thầy cô phía công ty, báo cáo em kết trình thực tập, báo cáo không tránh khỏi sai xót mong nhận đóng góp ý kiến từ phái thấy cô, Ban lãnh ạo Cán bộ, Công nhân viên banjsinh viên để báo cáo hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Nguyệt Nguyễn Thị Nguyệt 47 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Nguyễn Thị Nguyệt 48 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A