MỘT VĂN PHÒNG BÁO CHÍ CÓ TRÁCH NHIỆM TRONG THỜI ĐẠI SỐ A Responsible Press Office in the Digital Age Ấn phẩm Chương trình Thông tin Quốc tế [ ] Kỳ, năm 2012 Bộ Ngoại giao Hoa Mục lục Giới thiệu tác giả Marguerite Hoxie Sullivan chuyên gia quan hệ truyền thông Bà nhà báo, chuyên viên quan hệ công chúng, giữ chức vụ quản lý Chính phủ Mỹ tổ chức phi phủ quốc tế Lời nói đầu Hơn thập kỉ trôi qua kể từ ngày sách Một văn phòng báo chí có hiệu quả: Hướng dẫn người xuất bản, công nghệ thông tin khiến truyền thông thay đổi cách đáng kể Cuốn sách – Một văn phòng báo chí có trách nhiệm thời đại số – giải đáp vấn đề gắn với báo chí truyền thống, đồng thời đề cập đến mối quan ngại tạo từ mạng xã hội truyền thông kỹ thuật số Tại là văn phòng báo chí và phải quy tắc đã thay đổi? Văn phòng báo chí thời đại thông tin Trong thời đại kỹ thuật số, quy tắc cũ áp dụng Sự cần thiết tính trung thực, xác, công khai, minh bạch ngày còn phủ dân chủ sử dụng truyền thông kỹ thuật số truyền thông xã hội áp dụng phủ sử dụng phương tiện truyền thông truyền thống Để làm phát ngôn viên có hiệu quả, cán truyền thông hoặc Thư ký Báo chí cần phải có mối quan hệ công tác gần gũi, tôn trọng lẫn với quan chức phủ mà họ phục vụ, dù thủ tướng, tổng thống, trưởng, thị trưởng hay người đứng đầu khu vực ! 19 Tâm điểm: Các giai đoạn phát triển văn phòng báo chí 22 Các văn phòng báo chí bố trí nhân theo cách khác nhau, song tất phải có cấu hoạt động có tổ chức, kỷ luật linh hoạt có khả dịch chuyển nhanh chóng, dễ dàng cho tất phương thức truyền thông, bao gồm phương thức truyền thống, phương tiện dựa web, truyền thông xã hội 29 Tâm điểm: Một ngày sống Thư ký Báo chí Nhà Trắng 33 Truyền thông chiến lược trình nhằm đạt mục đích truyền thông lâu dài 35 Ghi nhớ: Vài thông lệ kế hoạch truyền thông 38 Tâm điểm: Truyền thông với công chúng 39 Thực chiến dịch truyền thông Một nỗ lực truyền thông thành công đòi hỏi đặt mục tiêu rõ ràng, đo lường việc soạn thông điệp để truyền đạt chúng cách có hiệu đến nhóm đối tượng khác nhau, sử dụng phương tiện truyền thông thích hợp ! 24 Ghi nhớ: Hoạt động văn phòng báo chí Kế hoạch truyền thông chiến lược chủ động ! 15 Ghi nhớ: Một công việc với nhiều tên gọi Hoạt động văn phòng báo chí ! 42 Ghi nhớ: Soạn thảo thông điệp 44 Tâm điểm: Ví dụ kế hoạc truyền [ 2thông ] 46 Các công cụ Văn phòng Báo chí Ghi nhớ: Các công cụ văn phòng báo chí 49 ! Tâm điểm: Các tệp tin hình ảnh 51 ! Tâm điểm: Viết bài cho đài phát 52 Tư liệu dạng văn Ghi nhớ: Thông cáo báo chí 57 Tâm điểm: Những trở thành tin 58 Các trang mạng và truyền thông xã hội 60 Các trang web, truyền thông xã hội công nghệ di động có tiềm lớn việc tăng cường truyền thông phủ, nhà báo công dân ! 10 Tâm điểm: Truyền thông xã hội và chính phủ điện tử Họp báo 71 73 Họp báo cho công dân hội chất vấn quan chức phủ thông qua báo chí cho quan chức phủ hội chuyển tải thông điệp đến công chúng ! Tâm điểm: Đưa tin tập trung 76 ! Tâm điểm: Quan hệ với nhà báo 77 Phỏng vấn 79 Một quan chức phủ cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước vấn, bám sát trọng tâm vấn, xử lý câu hỏi liên quan sau ! 11 54 Ngày thông cáo báo chí, công cụ đưa tin truyền thông dạng văn phủ, tăng cường công nghệ giúp tích hợp tính đa phương tiện hình ảnh, video, podcast, RSS đánh dấu trang mạng xã hội khác ! 48 Người truyền tin phủ, nhạc trưởng, có nhiều công cụ tay để tạo thông điệp hài hòa hợp Ghi nhớ: Đánh giá lời đề nghị vấn 81 Ghi nhớ: Chuẩn bị cho vấn 82 Ghi nhớ: Trong vấn 84 Tâm điểm: Việc đưa thông tin chính thức và thông tin không chính thức 86 Truyền thông khủng hoảng 88 Việc truyền thông phủ thực tốt khủng hoảng giúp bảo toàn hay chí gia tăng danh tiếng tín nhiệm quan chức phủ, song truyền thông phủ cần chuẩn bị trước khủng hoảng diễn ! Ghi nhớ: Truyền thông khủng hoảng 92 Tâm điểm: Xử lý thông tin sai và tiêu cực báo chí 93 [ ] 12 Lập kế hoạch tổ chức kiện Một văn phòng báo chí phủ phải tham gia vào nhiều loại kiện công cộng tất kiện phải điều phối cẩn thận ! 13 96 Ghi nhớ: Trước nhận lời mời tham gia kiện 98 Tâm điểm: Sách tóm tắt thông tin 100 Đạo đức: Quy tắc ứng xử 101 Quy tắc ứng xử công việc giúp cán quyền thông phủ việc đưa định đáp ứng nhu cầu công chúng phủ mà họ phục vụ ! Tâm điểm: Những việc nên và không nên làm làm việc với giới truyền thông 105 ! Tâm điểm: Hình thành nhóm có mối quan tâm chung 106 Phụ lục: Ví dụ mẫu thông tin thường dùng A1: Mẫu Tờ thông tin dành cho giới truyền thông 107 A2: Mẫu Tờ thông tin 108 A3: Mẫu Thông cáo báo chí 109 Toàn văn ấn phẩm có Internet địa chỉ: http://iipdigital.usembassy.gov/english/book (tiếng Anh) http://photos.state.gov/libraries/vietnam/8621/translations/responsible_press_office_2012.pdf (tiếng Việt) Ảnh trang bìa (Từ xuống, trái sang phải) © Corbis/ZUMA Press/Pete Marovich; © AP Images/Charles Dharapak;© AP Images/Red Huber, Pool; © AP Images/Glenn Russell; © AP Images/Pablo Martinez Monsivais; © Corbis/Michael Seamans/ Demotix; © Getty Images/Justin Sullivan; © AP Images/Journal Times/Gregory Shaver; © AP Images/Ron Edwards; © Alex Wong/Pool/Corbis; © AP Images/NBC/William B Plowman; Official White House Photo by Pete Souza [ ] Giới thiệu tác giả Marguerite Hoxie Sullivan chuyên gia quan hệ truyền thông Bà nhà báo, chuyên viên quan hệ công chúng, giữ chức vụ quản lý Chính phủ Mỹ tổ chức phi phủ quốc tế Bà Sullivan tổ chức trăm buổi tọa đàm giới cách thức truyền thông có hiệu Ngoài sách này, bà tác giả ấn Một văn phòng báo chí có trách nhiệm: Hướng dẫn người cuộc, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ xuất dịch 30 ngôn ngữ, đồng thời mang cho bà nhiều giải thưởng lớn ngành báo Ảnh Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ/ Jane Chun chí/truyền thông Bà Sullivan sáng lập viên lãnh đạo cao cấp Trung tâm Hỗ trợ truyền thông quốc tế (CIMA) Quỹ Quốc gia Dân chủ – tổ chức phi phủ Mỹ CIMA thúc đẩy vai trò thiếu quản trị điều hành truyền thông độc lập việc tạo dựng phát triển dân chủ bền vững Bà Sullivan khởi nghiệp nhà báo, làm việc Boston California (Hoa Kỳ) trước chuyển đến làm phóng viên người phụ trách chuyên mục Quốc hội quan phủ cho tờ báo chuyên tin tức Washington Bà Chủ tịch Câu lạc Báo chí Washington, Tổng Biên tập cho tạp chí phụ nữ, tác giả nhiều ấn phẩm Bà Sullivan giữ nhiều chức vụ khác Chính phủ Mỹ, từ Bộ Ngoại giao, Quỹ quốc gia Nhân văn học đến Nhà Trắng, thành viên nội Thống đốc bang Bà Giám đốc điều hành Ủy ban quốc gia UNESCO, Phó Chủ tịch phụ trách truyền thông đối ngoại cho tổ chức phi phủ chuyên vấn đề dân chủ Bà Sullivan sinh lớn lên bang California, Hoa Kỳ Sau tốt nghiệp đại học chuyên ngành lịch sử thạc sĩ báo chí Đại học Stanford, bà giảng dạy nhiều trường đại học học viện, có Học viện Smithsonian viện sĩ Khoa Chính trị Trường John F Kennedy (thuộc Đại học Harvard) Bà làm việc Hội đồng Quốc gia Nhân văn học, làm việc văn phòng trợ cấp Chương trình Phát triển Truyền thông UNESCO [ ] Tổng thống Obama theo dõi phiên khai mạc buổi họp báo văn phòng báo chí Nhà Trắng Hoạt động báo chí tổ chức nhiều hình thức (Ảnh thức Nhà Trắng/Pete Souza) Xem thêm lời khuyên tác giả! Danh sách toàn video clips — http://goo.gl/Mubrq [ ] Lời nói đầu Tôi viết sách đầu tay mình: Một văn phòng báo chí có trách nhiệm: Hướng dẫn người để trả lời cho câu hỏi mà nhận diễn thuyết truyền thông hiệu chương trình Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ Cuốn sách dịch gần 30 thứ tiếng nhận nhiều giải thưởng, sử dụng rộng rãi công cụ hướng dẫn nhiều nước toàn giới Hơn thập kỉ trôi qua kể từ ngày sách Một văn phòng báo chí có hiệu quả: Hướng dẫn người xuất bản, công nghệ thông tin khiến truyền thông thay đổi cách đáng kể Sự bùng nổ phương tiện truyền thông xã hội đặt hàng loạt vấn đề mới: Làm sử dụng truyền thông xã hội kết hợp với phương thức truyền thông truyền thống để kết nối với báo chí công chúng? Quan chức phủ có nên lập trang cá nhân (blog) cho hay không? Quan chức phủ phải làm công dân đưa nhận xét phê phán họ lên Facebook? Thông điệp qua mạng xã hội có giống qua kênh truyền thông truyền thống không? Bao lâu nên cập nhật trang web lần? Nên dùng phương tiện thông tin trường hợp khủng hoảng: truyền thông xã hội hay theo phương thức truyền thống? Cuốn sách – Một văn phòng báo chí có trách nhiệm thời đại số – trả lời câu hỏi nêu trên, đề cập đến mối quan ngại thường gặp như: làm để kết hợp nhu cầu văn phòng báo chí việc có chiến lược dài hạn với trách nhiệm cập nhật thông tin hàng ngày, hay việc quan truyền thông phủ nên tạo mối quan hệ thân thiện mức độ với nhà báo, làm để tiếp cận nhận tôn trọng cấp Như lần xuất trước, luật lệ quyền tự thông tin không đề cập đến sách Điều nghĩa tự thông tin không quan trọng mà trái lại, cần thiết Tuy nhiên tự thông tin đề cập đến nhiều ấn phẩm khác, tiêu biểu Sổ tay Luật truyền thông Văn phòng Chương trình thông tin quốc tế Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ Tài liệu sử dụng phản ánh kinh nghiệm cá nhân có qua trình làm việc ngành truyền thông Mỹ toàn giới với tổ chức phủ phi phủ Tôi phụ trách viết phủ với tư cách phóng viên người phụ trách chuyên mục, làm việc với nhiều quan chức phủ, trị gia nhà báo với vai trò giám đốc tổ chức phi phủ, làm phủ với vị trí phát ngôn viên lãnh đạo quan Những trải nghiệm qua nhiều vị trí khác giúp viết nên sách Cũng lần xuất Một văn phòng báo chí có trách nhiệm, sách dựa lời khuyên hướng dẫn mà thu thập qua nghiên cứu, vấn với nhiều chuyên gia, từ phát ngôn viên quan chức phủ đến nhà báo kênh truyền thông truyền thống đại, bloggers, nhà quay phim, nhiều chuyên gia lĩnh vực khác Những hướng dẫn hợp tác chuyên gia phần đóng góp quan trọng cho sách Một vấn đề mà chuyên gia có chung quan điểm là: qui mô tổ chức lớn hay nhỏ, công cụ truyền thông mà họ sử dụng gì, nguyên tắc truyền thông hiệu không thay đổi: “luôn nói thật” Dù phương tiện truyền thông sử dụng đoạn video YouTube, blog cá nhân, hay vấn radio hay báo viết, thật điều vô quan trọng [ ] Thư kí Báo chí Tổng thống Obama, ông Jay Carney trả lời câu hỏi họp báo hàng ngày Nhà Trắng Minh bạch hiệu truyền thông phủ điều tối quan trọng dân chủ © AP Images/Carolyn Kaster Xem thêm lời khuyên tác giả! Video clip Chương — www.goo.gl/IcBYL [ ] Tại văn phòng báo chí phải quy tắc thay đổi? Năm 1822, Tổng thống thứ tư nước Mỹ, James Madison nói: “Một phủ đại chúng mà thông tin đại chúng phương tiện để có thông tin mở đầu hài kịch hay bi kịch, có lẽ hai” Và trăm năm sau, John F Kennedy, Tổng thống thứ 35 nước Mỹ nói: “Dòng ý tưởng, lực đưa chọn lựa có hiểu biết, khả phê bình, tất sở trị dân chủ phụ thuộc nhiều vào truyền thông” Những vị tổng thống nói cách thức hoạt động dân chủ Đến tận kỷ 21 này, kỷ nguyên thông tin, lời nói họ xác Trong Cách mạng Mỹ kỷ 18 xuất ý tưởng rằng: phủ cần phải chịu trách nhiệm trước nhân dân cá nhân làm việc phủ công bộc nhân dân Song việc phục vụ nhân dân công việc hai chiều Trong dân chủ, phục vụ nhân dân, thực tế thông tin cho nhân dân, vừa công việc báo chí lại vừa công việc quan chức phủ Trong dân chủ nơi tự báo chí tự thông tin coi móng, hoạt động truyền thông minh bạch thiết thực phủ có ý nghĩa thiết yếu Một phủ công khai minh bạch yếu tố quan trọng báo chí tự Vai trò truyền thông công dân Ở dân chủ, công dân cần thông tin thực tế, đáng tin để đưa lựa chọn có hiểu biết đánh giá độc lập Truyền thông tự độc lập, bao gồm truyền thông truyền thống, truyền thông kỹ thuật số truyền thông xã hội, đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin Truyền thông độc lập hoạt động quan giám sát phủ, yêu cầu công chức tuân thủ chuẩn mực cao cho biết phủ có trì lòng tin công chúng hay không Và ngày nay, truyền thông xã hội Facebook mang lại cho công dân kênh để chia sẻ thông tin, bày tỏ ý kiến với trực tiếp với phủ họ Thông qua blog, video YouTube, tin nhắn Facebook LinkedIn, viết Twitter diễn đàn truyền thông xã hội khác, quan chức phủ, nhà báo công dân giao tiếp trực tiếp với Thông qua truyền thông xã hội, công dân kiểm tra xác thông tin phủ họ đưa ra, thông tin công bố báo in truyền thống phương tiện phát truyền hình Ngày công dân có hội chưa thấy việc hỗ trợ truyền thông truyền thống qua việc cung cấp cho phóng viên hình ảnh, video kiện, gợi ý tin đưa giải pháp cho phủ để giải vấn đề Chưa phóng viên, công dân phủ lại tiếp xúc trực tiếp với nhiều môi trường tự Internet kỹ thuật số thực sự, tự báo chí, tự ngôn luận tự hội họp, bao gồm hội họp trực tuyến Các quan chức phủ viết blog, trả lời ý kiến công dân, thông báo thông tin khẩn cấp viết kế hoạch Khi hoạt động tốt can thiệp hay trích truyền thông trực tuyến truyền thông xã hội, [ ] Trang blog Nhà Trắng sử dụng video để giải thích sách kinh tế phức tạp Các quan chức phủ sử dụng truyền thông xã hội ngày nhiều để giao tiếp với công dân © AP Images/White House minh bạch trách nhiệm giải trình phủ nâng cao; phủ, công dân giới truyền thông có đối thoại cởi mở Trong thời đại kỹ thuật số, quy tắc cũ áp dụng Các quy tắc trung thực, tính xác, công khai, minh bạch ngày phủ dân chủ sử dụng truyền thông kỹ thuật số truyền thông xã hội áp dụng phủ sử dụng phương tiện truyền thông truyền thống “Công chức phải tuân theo quy tắc giống nhau, không phân biệt đối tượng mà họ giải quyết”, Anita Dunn, cựu Giám đốc Truyền thông Nhà Trắng Tổng thống Barack Obama nói Điều thay đổi tốc độ nhịp độ đưa tin – 24 ngày/7 ngày tuần Bà nói: “Ngày làm việc giới thời hạn tất lúc có thời hạn viết bài” Tuy nhiên, nhu cầu đưa tin nóng sốt ảnh hưởng tới xác kiện thực tế Điều khiến vai trò phóng viên trở nên quan trọng “Truyền thông chí có vai trò quan trọng việc giúp người dân giải vấn đề”, Dunn nói Phóng viên cung cấp ngữ cảnh mạch lạc cho nội dung viết thông qua phân tích câu chuyện tảng Họ bỏ qua tin tức vụn vặt để tập trung vào phần quan trọng Họ nguồn thông tin đáng tin cậy tảng – báo in, truyền thanh, trực tuyến thiết bị di động Người đứng đầu văn phòng truyền thông Chính phủ Mỹ nói: “Truyền thông xem công cụ siêu việt, công cụ khác mà Giống điện báo công cụ mới, truyền thông xã hội Truyền thông xã hội giúp bạn làm nhiều nhanh hơn, tư chiến lược không thay đổi” Điều khác biệt có nhiều phương tiện truyền thông [ 10 ] 12 Lập kế hoạch tổ chức kiện Một văn phòng báo chí phủ yêu cầu tổ chức nhiều loại kiện công cộng Có “sự kiện giới truyền thông” – kiện mà báo giới mời tham dự, gọi “sự kiện mở cho báo chí” Những kiện khác mà giới truyền thông không tham dự, gọi “sự kiện không mở cho báo chí” Đối với hai trường hợp, từ “báo chí” phương tiện truyền thống, phóng viên báo viết báo hình, phóng viên báo mạng kênh truyền thông xã hội Một người phát ngôn báo chí cần có khả quản lý kiện – có mở cho giới truyền thông hay không – cho dù quan chức phủ chủ nhà hay tham dự kiện với tư cách khách mời Hãy nghĩ đến kiện nghe hòa nhạc xem múa ba-lê Mọi chuyện cần lập kế hoạch thể văn việc liên quan đến chủ đề chung buổi biểu diễn Mọi chi tiết vai trò người cân nhắc từ trước Cần có người giám sát – chọn từ nhân viên bạn – có mặt trực tiếp trường để đảm bảo việc thực theo kế hoạch Danh sách việc cần làm cho kiện Hãy tổ chức họp thường xuyên để thảo luận lời mời tham dự kiện, tổ chức bạn nhận nhiều lời mời Khi đó, bạn nên thành lập ủy ban gồm đại diện đơn vị tổ chức – kể văn phòng báo chí – để rà soát lời mời cách thường xuyên đưa khuyến nghị xem nên nhận lời mời từ chối mà ông ta nghĩ người ủng hộ Nhưng đến đó, ông phát đứng sân khấu với đối thủ cạnh tranh, ông phải tranh luận với họ trước cử tọa không nhiệt tình với Không nhân viên ông chịu kiểm tra thông tin từ trước, chẳng biết kiện hóa lại diễn biến không lời mời (mà lời mời miệng) Để tránh bị bất ngờ, nhiều chính trị gia yêu cầu tất lời mời phải văn Nhờ họ biết chính xác yêu cầu đàm phán việc tham dự theo viết thư mời Nhiều trị gia trả lời thư mời văn bản, từ chối hoặc chấp nhận lời mời Nếu nhận lời mời miệng không văn bản, phát ngôn viên báo chí người trợ lý xếp lịch làm việc cho quan chức phủ nói: “Chính sách nhận thư mời Vậy làm ơn gửi email, fax thư mời qua bưu điện, nêu rõ thông tin sau:  Tên kiện  Mục đích kiện  Thời gian diễn kiện Về việc này, bạn Một công việc quan trọng nằm việc lập kế hoạch cho kiện đánh giá lời mời Bạn cân nhắc: quan chức phủ phải vài tiếng đồng hồ để phát biểu trước cử tọa [ 96 ] tìm hiểu xem có linh hoạt thời gian hay không Ví dụ như, hội nghị diễn vài ngày quan chức bạn mời đến dự ngày cụ thể mà vào ngày ông ta lại bận nơi khác, bạn hỏi xem liệu đổi sang ngày khác không? thông xã hội sử dụng Ngoài ra, bạn muốn xem việc sử dụng tư liệu sau nào, ví dụ blog, mạng xã hội hay trang web Tổ chức chủ nhà đưa tin kiện sao?  Địa điểm kiện  Số người dự kiến tham gia  Có người khác tham gia không, họ  Có truyền thống quan chức phải phát biểu không, kiện tương tự  Vai trò quan chức bạn – phát biểu chính, diễn giả nhất, diễn buổi tọa đàm, phát biểu chủ đề đó, v.v  Sự kiện có tham dự báo chí hay không  Đây có phải kiện thường niên, lặp lặp lại không, trước báo chí đưa tin kiện  Có góc cung cấp tư liệu cho người viết blog hay diễn đàn web không, truyền Sau có câu trả lời cho tất câu hỏi trên, bạn xem qua thư mời định việc sẽ tham dự kiện Bạn đề xuất thay đổi, đàm phán từ thông tin viết thư mời Bạn trả lời văn xem bạn nhận lời dự kiện Lập kế hoạch cho kiện tổ chức Việc lập kế hoạch chu đáo cần thiết tất kiện mà quan chức phủ cấp cao tham dự, kiện chuyến thăm nguyên thủ quốc gia họp vài trưởng ngoại giao Phó Tổng thống Joe Biden nói chuyện với báo chí Charleston, bang Nam Carolina Khi nói chuyện với báo giới, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản tránh sử dụng biệt ngữ chuyên ngành © Mahmood Fazal/Bloomberg via Getty Images [ 97 ] Bước định người phụ trách toàn kiện Người xử lý tất việc giám sát số người khác thực nhiệm vụ khác thể thực thay đổi vào phút chót Hãy chuẩn bị sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, nội dung phát biểu chủ yếu diễn văn, tiểu sử nhân vật quan trọng tham dự, tóm tắt vấn đề trị vấn đề quan trọng khác, báo liên quan đến vấn đề Hãy định chủ đề kiện:  Mục đích kiện gì?  Mục tiêu bạn muốn đạt gì?  Bạn muốn tạo tác động gì?  Bạn muốn truyền tải thông điệp gì?  Đề thời hạn hoàn thành cho phần Sau kiện, viết thư cảm ơn người tham gia tổ chức kiện đại biểu quan trọng nhân viên công việc khác kiện  Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Hãy tổ chức họp tổng kết với nhân viên viết báo cáo nhanh việc diễn chưa kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức kiện tương lai  Khi cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?  Khi phê chuẩn cần thực hiện?  Ngày bắt đầu gửi giấy mời?  Lúc nên thông báo cho giới truyền thông? Hãy tổ chức họp định kỳ với người tham gia tổ chức kiện để đảm bảo công việc triển khai Hãy đến nơi tổ chức kiện ngày trước diễn kiện để kiểm tra công việc chuẩn bị Sự kiện lớn phải đến sớm – ví dụ với chuyến thăm cấp nhà nước, vài tuần trước; với họp khoảng nửa trưởng trước Nhưng phải có người bạn có mặt nơi tổ chức vài trước kiện để họ có GHI NHỚ TRƯỚC KHI NHẬN LỜI MỜI THAM DỰ SỰ KIỆN ➠ Yêu cầu thư mời văn ➠ Tìm hiểu xem kiện diễn nào, đâu, có linh hoạt thời gian hay không ➠ Làm rõ mục đích kiện vai trò quan chức bạn ➠ Hãy định xem có nên cho báo chí tham dự đưa tin kiện không ➠ Hãy hỏi xem có khách mời tên khách quan trọng Cứ kiện đòi hỏi phải từ đến 10 lập kế hoạch tổ chức cho kiện Lập kế hoạch tham gia kiện bên Nếu quan chức bạn mời đến tham dự kiện bên ngoài, bạn theo trình tự tương tự Bạn cần xem xét tất yếu tố liên quan đến việc tham dự quan chức đó, kể giấy mời tài liệu gửi báo chí Hãy cử nhân viên bạn túc trực nơi tổ chức trước kiện bắt đầu Nhờ đó, họ hỗ trợ, thay mặt bạn tìm hiểu xem có thay đổi chương trình không thông báo cho quan chức phủ Nếu không làm việc này, bạn kiểm soát việc tham dự quan chức phủ Sau bạn định “thông điệp” cho kiện, bạn nên định địa điểm tốt để truyền tải thông điệp tới công chúng Ví dụ, kiện liên quan đến tuyên bố giáo dục, địa điểm tốt bối cảnh liên quan đến giáo dục, trường chẳng hạn Sau chọn trường học, bạn cân nhắc điều sau: [ 98 ]  Lớp học phù hợp cho kiện gì? tham gia làm diễn giả hay khách mời không? Hãy định xem muốn mời họ đứng mời, họ đóng vai trò kiện?  Có nên cho học sinh bé hay lớn tham dự hay không? Ai người cho phép chúng xuất ảnh? Trong nhiều trường hợp, cần có cho phép văn trường phụ huynh  Bạn muốn chuyển tải hình ảnh nào; phông phù hợp để đạt mục đích phù hợp với thông điệp?  Ai khác cần tham gia vào việc xây dựng thông điệp? Có giáo viên, người quản lý trường, hay trưởng giáo dục, nên Bạn nên tự nghĩ kiện Ví dụ như, bạn tạo kiện ngày Lễ Lao động cách tự thiết kế kiện riêng yêu cầu phát biểu trước nhóm người lao động Dù kiện loại nguyên tắc lập kế hoạch nói hữu ích Các sách tóm tắt thông tin cung cấp cho quan chức phủ thông tin trước sự kiện, ví dụ chuyến thăm Ngoại trưởng Mỹ Hillary Clinton Ngoại trưởng Ma-rốc Taieb Fassi Fihri © AP Images/Abdeljalil Bounhar [ 99 ] ! TÂM ĐIỂM SÁCH TÓM TẮT THÔNG TIN Tại Hoa Kỳ, quan chức cao cấp tham dự kiện, nhân viên báo chí thường chuẩn bị sẵn cho họ sách tóm tắt thông tin để cung cấp thông tin kiện người tham dự kiện Cuốn sách thường chuẩn bị dạng cặp tài liệu nhằm mục đích thu hút tham gia tối đa người tránh gây bất ngờ Thường thông tin cần thiết cho sách tóm tắt định dạng sẵn để điền vào cho kiện Cuốn sách thường đề cập đến thông tin sau:  Mục đích kiện  Trang phục tham dự – tự do, công sở, nghi lễ  Dự báo thời tiết vào ngày diễn kiện  Số lượng đại biểu tham dự  Khả mời báo giới tham gia Khả có quay phim ghi hình  Địa điểm tổ chức sự kiện  Tên nhân viên điều phối kiện với số điện thoại cố định điện thoại di động  Các vấn đề trị lớn quan tâm địa phương nơi diễn kiện Cuốn sách bao gồm báo quan trọng vấn đề  Tên, chức danh quan đại biểu tham dự, tóm tắt việc họ làm nội dung mà họ phát biểu kiện Cung cấp tiểu sử, thích hợp, với cách phát âm xác tên đại biểu thấy cần thiết  Một chương trình xác tới phút kiện  Những câu hỏi mà báo giới đại biểu có nhiều khả hỏi với phương án trả lời  Có tham dự truyền thông xã hội hay không, ví dụ khu Twitter dành cho cử tọa muốn đưa tin kiện Twitter  Danh mục vấn đề cần đề cập vấn đề cần tránh  Tên người mà quan chức cần lưu ý số đại biểu  Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm nơi quan chức ngồi đứng, ngồi bên cạnh [ 100 ] Hiệp hội NAGC có quy tắc ứng xử để hướng dẫn nhân viên truyền thông phủ, ví dụ cựu Thư ký Báo chí Nhà Trắng Scott McClellan © AP Images/Gerald Herbert Xem thêm lời khuyên tác giả! Video clip chương 13 — www.goo.gl/IpU48 [ 101 ] 13 Đạo đức: Quy tắc ứng xử Văn phòng báo chí phủ tồn đồng thời hai hình thức Bạn đại diện cho phủ trước công chúng, đồng thời bạn đại diện cho mối quan tâm báo giới trước quan chức phủ Vai trò kép đặt bạn vào số tình khó khăn xét mặt đạo đức Là người phát ngôn báo chí, bạn làm cấp thị cho bạn không cung cấp cho báo giới thông tin bí mật? Bạn làm cấp bạn không nói thật với giới truyền thông bạn biết thật đó? Các quan chức phụ trách báo chí phủ tất nước phải xử lý vấn đề này, kể Hoa Kỳ Để giúp họ làm việc này, nhân viên truyền thông Hoa Kỳ nhiều cấp phủ nhóm họp lại với nhau, chẳng hạn thông qua Hiệp hội Quốc gia thông tín viên phủ (NAGC), để xây dựng quy tắc ứng xử Người phát ngôn phủ phải đưa định phục vụ mối quan tâm công chúng cấp trên, không ảnh hưởng đến nhân phẩm tiêu chuẩn nghề nghiệp họ Khi giá trị mâu thuẫn với nhau, quy tắc ứng xử thước đo hành vi đắn Đó lương tâm nghề nghiệp Một điều không quan trọng quy tắc ứng xử giúp cho quan chức phủ hiểu rõ chuẩn mực ứng xử mà nhân viên phải tuân theo Về bản, tín nhiệm quan trọng người phát ngôn báo chí Mặc dù điều quan trọng phải thể trung thành với cấp trên, điều làm ảnh hưởng đến trung thực quan hệ với giới truyền thông huỷ hoại uy tín người phát ngôn cuối làm giá trị người cấp Sự tin tưởng giới truyền thông phát ngôn viên báo chí xây dựng đạt qua thời gian, thông qua thể tính chuyên nghiệp cao đạo đức Do đó, mục tiêu người làm công tác thông tin có đạo đức phải cung cấp thật kiện, vấn đề, sách kế hoạch Phương tiện truyền thông phủ: Các nguyên tắc chung Mặc dù dường phủ báo giới có mâu thuẫn quy tắc ứng xử với nhau, xã hội dân chủ quy tắc họ có điều lệ chung Ví dụ, Mỹ, quy tắc ứng xử quan chức phụ trách thông tin cho phủ báo giới quy định người làm công việc chuyên nghiệp phải có trách nhiệm tôn trọng thật xác; mâu thuẫn quyền lợi; làm việc lợi ích chung; công bằng; người công bộc xứng đáng với tín nhiệm xã hội Suy cho cùng, tín nhiệm tài sản quan trọng phóng viên phát ngôn viên phủ Khi điều bị họ làm việc hiệu Về vấn đề thật xác, Bộ quy tắc ứng xử cho Hiệp hội nhà báo chuyên nghiệp (SPJ) [ 102 ]  Tổ chức họp người làm Các nhà báo chịu trách nhiệm phát ngôn viên cho phủ Xây dựng hiệp hội câu lạc nghề nghiệp Sức ép để có thái độ ứng xử định nghề nghiệp đối trọng với hành vi phi đạo đức Nói chuyện xúc, quan tâm chung mâu thuẫn giúp làm giảm hành vi trước độc giả, thính giả khán giả” nêu rõ: “Các nhà báo cần phải trung thực, công dũng cảm việc thu thập, đưa tin diễn giải thông tin” Về vấn đề trách nhiệm giải trình, Bộ quy tắc nêu rõ: “Các nhà báo chịu trách nhiệm trước độc giả, thính giả khán giả” Bộ quy tắc nói rõ họ cần phải “biết nhận lỗi sửa lỗi nhanh chóng” Tương tự, Hiệp hội Quốc gia Thông tín viên Chính phủ (NAGC) quy định quy tắc ứng xử “quyết tâm không cung cấp thông tin giả mạo sai lệch hành động để loại bỏ chúng với tin đồn” Cả hai quy tắc đạo đức nói người làm việc chuyên nghiệp lĩnh vực phục vụ lợi ích chung thân họ có trách nhiệm công việc Bộ quy tắc SPJ nói thành viên “tin việc cung cấp thông tin cho công chúng tiền đề cho công lý tảng dân chủ Nhiệm vụ nhà báo thúc đẩy mục đích cách tìm kiếm thật kể lại kiện, vấn đề cách công toàn diện Bộ quy tắc NAGC cho “chúng tin thật thiêng liêng xâm phạm; việc cung cấp thông tin cho dân chúng nhiệm vụ thiết yếu; công chúng nói chung công dân nói riêng có quyền tiếp cận với thật công bằng, đầy đủ, dễ hiểu kịp thời chính phủ họ”  Nâng cao chương trình đào tạo cho người muốn bước vào nghề báo chí cách đưa khóa học quy tắc ứng xử vào chương trình  Với người làm nghề này, khuyến khích họ tham gia khóa đào tạo nước Quan sát người xung quanh làm việc mang lại hội để học tập kinh nghiệm quý báu  Xây dựng ấn phẩm, tin trang Web để trao đổi cách thức xử lý vấn đề tương tự Quy tắc ứng xử NAGC Sau phần quy tắc đạo đức nghề nghiệp Hiệp hội Quốc gia Thông tín viên Chính phủ (NAGC) “Các thành viên Hiệp hội Quốc gia Thông tín viên Chính phủ cam kết:  Làm việc có chuyên môn, tôn trọng thật, xác, hợp lý, có trách nhiệm với công việc xã hội, tuân thủ tiêu chuẩn chung lòng yêu nghề  Sống với tinh thần nghề nghiệp lợi ích xã hội, với ý thức người công bộc xứng đáng với tin tưởng công chúng Thiết lập Bộ Quy tắc ứng xử Những lý tưởng thể quy tắc xây dựng nên định hướng, làm để giải vấn đề đạo đức tình mà chưa suy nghĩ thấu đáo? Nhân viên báo chí phủ cân nhắc công việc sau đây:  Viết quy tắc đạo đức người phát ngôn phủ lưu hành rộng rãi tới người làm lĩnh vực tới cấp  Cho người lãnh đạo quan biết thật, không tham gia vào hoạt động làm tổn hại đến kênh thông tin hoạt động phủ  Quyết tâm không cung cấp thông tin giả [ 103 ] mạo sai lệch có hành động để đính chúng tin đồn  Xác lập cách công khai tên tuổi chức danh cá nhân liên quan đến việc định sách, chi tiết quy trình định cách thức làm để công dân có quan tâm tham gia vào trình coi, hay coi liên quan đến công việc hoạt động quan nhà nước  Bảo vệ bí mật người phục vụ lĩnh vực nghề nghiệp, thông tin có từ họp tài liệu, theo yêu cầu pháp luật, quy định với tinh thần cẩn trọng cao  Không đại diện cho bên mâu thuẫn cạnh tranh tuân thủ đầy đủ luật lệ hành quy định liên quan đến việc tự khai báo quyền lợi nói  Tránh khả người nội bên sử dụng thông tin không hợp lý không sử dụng thông tin nội mục đích tư lợi  Không làm tổn thương uy tín nghề nghiệp công việc người khác, tổ chức quan phủ  Không tham dự hoạt động với ý đồ trục lợi từ giá chứng khoán công ty  Đảm bảo hoặc cam kết không vượt nhiệm vụ công việc giao phạm vi quyền hạn  Không nhận loại phí, tiền hoa hồng, quà biếu, hứa hẹn quyền lợi vật chất, hay giá trị vật chất vô hình khác Bộ Quy tắc quy định thành viên có chứng nghi ngờ thành viên khác có hành vi phi đạo đức, vi phạm pháp luật gian trá, thành viên phải thông báo với NAGC Thành viên bị phát có vi phạm quy tắc đạo đức tổ chức bị khai trừ khỏi hiệp hội” Người trao giải “Nhân viên truyền thông tiêu biểu năm” năm 2011 hiệp hội NAGC trao, nhân viên bảo vệ bờ biển Hoa Kỳ Thad Allen vinh danh những hoạt động anh sự cố tràn dầu hãng BP © AP Images/Dave Martin [ 104 ] ! TÂM ĐIỂM NHỮNG VIỆC NÊN VÀ KHÔNG NÊN LÀM KHI LÀM VIỆC VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG NÊN  Luôn nói thật Độ tín nhiệm bạn phụ thuộc vào điều  Hãy thừa nhận bạn câu trả lời Hãy nói bạn tìm câu trả lời sau, nhanh chóng làm việc  Hãy sửa sai Hãy nói câu trả lời bạn lúc trước chưa đầy đủ, bạn muốn bổ sung thông tin để tránh nhầm lẫn  Tránh dùng biệt ngữ chuyên ngành Hãy dùng ngôn ngữ đơn giản  Hãy giả định thứ bạn nói viết qua phương tiện số trích dẫn thức  Càng cởi mở với giới truyền thông tốt  Liên hệ với phóng viên người viết blog thấy câu chuyện họ đăng tải không xác Hãy đưa dẫn chứng để chứng minh cho điều bạn nói  Sử dụng tất phương tiện truyền thông để chuyển tải thông điệp – không phương tiện báo viết, phát truyền hình truyền thống mà trang Web mạng truyền thông xã hội  Đăng tải câu trả lời, tích cực tiêu cực, lên blog cá nhân của bạn trang truyền thông xã hội khác Đăng tải lời bình luận mang tính minh bạch có tác dụng lôi độc giả Hãy thiết lập quy tắc công khai quy tắc bạn việc xử lý lời bình luận mang tính thù ghét châm chọc  Duy trì danh sách cập nhật thành tựu bạn Mọi việc ngày diễn nhanh chóng bạn quên việc mà bạn, cấp trên,bộ hay phủ của bạn đạt Người ta thường lại nhớ tin xấu tin tốt  Trả lời tất điện thoại email cách nhanh chóng kịp thời để phóng viên nộp họ hạn  Cung cấp thông tin mà phóng viên cần, điều khiến bạn phải cố gắng hơn, ví dụ phải lại công sở muộn phải tận tay giao tài liệu  Gây dựng óc hài hước Theo lời quan chức: “Bản chất công việc khiến ta có bực Nếu bạn óc hài hước công việc chán làm sao” KHÔNG NÊN  Đừng nói dối  Đừng nói “Tôi bình luận gì”  Đừng tự “sáng tác”, suy đoán hay đoán mò Các phóng viên giỏi kiểm tra thông tin Nếu bạn nói sai, mức tín nhiệm bạn bị suy giảm  Đừng phát biểu câu sau lại nói “câu không trích dẫn nhé”  Đừng gửi email mà lại muốn rằng nội dung riêng tư  Đừng không trả lời tin nhắn điện thoại hay email  Đừng cố gắng đưa thành tin tức bạn chưa có đủ thông tin để cung cấp Đừng tuyên bố điều sau đưa vào thông cáo báo chí hay tờ thông tin Phải làm việc từ trước  Đừng quấy rối hay đe dọa phóng viên [ 105 ] ! TÂM ĐIỂM HÌNH THÀNH CÁC NHÓM CÓ MỐI QUAN TÂM CHUNG Việc hình thành nhóm thông tín viên phủ nhóm người quản lý trang web mạng truyền thông xã hội phủ giúp cho công việc phóng viên trở nên hiệu nhiều Việc thành lập hiệp hội chuyên môn nghề nghiệp cho phép thành viên chia sẻ kinh nghiệm chung thông lệ tốt nhất, mà còn xây dựng mối liên kết bền chặt tăng cường tính chuyên nghiệp Hai nhóm làm việc Hoa Kỳ là Hiệp hội Quốc gia thông tín viên phủ (NAGC) Hội đồng Nhà quản lý trang web Liên bang (Web Council) Cả hai tổ chức có hướng dẫn đạo đức cụ thể, tiến hành đào tạo, cung cấp hội giao lưu, có trang web với nhiều thông tin Quan trọng là, hai tổ chức muốn phục vụ công chúng tốt Ví dụ như, mục tiêu Web Council “phải kết hợp với phủ để đại hóa sách nâng cao khả phủ việc cung cấp thông tin dịch vụ mạng” NAGC, tổ chức đại diện cho nhân viên làm công tác truyền thông quan phủ cấp, vị trí, tuyên bố thành viên cam kết đạt mục tiêu “truyền thông tốt hơn, hiểu biết hợp tác tốt tất người” “Chúng tin thật thiêng liêng xâm phạm; việc cung cấp thông tin cho dân chúng nhiệm vụ thiết yếu; công chúng nói chung công dân nói riêng có quyền tiếp cận với thật công bằng, đầy đủ, dễ hiểu kịp thời phủ họ” Hiệp hội nêu cao tôn “đem lại hội để đạt tiến gnhề nghiệp chuyên môn, thúc đẩy truyền thông hiệu với cử tri nâng cao vị nghề làm báo” Bên cạnh đó, hiệp hội NAGC thiết lập thúc đẩy tiêu chuẩn cao “chuyên môn tinh thần phục vụ công chúng cá nhân”, thường xuyên tổ chức họp, thực đào tạo tài trợ giải thưởng Còn Hội đồng Web Council tự mô tả “nhóm liên quan nhà quản lý cấp cao trang web phủ liên bang, người hợp tác với để cải thiện chất lượng cung cấp thông tin dịch vụ phủ liên bang Hoa Kỳ” Nhóm bảo trợ quan quản trị trung ương phủ, có thành viên làm việc sách, truyền thông, vấn đề công văn phòng thông tin chủ yếu Web Council cung cấp kênh để thành viên “hợp tác chia sẻ thách thức chung, ý tưởng thông lệ tốt Mục đích tạo trang web phủ hướng tới người dân thân thiện với người sử dụng giới” Web Council quản lý trang www.HowTo.gov, bao gồm nhiều gợi ý thông lệ tốt nhất, vận hành danh sách gửi thư trang web để kết nối giao lưu, tổ chức khóa đào tạo hội thảo, hội nghị [ 106 ] Phụ lục A1: Mẫu tờ thông tin dành cho giới truyền thông Lô–gô tổ chức TỜ THÔNG TIN DÀNH CHO GIỚI TRUYỀN THÔNG Trên đầu trang: Ngày công bố Tên người liên lạc (người trả lời câu hỏi giới truyền thông) Điện thoại quan Điện thoại di động Địa email ĐỂ CÔNG BỐ NGAY THỊ TRƯỞNG CÔNG BỐ KHỞI ĐỘNG CHIẾN DỊCH ĐAI AN TOÀN MỚI Cái gì: Họp báo để công bố chiến dịch đai an toàn Ai: Thị trưởng John Smith công bố chiến dịch đai an toàn trả lời câu hỏi họp báo Khi nào: Giờ… Thứ … Ngày … Tháng … Năm Ở đâu: Nơi công bố chiến dịch, địa ### [ 107 ] A2: Mẫu Tờ thông tin Lô–gô tổ chức TỜ THÔNG TIN Ngày công bố Tên người liên lạc (người trả lời câu hỏi giới truyền thông) Điện thoại quan Điện thoại di động Địa email ĐAI AN TOÀN CÓ THỂ ĐÃ CỨU SỐNG 100 NGƯỜI • XXXX người dân Mỹ không may tử vong năm ngoái không cài dây an toàn Trong số đó, có 100 người đến từ thành phố XYZ, theo thống kê Bộ Giao thông • Các nạn nhân thành phố XYZ có độ tuổi từ tháng đến 75 tuổi, không đeo dây toàn vào thời điểm xảy tai nạn • Theo Bộ Giao thông, khu vực số 12 khu vực thành phố người tử vong, khu vực nằm đông bắc thành phố có số người chết chiếm tới 40% tổng số thương vong • Trong tháng vừa rồi, nạn nhân là: o Tên, tuổi, địa chỉ, địa điểm xảy tai nạn o Tên, tuổi, địa chỉ, địa điểm xảy tai nạn o Tên, tuổi, địa chỉ, địa điểm xảy tai nạn o Tên, tuổi, địa chỉ, địa điểm xảy tai nạn o Tên, tuổi, địa chỉ, địa điểm xảy tai nạn o Tên, tuổi, địa chỉ, địa điểm xảy tai nạn Tiếp tục với số thông tin cần thiết vấn đề ### [ 108 ] A3: Mẫu Thông cáo báo chí Lô–gô tổ chức TỜ THÔNG TIN Ngày công bố Tên người liên lạc (người trả lời câu hỏi giới truyền thông) Điện thoại quan Điện thoại di động Địa email ĐỂ CÔNG BỐ NGAY THỊ TRƯỞNG: ĐAI AN TOÀN SẼ CỨU MẠNG SỐNG CỦA CHÚNG TA (Hãy viết tiêu đề để tóm tắt thông tin Tiêu đề nên ngắn gọn hai dòng) (Trong khổ đầu, đưa thông tin cách trả lời câu hỏi ai, gì, đâu, nào, nào) Địa điểm công bố thông tin (ở đâu) – Thị trưởng John Smith (ai) ngày hôm (khi nào) đến dự họp báo tòa thị (ở đâu) để công bố việc áp dụng quy định tất công dân lái xe ngồi xe bắt buộc phải thắt dây toàn (cái gì), ngày tháng (khi nào) để đảm bảo an toàn cho người (Trong khổ thứ hai, đưa thêm dẫn chứng cho khổ đầu với nhiều thông tin chi tiết Bạn đưa vào câu trích dẫn.) “Một trăm người thành phố XYZ (chi tiết) lẽ hôm sống hôm xảy tai nạn họ thắt dây an toàn Chúng ta nên làm tất để đảm bảo người khác không lâm vào tình cảnh tương tự vậy”, Thị trưởng Smith phát biểu (lời trích dẫn) (Trong khổ thứ ba, đưa thêm chi tiết lời trích đoạn hai chưa có lời trích Hãy nêu bối cảnh thông tin bạn đưa ra.) Bộ Giao thông Hoa Kỳ đầu tuần vừa nhắc đến thành phố XYZ có số người chết tai nạn giao thông lớn nước không thắt dây an toàn … (và tiếp tục với bối cảnh thông tin vấn đề này) ### [ 109 ] Trung tâm Hoa Kỳ Phòng Thông tin-Văn hóa, Đại sứ quán Hoa Kỳ Tầng 1, Rose Garden Tower, 170 Ngọc Khánh, Hà Nội Tel: (04) 3850-5000; Email: HanoiAC@state.gov http://vietnam.usembassy.gov [ 110 ]