Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu nghiên cứu 4 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Giả thuyết nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5 7. Cấu trúc của đề tài 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 6 1.1.1. Vị trí và chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 14 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Cục Trồng trọt 15 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Cục Trồng trọt 15 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 16 1.2.2.1. Chức năng của văn phòng 16 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 16 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 18 Phần II:TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 21 2.1. Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư 21 2.2. Tổ chức và hoạt động của công tác văn thư tại Cục Trồng trọt – Bộ NN và PTNT 22 2.2.1. Công tác soạn thảo văn bản tại Cục Trồng trọt 22 2.2.1.1. Các loại văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 22 2.2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 23 2.1.3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức 26 2.2.2. Công tác quản lý văn bản 34 2.2.2.1. Công tác quản lý văn bản đi tại Cục Trồng trọt 34 2.2.2.2. Công tác quản lý văn bản đến tại Cục Trồng trọt 37 2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 39 2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 40 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 3.1. Đánh giá chung 43 3.1.1. Ưu điểm 43 3.1.2. Hạn chế 43 3.1.2.1. Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản 43 3.1.2.2. Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 45 3.1.2.3. Về quản lý văn bản đi – văn bản đến của CụcTrồng trọt 47 3.1.3. Nguyên nhân 47 3.2. Đề xuất, kiến nghị 48 3.2.1. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác văn thư 48 3.2.2. Tăng cường và phát huy vai trò quản lý của Chánh văn phòng Cục 50 3.2.3. Tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, khen thưởng trong công tác văn thư. 50 KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động quan, đơn vị, văn phương tiện chủ yếu để chuyển tải thông tin giải công việc nhằm thực chức năng, nhiệm vụ giao Văn phương tiện chuyển thông tin từ nơi gửi đến nơi nhận phục vụ cho hoạt động quản lý, đạo điều hành quan Từ việc ban hành chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, đạo, điều hành thực việc phản ánh tình hình cơng tác, đề đạt ý kiến lên cấp trên, trao đổi công việc với quan, đơn vị có liên quan… chủ yếu thể hình thức văn bản, hay nói cách khác văn hóa Văn sở pháp lý để tiến hành giải công việc, thực chức năng, nhiệm vụ máy nhà nước nói chung, quan nói riêng Văn sản phẩm phản ánh kết lao động tập thể cán bộ, viên chức quan, tổ chức Chất lượng sản phẩm thước đo trình độ trị, lực chun mơn khả nắm bắt, liên hệ thực tiễn họ Do đó, hiệu suất chất lượng cơng tác quan nói chung, cán bộ, cơng chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với khả ban hành văn Cơng tác văn thư q trình xử lý văn bản, chuyển tải thông tin đảm bảo xác, kịp thời, có sở pháp lý, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp phối hợp với quan cấp để triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin có sở, mang tính pháp lý Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Là sinh viên năm thứ 4, chuyên ngành QTVP em ý thức ý nghĩa vai trò quan trọng cơng tác văn thư Vì em chọn đề tài “ Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” làm đề tài cho báo cáo Để hồn thành báo cáo nỗ lực thân, Em nhận nhiều giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo, tập thể cán Văn phòng quan Đặc biệt Em nhận hướng dẫn giúp đỡ tận tình Chánh Văn phịng Nguyễn Hồng Viêt; chun viên hướng dẫn thực tâp Vũ Việt Hải ; cán văn thư Lê Hải Vân cô giáo hướng dẫn nghiệp vụ thực tập Lâm Thu Hằng, tồn thể thầy giáo khoa Quản trị Văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường tồn thể thầy giáo khoa Quản trị văn phòng cán Cục Trồng trọt tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập Do điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, Hệ thống trị Việt Nam ngày phát triển, yêu cầu lãnh đạo, đạo hệ thống trị địi hỏi ngày cao, phát minh, sáng kiến cải tiến thiết bị thông tin, điện tử… đời phục vụ đắc lực cho công tác trao đổi thông tin, chuyển phát văn bản, giấy tờ…phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước, quan, đơn vị, giai đoạn hội nhập quốc tế Chiến lược phát triển kinh tế xã hội đặt yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước, thực tốt chức quản lý nhà nước, giải đắn mối quan hệ nhà nước với thị trường Theo hàng loạt kế hoạch dài hạn nhiệm vụ trước mắt lĩnh vực đạo điều hành quan quản lý nhà nước phải tổ chức thực hiện, khơng thể thiếu cơng tác văn Ngày nay, văn phương tiện quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ hay xã, phường, thị trấn trình hoạt động, đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp giải cơng việc cụ thể, nói chung phải dựa văn bản, giấy tờ liên quan - hoạt động công tác văn thư để phục vụ cho hoạt động quản lý Việc tuân thủ theo quy định Nhà nước công tác văn thư đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mực đến công tác văn thư góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cục Trồng trọt tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực chức tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân cấp, ủy quyền Bộ trưởng, hệ thống văn ban hành để quản lý tổ chức tham mưu, giúp việc cho Cục với số lượng lớn, chiếm vị trí quan trọng mắt xích khơng thể thiếu được, phương tiện hoạt động Cục Hiểu vấn đề em xin tìm hiểu nghiên cứu đề tài: “ Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn” đồng thời đưa giải pháp giúp Cục Trồng trọt hồn thiện cơng tác văn thư, giúp cho việc quản lý hiệu Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu chung: Tìm hiểu công tác công tác văn thư Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, đồng thời đưa số - giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Cục trồng trọt Mục tiêu cụ thể: Tìm hiểu thực trạng hoạt động công tác văn thư Cục Trồng trọt - Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, sở nghiên cứu phân tích để đưa số giải pháp học kinh nghiệm để xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư theo quy định Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu “ Công tác văn thư Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn – Thực trạng giải pháp” hướng đến giải làm rõ nhiệm vụ cụ thể: - Cơ sở khoa học việc nghiên cứu hoạt động công tác văn thư - Đánh giá thực trạng công tác văn thư Cục trồng trọt - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Cục Trồng trọt – trực thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: Vì thời gian có hạn nên em tập trung nghiên cứu tìm hiểu cơng tác văn thư Cục Trồng trọt - Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn từ năm 2014 đến Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư Cục Trồng trọt số hạn chế, vi phạm quy định Nhà nước hoạt động công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu đề tài Để thực nghiên cứu em có sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm tài liệu phục vụ cho mục đích nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ kết nghiên cứu, phân tích để lựa chọn, tổng hợp tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu - Phương pháp thu thập thơng tin: Tìm hiểu, thu thập thơng tin hệ thống văn quản lý phục vụ cho mục đích nghiên cứu Cấu trúc đề tài Đề tài gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phịng quan Phần II: Tìm hiểu hoạt động công tác văn thư Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp phát triển nơng thơn 1.1.1 Vị trí chức Cục Trồng trọt tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực chức tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân cấp, ủy quyền Bộ trưởng Cục Trồng trọt có tư cách pháp nhân, có tài khoản dấu riêng, có kinh phí hoạt động theo quy định pháp luật Trụ sở Cục đặt thành phố Hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Trình Bộ trưởng: a) Các dự án luật, dự thảo Nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ; dự thảo văn quy phạm pháp luật chuyên ngành theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ chế, sách, dự án, đề án theo phân công Bộ trưởng; b) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia, chương trình, đề án, dự án, cơng trình thuộc chun ngành, lĩnh vực quản lý Cục theo phân công Bộ trưởng Trình Bộ ban hành định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quốc gia quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Cục theo phân công Bộ trưởng quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Trình Bộ cơng bố đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch chuyên ngành, lĩnh vực phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Cục; đạo tổ chức thực tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Cục Ban hành văn cá biệt hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chuyên ngành, lĩnh vực giao quản lý Thông báo kế hoạch chi tiết thực chương trình, đề án, dự án Bộ quản lý cho địa phương, đơn vị sau Bộ phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý Cục Chỉ đạo sản xuất trồng trọt: a) Xây dựng, đạo thực tổng kết, đánh giá kế hoạch sản xuất trồng trọt hàng vụ, hàng năm nhiều năm; b) Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực quy hoạch phát triển vùng trồng tập trung, sản xuất nông sản thực phẩm an toàn; c) Chỉ đạo việc thực cấu trồng, kỹ thuật trồng trọt; đề xuất biện pháp khắc phục thiên tai, dịch hại sản xuất trồng trọt Về giống trồng nông nghiệp: a) Trình Bộ trưởng: - Quy định việc sử dụng, trao đổi nguồn gen trồng; tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia chất lượng, khảo nghiệm, kiểm nghiệm, sản xuất, chế biến, bảo quản, kinh doanh giống trồng; Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quyết định công nhận giống trồng cho sản xuất thử, công nhận giống trồng mới; quy trình, tiến kỹ thuật sản xuất, bảo quản, chế biến giống trồng Ban hành danh mục trồng chính, danh mục giống trồng phép sản xuất, kinh doanh; danh mục nguồn gen trồng quý cần bảo tồn; danh mục trồng cấm xuất khẩu, cho phép trao đổi với nước ngoài; danh mục loài trồng bảo hộ; danh mục giống trồng thuộc sản phẩm hàng hóa nhóm 2; b) Chủ trì xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển giống trồng phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội phạm vi nước vùng sinh thái nông nghiệp; c) Quản lý tổ chức thực công tác khảo nghiệm, kiểm nghiệm chất lượng giống trồng, công nhận giống trồng mới; đạo thực cơng tác bình tuyển, cơng nhận đầu dịng, vườn đầu dịng; d) Chỉ định quản lý hoạt động phòng kiểm nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy; phối hợp với sở đào tạo để bồi dưỡng cấp giấy chứng nhận người kiểm định, người lấy mẫu giống trồng; thực quản lý hoạt động sở khảo nghiệm theo quy định; đ) Cấp thu hồi giấy cho phép xuất khẩu, nhập nguồn gen trồng, giống trồng chưa có danh mục giống trồng phép sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật; e) Thực nhiệm vụ dự trữ quốc gia giống trồng theo phân công Bộ trưởng theo quy định pháp luật Về quản lý sử dụng đất nơng nghiệp: a) Trình Bộ kế hoạch sử dụng, bảo vệ cải tạo nâng cao độ phì đất sản xuất nơng nghiệp, chống xói mịn, sa mạc hóa sạt lở đất; Lưu Thị Hà Giang Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất sản xuất nơng nghiệp chuyển đổi mục đích sử dụng đất trồng lúa sang mục đích phi nơng nghiệp theo quy định; c) Ban hành, hướng dẫn kiểm tra thực giải pháp, tiến kỹ thuật sử dụng, bảo vệ nâng cao độ phì đất nơng nghiệp; chống xói mịn, sa mạc hóa, sạt lở đất; d) Hướng dẫn, kiểm tra thực chuyển đổi cấu trồng đất lúa, đất sản xuất nơng nghiệp khác; hướng dẫn phương án bóc lớp đất mặt bổ sung diện tích đất chuyên trồng lúa nước bị chuyển mục đích sử dụng Về quản lý phân bón: a) Trình Bộ tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia chất lượng, kiểm nghiệm, sản xuất, chế biến, bảo quản, kinh doanh phân bón hữu phân bón khác; ban hành quy định khảo nghiệm phân bón, quy phạm khảo nghiệm phân bón; b) Thực quản lý sản xuất, kinh doanh, chất lượng phân bón hữu phân bón khác theo phân cơng Bộ quy định pháp luật; c) Chỉ định quản lý hoạt động phịng kiểm nghiệm phân bón hữu phân bón khác; d) Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người lấy mẫu phân bón Quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm: a) Trình Bộ chế, sách, đề án sản xuất sản phẩm trồng trọt bảo đảm an toàn thực phẩm; quy định, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia chất lượng, an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý theo phân công Bộ trưởng; Lưu Thị Hà Giang 10 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giấy riêng; từ “phụ lục” số thứ tự phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Số trang văn trình bày giữa, đầu trang giấy (phần header) góc phải, cuối trang giấy (phần footer), chữ số Ảrập, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; 2.2.2 Công tác quản lý văn 2.2.2.1 Công tác quản lý văn Cục Trồng trọt Văn toàn văn quan gửi Văn Cục cán văn thư trực tiếp quản lý Qua thực tế thực tập quan sát công tác quản lý văn Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn cho thấy, công tác quản lý văn Cục quản lý chặt chẽ nhập phần mềm “ văn phòng điện tử” – phần mềm quản lý văn Cục, Các văn quản lý theo quy trình sau: Bước 1: Trình văn - Quy định trình văn Các văn quan thơng thường giao cho phịng phụ trách chuyên môn chuyên môn chuẩn bị, soạn thảo Sau văn đươc soạn in xong trình cho Thủ trưởng quan người thủ trưởng quan ủy quyền ký trước ban hành Trình ký văn thường gặp trường hợp sau đây: Thứ nhất, văn thông thường nội dung khơng phức tạp cần trình văn in kiểm tra kỹ nội dung, thể thức cho người có thẩm quyền ký để ký thức Thứ hai, đốivới văn có nội dung phức tạp trình người có thẩm quyền thiết phải kèm theo văn có liên quan để người ký kiểm tra lại Lưu Thị Hà Giang 40 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nội dung văn cần thiết Việc trình ký văn cán văn thư chuyên viên phận chuyên môn thực thiết phải thông qua phận hành quan để tiện cho việc kiểm tra theo dõi Văn trước trình người có thẩm quyền phải kiểm tra kỹ thể thức, nội dung, chữ ký tắt người phụ trách đơn vị soạn thảo văn Sau phải xếp khoa học theo trật tự để vào cặp trình ký nên trình vào khoảng thời gian định ngày Bước 2: Kiểm tra thể thức , hình thức, kỹ thuận trình bày văn ghi số ngày tháng văn - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn Trước ghi số, ngày tháng năm văn văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn Những văn không đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày khơng quy định thiết phải sửa lại trước chuyển giao đến đối tượng có liên quan - Ghi số ngày tháng văn bản: Ghi số, ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc tất văn Mỗi văn ghi số, ngày tháng định Văn phải tập trung văn thư quan để lấy số theo hệ thống chung số chung quan - Số, ký hiệu văn hành chính: Là số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm Tùy theo tổng số lượng văn số lượng loại văn ban hành, quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký đánh số văn Số văn ghi chữ số Ả Rập bắt đầu số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm - Ngày tháng năm ban hành ghi sau địa danh, bên Quốc hiệu Ngày tháng năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày…tháng…năm; số ngày thláng năm dùng chữ số Ả Rập; số, ngày tháng nhỏ 10 ghi thêm số đằng trước Vd: 01 Bước Đăng ký văn Lưu Thị Hà Giang 41 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đăng ký văn (hay vào sổ văn công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Hiện Cục Trồng trọt đăng ký văn hình thức phần mềm quản lý văn bản, văn Cục phải đăng ký lưu phần mềm điện tử Cục Tất văn phải đăng ký vào phần mềm cách rõ ràng, đầy đủ theo quy định Đối với văn mật, tối mật tuyệt mật phải đăng ký bảo quản riêng theo quy định chế độ bảo mật Nhà nước Bước 4: Chuyển giao văn Tất văn quan ban hành gửi tới đối tượng có liên quan phải thực theo nguyên tắc: Chính xác, đối tượng kịp thời Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm chễ thời gian gây ách tắc xử lý, giải công việc làm giảm hiệu lực hiệu văn ban hành Trong trình chuyển giao văn Cục Trồng trọt có sổ quản lý văn để tiện cho việc theo dõi quản lý văn Bước 5: Lưu văn Văn Cục Trồng trọt ban hành phải lưu bản, lưu văn thư quan, lưu đơn vị cán chuyên môn trực tiếp soạn thảo ó trách nhiệm theo dõi giải văn để lập hồ sơ cơng việc Cán văn thư có trách nhiệm xếp văn lưu cách khoa học bảo quản chu phục vụ tra cứu Bước 6: Theo dõi kiểm tra việc gửi văn Văn thư quan có trách nhiệm giúp văn phịng phịng chun môn theo dõi kiểm tra chặt chẽ kết giao nhận văn bản, kịp thời phát trường hợp chậm trễ thất lạc Đặc biệt, văn quan trọng kiểm tra thơng qua phiếu gửi gọi điện thoại hỏi trực tiếp quan nhận 2.2.2.2 Công tác quản lý văn đến Cục Trồng trọt Văn đến toàn văn quan, đơn vị khác gửi đến Lưu Thị Hà Giang 42 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn đến Cục Trồng trọt quản lý phầm mềm quản lý văn thực theo quy trình chặt chẽ: Bước 1: Tiếp nhận văn đến Nguyên tắc chung: Tất văn đến phải qua văn thư quan để đăng ký phần mềm quản lý văn Những văn đóng dấu hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn chuyển giao cho Cục trưởng Phó Cục trưởng nhận Việc nhận, chuyển giao văn mật phải pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước Để đảm bảo nguyên tắc kịp thời, thống văn đến xử lý - Tiếp nhận văn đến: Khi tiếp nhận văn cần kiểm tra tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong Đối với văn mật phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì bì cần báo với người chuyển giao Bước 2: Phân loại, bóc bì đóng dấu văn đến: Sau tiếp nhận văn đến cần phải phân loại văn bản: loại văn loại sách báo tài liệu Đối với văn mật việc tiếp nhận, bóc bì thực theo quy định Bóc bì văn đến văn hỏa tốc khẩn cần ưu tiên giải trước Văn thư phép bóc bì văn gửi chung cho quan, văn ghi đích danh cá nhân khơng bóc bì văn mà chuyển bì văn cho đích danh cá nhân + Đóng dấu đến: Tất văn đến tập chung phận văn thư để đóng dấu đến Đối với văn máy fax chụp lại trước đống dấu đến Đối với văn chuyển phát qua mạng trường hợp cần thiết in Lưu Thị Hà Giang 43 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm thủ tục đóng dấu đến Dấu đến phải đóng rõ ràng vào khoảng giấy trắng số ký hiệu trích yếu nội dung, khoảng trắng tên địa danh ngày tháng ban hành văn CỤC TRỒNG TRỌT CÔNG VĂN ĐẾN Ngày……tháng……năm…… Số:… chuyển…… Bước 3: Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có liên quan Văn đến Cục trồng trọt đăng ký phần mềm quản lý văn Bước 4: Trình văn đến Văn sau đăng ký tùy theo nội dung cơng việc mà văn thư trình cho lãnh đạo quan giải Đối với văn có liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia để giải văn cách kịp thời xác Bước 5: Sao in văn Sau có ý kiến đạo giải cơng việc văn thư có trách nhiệm in văn cho phịng chun mơn theo phân cơng Cục trưởng Bước 6: Chuyển giao văn đến Văn sau có ý kiến đạo giải cần phải chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Trong trình chuyển giao cần lưu ý: - Không nhờ người lạ chuyển giao văn - Chuyển đối tượng - Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận vào sổ giao nhận Lưu Thị Hà Giang 44 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 7: Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo thời hạn quan quy định Đối với văn có dấu mức độ khẩn, mật phải giải nhanh chóng khẩn trương cần ưu tiên giải trước 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu Con dấu có vai trị quan trọng việc ban hành văn bản, đóng dấu vào văn nhằm thể vị trí pháp lý quan tổ chức khẳng định tính chân thực, hiệu lực thi hành văn quan, tổ chức chức danh Nhà nước ban hành Dấu thành phần để khẳng định đảm bảo tính xác giá trị pháp lý văn Khi văn đóng dấu pháp nhân quan ban hành văn tất đối tượng có liên quan đến văn phải chịu trách nhiệm thi hành Ngược lại văn gửi đến cho quan đơn vị, tổ chức, cá nhân mà không đóng dấu quan ban hành văn văn khơng có giá trị pháp lý, người nhận khơng có nghĩa vụ phải thực Dấu thành phần biểu quyền lực Nhà nước quan văn Mỗi quan, tổ chức có dấu riêng vào dấu để phân biệt quyền lực quan quan Đảng, quan Nhà nước hay quan chuyên môn, đơn vị kinh tế… Dấu thành phần giúp chống giả mạo văn bản, công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật, giả đấu tranh chống lại kẻ gian làm giả giấy tờ hành vi trái pháp luật Cán văn thư trực tiếp bảo quản cất giữ theo quy định Cục Dấu cất tủ khóa lại sử dụng xong để tránh việc bị rơi, mất… Con dấu khơng phép đem khỏi phịng làm việc Cán văn thư đóng dấu văn có chữ ký thủ trưởng quan có chữ ký nháy Trưởng phịng Dấu đóng lên 1/3 chữ ký Lưu Thị Hà Giang 45 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lệch phía bên trái, q trình đóng dấu dấu bị mờ đóng lại khơng đóng trùm lên dấu cũ Con dấu cán văn thư giữ gìn cẩn thận thường xuyên lau chùi bảo quản quy định Nhà nước Các loại dấu Cục trồng trọt (Xem phụ lục) 2.2.4 Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ khâu cuối hoạt động công tác văn thư khâu tiền đề công tác lưu trữ Nếu công tác thực khơng tốt gây khó khăn cho việc bảo quản, tra cứu sử dụng sau Chánh Văn phịng, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức - Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: + Cuối năm, đơn đốc phịng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong, hết hạn lưu giữ phòng nộp vào lưu trữ quan; + Trong trình đạo công tác quan, thủ trưởng Chánh Văn phịng phát việc đột xuất chưa có lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào DMHS Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi công tác - Hồ sơ lập xong để lại phịng cơng tác năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan - Những hồ sơ mà cán cần giữ lại thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại Lưu Thị Hà Giang 46 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài (đã ghi DMHS), kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ quan; - Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phịng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy - Cán lưu trữ có trách nhiệm - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần u cầu phịng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu - Cán lưu trữ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê xếp lên giá tủ, làm cơng cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng - Hàng năm, đơn vị, cá nhân quan, tổ chức trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành trình giải cơng việc vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định - Trong trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu gửi cho lưu trữ Lưu Thị Hà Giang 47 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Lưu Thị Hà Giang 48 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Cục Trồng trọt áp dụng phần mềm quản lý văn từ năm 2014, thao tác liên quan đến văn xử lý internet, khơng cịn qua phương pháp thủ cơng trước Vì vậy, Cục khơng tiết kiệm nhân lực, chi phí văn phịng phẩm mà quan trọng thời gian xử lý công việc nhanh hơn, cán bộ, công chức, viên chức chủ động công việc, công tác lưu trữ khoa học, việc tra cứu tài liệu hệ thống nhanh thuận lợi Giảm lượng lớn văn giấy tờ cần phải phôtô, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu tài liệu, sở liệu dùng chung cho toàn đơn vị, đồng thời giúp q trình xử lý cơng việc nhanh hơn, nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức với công việc giao Chánh Văn phịng người có trách nhiệm, thường xun đôn đốc nhắc nhở, kiểm tra nhân viên phụ trách công tác văn thư việc quản lý văn – văn đến, quản lý dấu theo quy định Nhà nước Cán văn thư người nhiệt tình, tỉ mỉ cơng việc, biết xếp xử lý công việc hiệu quả, nhanh chóng 3.1.2 Hạn chế 3.1.2.1 Về quy trình xây dựng ban hành văn Các văn soạn thảo ban hành Cục Trồng trọt chưa tuân thủ đầy đủ theo bước, số lượng văn ban hành Cục lớn nên số bước soạn thảo ban hành văn thực chưa hồn chỉnh chặt chẽ Cơng tác soạn thảo văn không thống cho phòng ban, Lưu Thị Hà Giang 49 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị mà theo phân công trách nhiệm lĩnh vực hoạt động phòng có cán soạn thảo văn riêng trình lãnh đạo ký duyệt Một số văn chuyên ngành như: “Giấy phép nhập phân bón, giấy phép nhập giống trồng” phịng chun mơn Cây Lương thực, thực phẩm phòng Quản lý Đất Phân bón phụ trách Tình trạng số cán cơng chức có kiến thức chưa sâu soạn thảo ban hành văn bản, chưa tìm hiểu kỹ trước ban hành văn ảnh hưởng khơng nhỏ đến q trình hoạt động, quản lý nhà nước lĩnh vực giao Cục số quan, đơn vị có liên quan Cụ thể: Ngày 21/7/2015 Cục Trồng trọt có cơng văn 1279/TT-ĐPB gửi Công ty Sitto Việt Nam … đề nghị tạm dừng nhập 600 phân hữu sinh học Uro-1 theo giấy phép nhập PB số 1183/GPNK-TT-ĐPB ngày 13/7/2015 Cục Trồng trọt việc cơng bố hợp quy phân bón hữu sinh học SITTO PHAT hợp lệ công bố website Cục Ngay sau nhận thông báo trên, Cơng ty Sitto có cơng văn “kêu cứu” gửi Bộ trưởng Bộ NN-PTNT Cục trưởng Cục Trồng trọt nêu rõ: Công ty TNHH Sitto ký hợp đồng Chứng nhận HQPB với Trung tâm KKN PB Vùng Nam số: 6/2015/HĐCNCL Và ngày 16/3/2015 Sitto cấp giấy Chứng nhận Hợp quy với sản phẩm PB hữu PB khác gồm: Phân bón ROOT 777, RICH FARMER, Phân hữu sinh học SITTO PHAT, VITA-PLANT 999, RHODO-PHOS, AMINO KYTO CALCIUM BORON Do ngày 13/7/2015 Cơng ty Sitto cấp giấy phép NKPB số 1183 nói Tuy nhiên, ngày 21/7/2015 Sitto bất ngờ nhận công văn số 1279/TT-ĐPB Cục Trồng trọt tạm dừng nhập Đồng thời, ngày 22/7/2015 Cục Trồng trọt lại gỡ danh sách sản phẩm nói khỏi website Cục với lý “Trung tâm KKN PB Vùng Nam chưa Cục Trồng trọt có văn phê duyệt tài liệu chứng nhận HQPB theo quy định TT số 41/2014” Sitto cho rằng, văn 1279/TT-ĐPB Cục Trồng trọt chẳng khác “rào cản” gây khó khăn cho DN lẫn quan định hợp quy cách phi lý Ngạc nhiên hơn, khơng DN có dấu Lưu Thị Hà Giang 50 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu bị làm khó mà nhiều sở NN-PTNT xúc văn Cục Trồng trọt Sở NN-PTNT Đồng Nai cho biết: Ngày 24/7/2015 Sở có nhận cơng văn 1316/TT-QLCL Cục Trồng trọt nêu: “Với trường hợp Sở NNPTNT Đồng Nai thực hồ sơ công bố hợp quy doanh nghiệp tổ chức chứng nhận hợp quy phân bón hữu cơ, phân bón khác chưa Cục Trồng trọt phê duyệt tài liệu quy định đánh giá chứng nhận phù hợp TT 41 đề nghị thu hồi hủy thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy đến tổ chức chứng nhận “Phê duyệt tài liệu quy định đánh giá, chứng nhận phân bón hữu cơ, phân bón khác phù hợp TT41/2014” Hơn nữa, công văn Cục trồng trọt văn hành nội dung lại yêu cầu “thu hồi” trái với quy định pháp luật Vì Cục Trồng trọt cần phải thực quy trình xây dựng ban hành văn bản, tìm hiểu rõ thẩm quyền nội dung trước ban hành văn 3.1.2.2 Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn Cục trồng trọt cịn chưa thống kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quy định “ Số, ký hiệu” “Ngày, tháng năm văn ” phải trình bày ngang hàng nhau, nhiên hầu hết văn Cục trồng trọt mắc lỗi sai thể thức cách trình bày, số văn Cục cịn mắc lỗi sai phần “ Quốc hiệu tiêu ngữ ” Dịng chữ trên: “Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam” phải trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía có đường kẻ Lưu Thị Hà Giang 51 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Nhưng qua khảo sát, số văn Cục Trồng trọt có phần trình bày sau: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số, ký hiệu văn Từ “số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; số, năm ban hành ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/); nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối khơng cách chữ (-), ví dụ: Số: 33/TT – VP; 50/QĐ – TT – VP; 155/GPNK – TT – ĐPB; 122/GPNK – TT – CLT Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày chữ in nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, sau địa danh có dấu phẩy Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2014 Tuy nhiên, phần lớn văn Cục trồng trọt có cách trình bày số ký hiệu văn sau: BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự – hạnh phúc CỤC TRỒNG TRỌT Hà Nội, ngày 20 tháng 02 năm 2016 Số: 17/ TT-KH Thể thức văn toàn yếu tố bắt buộc phải có văn quy định văn quy phạm pháp luật, trước thực trạng nhiều văn phát hành Cục Trồng trọt sai thể thức không đảm bảo tính kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn Cục, đồng thời làm giảm hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo tính thẩm mỹ văn ban hành 3.1.2.3 Về quản lý văn – văn đến CụcTrồng trọt Về giải văn có số sai xót như: Một số văn bị vào nhầm số, trình đăng ký văn thể thức chưa kiểm tra kỹ lưỡng vài lỗi văn nội dung thể thức chưa kịp chỉnh sửa ban hành Trong công tác quản lý văn đến Cục Trồng trọt số hạn chế, ngày Cục tiếp nhận số lượng văn đến lớn cán văn thư không xử lý kịp thời nên số văn chậm hạn thời gian xử lý 3.1.3 Nguyên nhân Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Cục Trồng trọt, nhận thấy hạn chế hệ thống văn quản lý, công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ Cục Trồng trọt nói riêng số quan Nhà nước nói chung có nhiều nguyên nhân, nguyên nhân cần khắc phục Lưu Thị Hà Giang 52 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau: Một là, cán công chức, viên chức Cục Trồng trọt đào tạo kiến thức chuyên ngành lĩnh vực nông nghiệp quản lý Đất, phân bón, giống trồng, quản lý chất lượng môi trường bảo hộ giống trồng, hầu hết cán công chức không đào tạo chuyên sâu kỹ thuật soạn thảo văn nguyên nhân lớn dẫn đến tình trạng phần lớn văn Cục Trồng trọt trái với quy định Nhà nước thể thức, kỹ thuật trình bày nội dung văn ban hành Hai là, Số lượng văn cần giải nhiều, mà Văn phịng Cục có cán văn thư nên việc giải văn cịn gặp nhiều khó khăn Ba là, số cán bộ, công chức chưa hiểu rõ thẩm quyền ban hành công dụng loại văn QLNN nay, chưa nắm yêu cầu quy trình soạn thảo văn (mà làm theo kinh nghiệm, thói quen) Cơng tác quản lý văn Cục cịn lỏng lẻo Bớn là, quy định hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng, sử dụng văn quản lý Cục Trồng trọt ít, thiếu cụ thể đặc biệt không phổ biến, tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, công chức có nhiệm vụ xây dựng văn Có thể khẳng định rằng, lĩnh vực này, công tác nghiên cứu triển khai ứng dụng Cục chậm, chưa hoàn toàn đáp ứng yêu cầu công đổi Năm là, nguyên nhân khác lề lối làm việc chưa khoa học tồn quan Khi làm việc chủ yếu cịn theo kinh nghiệm, dựa vào thơng tin, coi nhẹ vai trò văn bản, văn không quan tâm phương tiện giáo dục pháp luật nhằm nâng cao trình độ văn hóa quản lý cán bộ, cơng chức làm việc quan, đơn vị Sáu là, công tác bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ không thực hành thống thường xuyên nguyên nhân dẫn đến tình trạng soạn thảo văn chất lượng, sử dụng văn tùy tiện công việc Cục trồng trọt Lưu Thị Hà Giang 53 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bảy là, cần nhấn mạnh chế độ kiểm tra không thường xuyên Cục trồng trọt có lúc cịn lỏng lẻo Chính việc kiểm tra thiếu chặt chẽ không xử lý kịp thời, nghiêm khắc làm cho thiếu sót văn Cục số đơn vị khác nói chung có điều kiện tồn lâu dài Tám là, việc soạn thảo ban hành văn Cục Trồng trọt chưa có quy trình hợp lý Một số văn Cục Cục trưởng phó Cục trưởng soạn thảo văn tự in ra, sau giao cho cán văn thư đóng dấu ban hành, cán văn thư xem văn thấy lãnh đạo trình bày chưa thể thức khơng dám góp ý sửa lại 3.2 Đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Đào tạo bồi dưỡng cán công chức làm công tác văn thư Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán phụ trách công tác văn thư: Để nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư năm Cục mở – lớp bồi dưỡng, nâng cao lực soạn thảo văn quản lý văn cho cán văn thư Cục Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên mơn nghiệp vụ cơng tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán làm công tác văn thư: Bản thân người phân công nhiệm vụ công tác văn thư phải bổ sung kiến thức mình, cập nhật thơng tin, văn quy định Nhà nước để kịp thời đổi cho phù hợp với quy định hành Cán văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định Điều 9, Luật Lưu trữ hoàn thiện hồ sơ lập theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ Thông tư số Lưu Thị Hà Giang 54 Lớp QTVP K1A