Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 1. Giới thiệu Công ty 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 5 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của phòng Hành chính Tổng hợp 10 3.1.Chức năng và Nhiệm vụ của Phòng HCTH: 10 3.2. Cơ cấu nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác của phòng Hành chính Tổng hợp 16 3.2.1. Quy trình hoạt động nội bộ: 16 4. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 27 4.1.Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 27 4.2. Khảo sát về công tác văn thư 28 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 35 1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng. 35 1.1. Trình tự tiếp khách bình thường: 35 1.2.Trình tự tiếp khách quan trọng: 36 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 39 2.1. Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc 39 2.2. Phân loại quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 41 2.3. Quy trình xây dựng chương trình. 43 2.4. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 44 2.5. Bố cục lịch công tác hàng tuần 45 3.Công tác tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan. 45 4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 52 5. Nhận xét ưu điểm nhược điểm, mô hình tổ chức phòng làm việc của cơ quan 55 6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 58 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập.Ưu điểm: 61 2.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm. 62 3. Kết luận 63
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP .4 NGÀNH: THƯ KÝ VĂN PHÒNG PHẦN I .4 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .4 Giới thiệu Công ty .4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty .5 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu phịng Hành Tổng hợp .11 3.1.Chức Nhiệm vụ Phòng HCTH: 11 3.2 Cơ cấu nhân xây dựng mô tả cơng việc cho lãnh đạo văn phịng vị trí khác phịng Hành Tổng hợp 16 3.2.1 Quy trình hoạt động nội bộ: .16 Khảo sát tình hình hoạt động cơng tác người Thư ký văn phòng quan thực tập 27 4.1.Chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng 27 4.2 Khảo sát công tác văn thư .28 PHẦN II 35 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 35 1.Quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phịng 35 1.1 Trình tự tiếp khách bình thường: 35 1.2.Trình tự tiếp khách quan trọng: 36 Nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan 38 2.1 Những yêu cầu chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc .38 2.2 Phân loại quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan 40 2.3 Quy trình xây dựng chương trình 43 2.4 Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác 44 2.5 Bố cục lịch công tác hàng tuần .45 3.Công tác tổ chức hội họp quan 45 Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 51 Nhận xét ưu điểm nhược điểm, mô hình tổ chức phịng làm việc quan .53 Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng 56 Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III 61 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập.*Ưu điểm: .61 2.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm hạn chế nhược điểm 61 Kết luận 62 Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hịa vào xu năm gần cơng tác văn phịng nói chung nghiệp vụ thư ký nói riêng có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Thư ký văn phịng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phịng Địi hỏi có chun mơn nghiệp vụ cao, có kỹ sử dụng cơng nghệ làm việc có hiệu cao Để thu thập, xử lý sử dụng có hiệu thông tin điều kiện đại Văn phịng đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm phục vụ lãnh đạo, đạo lãnh đạo, nói cách khác tổ chức làm việc lãnh đạo Bên cạnh đó, văn phòng phận trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận, chuẩn bị điều kiện phương tiện đảm bảo công tác quan, tổ chức nói chung Hiệu quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Làm tốt cơng tác văn phịng góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, chế độ…Nắm tầm quan trọng Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách hành quốc gia có cơng tác văn phịng tập trung đổi sáng tạo Ngày cơng tác văn phịng nói chung thư ký văn phịng nói riêng có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trị quan trọng Sống xã hội phát triển đòi hỏi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực, phấn đấu hết mình, đem lực trau dồi Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục vụ cho xã hội cho đất nước Là sinh viên lớp Thư ký văn phòng K7, sau ba năm học tập rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn trường học, em có kĩ chun mơn định Nhưng “Học phải đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết học lớp phải áp dụng vào công việc thực tế quan, để đáp ứng yêu cầu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên thực tập quan, Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngội ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp sinh viên củng cố tập hợp kiến thức, tập duyệt, rèn luyện phẩm chất đạo đức người cấn công chức, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Thực kế hoạch trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp lớp Thư ký văn phòng K7 với giúp đỡ Ban Giám đốc Công ty cổ phần Tư vấn công nghệ Thiết bị kĩ thuật TECOTEC tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập Trong thời gian thực tập nhờ giúp đỡ Ban Giám đốc cán làm công tác văn phòng tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn phịng Đặc biệt hướng dẫn giáo Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường truyền cho em long say mê công việc, giúp em nhận thức sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm vai trò quan trọng Thư ký văn phòng nói riêng cơng tác phịng nói chung Từ em rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… nâng cao lực thân để làm tốt công việc Bản Báo cáo thực tập kết thời gian em thực tập chuyên ngành công ty Đây lần em tập làm cán cơng chức thực nên có nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức hạn chế, thân em cố gắng hồn thành báo cáo, song khn khổ báo cáo không tránh khỏi hạn chế, sai xót định Em làm Báo cáo gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phịng kính mong nhận góp ý kiến thầy giáo giúp em hồn thiện nghiệp vụ để em có sở, tảng bước vào kì thi tốt nghiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho cơng tác sau với hi vọng góp phần nhỏ công mới, xây dựng quê hương đất nước Em xin cám ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa Quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Tư vấn công nghệ Thiết bị kỹ thuật TECOTEC giúp em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo tốt nghiệp này./ Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH: THƯ KÝ VĂN PHỊNG PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Giới thiệu Công ty Công ty cổ phần Tư Công nghệ Thiết bị Kỹ thuật TECOTEC doanh nghiệp chuyên tư vấn, cung cấp thiết bị khoa học kỹ thuật phạm vi nước đầu tư hợp tác kinh doanh có hiệu với nhiều Cơng ty, Tập đồn kinh tế lớn Việt Nam toàn giới Tiền thân công ty TNHH, thành lập từ năm 1996, TECOTEC biết đến nhà cung cấp chuyên nghiệp hang đầu thiết bị công nghệ cao, thiết bị đo lường kiểm nghiệm, tích hộ hệ thống quản lý dự án Với nỗ lực không ngừng, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững chi cơng ty hệ thơng Khách hàng việc triển khai dự án có quy mơ lớn phức tạp công nghệ Slogan”Measuring Everything- Đo tất cả” nối lên tính chuyên nghiệp, khả cung cấp rộng lớn tiêu chuẩn cao thiết bị mà Tecotec cung cấp Hiện Tecotec trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển toàn diện từ cấp quản lý điều hành, hoàn thiện nguồn nhân lực củng cố mối quan hệ hợp tác với tất đối tác Cùng với việc xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008, TECOTEC đảm bảo cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt để làm hài long khách hàng TECOTEC hy vọng mang lại nhiều lợi ích cho cộng đồng đóng góp nhiều vào nghiệp xây dựng phát triển đất nước -Tên Phòng ban: Phòng quản lý: Phòng Hành Tổng hợp Phịng Kế tốn Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Hợp đồng Phòng chức năng: Phòng Đo Hiệu chuẩn điện Phòng Cơ điện tử Điều khiển Phịng Phân tích Mơi trường Phịng Vơ tuyến Tích hợp hệ thống Phịng Tự động hóa – Cơ khí – Hàn Phòng Thiết bị Giải pháp ngân hàng -Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện Thành phố HCM Văn phòng đại diện Đà Nẵng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Công ty CP Tư vấn công nghệ Thiết bị kỹ thuật doanh nghiệp tư nhân có chức nhiệm vụ kinh doanh thiết bị thuộc lĩnh vực kỹ thuật, phù hợp với lực Công ty đảm bảo hoạt động theo quy định Pháp luật Kinh doanh loại máy móc, thiết bị kỹ thuật cơng nghệ cao, thiết bị kiểm tra, đo lường, thí nghiệm, trang thiết bị y tế Cung cấp dịch vụ hiệu chuẩn thiết bị kiểm tra đo lường Tư vấn giải pháp, ứng dụng kỹ thuật công nghệ Đào tạo chuyển giao ứng dụng khoa học công nghệ, kỹ thuật lĩnh vực điện, điện tử, khí, tự động hóa, cơng nghiệp, nơng nghiệp, y tế đo lường Kinh doanh Giáo dục mầm non, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Trung học sở Trung học phổ thông Kinh doanh Đào tạo Cao đẳng Kinh doanh Giáo dục nghề nghiệp Kinh doanh Đào tạo Đại học sau Đại học Cung cấp dịch vụ Tư vấn đầu tư xây dựng cơng trình Thí nghiệm; Kiểm định chất lượng cơng trình xây dựng; Chứng nhận đủ điều kiện bảo đảm an toàn chịu lực cơng trình xây dựng chứng nhận phù hợp chất lượng cơng trình xây dựng, tính Quan trắc mơi trường Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng, cơng trình cơng ích, cơng trình đường bộ, nhà loại Quan trắc môi trường Nghiên cứu khoa học, chuyển giao, ứng dụng công Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghệ xử lý, tái chế chất thải, công nghệ thân thiện với môi trường Lập báo cáo đánh giá tác động môi trường Cùng với phát triển hội nhập vào kinh tế giới đất nước, Cơng ty TEOCTEC trải qua giai đoạn hình thành phát triển với mốc thời gian: -1996 Thành lập Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tin học -1998 Thành lập Phòng đo lường Điện/Điện tử(Phòng đo hiệu chuẩn điện) -1999 Thành lập Phòng Cơ lý -2000 Thành lập Công ty CP Tư vấn Công nghệ Công nghệ Thiết bị kĩ thuật TECOTEC -2001 Thành lập phịng phân tích mơi trường -2002 Thành lập văn phịng Đại diện tạo TP.Hồ Chí Minh -2005 Thành lập phịng Cơ khí tự động hóa, sáp nhập với phòng Cơ lý đổi tên phòng Cơ Điện Điều Khiển -2008 Thành lập văn phòng Đại diện Thành phố Đà Nẵng - 2009 Thành lập Phòng Vơ Tuyến Tích hợp Hệ thống - 2014 Thành lập Phịng tự động hóa - Cơ khí – Hàn phòng thiết bị Giải pháp Ngân hàng * Chức năng: - Là Công ty thương mại chuyên kinh doanh thiết bị kỹ thuật - Công ty thực chế độ hạch toán kinh doanh độc lập sở lấy thu bù chi, khai thác nguồn lực, đẩy mạnh hoạt động nhằm tăng doanh thu … - Liên doanh, liên kết với tổ chức kinh tế nước phù hợp với quy định pháp luật * Nhiệm vụ: - Thực hoạt động kinh doanh sở chủ động tuân thủ nghiêm chỉnh quy định luật pháp - Nghiên cứu giải pháp tăng cường khả đáp ứng nhu cầu thị Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường hoạt động kinh doanh Công ty - Tuân thủ luật pháp Nhà nước quản lý tài chính, quản lý nhập giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực cam kết hợp đồng buôn bán ngoại thương hợp đồng liên quan đến sản xuất, kinh doanh Công ty - Quản lý sử dụng có hiệu nguồn vốn kinh doanh, đầu tư mở rộng đổi mói trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, tự cân đối xuất nhập khẩu, đảm bảo thực sản xuất kinh doanh có lãi hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước - Nghiên cứu thực hiệu việc nâng cao chất lượng sản phẩm Công ty kinh doanh nhằm tăng doanh thu tiêu thụ - Quản lý đào tạo đội ngũ cán nhân viên để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo kịp đổi đất nước * Quyền hạn Nghĩa vụ Công ty: Thực theo Luật Doanh nghiệp năm 2005: Điều Quyền hạn doanh nghiệp Tự chủ kinh doanh; chủ động lựa chọn ngành, nghề, địa bàn, hình thức kinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô ngành, nghề kinh doanh; Nhà nước khuyến khích, ưu đãi tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ cơng ích Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ sử dụng vốn Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng ký kết hợp đồng Kinh doanh xuất khẩu, nhập Tuyển dụng, thuê sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ nâng cao hiệu kinh doanh khả cạnh tranh Tự chủ định công việc kinh doanh quan hệ nội Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản doanh nghiệp Từ chối yêu cầu cung cấp nguồn lực không pháp luật quy định Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 10 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo 11 Trực tiếp thông qua người đại diện theo uỷ quyền tham gia tố tụng theo quy định pháp luật 12 Các quyền khác theo quy định pháp luật Điều Nghĩa vụ doanh nghiệp Hoạt động kinh doanh theo ngành, nghề ghi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; bảo đảm điều kiện kinh doanh theo quy định pháp luật kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện Tổ chức cơng tác kế tốn, lập nộp báo cáo tài trung thực, xác, thời hạn theo quy định pháp luật kế toán Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế thực nghĩa vụ tài khác theo quy định pháp luật Bảo đảm quyền, lợi ích người lao động theo quy định pháp luật lao động; thực chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định pháp luật bảo hiểm Bảo đảm chịu trách nhiệm chất lượng hàng hoá, dịch vụ theo tiêu chuẩn đăng ký công bố Thực chế độ thống kê theo quy định pháp luật thống kê; định kỳ báo cáo đầy đủ thông tin doanh nghiệp, tình hình tài doanh nghiệp với quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu quy định; phát thông tin kê khai báo cáo thiếu xác, chưa đầy đủ phải kịp thời sửa đổi, bổ sung thông tin Tuân thủ quy định pháp luật quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, bảo vệ tài ngun, mơi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá danh lam thắng cảnh Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc mà hội nghị đề vào chương trình cơng tác quan Thuộc chức mình, nhà quản trị Văn phịng tổ chức việc tốn kinh phí hội nghị Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Đi công tác hoạt động cần thiết để thực chức nhiệm vụ quan Các chuyến cơng tác lãnh đạo quan nói chung đa dạng, dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn sở, công tác nước ngồi Có thể nói, từ trung ương đến sở, khơng có quan mà nhà lãnh đạo lại khơng cơng tác ngồi quan Mỗi chuyến cơng tác lãnh đạo có tác dụng nhiều phương diện Vì chuyến cần tổ chức chu đáo Hoạt động thư ký việc tổ chức chuyến công tác lãnh đạo quan bao gồm cơng việc duới đây: -Lậpkế hoạch công tác: Để chủ động chuyến công tác cần thư ký hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch năm cụ thể hố chương trình cơng tác hàng q, tháng Thư ký có trách nhiệm theo dõi chủ động tổ chức việc thực chuyến cơng tác Trước chuyến đi, thư ký phải lập kế hoạch cụ thể chuyến Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần, phương tiện kinh phí *Chuẩn bị trước chuyến Sau kế hoạch cụ thể chuyến duyệt, thủ trưởng quan giao, Văn phòng báo kịp thời cho quan, đơn vị đoàn đến cơng tác Nội dung thiết yếu gồm có: - Tên đồn cơng tác, trưởng đồn thành viên; - Nội dung lịch làm việc; - Thời gian đoàn từ quan; - Những đề nghị để quan, đơn vị chuẩn bị giúp đỡ đồn; * Chuẩn bị nội dung cơng tác Nội dung phần quan trọng chuyến Căn mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo quan phân côngcho đơn vị chuẩn bị Trách nhiệm thư ký việc là: Biết phân công lãnh đạo Đôn đốc đơn vị phân công thực công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung tiến độ thời tác Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 51 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chuẩn bị phương tiện giao thơng, kinh phí Việc chuẩn bị phương tiện giao thơng cho chuyến công tác cần thiết Việc sử dụng phương tiện giao thông quan cho chuyến cần xuất phát từ nhiều yếu tố Trong có nhu cầu cấp bách, khẩn trương chuyến đi, nhu cầu vận chuyển đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người đi.v.v Về kinh phí Nói chung chuyến cơng tác phải dùng kinh phí Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác tiết kiệm Việc dự trù kinh phí cần tính đến nhu cầu chi về: - Phương tiện lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe đường) - Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo quy định Nhà nước - Kinh phí dự phịng Nếu thủ trưởng quan công tác dài ngày, thư ký cần chủ động tổ chức tốt công việc đây: - Trước ngày thủ trưởng công tác, thư ký đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chuẩn bị hồn tất trình dự thảo văn thuộc thẩm quyền ký thủ trưởng quan - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, thư ký tổ chức hội ý lãnh đạo quan để thủ trưởng có ý kiến đạo công việc thời gian thủ trưởng công tác - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, thư ký tổ chức việc thông báo văn để đơn vị biết thời gian phân công lãnh đạo quan - Sau thủ trưởng công tác về, thư ký có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác quan thời gian thủ trương công tác - Trên sở kết chuyến cơng tác, Văn phịng tổ chức việc bổ sung kịp thời việc nảy sinh vào chương trình cơng tác quan * Nếu thư kí văn phòng - Liên hệ giải nơi ăn nghỉ - Tham dự buổi làm việc, ghi biên - Thu thập tài liệu, giấy tờ cần thiết, liên quan đến nội dung - Thu thập hóa đơn chứng từ tốn - Báo cáo tình hình chuyến với người có trách nhiệm, tập hợp thu chi tài chính… Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 52 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhận xét ưu điểm nhược điểm, mơ hình tổ chức phịng làm việc quan Mơ hình tổ chức phòng làm việc cách tổ chức, xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ cho phù hợp để có tiện nghi tối đa cho nhân viên cho khách; Sắp xếp cho việc di chuyển tài liệu ngắn dễ kiểm soát.Để nghiên cứu xếp công việc, ta theo giai đoạn sau: -Trước hết, cần phác họa lược đồ khoảng trống Sau vẽ tỉ lệ phịng ốc theo chiều cao, chiều dài, chiều ngang phòng nhận định phòng cách đo chu vi hành lang tường, cầu thang… Đó điểm vẽ đồ - Đo khoảng cách để xếp bàn ghế cho thuận tiện Với đồ, ta thay đổi vị trí vật cách dễ dàng trước bắt tay thực khuân vác xếp; đồng thời cho ta hình ảnh diễn tiến cơng việc - Khoa học chứng minh việc xếp phòng ốc, bàn ghế cách khoa học có thẩm mỹ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn bớt căng thẳng suất lao động cao Việc xếp phòng ốc cho phận chuyên môn không khoa học, gây hậu nhiều công sức thời gian di chuyển phân luồng cơng việc phí phạm.Ngồi việc bố trí phịng làm việc riêng cho nhân viên gây lãng phí - Với quan, doanh nghiệp… việc bố trí phịng làm việc có ưu nhược điểm riêng Với quan nơi em thực tập, em nhận thấy có ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: - Mối tương đồng phòng ban: + Các phận phịng ban bố trí gần phận cơng ty + Sắp xếp phịng ban có quan hệ mật thiết với gần hay sát 53 Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Cách xa chỗ làm việc phận hay gây tiếng ồn gây dơ dáy bẩn thỉu + Tách phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng nhiều người hay lui tới - Bố trí phịng ban bàn làm việc theo luồng cơng việc: Các phịng ban bàn làm việc xếp nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển chuyển giao tài liệu trao đổi công việc.Giúp làm giảm bớt khả làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ gián đoạn cơng việc - Cách bố trí phịng cấp cho lãnh đạo theo tiêu chuẩn quốc tế Văn phịng lãnh đạo gồm có phịng ốc quan trọng Gồm có phịng tiếp khách với thư ký tiếp tân, phòng họp, phòng làm việc khác, phòng vệ sinh, phòng làm việc riêng thư ký giám đốc trang hoàng đẹp phòng lớn - Trang thiết bị văn phòng đại: máy vi tính, máy in laser, máy scanner, máy photocopy, máy fax, máy hủy hồ sơ, máy điện thoai, máy ghi âm ghi hình… - Tủ, giá loại lưu hồ sơ có nhiều ngăn, có khóa chắn - Vật dụng văn phịng phẩm có sẵn, tạo nên uy tín cơng ty - Sắp xếp hệ thống văn phịng mớ: + Tiết kiệm chi phí diện tích + Dễ giám sát quản lý + Thuận tiện giao tiếp nhân viên công việc + Dễ tập trung hoạt động văn phòng + Dễ thay đổi cần thiết - Phương tiện chuyên chở có sẵn - Cách bố trí ánh sang đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót nâng cao hiệu - Thực việc phòng cháy chữa cháy theo quy định Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 54 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Nhược điểm: - Vẫn có tiếng ồn, không sử dụng vách ngăn cách âm - Vẫn sử dụng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng Mô hình xếp bàn ghế, phịng ban theo thủ tục phân luồng công việc E D files C F B A copier Ghi Văn thư đến Văn thư Luồng công việc Sự di chuyển nhân viên Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 55 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng * Nguyên tắc: - Khi giao tiếp phải làm để hài hịa lợi ích bên tham gia Tại phải hài hòa: + Tất người tham gia vào hoạt động giao tiếp mong muốn có lợi ích (cầu lợi) Lợi ích người có loại: vật chất, tinh thần + Lợi ích có mức độ đinh (từ cao-thấp).Một quan hệ giao tiếp có nhiều lợi ích Nếu khơng đạt lợi ích mong muốn cuối người cảm thông, chia sẻ tôn trọng đối tác Do đó, giao tiếp đừng để đối tác rơi vào tình khơng có lợi ích Hài hịa lợi ích bên giao tiếp với phải cố gắn đến mức tối đa để thỏa mãn lợi ích bên giao tiếp (thỏa mãn mức độ cao thấp nhất, cuối không thỏa mãn lợi ích cụ thể TK cần bay tỏ cảm thông, chia sẻ tôn trọng bên (lưu ý hài hịa khơng phải nhau) - Khi giao tiếp phải có nhiều giải pháp (nhiều cách, nhiều phương án) - Phải vận dụng quy phạm khách quan (2 nguyên tắc xuống thang nguyên tắc kiên quyết) quy phạm khách quan có loại: + Quy phạm pháp luật (các quy định pháp luật) + Quy phạm đạo đức (đạo đức nghề nghiệp, xã hội) + Quy luật sống - Phải coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ: Trong giao tiếp phải thận trọng, XH mối quan hệ chằng chịt, phức tạp Phải tuân thủ Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 56 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu: Tất người đến giao tiếp với quan quan trọng tôn trọng đối xử mực, có người quan trọng phải có cách đối xử đặc biệt - Các nguyên tắc khác: Lợi ích doanh nghiệp hết (ưu tiên hơn) … Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 57 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Các kỹ giao tiếp: (4 kỹ bản): - Kỹ nghe-nói: Đây kỹ nhất, thường liền với nhau, thường xuất tình huống: Điện thoại, hội họp, đón tiếp khách…) + Nghe: Phải tỏ rõ thái độ sẵn sàng (qua nét mặt, mau chóng trả lời điện thoai, thái độ có khách đến làm việc…) kết hợp với nét mặt lời nói để đối tượng cảm nhận khơng khí thân tình, lịch sự, ân cần… Dành thời gian định để nghe đối tượng giao tiếp nghĩ (đủ ý), không cắt ngang, tránh hiểu lầm không tôn trọng… Cần huy động khả nắm bắt thơng tin, xếp theo lơgíc Cần có cử phi ngôn ngữ để tỏ cho đối tượng biết quan tâm mình, khơng nên im lặng hồn tồn Cần khắc phục khó khăn tiếng ồn, ác cảm bề ngồi khách, thời gian khơng nhiều… + Nói: Giọng mức độ cao phù hợp hồn cảnh (hội nghị, thân mật…) Phát âm xác, nhấn mạnh từ cần thiết, lên xuống giọng phù hợp; số trường hợp cần phát âm chậm, tránh dùng từ địa phương, tiếng lóng… Biết kết hợp với cử phi ngôn ngữ khác (ánh mắt, nụ cười, chỗ ngồi, khoảng cách… tạo thoải mái nói) Trong chừng mực định, phải biết sử dụng thuật khôi hài lúc, chỗ (không nên lạm dụng thành thô kệch) Cần luyện khả diễn đạt vấn đề mạch lạc, khúc chiết - Kỹ Đọc-Viết: Kỹ cần thiết sử dụng thường xuyên qua việc tiếp nhận văn bản, thư từ giao dịch, sách báo + Đọc: Cần biết đặt câu hỏi trước, sau đọc Việc giúp cho tập Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 58 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trung từ đầu, đồng thời chọn lọc thơng tin cần thiết Có nhiều cách đọc: Đọc toàn văn, đọc lướt đề mục, đọc theo nội dung Trong đọc cần đánh dấu chỗ quan trọng để người lãnh đạo thấy vấn đề, đỡ công đọc lại phần không cần thiết Sau đọc, cần thiết tóm tắt ý VB (địi hỏi phải có óc tổng hợp tốt) + Viết: Cần nắm vững vấn đề cần phải viết cần thể văn (VD việc viết báo cá Xác định bố cục (đề cương) chung văn bản, phần trọng tâm, ý để đầu tư cho tốt, tránh tràn lan, thiếu lơgíc Khi viết cần đặt vào vị trí người đọc để dự liệu phán đoán, thắc mắc u cầu người đọc có quyền địi hỏi, điều tránh chủ quan áp đặt từ phía người viết Khi viết nên trình bày văn với độ dài thích hợp, yêu cầu ngắn, gọn phải đủ ý, hạn chế tối đa từ, ngữ thừa không minh họa cho chủ để… để tiết kiệm thời gian viết, đọc Khi viết cần ý đến cách trình bày diễn đạt để gây thiện cảm cho người đọc (văn trình bày đẹp, tả, mạch lạc… dễ chấp nhận hơn) Ngoài cần ý tới chữ viết (đối với VB viết trực tiếp) … Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 59 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 60 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập.*Ưu điểm: - Chức tham mưu tổng: tổng hợp, xử lí cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp xử lí - Tổ chức tốt chức hậu cần, quản trị: Đảm bảo sở vật chất phương tiện lại cho quan - Chức thực nhiệm vụ văn phịng: + Giải cơng văn, văn bản, tờ trình… nhanh chóng, đạt hiệu cơng việc cao + Xây dựng chương trình cơng tác quan, đơn đốc thực chương trình, bố trí, xếp lịch làm việc hang tuần, qúy tháng, năm quan + Tư vấn văn cho thủ trưởng + Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức + Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, báo cáo kế toán, chi trả tiền lường thường, nghiệp vụ + Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất kĩ thuật, phương tiện lại quan + Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, trật tự quan; tổ chức buổi họp, lễ nghỉ, khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách + Chỉ dẫn hướng dẫn nghiệp vụ phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết - Tổ chức bố trí nơi làm việc khoa học, đạt hiệu suất lao động cao - Tổ chức xếp hoạt động hành quan - Biên tập văn bản, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu - Thống kê kiểm tra thị thủ trưởng - Quản lý thư viện, tài liệu riêng thủ trưởng - Sắp xếp bảo quản văn hồ sơ nguyên tắc * Nhược điểm: - Công việc nhiều, khả công việc nhiều hạn chế 2.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm hạn chế nhược Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 61 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điểm Trong trình khảo sát, thực tập, nghiên cứu vào thực tiễn công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Tư vấn công nghệ Thiết bị kĩ thuật TECOTEC đay em thấy học hỏi thêm nhiều điều lạ hoạt động kinh doanh công tác văn phịng Vận dụng lí luận vào thực tiễn em xin đóng góp số ý kiến với mong muốn góp phần nhỏ bé để cơng tác văn phịng nói chung thư ký văn phịng nói riêng ngày vào chiều sâu hoạt động có hiệu - Cán lãnh đạo công ty cần tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn văn phịng để từ cán nhân viên hiểu vai trò tầm quan trọng cơng tác Từ có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chun mơn - Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần giúp cán yên tâm cơng tác từ nâng cao hiệu cơng việc - Cơng ty có đầu tư áp dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phịng việc làm thiết thực thời đại Cơng nghiệp hóa- Hịên đại hóa đát nước, cơng ty phải đào tạo cho cán văn phịng khơng giỏi chn mơn muốn cơng ty phải cử cán văn phịng học khóa ngắn hạn để nắm bắt kịp thời nâng cao tay nghề - Công ty cần phải ban hành quy định riêng công tác văn phịng tun truyền cho phịng ban xí nghiệp - Phải có quy định cụ thể thời gian nộp tài liệu đói với đơn vị, tránh trường hợp nhân viên vừa làm vừa chơi tới ngày nộp làm qua loa, hiệu Kết luận Trong gần hai tháng thực tập, với em chưa phải khoảng thời gian đủ để đánh giá tổng kết cách tồn diện cơng tác văn phịng cơng ty Nhưng khoảng thời gian đủ để em nhìn nhận rõ việc làm mặt hạn chế tồn đọng khâu nghiệp vụ cán văn phịng cơng ty Với cương vị học viên thực tập công ty, em cố gắng Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 62 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để hồn thiện tốt cơng việc giao, em có đánh giá, so sánh mạnh dạn đưa số nhận xét, kiến nghị, kiến nghị em mong góp phần làm cho cơng tác văn phịng quan ngày có hiệu Sự hội nhập giới giúp người sát lại gần việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết đặc biệt thời kì Cơng nghiệp hóa- Hiện đại hóa Cơng ty Cổ phần Tư vấn công nghệ Thiết bị kỹ thuật góp phần xây dựng đất nước ngày văn minh, đại hơn, để nét đẹp, hướng người tới điều cao đẹp để hào nhập với phát triển giới Để đạt điều cơng ty phải trú trọng nỗ lực không ngừng đẩy mạnh cơng tác văn phịng để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ đề Do thời gian đợt thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em trình bày sơ lược qua chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức cơng ty sâu vào trình bày tình hình cơng tác văn phịng nghiệp vụ thư ký Những nhận xét đánh giá công ty Hơn lúc hết việc tổ chức cho sinh viên thực tập trước trường việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp nói chung trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng Đây hoạt động tích cực giúp cho sinh viên nắm vững cơng việc ngành nghề học nhà trường để từ hiểu sâu việc phải làm sau trường làm Để viết báo cáo này, em nhận quan tâm từ nhiều phía Trước tiên em xin cám ơn Ban giám hiệu nhà trường, cô giáo Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường, người hướng dẫn giảng dạy cho em niềm say mê, hiểu biết mơn thư ký văn phịng để em hồn thành báo cáo với nỗ lực cao Em xin cám ơn Tổng giám đốc công ty cổ phần Tư vấn công nghệ Thiết bị kĩ thuật tạo điều kiện cho em tới thực tập công ty Em xin cám ơn trưởng phịng Hành tổng hợp tập thể cán Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 63 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân viên công ty, người quan tâm giúp đỡ em thời gian thực tập Mặc dù cố gắng thời gian thực tập ngắn, nhận thức thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em nhiều hạn chế báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong bảo, quan tâm thầy cô khoa, Ban lãnh đạo nhà trường với Ban lãnh đạo công ty cổ phần Tư vấn công nghệ Thiết bị kĩ thuật để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cám ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Tâm 64 Lớp: Thư ký Văn phòng K7