Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT 4 LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5 . Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP 5 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Yên Phong 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng Huyện uỷ Yên Phong 6 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 7 2.2 Các vị trí công việc trong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 10 2.3. Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 17 2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 23 2.5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 28 PHẦN 2. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 31 TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ 31 A. KỸ NĂNG GIAO TIÊP 31 1. Tổng quan về kỹ năng giao tiếp 31 1.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 32 1.2. Bản chất của giao tiếp 33 1.3. Các hình thức giao tiếp 34 2. Giao tiếp công vụ 35 2.1. Khái niệm 35 2.2. Vai trò của giao tiếp trong thực thi công vụ 35 2.3. Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả 38 3 Thực trạng giao tiếp, ứng xử của lãnh đạo, nhân viên trong Huyện ủy Yên Phong 40 3.1. Giao tiếp giữa nhân viên với lãnh đạo 40 3.2. Giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên 42 3.3. Giao tiếp với đồng nghiệp 44 3.4. Kỹ năng giao tiếp với công dân và tổ chức 45 B. VĂN HÓA CÔNG SỞ 50 1. Tổng quan về văn hóa công sở 50 1.1 Khái niệm văn hóa công sở 50 1.2 Đặc điểm của văn hóa công sở 51 1.3 Vai trò của văn hóa công sở 51 1.4 Xây dựng văn hóa công sở 52 2. Thực trạng văn hóa công sở trong Huyện ủy Yên Phong 53 2.1 Trang phục của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trong Huyện ủy Yên Phong 53 2.2. Ứng xử , thái độ và cách làm việc trong Huyện ủy Yên Phong 53 2.3 Cách bài trí phòng họp, phòng làm việc, khuôn viên trụ sở Huyện ủy Yên Phong 54 PHẦN 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan 57 2. Những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 59 KẾT LUẬN 61 PHẦN III: PHỤ LỤC 62 Phụ lục 01. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Huyện ủy Yên Phong 62 Phụ lục 02. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn Phòng Huyện ủy Yên Phong 63 Phụ lục 3. Một số văn bản do Huyện ủy Yên Phong và Văn phòng Huyện ủy Yên Phong ban hành 64 Phụ lục 4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 65 Phụ lục 5. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 66 Phụ lục 6. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phong Văn thư của Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 67
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng MỤC LỤC SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt Cụm từ đủ BTV Ban thường vụ BCHTW Ban Chấp hành Trung ương BDCT Bồi dưỡng trị GVHD Giảng viên hướng dẫn HUV Huyện ủy viên MTTQ Mặt trận Tổ quốc UBKT Uỷ ban kiểm tra CN UBKT Chủ nhiệm Uỷ ban kiểm tra XDĐ Xây dựng Đảng CBCC Cán công chức SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, ngồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng Nhà trường Khoa Quản trị văn phòng thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sở tách từ Khoa Hành văn phòng (giai đoạn năm 2001 - 2004) Khoa Hành văn phòng Thông tin Thư viện (giai đoạn năm 2004 - 2008) Với phương châm đào tạo Khoa: “Đào tạo theo nhu cầu xã hội:đào tạo xã hội doanh nghiệp cần đào tạo có” Giúp người học phát huy hết lực tiềm ẩn với văn hoá giáo dục đại; cung cấp cho người học chương trình đào tạo chất lượng cao khoa học quản trị - hành văn phòng góp phần phát triển nguồn nhân lực phục vụ công công nghiệp hóa, đại hóa đất nước bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Để đáp ứng phương châm Khoa Quản trị văn phòng đưa Kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho sinh viên quan, đơn vị, tổ chức Chuyến thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập rượt, rèn luyện phẩm chất đqạo đức quản trị viên, hội cho sinh viên đúc kết kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Với thời gian thực tế 10 tuần (bắt đầu từ ngày 04/04/2106 đến ngày 11/3/2016), thời gian thực tập ngắn giúp đỡ GVHD CBHD tạo hội cho áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác thực SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng tiễn Trong suốt thời gian thực tập, có hội thực hành công việc văn phòng nhân viên thực thụ, qua tự rèn luyện kỹ làm việc nang cao hiểu biết việc trao đổi nhiệm vụ, từ nhận thưc rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Qua trình tự học hỏi thân giúp đỡ nhiệt tình CBHD, nghiệp vụ Văn phòng, tác phong làm việc kỹ giao tiếp nơi công sở cải thiện nhiều – kết lớn mà đạt chuyến thực tập Qua xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng đặc biệt cô Lâm Thu Hằng trực tiếp hướng dẫn, trang bị cho kiến thức kỹ nghiệp vụ chuyên môn công tác Văn phòng Đồng thời xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Phong tất bác, cô, chú, anh, chị chuyên viên công tác quan hướng dẫn cho nghiệp vụ chuyên môn văn phòng Và báo cáo không hoàn thành giúp đỡ CBHD chị Mẫn Quỳnh Giang – cán Văn thư-Lưu trữ quan, tận tụy truyền dạy kiến thức cho thời gian qua để hoàn thành tốt chuyến thực tập Vì thời lượng kiến thức có hạn, nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì vậy, mong nhận bảo đóng góp ý kiến từ thầy, cô giáo Trường bác, cô, chú, anh, chị Huyện ủy để hoàn thành tốt bào cáo tự hoàn thiện thân Lý chọn đề tài Nhằm mục đích tìm hiểu thực tế thủ tục Hành văn phòng, công tác Văn phòng kỹ mềm nhân viên, cán mà Huyện ủy Yên Phong áp dụng có mang lại hiệu cao hay không ? Tôi chọn đề tài SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng “Kỹ giao tiếp, văn hóa công sở” cho chuyên đề báo cáo tốt nghiệp Hy vọng vận dụng kiến thức học vào thực tế tích luỹ thêm kinh nghiệm, trao dồi học hỏi thêm chuyên môn Mục tiêu nghiên cứu – Hệ thống sở lý luận thủ tục Hành công tác văn phòng – Hệ thống kỹ giao tiếp, văn hóa công sở công tác Văn phòng – Phân tích tình hình thực tế Huyện ủy huyện Yên Phong – Rút nhận xét số giải pháp Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài – Công tác tổ chức, điều hành Huyện ủy huyện Yên Phong - Kỹ giao tiếp ứng xử, văn hóa nhân viên Văn phòng huyện ủy Nguồn tài liệu tham khảo – Đề tài dựa vào tài liệu thu thập từ Văn phòng Huyện ủy huyện Yên Phong – Một số báo cáo khóa trước – Các tài liệu văn hóa công sở, nghi thức nhà nước số quy định quan Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Hiện nay, giao tiếp văn hóa công sở trở thành vấn đề bật quan hành nhà nước Nhà nước có quy chế quy định cụ thể văn hóa công sở, giúp cho quan thực tốt chức năng, nhiệm vụ - Đã có nhiều tác giả tìm hiều nghiên cứu vấn đề bật thu nhiều kết đáng kể Tuy nhiên, vấn đề áp dụng vào đời sống thực tế hay nói cách khác áp dụng vào công sở hành nước ta SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng nhiều khó khăn vướng mắc Mặc dù cán bộ, công chức quan hành nhà nước hiểu quy chế quy định gì, cần phải thực việc thực không tồn làm cho việc thực quy chế văn hóa nơi công sở đổi Chúng ta phải làm để giải tốt vấn đề đặt cách hiệu để xây dựng văn minh công sở tiền tiến đậm đà sắc dân tộc tương lai Và nhằm nâng cao kiến thức thân lĩnh vực văn hóa công sở để giúp ích cho công việc sau Chính lẽ mà tất người nghiên cứu vấn đề thấy cần phải sâu vào tìm hiểu sách pháp luật để làm rõ vấn đề văn hóa công sở nay, tìm ưu khuyết điểm việc áp dụng thực quy chế quản lý xử lý sở đề xuất giải pháp tìm hướng cụ thể Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết phân tích, tổng hợp, thống kê dựa nguồn tư liệu như: văn quy phạm pháp luật, quy định có liên quan nhà nước từ TW đến địa phương, tư liệu có sẵn liên quan đến vấn đề nghiên cứu - Phương pháp vấn: Dựa đề cương vấn sâu lập tiến hành vấn CB, CC người dân trực tiếp đến liên hệ giải công việc phận, tổ chức - Phương pháp quan sát: quan sát, ghi nhận phân tích tình giao tiếp CB, CC với nhân dân phòng tiếp dân huyện số phòng chuyên môn thuộc Huyện ủy theo nguyên tắc, chuẩn mực, phương pháp vận dụng hiệu kỹ giao tiếp hành nêu phần sở lý luận - Phương pháp xử lý, phân tích số liệu: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh số liệu định tính định lượng thu trình nghiên cứu để đánh giá, kết luận SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Bố cục đề tài Bố cục dề tài gồm phần: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng quan thực tập Phần 2: Chuyên đề tự chọn: “Tìm hiểu kỹ giao tiếp, văn hóa công sở” Phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Yên Phong huyện phía tây Bắc tỉnh Bắc Ninh Đây huyện nằm ven sông Cầu với nhiều làng quan họ UNESCO công nhận di sản văn hóa phi vật thể Huyện Yên Phong tái lập theo Nghị định 60/2007/NĐ-CP Chính phủ, trạng đơn vị hành Huyện có 13 xã, 01 thị trấn; diện tích đất tự nhiên là 112,5 km2 , huyện có diện tích lớn tỉnh Bắc Ninh, dân số 134.600(năm 2004) Yên Phong nằm phía Tây Bắc tỉnh Bắc Ninh, phía Đông giáp với thành phố Bắc Ninh, phía Đông Nam giáp với thị xã Từ Sơn, phía Bắc huyện sông Cầu, qua bên sông huyện Hiệp Hòa, Việt Yên tỉnh Bắc Giang, phía Tây giáp với huyện Sóc Sơn, Đông Anh Hà Nội Nhận ưu mặt tự nhiên có truyền thống cần cù, sáng tạo, động lao động, kiên cương bất khuất chiến tranh Nhờ yếu tố mà ngày kinh tế huyện Yên Phong phát triển theo hướng công nghiệp hóa- đại hóa toàn diện, cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tăng tỉ trọng công nghiệp dịch vụ, giảm tỉ trọng nông nghiệp hợp lí Nền kinh tế huyện Yên Phong đà phát triển mạnh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện ủy Yên Phong SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Huyện ủy quan lãnh đạo cao Đảng hai nhiệm kỳ Đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện mặt công tác Đảng hệ thống trị huyện quy định Điều lệ Đảng Hiến pháp Huyện uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng nhân dân huyện lãnh đạo, đạo thực đường lối, sách Đảng, pháp luật nhà nước; thị, nghị TW, tỉnh nghị Đại hội Đảng huyện, đảm bảo kết hợp tốt lợi ích huyện với tỉnh nước; nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật nghĩa vụ với nhà nước; lãnh đạo quyền làm tốt chức quản lý nhà nước địa bàn huyện Huyện uỷ lãnh đạo nghị chủ trương hội nghị Huyện ủy thông qua hoạt động đạo BTV Huyện uỷ Những vấn đề phải đưa tập thể Huyện uỷ thảo luận định về: Phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp sách lớn quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn hàng năm, kế hoạch ngân sách huyện, chủ trương thu, chi ngân sách hàng năm Những vấn đề có quan hệ đến đời sống vật chất, tinh thần; văn hoá – xã hội nhân dân; vấn đề quan trọng chế, sách kinh tế, quan hệ sản xuất liên quan đến nhiều mặt địa phương Những vấn đề quan trọng quốc phòng - an ninh, xây dựng Đảng, quyền, MTTQ đoàn thể nhân dân huyện Quán triệt bàn chủ trương, biện pháp thực nghị BCHTW, nghị quyết, thị Bộ Chính trị, tỉnh uỷ mà thấy cần thiết phải đưa Huyện uỷ thảo luận Bàn định vấn đề mà Điều lệ Đảng quy định như: Bầu BTV, Bí thư, phó Bí thư, UBKT, CN.UBKT Huyện ủy; ban hành quy chế làm việc Huyện ủy, Quy chế làm việc UBKT Huyện ủy; xét thi hành kỷ luật đề nghị thi hành kỷ luật đảng viên thuộc diện cấp ủy huyện quản lý; phân công nhiệm vụ cho cấp ủy huyện phụ trách khối, ngành, xã –thị trấn; chuẩn bị văn SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng kiện Đại hội, nhân Đại hội đại biểu Đảng huyện khoá Tổng kết công tác lãnh đạo, đạo Huyện uỷ; tự phê bình phê bình theo đạo cấp theo định kỳ hàng năm Nghe báo cáo tình hình hoạt động Ban Thường vụ Huyện uỷ hàng quý Uỷ Ban kiểm tra Huyện uỷ theo định kỳ tháng, năm Sơ đồ tổ chức máy Huyện ủy Yên Phong (phụ lục 01) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Văn phòng Huyện uỷ Yên Phong 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, Văn phòng Huyện ủy Yên Phong * Chức - Văn phòng Huyện uỷ quan tham mưu, tổng hợp Huyện uỷ mà trực tiếp thường xuyên Ban Thường vụ Thường trực Huyện uỷ tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan tham mưu; tham mưu, đề xuất chủ trương, biện pháp lãnh đạo, đạo cấp ủy lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính, đối ngoại huyện; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng - Trực tiếp quản lý tài sản, tài Huyện uỷ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Huyện ủy, bảo đảm hậu cần cho hoạt động cấp uỷ; trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo cấp uỷ huyện * Nhiệm vụ - Nghiên cứu, đề xuất: + Xây dựng chương trình công tác Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ; phối hợp với Ban Tổ chức Huyện ủy giúp Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ xây dựng tổ chức quy chế làm việc + Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực công tác đối ngoại Huyện uỷ + Sơ kết, tổng kết thực tiễn công tác Văn phòng cấp uỷ SV: Nguyễn Thị Hoài Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng - Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát: + Đảm bảo công tác thông tin phục vụ lãnh đạo Huyện uỷ; chế độ cung cấp thông tin cho ban, đoàn thể, cấp uỷ viên tổ chức; theo dõi, đôn đốc chi, đảng sở, quan trực thuộc Huyện ủy, MTTQ, đoàn thể quan, tổ chức thực chế độ thông tin báo cáo cấp ủy theo quy định + Tiếp nhận, phát hành quản lý tài liệu, văn đến đi; quản lý, khai thác mạng công nghệ thông tin; thực kiểm tra, giám sát việc thực chế độ bảo vệ bí mật Đảng + Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra, giám sát việc thực nhiệm vụ công tác văn phòng công tác tài – kế toán cho chi, đảng sở - Thẩm định, thẩm tra: + Đề án quan, tổ chức trước trình Ban Thường vụ, Ban chấp hành Thường trực về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành thể thức văn đề án + Nội dung đề án thuộc lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội trước trình Ban Thường vụ, Thường trực (nếu Ban Thường vụ, Thường trực giao) - Phối hợp: + Tham gia, phối hợp với quan liên quan nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho cấp ủy huyện ban hành số đề án, thị, nghị quyết, chương trình hành động để triển khai, thực tốt nghị Đại hội Đảng huyện thị, nghị cấp phát triển kinh tế – xã hội, nội chính; tham gia ý kiến với quan nhà nước việc thực thị, nghị Đảng phát triển kinh tế – xã hội địa phương + Tham gia, phối hợp với Ban Tổ chức Huyện uỷ việc quản lý tổ chức máy, cán bộ, biên chế Văn phòng SV: Nguyễn Thị Hoài 10 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng - Huyện ủy Yên Phong có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan * Phòng làm việc Tất phòng làm việc cuản Huyện ủy có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trí phòng làm việc bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý * Khu vực để phương tiện giao thông Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc Mặc dù vậy, văn hóa công sở huyện ủy Yên Phong tồn số hạn chế như: làm muộn, họp muộn, nói chuyện riêng họp, trang phục không phù hợp đến công sở, tác phong làm việc không chuyên nghiệp, chưa giữ vệ sinh chung, hút thuốc lá, thiếu ý thức trách nhiệm với công việc giao… làm ảnh hưởng đến hiệu công việc, đến đồng nghiệp, đến mặt quan đơn vị nguy hại hết làm giảm giá trị thân Ở số đơn vị, có hạn chế tinh thần tự quản, tự giác CBCC thấp, tính ỷ lại, đùn đẩy trách nhiệm công tác, thiếu nhiệt tình, nhiệt huyết công việc, tâm lý làm cho có làm, làm cho xong việc… Một số chưa biết nhận thức phải làm để có hành vi, ứng xử văn minh, lịch nơi công sở Xin mạnh dạn đưa ý kiến nhỏ rút từ thực tế nơi công sở phần hạn chế bớt mặt chưa thực văn hóa công sở quan đơn vị sau: - Đến công sở làm việc ăn mặc phải gọn gàng, phù hợp, đứng nhẹ nhàng, đặc biệt tránh giầy dép tạo tiếng ồn lớn làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung - Luôn ý thức giữ gìn vệ sinh sẽ, xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn làm SV: Nguyễn Thị Hoài 60 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng việc, phòng làm việc, giữ vệ sinh công sở giữ vệ sinh nhà - Không lạm dụng máy tính quan vào trò tiêu khiển làm việc, vừa ảnh hưởng đến suất công việc, vừa tạo thói quen xấu cho thân - Điện thoại nên để chế độ rung im lặng, tránh gây tiếng ồn ảnh hưởng đến đồng nghiệp ảnh hưởng đến không khí làm việc yên tĩnh quan - Gõ cửa trước vào phòng sếp hay phòng khác - Trong công việc, trả lời điện thoại cần nói mạch lạc, rõ ràng Tuyệt đối tránh dùng ngôn từ tục tĩu nơi làm việc trình giao tiếp, không nói nhanh, chậm, nhỏ lớn, không xen vào chuyện người khác, không cướp lời người khác nói - Cần thực hành văn hóa bắt tay công sở - Trong quan nên xưng hô theo chức danh người có chức vụ, xưng hô tên người trang lứa, người lớn tuổi nên dùng đại từ nhân xưng, không nên xưng hô theo kiểu gia đình Văn hóa công sở hình thành theo tính kế thừa tiếp thu có sáng tạo, có chọn lọc qua giai đoạn, văn hóa công sở không ngừng bổ sung ngày hoàn thiện đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội đại Để tạo nét văn hóa riêng cho công sở đòi hỏi phải có đồng thuận cố gắng tinh thần tự giác cá nhân tổ chức nói riêng toàn hệ thống nói chung Xây dựng văn hóa công sở thực chất xây dựng người Cần làm tốt chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ, phụ cấp, tạo môi trường động làm việc cho CBCC Hoàn thiện xây dựng văn hóa công sở có ý nghĩa tầm quan trọng to lớn thể chất lượng hiệu xử lý, giải công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học đội ngũ CBCC nhằm góp phần vào trình cải cách hành mà nghị TW5 (khóa X) Đảng đề SV: Nguyễn Thị Hoài 61 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Các giải pháp cụ thể để thực văn hóa công sở thường xuyên có hiệu quả: - Tuyên truyền nâng cao nhận thức đội ngũ CBCC văn hóa công sở tầm quan trọng văn hóa công sở môi trường làm việc - Có sách chế quan tâm đến đời sống CBCC - Nên mời báo cáo viên tập huấn cho toàn thể CBCC quan đề tài văn hóa công sở Sau khóa học cần xây dựng bảng nội quy với quy định buộc người phải thực hiện, có kiểm tra, có đánh giá chấm điểm phải làm thường xuyên liên tục, không làm kiểu phong trào, tránh hô hiệu to làm nhỏ giọt - Lãnh đạo bên cạnh việc tuyển chọn, xếp công việc phù hợp phải tạo môi trường làm việc thân thiện, kịp thời biểu dương khen thưởng cá nhân xuất sắc, quan tâm đến đời sống CBCNV ốm đau, hiếu, hỷ PHẦN KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan Trong thời gian thực tập Huyện ủy Yên Phong thời gian không dài thân thấy công tác văn phòng quan có vai trò quan trọng tới hoạt động quản lí quan Với tìm hiểu hiểu biết minh xin đưa số nhận xét chủ quan công tác hành Văn phòng Huyện ủy Yên Phong sau: Về công tác văn phòng: Ưu điểm: SV: Nguyễn Thị Hoài 62 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng - Văn phòng Huyện ủy Yên Phong nhìn chung có thành tích bật quan làm công tác nhân sự, tôn giáo đạt hiệu cao - Tại cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn cao phân công nhiệm vụ với chuyên môn nghiệp vụ quy định cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng hoàn thành nhiệm vụ với chức năng, nhiệm vụ thời gian giao nên hiệu suất công việc đạt cao - Huyện ủy tổ chức nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên phòng cách cử học trường lớp uy tín nước, không nâng cao trình độ chuyên môn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc nhân văn phòng nói riêng quan nói chung - Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định pháp luật nói chung Huyện ủy nói riêng - Mối quan hệ lãnh đạo nhân viên vui vẻ hòa thuận công việc hay đường sống thường ngày tạo cho hai bên thấy thoải mái nên việc giải công việc diễn nhanh hiệu - Mô hình phòng làm việc thiết kế theo mặt mở nên thuận tiện cho việc giải công việc (sẽ không bị ảnh hưởng tiếng ồn, máy móc), tạo không gian phòng thoáng đãng - Trang thiết bị, sở vật chất: yếu tố quan trọng văn phòng đại Để giải công việc có hiệu hay không phần phải phụ thuộc vào yếu tố Nhìn chung Văn phòng Huyện ủy Yên Phong trang bị trang thiết bị sở vật chất đầy đủ Nhờ mà cán văn phòng tiết kiệm thời gian công sức giải công việc đồng thời giúp cho hoạt động quản lí tra tìm tài liệu cách nhanh chóng cấp yêu cầu - Mặt khác nhận quan tâm cấp nên văn SV: Nguyễn Thị Hoài 63 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng phòng có số phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho việc giải công việc nhanh hơn.Bên cạnh đó, quan tâm lãnh đạo Huyện ủy Chánh văn phòng quan tâm tới điều kiện làm việc cán văn phòng nên hàng năm tổ chức đợt thống kê định kì tháng lần để kiểm tra hoạt động trang thiết bị để có biên pháp khắc phục, sửa chữa, lí thay máy móc bi hư hỏng công dụng, tính không phù hợp với công việc Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm tồn nhược điểm cần phải khắc phục như: - Do phòng thiết kế theo mặt mở nên khó cho việc kiểm tra, giám sát lãnh đạo đồng thời không tạo tính làm việc nhóm - Do lãnh đạo phòng chưa thật kiểm tra, giám sát thật chặt chẽ nên việc giải công việc chậm trễ hiệu suất chưa cao - Hiện máy hủy tài liệu phòng chưa có nên việc để hồ sơ sai, hỏng bừa bãi Về công tác văn thư, lưu trữ quan: Ưu diểm: Cán văn thư quan đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, nhiệt tình đảm bảo công việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, góp phần quan trọng vào hiệu chung quan Đồng thời, quan áp dụng công nghệ thông tin máy tính điện tử trình giải văn giúp cho việc giám sát dễ dàng số lượng theo dõi nhanh chóng văn đến Việc chuyển giao, ban hành văn cán văn thư phụ trách nên trình giải công việc tập trung, xác, thống đem lại hiệu cao Việc tổ chức quản lý văn bản cán chuyên viên hoàn SV: Nguyễn Thị Hoài 64 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng thành tốt đủ nội dung, thể thức đảm bảo tính pháp lý văn Trong công tác quản lý văn bản, Văn phòng tổ chức theo dõi giải công việc đơn vị, cá nhân phân công nhiệm vụ - Phòng văn thư, lưu trữ rộng rãi, thoáng mát trang bị trang thiết bị phục vụ cho việc giải công việc - Về công tác quản lí sử dụng dấu: công tác quản lí dấu quan thực đảm bảo, chặt chẽ, quy định pháp luật, không tình trạng thất lạc, dấu địa bàn Nhược điểm: - Việc thực chế độ báo cáo, thống kê, tổng hợp chưa kịp thời Trình độ chuyên môn công tác văn thư, lưu trữ cán chuyên môn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đề - Thiếu nhân cho vị trí lưu trữ - Công tác kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thị xã chưa thường xuyên Kho lưu trữ chặt hẹp chưa đạt tiêu chuẩn Cục Văn thư lưu trữ Những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm - Về công tác quản trị văn phòng + Cần trọng công tác đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực: thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phòng công tác văn thư Những khóa học giúp cán cập nhật, phổ biến quy định Nhà nước nghiệp văn thư mà góp phần chuẩn hoá công tác văn thư quan, đảm bảo quy trình soạn thảo, ban hành văn thể thức, trình tự; bổ sung, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, tích luỹ kinh nghiệm công tác nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc; đồng thời nâng cao, đổi nhận thức vai trò công tác Văn thư Lãnh đạo quan Lãnh đạo SV: Nguyễn Thị Hoài 65 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng phòng chuyên môn Huyện ủy Yên Phong + Tiến hành đào tạo, phân công lại cán cách khoa học cần tiến hành hợp lý hơn, đồng thời tiến hành tuyển dụng nguồn nhân lực với trình độ, lực phù hợp để bổ sung cho văn phòng để cán văn phòng kiêm nhiệm nhiều công việc khiến nhiều lúc tập trung làm tốt công tác chuyên môn phụ trách khiến hiệu công việc không đảm bảo chất lượng - Về công tác văn thư- lưu trữ: + Công tác kiểm tra thể thức văn trước ban hành cần tăng cường văn phòng ban khác trongHuyện ủy soạn thảo theo tính chất công việc mình, nhằm tránh tình trạng ban hành văn không nội dung hay mặt thể thức làm giảm hiệu lực pháp lý văn thời gian chuyển giao lại yêu cầu phải chỉnh sửa, ảnh hưởng tới tiến độ công việc - Cần lập danh mục hồ sơ cho quan để nâng cao hiệu công việc, tiết kiệm thời gian làm việc Ngoài ra, để công tác quản trị hành văn phòng công tác văn thư đạt kết tốt nữa, phần cần phải có quan tâm lãnh đạo quan Khích lệ tinh thần làm việc nhân viên thân lãnh đạo, quan tâm tới đời sống vật chất tinh thần nhân viên quan KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Văn phòng Huyện ủy, tiếp xúc thực tế, thực số nghiệp vụ học vào thực tiễn là: đóng dấu văn bản, vào sổ văn đi- đến, xếp tài liệu, bóc bì thư, dán tem thư, chuyển giao văn bản… Tại quan, học nhiều kiến thức nhận SV: Nguyễn Thị Hoài 66 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng kinh nghiệm từ bác, chú, anh, chị văn phòng Là hệ sinh viên năm cuối trường làm công việc thật giống việc mà thân làm quan sát công việc thời gian kiến tập lần Qua nhận thấy thân phải trau dồi thêm kiến thức nhà trường kiến thức thực tiễn có đủ tự tin để làm công việc chuyên môn trường Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo cho sinh viên đại học năm cuối áp dụng kiến thức sách vào thực tế công việc cụ thể mặt khác giúp cho sinh viên năm cuối thêm tự tin giao tiếp vận dụng thực tế đưa vào học thân Và đặc biệt xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Lâm Thu Hằng người trực tiếp hướng dẫn chuyến thực tập lần toàn thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức để hoàn thành chuyến thực tập tốt nghiệp Đồng thời cảm ơn đồng chí Mẫn Quỳnh Giang cán Văn thư lưu trữ Huyện ủy - người trực tiếp bảo giúp đỡ thời gian kiến tập vừa qua Vận dụng kiến thức thầy, cô giáo dã truyền đạt hướng dẫn, học có từ thực tế cố gắng làm báo cáo kiến tập ngành nghề Tuy nhiên, kinh nghiệm hạn chế, hiểu biết chưa sâu nên tránh khỏi sai sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo góp ý để hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Yên Phong, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hoài SV: Nguyễn Thị Hoài 67 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy Huyện ủy Yên Phong Bí thư Huyện ủy Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy Văn phòng Huyện ủy Ban tổ chức SV: Nguyễn Thị Hoài Ban tuyên giáo Phó Bí thư Huyện ủy Ủy ban kiểm tra 68 Ban Dân vận Chi quan huyện Trung tâm bồi dưỡng trị Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 02 Sơ đồ tổ chức máy Văn Phòng Huyện ủy Yên Phong Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng (Phụ trách lĩnh vực thông tin tổng hợp) Phó Chánh văn phòng (Phụ trách chung) Chuyên viên tổng hợp – CNTT – yếu Phòng kế toán Phòng văn thư – lưu trữ Phòng thủ quỹ, đánh máy Phòng quản trị Quy trình quản lý giải văn đến SV: Nguyễn Thị Hoài 69 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục Một số văn Huyện ủy Yên Phong Văn phòng Huyện ủy Yên Phong ban hành SV: Nguyễn Thị Hoài 70 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục Quy trình quản lý giải văn Bước 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn bản; Quy trình quản lý giải văn Bước 2: Đăng ký văn đi; Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn; Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Bước 5: Lưu văn SV: Nguyễn Thị Hoài 71 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục Quy trình quản lý giải văn đến Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Quy trình quản lý giải văn đến Phụ lục SV: Nguyễn Thị Hoài Bước 2: Trình, chuyển giao văn đến; Bước : Đăng ký văn đi; Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; 72 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phong Văn thư Văn phòng Huyện ủy Yên Phong 3 6 SV: Nguyễn Thị Hoài 73 Lớp QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Chú giải: : Lối vào Bàn làm việc, tiếp khách Bàn nước Tủ đựng hồ sơ Máy in Bàn máy tính 6.Ghế Bình nước Cửa sổ Nhìn vào sơ đồ: Ta thấy trang thiết bị văn phòng bố trí, xếp cách khoa học, đầy đủ SV: Nguyễn Thị Hoài 74 Lớp QTVPK1B