Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM 3 I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM 3 1. Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 277 Hà Nam. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay 5 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 6 II. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 6 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ. 6 1.2 Cơ cấu tổ chức 7 2. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp 8 III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM. 14 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. 14 1.1 Đối với công việc Tiếp khách. 14 1.2 Đối với hoạt động đãi khách 15 1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 15 1.4 Tổ chức hội họp 15 1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 16 2. Khảo sát về công tác văn thư. 16 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM 18 CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN 18 I. HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH 18 II. HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH 20 CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 22 I. VAI TRÒ 22 1. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 22 1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ một số yêu cầu: 22 1.2 Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần: 23 1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần 23 II. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ 23 CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN 25 I. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 25 1. Lập kế hoạch Hội nghị 25 2. Chuẩn bị hội nghị 26 3. Chuẩn bị địa điểm của hội nghị 28 4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 28 5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 28 II. TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 29 1. Đón đại biểu 29 2. Điểm danh đại biểu 29 3. Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 29 4. Ghi biên bản hội nghị 29 III. NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ 30 1. Các công việc phải làm sau khi hội nghị kết thúc 30 2. Ưu điểm, nhược điểm khi tổ chức hội nghị 30 CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 32 I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 32 II. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI) 32 CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 36 I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 36 II. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC 37 CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN 39 I. KỸ NĂNG LẮNG NGHE 39 1. Đối với cấp trên 39 2. Đối với công việc. 40 3. Đối với khách đến công ty 40 II. KỸ NĂNG NÓI 40 III. KỸ NĂNG ĐỌC 41 IV. KỸ NĂNG VIẾT 41 V. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 42 VI. NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ 43 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. ĐÁNH GIÁ CHUNG 44 1. Ưu điểm: 44 2. Hạn chế: 45 II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 46 III. KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM 1.Qúa trình hình thành phát triền Công ty cổ phần xuất nhập 277 Hà Nam 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 2.1 Chức năng, nhiệm vụ công ty 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức II GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP .6 1.Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng hành tổng hợp .6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.2 Cơ cấu tổ chức .7 2.Bản mô tả công việc Trưởng phòng hành tổng hợp III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM 14 1.Khảo sát chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng .14 1.1 Đối với công việc Tiếp khách 14 1.2 Đối với hoạt động đãi khách .15 1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 15 1.4 Tổ chức hội họp 15 1.5 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 16 Khảo sát công tác văn thư 16 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM 18 CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN .18 I HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH .18 II HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH .20 CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 22 I VAI TRÒ .22 1.Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan .22 1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ số yêu cầu: .22 1.2 Đối với chương trình công tác tháng Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần: 23 1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần 23 II ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ .23 CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN 25 I NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ .25 Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Lập kế hoạch Hội nghị 25 2.Chuẩn bị hội nghị 26 3.Chuẩn bị địa điểm hội nghị 28 4.Chuẩn bị thời gian hội nghị 28 5.Chuẩn bị ghi biên hội nghị 28 II TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 29 1.Đón đại biểu 29 2.Điểm danh đại biểu 29 3.Giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận .29 Ghi biên hội nghị 29 III NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ .29 1.Các công việc phải làm sau hội nghị kết thúc 29 2.Ưu điểm, nhược điểm tổ chức hội nghị 30 CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 32 I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA .32 II THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI) 32 CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 36 I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA .36 II TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC 37 CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN 39 I KỸ NĂNG LẮNG NGHE 39 Đối với cấp 39 Đối với công việc .40 Đối với khách đến công ty 40 II KỸ NĂNG NÓI 40 III KỸ NĂNG ĐỌC 41 IV KỸ NĂNG VIẾT .41 V KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 42 VI NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ .43 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I ĐÁNH GIÁ CHUNG 44 Ưu điểm: 44 Hạn chế: .45 II ĐỀ XUẤT - GIẢI PHÁP 46 III KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững ngày khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Hòa nhịp với phát triển kinh tế giới, Việt Nam tạo bước tiến vượt bậc để đưa kinh tế sâu vào quỹ đạo phát triển Thời đại Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc người ngày phong phú, nhiều ngành nghề đời Để thực tế hóa điều này, trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở rộng đào tạo số nghề có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng, có nghề Thư ký văn phòng Với vai trò tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng quan việc đổi nâng cao chất lượng thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu suất lao động Để làm điều việc hoàn thiện kỹ cho người Thư ký quan trọng Theo người Thư ký có hội khẳng định công việc Thực tế công việc cho thấy quan hay doanh nghiệp Nhà nước thư ký đóng vị trí, vai trò quan trọng việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo Để lý thuyết không xa rời với thực tiễn nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan hành chính, doanh nghiệp để vận dụng học vào làm việc thực tế Đây giai đoạn quan trọng, tảng cho cán văn phòng trước bước vào thực tế công việc Sản phầm để đánh giá trình thực tập báo cáo tốt nghiệp- tổng hợp lại quan sát làm Đây khoảng thời gian sinh viên cọ sát thực tế trước làm việc thực Bản thân em học nhiều điều thực tập Công ty cổ phần xuất nhập 277 Hà Nam Qua đợt thực tập này, em tích lũy cho kiến thức kinh nghiệm, hành trang giúp em công việc sống sau Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn em xin gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, tận tụy truyền đạt kiến thức cần thiết để em hoàn thành trình thực tập hoàn thành báo cáo Tiếp theo, em xin trân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình anh,chị phòng hành chính- tổng hợp tập thể cán nhân viên Công ty cổ phần xuất nhập 277 Hà Nam tạo điểu kiện, đóng góp ý kiến giúp đỡ em trình tìm hiểu thu thập thông tin Tuy nhiên, trình làm việc thực tế với thời gian, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế nên thân em tránh khỏi thiếu xót Nhưng với nghiên cứu nghiêm túc, đam mê học hỏi, em mong nhận giúp đỡ, bảo tận tình quý công ty quý thầy cô để em học hỏi rút kinh nghiệm cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Hạnh Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 277 HÀ NAM Qúa trình hình thành phát triền Công ty cổ phần xuất nhập 277 Hà Nam Công ty cổ phần xuất nhập 277 Hà Nam công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa nhỏ, thành lập hoạt động theo hình thức công ty cổ phần Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập 277 Hà Nam Tên giao dịch: HÀ NAM 277 IMPORT_EXPORT jsc Trụ sở chính: Khu Công nghiệp Bắc Thanh Châu, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam Văn phòng đại diện: số 104 Cù Chính Lan- Quận Thanh Xuân- Hà Nội Mã số thuế: 0603000063 ngày 24/04/2004 sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Nam cấp Telephone: 03513.851.059 Fax: 03513.850.865 Email: Ctxnk277@yahoo.com.vn Công ty cổ phần xuất nhập 277 Hà Nam trưởng thành phát triển từ tiền thân xí nghiệp thương binh niên - xí nghiệp thành lập từ năm 1969 hoạt động lĩnh vực may mặc với mục đích giải việc làm cho em thương bệnh binh Khi thành lập công ty gặp nhiều khó khăn tất mặt như: đội ngũ lao động, trang thiết bị kĩ thuật Trải qua nhiều năm tồn phát triển với đóng góp tích cực cho xã hội, công ty đổi tên nhiều lần cho phù hợp với điều kiện mới, với đặc điểm quy mô kinh doanh ngày mở rộng * Các giai đoạn phát triển: - Giai đoạn 1969-1994: Từ năm 1969 công nhân cán lãnh đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty chủ yếu gồm thương binh em thương binh, hoạt động với quy mô nhỏ, sản xuất chủ yếu phục vụ cho quân tư trang quân đội, phần phục vụ thị trường Liên Xô Khi thành lập công ty có chục công nhân, trình độ chuyên môn không có, trang thiết bị nghèo nàn đa phần sản phẩm thủ công Sau 20 năm hoạt động tình hình công ty phần cải thiện nhiều, số lượng công nhân dừng lại số vài chục người, trang thiết bị nghèo nàn - Giai đoạn 1994-2004: Năm 1994 đổi tên thành "Công ty may 277 Hà Nam" sau năm 1999 đổi tên công ty thành "Công ty xuất nhập 277 Hà Nam" Tính đến thời điểm công ty thuộc hình thức sở hữu Nhà nước Lúc đội ngũ công nhân quản lí công ty không thương binh em họ mà công ty tuyển thêm nhiều lao động phổ thông với sức khỏe tay nghề tốt, đội ngũ lãnh đạo người nhà nước tuyển chọn đề bạt Số lượng công nhân lúc tăng lên đáng kể, từ số vài chục người lúc công ty có gần 400 công nhân Sản phẩm công ty lúc không mặt hàng tư trang phục vụ cho quân đội mà bao gồm mặt hàng như: áo phông, áo jacket, quần kaki để đáp ứng nhu cầu thị trường Tuy nhiên, thời gian tình hình hoạt động công ty nhiều khời sắc, nguyên nhân cách quản lí bao cấp, đổi sách - Giai đoạn 2004 đến nay: Với lý phương án bán doanh nghiệp nhà nước năm 2004 Công ty xuất nhập 277 Hà Nam phê duyệt cổ phần, công ty định chuyển đổi sang hình thức Công ty cổ phần cho phù hợp với vận chủ động sản xuất kinh doanh trước nề kinh tế dần hoàn thiện Việt Nam phát triển mạnh mẽ kinh tế giới Công ty cổ phần xuất nhập 277 Hà Nam thức đời sau định cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước Nhận thấy thời kì doanh nghiệp muốn lớn mạnh, phát triển phải có tầm nhìn xa, ban lãnh đạo công ty định mở rộng thị trường nước ngoài, đặc biệt qua trình tìm hiểu khách hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty có mối liên hệ với đối tác nước Trong thời gian công ty có nhiều thay đổi quy mô lẫn cách thức quản lí tổ chức Số lượng công nhân lúc lên số vài nghìn người với trình độ kĩ thuật cải thiện đáng kể để cạnh tranh Ban lãnh đạo công ty thay đổi cán linh hoạt, có tầm nhìn khả quản lý tốt Và nay, công ty trở thành thương hiệu lớn mạnh có chỗ đứng thị trường đặc biệt khẳng định vị thị trường mà công ty hướng tới Mỹ, EU Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 2.1 Chức năng, nhiệm vụ công ty Theo giấy chứng nhận kinh doanh số 06000063 sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Nam cấp ngày 24/04/2004, nhiều ngành nghề kinh doanh công ty: - Sản xuất, kinh doanh hàng may mặc xuất nội địa - Sản xuất sản phầm từ gỗ - Xuất nhập nguyên, phụ liệu, máy móc, thiết bị ngành may, đồ gỗ dân dụng - Xây dựng công trình, hạng mục công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông, trang trí nội thất, ngoại thất - Mua bán hàng hóa vật liệu xây dựng (gạch, ngói, đá sỏi ) Hiện nhiệm vụ chính, chủ lực công ty sản xuất kinh doanh hàng may mặc xuất nội địa, xuất trực tiếp hàng may mặc Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Đại hội cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Phòng kế hoạch tài Phòng kế hoạch sản xuất Phòng tổ chức hành Phân xưởng Phân xưởng Phòng thị trường XNK Phòng kĩ thuật Phân xưởng Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức II GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng hành tổng hợp 1.1 Chức năng, nhiệm vụ - Tham mưu cho Gíam đốc Công ty công tác: Tổ chức lao động, quy hoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể quy chế khác nội công ty - Căn yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty, đề xuất trình Gíam đốc xét duyệt vê công tác xếp, bố trí tổ chức lao động, bổ nhiệm, miễn Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm cán bộ, sử dụng cán (theo phân cấp), lập kế hoạch bảo hộ lao động đảm bảo kịp thời có chất lượng - Trực tiếp tham mưu cho Gíam đốc công ty thực giải chế độ sách có liên quan đến người lao động, chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức hưu trí, tử tuất), chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, chế độ nâng lương, nâng bậc hàng năm, khen thưởng, kỷ luật chế độ sách nhà nước quy định - Trực tiếp quản lý hồ sơ lý lịch Cán công nhân viên, sổ Bảo hiểm Xã hội Cán Công nhân viên- Lao động thuộc danh sách công ty quản lý đảm bảo nguyên tác quy định - Hướng dẫn, kiểm tra công tác an toàn lao động, vệ sinh lo động, phòng chống cháy nổ đơn vị, công trình đề nghị xử lí trường hợp vi phạm Thực tốt công tác y tế, vệ sinh môi trường, phòng chống bệnh dịch, theo dõi hồ sơ sức khỏe cán công nhân viên- lao động công ty - Trực tiếp quản lý dấu, photo tài liệu phục vụ sản xuất, lưu trữ, tiếp nhận loại công văn, giấy tờ gửi đến phòng chuyển kịp thời đến nơi đảm bảo bí mật nguyên tắc - Theo dõi, quản lý quỹ nhà đất, quản lý khu dân cư, quản lý nhân khẩu, quản lý sử dụng điện phạm vi công ty - Theo dõi, quản lý việc sử dụng tài sản công ty như: ô tô con, đồ dùng, dụng cụ, thiết bị văn phòng - Thực công tác thi đua tuyên truyền, khánh tiết, phục vụ Hội nghị, Đại hội công ty, ngày nghỉ lễ, kỉ niệm đất nước - Công tác bảo vệ, quân sự, tra pháp chế, phòng chống cháy nổ phạm vi toàn công ty - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc công ty giao 1.2 Cơ cấu tổ chức - Trưởng phòng: 01 người - Phó phòng: 02 người - Chuyên viên, cán sự: 05 người Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lái xe: 01 người - Bảo vệ, nhân viên phục vụ khác: 02 người * Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng Phó phòng Phó phòng Chuyên viên, cán (05 người) Bản mô tả công việc Trưởng phòng hành tổng hợp Theo định Công ty Cổ phần Xuất nhập 277 Hà Nam đạo thực tập phòng Hành tổng hợp Dưới mô tả công việc trưởng phòng: MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Bộ phận: phòng hành tổng hợp Chức danh: Trưởng phòng Hành tổng hợp Mục đích công việc Tham mưu cho Gíam đốc tổ chức thực Công tác hành đảm bảo hoạt động hành công ty diễn thông suốt tạo dựng hình ảnh tích cực Công ty với đối tác, tổ chức bên công ty Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Gíam đốc toàn hoạt động Phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những công việc Thư ký phải làm thời gian lãnh đạo công tác 3.1 Tổ chức họp bàn giao công việc thủ trưởng cá nhân có liên quan từ xác định: Phạm vi thẩm quyền, phạm vi ủy nhiệm thủ trưởng cá nhân, phòng ban có liên quan Xin ý kiến thủ trưởng giải công việc tồn đọng Xác định hình thức để liên hệ với thủ trưởng Tiến hành công việc giao 3.2 Trên sở kết họp bàn giao thời gian lãnh đạo công tác, Thư ký có nhiệm vụ sau: Thực chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, công việc giao ủy quyền Ghi nhật ký công tác Lưu giữ văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan trực tiếp tới thủ trưởng Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát phòng ban chức thực chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng giao Giữ liên lạc thời gian thủ trưởng công tác Vai trò thư ký sau chuyến công tác lãnh đạo Giúp thủ trưởng giải vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ Tổ chức họp mở rộng nội để thông báo kết chuyến công tác triển khai công việc rút kinh nghiệm kỹ thuật tổ chức chuyến Trình bày nhật ký công tác văn bản, giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng Xin ý kiến thủ trưởng giải công việc tồn đọng Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến công tác Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 35 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Phòng làm việc nơi thiếu quan doanh nghiệp nào, phòng làm việc định không nhỏ đến suất, chất lượng công việc Một phòng làm việc tối ưu phải hội tụ tất điều kiện thích hợp nhất, yếu tố người, sở vật chất, quy mô chất lượng phòng Chính mà thân áp đặt bố trí phòng làm việc tùy tiện theo ý thích cá nhân quan Đặc biệt phòng làm việc lãnh đạo thư ký I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA Tạo môi trường thích hợp cho công việc giám đốc nơi làm việc thư ký, để họ phát huy khả lao động, hoàn thiện công việc cách có suất Tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách quan, xí nghiệp có hiệu Tạo yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, hoàn cảnh xuất thân, người thư ký để nâng cao suất lao động yêu thích nơi làm việc Bảo đảm nguyên tắc định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ tài liệu, phương tiện khác Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 36 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC 13 Giám đốc 11 12 Chú thích: Bàn làm việc Bàn nhỏ Máy vi tính Máy in Điện thoại Ghế quay Tủ đựng văn bản, giấy tờ Bàn trà 10 Ghế sô pha 11 Tranh ảnh 12 Tủ lạnh 13 Tủ áo Tủ hồ sơ Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 37 Thư ký văn phòng k7 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ưu điểm: - Phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị, đồ dùng văn phòng phục vụ cho công việc hiệu - Các trang thiết bị bố trí hài hòa góc phòng thuận tiện cho việc sử dụng tạo tính thẩm mỹ cho phòng làm việc - Phòng có gam màu xanh da trời kết hợp với rèm cửa màu hồng tạo thân thiện, thoải mái làm việc - Ngoài phòng có chậu hoa, cảnh, tranh ảnh, đem lại cảm giác gần gũi với thiên nhiên, làm giảm áp lực công việc người lãnh đạo thư ký Nhược điểm: - Diện tích phòng làm việc bé - Chưa sử dụng triệt để nguồn sáng tự nhiên nên tiêu tốn nhiều lượng điện - Chịu ảnh hưởng tiếng ồn bên tác động làm giảm hiệu phần công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 38 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN Văn hóa ứng xử công sở mối quan hệ ứng xử cấp với cấp dưới, đồng nghiệp với nhau, người với công việc, xây dựng giá trung quan Mỗi quan có cách văn hóa ứng xử riêng, mang đặc điểm riêng, phù hợp với văn hóa ứng xử cộng đồng Sự phát triển quan phải gắn liền với việc xây dựng, củng cố mối quan hệ nội quan, quan phát triển bền vững Điều quan trọng nhân viên văn phòng nói chung quan trọng người thư ký nói riêng Dưới kỹ giao tiếp hàng ngày người thư ký văn phòng diễn Công ty Cổ phần Xuất nhập 277 Hà Nam I KỸ NĂNG LẮNG NGHE Theo nghiên cứu Paul Rankin- nhà tâm lý học người Đức hành vi giao tiếp nhóm người nhiều ngành nghề khác xem họ dành thời gian cho việc nghe, nói, đọc, viết Kết nghiên cứu đối tượng dành 45%cho việc lắng nghe, 55% cho việc lại Trong giao tiếp lắng nghe đem lại nhiều lợi ích thỏa mãn nhu cầu đối tượng giao tiếp, thu thập thông tin, tạo mối quan hệ tốt đẹp, hạn chế sai lầm giao tiếp Đối với cấp Một giao tiếp gọi thành công hai đưa nhiều thông tin Thay chủ động người nói, ngồi xuống trọng đến vấn đề "nghe" Người thư ký tỏa sáng mắt sếp họ làm cho tập thể tỏa sáng Trở thành người biết lắng nghe, điều hoàn toàn cần phải học, nghệ thuật lắng nghe đánh giá hàng đầu giao tiếp, điều quan trọng giao tiếp với cấp Khiêm tốn, nhã nhặn trao đổi, bàn bạc ý kiến vấn đề cần phối hợp công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 39 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có thắc mắc cần trình bày thẳng thắn trung thực, thuyết phục để cấp hiểu Có thái độ trung thành, thẳng thắn quan hệ với cấp trên, không a dua, xu nịnh, luồn cúi Đối với công việc Kết công việc hàng ngày người thư ký có liên quan trực tiếp đến hợp tác, phối hợp đồng nghiệp công sở Vì để tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp công việc tưởng trừng không dễ dàng môi trường công sở đầy cạnh tranh Xây dựng niềm tin tôn trọng lẫn bí để thành công giao tiếp nơi công sở Thư ký phải người biết lắng nghe, chia sẻ ý kiến với đồng nghiệp công việc để họ có tin tưởng tuyệt đối an tâm tiếp xúc, trò chuyện với Qua họ đánh giá cao người Thư ký luôn cần tỏ thái độ tôn trọng, hợp tác, đoàn kết sẳn sàng chia quyền lợi trách nhiệm công việc với đồng nghiệp Cố gắng lắng nghe ý kiến nhau, khiêm tốn, nhã nhặn trao đổi công việc, không chủ quan đưa ý kiến hoàn toàn đắn Đối với khách đến công ty Khách công ty phải đặt vị trí trung tâm phải để họ thấy tầm quan trọng họ công ty Hướng ý đến đối tượng giao tiếp, tập trung nhiệt tình trả lời tất vấn đề mà họ quan tâm Lắng nghe họ nói chính, tránh tranh luận vấn đề không cần thiết Khi giao tiếp cần nhìn thẳng vào mắt người đối diện, tự tin, lắng nghe, mỉm cười, cử khiếm nhã Khi trình bày vấn đề cần ngắn gọn, dễ hiểu, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách kết thúc trình giao tiếp II KỸ NĂNG NÓI Đây kỹ giao tiếp hàng ngày sống tring công việc trao đổi tiếp xúc với người "Lời nói chẳng tiền mua, lựa lời mà nói cho Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 40 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vừa lòng nhau" Vậy nên nói vừa lòng người nghe đạt hiệu giao tiếp vấn đề mà người thư ký khéo léo nghệ thuật Cần dựa vào đối tượng mục địch giao tiếp để có cách xưng hô cho phù hợp, cách truyền đạt thông tin lưu loát, rõ ràng, mạch lạc Sử dụng tín hiệu phi ngôn ngữ thích hợp để đạt hiệu giao tiếp Luôn tỏ tôn trọng lịch giao tiếp với người lớn tuổi, cấp trên, khách hàng, đối tác quan trọng Khi thuyết trình cần chuẩn bị đầy đủ thông tin trước Tránh nói ngọng, nói lắp, nói không trọng tâm, miên man Kỹ thuyết trình trước đám đông công việc mà người thư ký hay phải làm, mà người thư ký cần tập luyện thường xuyên công việc để hoàn thành tốt công việc giao III KỸ NĂNG ĐỌC Đây kỹ quan trọng việc thu thập thông tin để giải công việc quan Trước đọc tài liệu đó, thư ký cần đọc lướt qua để nắm nội dung sau đọc kỹ lại thông tin quan trọng Khi cần đọc nhanh, rành mạch, lưu loát, không vấp Lên cầm sẵn bút tay để gạch ý trình đọc Tập trung cao độ vào việc đọc để nắm bắt thông tin cách nhanh chóng xác Sau đọc xong cần tóm tắt ý cách xác, ngắn gọn, đầy đủ để truyền lại thông tin cho người khác yêu cầu IV KỸ NĂNG VIẾT Đây kỹ giao tiếp người thư ký giải công việc soạn thảo văn kế hoạch, báo cáo, thông báo, viết thư cảm ơn, thư mời công việc khác có liên quan đến hoạt động văn phòng Trước viết cần xác định mục đích viết, phải thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, xác định bố cục viết trình bày chúng theo trình tự logic Diễn đạt mạch lạc, rõ ràng, trôi chảy Tập trung vấn đề trọng tâm cần giải quyết, không nói lan man, dàn trải Khi viết, thư ký cần đặt vị trí người đọc để tránh gây thắc Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 41 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mắc, hiểu nhầm việc truyền tải thông tin Phải nói có sức thuyết phục với người đọc Chú ý tới văn phong diễn đạt, cách truyền tải ý để tạo thống cho toàn văn Với phát triển khoa học kỹ thuật ngày người thư ký không nhiều thời gian cho công việc viết lách mà thay vào việc sử dụng máy tính đem lại hiệu công việc cao, tiết kiệm thời gian, công sức V KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Thuyết trình trình truyền tải thông tin trước đám đông, công việc người thư ký hay gặp phải công việc Nó không đơn giản chuẩn bị trước không thực thường xuyên * Khi thuyết trình thư ký cần lưu ý: - Chuẩn bị thật kỹ càng: tìm hiểu đối tượng tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn măc thật ấn tượng phù hợp, chuẩn bị tâm lý tác phong giao tiếp Tuy nhiên tảng kiến thức sâu rộng sức mạnh người thuyết trình - Tạo càu nối người thuyết trình với thính giả: không nên cứng nhắc mà tỏ thận thiện thông qua ánh mắt, cử trỉ, pha chút hài hước nhẹ nhàng để buổi thuyết trình bớt căng thẳng - Trình báy ngắn gọn, thuyết phục, xúc tích - Đi thẳng vào nội dung quan trọng: tránh nói lan man, tập trung vào công việc cần giải - Điều chỉnh giọng nói: nói với tốc độ phù hợp, giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn, rõ ràng - Biết thắt nút gỡ nút thuyết trình - Kỹ dàn dựng sử dụng power point hiệu - Luyện tập trước vài lần - Sử dụng ngôn ngữ hình thể cách khéo léo, phù hợp lúc - Kết thúc buổi thuyết trình phải tạo ấn tượng tốt đẹp người nghe Mỉm cười tỏ tự tin với vấn đề vừa trình bày Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 42 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ * Ưu điểm: Kỹ giao tiếp công sở người thư ký Công ty Cổ phần Xuất nhập 277 Hà Nam thực tương đối tốt Các kỹ lặp lặp lại công việc khiến người thư ký ngày trau dồi kinh nghiệm, sáng tạo hơn, văn phong giao tiếp chau chuốt Tạo môi trường văn hóa công sở đẹp Mọi người tôn trọng biết giúp đỡ lẫn công việc * Hạn chế: - Việc giao tiếp đôi lúc co mặt tồn thiếu kiên nhẫn, bình tĩnh gặp phải khách hàng khó tính, áp lực công việc, yếu tố bên ngoai tác động - Công việc soạn thảo văn mang tính dập khuôn, máy móc, thể thức văn đôi lúc có sai sót - Kỹ thuyết trình người thư ký gặp phải thiếu tự tin, khả linh hoạt giải số tình Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 43 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I ĐÁNH GIÁ CHUNG Ưu điểm: - Bộ máy quản lý công ty cấu tổ chức hợp lý hoạt động đạo Gíam đốc, chức tham mưu chức đảm bảo hậu cần ngày nâng cao giúp giám đốc điều hành công việc xác, kịp thời hiệu - Các phòng, ban quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, xảy chồng chéo công việc, gây lãng phí đạt hiệu cao công việc - Hoạt động tiếp khách- đãi khách quan tổ chức tốt Các quy trình thực nghiêm túc, hiệu Thư ký quan chủ động việc thuộc tầm khả công việc mình, tạo dựng nhiều mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác Giải phóng cho Thủ trưởng khỏi công việc vụ tăng thời gian lao động sáng tạo - Công tác thu thập, xử lý thông tin xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan Thư ký chuẩn bị, lên chương trình chu đáo từ trước Do công việc thực tương đối tốt Ít gây khó khăn, việc giải nhanh gọn - Công tác tổ chức hội họp quan-do hoạt động thường xuyên quan lên Thư ký họ có kinh nghiệm việc tổ chức hội họp, không bị bỡ ngỡ lúng túng công việc Công việc chuẩn bị lên kế hoạch lên việc thực nội dung đảm bảo hiệu Việc phối hợp với phòng ban thống từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc - Công việc tổ chức chuyến cho Lãnh đạo tuân thủ quy trinh Trước, sau thời gian chuyến công tác Lãnh đạo, thư ký hậu cần vững giải tốt công việc Thư ký biết trọng đến công tác soạn thảo thư cảm ơn thành phần đại biểu quan trọng họp, tạo thiện cảm hợp tác lâu dài - Cách tổ chức làm việc lãnh đạo, thư ký văn phòng trang Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 44 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiết bị đồ dùng văn phòng cần thiết lên đem lại hiệu định công việc Chúng xếp, bố trí cách phù hợp dựa nguyên tắc thuận tiện, phù hợp với tài chính, đủ yếu tố để tiến hành hoạt động tiếp khách có hiệu quan Điều giúp cho việc vận hành hoạt động văn phòng công ty đạt hiệu quả, công việc nâng cao - Kỹ giao tiếp người thư ky quan tạo ấn tượng tốt đẹp tin cậy lãnh đạo, khách đến quan Tạo dựng hình ảnh đẹp nơi văn hóa công sở Kỹ soạn thảo văn rèn luyện nhiều giúp ích cho việc giải công việc Kỹ nói lưu loát, khả đọc thông tin nhanh tóm tắt ngắn gọn, đầy đủ, xác Hạn chế: - Công việc tiếp khách- đãi khách xảy hạn chế yếu tố bên tác động, áp lực công việc người thư ký, mức độ phức tạp công việc, môi trường giao tiếp khiến cho khách chưa thoải mái kết thúc công việc - Việc xây dưng chương trình, kế hoạch công tác quan thay đổi đột ngột lịch nên làm cho việc thực gặp phải vướng mắc, thiếu sót Một số công việc làm nhiều thời gian cho việc chuẩn bị kinh phí, chất lượng công việc chưa cao - Công tác tổ chức hội họp có nhiều việc phải làm nên thư ký dễ bị gây áp lực công việc Ngoài thư ký chưa thực trọng đến phương án dự phòng, hỗ trợ công việc tiến hành hội họp, điều giúp phòng tránh nguy cơ, rủi ro, đột xuất, bất ngờ xảy hội họp Đôi lúng túng họp mang tính đột xuất - Trong trinhg hoạt động quan, có chuyến công tác đột xuất, thư ký chưa chuẩn bị cách kỹ lưỡng, gây áp lực hiệu chưa cao Những sai sót nhỏ việc chuẩn bị có ấn tượng không tốt đối tác hình ảnh công ty - Tổ chức phòng làm việc công việc mang tính nghệ thuật khoa Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 45 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học nên khó đáp ứng yêu cầu sở thích người Sự thoáng mát, chiếu sáng phòng chưa hợp lý, sử dụng nhiều lượng điện Tiếng ồn bên làm tập trung vào công việc - Trong trình giao tiếp, kỹ lắng nghe thư ký chưa ý nhiều dẫn đến việc thu thập thông tin hạn chế Áp lực công việc dễ gây xung đột nhỏ giao tiếp Việc thuyết trình trước đám đông chưa thực tự tin, động II ĐỀ XUẤT - GIẢI PHÁP - Phát huy mặt tích cực, điểm mạnh sẵn có cán công nhân viên công ty Khắc phục dần hạn chế, thiếu sót tồn - Thường xuyên tổ chức buổi giao lưu nói chuyện chuyên đề, trao đổi ý kiến nghiệp vụ, trao đổi kỹ giao tiếp nơi công sở kỹ mềm cho cán công nhân viên Mở lơp tập huấn ngắn hạn, dài hạn đạo tạo nghiệp vụ để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực - Có sách khuyến khích, đãi ngộ chế độ làm việc người tài, người có thành tích xuất sắc công việc - Trang thiết bị máy móc, đồ dùng văn phòng tốt đảm bảo cho công việc diễn nhanh chóng, giảm áp lực công việc Lắp chống ồn để tập trung làm việc Sắp xếp, bố trí khoa học, hợp lý đồ dùng văn phòng để thuận tiện cho việc sử dụng - Bố trí phòng làm việc khoa học, nghệ thuật để có cảm giác thoải mái, hứng thú làm việc Tận dụng ánh sáng tự nhiên để tiết kiệm điện mang không khí tự nhiên lành vào phòng làm việc, tạo thoáng mát - Lên bố trí xanh phòng làm việc Có thể thay đổi màu sắc phòng làm việc theo định kỳ để thêm sinh động đỡ gây cảm giác nhàn chán III KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập gần tháng Công ty Cổ phần Xuất nhập 277 Hà Nam, thời gian dài đủ để học hỏi nhiều điều đây, vận dụng kiến thực học trường vào thực tế Thực tập lần tập dượt thứ sinh viên trước trường, thông qua mà sinh Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 46 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên có thêm kinh nghiệm bổ ích riêng cho để mai vận dụng vào công việc thực tiễn Mỗi người chọn cho công việc khác nhau, ngành nghề khác nhau, môi trường khác chỗ thực tạp thế, bạn sinh viên lựa chọn cho nơi thực tậ mà thấy phù hợp, thuận tiện Với đội ngũ cán công nhân viên trẻ nhiệt tình, động, sáng tạo tin tưởng Công ty Cổ phần Xuât nhập 277 Hà Nam tạo dựng cho chỗ đứng vững khách hàng Lao động người lãnh đạo lao động phức tạo Bất người lãnh đạo khoảng thời gian định cho công việc vụ Nếu người trợ lý thư ký văn phòng giúp việc chắn hiệu việc làm người lãnh đạo bị thấp Công tác thư ký văn giúp cho thủ trưởng hoàn thành nghĩa vụ cách toàn diện, làm giảm bớt khối lượng công việc lớn mang lại hiệu công việc cho hoạt động nhà quản lý Người thư ký mắt xích nối liền người lãnh đạo với quần chúng, đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin hàng ngày cho lãnh đạo, công tác tổ chức hành Tóm lại: Để quan, đợn vị hoạt động ổn định phát triển tác động mạnh mẽ kinh tế tri thức cần phải kết hợp nhiều yếu tố thiếu công tác thư ký văn phòng quan Nhưng để trở thành người thư ký văn phòng có lực thực đòi hỏi phải có yêu nghề nỗ lực cố gắng thân, nâng cao trình độ rèn luyện kỹ phục vụ cho công việc, khắc phục tối đa hạn chế, thiếu sót để ngày hoàn thiện thân Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 47 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Hoàng - Nguyễn Hữu Thời, giáo trình nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989 Trần Hoàng - Văn hóa ứng xử công sở, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004 Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Tổ chức máy lãnh đạo quản lý, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1983 Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng đại nghiệp vụ hành Văn phòng, Nxb Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 V.I.Lê- bê-dép, Tâm lý học xã hội quản lý, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1981 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009 Viện Kinh tế học, Những câu chuyện quản lý dành cho giám đốc T.I.III, Hà Nội, 1989, 1990 Những vấn đề hoạt động thông tin cho lãnh đạo, Nxb Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội, 1975 Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 48 Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Mô hình phòng làm việc Giám đốc Sinh viên: Nguyễn Thị Hạnh Lớp: 49 Thư ký văn phòng k7