TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP MÔN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG (Phần thi viết, dùng cho thi tuyển Công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã) Bài TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Khái niệm Trong thực tiễn sống, văn phòng hiểu theo nhiều nghĩa khác Cùng với phát triển kinh tế - xã hội tiến khoa học quản lý quốc gia thời kỳ lịch sử, cách hiểu văn phòng có thay đổi phát triển Khi nhìn vào công việc dễ thấy, hàng ngày văn phòng quan; văn phòng hiểu nơi thực loại công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, dấu, giải công việc hành hàng ngày văn phòng nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ Bên cạnh đó, văn phòng gắn với địa điểm cụ thể văn phòng thường hiểu trụ sở làm việc, điểm giao địa tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG II NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG .6 Nhiệm vụ chung 14 Nhân viên kế toán A .19 MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 22 Cách thức lập chương trình, kế hoạch công tác 31 - Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác: 31 III CÔNG TÁC TIẾP KHÁCH .32 Theo nghĩa chung nhất, văn phòng hiểu tổ chức thuộc cấu quan, tổ chức có chức tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo đảm bảo hậu cần nhằm thực nhiệm vụ trị quan, tổ chức Hệ thống tổ chức máy quan nhà nước đa dạng, nhiều loại hình khác nhau, tùy theo địa vị pháp lý quan có cấu tổ chức máy tương ứng, cấu văn phòng phận cấu thành hình thành dường đồng thời với đời quan tổ chức Các cách hiểu nêu “văn phòng” phản ánh nhận thức chức năng, nhiệm vụ “văn phòng” thời kỳ lịch sử hoàn cảnh phát sinh quan hệ định Trong hoạt động quản lý hành cần có đánh giá toàn diện, đầy đủ xác hoạt động diễn phận quan, tổ chức để từ có khái niệm thống nhằm xây dựng tổ chức điều hành công việc có ngày có hiệu Xét từ giác độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm tác nghiệp đầu vào đầu có tính chất đặc thù định Ở đầu vào hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác sử dụng toàn nguồn thông tin lĩnh vực trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi trường, v.v theo phương án khác nhằm thu kết tối ưu hoạt động quan Đó nội dung hoạt động đặc thù công tác văn phòng Ở đầu hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý thông tin phản hồi nội từ bên quan, tổ chức theo yêu cầu lãnh đạo Toàn hoạt động góp phần trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thông tin trình quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức đạt tới mục tiêu mong đợi tổ chức Văn phòng có vai trò quan trọng trình thực nhiệm vụ trị quan, đơn vị Trước hết, văn phòng gắn với việc quản lý, sử dụng toàn sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài giao để phục vụ trì hoạt động bình thường quan đơn vị Mặt khác, văn phòng có trọng trách phục vụ điều kiện cho nguồn nhân lực Trước hết trực tiếp phục vụ cho máy lãnh đạo, đảm bảo điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự an toàn quan, tham gia nhiều công việc nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật chất cho người lao động theo chế độ nhà nước, đầu mối thu thập cung cấp thông tin, đảm bảo vận hành thông suốt, liên tục quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực công tác lãnh đạo Chính việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức quan tâm đặc biệt Tuy nhiên, số quan, tổ chức có nhận thức chưa thật đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng, đạo công tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp hành công việc Thêm nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thông áp đụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng giúp quan, tổ chức đảm lãnh đạo quan, tổ chức điều bảo tính liên lục, ổn định, tập trung đại hóa hoạt động công vụ Do đó, việc tăng cường nghiệp vụ cho đội ngũ lao động văn phòng cần thiết Để thực chức nhiệm vụ to lớn văn phòng đầu tư điều kiện vật chất nhân lực Về phương diện tổ chức máy nhân văn phòng phải thành lập tổ chức hoạt động theo nguyên tắc định Các nguyên tắc tổ chức hoạt động văn phòng: Văn phòng với tư cách tổ chức thuộc cấu quan, tổ chức có chức giúp thủ trưởng quan thực nhiệm vụ trị quan Như vậy, việc tuân thủ nguyên tắc chung thành lập quan nhà nước, việc tổ chức hoạt động văn phòng quan, cần đặc biệt trọng số nguyên tắc tổ chức hoạt động, bao gồm: - Nguyên tắc tổ chức hoạt động phù hợp với chức nhiệm vụ quan - Nguyên tắc phân biệt rõ chức quản lý nhà nước với chức nghiệp, đáp ứng yêu cầu hoạt động quan công cải cách hành nhà nước quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh - Bảo đảm hiệu lực, hiệu tổ chức, không chồng chéo, trùng lặp, chia cắt nhiệm vụ với đơn vị khác quan, giảm khâu trung gian không cần thiết, bảo đảm quản lý thống Trung ương, đồng thời phát huy tính chủ động, sáng tạo sở - Văn phòng thường có dấu riêng Tùy loại quan mà văn phòng đơn vị tài cấp cấp 3 Chức văn phòng Do diễn biến thực tế quan mà có đánh giá khác chức văn phòng, có nhóm ý kiến cho văn phòng có chức thực công tác tham mưu tổng hợp chính, có nhóm ý kiến khác cho văn phòng thực chức hậu cần Chính vậy, số quan, tổ chức văn phòng tập trung giải vấn đề liên quan đến sở vật chất, nâng cao đời sống cho cán công chức, lo bố trí sửa chữa nhà tập thể v.v Tình hình thường phổ biến thời gian trước thời kỳ Đổi Cùng với trình cải cách hành chính, đổi tổ chức hoạt động quan quản lý nhà nước, chức tham mưu, tổng hợp văn Ở đây, “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, “tổng hợp thu thập, thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Muốn có định đắn, khoa học, người thủ trưởng dựa vào ý chí chủ quan mình, mà phải xét đến yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Việc thu thập, phân tích tổng hợp ý kiến thông thường phần lớn thực phận văn phòng Hoạt động mang tính tham vấn chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quvết định tối ưu Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ xác thông tin đầu vào, đầu phòng ngày đặt chức văn phòng ra, kể thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập Như vậy, tham mưu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mưu Cùng với phát triển máy quản lý nhà nước, chức đảm bảo hậu cần cho quan văn phòng ngày lớn, nội dung công việc cụ thể văn phòng lĩnh vực có nhiều đổi mới, với mục tiêu ngày tiết kiệm hiệu theo hướng xã hội hóa hoạt động phục vụ II NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG Nhiệm vụ chung Về bản, nhiệm vụ văn phòng thuộc quan nhà nước bao gồm: - Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, theo dõi, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch công tác theo phân công thủ trưởng quan - Phối hợp với tổ chức thuộc quan để tập hợp phân tích tình hình hoạt động quan quan Thực công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo quan - Điều hòa, phối hợp hoạt động đơn vị thuộc quan, đơn vi trực thuộc quan hệ với quan đơn vị khác có liên quan việc thực chương trình nhiệm vụ quan - Tổ chức quản lý hướng dẫn thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị tài (quản lý công tác tài vụ, tài sản, an ninh, trật tự vệ sinh môi trường, tổ chức phục vụ họp, lễ nghi khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh cung cấp dịch vụ công cộng nội quan) - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan, bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan y tế, bảo vệ sức khoẻ, tham gia công tác nhằm đảm bảo chế độ nâng cao đời sống cho - Tổ chức thực công tác người lao động - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác, với nhân dân quyền địa phương - Thực nhiệm vụ khác thủ trưởng quan giao uỷ quyền - Cán bộ, công chức, lao động văn phòng chịu trách nhiệm trước chánh văn phòng, trước thủ trưởng quan trước pháp luật việc thi hành nhiệm vụ, công vụ giao; có nghĩa vụ quyền lợi theo quy định pháp lệnh cán bộ, công chức văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Một số nhiệm vụ cụ thể 2.1 Tổ chức công tác thông tin, văn Thông tin hoạt động quản lý tập hợp định thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý môi trường bên có liên quan đến hoạt động quản lý đó, thay đổi thống quản lý môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian thời gian khách thể quản lý thuộc tính hệ Thông tin có mặt tất nội dung hoạt động văn phòng trình quản lý lãnh đạo Đối với quan quản lý nhà nước phần lớn thông tin dạng văn Chức thông tin chức quan trọng bậc văn Thông tin cần thiết cho lãnh đạo để đề định quản lý Công tác thông tin cần thiết lãnh đạo đến mức nhiều người cho “không có thông tin lãnh đạo” Không thể hình dung lãnh đạo mà thông tin, thiếu thông tin Trong việc bảo đảm thông tin cho quản lý, thông tin từ nguồn văn có vị trí lớn đặc biệt quan trọng Muốn làm tốt công tác thông tin, văn phải làm tốt công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư thực quan Các quan Nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực chức sử dụng đến văn tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, ban bố định quản lý, phản ánh tình hình lên cấp trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng hoạt động hàng ngày Đặc biệt văn phòng quan nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí then chốt công tác văn phòng Công tác văn thư hoạt động quan ví dây chuyền sản xuất nhà máy tự động Nó nối liền tất phận quan với lãnh đạo, phận với nhau, sợi dây liên lạc quan với quan khác cấp cấp Về công tác thông tin văn phòng phải cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cứu, thảo luận, định công việc đặt chương trình, kế hoạch công tác định, thị, chương trình, kế hoạch công tác ban hành Qua việc thu thập thông tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị nắm nhận thức, dư luận cán bộ, công chức đơn vị có liên quan định ban hành: khó khăn, thuận lợi thực định kiến nghị cấp Công tác thông tin phát giải pháp hay mô hình sáng tạo để nhân diện rộng - Phản ánh kết quả, kiểm tra tình hình thực - Công tác thông tin văn phòng phải tổng hợp tình hình hàng ngày, hàng tuần tất lĩnh vực hoạt động quan, ngành để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo định chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổng hợp báo cáo định kỳ lên quan cấp công khai quan, đơn vị - Thông tin giúp kiểm tra việc thực định, thị, chương trình, kế hoạch công tác quan đề - Thông tin văn phòng phục vụ lãnh đạo quan giải công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp quan hữu quan giải kịp thời có hiệu nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan 2.2 Tổ chức lưu trữ thông tin, văn Quản lý nhà nước chuỗi hoạt động nối tiếp có tính kế thừa phát triển Trong trình đó, người quản lý phải khai thác sử dụng hệ thống thông tin, văn nhiều lĩnh vực khác đời sống trị, kinh tế, xã hội chuyên môn Tổ chức lưu trữ thông tin, văn biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động người quản lý Lưu trữ thông tin việc phân loại, chọn lọc, đánh giá, xếp thông tin cách có ý thức, có hệ thống theo phương pháp khoa để bảo học quản an toàn phục vụ việc tra cứu, khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu khác trình đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định Tổ chức tốt công tác lưu trữ thông tin, văn 2.3 Xây dựng chương trình , kế hoạch, lịch công tác toàn quan thủ trưởng quan, đơn vị Kế hoạch dự kiến hoạt động quan cho khoảng thực kế hoạch tốt hướng phát triển quan không rõ ràng, bước đích phải đến cho chặng đường Trong chế có nhiều yếu tố “động” kế hoạch phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều thời gian định Nếu không xây dựng Xây dựng chương trình, kế hoạch không việc thực yêu cầu bắt buộc quan quản lý ngành, cấp mà nhu cầu tự thân quan Khi kinh tế nước ta chuyển từ chế quản lý kinh tế tập trung quan liêu, bao cấp sang chế kinh tế thị trường có quản lý nhà nước, theo định hướng xã hội nghĩa không người lầm tưởng vai trò công tác kế hoạch giảm đi, không ý nghĩa lớn phát triển Thực tế, vai trò công tác kế hoạch ngày tăng cường để thích ứng với chế với nội dung cao chất Đó động hơn, sáng tạo hơn, hiệu Tất văn phòng phải thực nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng xếp lịch làm việc hàng tuần quan đơn vị Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kế hoạch quan trọng tránh tình trạng bị lôi kéo công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến chương trình cần thiết văn phòng Trong trình lập kế hoạch quý, tháng hàng tháng, văn phòng phải thường xuyên rà soát việc làm chưa làm để có biện pháp bổ sung Trong loại kế hoạch kế hoạch tài có ý nghĩa đặc biệt Thứ nhất, kế hoạch tài đảm bảo nguồn lực quan trọng cho vận hành quan Thứ hai, kế hoạch tài phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ quản lý nhà nước, phải bám sát tình hình thực để có điều chỉnh kịp thời Kế hoạch thật phải trước bước 2.4 Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách 10 trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyèn quan theo quy định pháp luật Các điều kiện đảm bảo hiệu họp 2.1 Điều kiện pháp lý Việc tổ chức họp, hội nghị hoạt động có tổ chức công tác quản lý, họp, hội nghị có giá trị tổ chức theo trình tự, thủ tục thẩm quyền Các họp tổ chức cách tùy tiện, không tuân thủ quy định dẫn đến lãng phí thời gian tiền kết họp hông có hiệu lực, hiệu Đến có nhiều cấp quản lý ban hành định quy định cụ thể điều kiện để tổ chức họp nhằm giảm bớt họp không cần thiết, gây lãng phí bị phê phán rộng rãi Khi quan hành nhà nước tổ chức họp, hội nghị phải tuân thủ nguyên tắc tổ chức họp sau: - Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải - Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trường quan hành nhà nước việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống công việc, bảo 39 nhất, thông suốt thủ trưởng quan hành nhà nước - Theo chương trình, kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức, phô trương - Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý - Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị hành nhà nước Việc tổ chức loại họp khác phải tuân theo theo quy định cụ thể nhà nước nguyên tắc, trình tự, thủ tục chế độ chi tiêu tài cho họp khác 2.2 Điều kiện người Tổ chức họp, hội nghị hoạt động quan trọng công tác quản lý quan Chất lượng họp, hội nghị trước hết phụ thuộc vào phẩm chất lực người quản lý, điều thể trước hết việc định tổ chức họp, hội nghị Nếu mục đích họp, hội nghị không rõ ràng, không sáng, nội dung nghèo nàn, thành phần dự họp không phù hợp có kết tốt dù công tác phục vụ hoàn hảo Mỗi họp, hội nghị phụ thuộc vào người tổ chức mà trực tiếp người chủ trì, chủ tọa sau phụ thuộc vào thân người dự họp Người chủ trì cần nắm vững vấn đề liên quan xung quanh chủ đề họp, biết lắng nghe, phân tích, tổng hợp, thuyết phục, huy động trí tuệ tập thể Người chủ trì có khả điều khiển họp để phát huy tối đa tham gia cử toạ, định hướng thảo luận để tìm phương án giải vấn đề cách tối ưu Mọi họp cần tham gia tích cực thành viên Người dự họp triệu tập thành phần, tham gia họp cách tích cực, thái độ xây dựng nhân tố quan trọng cho thành công họp Ngược lại, họp không thành công thành viên dự họp thờ ơ, làm việc riêng, không tập trung, không tích cực học hỏi tham gia ý kiến Các thành viên dự họp chủ tọa cần có hiểu biết cần thiết để sử dụng trang, thiết bị phục vụ họp 2.3 Điều kiện vật chất Điều kiện sở vật chất có định lớn đến chất lượng họp, hội nghị Đối với loại họp, hội nghị khác có yêu cầu sở vật chất khác Những nơi tổ chức họp, hội nghị phải đảm bảo 40 yêu cầu cần thiết vị trí, chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng, đảm bảo tiêu chuẩn tiếng ồn, không khí, phòng tránh cháy nổ v.v Các họp, hội nghị chuẩn bị chu đáo tài liệu, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ, tạo môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái, an toàn chất lượng họp nâng cao Một số công tác văn phòng phục vụ họp 3.1 Xác định thời gian họp, hội nghị Thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, khai mạc họp, thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian đón, tiễn đại biểu Thời gian họp phải thông báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết cho đại biểu thành viên dự họp chuẩn bị kế hoạch cá nhân Trong trường hợp cần thiết phải có phương án hỗ trợ đảm bảo cho người dự họp không bị ảnh hưởng xấu tới công việc thực Địa điểm họp, trang trí phòng họp, hội nghị 3.2 Trong điều kiện sở vật chất quan, điều kiện kinh phí cho phép, cần chọn địa điểm họp tiện lợi phù hợp yêu cầu loại họp, hội nghị tạo thuận lợi cho đa số đại biểu, đảm bảo tiêu chuẩn phòng họp Có phương án đề phòng cố nguồn điện, hỏng hệ thống âm (đặc biệt với phòng họp đông người) để đảm bảo họp liên tục nên có phương án địa điểm dự phòng với họp quan trọng Trang trí phòng họp đảm bảo tính trang trọng tiết kiệm, không phô trương hình thức, không chi tiêu vượt quy định, đồng thời không qua loa, đại khái cẩu thả, đảm bảo nguyên tắc lễ tân nhà nước Một số họp phải trang trí theo nghi lễ quy định Thực nghi lễ ngoại giao theo quy định họp có yếu tố nước Trong trường hợp phòng họp phải thuê quan tất yếu tố liên quan đến phòng họp phải khẳng định hợp đồng Như nói, việc bố trí địa điểm cho họp phải vào tính chất, mục đích họp, vào số lượng đặc điểm, vị trí người tham dự, vào điều kiện có quan, tránh chồng chéo với hoạt động khác làm ảnh hưởng đến họp Địa điểm họp cần thông báo cụ thể công văn mời họp giấy mời Việc bố trí bàn ghế phòng họp phải khoa học, vừa đảm bảo mỹ quan, vừa tiện lợi sử dụng Hầu hết họp bố trí theo kiểu hội trường, gồm bục cao để diễn giả 41 nói bên ghế đại biểu người tham dự Cũng có họp bục diễn giả cần có thêm bàn Chủ tịch đoàn người chủ toạ bàn riêng cho phận thư ký Nếu họp người, cần tính chất trao đổi bình đẳng nên bố trí bàn ghế theo hình chữ nhật, hình tròn hình elíp Vị trí người chủ toạ nên nơi mà người dễ thấy Trong trường hợp họp mà thành phần họp mang tính chất làm việc, trao đổi hai quan hai nhóm làm việc tương đương bố trí hình chữ nhật, ngồi hai bên chủ khách đối diện Trong trường hợp họp cần bố trí chỗ ngồi cụ thể cho đại biểu để đảm bảo tính trang trọng thuận lợi cho trình trao đổi, thảo luận, chia nhóm, phát biểu v.v nên chuẩn bị biển, ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ người để vào vị trí cần thiết Chuẩn bị phương án in ấn tài liệu phục vụ họp Đảm bảo trang thiết bị như: Hệ thống âm thanh, hệ thống âm cho phiên dịch tiếng nước (nếu cần), hệ thống phát hình ảnh, ghi âm phương tiện khác máy máy kiểm phiếu, máy tính, máy in chỗ, cáp nối mạng Internet v.v… - Chuẩn bị nước uống chung cho họp, nước uống cho đại biểu, cho diễn giả Chuẩn bị ăn nhẹ giải lao (nếu có) - Trong số trường hợp đặc biệt cần thực biện pháp an ninh cần thiết theo hướng dẫn phối hợp đơn vị chuyên ngành - Các phương tiện phục vụ lại, tổ chức trực y tế cần thông thoáng, không ách tắc giao thông khu vực Trong trường hợp cần thiết phải - Bố trí chỗ gửi xe loại cho đại biểu, đảm bảo 42 xin phép quan quản lý để sử dụng tạm thời đường hè đường làm nơi để xe 3.4 Chuẩn bị gửi văn mời Văn mời họp thể với hai hình thức văn giấy mời công văn có nội dung mời (hoặc triệu tập) Nội dung cụ thể văn mời mô tả chi tiết phần thực hành môn học Các nội dung là: Tên quan đơn vị mời, họ tên, chức vụ người mời mời đại diện quan Nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, địa liên hệ để hồi đáp nhận giấy mời Họ tên, chức vụ, chữ ký người có thẩm quyền mời Ngoài kèm theo yêu cầu đề nghị giấy tờ cần thiết mang theo, yêu cầu nghỉ lại thông báo dịch vụ, dự kiến kinh phí Nếu giấy mời dạng công văn mời tuân thủ theo thể thức công văn Cần lưu ý việc gửi công văn giấy mời phải đảm bảo đến tay người nhận trước thời gian họp tổ chức khoảng thời gian định, để đại biểu kịp bố trí công việc thực công việc chuẩn bị cần thiết Trong trường hợp khẩn cấp, cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau Việc ghi tên, chức vụ đại biểu nội dung giấy mời cần phải xác thận trọng 3.5 Xây dựng chương trình họp Đối với họp thường kỳ trở thành phổ biến chương trình họp thường đơn giản (được trình bày phần thực hành môn học) Tuy nhiên, họp có quy mô lớn quan trọng công việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có nội dung chi tiết, cụ thể, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho người với nội dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ Chương trình họp tạo nên cấu trúc họp Khi mục tiêu, nội dung họp xác định cần xây dựng chương trình họp theo yêu cầu sau: - Cấu trúc họp rõ ràng, có thứ tự ưu tiên ưu tiên thời gian cho vấn đề Nếu nội dung họp có phần công việc độc lập tương đối độc lập với chia họp phần riêng biệt Vận dụng phương pháp khoa học, kỹ điều hành họp khác để nghiên cứu giải vấn đề Chương trình họp cần đảm bảo nội dung chính: Thứ tự tiến hành nội dung công việcề 43 Tên nội dung công việc Người chịu trách nhiệm công việc Dự kiến thời gian tiến hành hoàn thành công việc, (dự kiến tới phút) 3.6 Chuẩn bị việc ghi biên làm tài liệu văn kiện cho hội nghị Tất họp phải ghi biên bản, người ghi biên thư ký đương nhiên họp quan, tổ chức phận thư ký, tổng hợp chịu trách nhiệm theo quy định quan, tổ chức họp họp người có thẩm quyền giao họp Người thư ký phải dự kiến trước Thư ký họp phải người có lực chuyên môn định, phù hợp với nội dung họp, đặc biệt họp có tính chuyên môn cao Đồng thời người thư ký phải bồi dưỡng kiến thức hành văn phòng Cần chuẩn bị đầy đủ giấy, bút phương tiện kỹ thuật phục vụ cho thư ký họp làm việc Đối với họp nào, việc chuẩn bị văn tài liệu công việc thiếu Nếu họp để truyền đạt, phổ biến chủ trương, sách phận người giao nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết cho người thủ trưởng (hoặc chủ tọa) cung cấp cho thành viên dự họp theo đạo Nếu họp để lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo định văn chuẩn bị ban hành dự thảo phải in nhiều để gửi trước cho người tham dự Đặc biệt, họp yêu cầu đại biểu dự họp góp ý văn ban tổ chức họp cần phải liên hệ trước với người tham dự để cung cấp văn để người dự họp chuẩn bị trước ý kiến tham luận trình bày họp Trong điều kiện cho phép tham luận phải in ấn thành nhiều để gửi cho thành viên vào trước khai mạc Đối với họp mà mục đích cuối đến ký kết hợp đồng phải có thỏa thuận chung phải bên thảo luận trước, để sau thành viên đóng góp ý kiến nhanh chóng sửa chữa in ấn thức, kịp thời cho người tham dự ký văn Thông thường phận giúp việc, tham mưu chuẩn bị trước cho lãnh đạo đơn vị số phát biểu, tư liệu, số liệu để trình bày phục vụ trình hướng dẫn thảo luận kết thúc họp Công việc cụ thể thường giao cho thư ký lãnh đạo người có trách nhiệm đơn vị chủ trì nội dung chuyên môn họp Các tài liệu, văn có liên quan phải phận in ấn, chuẩn bị xếp đầy đủ trước họp tiến hành phải kiểm tra cẩn thận, tránh thiếu trang sai sót khâu in ấn, đặc biệt danh sách tên đại biểu tác giả tham luận 3.7 Chuẩn bị sở vật chất khác cho họp Ngoài yêu cầu sở vật chất nên trên, họp dù đơn giản cần phải chuẩn bị nước uống cho người dự Đối với 44 họp quan trọng, kéo dài, chuẩn bị đồ ăn giải khát giải lao, theo quy định Nhà nước hành Chuẩn bị đầy đủ sở vật chất cho họp vấn đề cần thiết để xảy sơ xuất dù nhỏ dễ gặp phản ứng không hay từ người tham dự giảm uy tín quan Do vậy, việc phải chuẩn bị chu đáo, thông báo rõ ràng, cụ thể tiến hành sở thực tiết kiệm, chống lãng phí - Trong phòng họp phải có đồng hồ hoạt động tốt, có hòm phiếu (trong trường hợp phải tiến hành bỏ phiếu) Cần có micro di động cho người dự họp phát biểu trường hợp hệ thống micro cho chỗ 3.8 Chuẩn bị kinh phí cho họp Kinh phí cho họp vấn đề quan trọng cần quan tâm mức hai khía cạnh Nếu không đảm bảo kinh phí họp không tiến hành không thực tất mục tiêu đặt ra, mặt khác chi phí cho họp phải tuân thủ quy định nhà nước chế độ hội họp Yêu cầu dự toán tiết, đầy đủ, chế độ Dự toán đầy đủ, sát với thực tế đảm bảo cho họp tiến hành thuận lợi Tùy theo quy mô, tính chất, tầm quan trọng, cấp tổ chức mà dự toán họp phê duyệt, cấp phát cấp quản lý khác Các họp thông thường quan lập dự toán hàng năm lập dự toán thu, chi toàn quan 3.9 Kiểm tra lần cuối Kiểm tra tổng thể công việc chuẩn bị Kiểm tra nội dung công việc thể kế hoạch chương trình cụ thể Cần thiết phải liên lạc nhận xác nhận đơn vị phối thuộc liên hệ với phóng viên, nơi cung ứng dịch vụ, phận kỹ thuật in ấn tài liệu, đảm bảo nguồn điện, phương tiện vận chuyển, công việc hậu cần khác v.v Mặc dù chuẩn bị chu đáo, trước khai mạc họp cần kiểm tra thực tế điều kiện đảm bảo cho họp, bao gồm: - Kiểm tra địa điểm họp vệ sinh, ánh sáng, âm thanh, trang thiết bị khác - Kiểm tra lại việc bố trí bàn ghế, kiểm tra nội dung hình thức trang trí, kiểm tra trang âm phục vụ lễ nghi, vật, vật dụng phục vụ nội dung chương trình cụ thể Ví dụ: Trong họp tổng kết thường có trao tặng danh hiệu thi đua phải kiểm tra vật dụng khay đựng khen, giấy khen, cờ thi đua, hoa… - Kiểm tra việc chuẩn bị trà nước bữa ăn phục vụ - Kiểm tra việc bố trí bàn đón tiếp, tài liệu quà tặng cần phát cho đại biểu, danh sách ghi tên chữ ký người đến dự 45 Kiểm tra khu vệ sinh công cộng, ánh sáng, tình trạng hoạt động thiết bị, nguồn nước cáp, giấy vệ sinh, tình trạng vệ sinh 3.10 Các công việc sau họp Sau họp hội nghị kết thúc, phải thực số công viêc sau - Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ họp (hay đề nghị) Những tài liệu cần thu thập bao gồm: Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp lại bàn ghế hoàn trả trang thiết bị cho phận chức Thu thập hoá đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí cho họp hội nghị Việc chi phí nhiều người thực hiện, thư ký người lập dự toán tạm ứng kinh phí từ phận tài vụ nên phải có trách nhiệm thu thập hoá đơn, chứng từ để toán Khi thu thập, cần ý kiểm tra tính hợp lệ hoá đơn, chứng từ thực thủ tục theo yêu cầu chuyên môn kế toàn - tài vụ - Biên tập soạn thảo số thư từ, văn theo yêu cầu người lãnh đạo, tinh thần nội dung trao đổi, thảo luận trí họp Thông thường, sau họp, lãnh đạo quan đơn vị ban hành định quản lý văn hướng dẫn, nhắc nhở việc thực vấn đề cần thiết Việc soạn thảo văn giao cho thư ký văn phòng Đối với số quan doanh nghiệp, sau họp với đối tác, chuyên viên giúp việc phải soạn thảo hợp đồng kinh tế thoả thuận sản xuất kinh doanh giúp lãnh đạo hoàn thiện đến văn V CÔNG TÁC HẬU CẦN Vai trò công tác hậu cần hoạt động quan, đơn vị Hậu cần hai chức chủ yếu văn phòng quan, đơn vị Làm tốt công tác hậu cần văn phòng góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu làm việc quan, tổ chức Công tác hậu cần nhằm thực nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp điều kiện, phương tiện, sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực nhiệm vụ - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng trang thiết bị quan, đảm bảo cho hoạt động quan tiến hành liên tục - Quản lý chi tiêu tài theo chế độ, sách Nhà nước quy định 46 - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động quan - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối đơn vị với quan cấp trên, cấp ngang, cấp với nhân dân - Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập diện mạo quan trang nghiêm, văn minh, đại Những yêu cầu hậu cần Công tác hậu cần cần thực sở đảm bảo yêu cầu sau đây: 2.1 Yêu cầu phục vụ Mọi công đoạn, tác nghiệp công tác hậu cần văn phòng phải xuất phát từ yêu cầu phục vụ, lấy việc tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, nhân viên quan hoạt động làm mục đích, không cửa quyền, không vụ lợi Cán phụ trách chức hậu cần văn phòng phải có ý thức đề cao quan điểm phục vụ, phải thực công việc chung, phải có đức tính “cần, kiệm, liêm, chính, chí công, vô tư”, phải có “quả tim nóng, đầu lạnh hai bàn tay sạch” 2.2 Yêu cầu hợp pháp hợp lý - Tính hợp pháp: Việc quản lý chi tiêu tài phải chế độ, không phép “vượt rào”, “vung tay trán” Việc quản lý quỹ lương, sử dụng vật tư, tài sản phải theo quy định nhà nước, không tùy tiện, lạm quyền - Tính hợp lý: Chấp hành mục đích sử dụng hưởng thụ Phải đảm bảo có lý, có tình, phù hợp với hoàn cảnh, môi trường cụ thể, sát với đối tượng phục vụ Phải đảm bảo tính khả thi cao nội dung phục vụ, bảo đảm bước đi, giai đoạn, tác nghiệp thích hợp, chắn hiệu 2.3 Yêu cầu khoa học Công tác hậu cần bao gồm nhiều công đoạn đột xuất đảm bảo phục vụ kịp thời, thường xuyên, liên tục cho hoạt động quan Vì vậy, hoạt động hậu cần phải khoa học, nhân viên hậu cần phải làm việc có chương trình, theo kế hoạch định, tránh tuỳ tiện, giải việc việc nhỏ mà bỏ quên việc lớn, làm việc trước mắt mà quên lâu dài - Việc quản lý lao động công tác văn phòng nói chung cán bộ, nhân viên phụ trách mảng công việc nói riêng sở bí thành công hoạt động hậu cần văn phòng quan 2.4 Yêu cầu thích ứng - Việc trang bị, mua sắm trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ lao động cho cán bộ, nhân viên làm việc cần xuất phát từ yếu tố tâm-sinh lý người, tránh tình trạng bắt người phải phụ thuộc, bị ức chế phương 47 tiện, thí dụ: việc trang bị bàn làm việc, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ phải phù hợp với tầm vóc người - Cần nhạy cảm với để hoạt động, đầu tư mua sắm mẫu mã cho thích hợp với thời đại Phải lường trước mua sắm số loại thiết bị chóng bị lạc hậu thời đại tiến khoa học - kỹ thuật công nghệ 2.5 Yêu cầu tiết kiệm hiệu - Tính tiết kiệm: Đầu tư cho công tác hậu cần phải quán triệt yêu cầu tiết kiệm tiền bạc, tài sản công thời gian nữa, nguyên tắc hợp lý, chất lượng hiệu - Tính hiệu quả: Yêu cầu hiệu hoạt động hậu cần văn phòng đánh giá hai mặt đức tính định lượng Thước đo tinh thần nhiệt tình, trách nhiệm công chức thời đại tính hiệu việc làm họ Hiệu xã hội, đặc biệt hiệu kinh tế cụ thể mang ý nghĩa sâu sắc chế quản lý kinh tế thị trường 2.6 Yêu cầu nhiệt tình sáng tạo Làm công tác hậu cần văn phòng không đủ lĩnh lòng nhiệt tình với công việc dễ bị chán nản, bê trễ mang tính chất “làm dâu trăm họ” Đồng thời có nhiệt tình, tâm đắc với công việc nảy sinh sáng kiến Lòng nhiệt tình lĩnh vượt khó, vượt khổ cộng với ý thức tìm tòi sáng tạo công việc mang lại kết to lớn Nội dung công tác hậu cần 3.1- Quản lý tài sản Tài sản nhà nước (tài sản hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước, có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước xác lập sở hữu nhà nước theo quy định nhà nước), giao cho quan, tổ chức mà văn phòng trực tiếp quản lý tham gia quản lý gồm: - Nhà đất thuộc trụ sở làm việc công trình xây đựng khác gần liền với đất; - Phương tiện vận tải, lại phục vụ công tác; - Máy móc, trang thiết bị làm việc tài sản khác phục vụ nhu cầu công tác xác định tài sản cố định Tài sản nhà nước phải mua sắm, quản lý, bảo quản, sử dụng theo tiêu chuẩn, định mức, mục đích quy định cấp có thẩm quyền loại tài sản cụ thể Tài sản cố định quan hệ thống nhà xưởng, thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật phương tiện vận chuyển Đó tài sản có giá trị lớn định khả hoạt động quan nên cần quản lý, sử dụng cho có hiệu Để quản lý có hiệu tài sản cần tiến hành: - Phân loại tài sản cố định 48 - Lập hồ sơ tài sản cố định - Lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập, sử dụng sửa chữa - Nắm số lượng, chất lượng diễn biến sử dụng - Có quy chế quản lý, giao nhận trình sử dụng quy định chế độ trách nhiệm vật chất việc sử dụng tài sản cố định - Thực việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng nắm vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hóa, vật rẻ tiền mau hỏng Các loại vật tư, hàng hóa quan bao gồm: văn phòng phẩm, xăng dầu, công cụ, vật tư khác, lương thực, thực phẩm trang thiết bị cho văn phòng quan Các vật tư tiêu hao, vật rẻ tiền mau hỏng bàn ghế, tủ, loại tài sản hết thời gian sử dụng hỏng hóc chưa sửa chữa, chưa lý Để quản lý tốt loại vật tư cần thực yêu cầu sau: - Xây dựng định mức sử dụng vật tư, định mức công bố công khai cho toàn thể quan; - Cấp phát đối tượng, tiêu chuẩn cho loại cán bộ; - Đảm bảo đầy đủ thủ tục xuất, nhập kiểm kê đánh giá hàng năm; - Có nội quy, quy chế bảo quản sử dụng rõ ràng; - Với số vật tư sử dụng thường xuyên tiến hành khoán chi phí vật tư để vừa tiết kiệm lại vừa gắn kết trách nhiệm cá nhân tổ chức với tài sản 3.2 Quản lý tài - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí; báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ Nhà nước định thủ trường Kiểm soát chi tiêu thực chi tiêu theo mục lục ngân sách quy định hành Đồng thời đảm bảo nguyên tắc quản lý chi tiêu sau: - Bảo đảm hoạt động quan diễn bình thường, không bị cản trở kinh phí - Đúng sách, chế độ, khoản mục thủ tục hành Nhà nước quản lý - Căn vào nhiệm vụ trị đơn vị - Căn vào tiêu biên chế tuyển dụng, ổn định quỹ lương định mức chi tiêu tối thiểu Nhà nước quy định 49 - Đảm bảo tiết kiệm chi tiêu; chi tiêu mục đích, có trọng tâm, trọng điểm - Chi tiêu có kế hoạch khoản dự toán chi tiêu duyệt - Mọi khoản chi quan phải công khai, có lưu giữ hóa đơn, chứng từ toán tài chính xác, đầy đủ Muốn đảm bảo thực nguyên tắc thủ trưởng quan kế toán trưởng phải đề cao tinh thần trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt Pháp lệnh Kế toán thống kê Chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm pháp lý chi tiêu tài trước quan trước pháp luật Hoạt động chi tiêu tài chủ yếu nằm phận kế toán văn phòng quản lý, chánh, phó văn phòng phải chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng quan lĩnh vực công tác quan trọng 3.3 Đảm bảo điều kiện làm việc cho quan * Bố trí nơi làm việc cho cán bộ, nhân viên Phòng làm việc cho cán bộ, nhân viên bố trí theo nhiều kiểu Có thể bố trí riêng từ đến hai người, bố trí phòng làm việc cho nhiều người Bố trí phòng làm việc cho nhiều người hướng cải cách hành hoạt động văn phòng nước ta Diện tích phòng làm việc phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất công việc khác cán bộ, công chức Khi bố trí nơi làm việc cần tính đến khả phát sinh phận mới, tăng thiết bị mới, khả mở rộng quy mô tăng cường chất lượng hoạt động quan * Nguyên tắc bố trí nơi làm việc - Bố trí theo dây chuyền đường thẳng phù hợp với công đoạn nghiệp vụ, không ngược chiều chồng chéo nhau, gây tình trạng “mắc cửi”; - Các phòng ban, phận có quan hệ thường xuyên liên quan đến bố trí gần kề nhau; - Trong phòng làm việc, người ngồi quay hướng; - Các phòng tiếp khách, văn thư hành nên bố trí nơi thuận tiện cho giao dịch gần lối vào công sở - Các phòng máy điện toán, phòng nghiên cứu lưu trữ tài liệu nên bố trí nơi cách xa có phương tiện bảo vệ tốt nhất; - Có hệ thống bảng dẫn hành toàn quan, phòng làm việc, chức danh công vụ để dễ tìm liên hệ công tác * Trang thiết bị nơi làm việc phương tiện vận tải, bao gồm: Các trang thiết bị, phương tiện mua phải bên bán hướng dẫn sử dụng đầy đủ, người không hướng dẫn chuyên môn không vận hành Phải tuân thủ chế độ bảo hành bảo trì 50 Các phương tiện vận tải phải kiểm tra bảo dưỡng định kỳ thường xuyên, đảm bảo an toàn cho người sử dụng Đặc biệt trước chuyến công tác đường dài phải tăng cường trọng hệ thống an toàn xe Kịp thời phát cố xe để khắc phục sớm - Dụng cụ văn phòng phẩm Dụng cụ văn phòng phẩm nuu cầu thường xuyên cán bộ, công chức lao động quan Công tác hậu cần văn phòng cần tổ chức trang bị đầy đủ để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng suất lao động, sử dụng có hiệu quả, mục đích tiết kiệm - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác, với nhân dân quyền địa phương - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn quan, tổ chức phục vụ họp, lễ nghi khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, bước đại hoá công tác hành chính-văn phòng; đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp hay đơn vị chuyên môn cần thiết Các dạng công vụ khác công tác hậu cần - Phục vụ nước uống hàng ngày cho phòng làm việc - Phục vụ việc tiếp khách quan - Phục vụ điều kiện vật chất, hậu cần hội họp - Phục vụ buổi lễ tân, khánh tiết quan Tham gia việc hiếu, hỷ Thường trực liên lạc với cán hưu trí quan - Phục vụ sửa chữa vừa nhỏ - Chăm lo điện nước, loa đài, v.v - Bảo vệ trật tự, an toàn quan Một số điều cần ý làm công tác hậu cần văn phòng Nội dung công tác hậu cần văn phòng quan đa dạng, phức tạp tế nhị Trước yêu cầu ngày cao phục vụ cho nhiều hoạt động đơn vị, phận, văn phòng khó đáp ứng đầy đủ kịp thời, khó tránh khỏi “xung đột” quan phối hợp công tác Thực tế đòi hỏi phải có nghệ thuật làm công tác hậu cần văn phòng Có thể nêu số điểm cần ý công tác hậu cần văn phòng sau: - Xác định rõ trách nhiêm phục vụ hết, đồng thời phải nêu cao trách nhiệm quản lý tài chính, tài sản 51 - Cần biết quý trọng thời gian người khác, không nên để đối tác phải chờ đợi nhiều, thời gian vô ích; - Cần kết hợp công lịch ứng xử, không gây căng thẳng, va chạm - Biết lắng nghe ý kiến người hoàn cảnh - Chọn hình thức ứng xử thích hợp, không làm tổn thương danh dự người có lỗi - Không cửa quyền, không nên hứa chưa tin vào khả thực - Tránh thiên vị, phân biệt đối xử, gia đình chủ nghĩa - Không đùn đẩy công việc, khổng đổ lỗi cho khách quan - Tránh luộm thuộm, làm việc không khoa học, khai thác thông tin chậm chạp, không hiệu quả; Mọi cán bộ, nhân viên công tác tổ chức văn phòng cần tăng cường đoàn kết, đồng tâm hiệp lực phấn đấu cải tiến bước công tác hậu cần để phục vụ tốt cho hoạt động quan Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Thủ trưởng văn phòng (chánh, phó văn phòng) phải đề cao trách nhiệm quản lý văn phòng chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng quan Tuy nhiên, số vấn đề quan trọng liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tình hình thực nhiệm vụ hàng năm, tháng, thành lập giải thể phận thuộc văn phòng, quy hoạch cán bộ, công chức văn phòng, xây dựng bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, định theo đa số, cá nhân phụ trách Chánh văn phòng người điều hành chung, chịu trách nhiệm toàn công tác văn phòng; đạo công tác phó chánh văn phòng trực tiếp đạo số công việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch công tác hoàn chỉnh dự thảo văn quan trọng, công tác yếu v.v Có thể có hai phó chánh văn phòng: phụ trách tổng hợp, người phụ trách hành chính-quản trị Hiệu công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều định thành công hoạt động quan, tổ chức, lẽ: văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng vụ không đáng có, tập trung vào công việc chính, quan trọng, đạo điều hành công việc khoa học có kết hơn; bảo đảm hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, phối hợp nhịp nhàng quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động toàn quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ vai trò cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với quan, tổ chức khấc với nhân dân nói chung 52 53