Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA 4 1. Sự hình thành và phát triển của Công ty 4 1.1 Giớ thiệu sơ lược 4 1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập. 6 1. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ của bộ máy văn phòng: 7 1.1 Chức năng 7 1.2 Nhiệm vụ 7 1.3 Sơ đồ bộ máy trong văn phòng 8 2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng. 8 2.1 Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng 8 2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy văn phòng 9 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập. 9 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng. 10 2. Khảo sát về công tác văn Thư 11 2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn Thư trong phòng 12 2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 12 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 13 2.3.1. Tổ chức và quản lý văn bản đi: 13 2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến 14 2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành 15 PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 16 1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 16 1.1 Tiếp khách: 16 1.2 Đãi khách: 18 2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Những ưu điểm, hạn chế. 19 2.1 Mục đích. 19 2.2 Phạm vi áp dụng 19 2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trong quá trình xây dựng chương trình công tác 20 2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, cơ quan 20 2.3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng cho Lãnh đạo, cơ quan 21 2.3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần cho Lãnh đạo, cơ quan 21 2.4 Ưu điểm, nhược điểm: 23 3. Công tác tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) của cơ quan. Những ưu điểm, hạn chế. 23 3.1 Tổ chức hội họp, hội nghị. 23 3.1.1 Lập kế hoạch Hội nghị 24 3.1.2 Chuẩn bị Hội nghị 25 3.1.3 chuẩn bị địa điểm, thời gian và ghi biên bản Hội nghị 26 3.1.4 Tiến hành Hội nghị 27 3.1.5 Những việc Thư ký phải làm sau Hội nghị 29 3.1.6 Ưu điểm, nhược điểm 29 4. Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 29 5. Những ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng Lãnh đạo, văn phòng) nơi em thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho hợp lý. 35 6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký văn phòng trong hoạt động văn phòng. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế. 40 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của người Thư ký trong cơ quan 44 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 45 KÊT LUẬN 46 PHẦN IV: PHỤ LỤC 47
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA .4 Sự hình thành phát triển Công ty 1.1 Giớ thiệu sơ lược 1.2 Qúa trình hình thành phát triển công ty Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập .6 Chức năng, nhiệm vụ sơ đồ máy văn phòng: 1.1 Chức .7 1.2 Nhiệm vụ 1.3 Sơ đồ máy văn phòng .8 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng vị trí khác máy văn phòng 2.1 Bản mô tả công việc Chánh văn phòng .8 2.2 Bản mô tả công việc vị trí khác máy văn phòng III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người thư ký văn phòng quan thực tập Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng 10 Khảo sát công tác văn Thư 11 2.1 Biên chế, trình độ cán văn Thư phòng .12 2.2 Tổng số văn đến năm 12 2.3 Cách thức quản lý văn đến 13 2.3.1 Tổ chức quản lý văn đi: 13 2.3.2 Tổ chức quản lý văn đến 14 2.4 Công tác lập hồ sơ hành 15 Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II 15 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 15 Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 15 1.1 Tiếp khách: 16 1.2 Đãi khách: .17 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Những ưu điểm, hạn chế .19 2.1 Mục đích .19 2.2 Phạm vi áp dụng 19 2.3Những yêu cầu mà người Thư ký cần phải lưu ý trình xây dựng chương trình công tác .20 2.3.1 Xây dựng chương trình công tác năm cho Lãnh đạo, quan 20 2.3.2 Xây dựng chương trình công tác tháng cho Lãnh đạo, quan 21 2.3.3 Xây dựng chương trình công tác tuần cho Lãnh đạo, quan 21 2.4 Ưu điểm, nhược điểm: 23 Công tác tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) quan Những ưu điểm, hạn chế 23 3.1 Tổ chức hội họp, hội nghị 23 3.1.1 Lập kế hoạch Hội nghị 24 3.1.2 Chuẩn bị Hội nghị .25 3.1.3 chuẩn bị địa điểm, thời gian ghi biên Hội nghị .26 3.1.4 Tiến hành Hội nghị .27 3.1.5 Những việc Thư ký phải làm sau Hội nghị 29 3.1.6 Ưu điểm, nhược điểm 29 Vai trò người Thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .29 Những ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng Lãnh đạo, văn phòng) nơi em thực tập bố trí lại sơ đồ cho hợp lý .35 Kỹ giao tiếp người Thư ký văn phòng hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế .40 PHẦN III 44 Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN .44 I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng người Thư ký quan 44 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 45 KÊT LUẬN 46 PHẦN IV: PHỤ LỤC 47 Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Nắm bắt xu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo khối lượng lớn sinh viên công tác Hành chính, có Thư ký Văn phòng để đáp ứng nhu cầu xã hội Trong thời gian đào tạo trường chuyên nghiệp nói chung trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói riêng, thực tập khâu vô quan trọng thiếu, bước khởi đầu giúp sinh viên có hội trải nghiệm thực tế để có nhiều kiến thức sau trường làm Chính với phương châm giáo dục Đảng “Học đôi với hành, lý luận gắn thực tiễn”, trường giành khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên thực tập trước bước trường làm việc nhằm giúp cho sinh viên vận dụng cách tốt nhất, hiệu kiến thức lý thuyết học vào công việc thực tiễn xí nghiệp, quan hành Nhà nước…và dịp sinh viên tập dượt rèn luyện đạo đức nghề nghiệp cán hành Văn phòng Khi nhà trường tạo điều kiện cho chúng em tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế em xác định mục đích đợt thực tập là: Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người cán công chức Thư ký văn phòng tương lai Là sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trình thực tập trường em nhà trường tổ chức tập để chúng em nâng cao kiến thức trang bị kiến thức thực tế số nghiệp vụ thư ký văn phòng tiếp nhận, tạo điều kiện thực tế giúp đỡ trình thực tập “Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa” Quá trình thực tập không hội để em vận dụng kiến thức Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học nhà trường vào thực tiễn, mà cho em thêm hiểu biết tác phong làm việc quan, tổ chức văn hóa công sở, giúp em có định hướng nghề nghiệp tốt sau Trường Ngành Thư ký văn phòng ngành mà em đào tạo, thực tập thực vào ngành nghề học Nó ngành cần xu đại ngày Trên tình nhiều quan nhà nước, công ty doanh nghiệp quan tâm hướng tới mục tiêu đẩy mạnh quảng cáo để người biết thêm thông tin mở mang tầm hiểu biết đầu tư nhiều cho việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nhân Trong báo cáo em giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty người thư ký văn phòng Nhờ có tập nhà trường thầy cô tiếp nhận hướng dẫn Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa Đã cho em nhiều kiến thức để tiếp tục học tập làm hành trang sau trường Em xin chân trọng cảm ơn thầy giáo, cô giáo khoa Quản Trị Văn Phòng, giáo viên chủ nhiệm lớp Cao Đẳng Thư Ký Văn Phòng K7 quan tâm giúp đỡ em suốt thời gian học tập thực tập Em xin chân trọng cảm ơn Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa, tạo điều kiện cho em tham gia thực tập , nhiệt tình giúp đỡ em trình tìm hiểu thu thập thông tin Công ty Do thời gian kiến thức có hạn, thân lại chải qua thực tế công tác nên viết không tránh khỏi thiếu sót định, em mong góp ý, bảo thầy giáo, cô giáo, anh chị Công ty để báo cáo em phong phú lý luận phù hợp với thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Din Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lần em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đặc biệt thầy, cô khoa Quản Trị Văn Phòng trang bị cho em kiến thức dạy bảo tận tình trình học tập tạo điều kiện cho em thực tập quan Với thời gian thực tế 07 tuần (Bắt đầu từ ngày 16/3/2015 đến 5/5/2015) Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn,và trưởng phòng hành Công ty, tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác thực tiễn Trong suốt thời gian thực tập có hội thực hành công tác văn phòng nhân viên văn phòng thực thụ Qua em rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghề nghiệp, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Em viết báo cáo với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng để nhận đóng góp ý kiến thầy cô, cô giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện nghiệp vụ mình, để em có sở, tảng kiến thức bước xã hội Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi hạn chế sai sót Một lần cho phép em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn nhà trường cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường, trưởng phòng hành Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa Đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Din Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN 1: GIỚI THIỆU VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TÍN NGHĨA Sự hình thành phát triển Công ty 1.1 Giớ thiệu sơ lược Tên đầy đủ Công ty: Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa Tên viết tắt: TIN NGHIA CATP., JSC Tên giao dịch: TIN NGHIA CONSTRUCTION AND TRANSPORT TRADING PRODUCTION JOINT STOCK COMPANY Giấy phép kinh doanh: 0104502886 – Cấp ngày: 01/03/2010 Địa chỉ: thôn 10 xã Thạch Hòa - Thạch Thất - Hà Nội Số điện thoại: 84989676235 Ngày hoạt động: 15/03/2010 1.2 Qúa trình hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa doanh nghiệp thành lập cách năm, với đội ngũ cán nhân viên dày dặn kinh nghiệm ngành kỹ thuật dân dụng, xây dựng, thiết kế lên nhiều công trình, trì cấu trúc tách rời công trình công cộng đường xá, đập cầu cống kênh rạch tòa nhà… Công ty có nguồn tài vững chắc, đảm bảo cho việc đầu tư phát triển lâu dài Hiện công ty đường phát triển, với mạng lưới kinh doanh mở rộng thu hút nhiều nhà đầu tư công trình môi trường đô thị nhà đầu tư lĩnh vực xây dựng Sự phát triển công ty góp phần tô đẹp thêm không gian đường phố, thúc đẩy phát triển nước nhà Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức năng: Tham mưu cho UBND, Đảng thành phố Hà Nội để thực dự án đầu tư, công trình thủy lợi, cầu đường thúc đẩy phát triển lên thành Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phố nói riêng nước nói chung Nhiệm vụ: Đảm bảo công tác xây dựng công trình cầu, đường hợp lý kỹ thuật tiến độ thi công Đảm bảo công tác lưu thông trình thi công Quyền hạn: - Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản Công ty theo luật định - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ Công ty - Đổi công nghệ, trang bị phù hợp với yêu cầu phát triển hiệu kinh doanh Công ty - Đặt chi nhánh văn phòng đại diện Công ty nước nước - Kinh doanh ngành nghề theo quy định nhà nước - Quyết định mua giá, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm dịch vụ chủ yếu - Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp - Đầu tư liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần - Tuyển chọn thuê mướn sử dụng đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lương theo quy định Bộ luật Lao động - Được hưởng quyền với tư cách đơn vị thành viên tổng Công ty quy định điều lệ tổ chức hoạt động tổng Công ty - Các quyền khác pháp luật quy định - Quyền quản lý tài Công ty - Sử dụng vốn quỷ Công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn sinh lãi Mục tiêu hoạt động Công ty: - Quản lý khai thác công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, nâng cao chất lượng dịch vụ xây dựng công trình cầu đường, Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Không ngừng nâng cao lợi ích nhà nước, Công ty, cổ đông người lao động - Tăng tích lũy phát triển sản xuất kinh doanh Công ty - Góp phần thiết thực vào việc thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội huyện, thành phố; - Đảm bảo việc làm đời sống thu nhập cho người lao động; hoạt động có hiệu thực đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước Bộ máy tổ chức quan: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức hành Phòng tài kế toán Phòng kỹ thuật chất lượng Phòng phát triển kinh doanh Ban quản lý dự án Phòng bảo dưởng Phòng giao nhận quản lý vật tư Phòng thương mại kế hoạch II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ sơ đồ máy văn phòng: 1.1 Chức Tham mưu giúp Lãnh đạo tổng hợp thông tin, quản lý đạo, điều hành điều phối trình làm việc đơn vị phòng ban Công ty Tổ chức chương trình kế hoạch, công tác hành chính, thi đua khen thưởng cải cách hành chính, quản lý công tác tài kế toán 1.2 Nhiệm vụ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm quy chế làm việc, nội quy công ty tổ chức đôn đốc, kiểm tra việc thực sau ban hành Tổ chức thực công tác hành chính, quản trị văn thư, lưu trữ, thông tin, bảo mật công ty Trình bày Lãnh đạo kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, quản lý kế hoạch luân chuyển cán bộ, quy định quản lý đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân viên Lập kế hoạch tuyển dụng nhân cho công ty vào hành năm kề hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ, nhân viên Thực việc lập hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phói hợp giải chế độ thai sản, việc nhân viên Công ty Thực cải cách hành đổi phương thức làm việc, đại hóa công sở, ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý Lãnh đạo, tổ chức quản lý mạng thông tin điện tử Công ty Hướng dẫn thực công tác thi đua khen thưởng Quản lý sở vật chất, tài sản Công ty, thực công tác an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy công ty Soạn thảo văn bản, tài liệu in ấn để phát cho nhân viên công ty, quản lý công tác chuyển giao văn quản lý văn bản, chịu trách nhiệm tính pháp lý văn lãnh đạo ban hành Sinh viên: Lê Thị Din Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: Cửa vào Máy tính 2a Chậu cảnh Máy in Bàn tiếp khách 10 Máy scan c Lọ hoa 11 Điện thoại bàn d Bộ ấm chén 12 Tủ đựng tài liệu Quạt treo tường 13 Tủ lạnh Tủ đựng đồ giải khát (chè, cà phê…) 14 Tủ đựng áo mắc áo Cửa sổ 15 Điều hòa Bàn làm việc x Ghế ngồi Tổ chức phòng làm việc vấn đề có tính nghệ thuật, đòi hỏi phải có kiến thức am hiểu nhiều mặt Tùy theo yêu cầu công việc, phát triển quan công ty mà tổ chức trang trí phòng làm việc cho khoa học, đại, trì ngăn nắp, sẽ, có tính thẩm mỹ… Có đảm bảo suất lao động gây cảm tình với khách tạo hấp dẫn cho thân phòng làm việc Kỹ giao tiếp người Thư ký văn phòng hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế Với vai trò tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo, quan người Thư ký văn phòng phải trang bị cho kỹ như: Kỹ soạn thảo văn bản, kỹ thu thập xử lý thông tin kỹ giao tiếp Tại Công ty em thực tập người Thư ký xử dụng tốt hoạt động giao tiếp vào việc thiết lập mối quan hệ công ty Giao tiếp kỹ vô quan trọng, đòi hỏi người Thư ký phải có khả kiềm chế trạng thái cảm xúc mình, thông qua giao tiếp để thiết lập trì mối quan hệ quan người Lãnh đạo, góp phần quan trọng việc tổ chức công việc sở phân luồng phối hợp Sinh viên: Lê Thị Din 40 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tích cực thành viên nhằm nâng cao suất lao động Việc thiết lập mối quan hệ cá nhân với cá nhân xuất phát từ lý khác nhau: chia sẻ quyền lợi, thống mục đích, gắn bó với quan hay phù hợp phẩm chất cá nhân, điều quan trọng trình giải công việc đồng thời giao tiếp tốt góp phần xây dựng môi trường văn hóa công sở lành mạnh, bảo vệ hình ảnh mắt người Với vị trí mình, Thư ký thường xuyên có tiếp xúc với nhiều đối tượng khác như: Lãnh đạo, cán quan, khách hàng, đối tác… có nhiều khó khăn thử thách Người mà Thư ký phải giao tiếp thường xuyên lãnh đạo, cần phải khéo léo việc nắm bắt tâm tư tình cảm lãnh đạo, quan hệ với lãnh đạo Thư ký xác định người cộng tác thân cận, người trợ thủ đắc lực, người lãnh đạo tin cậy Việc giao tiếp thiết lập mối quan hệ với thủ trưởng có khả ảnh hưởng không nhỏ tới kết hoạt động người Thư ký song hiệu qua mối quan hệ không phụ thuộc vào cá nhân Thư ký mà cần đến trợ giúp thủ trưởng Lao động người Thư ký loại lao động mang tính chất trợ giúp, phục vụ cho hoạt động lãnh đạo Trong trình giao tiếp với Lãnh đạo Thư ký cần phải thực yêu cầu sau: Hiểu đặc trưng lao động người Lãnh đạo: Hoạt động Lãnh đạo hoạt động quản lý, Lãnh đạo người thuyết phục người khác hăng hái phấn đấu cho mục đích khả đánh thức tiềm phi thường người Trong trình giao tiếp Thư ký phải tôn trọng, tin tưởng phục tùng định Lãnh đạo, tôn trọng định Lãnh đạo không chống đối cãi lệnh, đặt niềm tin tuyệt đối vào lãnh đạo thủ trưởng có vững mối quan hệ Thư ký Lãnh đạo, phục tùng xuất phát từ quyền lực hợp pháp mà Lãnh đạo trao, Thư ký phải phục Sinh viên: Lê Thị Din 41 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tùng định, nguyên tắc không thay đổi, không vi phạm Trong giao tiếp có việc mà người Thư ký làm thích ứng với phong cách làm việc Lãnh đạo Mỗi người có phong cách làm việc riêng, mà người Thư ký quyền phải làm việc theo phong cách Lãnh đạo Thông thường có phương thức lao động chủ yếu, với phương thức cách làm việc quản lý nhà lãnh đạo, gồm phương thức mệnh lệnh chuyên chế, mệnh lệnh ôn hòa, phương pháp hiệp thương, phương thức quản lý có tham gia cấp Trong tình giao tiếp người Thư ký cần phải có khả kiềm chế trạng thái cảm xúc mình, nhận thức thích ứng với phong cách quản lý Lãnh đạo, thích ứng giúp Thư ký vai trò người trợ giúp Lãnh đạo với công việc cụ thể như: hoạch định, tổ chức thực giám sát thực hiện… Trong trình giao tiếp đồng nghiệp Thư ký gặp nhiều khó khăn khó có hợp tác, thiện chí, tin cậy đồng nghiệp người thư ký phải tôn trọng chức năng, nhiệm vụ cá nhân mà Lãnh đạo quan giao cho họ, không tỏ người cầm quyền hách dịch với nhân viên công ty, phân loại hình thức giao tiếp, đối tượng đặt đối tượng giao tiếp vào hoàn cảnh, tính giao tiếp Tôn trọng hợp tác với đồng nghiệp, người Thư ký tỏ cho đồng nghiệp thấy thiện chí hợp tác công việc, qua trình làm việc Thư ký học hỏi nhiều điều giao tiếp từ đồng nghiệp, sử lý tính xảy giao tiếp tranh cãi, thực tốt kỹ giao tiếp Thư ký tạo đoàn kết tương trợ lẫn công việc, xây dựng tâm lý tích cực sở gắn bó, chia cá nhân với cá nhân, từ tạo nên ràng buộc trách nhiệm, tình cảm cá nhân với suốt trình làm việc Sinh viên: Lê Thị Din 42 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc tuân thủ hình thức giao tiếp giúp người Thư ký gặt hái nhiều thành công công việc nhiên người Thư ký làm điều đó, nơi em thực tập người Thư kỳ có thành công giao tiếp nhiên nhược điểm cần phải khắc phục Ưu điểm: Sở hữu ngoại hình ưa nhìn, giọng nói tốt truyền cảm Biết phân loại hình thức giao tiếp Chủ động giao tiếp Thực xác nghi thức giao tiếp Nhược điểm: Đôi lúc không kiềm chế cảm xúc thân Sinh viên: Lê Thị Din 43 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN Trong thời gian gần hai tháng thực tập Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải xà Xây dựng Tín Nghĩa, nhận giúp đỡ nhiệt tình tất người Công ty, cảm ơn tất mội người tạo điều kiện thuận lợi hoàn thành tốt công việc giao Giúp không bỡ ngỡ công việc, mà cố gắng để làm quen với môi trường làm việc, công việc tương lai mà phải làm Trong trình thực tập Công ty có nhận xét công tác văn phòng người thư ký Công ty I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng người Thư ký quan a Nhận xét: Nhìn chung người thư ký văn phòng Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa làm việc chăm chứng tỏ lực công tác văn phòng, nhiên em thấy bên cạnh điểm mạnh người thư ký tồn số hạn chế cần khắc phục b Những ưu điểm: Mặc dù Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa thành lập từ năm 2010, công tác văn phòng người Thư ký tương đối đồng hoàn thiện Người thư ký Công ty giỏi việc tổ chức hội họp, thuyết trình Có kiến thức, hầu hết lĩnh vực văn phòng như: văn thư - lưu trữ, kế toán, tổ chức hành chính… Tổ chức, đề xuất công việc hàng ngày cho công ty, phòng ban Sử dụng thành thạo trang thiết bị máy mọc văn phòng Tổ chức thành công công tác lưu trữ văn bản, tài liệu, giấy tờ Có nhạy bén nghề nghiệp, óc sáng tạo óc phán đoàn tính tốt Có kỹ năng, kinh nghiệm việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, quan Sinh viên: Lê Thị Din 44 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Luôn người đầu việc nắm bắt tin tức, để báo lại cho lãnh đạo, truyền đặt thông tin cho tất người Công ty Thành thạo khâu văn giất tờ giải công việc c Nhược điểm: Bên cạnh mặt mạnh, ưu điểm người Thư ký văn phòng tồn điểm yếu cần khắc phục như: Việc bố trí văn phòng làm việc có phần chưa hợp lý, trình hoạt động giải công việc có nhiều đối tượng vào nên dể bị mát thông tin, tài liệu, tính bảo mật chưa cao Công tác Thư ký văn phòng có nhiều vấn đề chưa giải nhiều lúc mang lại hậu đáng tiếc Người Thư ký văn phòng đôi lúc không kiềm chế thân, hay nóng với nhân viên II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trước ưu điểm nhược điểm nêu em xin đưa ý kiếm, giải pháp cho ưu điểm, nhược điểm Trước tiên người Thư ký văn phòng phải phát huy công việc mà làm tốt trong tương lai Không nên chủ quan biết, giỏi mà không chịu học hỏi tích lũy, trau thêm kiến thức Nên tạo mối quan hệ hòa đồng với người xung quanh Công ty Tổ chức lớp bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ cho Thư ký, để họ học hỏi với giới bên Khuyến khích tinh thần làm việc Thư ký cách tăng lương thưởng thêm tháng Khích lệ Thư ký tham gia thi tìm kiếm Thư ký giỏi Công ty có quy mô lớn tổ chức Thư ký cần phải xem xét lại cách bố trí phòng làm việc cho khoa học, nên tham khảo cách bố trí mạng từ rút học cho riêng để lần sau bố trí phòng làm việc khoa học hơn, hợp lý Sinh viên: Lê Thị Din 45 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KÊT LUẬN Sau thời gian thưc tập Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa em học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu để vận dụng vào môn học thực tế công việc Tuy thời gian thực tập không dài mang lại ý nghĩa lớn thân em Giúp em học thêm kinh nghiệm số khâu nghiệp vụ ngành hành văn phòng Ngoài kiến thức học trường, em tiếp thu học kinh nghiệm mà qua trình thực tập em đúc rút học hỏi, lần em xếp công tác thư ký văn phòng thực sự, thao tác công việc, học hỏi tác phong làm việc đắn thư ký văn phòng thời kì như: Tiếp khách, bố trí phòng họp, nghe điện thoại đối tác, vào văn lưu văn bản, xếp hồ sơ nhân sự, tổ chức buổi sinh nhật cho người Công ty, bàn giao hợp đồng công văn đến cho người có liên quan bì thư, gửi công văn đi, sử dụng dấu Điều giúp ích cho em nhiều công việc sau này, cung cấp cho em bệ phóng vững hơn, hành trang cho em tự tin bước vào đời, để em tiếp tục phấn đấu, tiếp tục cống hiến cho nghiệp xây dựng phát triển đất nước Trong trình thực tập em không ngừng học hỏi, phấn đấu để nâng cao hiểu biết nhận nhiều giúp đỡ anh, chị quan Khoa chưa có nhiều hội tiếp xúc nên tránh khỏi thiếu sót, hạn chế công việc báo cáo Em mong nhận chia sẻ, đóng góp ý kiến thầy cô Khoa để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng bảo, hướng dẫn tận tình để giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Cuối cùng, em xin kính chúc tới toàn thể thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô chú, anh chị Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Vận tải Xây dựng Tín Nghĩa có sức khỏe dồi dào, công tác tốt để dìu dắt chúng em đường tới tương lai Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2014 SINH VIÊN Lê Thị Din Sinh viên: Lê Thị Din 46 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV: PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Din 47 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ máy tổ chức quan: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức hành Phòn g tài kế toán Sinh viên: Lê Thị Din Phòng kỹ thuật chất lượng Phòng phát triển kinh doanh 48 Ban quản lý dự án Phòng bảo dưởn g Phòn g giao nhận quản lý vật tư Phòn g thươ ng mại kế hoạc h Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ máy văn phòng Chánh văn phòng Phó văn phòng Bộ phận văn thư Bộ phận lưu trữ Sinh viên: Lê Thị Din Bộ phận tham mưu tổng hợp 49 Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận tiếp khách tiếp nhận hồ sơ hành Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổng số văn đến năm Tên văn Nghị Quyết định Chỉ thị Báo cáo Công văn Thông báo Kế hoạch Sinh viên: Lê Thị Din Số lượng Văn 71 95 65 90 91 100 100 50 Văn đến 69 81 80 76 86 95 87 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LÃNH ĐẠO Từ ngày đến ngày 11 tháng 04 năm 2015 Thứ/ngày Sáng Hai/6 Chiều Thời gian Nội dung 8h - 8.30h Họp giao ban 8.30h - 11h Làm việc Công ty Ghi Thời gian 14h – 15h 15h – 17h 14h – 17h Ba/7 8h – 11h Làm việc Công ty Tư/8 8h – 9h Có buổi ký kết hợp đồng với Công ty cổ phần MTĐT Làm việc Công ty 14h – 17h Làm việc Công ty Dự hội nghị UBND Thạch Thất 14h – 17h Làm việc Công ty 14h – 17h 9h – 11h Năm/9 8h – 11h Sáu/10 8h – 11h Bảy/11 8h – 11h Sinh viên: Lê Thị Din 51 14h – 17h Nội dung Họp với đối tác Làm việc Công ty Dự lễ kỉ niệm thành lập Công ty Long An Làm việc Công ty Làm việc Công ty Làm Việc Công ty Làm việc Công ty Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ phòng làm việc Lãnh đạo Công ty x x 2a x 2b x x x x 11 10 Ghi chú: cửa vào 2a, 2b Quạt Bàn tiếp khách Bàn làm việc Máy tính Máy in Sinh viên: Lê Thị Din Điện thoại bàn Tủ đựng tài liệu Tủ lạnh 10 Điều hòa 11 Tủ đựng quần áo X Ghế ngồi 52 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ phòng làm việc Lãnh đạo bố trí lại cho khoa học 2a 2a x x 4 x x x x d c x x x x x x 2a 2a 6 10 11 13 12 x 14 Sinh viên: Lê Thị Din 2a 15 53 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: Cửa vào Máy tính 2a Chậu cảnh Máy in Bàn tiếp khách 10 Máy scan c Lọ hoa 11 Điện thoại bàn d Bộ ấm chén 12 Tủ đựng tài liệu Quạt treo tường 13 Tủ lạnh Tủ đựng đồ giải khát (chè, cà phê…) 14 Tủ đựng áo mắc áo Cửa sổ 15 Điều hòa Bàn làm việc x Ghế ngồi Sinh viên: Lê Thị Din 54 Lớp: Thư ký Văn phòng K7