Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên và Môi trường. 3 1. Tóm tắt về Cục 3 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục 4 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục 8 II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Công nghệ thông tin 9 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục 9 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Cục 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Cục Công nghệ thông tin. 16 1. Khảo sát về công tác văn phòng. 16 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 16 1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Cục. 18 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 cuộc họp của Cục Công nghệ thông tin. 18 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Cục. 20 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Cục. 22 2. Khảo sát về công tác văn thư 25 2.1. Tìm hiểu, nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức văn thư của Cục 25 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Cục 26 2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 26 2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 27 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 28 2.2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 28 2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 29 2.2.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 30 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA 35 CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. 35 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và kế hoạch công tác năm. 35 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan. 43 3. Soạn thảo “Quy chế văn hoá công sở” của cơ quan. 43 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 44 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 47 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan. Nhận xét về ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng. 50 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng Cục 52 1. Về công tác văn phòng. 52 2. Về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 54 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 55 KẾT LUẬN: 57 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG I Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên Môi trường Tóm tắt Cục Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Cục .4 Cơ cấu tổ chức máy Cục .8 II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục Công nghệ thông tin .9 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Cục Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng Cục 11 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Cục Công nghệ thông tin 16 Khảo sát công tác văn phòng 16 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 16 1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Cục .18 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 họp Cục Công nghệ thông tin 18 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Cục .19 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hoá công sở Cục 22 Khảo sát công tác văn thư 25 2.1 Tìm hiểu, nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức văn thư Cục 25 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Cục 26 2.2.1 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 26 2.2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 27 2.2.3 Tổ chức quản lý giải văn 28 2.2.4 Tổ chức quản lý giải văn đến 28 2.2.5 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan .29 2.2.6 Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan .30 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 31 Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA .35 CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 35 Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng kế hoạch công tác năm .35 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” quan 43 Soạn thảo “Quy chế văn hoá công sở” quan 43 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 44 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình văn phòng 47 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan Nhận xét ưu, nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng 50 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .52 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Cục 52 Về công tác văn phòng 52 Về công tác văn thư, lưu trữ quan 54 II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .55 KẾT LUẬN: .57 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, đất nước ta giai đoạn công nghiệp hoá – đại hoá kinh tế tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ vững cần phải có quản lý điều hành tốt Do cần phải có nỗ lực cố gắng tất người tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước, đặc biệt hệ trẻ - tương lai đất nước phải luôn phát huy, nâng cao ý thức chung tay góp phần xây dựng quê hương ngày giàu mạnh Mỗi sinh viên, ngồi ghế nhà trường nhận thấy việc học tập có ý nghĩa quan trọng đôi với học tập luôn thực hành Ông cha ta có câu “Học đôi với hành” đến thành ngữ gắn liền với đời sống học tập người.Việc thực hành công cụ biến lý thuyết sách thành công việc cụ thể, giúp quen với môi trường thực tế, không cảm thấy bỡ ngỡ, lúng túng trường làm việc Không mà thực hành giúp có hội tiếp thu, cọ sát trải nghiệm, trau dồi kiến thức học Vì việc thực hành đóng vai trò quan trọng tách rời trình học tập người Điều chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định “Học với hành phải đôi Học mà không hành vô ích Hành mà không học hành không trôi chảy” Đối với sinh viên năm cuối, tiếp thu kiến thức từ thầy cô, từ sách kết thúc môn học chuyên ngành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên Khoa Quản trị văn phòng trực tiếp khảo sát thực tế phạm vi ngành nghề đợt thực tập quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau kết thúc chương trình học ngành văn phòng, nâng cao ý thức rèn luyện cho sinh viên “Học thật đôi với làm thật” Qua đợt thực tập tốt nghiệp hội tốt cho sinh viên vận dụng kỹ thực hành vào nghiệp vụ chuyên môn mình, học hỏi nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao lực thân Thực tập tốt nghiệp môn học thực tiễn ngành học phải có Nó đòi hỏi sinh viên phải vận dung tư duy, kiến thức học Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ghế nhà trường vào thực tế công việc Giúp sinh viên làm quen với công việc thực tế trước tiếp xúc với công việc quan Qua đợt thực tập tốt nghiệp, sinh viên kiểm chứng lại học trường biết cách áp dụng kiến thức vào công việc thực tế cách nhuần nhuyễn, tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau pháp huy tính linh hoạt, sáng tạo, nhạy bén tình xảy Đồng thời, qua trình thực tập tốt nghiệp nhà trường đánh giá lực thực học sinh trình học tập giải công việc thực tế Nhận giúp đỡ Trường Khoa Quản trị văn phòng, tiếp nhận Cục Công nghệ thông tin, em thực tập quan, ngày 09 tháng năm 2015 đến ngày 29 tháng năm 2015 Trong suốt thời gian thực tập quan, em cán Văn phòng Cục Công nghệ thông tin tận tình bảo Với gần hai tháng thực tập bỡ ngỡ lúng túng công việc em anh, chị hướng dẫn nhiệt tình giúp em sửa hoàn thiện công việc giao, nhờ em tích luỹ nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng cho sinh viên chúng em có hội tiếp xúc, cọ sát với thực tế đợt thực tập vừa qua Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh chị phận văn phòng Cục Công nghệ thông tin cho em kinh nghiệm quý giá Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG I Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên Môi trường Tóm tắt Cục Cục Công nghệ thông tin thành lập theo Nghị định số 25/2008/NĐCP ngày 04 tháng năm 2008 Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài nguyên Môi trường Quá trình hình thành, xây dựng phát triển Cục Công nghệ thông tin trải qua 20 năm, tiền thân tổ chức Trung tâm thông tin lưu trữ tư liệu địa trực thuộc Tổng cục Địa thành lập từ năm 1994, đến thành lập Bộ Tài nguyên Môi trường đổi thành Trung tâm Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường từ năm 2003 Hệ thống tổ chức chuyên trách CNTT, lưu trữ chuyên ngành tài nguyên môi trường liên tục kiện toàn phát triển lớn mạnh bao gồm: Cục Công nghệ thông tin, đơn vị CNTT, thông tin lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ, Trung tâm CNTT trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường nước Trong năm qua, Cục Công nghệ thông tin hệ thống chuyên trách CNTT ngành tài nguyên môi trường không ngừng nỗ lực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao : Xây dựng, triển khai văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công nghệ thông tin ngành; triển khai đồng nhiều dự án quan trọng như: Xây dựng sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường, xây dựng mạng thông tin tài nguyên môi trường, xây dựng phần mềm dung chung ngành, Thư viện điện tử ngành, Cổng thông tin điện tử Bộ Tài nguyên Môi trường… Với vị trí, vai trò quan trọng thành tích đạt năm qua, Cục Công nghệ thông tin Đảng, Nhà nước Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Thông tin Truyền thông trao tặng nhiều hình thức, danh hiệu khen thưởng như: Huân chương lao động hạng ba, Cờ thi đua Chính phủ, Cờ thi đua, Bằng khen Bộ Giải thưởng công nghệ thông tin – truyền thông Việt Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nam năm 2010 Hiện sở Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04/3/2013 Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành Quyết định số 1628/QĐ-TNMT ngày 05 tháng năm 2013 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghệ thông tin, Cục có chức quản lý hoạt động ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; tổ chức thực việc ứng dụng, phát triển CNTT, lưu trữ thông tin tư liệu cung cấp dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơ cấu máy tổ chức Cục triển khai hoàn thiện bao gồm đơn vị quản lý nhà nước: Phòng Hệ thống thông tin; Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phòng Khoa học, công nghệ Hợp tác quốc tế, Phòng Pháp chế Quản lý hoạt động công nghệ thông tin, Phòng hệ thống thông tin, Văn phòng, Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin TP Hồ Chí Minh; Các đơn vị nghiệp: Trung tâm Công nghệ phần mềm GIS, Trung tâm sở hạ tầng công nghệ thông tin, Trung tâm Kiểm định sản phẩm CNTT, Trung tâm Lưu trữ Thông tin tài nguyên môi trường, Trung tâm Ứng dụng Chuyển giao công nghệ, Trung tâm ứng dụng CNTT phía Nam Chức nhiệm vụ cấu tổ chức Cục Công nghệ thông tin ban hành kèm theo Quyết định số 1628/QĐ-BTNMT ngày 05 tháng năm 2013 Bộ Tài nguyên Môi trường Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Cục a Chức Cục Công nghệ thông tin tổ chức trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường, có chức tham mưu, giúp Bộ trưởng thống quản lý hoạt động ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; tổ chức thực việc ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ cung cấp các dịch vụ công theo quy định pháp luật Cục Công nghệ thông tin có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội riêng theo quy định pháp luật, có trụ sở đóng thành phố Hà Nội b Nhiệm vụ quyền hạn Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng dự thảo văn quy phạm pháp luật, chế, sách, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy định ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực sau ban hành Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, nhiệm vụ chuyên môn ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực sau phê duyệt Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức thẩm định chuyên môn dự án ứng dụng công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước đơn vị thuộc Bộ Chủ trì xây dựng, quản lý hệ thống phần mềm bảo hành kỹ thuật cho Cổng thông tin điện tử Bộ; phối hợp thực trì hoạt động Cổng thông tin điện tử Bộ; chủ trì triển khai chương trình tin học hóa quản lý hành nhà nước lộ trình thực Chính phủ điện tử Bộ Chủ trì tổ chức xây dựng, quản lý thư viện điện tử ngành tài nguyên môi trường; quản lý cung cấp tài liệu thư viện bao gồm loại sách, tài liệu tài nguyên môi trường theo phân công Bộ trưởng Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu đơn vị ngành tài nguyên môi trường Phối hợp với đơn vị liên quan trực thuộc Bộ phân bổ nguồn vốn ngân sách nhà nước sử dụng cho hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu thuộc phạm vi quản lý Bộ Về quản lý hoạt động công nghệ thông tin: a) Hướng dẫn kiểm tra việc triển khai nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; thực trình tự, thủ tục xây dựng, quản lý nghiệm thu đề án, dự án, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; thu thập, lưu trữ, công bố, cung cấp Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông tin sản phẩm, kết quản đề án, dự án, nhiệm vụ ứng dụng phát triển công nghệ thông tin; b) Tổ chức kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin đề án, dự án, sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định; c) Hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá tính hiệu công tác ứng dụng công nghệ thông tin ngành tài nguyên môi trường; d) Theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình, hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin ngành tài nguyên môi trường Về hệ thống thông tin, sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường: a) Chủ trì xây dựng, quản lý, thu thập, cập nhật, trì, khai thác hệ thống sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường; tích họp sở liệu thành phần tài nguyên môi trường, gồm: sở hạ tầng thông tin địa lý, đo đạc đồ, quản lý đất đai, tài nguyên nước, môi trường, địa chất khoáng sản, khí tượng thủy vãn, biến đổi khí hậu, biền hải đảo; b) Hướng dẫn, kiếm tra đơn vị thuộc Bộ xây dựng, quản lý, trì, cập nhật hệ thống thông tin, phần mềm dùng chung; sử dụng văn điện tử, chữ ký số, chứng thư số chứng thực chữ ký số giao dịch điện tử Bộ; xây đựng, cập nhật, quản lý, cung cấp, khai thác sở liệu chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý Bộ; c) Cung cấp, trao đổi thông tin liệu thuộc sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường theo quy định pháp luật 10 Về sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: a) Chủ trì tổ chức thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành, hướng dẫn sử dụng hệ thống sở hạ tầng thông tin Bộ; b) Chủ trì hướng dẫn đơn vị liên quan trì hoạt động ổn định hệ thống mạng diện rộng, trung tâm liệu, hệ thống giao ban điện tử hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin; c) Xây dựng, tổ chức thực giải pháp đảm bảo an ninh, an toàn ứng phó với cố hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thông tin số Bộ; d) Làm đầu mối kết nối với mạng thông tin Chính phủ, Bộ, ngành Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức có liên quan 11 Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến thương mại hóa thông tin: a) Chủ trì xây dựng, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ công trực tuyến; b) Hướng dần đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, thực dịch vụ công trực tuyến thương mại hóa thông tin, liệu, sản phẩm tài nguyên môi trường; c) Tổ chức công bố, cung cấp thông tin tư liệu tổng hợp tài nguyên môi trường theo quy định; phối hợp với đon vị thuộc Bộ công bố, cung cấp thông tin, tư liệu chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý Bộ 12 Thực việc tổng hợp, lưu trữ công bố số liệu thống kê ngành tài nguyên môi trường theo Hệ thống tiêu thống kê ngành tài nguyên môi trường 13 Thực dịch vụ công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu tài nguyên môi trường theo quỵ định cùa pháp luật 14 Tổ chức thực cải cách hành theo chương trình, kế hoạch cải cách hành Bộ 15 Phối hợp quản lý hoạt động hội, tổ chức phi phủ hoạt động lĩnh vực thuộc chức quản lý Cục 16 Là quan đầu mối thực thiện Chiến lược Công nghệ thông tin Truyền thông quốc gia; quan thường trực giúp việc Ban Chỉ đạo thực Chiến lược ứng dụng phát triền công nghệ thông tin tài nguyên môi trường đến năm 2015 định hướng đến năm 2020 17 Tổ chức nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, thực chương trình, dự án hợp tác quốc tế công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu tài nguyên môi trường theo phân công Bộ trưởng 18 Quản lý tổ chức, biên chế, vị trí việc làm; công chức, viên chức, người lao động; phối họp với Vụ Tổ chức cán việc xây đựng phát triển hệ thống tổ chức, nhân lực công nghệ thông tin; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu tài nguyên Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội môi trường theo quy định theo phân công Bộ trường 19 Quản lý tài chính, tài sản thuộc Cục; thực trách nhiệm đơn vị dự toán cấp II đơn vị trực thuộc Cục theo quy định theo phân công Bộ trưởng 20 Thống kê, báo cáo định kỳ đột xuất tình hỉnh thực nhiệm vụ phân công 21 Thực nhiệm vụ khác Bộ trường phân công Cơ cấu tổ chức máy Cục Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng nhiệm vụ giao; xây dựng quy chế làm việc điều hành hoạt động Cục, chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động Cục; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tồ chức tổ chức thuộc Cục; ký văn chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ giao văn khác theo phân công ủy quyền Bộ trưởng Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Cục trường lĩnh vực công tác phân công Các phòng chuyên môn thuộc Cuc: Phòng Hệ thống thông tin Phòng Kế hoạch - Tài Phòng Khoa học, Công nghệ Hợp tác quốc tế Phòng Pháp chế Quản lý hoạt động công nghệ thông tin Văn phòng Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm Công nghệ phần mềm GIS Trung tâm Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Trung tâm Kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin 10 Trung tâm Lưu trữ Thông tin tài nguyên môi trường 11 Trung tâm Ứng dụng Chuyển giao công nghệ 12 Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin phía Nam (trụ sở thành phố Hồ Chí Minh) Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu cao b Nhược điểm: Bộ phận văn thư với diện tích nhỏ hẹp, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo vệ như: máy hút bụi, quạt thông gió, máy hút ẩm,… Cơ sở vật chất chưa đáp ứng nhu cầu công việc quan Máy photocopy photo mặt hay bị kẹt giấy Do khối lượng công việc nhiều nên văn đi, đến chưa văn thư cập nhật kịp thời vào mạng II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Quá trình thực tập quan, khoảng thời gian em học hỏi nhiều kinh nghiệm, kỹ nhận biết công việc thực tế Văn phòng đơn vị chuyên môn, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo quan, tìm hiểu, xử lý thống kê thông tin cho lãnh đạo giao nhiệm vụ Hơn nữa, văn phòng phận quan trọng việc quản lý đào tạo nhân quan, phận tham mưu công tác hậu cần cho quan Và sau em có số đề xuất, hi vọng góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục mặt hạn chế trên: - Trước tiên đổi người sở vật chất Con người trung tâm công việc nên phải có tư tưởng tiến bộ, có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn vững vàng Cục nên tạo điều kiện cho cán văn thư đào tạo, tập huấn nhiều để học hỏi thêm kinh nghiệm nâng cao trình độ - Chuẩn hoá đội ngũ cán công chức làm công tác văn thư thông qua việc thường xuyên mở lớp huấn luyện, đào tạo bồi dưỡng mở lớp bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho cán văn thư lưu trữ cán thuộc phận khác, có hình thức khen thưởng với cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc - Việc quản lý văn máy tính nên bổ sung máy phát điện để điện tránh công việc bị ùn tắc - Hiện đại hoá công tác văn phòng quan: có kế hoạch thay Sinh viên: Triệu Thị Lan 55 Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội máy móc cũ, trang bị thêm máy photo, kệ đựng tài liệu cho phận văn thư, đồng thời lựa chọn trang thiết bị cho văn phòng nói chung công tác văn thư nói riêng phải theo hướng đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật bền, đẹp tránh tình trạng vừa đầu tư xong lạc hậu, nhiên phải phù hợp với trình độ văn phòng người đểu biết sử dụng, - Đề xuất kiến nghị với quan xin thêm kinh phí để xây dựng, mua sắm trang thiết bị hữu ích, phù hợp công việc xử lí hiệu cho phòng cho quan - Ở phòng chưa có phần mềm quản lý công tác văn phòng, nên cần trang bị thêm để hoạt động công tác triển khai nhanh chóng - Phòng cần trang bị, mua phương tiện máy móc hư hỏng như: Máy in, máy photo, máy hút bụi,…để bảo quản tài liệu tốt Ngoài lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý - Cần phải quản lý chặt chẽ lưu trữ văn bản, văn nên để tập trung, tránh rải rác đơn vị phận khác - Cán văn phòng trau dồi kiến thức, cập nhật cách thức làm việc phù hợp với phát triển xã hội Sinh viên: Triệu Thị Lan 56 Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN: Trải qua gần hai tháng thực tập Cục Công nghệ thông tin, thời gian không nhiều kinh nghiệm thực tế sinh viên năm ba em Tại quan em học hỏi nhiều kiến thức sát thực bổ ích trình thực tập văn phòng Cục Sau thời gian thực tập văn phòng Cục, thân em có hội cọ sát với thực tế, để có nhìn nhận đắn khái quát mô hình quản lý, điều hành công tác hành chính- văn phòng, công tác văn thư- lưu trữ quan nhà nước cấp trung ương Từ nhận biết sở lý thuyết học, chúng em phải biết áp dụng linh hoạt vào thực tiễn quan làm việc, mà lúc đưa nguyên vẹn lý thuyết vào thực tế Vì trường hợp đó, linh hoạt làm giảm bớt tính hiệu công tác Vì đòi hỏi người cán văn phòng tương lai chúng em phải tích cực học hỏi, tiếp thu, trau dồi kiến thức nhiều để thực trở thành cán văn phòng có trình độ chuyện môn, có lực hiểu biết, để trở thành trợ thủ đắc lực lãnh đạo quan giải công việc, hoàn thành mục tiêu công tác mà quan đề Qua đợt thực tập, em có điều kiện vận dụng kiến thức học thực hành số khâu nghiệp vụ như: Gửi công văn, tiếp nhận công văn, bóc bì văn bản, lưu văn đến, đăng ký văn - đến, tham gia chuẩn bị công tác hậu cần cho họp hay đại hội quan…, giúp em bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng cho tiêu chí chung trở thành cán văn phòng sau Đạt thành nhờ giúp đỡ anh chị quan hướng dẫn tận tình bảo cặn kẽ để em có nhìn toàn diện công việc văn phòng, giúp em thực tốt công việc giao, không khí giao tiếp thoải mái công sở giúp em Sinh viên: Triệu Thị Lan 57 Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nâng cao trình độ, kiến thức chuyên sâu, phong cách làm việc khoa học, tạo dựng mối quan hệ với cán quan qua trình học hỏi giao tiếp Do em nhận thức vai trò quan trọng công tác văn phòng quan Sau đợt thực tập, truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với dạy nhiệt tình kiến thức thực tế từ anh chị cán văn phòng Cục Cục Công nghệ thông tin giúp em hiểu thêm ngành nghề, tạo cho em niềm đam mê, hứng thú công việc, từ em tự tin vững bước đường chọn Em xin gửi tới lời cảm ơn sâu sắc lời chúc tốt đẹp tới trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, thầy cô nhà trường, toàn thể Cục Công nghệ thông tin, đặc biệt anh chị văn phòng, cụ thể cán hướng dẫn Bùi Thị Len tạo cho em hội nhận biết toàn diện ngành nghề, lĩnh vực mà theo học tiếp tục theo đuổi ước mơ đặt cho thân em Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm lần đầu, thực tế chưa thực nhiều hạn chế cách trình bày khoa học, nên em không tránh thiếu sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo góp ý để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Triệu Thị Lan Sinh viên: Triệu Thị Lan 58 Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 01 Sơ đồ máy Cục Công nghệ thông tin Cục trưởng Các Phó Cục trưởng Các đơn vị quản lý Nhà nước Các đơn vị nghiệp Văn phòng Trung tâm Công nghệ phần mềm GIS Phòng kế hoạch – Tài Trung tâm Cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin Phòng Khoa học công nghệ Hợp tác quốc tế Trung tâm kiểm định sản phẩm Công nghệ thông tin Phòng Pháp chế quản lý hoạt động CNTT Trung tâm Lưu trữ thông tin tài nguyên môi trường Phòng Hệ thống thông tin Chi nhánh Cục CNTT TP.HCM Sinh viên: Triệu Thị Lan Trung tâm Ứng dụng chuyển giao công nghệ Trung tâm Ứng dụng CNTT phía Nam (trụ sở TP.HCM Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ máy Văn phòng Cục Công nghệ thông tin Chánh Văn phòng Phó Chánh văn phòng Hợp tác quốc tế Kế toán Sinh viên: Triệu Thị Lan Phó Chánh văn phòng Văn thư Văn phòng cửa Tổng hợp Đội xe Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Cục Thông báo yêu cầu đơn vị, phòng ban chuẩn bị Yêu cầu đơn vị đăng ký công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan Trên sở Văn phòng xây dựng dự thảo chương trình công tác Văn phòng gửi thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Văn phòng hoàn thiện dự thảo lần cuối sở thu thập ý kiến đóng góp để trình Cục trưởng Cục trưởng phê duyệt, ký ban hành Văn Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị Tổ chức họp bàn, duyệt chủ trương Trước hội nghị Xây dựng kế hoạch Tổng hợp số liệu, dự thảo, báo cáo, phương hướng công tác Mời đại biểu dự hội nghị Phân công trách nhiệm Chuẩn bị nội dung Thành phần Dự trù kinh phí Đón tiếp đại biểu Trong hội nghị Chuẩn bị tài liệu, phục vụ hội nghị Dự kiến chương trình Thành lập ban tổ chức Ghi biên Tổng hợp kết Tiễn đoàn, thu dọn toán kinh phí Sau hội nghị Thông báo kết hội nghị Lập hồ sơ hội nghị Tổ chức thực kết hội nghị Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Cục Công nghệ thông tin Liên hệ với nơi Lãnh đạo công tác Trước chuyến Lập kế hoạch cho chuyến Chuẩn bị kinh phí, tài liệu, phương tiện lại Nếu Lãnh đạo Trong chuyến Nếu khồng Lãnh đạo Tổng hợp, thông báo kết chuyến Sau chuyến Thu thập kết chuyến Sắp xếp lịch trình, tài liệu cho công việc Tham mưu cho Lãnh đạo trình công tác Thu thập hoá đơn, chứng từ Giữ liên lạc, thực công việc theo đạo Tổ chức thực kết chuyến Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Chương trình công tác tác tuần Lãnh đạo Cục BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CỤC Tuần:16 Từ ngày 13/4/2015 đến ngày 19/4/2015 Thứ, Lãnh đạo ngày Cục THỨ Lãnh đạo 13/4/201 Cục Giờ 14:00 Nội dung làm Thành phần Địa điểm việc tham dự Trưởng Phòng phòng, Giám họp 3, Họp thống đốc Trung tầng công tác triển tâm thuộc Cục Cục khai dịch vụ HN; Giám CNTT công trực tuyến đốc Trung tâm Bộ TN&MT UWD&CGCN , KDSP CNTT chuẩn bị nội dung Phòng 14:00 Làm việc với Phòng KH-TC họp Bộ Tài chuẩn bị nội A806, Bộ TN&MT THỨ CT 14/4/201 Nguyễn công tác tài dung Cục Hữu Chính 2015 CNTT Bộ THỨ Sinh viên: Triệu Thị Lan Hướng dẫn sử Lãnh đạo Phòng dụng chữ ký số trung tâm Đào tạo Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lãnh đạo 8:30 Cục THỨ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để phục vụ hoạt ƯD&CGCN; động đạo, toàn thể cán điều hành, tác bộ, công chức, nghiệp viên chức Trung tâm người lao động ƯD&CGCN Trung tâm (cả ngày) ƯD&CGCN; 16/4/201 Trung tâm CSHT CNTT chuẩn bị Họp triển khai CT Nguyễn 14:00 Hữu Chính kế hoạch hoạt Phòng động 2015 họp Ban Biên tập A806, Bộ Cổng thông tin TN&MT điện tử Bộ Cán chủ Lãnh đạo cục 16:00 chốt Cục Phòng CNTT: Lãnh họp đạo đơn vị tầng Họp lấy phiếu thuộc Cục, Cục tín nhiệm Phó Chuyên viên CNTT Cục trưởng Cục tương CNTT phòng đương, chủ họp chi tịch CĐCS nhánh Cục, Bí thư Cục Đoàn TNCS CNTT HCM Cục, TP.HCM Chủ tịch Hội CCB Cục Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để phục vụ hoạt Lãnh đạo 03 Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lãnh đạo 8:30 Cục THỨ 17/4/201 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội động đạo, đơn vị; Toàn điều hành, tác thể cán nghiệp công chức, Phòng Trung tâm viên chức, Đào tạo CSHT CNTT, người lao động Chi nhánh Cục 03 đơn vị; CNTT TP Trung tâm HCM Trung CSHT CNTT tâm Ứng dụng chuẩn bị CNTT phía Nam (cả ngày) 13:30 Khách Dự Hội thảo sạn Hải CT định hướng ICT Bắc, Sơn Nguyễn phục vụ phát Trà, TP Hữu Chính triển Kinh tế - Đà Nẵng xã hội THỨ CHỦ NHẬT (*) Chú ý: Lịch công tác ngày chuyển qua màu đỏ có thay đổi Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Quy chế văn thư lưu trữ Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08 Quy chế Văn hoá công sở Sinh viên: Triệu Thị Lan Lớp: Quản trị văn phòng k7A