Chương V HÀM VÀ VIỆC SỬ DỤNG HÀM TRONG EXCEL 1. Hàm là gì ? Hàm là những công thức mà Excel đã xây dựng sẵn mà có thể tiết kiệm thời gian khi Bạn cần làm những tính toán phức tạp. Chẳng hạn, nếu bạn cần tìm giá trị trung bình của năm ô bình thường có thể dẫn đến một công thức như : =( C1 + C2 + C3 + C4 + C5) / 5. Nhưng Excel có hàm (AVG) sẽ tính giá trị trung bình chỉ cần bạn viết công thức sử dụng như (= AVG(C1:C5)). Excel có khoảng trên 500 hàm viết sẵn ! 2. Phạm trù các hàm trong Excel  Những hàm tài chính (Financial) giải quyết vấn đề lưu thông tiền tệ, như sự quan tâm thận trọng về vay tiền hoặc thời hạn vay tiền .  Những hàm ngày tháng và thời gian (Date and Time) là những hàm thực hiện những tác vụ để đặt ngày tháng và thời gian hiện thời trên bảng tính hoặc kéo ra những chuỗi số ngày tháng hoặc thời gian cho mục đích tính toán.  Những hàm toán học và chuẩn (Math and Trig) là những hàm giúp bạn tính toán logarit, mũ, trị tuyệt đối, làm tròn số, lấy phần nguyên, số mũ, và những phương trình lượng giác ( cosin, sin, tang, cotang v.v .).  Thống kê (Statistical) là hàm làm những tính toán hàng ngày như tính tổng, tính các trị trung bình và sự đếm.  Những hàm tham chiếu (Lookup và Ref) là hàm lại làm việc với những bảng lookup mà bạn tạo ra bên trong bảng tính của bạn. Chúng cũng kéo thông tin từ những bảng đó vào trong những công thức của bạn.  Những hàm cơ sở dữ liệu (DataBase) được sử dụng để thông báo những lỗi trong những công thức và những giá trị.  Những hàm xử lý văn bản (Text) giúp đỡ bạn thao tác những chuỗi văn bản bởi việc lấy ra những phần hoặc bởi việc chuyển đổi vài phần văn bản phục vụ cho công việc khác.  Những hàm lôgic (Logical) cho phép bạn làm việc với những lệnh có điều kiện chọn lựa dữ liệu .  Những hàm thông tin (Informational) được sử dụng để thông báo những lỗi trong những công thức và những giá trị. 2. Cú pháp hàm Có vài quy tắc mà khi viết những công thức và những quy tắc này được xem như những quy tắc cú pháp. Bạn phải đi theo những quy tắc cú pháp hoặc những công thức thì công việc sẽ không sai. Những quy tắc đó như sau :  Đi trước công thức là một dấu bằng (=).  Tên hàm phải được viết hoa như (SUM).  Nếu những hàm sử dụng những tham đối thì tham đối đi theo hàm nằm trong dấu ngoặc đơn và được tách ra bởi những dấu phẩy.  Nếu bạn sử dụng một chuỗi văn bản như tham đối thì văn bản phải trong dấu nháy kép “”. 3. Sử dụng những tham đối Một tham đối trong một hàm là thông tin mà bạn cung cấp theo thứ tự cho hàm để thực hiện đúng cách. Một tham đối có thể là một số, một công thức, một địa chỉ ô, một miền, một chuỗi văn bản hoặc một hàm khác. 4. Vào những hàm trong những ô Bạn có thể nhập hàm trực tiếp bằng tay bởi việc gõ nó trên thanh công thức, Bạn có thể chèn hàm bởi việc sử dụng những lệnh đơn để được giúp đỡ vào hàm và sau đó hoàn thành những tham đối. Để chèn một hàm trong một ô : 1. Click vào ô nơi bạn muốn sử dụng hàm. 2. Vào Insert chọn Function. 3. Trong mục Function Category ( Phạm trù hàm ) hãy chọn kiểu hàm bạn muốn dùng. 4. Click hàm cần dùng từ hộp danh sách hàm ( Function name ) . 5. Chọn nút lệnh OK. 6. Excel đưa ra hộp thoại hàm với dấu chèn nằm trong ô tham đối đầu tiên. Một cách nhìn tổng quan của hàm xuất hiện trong một cửa sổ trợ giúp. 7. Hãy nhập thông tin về tham đối được hàm yêu cầu. 8. Cuối cùng chọn OK. 5. Những ví dụ về sử dụng hàm a) Sử dụng hàm tài chính (Financial) Nhiều hàm tài chính giải quyết hình thức lãi suất và những điều kiện thanh toán cho tiền vay. Hàm được sử dụng thường xuyên là PMT. =PMT(vốn,lãi xuất, thời hạn) Bạn sử dụng hàm này để tính toán sự thanh toán lãi xuất tiền vay hoặc đầu tư. Ví dụ chúng ta có một khỏan tiền vay 500,000đ với lãi xuất 7.2 % được trả trong 25 năm. Công thức tính là : = PMT(500000, 7.2 %, 25). Tuy nhiên, bạn muốn xuất hiện thanh toán hàng tháng, không phải là hàng năm, vì vậy bạn cần chia cắt lãi xuất ra 12 tháng để có lợi tức hàng tháng ( từ 7.2 % là lãi suất hàng năm) và nhân lên số tháng trong một 12 có số lượng tháng qua đó những sự thanh toán sẽ được làm. Công thức sẽ là : = PMT(500000, 7.2 %/ 12, 25 * 12). b) Những hàm ngày tháng và thời gian  NOW(), không giống đa số các hàm, hàm NOW hàm không yêu cầu bất kỳ tham đối nào. Nó trả lại ngày tháng và thời gian hiện thời. Để làm ngày tháng xuất hiện theo ý mình Bạn sẽ phải định dạng nó.  TODAY() cũng không yêu cầu bất kỳ những đối số nào. Nó trả lại ngày tháng năm hiện thời. Để làm ngày tháng xuất hiện theo ý mình Bạn sẽ phải định dạng nó.  DATE(mm,dd,yy) nó dùng để nhập ngày tháng.  TIME(giờ,phút,giây) nó dùng để nhập thời gian. c) Những hàm toán học (Math and trig) Chu vi của một đường tròn được tính toán bởi việc nhân đường kính với giá trị pi ([ Pi]). Trong Excel giá trị của Π đựơc cấp bởi hàm PI() với một sự xấp xỉ toán học 3.1415926 . PI() không yêu cầu tham đối và thông thường được sử dụng phối hợp với một công thức khác. Để xác định chu vi của đường vòng tròn nơi giá trị cho đường kính trong A1, công thức = A1* PI(). Việc sử dụng một số với nhiều hàng chữ số thập phân trong một sự tính toán có thể đưa cho cho bạn một câu trả lời chính xác nhưng bạn có thể cần làm tròn mà ghi số xuống tới một đặc biệt số lượng hàng chữ số thập phân.