skkn Giải pháp KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIỆC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

22 963 1
skkn Giải pháp KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIỆC SOẠN THẢO, BAN HÀNH   VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ––––––––––––––––––––– Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) Giải pháp KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIỆC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG Lĩnh vực nghiên cứu:  Quản lý giáo dục Phương pháp dạy học môn:  Phương pháp giáo dục  Lĩnh vực khác:  Có đính kèm: Các sản phẩm in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2014 - 2015  Hiện vật khác SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGUYỄN BỬU TÙNG Ngày tháng năm sinh: 04/6/1960 Nam, nữ: Nam Địa chỉ: Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Điện thoại: 061.3846866 (CQ)/ Fax: Chức vụ: (NR); ĐTDĐ: E-mail: buutung.vp@dongnai.edu.vn Phó Chánh Văn phòng Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học - Năm nhận bằng: 2005 - Chuyên ngành đào tạo: Lịch sử III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý giáo dục Số năm có kinh nghiệm: 25 năm - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Kinh nghiệm nghiên cứu xử lý thông tin công tác tổng hợp Ứng dụng công nghệ thông tin thu thập, quản lý khai thác thông tin công tác hành văn phòng Thiết lập hồ sơ trình giải công việc Tham mưu xây dựng văn đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh lĩnh vực giáo dục đào tạo địa bàn tỉnh Đồng Nai Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực để nâng cao chất lượng sáng kiến kinh nghiệm cán quản lý, giáo viên, nhân viên sở giáo dục đào tạo Giải pháp KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIỆC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH –––––––––––––––––––––– I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Nghị định số 110/2004/NĐCP Chính phủ công tác văn thư ban hành từ ngày 08/4/2014; hướng dẫn thực Nghị định số 110/2004/NĐCP, Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Ngày 08/02/2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 08/4/2014 Chính phủ công tác văn thư; hướng dẫn thực Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đó, Điều 18, Chương IV có nêu rõ: “Những quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành trái với Thông tư bị bãi bỏ” Sự thay đổi quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, yêu cầu soạn thảo, ban hành văn hành quan Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai phải có thay đổi cho quy định Với vai trò Phó Chánh Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai phụ trách công tác hành chính, có nhiệm vụ tham mưu với lãnh đạo Sở việc đạo, tổ chức thực công tác soạn thảo, ban hành văn hành quan Trong trình thực nhiệm vụ giao, thân nghiên cứu, tham mưu lãnh đạo Sở đạo để bước xây dựng quy chế, quy định công tác văn thư, lưu trữ Trong đó, có giải pháp để khắc phục lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành quan Sở II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Những quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV a) Theo quy định Điều 1, Chương I Thông tư số 01/2011/TT-BNV: “Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân” b) Theo quy định Điều 2, Chương I Thông tư số 01/2011/TT-BNV: “Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư hướng dẫn Thông tư này” c) Theo quy định Điều 3, Chương I Thông tư số 01/2011/TT-BNV: “Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác” Như vậy, có nghĩa văn hành quan Sở soạn thảo, ban hành phải tuân thủ thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV Những lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành quan Sở Trong trình theo dõi, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành quan Sở ban hành Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc, ghi nhận lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành quan sau: Chưa quy định thể thức kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên người có thẩm quyền; nơi nhận; số trang văn Các lỗi thường không vị trí trình bày, cỡ chữ, kiểu chữ, thẩm quyền ban hành văn (đối với văn Ban tổ chức, Ban đạo, Hội đồng,… Giám đốc Sở định thành lập) Nguyên nhân lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành quan Sở a) Về phía cán bộ, công chức soạn thảo văn - Không nắm bắt đầy đủ, kịp thời quy định hành thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Soạn thảo văn hành máy vi tính, sử dụng lại tập tin (file văn bản) cũ không điều chỉnh cho với quy định hành; sử dụng lại tập tin văn quan, đơn vị khác gửi đến chưa thực quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành để chép thành tập tin mới; - Đề cương văn số quan, đơn vị gửi đến yêu cầu thực theo mẫu mẫu chưa tuân thủ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Bỏ qua bước chuyển văn cho phận có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình lãnh đạo Sở ký ban hành b) Về phía phận có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình ký ban hành: - Chưa có quy định trách nhiệm cho người phụ trách kiểm tra; - Người giao kiểm tra chưa nắm bắt đầy đủ quy định hành thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Một số văn cần trình ký, ban hành gấp, lúc có nhiều văn cấn trình ký, ban hành nên người kiểm tra thời gian để kiểm tra chặt chẽ III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP Giải pháp rà soát đề xuất biện pháp khắc phục lỗi thường gặp soạn thảo, ban hành văn hành quan Sở a) Cách thực - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn hành cán bộ, công chức soạn thảo chuyển để kiểm tra trước trình ký ban hành; - Rà soát văn hành quan Sở ban hành, cập nhật, lưu Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc phần mềm quản lý máy vi tính văn giấy văn mà cán bộ, công chức soạn thảo, trình ký không thực bước kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn b) Kết rà soát, phát lỗi thường gặp cách khắc phục Trong năm qua đối chiếu với nội dung quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV, văn hành quan Sở cán bộ, công chức quan soạn thảo, trình ký ban hành, phát hiện, 07 nhóm lỗi thể thức, kỹ thuật trình bày văn đề nghị khắc phục biện pháp, yêu cầu soạn thảo văn máy vi tính phần mềm Microsoft Word: (1) Lỗi thường gặp trình bày Quốc hiệu; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hành văn (a) Cách thực để sửa lỗi: Sử dụng công cụ soạn thảo tạo bảng (Menu Table), tạo bảng có dòng, cột; bỏ chọn đường viền khung bảng – Lỗi thường gặp không tạo bảng dẫn đến đặt vị trí thể thức không quy định (b) Vị trí trình bày: Ô bên trái ghi tên quan, tổ chức ban hành văn Lỗi thường gặp ghi không tên tổ chức ban hành văn văn tổ chức tư vấn, ban đạo, hội đồng Giám đốc Sở định thành lập; ghi số, ký hiệu văn Ô bên phải ghi Quốc hiệu, địa danh, ngày tháng năm ban hành văn Tất dòng ô canh – Lỗi thường gặp không canh Giữa dòng phải trình bày cách theo dòng đơn (Single) – Lỗi thường gặp không sử dụng dòng đơn (c) Cỡ chữ: 12 – 13 Riêng dòng Độc lập – Tự – Hạnh phúc dòng địa danh, ngày tháng năm văn cỡ chữ 13 – 14 (lớn dòng Quốc hiệu cỡ) – Lỗi thường gặp cỡ chữ với dòng Quốc hiệu Số, ký hiệu ấn định cỡ chữ 13 (d) Kiểu chữ: Quốc hiệu, tên quan, tổ chức ban hành văn kiểu chữ in hoa, đậm, đứng; tên quan chủ quản trực tiếp kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm – Lỗi thường gặp kiểu chữ in hoa, đậm; dòng Độc lập – Tự – Hạnh phúc kiểu chữ in thường, đứng, đậm – Lỗi thường gặp dùng kiểu chữ in thường, không đậm; Số, ký hiệu kiểu chữ in thường, đứng, không đậm, liền sát sau chữ “Số” dấu (:), trước chữ viết tắt ký hiệu văn dấu (/) liền sát sau ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn bản, chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm (giữa chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn bản, chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn chữ viết tắt tên phòng, ban soạn thảo văn dấu (-) liền sát trước sau) – Lỗi thường gặp dấu (:), dấu (/) không liền sát; dòng địa danh, ngày tháng năm ban hành văn kiểu chữ in thường, nghiêng, không đậm – Lỗi thường gặp dùng kiểu chữ in đứng Dưới cách trình bày tên tổ chức ban hành văn bản, số, ký hiệu văn văn tổ chức tư vấn, ban đạo, hội đồng Giám đốc Sở định thành lập: SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI BAN CHỈ ĐẠO HỘI THAO GIÁO DỤC QUỐC PHÒNG – AN NINH –––––––––––––––– Số: /KH-BCĐ SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI BAN TỔ CHỨC HỘI THI GIÁO VIÊN DẠY GIỎI –––––––––– Số: /QĐ-BCĐ Quy định chữ viết tắt ký tên quan Sở, tên phòng, ban Sở trình bày phần Phụ lục (2) Lỗi thường gặp trình bày đường kẻ bên dòng Số, ký hiệu; bên dòng “Độc lập – Tự – Hạnh phúc” bên dòng trích yếu nội dung văn (a) Cách khắc phục Cách 1: Dùng công cụ vẽ đường kẻ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline); Cách 2: Dùng tổ hợp phím Ctrl+dấu (-) phần số bàn phím (b) Yêu cầu Phải đường kẻ nét liền phía dười dòng Độc lập – Tự – Hạnh phúc với độ dài dòng – Lỗi thường gặp ngắn dài hơn; đường kẻ nét liền 1/3 1/2 độ dài dòng tên quan, tổ chức ban hành văn dòng trích yếu nội dung văn văn có tên loại – Lỗi thường gặp đường kẻ có độ dài lớn ngắn so với dòng trích yêu nội dung văn Đường kẻ phải cách dòng liền dòng đơn – Lỗi thường gặp dùng lệnh Underline để gạch chân cách dòng rộng hẹp (3) Lỗi thường gặp trình bày tên loại trích yếu nội dung văn (a) Về tên loại văn Phải xác định rõ nội dung, hình thức văn để xác định tên loại văn sau: Văn có nội dung đạo triển khai nhiệm vụ quan, ngành, triển khai văn quan cấp trên, quan có liên quan có kèm theo văn này; trả lời, phúc đáp; đôn đốc, nhắc nhỡ; triệu tập hội nghị đại biểu ngành, quan phải thức kỹ thuật trình bày dạng văn tên loại, thường gọi Công văn Văn có nội dung báo cáo kết thực phải trình bày dạng văn Báo cáo; văn có nội dung triển khai nhiệm vụ cách cụ thể nhiệm vụ, giải pháp, tổ chức thực phải trình bày dạng Kế hoạch; văn có tính chất điều động công tác, thành lập đoàn công tác, ban tổ chức, khen thưởng phải trình bày dạng Quyết định; văn mời họp trình bày dạng Giấy mời; văn đề nghị phê duyệt phải trình bày dạng Tờ Trình,… Các văn gọi chung văn có tên loại - Lỗi thường gặp văn có nội dung báo cáo trình bày dạng Công văn; văn đề nghị phê duyệt không trình bày dạng Tờ Trình,… Vị trí trình bày: Tên loại văn báo cáo, định, tờ trình, kế hoạch, giấy mời,… phải đặt canh trang văn Cỡ chữ: 14 Kiểu chữ: In hoa, đứng, đậm – Lỗi thường gặp in thường, in hoa không đậm (b) Về trích yếu nội dung văn Vị trí trình bày: Nếu công văn, trích yếu nội dung văn đặt dòng Số, ký hiệu văn ô bên trái canh giữa, đầu nội dung trích yếu chữ “V/v” – Lỗi thường gặp không đặt canh ô Nếu trích yếu nội dung văn có tên loại, dòng trích yếu nội dung văn đặt phía dòng tên loại văn đặt canh tên loại văn Cỡ chữ: Nếu công văn, trích yếu nội dung văn có cỡ chữ 12 – 13 cách dòng 6pt với dòng số ký hiệu văn – Lỗi thường gặp cách dòng với dòng số ký hiệu văn dòng đơn Nếu trích yếu nội dung văn có tên loại có cữ chữ 14, cách dòng tên loại văn dòng nội dung trích yếu văn dòng đơn – Lỗi thường gặp dòng nội dung trích yếu nội dung văn dòng đơn Kiểu chữ: Nếu công văn, trích yếu nội dung văn có kiểu chữ in thường, đứng, không đậm, không nghiêng – Lỗi thường gặp kiểu chữ in nghiêng Nếu trích yếu nội dung văn có tên loại có kiểu chữ in thường, đứng, đậm, không nghiêng – Lỗi thường gặp kiểu chữ không đậm, kiểu chữ in hoa (4) Lỗi thường gặp trình bày nội dung văn (a) Về thể thức Lỗi thường gặp chữ viết tắt không viết đầy đủ lần đầu viết sau chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; viện dẫn lần đầu văn có liên quan, không ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản; bố cục văn loại công văn thường đủ phần: mở đầu, nội dung, kết thúc văn lời kết thúc văn không rõ nghĩa diễn đạt “Trân trọng./.” Nội dung phần văn loại công văn trình bày sau: Phần mở đầu văn bản: Nêu có liên quan để ban hành văn Phần nội dung: Đề cập vấn đề có liên quan đến trích yếu nội dung văn Phần kết thúc văn bản: Là lời thông báo, đề nghị, yêu cầu (b) Về kỹ thuật trình bày Lỗi thường gặp phần nội dung văn (ngoài tiêu đề) không thống dùng kiểu chữ in thường mà dùng nhiều kiểu chữ khác (in nghiêng, in đậm, in hoa tùy tiện); chữ đầu dòng lùi vào nhỏ lớn q uy định (quy định từ 1cm đến 1,27cm - default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) không đặt tối thiểu 6pt Các lỗi khác: Tiêu đề phần A, B, C,… mục I, II, III,… không dùng kiểu chữ in hoa, đứng, đậm theo quy định mà dùng kiểu chữ in thường chữ in hoa, không đậm Tiêu đề khoản 1, 2, 3,… không dùng kiểu chữ in thường, đứng, đậm theo quy định mà dùng kiểu chữ in thường, không đậm in nghiêng Tiêu đề điểm a, b, c,… không dùng kiểu chữ in thường, đứng theo quy định mà dùng kiểu chữ in nghiêng, in đậm Số thứ tự phần, mục, khoản, điểm không ghi theo quy định như: A I hoặc a) theo quy định mà ghi A- A/ I- I/ 1- 1/ a- a/ Số thứ tự phần, mục, khoản, điểm có mang nội dung tiêu đề không lùi vào cách lề trái default tab theo quy định mà đặt sát lề trái canh cách lề trái nhỏ lớn default tab Nội dung văn đoạn từ dòng thứ hai trở xuống không canh thẳng dòng lề trái lề phải theo quy định mà canh thẳng dòng lề trái, không canh thẳng dòng lề phải Các dòng từ dòng thứ hai đoạn không canh sát lề trái theo quy định mà canh thẳng với đầu dòng thứ đoạn Dưới cách trình bày tiêu đề nội dung văn bản: Phần I MỞ ĐẦU I CÁC CĂN CỨ ĐỂ TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2014 – 2015 II TÌNH HÌNH VÀ BỐI CẢNH TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2014 – 2015 Thuận lợi Khó khăn Phần II KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2014 – 2015 I VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ GIÁO DỤC II VỀ TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC Thực nhiệm vụ chung cấp học Thực nhiệm vụ cụ thể cấp học a) Giáo dục mầm non b) Giáo dục phổ thông c) Giáo dục thường xuyên d) Giáo dục chuyên nghiệp Về phát triển đội ngũ nhà giáo cán quản lý giáo dục Phần III PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM HỌC 2015 – 2016 (5) Lỗi thường gặp trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên người có thẩm quyền; trình bày nơi nhận (a) Cách khắc phục lỗi: Sử dụng công cụ soạn thảo tạo bảng (Menu Table), tạo bảng có dòng, cột; bỏ chọn đường viền khung bảng – Lỗi thường gặp không tạo bảng dẫn đến đặt vị trí thể thức không quy định (b) Vị trí trình bày: Ô bên phải ghi chức vụ, họ tên người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đặt canh ô – Lỗi thường gặp ghi không thẩm quyền người ký văn văn tổ chức tư vấn, ban đạo, hội đồng Giám đốc Sở định thành lập; chữ “KT.” phải cách phía trước từ chức vụ 01 ký tự trắng – Lỗi thường gặp không cách 01 ký tự trắng; dòng KT người đứng đầu dòng chức vụ người ký văn dòng đơn – Lỗi thường gặp lớn dòng đơn Ô bên trái ghi nơi nhận tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, đặt canh sát lề trái ô, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân nhận văn ghi theo dòng riêng theo cấp quản lý từ cao đến thấp, ghi quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, đầu dòng có dấu (-), cách ký tự trắng ghi tên tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, cuối dòng dòng có dấu (;), cuối dòng cuối (dòng Lưu) dấu (.) – Lỗi thường gặp ghi nơi nhận “Các phòng, ban” nội dung văn gửi cho vài phòng, ban có liên quan; thiếu dấu (;) dấu (.) Dòng cuối nơi nhận ghi “Lưu: VT, (chữ viết tắt phòng, ban, tổ chức soạn thảo văn bản)”– Lỗi thường gặp ghi không chữ viết tắt tên phòng, ban theo quy định trước chữ viết tắt ghi thêm từ “phòng”, dấu (:) sau từ “Lưu”, từ “VT,” chữ viết tắt phòng, ban soạn thảo văn không cách ký tự trắng, dấu (.) sau chữ viết tắt phòng, ban soạn thảo văn Khoảng cách dòng “Nơi nhận”, dòng tên quan, đơn vị, cá nhân nhận văn dòng đơn – Lỗi thường gặp lớn dòng đơn Đối với công văn Giấy mời, dòng Nơi nhận ghi “Như trên” – Lỗi thường gặp ghi “Như kính gửi” Đối với văn công văn, phần Nơi nhận cuối văn có phần Nơi nhận cụ thể đầu văn Cách trình bày sau: Sử dụng công cụ soạn thảo tạo bảng (Menu Table), tạo bảng có dòng, cột; bỏ chọn đường viền khung bảng – Lỗi thường gặp không tạo bảng dẫn đến đặt vị trí thể thức không quy định Ô bên trái ghi từ “Kính gửi” sau chữ “gửi” có dấu (:) liền sát đặt canh phải ô Ô bên phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân nhận văn đặt canh sát lề trái ô; có nơi nhận, ghi dòng với dòng chữ “Kính gửi”, cuối dòng có dấu (.), dấu (-) đầu dòng, có từ nơi nhận trở lên phải xuống dòng so với dòng “Kính gửi”, quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân nhận văn ghi dòng, dòng có dấu (-) đầu dòng cách phía sau ký tự trắng, cuối dòng có dấu (;), cuối dòng cuối dấu (.) Các cụm từ “Kính gửi” dòng tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn phải đặt lệch phía bên phải văn – Lỗi thường gặp đặt canh văn (c) Cỡ chữ: 13 – 14 chức vụ, họ tên người có thẩm quyền ký văn bản; từ “Nơi nhận” có cỡ chữ 12, tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn có cỡ chữ 11 – Lỗi thường gặp cỡ chữ lớn quy định; đầu văn công văn từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn có cỡ chữ 13 – 14 (d) Kiểu chữ: Chức vụ người ký văn có kiểu chữ in hoa, đứng, đậm – Lỗi thường gặp kiểu chữ không in đậm; họ tên người ký văn có kiểu chữ in thường, đứng, đậm – Lỗi thường gặp dùng kiểu chữ in hoa Từ “Nơi nhận” kiểu chữ in thường, nghiêng, đậm – Lỗi thường gặp dùng kiểu chữ in đứng, gạch chân; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân nhận văn nhận có kiểu chữ in thường, đứng – Lỗi thường gặp dùng kiểu chữ in nghiêng; đầu văn công văn từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn có kiểu chữ in thường, đứng – Lỗi thường gặp dùng kiểu chữ in nghiêng, đậm 10 Dưới cách trình bày chức vụ văn tổ chức tư vấn, ban đạo, hội đồng Giám đốc Sở định thành lập: TRƯỞNG BAN GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Huỳnh Lệ Giang KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN PHÓ GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Võ Ngọc Thạch Dưới cách trình bày nơi nhận văn công văn: UBND TỈNH ĐỒNG NAI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO –––––––––––– Số: /SGDĐT-VP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––––– Đồng Nai, ngày tháng năm 2015 V/v hướng dẫn báo cáo tổng kết năm học 2014 - 2015 Kính gửi: - Các Phòng Giáo dục Đào tạo; Các trường trung học phổ thông; Các trung tâm giáo dục thường xuyên; Các đơn vị trực thuộc Sở; Các phòng, ban Sở Thực … , Sở Giáo dục Đào tạo (GD&ĐT), đề nghị đơn vị báo cáo tổng kết năm học 2014 – 2015, phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm học 2015 – 2016 sau: Nội dung báo cáo ……………………………………………………………………………… Thời gian báo cáo ……………………………………………………………………………… Sở GD&ĐT đề nghị thủ trưởng đơn vị kịp thời báo cáo đầy đủ nội dung nêu trên./ Nơi nhận: - Như trên; - Ban Giám đốc Sở GD&ĐT; - Lưu: VT, VP KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Đào Đức Trình 11 (6) Lỗi thường gặp trình bày số trang văn văn có từ trang trở lên (a) Vị trí trình bày: Số trang văn đặt cuối trang văn (phần footer), đặt canh bên phải trang; trang 1, số trang cho ẩn – Lỗi thường gặp không đánh số trang, không ẩn số trang 1, số trang đặt canh giữa, số trang có thêm từ “Trang” phía trước số trang, có dấu (-) hai bên số trang Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục – Lỗi thường gặp Phụ lục số trang riêng soạn thảo chung tập tin với nội dung văn (b) Cỡ chữ: 13-14 (c) Kiểu chữ: Bằng chữ số Ả-rập, kiểu chữ đứng (7) Lỗi thường gặp phụ lục văn Tên phụ lục không dùng kiểu chữ in hoa, đứng, đậm theo quy định Không ghi nội dung “Kèm theo văn số …./…., ngày …/ /… ………” chữ in nghiêng, đặt dấu ( ), đặt canh phía dòng tiêu đề phụ lục Phụ lục không đánh số trang có từ trang trở lên phụ lục, số trang riêng cho phụ lục phụ lục soạn thảo chung tập tin văn mà không soạn thành tập tin riêng cho phụ lục Dưới cách trình bày phụ lục: Phụ lục I THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG TRƯỜNG, LỚP, HỌC SINH NĂM HỌC 2014 - 2015 (Kèm theo Báo cáo số /BC-SGDĐT ngày tháng năm 2015 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai) Phụ lục II THỐNG KÊ ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, GIÁO VIÊN, NHÂN VIÊN NĂM HỌC 2014 - 2015 (Kèm theo Báo cáo số /BC-SGDĐT ngày tháng năm 2015 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai) Trên lỗi thường gặp cách khắc phục soạn thảo, ban hành văn hành quan Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Mục tiêu giải pháp đảm bảo giám sát, kiểm tra để có biện pháp khắc phục cụ thể, chi tiết, kịp thời, đầy đủ Giải pháp đề xuất văn hành soạn thảo phải thực theo quy định cá nhân soạn thảo tự kiểm tra phải có phận kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn trước trình lãnh đạo quan phê duyệt, ký tên ban hành; quy định, nhiên việc thực chừng mực hạn chế, chưa thực triệt để, cần phải 12 trọng nhiều Với giải pháp phải kèm với giải pháp hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành cho cán bộ, công chức quan Giải pháp hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nhằm tạo điều kiện để cán bộ, công chức quan tiếp cận, nắm bắt, thực quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, thực giải pháp sau: a) Gửi tài liệu cho cán bộ, công chức quan văn điện tử qua hệ thống Email phòng, ban Sở để chuyển đến cán bộ, công chức: Quy chế, Quy định quan Sở công tác văn thư, công tác phối hợp xử lý văn đến, ban hành văn đi; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính,… b) Tham mưu lãnh đạo Sở phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức tập huấn thể thức kỹ thuật trình bay văn theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức trình bày kỹ thuật văn c) Kiểm tra việc thực hiện, rút kinh nghiệm: Trên Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc quan, tải xuống kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn đi; số hợp quan, dành thời gian để rút kinh nghiệm việc thực thể thức, kỹ thuật trình bày văn (có trình chiếu minh họa số văn có lỗi để lỗi thường gặp hướng dẫn sửa lỗi cho quy định); trao đổi trực tiếp với cán bộ, công chức soạn thảo văn kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn trước trình lãnh đạo Sở ký ban hành văn để điều chỉnh, bổ sung cho quy định văn chưa quy định Giải pháp nhằm đảm bảo cho cán bộ, công chức nắm bắt kịp thời, đầy đủ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành chính; thực thành thạo soạn thảo văn phần mềm Microsoft Word; thiết kế tập tin mẫu để không lặp lại lỗi thường gặp Với giải pháp phải kèm với giải pháp xây dựng Quy chế công tác văn thư để có sở pháp lý văn quy định quan cán bộ, công chức Giải pháp xây dựng Quy chế công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định chi tiết thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành áp dụng chung cho quan nhà nước Bên cạnh đó, cần phải có quy định chi tiết áp dụng cho quan, nhằm đảm bảo cán bộ, công chức thực quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; đồng thời Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, xây dựng dự thảo điều chỉnh, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, xin ý kiến phòng, ban Sở trình lãnh đạo Sở ký ban hành Theo đó, Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014 Sở Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Sở Giáo dục Đào tạo quy định tại: 13 - Điều Thể thức văn Trong đó, quy định văn hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành hướng dẫn quan Sở - Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Trong đó, quy định: Việc kiểm tra văn trước ký ban hành thực văn giấy đồng thời với việc kiểm tra Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc quan Sở Trưởng Phó Trưởng phòng, ban Sở chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo quan Sở ký ban hành (đối với văn quan trọng phải ký tắt xác nhận kiểm tra cuối trang); đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định; xác định văn gửi hình thức văn điện tử hay văn giấy Chánh Văn phòng người giao phụ trách công tác hành giúp Giám đốc quan Sở kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan Sở phải ký nháy/tắt vào vị trí sau dấu (.) dòng cuối “Nơi nhận” Việc kiểm tra, ký nháy/tắt thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn phải thực trước phòng, ban, cá nhân trình lãnh đạo Sở ký ban hành Với quy định việc kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan Sở phải ký tên xác nhận kiểm tra giải pháp có tác động tích cực để đảm bảo văn hành quan thể thức, kỹ thuật trình bày văn người phụ trách kiểm tra nắm quy định, kiểm tra chặt chẽ, kiên yêu cầu sửa lỗi; qua kiểm tra trực tiếp, sau lần phát có lỗi thể thức, kỹ thuật trình bày văn lần cán bộ, công chức có thêm kinh nghiệm để khắc phục Với giải pháp phải kèm với giải pháp Quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn hành trước trình ký ban hành để có sở pháp lý văn quan, quy định rõ trách nhiệm cán bộ, công chức bước, khâu công việc Giải pháp Quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn hành trước trình ký ban hành Dưới trích phần Quy trình phối hợp quản lý văn đến, soạn thảo, ban hành văn áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quan Sở thân tham mưu xin ý kiến phòng, ban trình lãnh đạo Sở ký ban hành để thực 14 a) Lưu đồ Các bước Trách nhiệm Bước CBCC giao xử lý Bước Lãnh đạo phòng, ban chủ trì; CBCC giao xử lý Bước CBCC Văn phòng phụ trách kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn Bước Lãnh đạo Sở Trình tự công việc Xử lý nội dung văn đến; ý kiến đạo; soạn thảo văn Xem xét Kiểm tra Phê duyệt Mô tả tài liệu liên quan - Phiếu giải văn đến - Văn đến/ Ý kiến đạo lãnh đạo Sở - Hệ thống QLVB&HSCV - Dự thảo văn - Phiếu giải văn đến - Văn đến/ Ý kiến đạo lãnh đạo Sở - Hệ thống QLVB&HSCV - Dự thảo văn - Phiếu giải văn đến - Văn đến/ Ý kiến đạo lãnh đạo Sở - Hệ thống QLVB&HSCV - Dự thảo văn - Phiếu giải văn đến - Văn đến/ Ý kiến đạo lãnh đạo Sở - Hệ thống QLVB&HSCV - Văn b) Diễn giải lưu đồ (a) Bước 1: Xử lý nội dung văn đến (ý kiến đạo lãnh đạo quan cấp trên); soạn thảo văn - CBCC giao xử lý nghiên cứu nội dung văn đến, thực ý kiến lãnh đạo phòng, ban ghi Phiếu giải văn đến để dự thảo văn theo yêu cầu nội dung văn đến Khi soạn thảo văn cần lưu ý: + Trường hợp cần thiết tham mưu lãnh đạo phòng, ban trình lãnh đạo Sở ban hành Quyết định thành lập Ban Biên soạn dự thảo văn văn đề nghị phòng, ban Sở có liên quan phối hợp Đối với dự thảo văn cho Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh cần thiết phải có văn đề nghị quan, đơn vị, địa phương góp ý dự thảo văn Đối với dự thảo văn quy phạm pháp luật cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh phải thực theo quy trình quy định + Dự thảo văn phải tổng hợp đầy đủ nội dung CBCC giao phối hợp (nếu có yêu cầu phối hợp) + Dự thảo văn phải gửi lấy ý kiến lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng, ban có liên quan (nếu có yêu cầu phối hợp) 15 + CBCC giao xử lý có quyền trách nhiệm đôn đốc CBCC, phòng, ban giao phối hợp, báo cáo với lãnh đạo phòng, ban chậm trễ, thiếu sót việc phối hợp để xin ý kiến đạo, xử lý lãnh đạo Sở + Văn phải soạn thảo theo quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành thẩm quyền ký ban hành; đảm bảo đầy đủ, xác nội dung theo yêu cầu văn đến + Trước trình lãnh đạo Sở xem xét, ký ban hành văn đi, CBCC giao xử lý phải trình lãnh đạo phòng, ban xem xét, kiểm tra nội dung - CBCC giao phối hợp, lãnh đạo phòng, ban giao phối hợp có trách nhiệm cung cấp thông tin, số liệu góp ý dự thảo văn kịp thời, đầy đủ, xác - Trong trình xử lý văn đến, CBCC giao xử lý ghi ý kiến đề xuất vào Phiếu giải văn đến; kể trường hợp CBCC, phòng, ban phối hợp chậm trễ, thiếu sót - Thời hạn dự thảo văn đi: CBCC giao xử lý chính, cán giao phối hợp thực theo yêu cầu văn đến (nếu có) theo yêu cầu lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng, ban (b) Bước 2: Lãnh đạo phòng, ban chủ trì xử lý xem xét dự thảo văn Lãnh đạo phòng, ban giao chủ trì xử lý có trách nhiệm kiểm tra nội dung dự thảo văn đảm bảo đầy đủ yêu cầu, xác ký tắt xác nhận kiểm tra theo quy định chuyển lại cho CBCC giao xử lý Thời hạn xem xét: Trong ngày làm việc nhận dự thảo văn Trường hợp văn KHẨN văn đến hạn xử lý phải xử lý sau nhận văn dự thảo (c) Bước 3: Kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn CBCC Văn phòng Sở phân công tiến hành kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn ký tắt xác nhận kiểm tra theo quy định Trường hợp dự thảo văn chưa quy định thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành, CBCC có quyền yêu cầu CBCC giao xử lý điều chỉnh, bổ sung theo quy định Trước ký tắt xác nhận phải yêu cầu văn lãnh đạo phòng, ban ký tên xác nhận kiểm tra nội dung theo quy định Thời hạn kiểm tra: Ngay sau nhận văn dự thảo CBCC xử lý chuyển đến làm việc (d) Bước 4: Phê duyệt văn Lãnh đạo Sở phụ trách, cán có thẩm quyền ký Thừa lệnh Giám đốc, ký Thừa ủy quyền Giám đốc chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung, ký ban hành văn CBCC giao xử lý phòng, ban phụ trách Trường hợp lãnh đạo Sở phụ trách công tác, CBCC giao xử lý 16 trình lãnh đạo Sở khác kiểm tra nội dung, ký ban hành văn Trước ký tên ban hành văn phải yêu cầu văn lãnh đạo phòng, ban phụ trách ký tắt xác nhận kiểm tra nội dung, CBCC Văn phòng phụ trách kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn ký tắt xác nhận theo quy định Thời hạn phê duyệt văn đi: Trong ngày làm việc nhận dự thảo văn hoàn chỉnh Trường hợp văn KHẨN văn đến hạn xử lý phải kiểm tra, phê duyệt sau nhận văn dự thảo hoàn chỉnh Soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành theo quy trình giải pháp nhằm quy định chặt chẽ trách nhiệm cán bộ, công chức Nếu tuân thủ quy định, lỗi thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành kiểm soát nhiều khâu, nhiều người để hạn chế lỗi thường gặp IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Kết rà soát khắc phục lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành quan a) Kết rà soát ban đầu: Tỷ lệ văn có lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn hành trước có quy định giao trách nhiệm cho phận kiểm tra trước trình lãnh đạo Sở ký ban hành 30% Với nhiệm vụ quản lý công tác hành Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai, ngày 04/8/2014, sau xin ý kiến phòng, ban Sở tham mưu lãnh đạo Sở ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Sở theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT Quy chế thay cho Quy chế ban hành theo Quyết định số 482/QĐ-SGDĐT ngày 11/7/2011 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Trong đó, bổ sung quy định trách nhiệm việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành quan trước trình lãnh đạo Sở ký ban hành Bên cạnh đó, ngày 16/01/2015, sau xin ý kiến phòng, ban Sở, tham mưu lãnh đạo Sở ban hành Quy trình phối hợp xử lý văn đến, soạn thảo, ban hành văn Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Trong đó, quy định rõ bước thực việc soạn thảo, sơ duyệt, kiểm tra, phê duyệt văn nhằm đảm bảo tất văn phải rà soát, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành b) Kết rà soát nay, sau có quy định giao trách nhiệm cho phận kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính: Tỷ lệ văn có lỗi thể thức kỹ thuật trình 5% Các lỗi thường gặp chủ yếu vị trí trình bày thể thức, kỹ thuật trình bày cỡ chữ, kiểu chữ công chức vừa tiếp cận ban đầu việc soạn thảo văn hành không thường xuyên với việc soạn thảo văn hành 17 Một số hiệu đạt công tác quản lý, điều hành quan thông qua việc thực rà soát, khắc phục lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành a) Có tác động nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức để củng cố, tăng cường nề nếp, kỷ cương hành Nâng cao ý thức trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị, cán bộ, công chức việc thực thi trách nhiệm giao theo quy định pháp luật; bước nắm quy định quan có thẩm quyền, phát hiện, khắc phục lỗi thường gặp trình soạn thảo, ban hành văn hành quan; xây dựng nề nếp, kỷ cương, ý thức tự giác, tích cực chấp hành quy định pháp luật cán bộ, công chức quan b) Có tác động nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý hành quan Đảm bảo đồng bộ, thống tuân thủ quy định pháp luật cán bộ, công chức quan, đồng thời đảm bảo đạo quan, đơn vị cấp chấp hành quy định pháp luật việc tuân thủ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Đề tài thân nghiên cứu, thực Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai, góp phần tích cực để cán bộ, công chức quan tuân thủ quy định thể thức kỹ thuật trình văn hành theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định riêng quan; vấn đề đề cập đề tài áp dụng quan nhà nước, sở giáo dục đào tạo Trên sở đó, có đề xuất, khuyến nghị sau: Đối với cán bộ, công chức giao soạn thảo văn hành Để khắc phục tất lỗi nguyên nhân dẫn đến lỗi nêu trên, soạn thảo văn hành máy vi tính phần mềm Microsoft Word, cán bộ, công chức phải: Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, xác quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV; sử dụng thành tạo công cụ chức phần mềm Microsoft Word; sử dụng tập tin quan, đơn vị khác gửi đến để chép thông tin cần thiết, phải chỉnh sửa cho thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định; mẫu đề cương văn quan, đơn vị khác gửi đến yêu cầu thực theo mẫu cần phải xem xét để điều chỉnh cho với quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành chính; sử dụng lại tập tin cũ phải rà soát, kiểm tra chặt chẽ thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ý thực theo số quy định riêng quan chữ viết tắt ký hiệu tên quan ban hành văn bản, tên phận, phòng, ban soạn thảo văn bản; với loại văn cần hoàn chỉnh tập tin để làm mẫu cho việc soạn thảo lần sau; không bỏ qua bước tự kiểm tra lại sau hoàn chỉnh việc soạn thảo trước in, trình duyệt; không bỏ qua bước chuyển văn đến phận kiểm tra thể thức trình bày văn trước trình lãnh đạo quan phê duyệt, ký ban hành Đối với lãnh đạo phụ trách phận, phòng, ban quan, đơn vị 18 Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, xác quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định riêng quan, đơn vị; quán triệt cán bộ, công chức giao quản lý để tuân thủ quy định soạn thảo văn hành chính; cần thiết phải chấn chỉnh tinh thần, thái độ làm việc cán bộ, công chức thường xuyên mắc lỗi thể thức kỹ thuật trình bày soạn thảo văn hành Đối với cán bộ, công chức giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, xác quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định riêng quan, đơn vị; thực nhiệm vụ kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chặt chẽ; kiên từ chối ký tên xác nhận kiểm tra văn cán bộ, công chức soạn thảo mắc lỗi thường xuyên chưa điều chỉnh, bổ sung văn cho quy định Đối với lãnh đạo quan, đơn vị Quan tâm thường xuyên, kịp thời kiên việc đạo triển khai thực quy định pháp luật, việc thực cải cách hành chính, có việc tuân thủ quy định soạn thảo, ban hành văn hành Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, xác quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định riêng quan, đơn vị; thân phải tuân thủ quy định, quy trình kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành trước ký tên, phê duyệt văn Phải giao trách nhiệm văn cụ thể cho cán bộ, công chức khâu, bước soạn thảo, kiểm tra, ban hành văn hành quan, đơn vị Trong trình lãnh đạo, đạo phải yêu cầu việc rà soát thường xuyên để điều chỉnh, bổ sung quy định, quy trình xử lý công việc cho phù hợp với thực tế, quy định pháp luật VI DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Sở Giáo dục Đào tạo Quy trình số QT-VP.02 ngày 16/01/2015 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai việc phối hợp xử lý văn đến soạn thảo, ban hành văn VII PHỤ LỤC Phụ lục QUY ĐỊNH CHỮ VIẾT TẮT TÊN PHÒNG, BAN TRONG KÝ HIỆU VĂN BẢN STT Tên đơn vị Văn phòng Ký hiệu VP 19 STT 10 11 12 13 Tên đơn vị Phòng Tổ chức cán Thanh tra Phòng Kế hoạch - Tài Phòng Pháp chế Ban Quản lý dự án Phòng Giáo dục mầm non Phòng Giáo dục tiểu học Phòng Giáo dục trung học Phòng Giáo dục thường xuyên Phòng Giáo dục chuyên nghiệp Phòng Khảo thí KĐCLGD Phòng Công tác Học sinh - Sinh viên Ký hiệu TCCB TTR KHTC PC QLDA GDMN GDTH GDTrH GDTX GDCN KTKĐCLGD CTHSSV Chữ viết tắt phòng, ban Sở sử dụng để ghi ký hiệu loại văn công văn ghi dòng Lưu phần Nơi nhận (không sử dụng ghi ký hiệu văn có tên loại Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Quyết định, ) Ví dụ: Số: 21/SGDĐT-GDTX; Số: 22/SGDĐT-GDTrH; Số: 23/SGDĐT-QLDA; Số: 24/SGDĐT-TCCB; 25/SGDĐT-GDMN; 26/SGDĐT-GDTH; 27/SGDĐT-TTR; 28/SGDĐT-GDCN; Số: 29/SGDĐT-KTKĐCLGD, * Quy định chữ viết tắt tên Sở Giáo dục Đào tạo: SGDĐT NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên ghi rõ họ tên) 20 BM04-NXĐGSKKN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI VĂN PHÒNG –––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Đồng Nai, ngày 22 tháng năm 2015 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2014 - 2015 –––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: Giải pháp khắc phục lỗi thường gặp việc soạn thảo, ban hành văn hành Họ tên tác giả: NGUYỄN BỬU TÙNG Chức vụ: Phó Chánh Văn phòng Đơn vị: Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác:  Sáng kiến kinh nghiệm triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành  Tính (Đánh dấu X vào ô đây) - Đề giải pháp thay hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Đề giải pháp thay phần giải pháp có, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực toàn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực toàn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực đơn vị có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực đơn vị có hiệu  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào ô dòng đây) - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá  Đạt  Không xếp loại  Cá nhân viết sáng kiến kinh nghiệm cam kết chịu trách nhiệm không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ Tổ trưởng Thủ trưởng đơn vị xác nhận kiểm tra ghi nhận sáng kiến kinh nghiệm tổ chức thực đơn vị, Hội đồng chuyên môn trường xem xét, đánh giá; tác giả không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ tác giả Phiếu đánh dấu X đầy đủ ô tương ứng, có ký tên xác nhận tác giả người có thẩm quyền, đóng dấu đơn vị đóng kèm vào cuối sáng kiến kinh nghiệm NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN XÁC NHẬN CỦA TỔ THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ 21 (Ký tên ghi rõ họ tên) CHUYÊN MÔN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên, ghi rõ họ tên đóng dấu) 22

Ngày đăng: 13/08/2016, 18:32

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan