Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 5 1.1.1. Chức năng của Công ty 6 1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Công ty 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP INTRACOM 7 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 9 1.2.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng 9 1.2.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 9 1.2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 10 1.2.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập 12 1.2.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 13 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 15 1.2.3. Mô tả phân công nhiệm vụ, vị trí văn phòng 21 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 36 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TÂNG VÀ GIAO THÔNG 36 2.1. Tổ chức và điều hành công tác văn thư 36 2.1.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo công tác văn thư 36 2.1.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty 37 2.2. Mô hình tổ chức công tác văn thư 37 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty 38 2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 38 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 38 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty 39 2.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 39 2.4.1. Quy trình xử lý văn bản đi 39 2.4.2. Quy trình xử lý văn bản đến 40 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 41 2.6. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 42 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 3.1. Đánh giá chung 51 3.1.1. Ưu điểm 51 3.1.2. Hạn chế 51 3.1.3. Nguyên nhân 51 3.2. Đề xuất kiến nghị 52 3.2.1. Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng của công tác Văn thư 52 3.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ vào công tác Văn thư 52 3.2.3. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác Văn thư 53 3.2.4. Nâng cao chế độ chính sách đãi ngộ với cán bộ làm công tác văn thư 53 3.2.5. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư 54 3.2.6. Đẩy mạnh đáp ứng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư 54 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo .2 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài PHẦN I .5 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 1.1.1.Chức Công ty 1.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn Công ty 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Công ty CP INTRACOM 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 1.2.1.Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.1.1.Chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần .9 1.2.1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 10 1.2.1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan trình thực tập 12 1.2.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan: 13 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 15 1.2.3.Mô tả phân công nhiệm vụ, vị trí văn phòng 21 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ .34 Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TÂNG VÀ GIAO THÔNG 34 2.1 Tổ chức điều hành công tác văn thư 34 2.1.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo công tác văn thư 34 2.1.2 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ công ty 35 2.2 Mô hình tổ chức công tác văn thư 35 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty 36 2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý công ty 36 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn 36 2.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý Công ty 37 2.4 Quy trình quản lý giải văn 37 2.4.1 Quy trình xử lý văn 37 2.4.2 Quy trình xử lý văn đến .38 2.5.Quản lý sử dụng dấu 39 2.6 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 39 PHẦN III 48 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 3.1.Đánh giá chung 48 3.1.1.Ưu điểm 48 3.1.2.Hạn chế 48 3.1.3.Nguyên nhân .49 3.2.Đề xuất kiến nghị 49 3.2.1.Nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác Văn thư 49 3.2.2.Nâng cao trình độ cán vào công tác Văn thư 49 3.2.3.Tăng cường tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác Văn thư 50 3.2.4.Nâng cao chế độ sách đãi ngộ với cán làm công tác văn thư .50 3.2.5.Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư 51 3.2.6.Đẩy mạnh đáp ứng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư 51 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Đối với sinh viên năm cuối trường đại học, sau hoàn thành môn đại cương chuyên ngành có tháng để tiến hành thực tập tốt nghiệp Với phương châm học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành Trên sở đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập quan, đơn vị giúp sinh viên củng cố bổ sung kiến thức lý thuyết học lớp Bồi dưỡng cho sinh viên lòng yêu nghề, tinh thần phục vụ, lực độc lập để họ nhanh chóng trở thành người lao động phục vụ đắc lực cho nghiệp xây dựng đất nước Có vào thực tế biết học lớp vô giá, kiến thức học nhà trường môn học có điều kiện cọ sát làm quen dần với công tác Văn phòng thực tế giúp rèn luyện kỹ kiến thức cho Được đồng ý Lãnh đạo công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông giúp đỡ người công ty đặc biệt bảo tận tình quản lý văn phòng: Chị Nguyễn Thị Kim Anh anh chị công ty điều kiện tốt cho trình thực tập Lời cảm ơn đầu tiên, gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà nội tận tâm giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình, trau dồi cho kiến thức kinh nghiệm vô bổ ích, đặc biệt Giảng viên hướng dẫn Lâm Thị Thu Hằng tạo điều kiện hướng dẫn để hoàn thành trình thực tập này; anh chị làm việc Văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông cho cọ sát, làm quen với môi trường sau phục vụ Kết thúc trình thực tập với nhiều cảm xúc ngưng đọng, nhìn vào thực tế giúp hiểu biết sâu sắc nghề, cảm thấy yêu nghề, yêu công việc sau Xin kính Chúc ban lãnh đạo, anh chị, cán công nhân viên công ty, thầy, cô giáo nhiều sức khỏe, may mắn thành công Dưới Báo cáo thực tập tôi, nội dung tránh khỏi sai sót, với nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tòi học Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hỏi, mong nhận bảo tận tình quý thầy cô, để Báo cáo xác hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Quỳnh Châu Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Quỳnh Châu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh chóng manh mẽ kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân , doanh nghiệp với khách hàng Vì công tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giây tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư – lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói công tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư, trình thực tâp Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông em chọn chuyên đề : “ Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông” cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục tiêu đề tài Tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Khảo sát thực tiễn, nhận xét đánh giá công tác Văn thư công ty Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư công ty Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông - Tổ chức hoạt động Văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông - Công tác văn thư văn phòng Công ty - Giải pháp nâng cao công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Phạm vi: Nghiên cứu tìm hiểu thực trạng công tác văn thư công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Nguồn tài liệu tham khảo Các văn tài liệu, hướng dẫn công tác văn thư công ty Các đề tài báo cáo, luận văn internet Các văn quy định nhà nước công tác văn thư: -Thông Tư 01/2011/TT-BNV Về việc hưỡng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, ngày 19 tháng nămm 2011 - Nghị định 09/ 2010/ NĐ – CP Về việc sửa đổi bổ xung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ Công tác văn thư - Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư Sách: Nghiệp vụ công tác văn thư – NXB Giao thông vận tải Lịch sử vấn đề nghiên cứu Thực tế có nhiều đề tai nghiên cứu công tác văn thư, góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư Có thể kể đến như: Giáo trình : “ Lý luận phương pháp công tác văn thư” – PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội; Giao trình “ Nghiệp vụ công tác văn thư” – Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải,2009 Hai giáo trình nghiên cứu đầy đủ mặt lý luận công tác văn thư Một số báo cáo thực tập nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư quan hành nhà nước số trường Đại học như: - “ Tìm hiểu công tác văn thư Bộ lao động – Thương binh xã hội- Thực trạng giải pháp” – Sinh viên Nguyễn Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn Đông – Lớp CĐLTVT- LTK1 - “ Hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ Văn phòng trường Đại học Bách khoa Hà Nội” – Sinh viên Điinh Thị Hoài Và số đề tài nghiên cứu khác Tuy nhiên, năm 2015 chưa có đề tài nghiên cứu đầy đủ toàn diện công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Phương pháp nghiên cứu Để thực báo cáo này, phương pháp chung áp dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài sử dụng phương pháp cụ thể như: - Phương pháp điều tra, khảo sát: - Được áp dụng khảo sát công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông - Phương pháp vấn đối tượng: Được áp dụng để vấn cán công nhân viên văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng va giao thông - Phương pháp nghiên cứu phân tích tư liệu có liên quan - Được áp dụng đề tìm hiểu phân tích tư liệu quan quan để đưa lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận cách khách quan công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Từ đề số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố cục đề tài Phần I: Khảo sát công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Phần II: Chuyên đề thực tập: Tìm hiểu công tác tổ văn thư công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông * Lĩnh vực kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm lĩnh vực chính: 1- Đầu tư bất động sản 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính, 4- Đầu tư công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện 5- Sản xuất vật liệu xây dựng 6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng * Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất – kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dặn kinh nghiệm thực nhiều công trình, dự án như: Dự án khu Văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán – Trung Văn, Dự án khu văn phòng nhà bán – Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội – Phũ Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện Tà Lơi 3, Dự án Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội loại văn mật chuyển trực tiếp phải có ký nhận người nhận văn d) Đối với văn bản, tài liệu (hồ sơ) thuộc lĩnh vực chế cửa, cửa liên thông, thực theo quy định riêng Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều14 Trình tự quản lý văn Tất loại văn quan phát hành phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ký hiệu ngày tháng văn (do cán văn thư chuyên trách thực hiện) Cán Văn thư chuyên trách đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Vào sổ đăng ký văn (văn thư quan) Lưu văn Điều 15 Chuyển phát văn Sau có chữ ký người có thẩm quyền, văn phải hoàn thành thủ tục: a) Viết bì văn bản, đề đầy đủ tên quan cá nhân nhận văn bản; địa chỉ, số, ký hiệu văn bản; b) Văn có mức độ khẩn, mật phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc”, :mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” lên văn bì thư, số ký hiệu; Văn “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải ưu tiên chuyển phát Các văn có quy định theo tiến độ thời gian phải gửi theo thời gian quy định, văn lại phải đảm bảo chuyển ngày (kể ngày nghỉ, thứ bảy, chủ nhật phải gửi ngay) Khi cần thiết có ý kiến lãnh đạo, Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng thông tin nhanh sau Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải gửi theo sau gửi Fax, qua mạng thông tin (không áp dụng văn có độ mật) Số lượng văn cần gửi đến nơi nhận người soạn thảo quy định Điều 16 Lưu hồ sơ Sau đăng ký làm thủ tục ban hành, Văn thư giữ lại 01 văn để lập hồ sơ lưu giữ theo tháng tên loại văn bản, năm chuyển lên kho lưu trữ lần Sổ theo dõi mở năm 01 sổ, cuối năm Văn thư quan khoá sổ lưu trữ tài liệu kho lưu trữ Điều 17 Nghiệp vụ quản lý văn đi, đến thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước văn số: 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Mục LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 18 Nội dung lập hồ sơ hành yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ hành a) Mở hồ sơ: Đầu năm Phòng, chuyên viên theo dõi giải công việc ghi tiêu đề hồ sơ việc b) Thu thập, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ c) Biên mục hồ sơ Yêu cầu việc lập hồ sơ hành a) Hồ sơ tài liệu phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan b) Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ c) Tài liệu hồ sơ phải có giá trị d) Văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức e) Hồ sơ phải biên mục đầy đủ xác Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 19 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các Phòng cá nhân quan có trách nhiệm lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm (có biên kèm theo) Thời gian giao nộp, hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan a) Đối với tài liệu Hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc b) Tài liệu khoa học chuyên ngành; sau năm từ năm công trình nghiệm thu thức c) Tài liệu xây dựng bản: Sau ba tháng kể từ công trình toán d) Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, cần phải lập biên bản, bên giao giữ bản( theo mẫu quy định Cục Văn thư lưu trữ nhà nước) Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 21 Quản lý sử dụng dấu Tất loại dấu quan, giao cho nhân viên văn thư chuyên trách quan giữ đóng dấu quan Nhân viên văn thư không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền, phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền, không đóng dấu khống Điều 22 Đóng dấu Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều, đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu thực theo quy định Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 23 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm Lưu trữ quan có nhiệm vụ: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ Phòng, chuyên viên cá nhân vào lưu trữ quan Phối hợp với Phòng, chuyên viên cá nhân chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp, chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận Tiếp nhận tài liệu lập "biên nhận tài liệu" Điều 24 Chỉnh lý hồ sơ tài liệu Sau tiếp nhận hồ sơ tài liệu, lưu trữ quan có nhiệm vụ kiểm tra, chỉnh lý lại làm công cụ tra cứu để phục vụ khai thác, nghiên cứu tài liệu có hiệu quả; Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực theo hướng dẫn Cục văn thư lưu trữ nhà nước Điều 25 Xác định giá trị tài liệu a) Tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn b) Tài liệu có thời hạn bảo quản c) Tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan bao gồm: a) Trưởng phòng làm Chủ tịch Hội đồng; b) Phó Văn phòng phụ trách công tác văn thư lưu trữ, Uỷ viên, c) Cán phụ trách công tác Văn thư-Lưu trữ, Uỷ viên, d) Đại diện phòng, chuyên viên có liên quan, Uỷ viên Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu quan việc định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số, thông qua biên bản, gửi Trung tâm Lưu trữ tỉnh thẩm định, sau trình trưởng phòng hành Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định tiêu huỷ Điều 26 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các Phòng, chuyên viên, đơn vị trực thuộc phải giao nộp đầy đủ tài liệu, hồ sơ Lưu trữ quan có trách nhiệm thu thập tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ Mọi tài liệu, hồ sơ Phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc giữ lại theo dõi năm đơn vị, sau năm phải thống kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ quan theo quy định Điều 27 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Chánh Văn phòng định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan, sau có ý kiến thẩm định văn Lưu trữ cấp tỉnh Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền, tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu, lập thành biên có chữ ý thành viên Hội đồng tiêu huỷ quan (mồi lần tiêu huỷ có thành lập Hội đồng tiêu huỷ) Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 29 Thống kê tài liệu lưu trữ Cán phụ trách lưu trữ có nhiệm vụ thống kê tài lưu lưu trữ quan phòng, chuyên viên đơn vị trực thuộc Văn phòng Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm công tác văn thư, lưu trữ với quan lưu trữ cấp theo quy định Lưu trữ loại sổ sách thống kê kho lưu trữ quan để phục vụ khai thác a) Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu b) Sổ danh mục hồ sơ, tài liệu c) Sổ đăng ký khai thác hồ sơ, tài liệu Điều 30 Bảo quản tài liệu lưu trữ hành Tài liệu lưu trữ quan phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chánh Văn phòng người đứng đầu quan việc đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện để bảo quản tài liệu lưu trữ Thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai, phòng gian, bảo mật, chống côn trùng, nắm mốc kho lưu trữ tài liệu lưu trữ Cán lưu trữ hành có trách nhiệm thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng khâu nghiệp vụ khoa học lưu trữ, để phục vụ, khai thác hồ sơ tài liệu có hiệu Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 31 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành thực sau: a) Lưu trữ chuyên trách quan có trách nhiệm phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cho cán công chức, viên chức quan theo nhu cầu để phục vụ công tác b) Đối với độc giả quan phải có giấy chứng minh thư nhân dân giấy giới thiệu có ý kiến Lãnh đạo công ty Các thủ tục khai thác việc sử dụng tài liệu lưu trữ hành loại hồ sơ cần xác định rõ thời điểm nội dung loại hồ sơ cần khai thác, sử dụng xong phải hoàn trả đầy đủ hồ sơ vào lưu trữ Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ: a) Nghiên cứu phòng đọc b) Cho mượn (đối với cán quan) phải ký nhận theo quy định c) Phô tô văn Điều 32 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có loại sổ sách để quản lý như: Sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 33 Tổ chức thực Văn phòng Công ty CPĐT Intracom phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai thực công tác văn thư lưu trữ theo Quy chế Trong trình thực có vấn đề phát sinh, vướng mắc cần kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng giải Điều 34 Khen thưởng xử lý vi phạm Các phòng, chuyên viên quan cá nhân thực tốt quy chế khen thưởng theo quy định quan Quy chế công tác văn thư lưu trữ gắn với nội dung thi đua phòng, đơn vị trực thuộc cá nhân việc bình xét khen thưởng thành tích hàng năm quan Nếu vi phạm quy chế tuỳ theo mức độ vi phạm mà xử lý theo quy định pháp luật Điều 35 Hiệu lực văn Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký Trong trình thực có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế với văn quy định Nhà nước TỔNG GIÁM ĐỐC (ký đóng dấu) Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC I Sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SÁT BAN GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG CÔNG TY CÁC XÍ NGHIỆP VẬN HÀNH ĐIỆN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT CÁC ĐỘI XÂY LẮP PHÒNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN NHÀ – ĐÔ THỊ SỐ CÁC CÔNG TY CON Nguyễn Thị Quỳnh Châu PHÒNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN NHÀ – ĐÔ THỊ SỐ CÁC CÔNG TY LIÊN DOANH, LIÊN KẾT BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ – ĐÔ THỊ SỐ PHÒNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN THỦY ĐIỆN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÀ- ĐÔ THỊ SỐ Lớp: Quản trị Văn phòng K1B PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THỦY ĐIỆN INTRACO M Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông CHÁNH VĂN PHÒNG Quản trị nhân N Nhân sự, tuyển dụng đào tạo LĐTL, BH chế độ sách Truyền thông, đoàn thể Quản trị Hành Lễ tân Văn thư, lưu trữ Quản trị Văn phòng Lái xe Truyền thông PHỤ LỤC III Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Pháp chế, ISO Công tác pháp lý, ISO Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hóa quy trình giải văn đi: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Ghi số, ngày, tháng, năm cho văn Đăng ký văn Đóng dấu ban hành văn loại dấu khác Lập hồ sơ chuyên giao văn theo dõi việc giải văn Lưu văn Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Quỳnh Châu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC V Sơ đồ hóa quy trình giải văn đến: Tiếp nhận kiểm tra văn Phân loại bóc bì văn Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến cho văn Đăng ký văn đến Trình văn đến Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC VI MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày chuyển Số- ký hiệu văn Nơi nhận Ký nhận Ghi (4) (5) văn (2) (3) (1) Cột Ghi ngày tháng chuyển giao văn Cột Ghi số ký hiệu văn Cột Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan tổ chức đơn vị cá nhân khác Cột Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột Ghi điểm cần thiết khác số lượng văn bản, số lượng bì Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC VII MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Ngày Số đến chuyển Đơn vị Ký nhận Ghi (4) (5) người nhận (2) (3) (1) Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) PHỤ LỤC VIII Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI * Nội dung bên sổ đăng ký văn Số,ký Ngày Tên Nơi Số Nơi hiệu văn tháng văn loại, trích nhận lượng lưu văn bản (1) yếu (2) nội Ghi văn dung (3) (4) (5) (6) (7) Cột Ghi số ký hiệu văn Cột Ghi ngày, tháng vản Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước Ví dụ: 05/02, 31/12 Cột Tên loại trích yếu nội dung thể vản Cột Ghi tên qua, đơn vị cá nhân nhận văn Cột Ghi số lượng vản phát hành Cột Ghi tên đơn vị cá nhân lưu vản Cột Ghi điều cần thiết khác Căn phương pháp ghi số đăng ký văn hướng dẫn Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư Nguyễn Thị Quỳnh Châu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B