BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - PHẠM THỊ HỒNG HÀ NGHIÊN CỨU VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN VĂN NGHIẾN Hà Nội – Năm 2012 Luận văn thạc sỹ khoa học i Trường Đại học Bách khoa Hà Nội LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan luận văn tốt nghiệp “Nghiên cứu việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) doanh nghiệp Việt Nam” em tự thực hướng dẫn TS NGUYỄN VĂN NGHIẾN Mọi tài liệu biểu đồ mô tả luận văn em trực tiếp thu thập thực Để hoàn thành luận văn này, em sử dụng nhữn tài liệu ghi TÀI LIỆU THAM KHẢO, tài liệu em không sử dụng tài liệu khác Nếu phát sai sót, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Học viên Phạm Thị Hồng Hà Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học ii Trường Đại học Bách khoa Hà Nội LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Văn Nghiến, Giáo viên hướng dẫn, hướng dẫn em chi tiết tận tình để em có phương pháp nghiên cứu phù hợp với đề tài giao Em xin cảm ơn thầy, cô giáo Viện kinh tế quản lý, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội nhiệt tình giảng dậy suốt khóa học để em có sở lý thuyết thực luận văn Cuối cùng, em xin chân thành thành cảm ơn công ty, đơn vị tư vấn giúp đỡ em trình thu thập liệu để thực luận văn Với đề xuất luận văn này, em mong muốn góp phần đẩy mạnh việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng hiệu hệ thống ERP để doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp Trong trình thực luận văn, thời gian kinh nghiệm hạn chế, việc nghiên cứu giải pháp đưa không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến quý báu thầy cô giáo để luận văn em có tính khả thi hiệu cao Em xin chân thành cảm ơn Học viên Phạm Thị Hồng Hà Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học iii Trường Đại học Bách khoa Hà Nội MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT v DANH SÁCH CÁC BẢNG vi DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ MINH HỌA vi MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành hệ thống ERP 1.2 Hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (MRP - Material Resource Planning) 1.3 Mô hình hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP đại (Enterprise Resource Planning) 1.4 Ưu điểm, nhược điểm phạm vi ứng dụng hệ thống ERP 21 Giới thiệu hệ thống ERP triển khai ứng dụng Việt Nam 24 1.5.1 Ưu nhược điểm hệ thống ERP nước 24 1.5.2 Ưu nhược điểm giải pháp ERP Việt Nam xây dựng 27 1.6 Quy trình triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp 28 1.6.1 Tư vấn tiền giải pháp 29 1.6.2 Tư vấn triển khai giải pháp 30 1.6.3 Triển khai hệ thống 31 1.6.4 Hỗ trợ bảo trì hệ thống sau triển khai 34 CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM 35 2.1 Tổng quan việc ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam 35 2.1.1 Khảo sát việc ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp Việt Nam quy mô thời gian triển khai dự kiến 36 2.1.2 Nghiên cứu tình hình ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp giới 42 Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học iv Trường Đại học Bách khoa Hà Nội 2.2 Nghiên cứu tình hình ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp có vốn đầu tư nước Việt Nam 48 2.2.1 Các xu hướng triển khai ERP doanh nghiệp có vốn đầu tư nước 49 2.2.2 Đánh giá khó khăn thuận lợi trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp có vốn đầu tư nước 51 2.3 Nghiên cứu tình hình ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam 53 2.3.1 Những thuận lợi khó khăn trình ứng dụng giải pháp ERP doanh nghiệp Việt Nam 54 2.3.2 Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP công ty cổ phần Giấy Sài Gòn 58 2.3.3 Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP Tổng công ty Thép Việt 62 2.4 Giới thiệu đơn vị tư vấn triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp thị trường Việt Nam 67 2.4.1 Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT 68 2.4.2 Công ty cổ phần công nghệ Kim Tự Tháp Việt Nam 70 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP TẠI VIỆT NAM 71 3.1 Định hướng lựa chọn ứng dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp theo nhóm ngành nghề đặc thù 71 3.2 Phát triển giải pháp ERP Việt Nam cho doanh nghiệp Việt Nam 73 3.3 Đề xuất quy trình lựa chọn giải pháp triển khai hiệu hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam 74 3.3.1 Lựa chọn giải pháp đơn vị triển khai 75 3.3.2 Lựa chọn đơn vị tư vấn triển khai giải pháp chọn 79 3.3.3 Lập kế hoạch triển khai dự án, xác định phạm vi dự án rõ ràng 79 3.3.4 Xây dựng trì đội dự án doanh nghiệp 81 3.3.5 Nâng cao hiệu chuyển giao hệ thống đào tạo sử dụng hệ thống 82 KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHỤ LỤC Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học v Trường Đại học Bách khoa Hà Nội DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT BOM Định mức nguyên vật liệu (Bill of Material) CNTT Công nghệ thông tin CRM Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management) ERP Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) MRP Hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (Material Requirement Planning) SCM Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management) SMEs Các doanh nghiệp vừa nhỏ (Small and Medium Enterprises) SRM Hệ thống quản lý quan hệ đối tác (Supplier Relationship Management) Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học vi Trường Đại học Bách khoa Hà Nội DANH SÁCH CÁC BẢNG Bảng 1.1: Bảng tóm tắt số vấn đề kế toán tài triển khai ERP 10 Bảng 1.2: Bảng so sánh chi phí triển khai hệ thống ERP nước 27 DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ MINH HỌA Hình 1.1: Mô hình hoạt động hệ thống ERP Hình 1.2: Ví dụ quy trình mua hàng doanh nghiệp 14 Hình 1.3: Ví dụ quy trình bán hàng 15 Hình 1.4: Ví dụ quy trình sản xuất 20 Hình 1.5: Thị phần hãng cung cấp giải pháp ERP giới 25 Hình 2.1: Biểu đồ thể quy mô dự án ERP doanh nghiệp Việt Nam 39 Hình 2.2: Thời gian triển khai kế hoạch dự án ERP doanh nghiệp 40 Hình 2.3: Các phân hệ chức lựa chọn triển khai hệ thống ERP 41 Hình 2.4: Những thách thức rủi ro chủ yếu triển khai hệ thống ERP 44 Hình 2.5: So sánh chi phí ngân sách thực dự án 46 Hình 2.6: Mức độ thỏa mãn doanh nghiệp triển khai ERP 47 Hình 2.7 : Đánh giá kết triển khai hệ thống ERP 48 Hình 2.8: Danh sách khách hàng công ty FPT ERP 69 Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội MỞ ĐẦU Hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp hay phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - ERP (viết tắt từ Enterprise Resource Planning) giải pháp tích hợp ứng dụng công nghệ thông tin, dùng cho mục đích hoạch định tài nguyên (bao gồm nguồn nguyên liệu, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực) tổ chức, doanh nghiệp cụ thể, nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý nguồn lực cách hiệu quả, cung cấp thông tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp Các giải pháp ERP ứng dụng rộng rãi giới nhiều lĩnh vực từ ngành công nghiệp ô tô đến ngành công nghiệp thực phẩm, phân phối giáo dục đào tạo Tại Việt Nam, với phát triển kinh tế ngành công nghệ thông tin, giải pháp ERP bắt đầu triển khai ứng dụng nhiều doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy phát triển doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh doanh nghiệp thương trường Tuy nhiên, bên cạnh thành công bước đầu, việc ứng dụng giải pháp ERP doanh nghiệp Việt Nam gặp nhiều khó khăn khách quan chủ quan Xuất phát từ thực tế đó, tác giả nghiên cứu tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng giải pháp ERP Việt Nam lựa chọn đề tài:” Nghiên cứu việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) doanh nghiệp Việt Nam” Thông qua việc nghiên cứu lý thuyết mô hình hoạt động hệ thống ERP khảo sát việc ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam, với việc nghiên cứu hai dự án triển khai ERP doanh nghiệp Việt Nam, tác giả phân tích nêu bật vấn đề ảnh hưởng đến hiệu việc ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam Từ đó, tác giả đề xuất xây dựng giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam Trong khuôn khổ đề tài, đối tượng nghiên cứu đề tài doanh nghiệp Việt Nam triển khai, ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp, bao Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội gồm doanh nghiệp có vốn đầu tư nước Việt Nam doanh nghiệp Việt Nam Phạm vi nghiên cứu đề tài tình hình ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam Luận văn thực sở nghiên cứu vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, kết hợp với phương pháp thống kê, tổng hợp, so sánh phân tích tình để rút kết luận Với kết cấu chương, luận văn hệ thống hóa lý thuyết hệ thống ERP giải pháp ERP hành, đồng thời thực khảo sát sơ việc ứng dụng triển khai ERP doanh nghiệp Việt Nam khía cạnh thời gian quy mô triển khai Đồng thời, tác giả nghiên cứu dự án ERP triển khai thành công doanh nghiệp Việt Nam để rút yếu tố định đến thành công dự án triển khai ERP Từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng triển khai ERP doanh nghiệp Việt Nam Trong chương 1, phương pháp trình bày từ khái niệm chức khái quát hệ thống MRP, tiền thân hệ thống ERP, tác giả trình bày mô hình hoạt động hệ thống ERP chức quy trình vận hành phân hệ hệ thống ERP hoàn chỉnh từ phân hệ quản lý sản xuất, phân hệ kế toán tài chính, phân hệ mua hàng, bán hàng…Tác giả phân tích ưu điểm nhược điểm hệ thống ERP so với phương pháp quản lý doanh nghiệp khác đồng thời nêu phạm vi ứng dụng hệ thống ERP loại hình doanh nghiệp Phần chương 1, tác giả tìm hiểu nhóm giải pháp ERP hãng giải pháp nước triển khai ứng dụng Việt Nam Phần cuối chương 1, tác giả nghiên cứu trình bày quy trình xây dựng triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp nói chung Trong chương 2, tác giả nghiên cứu trình bày việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp doanh nghiệp Việt Nam thông qua khảo sát liệu cụ thể từ chuyên gia số doanh nghiệp Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội triển khai ứng dụng ERP, đồng thời dựa kết khảo sát khác để đánh giá khó khăn thách thức hiệu việc ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp để doanh nghiệp có sở tham khảo định triển khai dự án ERP Bên cạnh đó, tác giả nghiên cứu làm rõ xu hướng triển khai hệ thống ERP hai nhóm doanh nghiệp, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước doanh nghiệp Việt Nam thuận lợi khó khăn ứng dụng ERP hai nhóm doanh nghiệp Phần chương 2, tác giả sâu nghiên cứu hai doanh nghiệp triển khai ERP thành công, đồng thời nêu lên yếu tố quan trọng định thành bại dự án ERP doanh nghiệp Đó dự án triển khai ERP Giấy Sài Gòn dự án triển khai ERP Tổng công ty Thép Việt Đây hai dự án cỡ lớn, kéo dài tác động đến mặt hoạt động doanh nghiệp Dự án triển khai ERP Công ty giấy Sài Gòn dự án ERP ngành giấy Nghiên cứu trình triển khai hệ thống ERP Giấy Sài Gòn cho thấy yếu tố mấu chốt để đem lại hiệu hệ thống ERP tâm ban lãnh đạo, đồng lòng đội ngũ cán công nhân viên nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý đại Dự án triển khai ERP Tổng công ty Thép Việt dự án ERP có quy mô tổng mức đầu tư lớn cho dự án ERP doanh nghiệp tư nhân tính đến thời điểm Thép Việt triển khai hệ thống SAP ERP, giải pháp chuyên cho doanh nghiệp cỡ vừa lớn với phân hệ đặc thù cho ngành thép quản lý nguyên vật liệu, kênh phân phối Dự án triển khai ERP Thép Việt dự án thành công tiêu biểu tuân thủ theo nguyên tắc triển AcceleratedSAP (ASAP) hãng SAP Từ học thành công Thép Việt cho thấy việc xây dựng dự án cách lâu dài, tuân thủ theo quy tắc triển khai nhà cung cấp giải pháp hạn chế rủi ro không đáng có góp phần quan trọng vào thành công dự án ERP Trong phần cuối chương 2, tác giả giới thiệu đề cập đến vai trò đơn vị tư vấn triển khai ERP việc triển khai dự án ERP Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 75 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội giá nhu cầu quản lý doanh nghiệp, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có đồng hành bên tư vấn tiền giải pháp nhằm làm rõ yếu tố rủi ro tiềm ẩn dự án triển khai hệ thống Để triển khai thành công dự án ERP cần có nhiều yếu tố, từ yếu tố bên đến yếu tố nội doanh nghiệp, từ nghiên cứu tình hình triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam, qua khảo sát doanh nghiêp đúc rút kinh nghiệm tư vấn triển khai cho thấy khó khăn lớn doanh nghiệp việc lựa chọn giải pháp phù hợp Nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn này, tác giả đề xuất quy trình nêu yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xác định yêu cầu doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp 3.3.1 Lựa chọn giải pháp đơn vị triển khai Yếu tố quan trọng định thành bại dự án ERP việc lựa chọn giải pháp Trên giới Việt Nam nay, giải pháp ERP đa dạng phong phú, đáp ứng cho loại hình quy mô doanh nghiệp Các đơn vị xây dựng tư vấn giải pháp nhằm đạt mục đích kinh doanh thường có xu hướng hoàn hảo hóa khả đáp ứng giải pháp, tức với toán nghiệp vụ mà doanh nghiệp đặt giải pháp đáp ứng hoàn toàn Bên cạnh đó, lực tư vấn tiền giải pháp ERP Việt Nam thiếu sót doanh nghiệp cần tự đánh giá mức độ phù hợp giải pháp với hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp không phụ thuộc vào đơn vị tư vấn giải pháp Để đánh giá lựa chọn giải pháp, trước hết doanh nghiệp cần tự xây dựng tiêu chí để đánh giá mức độ phù hợp giải pháp với doanh nghiệp Các tiêu chí đánh giá giải pháp ERP cần tập trung vào nhiều yếu tố, không đơn đánh giá chức hệ thống hay gói phần mềm tạo báo cáo mà doanh nghiệp cần Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 76 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Để lựa chọn hệ thống ERP phù hợp hoàn toàn phụ thuộc vào điều kiện nội doanh nghiệp, quy trình đánh giá, lựa chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp khác không giống Tuy nhiên có bước áp dụng chung cho doanh nghiệp Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu doanh nghiệp triển khai dự án ERP Các doanh nghiệp thường nghĩ đến việc ứng dụng hệ thống tiên tiến vào doanh nghiệp gặp phải khó khăn trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mà công cụ quản lý giải Trước hết xác định khiếm khuyết công vụ quản lý giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP Xét mặt chức năng, hệ thống ERP lựa chọn phải đảm bảo đáp ứng tính công cụ quản lý giải khó khăn mà công cụ quản lý chưa đáp ứng Ở mức độ xác định mục tiêu hệ thống cho phép doanh nghiệp xác định phân hệ chức hệ thống ERP cần thiết cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, mục tiêu dự án xác định dựa tảng chiến lược kinh doanh tổng thể doanh nghiệp, bao gồm chiến lược phát triển ngắn hạn dài hạn Nếu doanh nghiệp xác định chiến lược kinh doanh dài hạn việc lựa chọn giải pháp ERP cần tính đến tính đáp ứng nhu cầu mở rộng doanh nghiệp tương lai không xác định nhu cầu thời điểm Doanh nghiệp nên tổ chức nhóm chuyên viên từ nhiều phòng ban chức doanh nghiệp để xác định rõ mục tiêu đề cho hệ thống Kể sử dụng dịch vụ tư vấn tiền giải pháp với đội tư vấn chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng nhóm chuyên gia chuyên trách kiêm nhiệm hệ thống ERP doanh nghiệp Nhóm chuyên gia cần có tham gia cá nhân đại diện cho phòng, ban chức đơn vị thành viên doanh Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 77 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội nghiệp Người đứng đầu nhóm chuyên gia phải thành viên ban lãnh đạo doanh nghiệp để có tầm nhìn chiến lược báo cáo trực tiếp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp sai lầm thành lập nhóm đánh giá dự án cán phòng công nghệ thông tin giao hết việc đánh giá hệ thống ERP cho phòng thực Sự tham gia đại diện phòng, ban nhóm chuyên gia dự án ERP giúp phòng ban hiểu thêm công việc phòng, ban khác, từ giúp họ hiểu quan trọng việc chia sẻ tích hợp thông tin toàn doanh nghiệp, từ làm tiền đề cho việc hợp tác đồng thuận triển khai hệ thống ERP Khi xác định mục tiêu hệ thống, doanh nghiệp cần đánh giá trạng doanh nghiệp để làm sở tảng cho việc triển khai hệ thống ERP Hệ thống ERP phần hệ thống, với quy trình kinh doanh, cấu tổ chức, sách quản lý, hạ tầng công nghệ thông tin tạo thành hệ thống thông tin tổng thể quản lý doanh nghiệp Việc lựa chọn hệ thống ERP để triển khai việc đáp ứng mục tiêu cần xem xét đến thích ứng đồng với tổng thể doanh nghiệp Để xác định trạng hệ thống thông tin quản lý, doanh nghiệp nên đánh giá dựa yếu tố sau: quy trình kinh doanh, cấu tổ chức, hạ tầng công nghệ thông tin sách kinh doanh Về quy trình kinh doanh: cần tìm hiểu nhận diện quy trình sản xuất kinh doanh từ phòng, ban đơn vị thành viên doanh nghiệp Hệ thống ERP có khả đáp ứng nhiều yêu cầu quản lý từ quy trình sản xuât kinh doanh đánh giá cao xem xét lựa chọn giải pháp ERP Về cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức tương lai, vai trò trách nhiệm phòng, ban mô tả công việc cho vị trí doanh nghiệp Về hạ tầng công nghệ thông tin cần xác định trạng phần cứng, phần mềm, giao tiếp liệu hệ thống quản lý ứng dụng có hệ thống mạng nối kết phòng, ban, đơn vị với Về sách kinh doanh, cần xem xét yếu tố bao gồm quy định đặt hàng, quản lý hạn mức tín dụng tiêu chí đánh giá hiệu công việc Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 78 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Thông qua việc xác định trạng hệ thống thông tin quản lý trên, doanh nghiệp xác định điểm yếu, điểm tắc nghẽn thông tin hệ thống quản lý tổng thể hai phương diện, thân cấu tổ chức vận hành doanh nghiệp hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Đây hội cho doanh nghiệp có hội để tổ chức lại cấu doanh nghiệp để cải thiện hiệu làm việc thân doanh nghiệp đưa định hướng xử lý vấn đề hệ thống thông tin Khi xác định mục tiêu đánh giá trạng doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ mô tả yêu cầu nghiệp vụ kỹ thuật Từ tiêu chí hồ sơ nghiệp vụ này, doanh nghiệp tự đánh giá để lựa chọn giải pháp ERP phù hợp Bên cạnh yêu cầu chức năng, tiêu chí đánh giá khác ngân sách hay lịch trình dự án xem xét cho phù hợp với doanh nghiệp Cũng giống toán đầu tư khác doanh nghiệp, song song với tiêu chí đánh giá trọng số cho biết mức độ quan trọng tiêu chí doanh nghiệp, doanh nghiệp khác cho dù có chung tiêu chí đánh giá có trọng số khác Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đánh giá tiêu chí nhằm xác định lực đơn vị tư vấn giải pháp có khả tư vấn triển khai giải pháp lựa chọn Tiêu chí thường bao gồm yếu tố lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả tổ chức huấn luyện người dùng, khả chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống nâng cấp phiên cập nhật thay đổi theo luật định Như doanh nghiệp tuân theo quy trình trình bày tiêu chí đánh giá hệ thống đánh giá lực nhà cung cấp doanh nghiệp có sở quan trọng để định lựa chọn giải pháp ERP khách quan, công rõ ràng Về phía doanh nghiệp, xác định rõ ràng tiêu chí đánh giá lựa chọn phần mềm để sơ lựa chọn giải pháp phù hợp, doanh nghiệp Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 79 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội cần tiếp cận xem xét thực tế vận hành số hệ thống ERP lựa chọn Thông qua buổi demo hệ thống đơn vị tư vấn triển khai thực doanh nghiệp xác định thực tế khả đáp ứng hệ thống ERP doanh nghiệp Đội chuyên gia cần xây dựng tình cụ thể để kiểm tra cách thức xử lý hệ thống có đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp hay không Các tình cụ thể mà doanh nghiệp đưa giúp doanh nghiệp đánh giá tiêu chí vận hành thuận tiện thân thiện với người dùng, yếu tố người trực tiếp sử dụng quan tâm mà đội chuyên gia chưa quan tâm đến Về qua bước quy trình đánh giá lựa chọn giải pháp ERP, doanh nghiệp xác định giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp vô số giải pháp ERP thị trường 3.3.2 Lựa chọn đơn vị tư vấn triển khai giải pháp chọn Ngay lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có quy trình để xác định đơn vị tư vấn triển khai giải pháp Đây yếu tố quan trọng việc lựa chọn giải pháp Làm việc với đơn vị tư vấn tư vấn triển khai có đủ lực chuyện môn kinh nghiệm đảm bảo tiến độ dự án khai thác tối tính lợi ích giải pháp lựa chọn Các doanh nghiệp tự lựa chọn đơn vị tư vấn triển khai thông qua đơn vị tư vấn tiền giải pháp Trong năm gần đây, việc lựa chọn giải pháp lựa chọn đơn vị tư vấn thường thực đơn vị tư vấn tiền giải pháp chuyên nghiệp Các đơn vị tư vấn tiền giải pháp có kinh nghiệm hiểu biết sâu sắc hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chi phí cho trình 3.3.3 Lập kế hoạch triển khai dự án, xác định phạm vi dự án rõ ràng Khi bắt tay vào triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tự lập kế hoạch triển khai cách thực tế chi tiết đảm bảo doanh nghiệp vận hành binh thườn đồng thời kiểm soát tiến độ thực Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 80 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội dự án trách nhiệm phòng ban chức Đây công việc việc thực dự án doanh nghiệp không dự án triển khai ERP Trong trình triển khai, doanh nghiệp làm việc với đơn vị tư vấn theo quy trình triển khai tiêu chuẩn hãng giải pháp Tuy nhiên phía doanh nghiệp xác định phạm vi dự án rõ ràng lập kế hoạch triển khai giúp trình làm việc với đơn vị tư vấn hiệu tiết kiệm thời gian cho hai phía Có thực tế diễn phổ biến dự án ERP Việt Nam thời gian triển khai gần kéo dài so với kế hoạch ban đầu Việc kéo dài thời gian triển khai xảy nhiều nguyên nhân thay đổi nhân sự, mức độ phức tạp nghiệp vụ nghiệp vụ phát sinh đòi hỏi phải tùy biến hệ thống đòi hỏi hay thay đổi quy mô triển khai…tuy nhiên, có nguyên nhân chung lập kế hoạch Doanh nghiệp cần tư vấn đơn vị triển khai để đặt mốc thời gian cách phù hợp thực tế Đôi khi, đơn vị triển khai không ước lượng khối lượng công việc phải làm hối thúc doanh nghiệp để hoàn thành dự án sớm mốc thời gian phi thực tế đặt Các hãng xây dựng giải pháp đưa quy trình tư vấn triển khai tiến trình thực để doanh nghiệp tham khảo, doanh nghiệp cần vận dụng linh hoạt nhìn vào thực tế hoạt động doanh nghiệp Một nguyên nhân làm thay đổi thời gian triển khai dự án thay đổi phạm vi chừng, yếu tố tiềm ẩn nguy lớn hầu hết dự án Khi bổ sung điểm triển khai, phân hệ đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm nguồn lực thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án Vì vậy, đội chuyên gia doanh nghiệp cần tập trung vào tiêu chí mục tiêu xác định ban đầu, trường hợp cần mở rộng thay đổi phạm vi dự án tách thành giai đoạn hai để không làm ảnh hưởng đến việc triển khai Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 81 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Khi doanh nghiệp định triển khai ERP dựa mục tiêu tiêu chí, phạm vi rõ ràng doanh nghiệp tự xác định mức độ thành công dự án Thành công dự án ERP không đo đạc tiêu chuẩn thông thường hoàn thành thời gian hay ngân sách Thành công thực dự án ERP doanh nghiệp lựa chọn giải pháp triển khai hiệu hệ thống ERP, thành công thể việc giải hoàn toàn toán nghiệp vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp mức độ hài lòng đội ngũ nhân viên với hệ thống Mức độ thành công cách lượng hóa qua lợi ích thực tế doanh nghiệp thu đầu tư hệ thống ERP tăng suất, giảm chi phí, tiết kiệm nguyên vật liệu, minh bạch hóa tài chính… 3.3.4 Xây dựng trì đội dự án doanh nghiệp Ngay từ giai đoạn đánh giá lựa chọn giải pháp đơn vị tư vấn, doanh nghiệp xây dựng đội chuyên gia Đội chuyên gia cần trì bổ sung thêm nhân lực để thành lập đội dự án, nguồn nhân lực tham gia triển khai dư án với đơn vị tư vấn triển khai Đánh giá thấp yêu cầu vai trò đội dự án nội nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại dự án ERP đơn vị tư vấn triển khai hiểu doanh nghiệp thân doanh nghiệp Những kỹ năng, kinh nghiệm nỗ lực đội dự án tối quan trọng việc triển khai Bởi họ người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống họ sau người tiếp nhận, vận hành hệ thống Đội dự án cần lựa chọn nhân viên lâu năm, am hiểu nghiệp vụ nắm rõ vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải để tham gia vào đội dự án Cũng cần đảm bảo người gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Trong thời gian triển khai dự án, doanh nghiệp cần có bố trí phù hợp công việc ưu đãi cho thành viên triển khai dự án Cũng đội chuyên gia, đội dự án cần có tham gia Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 82 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội lãnh đạo doanh nghiệp để đảm bảo đội dự án triển khai hệ thống đủ sức mạnh lực để tác động đến đội ngũ nhân viên doanh nghiệp thay đổi hoạt động sản xuất kinh doanh theo hệ thống Đội dự án đủ mạnh cho phép dự án triển khai có thay đổi phù hợp tiến độ, tài nhân phạm vi cho phép 3.3.5 Nâng cao hiệu chuyển giao hệ thống đào tạo sử dụng hệ thống Bản chất hệ thống ERP hệ thống phần mềm, toàn quy trình hoạt động vận hành hệ thống phụ thuộc vào nhân viên doanh nghiệp, người thực làm chủ hệ thống Do đó, công tác đào tạo hướng dẫn sử dụng cho nhân viên công tác đặc biệt quan trọng trình vận hành hệ thống, hệ thống làm thay đổi đáng kể đến cách thức làm việc nhiều phận toàn doanh nghiệp Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp không trọng đến công tác đào tạo cho nhân viên sử dụng hệ thống dẫn đến việc hệ thống kể sau triển khai thành công vận hành thông suốt xác Tuy nhiên, vấn đề việc đào tạo sử dụng phần mềm ERP hiệu Nhiều sáng kiến đưa vào hệ thống đào tạo doanh nghiệp sai lầm tập trung vào đào tạo theo nghiệp vụ Ngoài ra, nhiều khóa huấn luyện sử dụng phần mềm ERP không đạt số mục tiêu trọng điểm, bao gồm việc đưa thay đổi vào bối cảnh mà nhân viên dễ dàng hiểu được, củng cố thay đổi theo thời gian, cung cấp nhiều quy trình hỗn hợp để đưa cách học khác Vì vậy, doanh nghiệp cần trọng đến vấn đề then chốt sau tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP Thứ nhất, doanh nghiệp đơn vị tư vấn cần tập trung vào quy trình kinh doanh toàn doanh nghiệp hệ thống hóa ERP nghiệp vụ riêng lẻ phòng ban chức Nhìn chung, đơn vị tư vấn triển khai hệ thống ERP có tài liệu chuẩn đào tạo huấn luyện người sử dụng cách thức để để hoàn thành nghiệp vụ hệ thống Tuy Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 83 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội nhiên, điều hành doanh nghiệp đòi hỏi nhiều việc đơn hoàn thành giao dịch hệ thống Các khóa huấn luyện ứng dụng phần mềm ERP phải cung cấp kiến thức bối cảnh làm để nhân viên thực công việc từ ngày sang ngày khác, không đơn giản hoàn thành giao dịch hệ thống Điểm quan trọng thứ hai công tác đào tạo chuyển giao hệ thống việc liên hệ quy trình theo cách làm việc cũ với môi trường, quy trình làm việc Các nhân viên cần nắm bắt tương đồng hệ thống quy trình cũ, khó khăn vướng mắc quy trình cũ giải hệ thống ERP, từ nhân viên có hiểu biết thiện chí việc sử dụng hệ thống ERP Thái độ tác phong làm việc đội ngũ nhân viên sử dụng hệ thống đóng vai trò quan trọng vận hành hệ thống ERP Điểm quan trọng thứ ba công tác đào tạo chuyển giao việc đào tạo chưa tập trung vào đội ngũ nhân cốt lõi mà đào tạo dàn trải, tốn thời gian chi phí Việc không đào tạo dàn trải nghĩa bỏ qua nhiều bước tiến trình đào tạo, mà cần xác định đào tạo tập trung cho người sử dụng cốt lõi, người tác động đến việc quản lý hệ thống phần mềm, từ người sử dụng truyền đạt lại cho nhân viên khác Những nguồn nhân lực nội có nhiều hiểu biết so với chuyên gia tư vấn bên quy trình kinh doanh nội làm việc hiệu so với thay đổi liên quan đến nhân viên Ngoài ra, người huấn luyện nội công ty trau dồi sâu nhiệm vụ giao phó suốt sau trình vào sử dụng Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên doanh nghiệp trực tiếp đào tạo lẫn nhau, nhân viên liên kết chặt chẽ với trình vận hành hệ thống, đồng thời trình làm việc theo nhóm nội giúp đội ngũ nhân viên doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ tinh thần làm việc nhóm doanh nghiệp Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 84 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội KẾT LUẬN Đề tài: “Nghiên cứu việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) doanh nghiệp Việt Nam” thể qua nội dung sau: Thứ nhất, luận văn nghiên cứu vấn đề mang tính lý thuyết liên quan đến đề tài Luận văn nêu lên ưu điểm nhược điểm khái quát phạm vi ứng dụng hệ thống ERP, từ có sở để thực khảo sát thực tế tình hình ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam kết hợp với việc nghiên cứu tìm hiểu báo cáo khác để rút thuận lợi khó khăn trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam Đồng thời, luận văn nêu lên xu hướng triển khai ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam theo hai loại hình: doanh nghiệp có vốn đầu tư nước doanh nghiệp Việt Nam Cùng với việc nghiên cứu tìm hiểu thực tế dự án ERP hai doanh nghiệp triển khai thành công dự án ERP, luận văn để nêu bật lên yếu tố định thành công dự án Tác giả đề xuất số giải pháp để khắc phục khó khăn nêu luận văn nhằm góp phần phát triển nâng cao hiệu việc ứng dụng dự án ERP doanh nghiệp Việt Nam, chủ yếu giải pháp xây dựng theo hai hướng, hướng xây dựng phát triển giải pháp phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam đề xuất quy trình lựa chọn, triển khai ERP thân doanh nghiệp nhầm nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Một số giải pháp coi điểm tác giả Đó là: Xây dựng định hướng giải pháp ERP theo hướng nhóm ngành nghề đặc thù Đề xuất quy trình lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp Với nội dung trên, luận văn hoàn thành mục tiêu nghiên cứu Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 85 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam Luận văn với đề tài có ý nghĩa tham khảo địnhh cho doanh nghiệp có cầu triển khai ERP Việt Nam Trong trình nghiên cứu đề tài, hạn chế thời gian khó khăn việc tiếp cận thông tin doanh nghiệp việc triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp, luận văn không tránh khỏi thiếu sót Luận văn coi sở để thực nghiên cứu chuyên sâu hơn, nhằm đóng góp vào phát triển doanh nghiệp Việt Nam, nâng cao khả cạnh trạnh quy trình quản lý hiệu trình hội nhập kinh tế giới Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 86 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Cục phát triển doanh nghiệp, Bộ kế hoạch đầu tư (2012), Sách Trắng Doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam 2011, Nhà xuất thống kê, Việt Nam, tr25-59 Liaquat Hossain, M A Rashid (2002) Enterprise Resource Planning Global Opportunities and Challenges, Idea Group Publising, USA, pp15-42 Panorama Consulting Solutions (2010), 2010 Report, Panorama Consulting Solutions Puplishing, USA Phạm Thị Thanh Hồng (2010), Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất Giáo dục, Việt Nam, tr 46-66 Thomas F Wallace , Michael H Kremzar (2001), ERP - Making It Happen, John Wiley & Sons, Inc Publishing, USA, pp 69-88 Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội PHỤ LỤC 2: Mẫu bảng câu hỏi khảo sát ý kiến chuyên gia quy mô thời gian triển khai dự kiến hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam - Bảng câu hỏi khảo sát quy mô thời gian triển khai dự kiến hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam Kính gửi: Ông, Bà…………………………………………………………… Công ty:………………………………………………………………………… Nhằm thực đề tài tốt nghiệp cao học quản trị kinh doanh tình hình ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP- Enterprise Resource Planning) doanh nghiệp Việt Nam đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu triển khai ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam, bảng khảo sát quan trọng việc cung cấp thông tin dự án triển khai ERP doanh nghiệp Xin ông, bà điền trả lời điền dấu x vào câu trả lời phù hợp với doanh nghiệp tương ứng với câu hỏi nội dung khảo sát Tôi mong nhận giúp đỡ ông, bà Xin chân thành cảm ơn Phần I: Thông tin cá nhân, tổ chức tham gia khảo sát Họ tên: Đơn vị công tác: Chức danh: Phần II: Nội dung khảo sát Câu hỏi 1: Xin ông, bà cho biết tên doanh nghiệp Việt Nam triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Trả lời:………………………………………………………………………… Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Câu hỏi 2: Xin ông, bà cho biết tên giải pháp ERP mà doanh nghiệp lựa chọn để triển khai? Trả lời:………………………………………………………………………… Câu hỏi 3: Xin ông, bà cho biết phân hệ hệ thống ERP doanh nghiệp lựa chọn triển khai hệ thống ERP Phân hệ tài chính, kế toán Phân hệ quản lý bán hàng Phân hệ quản lý kho Phân hệ quản lý phân phối Phân hệ quản lý sản xuất Phân hệ quản lý nhân Phân hệ quản lý mua hàng Khác Trong trường hợp chọn câu trả lời Khác, vui lòng cho biết chi tiết phân hệ chức lựa chọn triển khai: ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Câu hỏi 4: Xin ông, bà vui lòng cho biết thời gian triển khai dự kiến hệ thống ERP doanh nghiệp? Dưới tháng Từ tháng đến năm Từ năm trở lên Chưa xác định rõ Trong trường hợp thời gian triển khai dự kiến hệ thống ERP t ại doanh nghiệp chưa xác định rõ, xin vui lòng cho biết lý do: ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Câu hỏi 5: Xin ông bà cho biết quy mô mức độ triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp (triển khai nhiều phân hệ, nhiều chi nhánh, phòng ban chức năng…) Trả lời: ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… HẾT NỘI DUNG KHẢO SÁT XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009