Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 6 1.1.1. Vị trí, chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6 1.1.2.1. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức 14 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 15 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ 15 1.2.1.1. Chức năng 15 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 15 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức 17 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 18 1.2.2.1. Chức năng 18 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 18 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 19 1.2.3. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ 19 1.2.3.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 19 1.2.3.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 21 1.2.3.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 23 1.2.3.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 24 1.2.3.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 25 1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 26 1.2.4.1. Xác định vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ 26 1.2.4.2. Mô tả các vị trị việc làm 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 33 2.1. Tổ chức và điều hành công tác văn thư 33 2.1.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 33 2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư 33 2.2. Mô hình tổ chức văn thư 35 2.3. Nhân sự làm công tác văn thư 36 2.4. Soạn thảo và ban hành văn bản 37 2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản 37 2.4.2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 38 2.4.3. Thẩm quyền ký ban hành văn bản 40 2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến 42 2.6. Quản lý và giải quyết văn bản đi 48 2.7. Quản lý và sử dụng con dấu 55 2.8. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 57 2.9. Cơ sở vật chất 58 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 3.1. Đánh giá chung 61 3.1.1. Ưu điểm 61 3.1.2. Hạn chế 62 3.1.3. Nguyên nhân 63 3.2. Đề xuất, kiến nghị 63 KẾT LUẬN 65 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài .3 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .4 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 1.1.1 Vị trí, chức 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.1.2.1 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 14 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 14 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Bộ .14 1.2.1.1 Chức .15 1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 15 1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức 17 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phịng Hành 18 1.2.2.1 Chức .18 1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 18 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 19 1.2.3 Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ .19 1.2.3.1 Vai trò Văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .19 1.2.3.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan 21 1.2.3.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội họp quan 23 1.2.3.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 24 1.2.3.5 Cơng tác tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 25 1.2.4 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả cơng việc vị trí văn phịng 26 Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.4.1 Xác định vị trí việc làm Văn phịng Bộ 26 1.2.4.2 Mơ tả vị trị việc làm .27 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ .33 2.1 Tổ chức điều hành công tác văn thư 33 2.1.1 Trách nhiệm Chánh Văn phòng việc đạo thực công tác văn thư 33 2.1.2 Các văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư 33 2.2 Mơ hình tổ chức văn thư .35 2.3 Nhân làm công tác văn thư 36 2.4 Soạn thảo ban hành văn 37 2.4.1 Quy trình soạn thảo văn 37 2.4.2 Kỹ thuật soạn thảo văn .38 2.4.3 Thẩm quyền ký ban hành văn 40 2.5 Quản lý giải văn đến .42 2.6 Quản lý giải văn 48 2.7 Quản lý sử dụng dấu .56 2.8 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 58 2.9 Cơ sở vật chất .59 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 62 3.1 Đánh giá chung 62 3.1.1 Ưu điểm 62 3.1.2 Hạn chế 63 3.1.3 Nguyên nhân 64 3.2 Đề xuất, kiến nghị .64 KẾT LUẬN 66 PHẦN PHỤ LỤC .68 Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, hoạt động quản lý hành hoạt động đa dạng, yêu cầu nhiều lực tư duy, chủ thể quản lý ln có phận trợ giúp tùy theo quy mơ tổ chức mà phận hay cá nhân Trong hoạt động quản lý nói chung gồm có Quản trị văn phịng Đây ngành đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị, đòi hỏi người quản lý nhân viên phải có kiến thức tổng hợp, phong cách làm việc phù hợp với nhu cầu xã hội phải nằm khuôn khổ pháp luật Văn phịng phận cung cấp thơng tin, điều hành xử lý công việc nội bên ngồi Văn phịng thực chức tham mưu, tổng hợp chức hậu cần, giúp cho hoạt động quan thực có hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở đào tạo cán chuyên ngành nhiều lĩnh vực như: Hành học, Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng,…., nhằm cung cấp cho máy trợ giúp quan hành nhà nước, đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ mà u cầu cơng việc xã hội địi hỏi Thực phương châm “Học đôi với hành” , trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan nhà nước, doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho sinh viên áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế công việc quan Đây coi bước đánh dấu cho phát triển nhận thức, bước tập dượt rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho nhà Quản trị văn phòng Được giới thiệu trường Đại học Nội vụ, hướng dẫn thầy cô khoa bảo tận tình, giúp đỡ cơ, chú, anh, chị Phịng Hành – Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, tơi hồn thành thời gian thực tập theo kế hoạch Khoa (từ ngày 04/01 11/3/2016) Trong khoảng thời gian này, thân cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ nghiệp vụ, xây dựng cho phong cách nhà Quản trị văn phòng cở sở vận dụng lý thuyết học trường hướng dẫn nhiệt tình cán quan Qua đây, xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản trị văn phòng, Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn thực tập với cô, chú, anh, chị Văn phòng Bộ hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện để tơi hồn thành tốt thời gian thực tập báo cáo Mặc dù cố gắng báo cáo tơi khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô cán Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội để báo cáo tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn.! Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 Sinh viên Vi Thị Lợi Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách hành quốc gia Trong có cơng tác văn thư tập trung đổi sáng tạo Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng hoạt động quản lý quan nhà nước từ trung ương đến địa phương Đây hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, kiểm tra, quản lý điều hành cơng việc, gồm tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan; quản lý sử dụng dấu nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan theo quy định nhà nước Cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Nhờ có cơng tác văn thư thực tốt mà hoạt động quan đảm bảo nhanh chóng, thơng suốt, xác Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội phạm vi nước nên cơng tác văn thư Bộ có vị trí, vai trị vơ quan trọng hoạt động quản lý quan Hiện nay, công tác văn thư Bộ đạt kết tương đối tốt, nhiên bất cập, chưa thực thống khoa học: soạn thảo văn bản, quản lý văn – đến, công tác lập hồ sơ, …… Xuất phát từ thực tế trên, chọn công tác văn thư làm chuyên đề báo cáo thực tập Mục tiêu đề tài Báo cáo thực tập thực với mục tiêu sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội - Tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phòng Bộ - Khảo sát tình hình cơng tác văn thư Văn phịng Bộ nay, từ đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề xuất, kiến nghị số giải pháp để nâng cao chất lượng, thống đạt hiệu quả, hồn thiện cơng tác văn thư Văn phòng Bộ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo bao gồm: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động - Thương binh Xã hội; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Bộ; - Tìm hiểu tình hình tổ chức hoạt động cơng tác văn phịng Văn phòng Bộ; - Khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác văn thư Văn phịng Bộ; - Đưa số giải pháp, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Bộ Phạm vi nghiên cứu báo cáo nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội từ năm 2012 đến năm 2015 Nguồn tài liệu tham khảo Để thực tốt báo cáo thực tập này, tơi tham khảo từ số nguồn tài liệu sau: Một số giáo trình, sách liên quan đến quản trị văn phịng, cơng tác văn thư Các văn quy định Nhà nước công tác văn thư: Nghị định, Thông tư, Công văn, Báo cáo thực tập khóa trước Một số báo đăng Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Thực tế có nhiều đề tài nghiên cứu cơng tác văn thư, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư Có thể kể đến như: Giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” – PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội; Giáo trình “Nghiệp vụ công tác văn thư” – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải, 2009 Hai giáo trình nghiên cứu đầy đủ mặt lý luận công Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác văn thư Một số báo cáo thực tập nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư quan hành nhà nước số trường Đại học như: - “Tìm hiểu cơng tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội – Thực trạng giải pháp” – Sinh viên Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT VTLTK1 - “Công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông Sơn” – Sinh viên Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học Quản trị văn phòng K53 – Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - “Hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” – Sinh viên Đinh Thị Hoài Và số đề tài nghiên cứu khác Tuy nhiên, năm 2015 chưa có đề tài nghiên cứu đầy đủ tồn diện cơng tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Phương pháp nghiên cứu Trong q trình nghiên cứu, tơi sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp vấn - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp phân tích, tổng hợp Bố cục đề tài Ngồi Lời nói đầu, Phần Mở đầu Kết luận, nội dung Báo cáo gồm có phần sau: Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Tên quan: Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Trụ sở: Số 12, Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội Số điện thoại: 04.38269557 1.1.1 Vị trí, chức Bộ Lao động - Thương binh Xã hội quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: Việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an tồn lao động, người có cơng, bảo trợ xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống tệ nạn xã hội (sau gọi chung lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội) phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.1.2.1 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Lao động - Thương binh Xã hội thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, dự án, đề án theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, công trình quan trọng quốc gia ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia văn khác ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân công Ban hành thông tư, định, thị văn khác quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực Bộ quản lý Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia, dự án, cơng trình quan trọng quốc gia sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Về lĩnh vực việc làm bảo hiểm thất nghiệp: a) Hướng dẫn thực quy định pháp luật sách việc làm, sách phát triển thị trường lao động, tiêu tạo việc làm khuyến khích tạo việc làm mới; tuyển dụng quản lý lao động Việt Nam lao động nước làm việc Việt Nam; sách việc làm đối tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; lao động bị việc làm xếp lại doanh nghiệp nhà nước; b) Hướng dẫn chế thực dự án Chương trình mục tiêu quốc gia việc làm theo thẩm quyền; c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức hoạt động tổ chức Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dịch vụ việc làm; d) Hướng dẫn tổ chức thực hoạt động giao dịch việc làm; đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp sở liệu thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu; e) Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực quy định pháp luật bảo hiểm thất nghiệp Về lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng: a) Hướng dẫn thực quy định pháp luật người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng; b) Phát triển thị trường lao động nước; c) Xây dựng hướng dẫn thực kế hoạch đào tạo nguồn lao động làm việc nước ngoài; quy định nội dung, chương trình chứng bồi dưỡng kiến thức cho người lao động trước làm việc nước ngoài; d) Quy định Giấy phép; định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động làm việc nước ngoài; đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng doanh nghiệp người lao động làm việc nước theo hợp đồng cá nhân; giám sát việc thực hợp đồng doanh nghiệp; e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức đạo công tác quản lý, xử lý vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng; g) Quản lý Quỹ hỗ trợ việc làm nước Về lĩnh vực dạy nghề: a) Tổ chức, kiểm tra chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan hướng dẫn sách, chế độ dạy nghề học nghề; b) Xây dựng quy hoạch mạng lưới trường cao đẳng nghề, trung cấp nghề, trung tâm dạy nghề; quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức hoạt động sở dạy nghề; điều lệ mẫu trường cao đẳng nghề, trường trung cấp nghề; quy chế mẫu trung tâm dạy nghề; tiêu chuẩn sở vật chất thiết bị dạy nghề; Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Vi Thị Lợi Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 61 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Bộ LĐTBXH quan Chính phủ, với cấu tổ chức lớn nên công tác văn thư Bộ xem phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành quan Trong trình hoạt động, công tác văn thư Bộ đạt thành tựu đáng kể: 3.1.1 Ưu điểm Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo văn phịng quan tâm đến cơng tác văn thư, có đạo sát sao, tận tình, giúp cho cơng tác văn thư ngày phát huy vai trị Văn kiểm sốt tương đối chặt chẽ, Bộ áp dụng Thơng tư số 01/2011/BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ công việc soạn thảo văn cán bộ, cơng chức Bộ cải thiện hơn, mắc lỗi soạn thảo văn Việc quản lý giải văn – đến đảm bảo tính xác, kịp thời, thống nhất, thực theo nguyên tắc tập trung Đặc biệt, việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn Emolisa tạo nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn Việc sử dụng phần mềm việc theo dõi tình hình đăng ký văn bản, giải văn tìm kiếm văn thuận lợi hơn, nhanh chóng xác, đáp ứng kịp thời yêu cầu sử dụng tài liệu tính bảo mật cao muốn đăng nhập vào phần mềm quản lý văn Bộ phải có tên truy cập mật khểu truy cập Đồng thời tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu công việc cho nhân làm cơng tác văn thư Mơ hình tổ chức văn thư tập trung, tất văn đến quan qua Văn thư giúp cho quan quản lý tập trung, thống toàn văn quan Việc theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn giải văn thực thuận lợi, cơng việc giải nhanh chóng, đồng thời với việc quản lý văn tập trung hạn chế việc mát hư hỏng tài liệu quan Tổ chức biên chế nhân viên văn thư tương đối hợp lý Nhân viên văn Vi Thị Lợi 62 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư có ý thức, trách nhiệm với nghề nghiệp, u nghề Có thể nói rằng, để cơng tác văn thư thực tốt địi hỏi phải có sở vật chất, trang thiết bị thực công việc Vấn đề Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng quan tâm coi trọng Các trang thiết bị bố trí đầy đủ, đại tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư có tinh thần thoải mái thực công việc như: trang bị bàn làm việc, ghế xoay, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, phòng lắp điều hòa nhiệt độ; cán bộ, chuyên viên thực cơng việc trang bị máy tính, máy in, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho cơng việc nhanh chóng, thuận lợi 3.1.2 Hạn chế Nhìn chung, cơng tác văn thư quan thực tương đối toàn diện hiệu quả, song số hạn chế cần khắc phục sau: Cơng tác soạn thảo văn cịn nhiều khâu rườm rà, chưa thống số thành phần bắt buộc văn trình bày chưa Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Sử dụng mơ hình văn thư tập trung với quan cấp Bộ, chức năng, nhiệm vụ phức tạp, số lượng văn – đến quan lớn, gây tình trạng tải cho cán văn thư, ảnh hưởng tới tâm lý khả làm việc họ Đồng thời, việc quản lý văn tập trung ởvăn thư gây thời gian lại số đơn vị không nằm khuôn viên Bộ mà khu vực khác như: Cục Việc làm, Báo Lao động Xã hội, Tạp chí Gia đình Trẻ em,… có văn gấp khơng chuyển kịp thời Ngồi Văn thư quan Văn thư đơn vị cịn mang tính kiêm nhiệm, đơi cịn ảnh hưởng đến chất lượng công việc Sử dụng phần mềm quản lý văn bản, điện phần mềm bị lỗi phải tìm cách khắc phục để khơng ảnh hưởng đến công việc Các mẫu Sổ cung cấp đầy đủ, nhiên chưa với quy định Nhà nước Công tác lập hồ sơ hành chưa trọng Tài liệu số đơn vị sau giải xong không tiến hành lập hồ sơ, tài liệu Vi Thị Lợi 63 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tình trạng bó gói, giao nộp vào Lưu trữ quan không thời hạn quy định, Có thể nói thực trạng phổ biến quan 3.1.3 Nguyên nhân Công tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội gặp phải số hạn chế do: Công tác quản lý, kiểm tra ban hành văn cịn chưa triệt để, chưa có chế tài xử lý đơn vị, cá nhân soạn thảo văn sai Sự kiểm tra, giám sát hoạt động cơng tác văn thư chưa mang tính thường xuyên chặt chẽ Lãnh đạo chưa ban hành văn quy định cụ thể trách nhiệm cán bộ, nhân viên việc lập hồ sơ dẫn đến buông lỏng việc thực công việc, chưa thực thực mang tính hình thức Việc đầu tư kinh phí chưa mức, cịn chậm chễ dẫn đến hoạt động Văn phòng chưa hiệu 3.2 Đề xuất, kiến nghị Để đảm bảo công tác văn thư Bộ đạt hiệu quả, với vai trò sinh viên thực tập, qua trình khảo sát thực tế, tơi xin đưa giải pháp để khắc phục tồn sau: Bộ quan Chính phủ, quan quản lý hành nhà nước nên có nhiều văn bản, giấy tờ – đến hàng ngày.Vì vậy, Bộ cần tăng thêm biên chế cán làm công tác văn thư Các cấp lãnh đạo cần quan tâm đến việc ban hành văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, đặc biệt cơng tác lập hồ sơ như: Văn quy định cụ thể trách nhiệm lập hồ sơ hành thuộc cán chuyên môn, yêu cầu hồ sơ lập,… Chú trọng công tác lập hồ sơ, công việc vô quan trọng công tác văn thư Để công tác lập hồ sơ đạt hiệu cao, phục vụ cho cơng tác tra tìm quản lý tài liệu chặt chẽ, Bộ nên tổ chức đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ Việc kê danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học.Việc Vi Thị Lợi 64 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lập hồ sơ theo danh mục phải thực cách đồng bộ, thống nhất, phát huy tác dụng, phổ biến, kiểm tra, đôn đốc, theo dõi việc thực Có biện pháp khen thưởng thích đáng cán bộ, phịng ban lập hồ sơ tốt, có chất lượng, giao nộp tài liệu thời hạn Những cán bộ, phòng ban khơng lập hồ sơ hay lập theo kiểu hình thức, giao nộp khơng thời hạn phải khiển trách, nhắc nhở Tăng cường thực công tác kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực công tác văn thư, thực báo cáo tổng kết theo định kỳ đột xuất để nắm bắt tình hình thực giải công việc Thường xuyên kiểm tra hoạt động phòng ban, quan tâm đến việc đánh giá lực cán bộ, có nhiều biện pháp khen thưởng, kỷ luật để khuyến khích tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên, tạo không khí làm việc tích cực, thoải mái Tổ chức lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên quan công tác văn thư: kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý văn – đến, công tác lập hồ sơ Trang thiết bị cần nâng cấp đại sửa chữa, thay để phục vụ tốt công việc chuyên môn cán Văn thư Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhằm nâng cao suất, hiệu cơng tác, nhanh chóng Tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cơng việc Tóm lại, để công tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội đạt hiệu vận hành thơng suốt Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phịng cần có biện pháp cụ thể nhằm xây dựng công tác văn thư thực tốt; thường xuyên theo dõi, quan tâm đến tình hình hình thực hiện, giải công việc cán bộ, chuyên viên Bộ Để từ có phương án điều chỉnh phù hợp, đưa định quản lý đắn Bên cạnh đó, người làm cơng tác văn thư tự rèn luyện cho trình độ chuyên mơn, trình độ lý luận trị vững vàng để thực cơng việc cách có hiệu Vi Thị Lợi 65 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên hiểu biết thân thơng qua q trình thực tập Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Tơi có nhận thức khái qt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Văn phòng Bộ, đồng thời thấy vai trò Văn phòng hoạt động hành Bộ Văn phịng quan, tổ chức tiền đề, tảng tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo, nhà quản lý đưa định giải công việc đắn, có hiệu Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội năm qua thể vai trị cơng tác tham mưu tổng hợp, hậu cần, đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động Bộ Lãnh đạo Để đạt kết nhờ vào đạo, quan tâm Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng Trong hoạt động văn phịng, cơng tác văn thư chiếm phần khơng nhỏ hoạt động văn phịng, có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Các hoạt động quan chủ yếu quản lý, điều hành văn bản.Công tác văn thư làm tốt giúp lãnh đạo quan có thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, xác để đưa định quản lý đắn, từ hoạt động văn phịng ngày nâng cao Với vai trò sinh viên Khoa Quản trị văn phịng, tơi thấy thân cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường, với q trình thực tiễn với cơng việc làm tốt cơng việc trường, để trở thành cán văn phịng có chun mơn, phẩm chất kỹ tốt, đpá ứng nhu cầu ngày cao xã hội Trong phạm vi báo cáo thực tập, tơi trình bày nét khái qt cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Tuy nghiên cứu chưa phải hồn thiện tơi hi vọng giải pháp mà tơi đóng góp góp phần làm nên phát triển Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, đặc biệt công tác văn thư Một lần nữa, xin gửi gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà trường thầy giáo khoa Quản trị văn phịng, cơ, chú, anh, chị Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội giúp đỡ, tạo điều kiện để tơi hồn thành tốt tập này./ Vi Thị Lợi 66 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Các đơn vị thực chức quản lý nhà nước Các đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Bộ Vụ Lao động – Tiền lương Trung tâm Thông tin Vụ Bảo hiểm xã hội Viện Khoa học lao động Xã hội Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Bình đẳng giới Vụ Kế hoạch – Tài Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán Thanh tra Bộ Văn phịng Bộ Viện Chỉnh hình – Phục hồi chức Tạp chí Lao động Xã hội Tạp chí Gia đình Trẻ em Báo Lao động Xã hội Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động – xã hội Cục Quản lý lao động ngồi nước Cục An tồn lao động Cục Người có cơng Cục Phịng, chống tệ nạn xã hội Cục Việc làm Cục Bảo trợ xã hội Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em Tổng cục Dạy nghề Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Đại diện Văn phòng Bộ thành phố Hồ Chí Minh Chánh Văn phịng Các Phó Chánh Văn phịng Phịng Hành Phịng Kế tốn – Tài Phịng Thư ký – Tổng hợp Phòng Quốc phòng – An ninh Phòng Tuyên truyền – Thi đua Nhà khách Phòng Quản trị Nhà khách Người có cơng Phịng Quản lý xe Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Hành Trưởng phịng Phó Trưởng phịng Bộ phận Văn thư Vi Thị Lợi Bộ phận Lưu trữ Bộ phận photo Bộ phận thư viện Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Tiếp nhận yêu cầu đơn vị Tổng hợp, xây dựng chương trình cơng tác Lãnh đạo Văn phịng xem xét Lãnh đạo Bộ phê duyệt Phát hành Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị quan HỘI NGHỊ Trước hội nghị Trong hội nghị Sau hội nghị Lập kế hoạch cho hội nghị Khai mạc hội nghị Phục vụ sau hội nghị Phân công công việc Giới thiệu đại biểu Quyết tốn kinh phí hội nghị Nội dung hội nghị Hoàn tất hồ sơ hội nghị Bế mạc hội nghị Báo cáo kết HN lên lãnh đạo Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị Chuẩn bị sở vật chất, hậu cần Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Tổ chức trước chuyến Mục đích, Yêu cầu chuyến Thành phần Vi Thị Lợi Nội dung chuyến Thời gian địa điểm Lãnh đạo cơng tác Cán văn phịng tổ chức, thực hiên Phương tiện Kết thúc chuyến công tác VP giúp thủ trưởng theo dõi đôn đốc cơng việc Quyết tốn chuyến cơng tác Thường xun liên hệ với thủ trưởng báo cáo tình hình cơng việc VP báo cáo tình hình hoạt đơng chuyến cơng tác Dự trù kinh phí Liên hệ nơi cơng tác Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện kinh phí Lớp: ĐH Quản trị Văn phịng K12B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA BỘ Vi Thị Lợi Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B