Chương VI CƠ SỞ DỮ LIỆU I. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Excel cung cấp nhiều công cụ để phân tích dữ liệu cho người dùng cũng như những công cụ phức tạp hơn cho kỹ sư, nhà khoa học và người phân tích tài chính. Bạn có thể sử dụng Excel tạo ra những cơ sở dữ liệu hoặc những danh sách của thông tin. Những đặc tính như form nhập dữ liệu cho phép bạn nhanh chóng chèn xóa và tìm kiếm những bản ghi cơ sở dữ liệu. Bạn cũng có thể dễ dàng phân loại và lọc dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu. Sử dụng phác thảo hoặc đặt lên cột những đặc tính bảng, bạn có thể thao tác những danh sách để tổng kết dữ liệu bởi việc sử dụng những khuôn nhìn khác nhau. Bạn có thể sử dụng mục đích tìm kiếm và bộ giải để tìm thấy câu trả lời những vấn đề tài chính mà yêu cầu một giải pháp tối ưu. Thậm chí Bạn có thể sử dụng Template Wizard để tạo ra những form nhập liệu chuyên nghiệp của chính mình giúp cho những người khác vào dữ liệu dễ hơn. Những form này có thể bao gồm những điều khiển như hộp kiểm tra, dải cuộn và nút tùy chọn . tương tự như những cái được sử dụng trong những hộp thoại Excel. Hãy xem bảng tính sau !  Cơ sở dữ liệu (DataBase) là một bảng dữ liệu gồm nhiều cột ( Columns ) và nhiều hàng (Rows).  Mỗi cột : STT, Họ và tên, Văn, ., Ghi chú gọi là một trường (Field) của CSDL.  Mỗi hàng 1 Phạm Sỹ Khoe 4.9 5.8 3.8 . gọi là một bảng ghi (Record) của CSDL.  Vậy trường là một thuộc tính để mô tả một khía cạnh nào đó thông tin của đối tượng cần quản lý. Bảng ghi là một tập hợp các thuộc tính để mô tả một đối tượng cụ thể nào đó mà Bạn quản lý. II. Làm việc với cơ sở dữ liệu 1. Tạo mới một cơ sở dữ liệu Tạo một miền có hàng đầu là tên các trường và phần còn lại chứa nội dung các bảng ghi. 2. Sắp xếp dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu 1. Tạo một cơ sở dữ liệu cần sắp xếp. 2. Vào Data chọn Sort . hộp thọai Sort xuất hiện. 3. Trong mục My list has ≡ Danh sách của Bạn có hai tuỳ chọn. ( ) Header row có tên trường. ( ) No header row không có tên trường. 4. Trong mục Sort by chọn cột dùng làm khóa chính để sắp xếp. Với hai tuỳ chọn ( ) Ascending tăng dần. ( ) Descending giảm dần. 5. Trong mục Then by chọn cột dùng làm khóa phụ thứ nhất để sắp Xếp.Với tuỳ chọn ( ) Ascending tăng dần.( ) Descending giảm dần. 6. Trong mục Then by tiếp theo chọn cột dùng làm khóa phụ thứ hai để sắp xếp.Với hai tuỳ chọn ( ) Ascending tăng dần. ( ) Descending giảm dần. Cuối cùng Bạn chọn nút lệnh OK để thực thi tác vụ và trở về môi trường Excel. 3. Lọc, trích dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu 1. Tạo một cơ sở dữ liệu cần lọc, trích dữ liệu. 2. Vào Data chọn Filter chọn AutoFilter . Khi đó Excel sẽ hiển thị một loạt nút xổ xuống trên đỉnh của mỗi trường trong CSDL. Những tùy chọn lọc để hiển thị dữ liệu được liệt kê trong bảng sau đây : Tùy chọn Mô tả All Hiển thị tất cả các bản ghi trong trường này ( phương án chọn ngầm định). Top 10 Cho phép bạn lọc ra 10 bảng ghi đầu tiên trong cơ sở dữ liệu. Custom Hiển thị hộp thoại Custom AutoFilter cho phép bạn để tạo ra tiêu chuẩn lọc bằng cách sử dụng phép logic AND hay OR. Exact value Hiển thị những bảng ghi với giá trị chính xác mà bạn chỉ rõ cho trường này. Blanks Hiển thị tất cả các bản ghi với những chỗ trống trong trường này. Non Blanks Hiển thị tất cả các bản ghi có chứa dữ liệu trong trường này. III. Thiết lập các quy định cho việc nhập liệu Nhiều khi chúng ta giao cho người khác nhập liệu vào bảng tính của mình, nhưng người nhập liệu chưa chắc đã hiểu tường tận số liệu cần nhập vào hoặc do cố tình hoặc do vô ý mà nhập liệu sai, để tránh những sai sót đáng tiếc xảy ra Bạn cần thiết lập những quy định bắt buộc người nhập liệu phải tuân theo bằng cách : Chọn vùng dữ liệu cần quy định nhập liệu. Vào Data chọn Validation . Hộp thoại Data Validation xuất hiện : Trong bảng Settings cho phép thiết lập điều kiện nhập liệu vào miền đã chọn.  Trong mục Allow chọn kiểu giá trị cho miền dữ liệu với các tuỳ chọn sau :  Any value ≡ chấp nhận mọi giá trị ( mặc định ).  Whole number ≡ dữ liệu nhập vào miền chỉ mang giá trị kiểu số.  Decimal ≡ dữ liệu nhập vào miền chỉ mang giá trị kiểu số thập phân.  List ≡ dữ liệu nhập vào miền chỉ là một trong những giá trị trong danh sách mà ta quy định trước.  Date ≡ dữ liệu nhập vào miền phải có giá trị kiểu ngày.  Time ≡ dữ liệu nhập vào miền phải có giá trị kiểu giờ.  Custom ≡ dữ liệu nhập vào miền phải có giá trị kiểu do người thiết kế bảng tính. Trong mục Data cho phép chọn các phép toán so sánh :  between ≡ giá trị nhập vào phải nằm giữa trị Minimum và Maximum.  not between ≡ giá trị nhập vào phải nằm ngoài khoảng giữa trị Minimum và Maximum.  equal to ≡ giá trị nhập vào phải bằng giá trị Bạn quy định trong value.  not equal to ≡ giá trị nhập vào phải không bằng giá trị Bạn quy định trong value.  greater than ≡ giá trị nhập vào phải lớn hơn giá trị Bạn quy định trong Minimum.  less than ≡ giá trị nhập vào phải nhỏ hơn giá trị Bạn quy định trong Maximum.