Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU. 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG 3 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3 1. Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của UBND Thành phố Bắc Giang 3 1.1. Điều kiện tự nhiên 3 1.2. Điều kiện xã hội 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Bắc Giang 4 2.1. Chức năng của UBND Thành phố Bắc Giang 4 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Bắc Giang 4 2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố 5 II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 7 1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND Thành phố 7 2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ. 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 I. Thực trạng về hoạt động quản lý. 10 1. Về ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ. 10 2. Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết về công tác lưu trữ 11 3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công viên chức 12 4. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 12 II. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ lưu trữ. 12 1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu 12 2. Thực trạng về công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu 13 3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 16 4. Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 5. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu 21 6. Tổ chức khai thác sử dụng 24 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 26 I. MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 26 1. Ưu điểm: 26 2. Nhược điểm: 26 II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG. 27 1. Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trong UBND Thành phố 28 2. Tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ của UBND Thành phố 29 3. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 31 4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 32 4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 32 4.2. Việc phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu 33 4.3. Xác định giá trị tài liệu 35 4.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 36 4.5. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 37 4.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 38 4.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 39 III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN 40 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC .2 LỜI NÓI ĐẦU .1 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG .3 Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành phát triển UBND Thành phố Bắc Giang .3 1.1 Điều kiện tự nhiên 1.2 Điều kiện xã hội .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thành phố Bắc Giang 2.1 Chức UBND Thành phố Bắc Giang 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thành phố Bắc Giang .4 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Thành phố II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC .7 Đặc điểm tài liệu lưu trữ kho lưu trữ UBND Thành phố Tình hình cán làm công tác lưu trữ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 10 CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 I Thực trạng hoạt động quản lý 10 Về ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ 10 Về công tác tổ chức kiểm tra tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác lưu trữ 11 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công viên chức .12 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ .12 II Thực trạng khâu nghiệp vụ lưu trữ 12 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu 12 Thực trạng công tác phân loại, lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu 13 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 16 Thực trạng công tác thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu .21 Tổ chức khai thác sử dụng .24 CHƯƠNG III 26 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG .26 I MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .26 Ưu điểm: 26 Nhược điểm: 26 II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG .27 Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ UBND Thành phố .28 Tăng cường quan tâm, đạo hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ UBND Thành phố 29 Hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác lưu trữ .31 Hoàn thiện khâu nghiệp vụ lưu trữ 32 Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 32 4.2 Việc phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu 33 4.3 Xác định giá trị tài liệu 35 4.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 36 4.5 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 37 4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu .38 4.7 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 39 III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN 40 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Những năm gần đây, cải cách hành cơng việc to lớn có ý nghĩa vơ quan trọng Nên cơng tác văn thư – lưu trữ Đảng Nhà nước quan tâm đặc biệt giai đoạn “Cải cách Hành quốc gia nay” Trong việc xây dựng hoàn thiện tổ chức lưu trữ đất nước khơng nằm ngồi nhiệm vụ Hồ sơ tài liệu lưu trữ coi nguồn sử liệu quan trọng chứa đựng nguồn thơng tin đáng tin cậy để đánh giá trình độ văn minh lịch sử phát triển quốc gia Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn chứa đựng thơng tin có ý nghĩa nhiều mặt: trị, kinh tế, văn hố, xã hội, lịch sử… nên có vai trị vơ quan trọng đời sống xã hội Vì thực tơt cơng tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác thông tin vô giá cần thiết Trường Đại học Nội vụ nơi có truyền thống đào tạo cán văn thư – lưu trữ Trường thực phương châm giáo dục Đảng va Nhà nước “học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”, gắn với hiệu “hoc thật, thi thật, để đời làm thật” Vì thế, hàng năm nhà trường tiến hành tổ chức đợt thực tập cho sinh viên năm thứ hệ cao đẳng sinh viên năm thứ hệ đại học thực tế quan tổ chức Qua gần 40 năm xây dựng trưởng thành, nhà trường không ngừng phát triển, ln khẳng định vị trí để nhà trường gắn liền với xã hội Cho nên việc thực tập cần thiết Mục đích đợt thực tập là: - Giúp sinh viên hiểu rõ công tác lưu trữ quan, tổ chức đến thực tập - Tạo hội cho sinh viên có hội cọ xát với thực tiễn, vận dụng kiến thức lý luận học để giải số vấn đề cụ thể công tác lưu trữ quan, tổ chức thực tập - Giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán lưu trữ tương lai Được phân công khoa Văn thư – Lưu trữ đồng ý lãnh đạo UBND Thành phố Bắc Giang, có điều kiện đến thực tập quan Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015 Sở dĩ chọn chuyên đề công tác lưu trữ để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp cho đợt thực tập tơi quan tạo điều kiện thực hành số khâu nghiệp vụ lưu trữ, nhận hướng dẫn, giúp đỡ tận tình giảng viên hướng dẫn: Th.s Trịnh Thị Kim Oanh Thầy Cô khoa Qua thời gian thực tập, bên cạnh thuận lợi cịn khó khăn, vướng mắc cần giải Cũng qua đây, vận dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế cơng việc quan, tích luỹ kinh nghiệm tác phong làm việc khoa hoc Đây điều kiện để sau tơi trường trở thành người cán có lực, trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng, để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Bài báo cáo tốt nghiệp tơi ngồi phần mở đầu, phần kết luân phụ lục nội dung báo cáo chia thành ba chương cụ sau: Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Thành phố Bắc Giang Chương II: Thực trạng tình hình cơng tác lưu trữ UBND Thành phố Bắc Giang Chương III: Một số giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ UBND Thành phố Bắc Giang Qua báo cáo thực tập cho phép gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới Ban lãnh đạo UBND Thành phố Bắc Giang; đặc biệt Ban lãnh đạo Phòng Nội Vụ cán bộ, chuyên viên Phòng hướng dẫn nhiệt tình cán lưu trữ quan; thầy, cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ, bảo hướng dẫn tận tình Giảng viên Th.s Trịnh Thị Kim Oanh Kính mong nhận góp ý thầy bạn để tơi hồn thành tơt nghiệp vụ mình! Tơi xin chân thành cảm ơn Bắc Giang, tháng năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Hương Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND TP BẮC GIANG I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành phát triển UBND Thành phố Bắc Giang 1.1 Điều kiện tự nhiên TP Bắc Giang thuộc tỉnh Bắc Giang, trung tâm kinh tế, trị, văn hố, xã hội tỉnh Bắc Giang TP Bắc Giang có diện tích 6.677,36 220.000 người, thành lập sở 10 phường: Đa Mai, Dĩnh Kế, Hoàng Văn Thụ, Lê Lợi, Mỹ Độ, Ngô Quyền, Thọ Xương, Trần Nguyên Hãn, Trần Phú, Xương Giang xã: Dĩnh Trì, Song Khê, Song Mai, Tân Mỹ, Tân Tiến, Đồng Sơn Địa giới TP: - Phía Bắc giáp với huyện Tân n - Phía Đơng giáp huyện Lạng Giang - Phía Nam – Tây Nam giáp huyện Yên Dũng - Phía Tây giáp huyện Việt Yên TP Bắc Giang cách thủ Hà Nội 50km phía Bắc, vị trí trung lộ tuyến đường giao thông huyết mạch nối thủ Hà Nội với biên giới Lạng Sơn; có tuyến đường sông nối TP với trung tâm công nghiệp, thương mại, du lịch lớn vùng; đầu mối giao thông cấp liên vùng quan trọng TP Bắc Giang có điều kiện tự nhiên thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội trước mắt lâu dài TP tỉnh UBND TP Bắc Giang nằm trung tâm thành phố nên thuận lợi cho việc giao lưu văn hoá, kinh tế, thương mại, nâng cao dân trí, quan trọng đẩy mạnh quan hệ huyện, phường xã địa bàn thực mục đích quản lý Nhà nước nói chung xã hội 1.2 Điều kiện xã hội Bắc Giang thành phố có bề dày lịch sử truyền thống cách mạng Trải qua 60 năm xây dựng trưởng thành Thành phố Bắc Giang hơm có nhiều đổi mới, quan quyền cấp khơng ngừng lớn mạnh: Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dưới thời Pháp thuộc, ngày 11/7/1888 đơn vị hành “Phủ Lạng Thương” đời Ngày 10/10/1895, tỉnh Bắc Giang thành lập, Phủ Lạng Thương trở thành tỉnh lỵ Bắc Giang Ngày 01/01/1959 Phủ Lạng Thương đổi tên thành thị xã Bắc Giang, UBND thị xã Bắc Giang thành lập Từ thành lập đến UBND thị xã Bắc Giang không ngừng lớn mạnh ngày lên Ngày 07/6/2005 Chính phủ có Nghị định số 75/2005/NĐ-CP thành lập Thành phố ngày 03/12/2014 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 2168/ QĐ- TTg công nhận thị xã đô thị loại II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thành phố Bắc Giang 2.1 Chức UBND Thành phố Bắc Giang UBND Thành phố HĐND Thành phố bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp UBND thành phố chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách khác địa bàn UBND thành phố thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần bảo đảm đạo quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương đến địa phương Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định UBND thành phố định, thị tổ chức thực kiểm tra việc thi hành văn 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thành phố Bắc Giang 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm.; Lập dự toán thu Ngân sách Nhà nước địa bàn.; Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND phường, xã xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị HĐND phường, xã thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật ; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội phường, xã Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; Tổ chức đăng ký nghĩa vụ quân thi hành theo QĐ pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an tồn xã hội, xây dựng lực lượng công an thành phố vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy đinh pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội 2.2.3 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy định pháp luật; Quy đinh tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp trên; Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành thành phố; Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thơng qua để trình cấp xem xét định 2.2.4 Ngồi nhiệm vụ quyền hạn UBND TP thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước lĩnh vực Công nghiệp, Nông nghiệp, Y tế… 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Thành phố UBND TP quan quản lý hành Nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND TP toàn hệ thống phòng ban tổ chức theo cấu trực tiếp * Về nhân thành viên UBND TP bao gồm: 01 Chủ tịch Lãnh đạo UBND TP Chủ tịch UBND, người điều hành chung công việc UBND Chủ tịch UBND thành phố thực đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn quy định điều 127 Luật Tổ chức HĐND UBND Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 03 Phó Chủ tịch: PCT phụ trách khối văn xã, PCT phụ trách khối kinh tế PCT phụ trách khối địa giao thơng Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch đạo giải công việc thuộc phạm vi phân công chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND TP, HĐND TP định, ý kiến đạo điều hành, kết công việc lĩnh vực phân công, với tập thể UBND Thành phố chịu trách nhiệm hoạt động UBND TP trước UBND Tỉnh Các ủy viên UBND gồm: Chánh Văn phòng HĐND - UBND, Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Tài Chính Kế Hoạch, Trưởng Cơng an, Trưởng Ban Chỉ huy Quân * Về quan chuyên môn trực thuộc UBND thành phố: quy định theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP Chính phủ - Các phịng, ban chun mơn Bao gồm 12 phịng, ban: 1.Văn phịng HĐND UBND thành phố; Phòng Nội vụ ; Phòng Lao động Thương binh Xã hội; Phòng Văn hóa- Thơng tin; Phịng Giáo dục Đào tạo; Phịng Tư Pháp; Phịng Quản lý thị; Phịng Y tế; Phịng Tài ngun Mơi trường; 10 Phịng Tài - Kế hoạch; 11 Phịng Kinh tế; 12 Thanh tra - Các đơn vị nghiệp: Đội Thanh tra Giao thông & Xây dựng; Đội Quản lý thị trường số 1; Ban quản lý dự án thoát nước VSMT Ban Quản lý xây dựng; Trung tâm văn hoá - TT - TT; Văn phòng Đăng ký QSD đất; Trung tâm phát triển quỹ đất; Đài truyền thành phố - Ngồi cịn có hội: Hội chữ thập đỏ, Hội người mù,… * Về tổ chức biên chế: + Biên chế hành chính: 109; + Biên chế nghiệp: 1021 Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Đặc điểm tài liệu lưu trữ kho lưu trữ UBND Thành phố Kho lưu trữ UBND thành phố bảo quản khoảng 100 mét giá tài liệu UBND số phòng: phòng Tư pháp, phòng Nội vụ… * Về hình thức: - Chủ yếu tài liệu hành chính, phần tài liệu khoa học kỹ thuật (VD: vẽ kỹ thuật phòng Kinh tế…) Hiện nay, chưa có tài liệu nghe nhìn - Tài liệu lưu trữ chủ yếu tài liệu gốc có đầy đủ thể thức Tuy nhiên có số cịn sao(dấu đen) - Tình trạng vật lý:Tài liệu UBND thành phố bảo quản tương đối tốt, số lượng tài liệu bị vàng ố ít, khơng có tài liệu bị nấm mốc Tài liệu chủ yếu trình bày giấy A4 số vẽ kỹ thuật trình bày giấy A3, chất lượng giấy tương đối tốt Tài liệu bó gói gọn gàng, cho vào cặp hộp, xếp lên giá VD: Khối tài liệu từ năm 1979 đến năm 1997 bị ngả màu, số bị mờ, khó nhìn chưa bị mối mọt xâm nhập Khối tài liệu từ năm 1997 đến 2007 chất lượng giấy tốt nên số lượng ngả màu ít, nhìn chung tương đối tốt * Về nội dung: - Các văn phát hành phải đảm bảo xác hình thức lẫn nơi dung, với Luật pháp hành - Khối tài liệu kho có nội dung phong phú tất lĩnh vực hoạt động điều hành quản lý Ủy ban bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu chun mơn đặc thù Tình hình cán làm cơng tác lưu trữ Hiện nay, kho lưu trữ UBND thành phố vừa kho lưu trữ hành vừa kho lưu trữ lịch sử tài liệu thu khơng phải nộp đâu mà giữ nguyên Kho lưu trữ UBND thành phố chủ yếu bảo quản khối tài liệu Ủy ban số phịng ban chun mơn thuộc UBND TP Bắc Giang Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội Vụ việc quy định hướng dẫn thống chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan, đơn vị làm công tác lưu trữ nước; tài liệu lưu trữ tới thời hạn năm phải giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử Nên lưu trữ UBND phịng ban chun mơn thuộc UBND lưu trữ hành Sở dĩ kho lưu trữ UBND tổ chức việc thực giảm biên chế cán UBND chủ trương nhà nước -Theo Điều Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/2/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyêm môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phịng ban chun mơn lập có nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Theo đạo phịng ban UBND thành phố thực việc bảo quản tài liệu lưu trữ phòng thời gian năm Nhưng chưa có phận lưu trữ hành nên chuyên môn nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đề Điều dẫn tới kho lưu trữ UBND sau thu tài liệu thiếu nhiều tài liệu làm ảnh hưởng tới nhu cầu nghiên cứu, tra tìm Hiện cán làm công tác lưu trữ thành phố có 01 người chuyên trách khâu nghiệp vụ lưu trữ (đã biên chế ) trình độ chun mơn cao đẳng, trang bị hồn thiện kiến thứ nghiệp vụ chuyên môn Nhiệm vụ cụ thể cán lưu trữ là: - Tập hợp tài liệu, xếp, phân loại, lập danh mục hồ sơ tài liệu quan lưu trữ đầy đủ loại tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu - Hàng năm hướng dẫn cho phịng ban việc tổ chức cơng tác bảo quàn tài liệu lưu trữ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đơn vị phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố để đưa vào lưu trữ kho lưu trữ Ủy ban - Thu thập, bổ sung tài liệu thiếu tiến hành chỉnh lý khối tài liệu có kho Sinh viên: Phạm Thị Hương Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ UBND Thành phố Trong hoạt động quản lý nhà nước, lĩnh vực nào, việc hoàn thiện hệ thống tổ chức yếu tố có ý nghĩa định đến mục tiêu hiệu hoạt động Cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước Như việc hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang có ý nghĩa vai trò quan trọng Qua việc nghiên cứu tình hình thực tế văn Nhà nước việc tham khảo số tài liệu, tơi xin đưa mơ hình tổ chức lưu trữ UBND thành phố sau: *Bố trí vị trí lưu trữ: Việc bố trí vị trí lưu trữ theo tơi hồn tồn hợp lý phù hợp với thực tiễn Vì thời gian tới có thơng tư hướng dẫn Bộ Nội vụ việc thực Nghị định số 13,14/2008/NĐ-CP Chính phủ việc chuyển cơng tác văn thư lưu trữ sang cho Phòng Nội vụ quản lý (đối với cấp huyện) việc UBND thành phố thực theo quy định Nhà nước để đảm bảo cho hoạt động quản lý ngành dọc tổ chức quan chuyên môn thuộc máy nhà nước Như vậy, UBND thành phố chấp hành tốt việc bố trí vị trí cơng tác lưu trữ theo quy định Nhà nước * Lập lưu trữ hành UBND lưu trữ hành phịng ban chun mơn tách lưu trữ lịch sử thành kho riêng Chúng ta làm sau: - Tách kho lưu trữ thành hai kho lưu trữ riêng: kho lưu trữ lịch sử theo quy định nhà nước bảo quản toàn tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, kho lưu trữ hành bảo quản tài liệu giá trị hành thu UBND phịng ban chun mơn Trong tương lai phải xây dựng kho lưu trữ lịch sử thành phố để thu thập, bảo quản tồn tài liệu hình thành trình hoạt động thành phố khơng riêng tài liệu phịng ban chun mơn thành phố Cịn kho lưu trữ hành bảo quản khối tài liệu thu tài liệu giá trị hành chưa lập lưu trữ hành phòng, ban Khi tiến hành thiết lập lưu trữ hành UBND phịng ban khơng tiến hành thu thập tài liệu nữa, mà chuyển tất tài liệu giá trị Sinh viên: Phạm Thị Hương 28 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị đủ điều kiện thành lập phông nơi sản sinh để phục vụ tra tìm giải giá trị hành tài liêu Công việc cần có thời gian, tiến hành có đủ điều kiện phải có kế hoạch cụ thể Còn kho lưu trữ UBND vừa kho lưu trữ hành, vừa kho lưu trữ lịch sử khó khăn cho việc làm tốt công tác lưu trữ - Tiến hành thiết lập lưu trữ hành UBND phòng Nội vụ phịng Nội vụ quan tham mưu giúp việc trực tiếp cho HĐND UBND Như phòng Nội vụ vừa có nhiệm vụ quản lý cơng tác lưu trữ hành UBND, vừa giúp UBND thành phố quản lý cơng tác lưu trữ chung tồn thành phố - Mỗi phòng ban đủ điều kiện thành lập phông cần tổ chức lưu trữ hành để quản lý tài liệu mình, tránh tượng số phịng ban khơng giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ UBND Làm tốt điều giúp cho việc hoàn thiện tổ chức lưu trữ UBND thành phố việc chấp hành quy định Nhà nước thiết lập công tác lưu trữ hành quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (theo thông tư số 21/2005/TT-BNV) *Sơ đồ mô hình thể sau: Tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư Bảo quản lưu trữ hành Lưu trữ lịch sử BQ vĩnh viễn Huỷ tài liệu trùng thừa, hết giá trị Tăng cường quan tâm, đạo hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ UBND Thành phố *Hoàn thiện văn đạo công tác lưu trữ UBND thành phố thời gian tới Đây nhiệm vụ hàng đầu : - Xây dựng lại quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND cho phù hợp với điều kiện thực tế nhằm tạo sở pháp lý để thực Quy chế cần đảm bảo yêu cầu sau: + Phù hợp với quy định Nhà nước điều kiện thực tế quan + Đảm bảo mặt thể thức: đầy đủ, ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu… Sinh viên: Phạm Thị Hương 29 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Đảm bảo nội dung sau: Phạm vi, đối tượng áp dụng; Giải thích từ ngữ, khái niệm, nguyên tắc chung công tác lưu trữ trường đại học, cao đẳng; Quy định cụ thể công tác lưu trữ: Quyền, trách nhiệm thực hiện; Thu thập, bổ sung; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Tổ chức khai thác sử dụng; Khen thưởng, kỷ luật; Hiệu lực thi hành… - Nhanh chóng ban hành lại danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp lưu quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND danh mục trước khơng cịn phù hợp số phòng ban thay đổi - Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn (các bước cụ thể) công tác lưu trữ UBND TP công tác lưu trữ ngày thực tốt *Nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo công tác lưu trữ: Hiện nay, Nhà nước ta ban hành nhiều văn công tác lưu trữ phần tác động không nhỏ tới nhận thức cán lãnh đạo, nhiên việc ban hành văn đạo công tác lưu trữ cấp huyện chưa nhiều chưa rõ ràng Để nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo vai trị vị trí cơng tác lưu trữ nhiệm vụ khó làm đòi hỏi yếu tố khách quan tác động trực tiếp tới nhận thức cán lãnh đạo Yếu tố khách quan quan trọng phải kể đến tác động quan quản lý nhà nước lĩnh vực như: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thông qua văn đạo công tác lưu trữ Nhà nước việc tổ chức cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ cấp huyện nói riêng Trong khung chương trình bồi dưỡng đào tạo cán quản lý Nhà nước đưa cơng tác lưu trữ vào giảng dạy coi tiêu chuẩn để đánh giá Sinh viên: Phạm Thị Hương 30 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khả lãnh đạo cán quản lý Mục đích biện pháp nhằm nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo công tác lưu trữ UBND thành phố Giúp cho việc tổ chức, đạo công tác lưu trữ ngày tốt hơn, thể qua việc trọng xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo công tác lưu trữ UBND thành phố Vì quan tâm đạo cấp lãnh đạo yếu tố vô quan trọng định tới cách thức tổ chức hoạt động công tác lưu trữ UBND thành phố Khơng cịn ảnh hưởng trực tiếp tới q trình hoạt động phịng, ban, đơn vị trực thuộc UBND Hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác lưu trữ Trong lĩnh vực nào, yếu tố người yếu tố định đến chất lượng, suất cơng việc cần thực có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả, phát triển lĩnh vực - Thứ nhất: Hồn thiện đội ngũ cán làm công tác lưu trữ yếu tố quan trọng hàng đầu để công tác lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang thực tốt, hiệu + Trong công tác lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang, theo khảo sát có cán làm công tác lưu trữ UBND nên chưa đáp ứng yêu cầu đặt đảm bảo cho khâu nghiệp vụ lưu trữ thực Vì vậy, việc tăng cường thêm biên chế cán lưu trữ có trình độ chun mơn cao yêu cầu cấp bách ưu tiên số + Có chế độ sách khen thưởng kỷ luật rõ ràng cán lưu trữ quan để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hoàn thiện công tác lưu trữ quan - Thứ hai: Nâng cao lực chuyên môn nhận thức cho cán lưu trữ việc làm vô cần thiết để khâu nghiệp vụ lưu trữ thực tốt + Hàng năm cán lưu trữ phải cử đào tạo nghiệp vụ theo chương trình đào tạo Nhà nước + Tự cán lưu trữ phải không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn mình, tránh thái độ thờ ơ, coi thường công tác Sinh viên: Phạm Thị Hương 31 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Làm tốt phần việc có ý thức phấn đấu để nâng cao vị trí hoạt động mình, chứng tỏ vai trị cơng tác văn thư lưu trữ, giúp lãnh đạo nhận thực đắn vị trí, vai trị, tầm quan trọng công tác - Thứ ba: Khi tổ chức lưu trữ hành UBND phòng, ban cần phải bố trí đủ số lượng cán lưu trữ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cán lưu trữ kiêm nhiệm phải bồi dưỡng nghiệp vụ để đảm nhiệm công tác lưu trữ quan Đây yếu tố vô quan trọng việc xây dựng hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác lưu trữ thời gian tới UBND thành phố cần cấp lãnh đạo quan tâm thực Chỉ yếu tố người đầu tư thích đáng cơng tác lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang nói riêng Nhà nước ta nói chung phát huy hết giá trị hoạt động đạt hiệu Hoàn thiện khâu nghiệp vụ lưu trữ 4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ * Đối với cán lưu trữ: - Cán lưu trữ cần có kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm dài hạn để bố trí diện tích kho tàng trang thiết bị bảo quản cho phù hợp nhằm thuận lợi cho việc thực khâu nghiệp vụ - Dựa vào danh mục xác định nguồn thành phần tài liệu mà UBND thành phố ban hành, cán lưu trữ cần có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với đơn vị, phòng, ban chức UBND thành phố tiến hành thu thập toàn tài liệu đến hạn nộp lưu phòng ban chưa tiến hành giao nộp tài liệu để thu thập tài liệu kho lưu trữ - Đẩy mạnh việc thu thập tài liệu nghe nhìn khối tài liệu chưa tiến hành thu thập mà lại loại hình tài liệu quan trọng, có giá trị cao việc phản ánh sống động thực hình thành thường xuyên hoạt động hàng năm UBND thành phố * Đối với phịng, ban chun mơn thuộc UBND thành phố: Cán chuyên môn cần phải tuân thủ theo Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ quan, phối hợp với cán lưu trữ, chuẩn bị tài liệu để tiến hành Sinh viên: Phạm Thị Hương 32 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giao nộp tài liệu cho cán lưu trữ theo quy định tài liệu đến hạn nộp lưu Nếu tài liệu đến hạn nộp tài liệu cần cho giải cơng việc cán chun mơn làm thủ tục giao nộp bình thường làm biên mượn tài liệu, tránh tình trạng khơng giao nộp 4.2 Việc phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu *Việc phân loại tài liệu: - Nghiên cứu để xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông Theo cách thức tổ chức tài liệu kho hướng tới việc hoàn thiện hệ thống lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang, theo nên sớm thành lập phịng ban đủ điều kiện thành lập phơng thành phơng riêng biên soạn phòng lịch sử phơng lịch sử đơn vị hình thành phơng cho phông riêng + Lịch sử phông cần đảm bảo yếu tố sau: Tên gọi xác quan sản sinh tài liệu thay đổi có Thời gian thành lập Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thay đổi Lề lối làm việc quan hệ công tác UBND thành phố + Lịch sử đơn vị hình thành phơng: Thời gian tài liệu có phơng Khối lượng tài liệu Thành phần tài liệu Nội dung tài liệu Tình trạng vật lý - Hoàn thiện phương án phân loại tài liệu UBND phịng, ban chun mơn theo phương án thống đề phương án "thời gian - mặt hoạt động" phịng ban chun mơn khơng có cấu tổ chức rõ ràng, hay thay đổi Các phịng ban gồm có: Trưởng phịng, phó phịng chun viên Ví dụ: Phương án phân loại tài liệu Phòng Nội vụ Bước 1: Chia tài liệu năm: 2004, 2005, 2006, 2007 Bước 2: Trong năm chia tài liệu mặt hoạt động Sinh viên: Phạm Thị Hương 33 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cụ thể như: năm 2005 Vấn đề chung Tổ chức quyền Tổ chức máy Chính sách cán Bước 3: Trong mặt hoạt động chia tài liệu nhóm vừa Cụ thể như: Tổ chức máy 3.1 Xây dựng củng cố máy quan, đơn vị thuộc UBND TP 3.2 Thành lập, sát nhập, giải thể quan, đơn vị thuộc UBND TP 3.3 Thành lập tổ chức hội Bước 4: Chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ (hồ sơ) Cụ thể như: 3.2 Thành lập, sát nhập, giải thể quan, đơn vị thuộc UBND thành phố 3.2.1 Thành lập phòng Giáo dục đào tạo 3.2.2 Thành lập phịng Tài - Kế hoạch 3.2.3…… *Lập hồ sơ tài liệu: - Trường hợp khối lượng tài liệu nhiều mà chưa chỉnh lý cán lưu trữ cần phải xây dựng tờ trình trình lãnh đạo UBND thành phố để tổ chức chỉnh lý Tất quy trình nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải thực theo quy trình hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Hành quan Nhà nước Cơng văn số 282/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trong trình chỉnh lý tránh loại huỷ tài liệu cách tuỳ tiện Tuỳ theo điều kiện thực tế quan mà áp dụng phương án chỉnh lý cho phù hợp Nhưng dù sử dụng cách tài liệu UBND phải lập thành hồ sơ hoàn chỉnh cho vào cặp, hộp đưa lên giá Tài liệu đưa chỉnh lý phải xác định giá trị tài liệu thời hạn bảo quản, số phông, số mục lục, số hồ sơ hoàn chỉnh Hồ sơ đưa lên giá, tủ phải ngăn nắp, gọn gàng, dễ tìm, dễ thấy… Sinh viên: Phạm Thị Hương 34 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kết thúc chỉnh lý cần lập hồ sơ phơng, mục lục hồ sơ.Quy trình hủy tài liệu phải kiểm duyệt chặt chẽ theo quy định Nhà nước để tránh tình trạng tiêu huỷ tài liệu cách tuỳ tiện, mát tài liệu có giá tri - Trường hợp lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh: Lãnh đạo UBND thành phố cần xem xét tờ trình cán lưu trữ thực tế tình hình lưu trữ quan để tiến hành tổ chức chỉnh lý theo đề nghị cán lưu trữ, cần đầu tư kinh phí, mua sắm trang thiết bị đảm bảo cho công tác chỉnh lý thực nhanh chóng, yêu cầu đặt Cán lưu trữ cần khảo sát lại toàn hồ sơ, tài liệu thu kho lưu trữ Sau tiến hành chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ dựa vào phương án phân loại 4.3 Xác định giá trị tài liệu - Hiện UBND thành phố chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lập Danh mục hồ sơ Vì cần nhanh chóng nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản lập Danh mục hồ sơ cho quan Đây công cụ quan trọng cho việc xác đinh giá trị tài liệu thuận lợi, nhanh chóng, xác - Lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiến hành loại huỷ tài liệu hết giá trị tồn đọng kho lưu trữ UBND thành phố nhằm giải phóng kho tàng, xếp kho lưu trữ hợp lý, khoa học Hội đồng xác đinh giá trị tài liệu phải hoạt động theo quy định Nhà nước Hội đồng xác định giá trị gồm: + Chủ tịch Hội đồng: Trưởng phòng Nội vụ UBND thành phố + Uỷ viên 1: Trưởng đơn vị có tài liệu đem xác định + Uỷ viên 2: Cán lưu trữ quan - Sau tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét đồng ý tiêu huỷ lãnh đạo quan tài liệu đem tiêu huỷ theo quy định Nhà nước Việc huỷ tài liệu phải lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu thành 03 bản: 01 cho đơn vị có tài liệu tiêu huỷ, 01 cho lưu trữ cấp trên, 01 cho lưu trữ quan giữ Tiến hành xác định lại giá trị tài liệu kho lưu trữ để chuẩn bị tách kho lưu trữ lịch sử kho lưu trữ hành phục vụ cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ UBND thành phố Sinh viên: Phạm Thị Hương 35 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.4 Thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ *Thống kê tài liệu lưu trữ: Để làm tốt công tác thống kê tài liệu lưu trữ ta cần phải thực công việc sau: - Thống kê tài liệu lưu trữ sổ: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Lập sổ nhập tài liệu lưu trữ thực theo mẫu Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12 tháng 01 năm 1990 Cuc Lưu trữ Nhà nước ban hành + Sổ thống kê phông lưu trữ + Mục lục hồ sơ: Thống kê hồ sơ (là phần chủ yếu Mục lục hồ sơ) gồm : Cặp, hộp Số (1) Tiêu Hồ sơ số đề hồ (2) sơ (3) + Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Ngày tháng Số Thời hạn bắt đầu&KT lượng tờ bảo quản (4) (5) Ghi (6) (7) + Số xuất tài liệu lưu trữ - Lập báo cáo thống kê:Tiến hành lập báo cáo thống kê sở báo cáo thống kê tổng hợp theo mẫu Báo cáo thống kê ban hành kèm theo Quyết định số 13,14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ Báo cáo thống kê có tác dụng lớn, giúp lãnh đạo quan nắm bắt tình hình cơng tác lưu trữ cách xác để từ có biện pháp thích hợp để quan tâm, đạo *Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Hoàn thiện Mục lục hồ sơ để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng, thuận lợi đạt hiệu cao - Cơng cụ tra tìm: + Tờ bìa: Trên tờ bìa phải có tên kho Lưu trữ; tên Mục lục hồ sơ; Mục lục hồ sơ (bảo quản vĩnh viễn hay có thời hạn hay lâu dài); từ năm…đến năm…; từ hồ sơ đến hồ sơ số; phông số; số; số trang bao nhiêu? Thời hạn bảo quản mục lục (vĩnh viễn, lâu dài hay tạm thời) + Tờ nhan đề: có thơng tin giống tờ bìa + Tờ mục lục: để giới thiệu chương, mục ứng với chương, mục số trang + Bảng giải thích chữ viết tắt Sinh viên: Phạm Thị Hương 36 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Lời nói đầu: nêu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông kết cấu Mục lục hồ sơ Nêu nội dung chủ yếu mục lục + Phần kết thúc: tổng kết mục lục Mục lục hồ sơ in giấy A4, đóng thành để tiện cho việc tra tìm, nghiên cứu Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ " theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04 tháng năm 1997 Đây sở quan trọng để áp dụng * Xây dựng sở liệu máy tính (trình bày phần Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ) 4.5 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ UBND thành phố thực tương đối tốt Tuy nhiên số tồn cần khắc phục sau: - Cần ngăn cách phòng làm việc cán lưu trữ kho lưu trữ thành hai phòng riêng chuyển kho lưu trữ sang phòng có diện tích lớn khối lượng tài liệu sản sinh trình hoạt động ngày nhiều, mà kho lưu trữ tương lai gần không đáp ứng hết yêu cầu công tác lưu trữ Sắp xếp lại giá bảo quản tài liệu cho phù hợp, cụ thể theo sơ đồ sau: Sơ đồ bố trí lại kho lưu trữ Nơi làm việc cán lưu trữ Cửa sổ Vị trí để tài liệu thu thập Cửa vào Vị trí để giá tài liệu Sinh viên: Phạm Thị Hương 37 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hạn chế cửa sổ kho lưu trữ tăng thêm rèm che chắn để hạn chế mức thấp lượng ánh sáng vào kho lưu trữ - Thường xuyên sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật bảo quản tài liệu: biện pháp chống ẩm, côn trùng, chuột, mối… - Đầu tư thêm kinh phí mua trang thiết bị bảo quản tài liệu: giá, tủ, bìa, cặp, hộp, máy hút ẩm…hoặc thay trang thiết bị cũ hỏng không đáp ứng yêu cầu bảo quản 4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu - Hình thức cho mượn tài liệu hình thức khai thác sử dụng chủ yếu sử dụng kho lưu trữ UBND thành phố Bắc Giang Để nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu hình thức yêu cầu đặt phải có quản lý chặt chẽ để kiểm soát tài liệu xuất khỏi kho, tránh tình trạng tài liệu Làm tốt cơng tác cán lưu trữ lập sổ cho mượn tài liệu để quản lý tài liệu Sổ dễ lập, quản lý chặt chẽ tài liệu giảm bớt thủ tục rườm rà không cần thiết nhằm thu hút độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu - Mẫu sổ sau: Số Ngày lượt tháng độc giả (1) (2 Họ tên độc Đơn Số vị lượng công tài tác liệu giả ( (4 (5) Số lưu trữ (MLS -HSS Ký Ngày Ghi nhận trả -PS) (6) (7) (8) (9 ) 3) ) ) - Trong thời gian tới kho lưu trữ UBND thành phố cần bố trí thêm phịng đọc tài liệu lưu trữ để đa dạng hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Bố trí phịng đọc làm sau: + Phịng cần có đủ diện tích, ánh sáng…đáp ứng nhu cầu độc giả đến phòng đọc; + Phục vụ chu đáo, tạo khơng khí thoải mái, nhiệt tình có người đến khai thác, sử dụng; + Tổ chức giới thiệu loại hình tài liệu có giá trị để độc giả tìm kiếm Sinh viên: Phạm Thị Hương 38 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Sử dụng số hình thức khai thác để đa dạng hố hình thức sử dụng tài liêu: + Cấp chứng thực lưu trữ + Tổ chức trung bày tài liệu lưu trữ phòng truyền thống UBND thành phố để người biết đến nhằm nâng cao vai trị cơng tác lưu trữ hoạt động UBND thành phố Mục đích việc làm kích thích vào thị hiếu người để thu hút độc giả tới kho lưu trữ - Đưa thêm thông tin lên mạng LAN quan giúp cho việc khai thác sử dụng nhanh chóng, đạt hiệu cao q trình giải cơng viêc 4.7 Ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác lưu trữ Hiện UBND thành phố Bắc Giang giai đoạn đầu triển khai việc Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Việc Ứng dụng công nghệ thông tin thực tốt chất lượng thơng tin hồ sơ, tài liệu nhập vào máy chuẩn đảm bảo cho việc tra tìm, quản lý sử dụng tài liệu dễ dàng Trước nhập thông tin vào máy, UBND thành phố nên tham khảo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Quá trình nhập tin cần dựa vào phiếu tin thực tế UBND thành phố chưa làm công tác biên mục phiếu tin nên chủ yếu dựa vào mục lục hồ sơ để tiến hành nhập tin Thông tin đầu vào tài liệu lưu trữ cần thống theo mẫu phiếu tin chuẩn thông tin đầu vào theo hướng dẫn Công văn 608/LTNN-TTNC Để việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thực tốt cần có quan tâm cấp lãnh đạo, đầu tư sở vật chất như: kinh phí, máy vi tính… Khi hồn tất việc Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác lưu trữ UBND thành phố tơi tin tài liệu kho lưu trữ quản lý chặt chẽ phục vụ có hiệu cho trình hoạt động quan Sinh viên: Phạm Thị Hương 39 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN Để công tác lưu trữ UBND thành phố thời gian tới tổ chức tốt hơn, hồn thiện tơi xin đưa số kiến nghị sau: - Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ UBND thành phố - Về lâu dài cần nghiên cứu mơ hình tổ chức lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tiễn UBND thành phố - Tăng cường biên chế số lượng cán lưu trữ có đủ trình độ chun môn nghiệp vụ để thực tốt công tác lưu trữ UBND thành phố - Cử cán lưu trữ UBND thành phố học, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ để việc thực khâu nghiệp vụ ln đảm bảo - Bố trí lại kho lưu trữ cách chuyển kho sang phòng có diện tích lớn hay tăng cường thêm kho lưu trữ gần kho lưu trữ cũ Vì kho lưu trữ UBND thành phố sử dụng gần hết diện tích có nên khơng đảm bảo yêu cầu tương lai - Về khâu nghiệp vụ lưu trữ cần tiến hành rà soát lại xem khâu thực tốt, khâu chưa thực tốt tìm tồn tại, bế tắc đâu để sớm có biện pháp khắc phục - Cần có biện pháp quan tâm, đạo công tác lưu trữ phòng, ban để phòng, ban thấy tầm quan trọng việc quản lý tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản tốt tài liệu lưu trữ thực giao nộp vào lưu trữ Uỷ ban đầy đủ Sinh viên: Phạm Thị Hương 40 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua tuần thực tập Phòng Nội vụ - UBND Thành phố Bắc Giang cho hiểu thêm nhiều thực tế công tác lưu trữ báo cáo Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiêm túc tơi suốt q trình thực tập Tôi hy vọng tư liệu quý giá giúp UBND thành phố Bắc Giang xây dựng hồn thiện cơng tác lưu trữ Trước hết tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa văn thư - lưu trữ, đặc biệt giảng viên hướng dẫn Ths.Trịnh Thị Kim Oanh trang bị kiến thức dạy bảo trình học tập tạo điều kiện cho tơi thực tập quan góp phần hồn thiện nâng cao kiến thức học trường Qua lần cho gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo UBND thành phố, lãnh đạo chuyên viên Phòng Nội vụ UBND thành phố, cán lưu trữ Uỷ ban giúp đỡ, tạo điều kiện cho học hỏi, vào nghiên cứu thực tế nghiệp vụ cơng tác hồn thành tốt cơng việc giao suốt q trình thực tập, giúp tơi hồn thành báo cáo Có kết nhờ bảo, hướng dẫn nhiệt tình người, với có gắng thân, tơi thấy có nhiều tiến hơn, làm quen tác phong làm việc tính động công việc Mặc dù cố gắng thời gian thực tập, thời gian có hạn lần tiếp xúc với thực tế công việc quan nên không báo cáo mà cịn q trình thực tập khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì vậy, tơi mong Các thầy giáo, Ban lãnh đạo UBND thành phố toàn thể cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ UBND thành phố bạn tham gia đóng góp ý kiến cụ thể, giúp tơi bổ sung thiếu sót để hồn thiện, vững vàng chun mơn nghiệp vụ sau trường./ Một lần em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Hương Sinh viên: Phạm Thị Hương 41 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Phạm Thị Hương 42 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6