Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN lý NHÂN

77 654 0
Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN lý NHÂN

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân. 3 1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Lý Nhân 3 2. Nguyên tắc làm việc của UBND huyện Lý Nhân 3 3.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân: 4 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Lý Nhân 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Lý Nhân 5 1.1. Chức năng: 5 1.2 Nhiệm vụ. 6 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Lý Nhân: 7 3. Bản mô tả công việc của Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp 8 3.2. Bản mô tả công việc của các nhân viên văn phòng: 10 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lý Nhân. 10 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 10 1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Lý Nhân. 11 1.2 Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Lý Nhân. 12 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị( hoặc hội thảo, cuộc họp của UBND huyện Lý Nhân. 13 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 14 2.Về khảo sát công tác Văn thư. 15 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Lý Nhân 15 2.1.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân. 16 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ. 17 PHẦN II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 18 1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạc công tác tháng và năm. 18 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 23 3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở của UBND huyện Lý Nhân. 46 4.Quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Lý Nhân 53 5. Mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Lý Nhân. Ưu điểm, nhược điểm. 54 6 .Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND huyện Lý Nhân. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 56 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG. 58 1. Ưu điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lý Nhân. 58 2.Nhược điểm 59 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN. 60 1.Về chất lượng cán bộ: 60 2.Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 61 LỜI CẢM ƠN 62 PHỤ LỤC

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân Vị trí, chức UBND huyện Lý Nhân Nguyên tắc làm việc UBND huyện Lý Nhân 3.Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lý Nhân: II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Lý Nhân .5 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng UBND huyện Lý Nhân 1.1 Chức năng: .5 1.2 Nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Lý Nhân: Bản mô tả công việc Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp .8 3.2 Bản mô tả công việc nhân viên văn phòng: .10 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Lý Nhân 11 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 11 1.1.Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Lý Nhân .12 1.2 Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND huyện Lý Nhân 13 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị( hội thảo, họp UBND huyện Lý Nhân 14 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .14 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 15 2.Về khảo sát công tác Văn thư 16 Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư UBND huyện Lý Nhân 16 2.1.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư UBND huyện Lý Nhân 18 3.Khảo sát tình hình thực khâu nghiệp vụ lưu trữ 19 PHẦN II 20 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 20 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạc công tác tháng năm 20 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan 25 Soạn thảo quy chế văn hóa công sở UBND huyện Lý Nhân 49 4.Quy trình tổ chức hội nghị UBND huyện Lý Nhân .56 Mô hình văn phòng đại cho UBND huyện Lý Nhân Ưu điểm, nhược điểm .57 Đánh giá cấu tổ chức, máy Văn phòng phòng Hành UBND huyện Lý Nhân Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành 59 PHẦN III 61 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 I.NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 61 1.Ưu điểm công tác hành văn phòng UBND huyện Lý Nhân 61 2.Nhược điểm .62 II.ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN 63 1.Về chất lượng cán bộ: 63 2.Về sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 64 LỜI CẢM ƠN 65 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo Quản trị văn phòng ngành rộng, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan đơn vị Hiện nước ta bước vào giai đoạn công nghiệp hóa - đại hóa đất nước công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Văn phòng công tác quan trọng quan Nó góp phần lớn đến hoạt động quan Công tác văn phòng thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại Nếu hoạt động không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển quan Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị Văn phòng Thực tập trình cho vận dụng lý luận học vào thực tiễn công việc, bổ sung kỹ thiếu sót để hoàn thiện chuyên môn Sinh viên củng cố lại kiến thức nâng cao trình độ thân, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu Rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc khoa học ngành Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với phương châm “ Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm giúp cán Văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường tạo điều kiện sinh viên thực tập quan Được quan tâm giới thiệu nhà trường với giúp đỡ lãnh đạo UBND huyện Lý Nhân, em tiếp nhận vào thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Lý Nhân Với thời gian thực tập gần tháng ( từ ngày 09/3 đến ngày 29/5) Trong suốt thời gian thực tập em cán Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng Văn thư tận tình dạy.Trong gần tháng thực tập phòng Văn thư huyện Lý Nhân, nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc Nhưng với hướng dẫn bảo tận tình cán phòng Văn thư nên em hoàn thành tốt công việc giao phó quan, nhờ em tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm làm việc thực tiễn công tác văn phòng Thời gian thực tập chuyên môn UBND huyện Lý Nhân kết thúc công trình đánh dấu trưởng thành thân e thời gian 03 năm học trường Bài báo cáo kết trình khảo sát thực tế kết hợp lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan.Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sỹ LÂM THU HẰNG – giảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán UBND huyện Lý Nhân, cô Nguyễn Thị Quế Anh - cán phòng Văn thư UBND huyện Lý Nhân giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua Do trình thực tập cung không nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu chưa kỹ, khả chuyên môn nghiệp vụ nhiều hạn chế nên viết em không tránh khỏi sai sót hạn chế yêu cầu đặt Vậy nên em mong nhận đóng góp ý kiến chân thành từ thầy, cô khoa Quản trị Văn phòng cô, chú, anh, chị khối Văn phòng UBND huyện Lý Nhân để viết e trở nên hoàn thiện đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn ! Lý Nhân, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Trần Thị Thanh Huyền Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân Vị trí, chức UBND huyện Lý Nhân Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân quan hành nhà nước cấp huyện thực chức năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 Nguyên tắc làm việc UBND huyện Lý Nhân Uỷ ban nhân dân HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương tới sở UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo tập thể Ủy ban nhân dân, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy viên Hội đồng nhân dân huyện Giải công việc thẩm quyền, trách nhiệm Đặt lợi ích công việc lên hàng đầu Trong phân công công việc phải cụ thể rõ ràng Công việc giao cho cá nhân hay tập thể phải phân chia công Các cá nhân hay tập thể giao công việc phải cố gắng tập trung giải công việc cách tốt Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cấp không làm thay công việc cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cá nhân ngược lại Tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải công việc theo quy định pháp luật quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân Đề cao phối hợp công tác, trao đổi thông tin giải công việc đảm bảo tính dân chủ, minh bạch hoạt động theo phạm vi, chức nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định Mọi hoạt động UBND huyện phải đảm bảo đạo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh quan nhà nước cấp trên, lãnh đạo Ban chấp hành Đảng huyện, Ban thường vụ Huyện ủy, giám sát HĐND Đồng thời tuân thủ quy định, quy chế pháp luật đảm bảo quyền lợi lơi ích hợp pháp công dân 3.Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lý Nhân: Uỷ ban nhân dân HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương tới sở Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân: Chủ tịch UBND huyện người đứng đầu quan huyện, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo, điều hành quan Các Phó Chủ tịch người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện Có Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ trách Văn xã, PCT phụ trách Kinh tế Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện: Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Công thương Phòng Tài kế hoạch Phòng Tư pháp Phòng Nội vụ Phòng Lao động, Thương binh Xã hội Phòng Thanh tra Phòng Giáo dục Phòng Y tế Phòng Văn hóa thông tin Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân: (phụ lục 01) II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Lý Nhân Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Lý Nhân ( phụ lục 02) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng UBND huyện Lý Nhân 1.1 Chức năng: Văn phòng quan giúp việc HĐND UBND Là quan tham mưu, tổng hợp cho UBND hoạt động UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ lãnh đạo, điều hành, đạo hoạt động Công đoàn cấp quan Công đoàn ngành; tham mưu cho Ban Thường vụ tình hình phong trào CNVCLĐ hoạt động Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công đoàn ngành Trực tiếp quản lý tài sản phối hợp với ban đảm bảo phục vụ hoạt động quan Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo 1.2 Nhiệm vụ Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực quy chế làm việc chương trình công tác Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực quy chế làm việc chương trình công tác Ban Thường vụ Quản lý văn chịu trách nhiệm tính pháp lý văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ văn bản, báo cáo cấp Công đoàn, quan hữu quan CNVCLĐ ngành, vào sổ trình Chủ tịch Phó Chủ tịch uỷ quyền xử lý chuyển văn tới ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, đạo Thường trực Ban Thường vụ Theo dõi, đôn đốc cấp Công đoàn thực chế độ thông tin báo cáo theo quy định Chuẩn bị nội dung ghi chép văn cho Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, Hội nghị sơ tổng kết… Công đoàn ngành Theo dõi, tổng hợp việc thực vấn đề liên quan khác theo yêu cầu Chủ tịch Công đoàn ngành Giúp ban Công đoàn ngành Công đoàn sở nghiệp vụ soạn thảo, thể thức văn Ban hành loại giấy mời họp, giấy triệu tập Hội nghị theo kết luận Thường trực Ban Thường vụ Dự toán chi tiêu chuẩn bị sở vật chất cho Hội nghị Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện lại cho đại biểu dự họp theo chủ trương Ban Thường vụ Công đoàn ngành Ban tổ chức Hội nghị Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho ban Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý xếp phương tiện công tác theo quy chế Công đoàn ngành Căn vào thực tế mối quan hệ ngang dọc, để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần Lãnh đạo Công đoàn ngành ban sau họp giao ban Thường trực Ban Thường vụ đầu tuần Phối hợp với Công đoàn quan rà soát, bổ sung, sửa đổi quy chế hoạt động quan theo quy định hành Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Lý Nhân: Văn phòng HĐND UBND huyện gồm có: Chánh văn phòng; Phó Chánh văn phòng cán chuyên môn khác Lãnh đạo văn phòng gồm có Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng 2.1 Chánh văn phòng người đứng đầu văn phòng phải chịu trách nhiệm trước HĐND UBND, Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Văn phòng 2.1 Phó chánh văn phòng Chánh văn phòng phân công theo dõi khối công việc Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Chánh văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chánh văn phòng vắng, Phó Chánh văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện có phòng chuyên môn, giúp việc, phục vụ gồm: Bộ phận tổng hợp, Bộ phận Văn thư – Lưu trữ, Bộ phận quản trị mạng, Bộ phận phục vụ( hậu cần, nhà ăn), Bộ phận kế toán, Bộ phận bảo vệ • Bản mô tả công việc UBND huyện Lý Nhân: Hiện nay, Văn phòng HĐND – UBND huyện Lý Nhân có 15 đồng chí gồm: 01 Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng cán chuyên viên, nhân viên Chánh văn phòng có trách nhiệm phân bố nguồn nhân giao vào vị trí cho phù hợp Dưới mô tả công việc lãnh đạo Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn phòng vị trí khác văn phòng 1.Bản mô tả công việc Chánh văn Phòng: Chức danh: Chánh Văn phòng - Vị trí chức trách: Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND - Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước HĐND UBND, Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Văn phòng Nhiệm vụ: Chánh văn phòng phải trực tiếp làm công việc sau đây: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho phòng ban báo cáo chủ tịch việc quan trọng - Ký thừa lệnh Chủ tịch số văn Chủ tịch giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu Chủ tịch - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gửi Chánh văn phòng giao cho cấp Phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi, quyền hạn Quyền hạn: - Được UBND huyện ủy quyền làm chủ tài khoản Ký chứng từ thu chi theo ủy quyền Chủ tịch UBND huyện - Đề xuất cán bộ, công chức tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy đinh quan Đề xuất khen, thưởng, kỷ luật, luân chuyển điều động… công chức phòng, ban thuộc văn phòng - Giải buổi nghỉ việc buổi cho nhân viên Văn phòng Bản mô tả công việc Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp - Chức danh: Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp - Vị trí phụ trách: Phó Chánh Văn phòng lãnh đạo văn phòng, giúp Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Trong thời gian thực tập Văn phòng UBND huyện Lý Nhân em nhận giúp đỡ tận tình lãnh đạo, cán nhân viên quan trình tìm hiểu trực tiếp làm công việc cán Văn phòng, với thời gian em xin đưa số nhận xét công tác Hành văn phòng nói riêng quan nói chung Ưu điểm công tác hành văn phòng UBND huyện Lý Nhân Cán phòng phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng gắng sức hoàn thiện nhiệm vụ cách tốt để đạt hiệu cao Các cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, nhạy bén, say mê tìm tòi, sáng tạo công việc Chính công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu Đáp ứng nhu cầu công việc cách cao Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước để soạn thảo nhà nước ban hành Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao cho Các trang thiết bị phòng đại, tất nhân phòng trang bị máy vi tính, tất công việc liên quan đến văn làm máy không làm thủ công trước, máy vi tính phòng có trang thiết bị đại máy in, máy photocopy, máy fax, máy quét, điện thoại vật dụng khác tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm, mắc áo, thiết bị chiếu sáng đảm bảo cho việc thực công việc tốt Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền 61 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các văn UBND huyện Thuận Thành ngày hoàn thiện hình thưc, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn Chính mà tình trạng văn gửi ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký hạn chế tối đa Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, không tình trạng đóng dấu khống chỉ, dấu đóng lên văn sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Các khâu nghiệp vụ lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học hơn, Tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ngày quan tâm 2.Nhược điểm Ngoài ưu điểm nêu công tác văn phòng UBND huyện Thận Thành tồn số khó khăn, hạn chế sau: - Trong trình tuyển dụng cán cần phải lựa chọn người có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc, môi trường làm việc, để tránh trường hợp tuyển dụng phải đào tạo lại - Do điều kiện sở vật chất địa phương nhiều hạn chế, nên kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng cong nhiều hạn chế Vì công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn - Văn phòng UBND huyện Lý Nhân bố trí theo mô hình truyền thống, phòng ban, đơn vị giao lưu thông thoáng mà bị bao bọc bốn tường, điều gây khó khăn cho trình quản lý công việc theo dõi việc thực công việc phòng, ban, đơn vị - Phòng lưu trữ UBND huyện Lý Nhân chật hẹp, sở hạ tầng, sở vật chất chưa đầu tư mức, trang thiết bị phục vụ cho việc Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền 62 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo quản tài liệu chưa thực đại,ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Những tài liệu quý, có giá trị cao chưa bảo quản tập trung mà phân tán phòng, ban, đơn vị Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thực quan tâm, kho lưu trữ số tài liệu chưa để lên giá, hộp mà xếp kho theo trồng - Việc thu thập bổ sung tài liệu quan chưa khoa học Công tác bảo quản tài liệu văn phòng, quan hạn chế - Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đạt hiệu cao II ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN Qua thời gian thực tập Văn phòng UBND huyện Lý Nhân em học hỏi quan sát, tìm hiểu nhiều chuyên môn, nghiệp vụ công việc người văn phòng Để công tác văn phòng ngày phát triển, khắc phục số nhược điểm, phát huy ưu điểm nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc hướng tới thực mục tiêu đề xin có số đề xuất sau: 1.Về chất lượng cán bộ: - Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo nhân viên công tác hành chính, Văn thư – lưu trữ xu thời đại - Thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức quan - Nâng cao trình độ nhận thức, khả nhận biết xử lý thông tin cán Văn phòng Tăng cường đào tạo trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán để đáp ứng nhu cầu công việc, nhằm đạt hiệu cao công việc - Trong công tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu; vệ sinh định ký kho tàng tài liệu, thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan - Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trò tác dụng công tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền 63 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định - Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa thể thức, kỹ thuật trình bày quan cần thực quy định soạn thảo ban hành văn đồng thời trước ký phải kiểm tra mặt thể thức văn xem có sai xót hay không kịp thời sửa chữa Để tránh tình trạng đóng dấu nhầm văn không thẩm quyền 2.Về sở vật chất, trang thiết bị văn phòng - Hiện đại hóa công tác văn phòng cần thực cách đồng theo quy trình tất phương diện: - Thứ nhất: Trang thiết bị, kỹ thuật văn phòng; - Thứ hai: Con người văn phòng; - Thứ ba: Các nghiệp vụ hành văn phòng - Tích cực đổi mới, cải tiến mô hình văn phòng theo kiểu mô hình đại, nâng cao trang bị thêm trang thiết bị Văn phòng đại, có tốc độ truyền dẫn cao… - Xây dựng mô hình văn phòng đại có hiệu quả, có kết hợp hào hòa giữu người phong thủy Tổ chức xếp phòng làm việc cách khoa học ngăn nắp phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc - UBND huyện cần có kế hoạch thay trang thiết bị cũ lâu năm như: máy photo, máy hủy tài liệu, kệ đựng hồ sơ Đồng thời lựa chọn trang thiết bị Văn phòng nói chung công tác Văn thư nói riêng Trên số ý kiến đóng góp ý kiến em qua thời gian thực tập UBND huyện Lý Nhân, Rất mong ý kiến đóng góp em lãnh đạo UBND huyện Lý Nhân xem xét nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền 64 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Đất nước ngày hội nhập phát triển, đà tất ngành nghề cần phát triển ứng dụng KHCN vào công việc Nếu trước Văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành vụ giản đơn Thì ngày nay, điều kiện kinh tế thị trường với bùng nổ thông tin cách mạnh mẽ, Văn phòng lại hiểu loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày cao Chính cán văn phòng ngày đào tạo nâng cao trình độ nhiều, theo hướng đa nghề vụ - kỹ để kịp thời bắt kịp xu thời đại Thực tập khoảng thời gian giúp sinh viên trau dồi kiến thức giảng đường, kinh nghiệm mà chuyên ngành theo đuổi Có thể rèn luyện kỹ chuyên môn, nghiệp vụ gắn với phương châm “ lý luận gắn liền với thực tiễn” Từ làm quen với tác phong làm việc chuyên nghiệp rèn luyện đạo đức ngành nghề Với giới thiệu nhà trường giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo, cán nhân viên Văn phòng HĐND – UBND huyện Lý Nhân giúp đỡ e hoàn thành đợt thực tập cách xuất sắc Tuy thời gian thực tập dài giúp e nhiều đường sau này, giúp e nâng cao trình độ chuyên môn hơn, rèn luyện khả giao tiếp , tự tin ứng xử công việc Qua e xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo hội cho chúng e thực tập nhằm nâng cao kỹ chuyên môn ứng xử công việc Đồng thời e xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo UBND huyện Lý Nhân đặc biệt cô Nguyễn Thị Quế Anh – Chuyện viên phòng Văn thư tận tình giúp đỡ e thời gian thực tập Quá trình làm báo cáo nhiều thiếu sót, chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Vậy mong quý thầy cô tạo điều kiện giúp đỡ em Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Trần Thị Thanh Huyền Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền 65 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH VP PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG HĐND UBND VĂN HÓA THÔNG TIN NỘI VỤ TƯ PHÁP GD - ĐT LĐTB XH Y TẾ CÔNG TC - KH THANH TRA TN - MT NN PTNT Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền THƯƠNG Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ PHÂN TỔNG HỢP PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG VĂN HÓA – XÃ HỘI KINH TẾ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ BỘ PHẬN PHỤC VỤ (HẬU CẦN, NHÀ KHÁCH ) BỘ PHẬN QUẢN TRỊ MẠNG BỘ PHẬN BẢO VỆ Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng CTCT UBND huyện Lý Nhân Gửi công văn yêu cầu phòng ban đăng ký CTCT Đăng ký chương trình công tác Dự thảo chương trình công tác Gửi dự thảo đến đơn vị Cho ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh dự thảo trình lãnh đạo quan phê duyệt ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác thường kỳ Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị UBND huyện Lý Nhân Chuẩn bị họp Tiến hành họp Kết thúc họp Lập kế hoạch hội nghị Đón tiếp đại biểu Phục vụ sau họp Phân công công việc Khai mạc hội nghị tuyên bố lý Tổng hợp, thông báo Chuẩn bị tài liệu liên quan tới họp Theo dõi họp Lập hồ sơ Chuẩn bị sơ vật chất Ghi biên Chuẩn bị số công việc khác Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Chuyến công tác cho lãnh đạo Trước chuyến - Liên hệ; - Lập Kế hoạch; - Chuẩn bị Tài liệu; Trong chuyến - Chuẩn bị kinh phí; - Xếp lịch; - Chuẩn bị số khác; - Phân loại tài liệu; - Tham mưu; Sau chuyến - Thu thập hóa đơn, chứng từ; - Tổng hợp, thông báo, toán; - Lập hồ sơ Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Mô hình văn phòng đại           Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Chú thích: Bàn làm việc cán nhân viên Bàn tiếp dân Ghế ngồi  Máy tính Tủ để hồ sơ tài liệu  Máy Scan Cửa vào  Máy in Cử sổ  Điện thoại bàn Móc treo đồ Máy photo  Lọ hoa Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Lịch công tác tuần quan ( Có văn kèm theo) Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08 Kế hoạch công tác năm quan ( Có văn kèm theo) Sinh viên: Trần Thị Thanh Huyền Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Ngày đăng: 07/08/2016, 21:38

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • Số: / /QĐ-UBND

    • CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

    • CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan