Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Lịch sử nghiên cứu. 4 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5 6. Cấu trúc của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt 6 1.1.1. Chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt (Phụ lục 01) 9 1.2. Tình hình tổ chức và quản lý công tác hành chính Văn phòng tại Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 14 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, của Văn Phòng 14 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng và vị trí việc làm của các vị trí trong văn phòng. 17 PHẦN 2. THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC TRỒNG TRỌT 20 2.1. Cơ sở lý luận chung về công tác Văn thư 20 2.1.1. Tổng quan về Công tác văn phòng 20 2.1.2. Lý luận chung về công tác văn thư 21 2.1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư. 21 2.1.2.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư 21 2.1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư 22 2.2. Thực trạng Quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt 23 2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản 23 2.2.1.1. Soan thảo văn bản. 24 2.2.2. Quản Lý văn bản 28 2.2.3. Quản lý hồ sơ 37 2.2.4. Quản lý con dấu 39 2.3. Những giải pháp nhằm nâng cao về tổ chức, quản lý về công tác văn thư tại Cục Trồng trọt 41 2.3.1. Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản 42 2.3.2. Trong công tác quản lý văn bản 43 PHẦN 3. PHẦN KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC 46
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu của đề tài Phương pháp nghiên cứu của đề tài Cấu trúc của đề tài PHẦN I .6 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Cục trồng trọt.6 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn .6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt (Phụ lục 01) 1.2 Tình hình tổ chức và quản lý công tác hành chính Văn phòng tại Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 14 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, của Văn Phòng .14 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng và vị trí việc làm của các vị trí văn phòng 17 PHẦN .20 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC TRỒNG TRỌT 20 2.1 Cơ sở lý luận chung công tác Văn thư 20 2.1.1 Tổng quan Công tác văn phòng 20 2.1.2 Lý luận chung công tác văn thư 21 2.1.2.1 Khái niệm công tác văn thư 21 2.1.2.2 Vai trò ý nghĩa công tác văn thư 21 2.1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư .22 2.2 Thực trạng Quản lý công tác Văn thư Cục Trồng trọt 23 2.2.1 Xây dựng ban hành văn 23 2.2.1.1 Soan thảo văn 24 2.2.2 Quản Lý văn 28 2.2.3 Quản lý hồ sơ 37 2.2.4 Quản lý dấu .39 2.3 Những giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác văn thư Cục Trồng trọt 41 2.3.1 Trong công tác xây dựng ban hành văn 42 2.3.2 Trong công tác quản lý văn .43 PHẦN .44 PHẦN KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .45 PHỤ LỤC 46 LỜI NÓI ĐẦU Có thể thấy máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý đóng vai trò vô quan trọng thiếu quan, tổ chức Nhất là giai đoạn phát triển hiện nay, thời kỳ mà được xem là thời kỳ“bùng nổ thông tin”, khoa học kỹ thuật đỉnh cao,sự tồn tại của văn phòng được xem là yếu tố then chốt việc hỗ trợ thông tin giúp cho việc đưa các quyết định của nhà quản lý được sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, tổ chức và cho xã hội Tuy nhiên, để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn, trình độ để thực tốt nghiệp vụ văn phòng đáp ứng với sự biến đổi không ngừng của xã hội quan thiếu Nhận thức vấn đề tầm quan trọng văn phòng, công tác văn phòng, từ nhiều năm quan nhà nước doanh nghiệp, tổ chức khác, công tác ý hoàn thiện Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng nhà trường, năm2012, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội ban hành Quyết định Số : 214/QĐĐHNV ngày 24 tháng năm 2012 Quyết định Thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội từ cho phép khoa tiến hành tuyển sinh đàotạo chuyên ngành Quản trị văn phòng Với phương châm gắn liền lý luận với thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nà Nội nói chung khoa Quản Trị văn phòng nói riêng Trường khoa tạo điều kiện cho sinh viên khóa 12 khoa thực tế quan, đơn vị, tổ chức Thực tập tốt nghiệp được xem là một môn học bắt buộc mà hầu hết các ngành học đều phải có Nó là một môn học thực tế thay vì “Thầy giảng, trò nghe” mà nó đòi hỏi sự tương tác giữa người với người là sự “Cầm tay chỉ viêc” Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học ngồi ghế nhà trường vào thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp kiến thức, tập dượt, rèn luyên phẩm chất đạo đức quản trị viên, hội sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc giao tiếp phục vụ cho công tác sau Đồng thời, Thực tập cũng được xem là góp phần đánh giá thiết thực nhất lực của bản thân mỗi sinh viên và là bằng chứng thiết thực nhất để đánh giá công tác đào tạo của một trường Đại Học Được tạo điều kiện cho thực tập tại Văn phòng cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôntại đó đã có dịp được quan sát, học hỏi và được tiếp xúc trực tiếp với công việc ở đây, được vận dụng những kiến thức đã được trau dồi còn ngồi ghế nhà trường vào công việc của mình Tại đã giúp hiểu rất nhiều về đặc thù công việc sau này của mình, với thời gian gần tháng thực tập tại Cơ quan đãluôn cố gắng học hỏi,quan sát và ghi chép những gì nhìn thấy và những công việc đã được giao.Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, trình thực tập Văn phòng Cục Trồng trọttôi xin đưa đề tài“ Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt ” để giúp cho mọi người có cái nhìn sâu về công tác văn thư tại Cục nói riêng văn phòng quan của một Bộnói chung để có thể dễ dàng đưa những sự so sánh điểm giống và khác hệ thống Quản lý Văn thư của một quan thuộc cấp Bộ với các quan cấp sở và quan khác Qua cho phép gửi lời cảm ơn đến Đồng chí Nguyễn Hoàng Việt -Chánh Văn phòng cục; Đồng chí Vũ Việt Hải- chuyên viên tại Văn phòng cục; Đồng chí Lê Hải Vân- nhân viên Văn phòng cục giúp đỡ nhiệt tình suốt thời gian thực tập văn phòng Ngoài cho cảm ơn tất chuyên viên, nhân viên công tác nơi thực tập làm việc hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn Và báo cáo hoàn thành tốt hướng dẫn, giúp đỡ cô Ths.Lâm Thu Hằng thuộc khoa Quản Trị Văn phòng tận tụy truyền đạt kiến thức cho thời gian qua để hoàn thành trình thực tế này.Do điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế, nên nghiên cứu tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cô đóng góp ý kiến để nghiên cứu hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định, công tác văn thư, có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi quan tổ chức Mặc dù công tác văn thư, có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá giá về công tác văn thư cần thiết phải được nhìn nhận lai Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Với một quan Thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, một quan được xem là quan trọng và chủ chốt của Bộ Hằng ngày, với khối lượng văn bản cần ban hành và xử lý có thể lên tới hàng trăm văn bản thì Công tác tổ chức văn thư là rất cần thiết và quan trọng.Chính vì thế, bài báo cáo này xin chọn và nghiên cứu đề tài “ Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt ” để tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn công tác văn thư, đồng thời đưa giải pháp để phát triển ngành Văn thư tại Văn phòng cục đáp ứng nhu cầu thực tiễn và xã hội Lịch sử nghiên cứu Đã từng có một số văn bản có nghiên cứu về vấn đề này Tạp chí Văn thư Lưu trữ; Báo Nông nghiệp Việt Nam Hiện chưa có một đề tài nào nghiên cứu sâu về Công tác Văn thư tại Văn phòng Cục Trồng trọt Nên xin được tiến hành nghiên cứu về vấn đề này Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Khái quát, đánh giá tình hình thực tế về vấn đề tổ chức công tác Văn thư tại Văn Phòng cục Trồng trọt Những vấn đề bản về công tác Văn thư của quan - Tìm hiểu về nguyên nhân và hạn chế công tác Văn thư tại Văn phòng Cục trồng trọt - Đưa giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng về công tác Văn thư Đối tượng phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Lý thuyết về văn thư và thực tiễn hoạt động văn thư tại Cục trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Đó là Nghiên cứu lịch sử hình thành; cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Cục Trồng trọt và đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ; Đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư về Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân - Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu tất cả các hoạt động văn thư như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ của Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn Phương pháp nghiên cứu của đề tài Bài khóa luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Để đưa các dẫn chứng xác thực chứng minh cho đề tài nghiên cứu; - Phương pháp điều tra, khảo sát: Để tìm hiểu và thu thập thông tin phục vụ cho việc trình bày luận cứ thực tế của đề tài - Phương pháp thống kê: Tổng hợp các số liệu để phân tích quá trình nghiên cứu đề tài; - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm tài liệu phục vụ cho mục đích nghiên cứu Cấu trúc của đề tài Đề tài gồm 3Phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của quan; Phần II: Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt Phần III: Kết Luận và đề xuất Kiến nghị PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Cục trồng trọt Căn cứ Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26/11/2013 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Căn cứ vào Điều 19 Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ, quan ngang Bộ- Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Trồng trọt sau: 1.1.1 Chức Cục Trồng trọt là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện chức tham mưu giúp cho Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật đối với chuyên môn ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng Cục Trồng trọt có tư cách pháp nhân, có tài khoản có dấu riêng, có kinh phí hoạt động theo quy định của Pháp luật 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 1.1.2.1 Trình Bộ trưởng a Trình Bộ trưởng các dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc Hội; Các chương trình- kế hoạch xây dựng hằng năm của Bộ và các chế, chính sách, dự án theo sự phân công của Bộ trưởng; b Các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án công trình quan trọng của Quốc gia theo sự phân công; c Trình Bộ ban hành các quyết định, chỉ thị, các văn bản quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theo phân công của Bộ và Pháp luật; d Ban hành các văn bản, các văn bản cá biệt thuộc chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý Thông báo kế hoạch chi tiết thực hiện chương trình, đề án, dự án Bộ quản lý từng địa phương, đơn vị sau được phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục 1.1.2.2 Chỉ đạo về các lĩnh vực chuyên môn a Về sản xuất trồng trọt: Xây dựng, chỉ đạo thực hiện và tổng kết, đánh giá kế hoạch sản xuất trồng trọ hàng năm và nhiều năm; Chỉ đạo việc thực hiện cấu trồng, kỹ thuật trồng trọt; đề xuất các biện pháp khắc phục thiên tai, dịch hại sản xuất trồng trọt b Về giống trồng nông nghiệp: Trình Bộ trưởng các quy định, Quyết định công nhận về giống trồng cho sản xuất nông nghiệp; xây dựng các chiến lược phát triển giống trồng phù hợp với điều kiện tự nhiên và xã hội; Cấp và thu hồi giấy phép nhập- xuất khẩu nguồn gen, giống trồng mới có giá trị c Về Quản lý và sử dụng đất Nông nghiệp: Trình Bộ Kế hoạch sử dụng, bảo vệ và cải tạo đất; thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất sản xuất nông nghiệp và chuyển đổi mục đích sử dụng đất; Ban hành, hướng dẫn các giải pháp, tiến bộ kỹ thuật về sử dụng bảo vệ và nâng cao độ phì của đất chống xói mòn, sa mạc hóa, ngập măn; Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chuyển đổi cấu đất d Về quản lý phân bón: Trình Bộ các tiêu chuẩn quy chuẩn về chất lượng, kiểm nghiệm sản xuất, chế biến bảo quản, kinh doanh phân bón hữu và phân bón khác; ban hành các văn bản quy định, quy phạm về khảo kiểm nghiệm phân bón; Thực hiện công tác quản lý sản xuất, kinh doanh, chất lượng phân bón theo quy định Pháp luật; Chỉ định và quản lý hoạt động các phòng kiểm nghiệm phân bón; e Về quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm: Trình Bộ chế, chính sách về sản xuất sản phẩm trồng trọt bảo đảo an toàn thực phẩm; Kiểm tra, phân loại và cấp giấy chứng nhận đối đủ điều kiện đảm bảo an toàn thực phẩm đối với sở sản xuất trồng trọt dùng để xuất khẩu theo quy đinh; Ban hành các tiêu chuẩn Quốc gia, VietGAP; quy chuẩn quốc gia về điều kiện đảm bảo chất lượng, an toàn thực phẩm đối với sản phẩm trồng trọt; Thực hiện nhiệm vụ tra chuyên ngành và xử lý vi pha về an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Cục… g Khoa Học công nghệ và môi trường: Trình Bộ các chương trình, kế hoạch, đề án nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật về ngành trồng trọt; Chủ trì thẩm định đề cương, đề tại gnhieen cứu ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ, kỹ thuật thuộc phạm vi cục; Đánh giá và chỉ định phòng thử nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy thuộc phạm vi quản lý; THự hiện nhiệm vụ quản lý môi trường thuộc chuyên ngành được giao theo sự phân công của Bộ 1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ về thương mại, thị trường nông sản, xúc tiến thương mại và xử lý các tranh chấp thương mại liên quan đến sản phẩm trồng trọt thuộc phạm vi quản lý của Cục; Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức sản xuất, kinh tế hợp tác, xây dựng nông thôn mới ; Tổ chức chỉ đạo công tác điều tra, thống kê và quản lý sở dữ liệu về chuyên ngành trồng trọt theo quy đinh 1.1.2.4 Về Hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế : xây dựng và trình Bộ trưởng các chương trình dự án hợp tác quốc tê Tham gia đàm phán để ký kết các điều ước, thỏa thuận quốc tế theo sự Phân công của Bộ trưởng; Tổ chức thực hiện hợp tác hội nhập kinh tế quốc tế 1.1.2.5 Về cải cách hành chính: Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Cục theo chương trình cải cách hành chính của Bộ và chỉ đạo của Bộ; Chỉ đạo rà soát, hệ thống hóa và đề xuất, xây dựng hệ thống thể chế, pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; Chỉ đạo hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Cục theo hướng phân công, phân cấp; Đề xuất với bộ về kiện toàn tổ chức, phương thức vận hành quản lý của bộ cách quản lý nhà nước đối với lĩnh vực giao cục quản lý thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; Chỉ đạo thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về hực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và cải cách thủ tục hành chính giấy tờ khác đặt Cặp “Văn chờ xử lý” sau trình lên lãnh đạo cục Văn đến phải trình Lãnh đạo Cục xử lý ngày; văn mật, hỏa tốc, Fax Văn thư phải chuyển đến Lãnh đạo Cục xử lý Nếu chậm văn thư phải chịu trách nhiệm Lãnh đạo cục vào nội dung văn đến, vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạch đơn vị Cục để phân trách nhiệm xử lý, giải thời hạn xử lý giải Đối với văn có liên quan đến nhiều đơn vị Lãnh đạo cục phải xác định đơn vị, cá nhân chủ trì đơn vị đơn vị phối hợp để kịp thời giải Ý kiến phân công công việc Lãnh đạo ghi văn Sau văn phê duyệt văn thư phải trực tiếp lấy văn tiến hành xử lý theo phân công Lãnh đạo nhằm kịp thời gửi đến đơn vị, cá nhân có liên quan xử lý công việc theo phân công nhanh chóng, tiến độ Những thông tin Lãnh đạo Phê bổ sung vào văn đến phần website Cục trồng trọt (Phụ lục 7) Văn sau lãnh đạo phê có dạng sau (Phụ lục 8) Bước 6: Phân chuyển văn đến Văn sau cung cấp đầy đủ Website cán Văn thư thực SCAN văn gửi kèm “File” đưa lên website Cục để cán chuyên môn trực tiếp xem qua mạng Sau đó, Cán văn thư chuyên trách thực chuyển giao văn vào Tủ đựng văn phòng, gioa cho đơn vị người có trách nhiệm giải theo nguyên tắc nhanh, chặt chẽ Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, văn khản hỏa tốc phải ghi rõ thời gian nhận Không để người trách nhiệm xen vào văn giấy tờ đơn vị Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải văn đến Sau văn Văn thư chuyển giao cho phòng, phận, cá nhân có liên quan, phân công xử lý văn Các cá nhân phải có trách nhiệm xử lý văn theo chuyên môn thẩm quyền Các văn có tính khẩn phải ưu tiên giải hàng đầu, không 32 chậm trễ Những văn quan trọng, phức tạp, sau đề xuất ý kiến giải phải lãnh đạo Cục thông qua phát hành Các văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc đơn vị cá nhân thực sát sao, đến thời hạn phải phát hành theo yêu cầu, không chậm trễ Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến thuộc cán chuyên trách quản lý văn để, có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi đơn vị, cá nhân giải văn đến theo tiến độ thời gian quy định Hàng tuần Cán Chuyên trách thực Quản lý văn đến có trách nhiệm tổng hợp báo cáo với lãnh đạo Văn phòng việc tiếp nhận giải văn loại A loại B vào thứ hàng tuần Tổng hợp số lượng văn đến, Văn giải văn đến hạn chưa giải để báo cáo cho người giao trách nhiệm 2.2.2.2 Quản lý văn Hàng năm, Cục ban hành hàng ngàn Văn gửi tới đơn vị, quan, cá nhân có liên quan Ước tính năm 2015, Cục ban hành khoảng 3000 đầu số văn có 611 Số Quyết định vào sổ Quyết định 2015 2587 Văn xếp vào sổ Công Văn 2015 Trong số 2587 Văn Sổ Công Văn 2015 có khoảng 2276 văn số Công văn, tiếp đến Tờ trình với 138 số văn bản; Thông Báo 120 số Văn bản, 91 số Văn Báo Cáo, Còn lại Các Văn có tên loại khác (chiếm số Kế hoạch, Biên bản…) Tính đến tháng đầu năm 2016, Cục Trồng trọt có khoảng 350 Văn ban hành Trong đó, có khoảng 50 văn Quyết định Vào sổ Quyết định năm 2016 khoảng 300 Văn Của Sổ Công văn năm 2016 Trong số 300 văn có Công văn 255 Văn bản; Tờ trình 18 văn Báo cáo 15 Văn bản, lại Các văn tên loại khác * Quy trình giải Văn Gồm: Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu Nhân viên văn thư chuyên trách quản lý văn tiếp nhận yêu 33 cầu lãnh đạo Cục việc hoàn thành văn Từ thống kê thấy số lượng văn Cục đưa chủ yếu Văn ban hành Các công văn gửi đến đơn vị, sở, ban ngành nhiều lĩnh vực liên quan đến trồng trọt thuộc thẩm quyền Cục Bước 2: nghiên cứu soạn thảo văn Việc soạn thảo văn không thuộc Văn phòng mà tất Phòng chuyên môn có trách nhiệm thực việc soạn thảo văn theo nội dung thông tin có liên quan đến Thẩm quyền, Chức phòng, đơn vị Các Văn phải với yêu cần, nội dung rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý Trình bày rõ ràng, văn hành cần tham khảo theo thông tư 01/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; văn quy phạm pháp luật trình bày theo thông tư 25/TT-BTP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật để văn ban hành rõ ràng, khoa học có tính thẩm mỹ Bước 3: Duyệt Văn Văn nhân làm Đối với văn trình cho Lãnh đạo Cục ký người soạn thảo Văn phải ký ghi rõ họ tên phần nơi nhận Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo phải ký trình lề trái, phía trang văn bản, ký tắt vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết 01văn Để trình lên Lãnh đạo Cục ký chữ ký tươi Bước 4: Kiểm tra thể thức văn Văn sau soạn thảo cá nhân đơn vị soạn thảo văn thẩm định văn cần chuyển cho Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra thể thức Văn trước trình lên cho Lãnh đạo ký Chánh văn phòng có trách nhiệm xem xét văn với mẫu quy định chưa (Quốc hiệu, tiêu ngữ, quan ban hành văn bản, số, ký hiệu,ngày, tháng, trích yếu, nơi nhận … đầy đủ có sai sót không) chuẩn với văn hướng dẫn chưa, có ý kiến lãnh đạo đơn vị chưa Sau với thể thức ký thuật Chánh Văn phòng ký nháy vào cuối dòng “nơi nhận:” chịu trách nhiệm thể thức văn 34 Bước 5: Vào sổ đăng ký văn (Phụ lục 9) Sau hoàn tất tất bước nội dung thể thức văn bản, văn trình lên cho Lãnh đạo Cục để ký phát hành Lãnh đạo Cục ký vao văn chữ ký tươi Sau trình Lãnh đạo Cục ký, văn phải chuyển cho Văn thư Cục để vào số, ngày tháng ban hành văn Văn thư đóng dấu, lưu gốc gửi lại theo địa nơi nhận văn Văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ công văn cách xác, rõ ràng thông tin văn vừa phát hành theo thông tin mặc định sẵn (Phụ lục 10) website Cục Trồng trọt Bước 6: Ban hành Văn Văn lấy số văn bản, ngày tháng năm đóng dấu phận ban hành nhận để lưu với phiếu trình văn tài liệu liên quan lưu vào hồ sơ công việc Văn thư phải tiến hành đóng dấu tất văn có chữ ký Lãnh đạo, văn hỏa tốc thượng khẩn chuyển sau đóng dấu Khi văn hoàn thành phải gửi ngày Văn cần bỏ bì phải tiến hành bỏ vào bì dán kỹ không để dơi văn tránh trường hợp người đọc nội dung bên Bên phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết địa nơi nhận Có thể thấy rằng: Công tác quản lý văn – văn đến Cục trồng trọt tương đối đầy chặt chẽ có hệ thống Với việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý, điều hành hoạt động quan mà cụ thể việc ứng dụng phần mềm quản lý văn website Cục Trồng trọt để quản lý văn Cục khai thác triệt để Ưu việt phần mềm Nếu trước quản lý văn việc ghi chép qua hồ sơ, sổ sách cách truyền thống, vừa tốn nhiều thời gian công sức, để ghi chép tra tìm văn cần thiết Nhưng lại không đem lại hiệu công việc cao lại không lưu giữ lâu dài nhiều yếu tố tác động vào dẫn đến hỏng hóc, mối mọt cháy Giờ với phần mềm quản lý văn Website Cục trồng trọt lại đem đến Ưu điểm thuận lợi cho Lãnh 35 đạo, Cán bộ, công, nhân viên việc theo dõi văn Đối với Lãnh đạo Cục dễ dàng nắm bắt tất nội dung, dễ dàng theo dõi, quản lý đôn đốc việc thực công việc Các phòng, phận chuyên môn Đối với cán bộ, công – nhân viên nắm bắt nhiệm vụ chủ động thực công việc theo thời gian quy định mà không cần phải có trực tiếp nhắc nhở, đôn đốc 2.2.2.3 Xử lý văn mật “Văn mật” chứa thông tin quan trọng mà công bố hay cho cá nhân không liên quan tự ý xem việc bảo quản xử lý theo dõi Văn mật cần phải có khác biệt so với văn thông thường Văn mật Cục Trồng trọt bảo quản ghi chép, theo dõi sổ văn mật, có túi bảo quản cẩn thận.Sổ đăng ký văn mật (đến đi) dựa theo biểu mẫu sổ đăng ký văn thường thêm cột “mức độ mật” sau cột “trích yếu” Mọi văn mật từ nguồn đến phải trải qua Văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” riêng để theo dõi chuyển đến người có trách nhiệm giải Trường hợp tài liệu mật đến mà bì có dấu “chỉ người có tên bóc bì” văn thư vào sổ số ghi bì chuyển đến người có tên nhận người có tên ghi bì vắng, chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, Văn thư không bóc bì Nếu văn mật đến có đề “tối mật” “tuyệt mật” Lãnh đạo Cục người có ủy quyền bóc bì người giao nhiệm vụ quản lý văn đăng ký vào sổ văn mật Gửi tài liệu mật đi: Trước hết phải vào sổ tài liệu mật trước gửi tới nơi Sổ “tài liệu mật đi” phải ghi đầy đủ cột mục: số thứ tự, ngày tháng năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi Trường hợp tài liệu “Tuyệt mật” người chuẩn bị văn phải lấy số đăng ký văn cột mục sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống cho vào bì dán kín làm yêu cầu bảo mật trước đưa đến văn thư để làm bì gửi Văn mật, tối mật, tuyệt mật chuyển phải dùng 02 phong bì 36 chúng đóng dấu vào văn bì bên đồng thời ghi rõ số, ký hiệu nơi nhận dấu mật, tối mật, tuyệt ật lên bì bên sau chuyển cho văn thư làm bì Bì để nơi ghi gửi, nơi nhận kèm theo phiếu chuyển 2.2.3 Quản lý hồ sơ Hồ sơ toàn văn tài liệu có liên quan đến vấn đề, việc người hình thành trình giải văn Nó toàn văn công bố kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực quan Công tác quản lý hồ sơ gồm công việc sau: Một: Sử dụng hồ sơ Hồ sơ tài sản quan, không tự ý hủy, chiếm làm riêng mang nơi khác không người có thẩm quyền cho phép Các hồ sơ phải sử dụng mục đích, phạm vi quyền hạn Và việc mượn hồ sơ phải đảm bảo quy trình nguyên tắc quan Hai: Xác định hồ sơ lưu Văn phòng có trách nhiệm phối hợp trưởng phận liên quan tập hợp toàn hồ sơ lập danh mục hồ sơ lưu để trình lãnh đạo phê duyệt Trong trường hợp phát sinh hồ sơ mới, quy trình bổ sung ban hành tương tự ban hành tài liệu Ít năm lầ văn phòng đại diện Lãnh đạo phận xem xét lại danh mục hồ sơ cho phận Ba: Lập danh Mục hồ sơ Tất hồ sơ phòng ban phân loại lập thành danh mục hồ sơ Khi phất sinh hồ sơ mới, trưởng phận phải phân công người cập nhật vào danh mục hồ sơ phận Danh mục hồ sơ cũ phải hủy an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn Bốn: Phân loại xếp bảo quản hồ sơ Toàn hồ sơ phải nhận dạng phân loại phù hợp theo danh mục hồ sơ lập Việc phân loại phải đảm bảo nguyên tắc dễ tìm lưu 37 lâu dài Hồ sơ phải xếp theo thời gian thực cập nhật công việc có mối liên quan tới Việc lập hồ sơ xếp văn tên loại, chủ đề Sử dụng loại cawpju, bìa hồ sơ thích hợp để mở lưu thuận tiện Mỗi đơn vị cử người quản lý, theo dõi hồ sơ Người giao trách nhiệm phải đảm bảo bảo quản tốt, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tùy theo tầm quan trọng đặc tính loại Lãnh đạo Cục phải xem xét việc ban hành định cụ thể việc bảo quản hồ sơ cần thiết có biện pháp xử lý có sai phạm Năm: Hủy hồ sơ Hàng tháng phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ để hủy hồ sơ hết hạn Phương pháp hủy hồ sơ theo quy định Nhà nước thông lệ quan Nếu hủy hồ sơ với số lượng lớn, quan trọng Hội đồng xác định giá trị tài liệu Cục thực với tư cách tư vấn để lãnh đạo phê duyệt Việc hủy hồ sơ phải trưởng phận quản lý lập thành biên kèm theo ký có chữ ký chủ tịch thành viên hội đồng xác định giá trị tài liệu sau biên lãnh đạo phê duyệt tiến hành tiêu hủy theo quy đinh Như vậy: Việc lập hồ sơ giúp ích nhiều cho quan, tổ chức Nhất văn bản, tài liệu mà Cục Trồng trọt xếp phân loại cách khoa học theo tên loại hồ sơ xếp theo mức độ thời gian, số ký hiệu đựng vào túi đựng hồ sơ, thuận tiện cho tra cứu cần thiết túi hồ sơ có bìa màu điền thông tin cần thiết tập hồ sơ bỏ vào tủ phân loại theo tên loại văn thời gian hình thành Chẳng hạn như: hồ sơ năm 2015 nhân viên Văn thư phân loại thành cặp theo tên loại văn Đối với định tập hợp thành hồ sơ theo thứ tự văn từ số nhỏ đến số lớn, không bỏ lung tung không theo trật tự, khó cho 38 việc theo dõi, xếp tra tìm tài liệu Sau bỏ vào túi đựng hồ sơ, có đặt tờ giấy màu có ghi đầy đủ thông tin (tên văn “QUYẾT ĐỊNH”, số, định từ số đến số bao nhiêu, năm văn bản) tương tự Công văn Cục xếp Việc xếp hồ sơ thuận lợi cho công tác bảo quản xử lý văn cần thiết 2.2.4 Quản lý dấu Nhân viên Văn thư Cục có trách nhiệm giữ tất dấu Cục thực thủ tục đóng dấu có yêu cầu việc đóng dấu Các phòng, đơn vị cá nhân có nhu cầu phải liên hệ văn thư để đóng dấu thời gian hành Con dấu để tủ riêng có khóa Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng dấu phải niêm phong nhân viên văn thư Chánh văn phòng ký tên niêm phong Nhân viên Văn thư không tùy tiện trao dấu cho người khác không đồng ý người có thẩm quyền Khi nhân viên văn thư văng dấu bàn giao cho Lãnh đạo Văn phòng theo quy định Chánh văn phòng có thẩm quyền đóng dấu nêu có nhu cầu đóng phải ghi đầy đủ thông tin vào sổtheo dõi đóng dấu ký tên vào sổ Mỗi dấu đóng xong cất lại vào tủ khóa lại Có thể thấy rằng, Công tác văn thư phần thiếu hoạt động quan tổ chức Đối với quan thuộc Bộ điều lại phủ nhận Thời gian vừa qua với khối lượng công việc lớn Cục Trồng trọt làm tốt nhờ phần lớn vào hoạt động Công tác Văn thư luôn triển khai phổ biến công việc cách nhanh chóng, xử lý nhanh, gọn hệ thống văn bản, thủ tục hành trước qua phận chuyên môn khác, thực nhanh có hiệu công việc văn thư Văn phòng Các cấp Lãnh đạo quan tâm đến việc tổ chức công tác văn thư điều thấy rõ việc quan tâm đến công việc công tác hơn, trọng đầu tư trang thiết bị 39 đại áy vi tính, máy in, máy Fax, máy Photocopy, điện thoại, điện tín… số văn phòng phẩm chuyên dụng, tủ đựng hồ sơ loại đồ dùng thông thường khác Việc đẩy mạnh công tác Văn thư gắn với việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng không xa lạ Công nghệ thông tin với thành tựu công nghệ tin học, máy tính công nghệ truyền thong cho hoạt động công tác văn phòng thay đổi Nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin Tất công văn, giấy tờ, thông tin hầu hết xử lý truyền mạng với hệ thống máy tính Do đó, không cần chép, nhân, in công văn chuyển giao văn theo kiểu thủ công trước Việc giúp ích nhiều đến Lãnh đạo, Công nhân viên đặc biệt người làm công tác văn thư Không giúp làm giảm bớt thời gian thực công việc mà giảm bớt gánh nặng công việc, giúp thay người việc thực số công việc không quan trọng lại tốn thời gian phải làm thương xuyên, để giành nhiều thời gian khối óc cho việc thực nhiệm vụ quan trọng cần thiết Văn phòng phục vụ cho lãnh đạo - Làm tốt công tác Văn thư góp phần quan trọng việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu đáng tin cậy, đồng thời pháp lý, chứng trước pháp luật trường hợp cần thiết - Giúp cho cán bộ, công chức, nhân viên Cục nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý; suất, chất lượng, hiệu hướng tới đáp ứng với yêu cầu công cải cách hành Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia 40 2.3 Những giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác văn thư Cục Trồng trọt Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác hàng ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian thực tập Văn phòng Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Do thời gian tiếp xúc với công việc quan chưa nhiều, mặt khác thân nhiều hạn chế công với lần làm quen với công việc nên nhận xét công tác Văn phòng Cục Trồng trọt điều khó làm Nhưng thời gian thực tập nhận thấy, công tác Văn Thư cục trồng trọt quan tâm trọng nhiều hơn, đầu tư mua sắm trang thiết bị đại phục vụ tốt cho trình làm việc cán văn phòng Cán Văn thư người có trình độ chuyên môn cao có kinh nghiệm làm việc lâu năm nên công tác Văn thư đảm bảo tốt, thực cách đầy đủ, xác.Cán Văn thư thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu.Công tác Văn thư giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ làm ảnh hưởng tới quan Tuy nhiên, Công tác Văn thư Cục mặt hạn chế, chưa quan tâm sát cấp nên số khâu nghiệp vụ bị bỏ sót khiến hiệu công việc không cao Qua trình tìm hiểu khâu nghiệp vụ trên, với kinh nghiệm ỏi sinh viên trường xin nêu số đóng góp để Cục Trồng trọt tham khảo để xây dựng lề lối, máy làm việc ngày tốt hơn, giảm bớt gánh nặng công việc cán 41 làm công tác văn thư, tránh sai sót không đáng có trình thực công việc 2.3.1 Trong công tác xây dựng ban hành văn Có thể thấy công tác soạn thảo văn chưa đồng thể thức kỹ thuật trình bày văn đơn vị Cục Theo quy định văn văn hành phải thực theo hướng dẫn thông tư 01/2011/TT-BNV thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, thông tư 25/2011/TT-BTP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Quy phạm pháp luật Xong, đơn vị lại chưa có thống kỹ thuật trình bày văn bản, văn phòng, đơn vị Cục ban hành tương đối bám sát theo hướng dẫn thông tư, nên sai phạm nhiều Thì Văn đơn vị, Trung tâm hay văn phòng đại diện lại hay thường xuyên xuất lỗi sai không tuân theo hướng dẫn văn hướng dẫn thể thứ kỹ thuật trình bày văn bản, không thống thể thức Văn thấy dõ văn nêu (Phụ Lục 2) Điều đó, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn Từ thực trạng trên, để đẩy mạnh công tác xây dựng thảo văn bản, xin đề xuất sau: Một là: Phổ biến văn bản, thông tư hướng dẫn soạn thảo văn bản, (đặc biệt 02 thông tư: Thông tư 01/2011/TT-BNV Và Thông tư 25/2011/TT-BTP, Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư) tới tất đơn vị yêu cầu bám sát thực theo hướng dẫn Thông tư Hai là: Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dượng nâng cao, trình độ cho cán công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.Thường xuyên cho cán học lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao tầm hiểu biết làm việc đạt hiệu quả, đạt chất lượng cao Ba là: Thực Giám sát sát Quy trình soạn thảo văn đơn vị 42 Bốn là: Cần tuyển thêm cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để hồ sơ, giấy tờ quan trọng không bị thất lạc, giúp cho việc nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân, đơn vị đạt hiệu cao công việc 2.3.2 Trong công tác quản lý văn Cần quan tâm trọng việc thực quản lý văn đi, văn đến Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư nhằm phục vụ cho công việc ngày, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư Tổ chức cho Cán chuyên trách tham gia khóa học Công nghệ thông tin, Hệ thống mạng Thuê nhân viên Kỹ thuật bảo trì định kỳ máy móc, phần mềm nhằm Khắc phục hạn chế lỗi thường xuyên xuất Phần mềm quản lý văn Website Cục Trồng trọt (thường lỗi Quản lý, lỗi văn bản- lỗi thường xuyên gặp phải khiến cho Các cán bộ, công nhân viên gặp khó khăn vào tra cứu hay xử lý văn được) Ứng dụng Nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; không ngừng đại hóa công tác văn thư; quản lý giấy tờ: Xây dựng Tiêu chuẩn hóa loại văn bản, giảm giấy tờ, thụ tục hành chính, Ứng dụng công nghệ thông tin quy trình hành chính; Xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư (ISO 9001:2008) nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp thỏa mãn yêu cầu người sử dụng, yêu cầu pháp luật 43 PHẦN PHẦN KẾT LUẬN Thời gian Thực tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân tôi, giúp củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Qua học hỏi kinh nghiệm có thực tế, nhìn nhận công tác văn phòng bao quát, toàn diện hơn, học hỏi kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Thời gian thực tập giúp thân mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với người quan Lý thuyết mà học phần công việc, sau trường mà phải làm thực tế, thực tế định trình độ học vấn chuyên môn nghiệp vụ có áp dụng điều học vào thực tế hay không Qua lần thực tập hiểu biết sâu sắc thêm quan tâm nhà nước quan công tác văn phòng, hiểu thêm điều thú vị công việc chuyên môn sau này, nhờ mà cảm thấy yêu nghề tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp Tuy nhiên với 02 tháng thực tập Cục Trồng trọt thời gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế công việc quan tâm dìu dắt giúp đỡ lãnh đạo Cục, Lãnh đạo Văn phòng, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban ngành Cục tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt báo cáo Một lần xin chân thành cám ơn thấy cô giáo khoa, trung tâm trường Đại học Nội vụ Hà Nội và cán ban lãnh đạo Cục, đặc biệt cán văn phòng tạo điều kiện để hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A GIÁO TRÌNH TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị Văn phòng( Tác giả:TS Nguyễn Thành Bô, Ths.Nguyễn Ngọc Diệp,Ths Trần Phương Hiền ) - Đại học Kinh Tế Quốc Dân2 Tập giảng Quản trị Văn phòng Quản trị Văn phòng ( tác giả:Nguyễn Hữu Tri) Giáo trình nghiệp vụ Văn Thư.( tác giả:trường Cao đẳng Nội Vụ Nà Nội) Quyết định số 663/QĐ-BNN-TCCB Bộ Nông nghiệp phát triển Nông thôn Quy định Chức năng, Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Trồng trọt Quyết định số 396/QĐ-TT-VP Cục Trồng trọt việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng, Văn phòng Cục Trồng trọt Quy chế làm việc Cục Trồng trọt B WEBSITE http://www.cuctrongtrot.gov.vn/ Văn phòng điện tử Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn (http://www.vpdt.mard.gov.vn) 45 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; Phụ lục 2: Công văn số 317/TT-VPPN V/v chuẩn bị cho Hội nghị Sơ kết sản xuất Động Xuân 2015-2016 kế hoạch sản xuất Hè Thu, Thu Đông, Mùa năm 2016 ĐBSCL ĐNB; Phụ lục 3:Công văn số 282/TT-VPPN V/v chuẩn bị cho Hội nghị Sơ kết sản xuất Động Xuân 2015-2016 kế hoạch sản xuất Hè Thu, Thu Đông, Mùa năm 2016 DHNTB Tây Nguyên; Phụ lục 4:Công văn số 241/TT-CCN V/v báo cáo tham luận Hội nghị phát triển dược liệu Phụ lục 5: Giấy đường; Phụ lục 6: Phần mềm Quản lý Văn đến; Phụ lục 7: Cấu trúc bên Phần mềm quản lý Văn đến; Phụ lục 8: Văn đóng dấu đến Lãnh đạo phân công; Phụ lục 9: Phần mềm Quản lý Văn đi; Phụ lục 10: Cấu trúc bên Phần mềm quản lý Văn 46