Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 4 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt NamTechcombank 4 1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của ngân hàng 4 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng 5 1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng. 5 1.1.2. Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng. 6 1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng 7 1.2.1.Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 7 1.2.2.Nhiệm vụ, quyển hạn 7 1.2.3. Cơ cấu, tổ chức. 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 9 2.1. Hoạt động quản lý. 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 13 2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 13 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 14 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu. 15 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 17 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 18 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 19 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 23 3.3. Một số khuyến nghị. 24 C. KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM -TECHCOMBANK 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, cấu, tổ chức Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank 1.1.1 Giới thiệu chung lịch sử hình thành phát triển ngân hàng .4 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức ngân hàng 1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ngân hàng 1.1.2 Cơ cấu, tổ chức ngân hàng .6 1.2.Chức năng, nhiệm vụ Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng 1.2.1.Chức Khối Dịch vụ Nội .7 1.2.2.Nhiệm vụ, hạn .7 1.2.3 Cơ cấu, tổ chức CHƯƠNG II .9 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC .9 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu .15 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG III 21 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 23 3.3 Một số khuyến nghị 24 C KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp A LỜI MỞ ĐẦU Kiến thức kho tàng quý giá nhân loại đường ngắn để đến với kiến thức học tập “ Học đôi với hành” phương trâm đồng thời yêu cầu trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để nhìn lại chặng đường với lý thuyết, kiến thức giảng đường năm học nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập để học hỏi kinh nghiệm bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học trường Nhằm giúp cho sau trường có đủ hành trang bắt tay vào công việc theo chuyên ngành cách dễ dàng với nhiều kinh nghhiệm Hơn nhằm thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Học phần thực tập trang bị cho em kiến thức hoạt động nghiệp vụ phòng Văn thư- Lưu trữ Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh, em biết vai trò quan trọng Công tác Văn thư- lưu trữ, công tác Lưu trữ quan tổ chức phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành công việc quan tổ chức Hiệu hoạt động quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức phần lớn phụ thuộc vào công tác tổ chức quản lý văn giải văn quan trọng việc lưu trữ tài liệu khứ để phục vụ cho hoạt động khai thác sử dụng quan, tổ chức sau Hiểu tầm quan trọng công tác Văn thư, công tác Lưu trữ thực mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực cho quan, tổ chức Văn thư- Lưư trữ, Trường đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm trọng đào tạo nguồn nhân lực, với chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Thư ký Văn phòng, Quản trị Văn phòng, Quản lý nhân lực, quản lý văn hoá ….thành cán làm Văn thư- Lưư trữ, cán Văn phòng có lực công tác Văn phòng nói chung công tác Văn thư- Lưu trữ nói riêng, phát huy vai trò lực công việc Hiểu vị trí tầm quan trọng người làm cán Văn thư- Lưu trữ thời đại chọn ngành Văn thư- Lưu trữ để học tập định hướng Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp nghề nghiệp cho tương lai Để thực phương châm: Lý luận phải gắn với thực tiễn, nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan Đây học phần thiếu thời gian khép kín chương trình đào tạo làm cán Văn thư- Lưu trữ trường Đồng thời tạo điều kiện cho sinh viên củng cố kiến thức lý luận, tiếp cận lý luận với thực tế công việc, giúp sinh viên làm quen với tác phong làm việc công sở rèn luyện đạo đức nghề nghiệp Được giới thiệu Trường đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý, tiếp nhận Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh , em Thực tập Bộ phận Lưu trữ nằm khối Trung Tâm Hành Chính Văn Phòng thuộc Trung Tâm Dịch Vụ Nội Bộ Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh , Thời gian thực tập ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 Trong thời gian thực tập Bộ phận Lưu trữ nằm khối Trung tâm Hành chính- Văn Phòng ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt NamTechcombanh em có nhiều điều kiện nghiên cứu khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Văn thư- Lưu trữ nói chung công tác Lưu trữ nói riêng, giúp em phát huy tốt công việc thực tế sau làm việc quan Sau thời gian tháng trình thực tập Bộ phận Lưu trữ nằm khối Trung tâm Hành Văn Phòng Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh 91 Bà Triệu , giúp đỡ Ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên làm việc ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt nam- techcombanh cô Phùng Thị Phương Liên trưởng phòng Lưu trữ ngân hàng cô Lê Thị Thuận nhân viên hướng dẫn suốt trình thực tập quan , hướng dẫn cô giáo chủ nhiệm Trần Thị Mai giúp hiểu việc cần phải làm trình thực tập hoàn thành báo cáo cách tốt Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bài báo cáo thực tập có chương: Chương Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Chương Thực trạng công tác lưu trữ quan, tổ chức Chương Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, kiến nghị Sau thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình hoạt động Bộ phận Lưu trữ nằm khối Trung Tâm Hành chính- Văn phòng hướng dẫn chung Trưởng phòng Lưu trữ bà Trịnh Thị Ân cán hướng dẫn trực tiếp bà Nguyễn Thị Loan chuyên viên Trung tâm Hành chính- Văn phòng Bài báo cáo nhiều sai sót, kính mong thầy cô bạn xem xét đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện hơn./ Xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thảo Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM -TECHCOMBANK 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, cấu, tổ chức Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank 1.1.1 Giới thiệu chung lịch sử hình thành phát triển ngân hàng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993; ngân hàng TMCP Việt Nam thành lập bối cảnh đất nước chuyển sang kinh tế thị trường với số vốn điều lệ 20 tỷ đổng, trụ sở số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội Ngân hàng Techcombank Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp giấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày tháng năm 1993 thời hạn 20 năm Được chấp thuận Ngân hàng Nhà nước thời hạn hoạt động ngân hàng gia hạn lên 99 năm theo định số 330/QĐ-NH5 ngày 08 tháng 10 năm 1997 Ngân hàng có tên giao dịch Techcombank Tên giao dịch quốc tế Vietnam Technological and Commercial Joint Stock Bank, Tên đầy đủ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam Năm 2006 Ngân hàng nhận giải thưởng toán quốc tế từ the Bank of New Yorks, Citibank, Wachovia Năm 2007 tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ USD Năm 2008 nhận danh hiệu “dịch vụ hài lòng năm 2008 Năm 2010 nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt Năm 2011 Ngân hàng nội địa tốt Việt Nam Năm 2013 năm ngân hàng nhận nhiều giải thưởng quốc tế với 13 giải, bật ngân hàng quản lý tiền tệ tài trợ thương mại tốt Việt Nam nhà tuyển dụng tốt Châu Á Ngày với hỗ trợ cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng có tảng tài ổn định vững mạnh với tổng tài sản đạt 158.897 tỷ đồng (tính đến hết năm 2013) Techcombank sở hữu mạng lưới dịch vụ đa dạng rộng khắp Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp với 315 chi nhánh 1229 máy ATM toàn quốc với hệ thống công nghệ ngân hàng tiên tiến bậc Ngoài ra, Techcombank dẫn dắt đội ngũ quản lý tài có bề dày kinh nghiệm tài chuyên nghiệp cấp đa quốc gia lực lượng nhân lên tới 7000 nhân viên đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng thực hóa mục tiêu Ngân hàng – trở thành Ngân hàng tốt Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam Thông qua lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài Cá nhân, Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa nhỏ, Ngân hàng Bán Buôn Ngân hàng giao dịch, ngân hàng cung cấp sản phẩm dịch vụ tài đáp ứng nhu cầu đa dạng nhiều phân khúc khách hàng khác Đó có lẽ lý 3,3 triệu khách hàng nhân 45,368 khách hàng doanh nghiệp chọn Techcombank người bạn đồng hành tài Bên cạnh hoạt động tài ngân hàng tham gia nhiều hoạt động cồng đồng phát triển bền vững Năm Techcombank dành tặng 1,8 tỷ đồng cho chương trình Khăn đỏ đến trường Techcombank hỗ trợ em nhỏ mắc bệnh ung thư trung thư, Techcombank báo Nhân dân đồng sáng lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài trẻ Ngân hàng thành viên của: Hiệp hội ngân hàng Việt Nam, hiệp hội ngân hàng châu Á, tổ chức toán toàn cầu Swift, tổ chức thẻ quốc tế Visa,tổ chức thẻ quốc tế Master Card Những thành tựu nêu ngân hàng góp phần không nhỏ vào phát triển kinh tế đất nước 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức ngân hàng Theo Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng với Nghị số 2206/NQ-UBTTHĐQT Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày 16/12/2013 Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT Hội đồng quản trị ngày 18/08/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức ngân hàng sau: 1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ngân hàng Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn không kỳ hạn VNĐ, phát Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp hành chứng tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác ngân hàng phân bổ - Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư phát triển tổ chức nước - Cho vay VNĐ ngoại tệ tổ chức kinh tế theo thời hạn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) - Vay vốn Ngân hàng nhà nước tổ chức tín dụng khác - Bảo lãnh tái bảo lãnh tổ chức doanh nghiệp - Thực toán quốc tể dịch vụ khác liên quan đến toán quốc tế - Kinh doanh ngoại tệ - Mở L/C cung cấp sản phẩm xuất, nhập - Nhờ thu, bao, toán tiền tệ - Thực cung ứng tiền tệ, nghiệp vụ phát sinh - Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý VNĐ, triết khấu giấy tờ có giá - Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh thực báo cáo, kiểm tra, kiểm soát theo quy định ngân hàng 1.1.2 Cơ cấu, tổ chức ngân hàng Sơ đồ cấu tổ chức ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh( kèm theo phục lục) Là ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp công ty cổ phần, mà cấu tổ chức ngân hàng mang đặc điểm riêng Ban lãnh đạo ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, Tổng giám đốc, giám đốc Trong Hội đồng quản trị có thành viên với Chủ tịch hội đồng quản trị, Phó Chủ tịch thành viên Ban giám đốc gồm 10 thành viên với Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát có thành viên với Trưởng ban thành viên với 12 khối thực chức năng, nhiệm vụ ngân hàng Ngoài ban lãnh đạo có Trưởng, phó phòng ban Theo thống kê đến thời điểm Techcombank có khoảng Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp gần 8.000 nhân viên 1.2.Chức năng, nhiệm vụ Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng Nằm nhóm ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank có quy mô doanh nghiệp lớn, mà hoạt động Văn thư Lưu trữ phận thiếu cầu thành nên hoạt động ngân hàng Tuy nhiên quy mô lớn nên phận thuộc Trung tâm Hành thuộc Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng Khối Dịch vụ Nội bao gồm trung tâm là: - Trung tâm Hành (thực hoạt động Văn thư – Lưu trữ) - Trung tâm Mua sắm tập trung - Trung tâm quản lý tài sản 1.2.1.Chức Khối Dịch vụ Nội - Cung cấp đảm bảo chất lượng dịch vụ tập trung cho toàn ngân hàng mua sắm, hành văn phòng (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) 1.2.2.Nhiệm vụ, hạn - Xây dựng thực cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs), đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ nội cho tất đơn vị ngân hàng - Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thông qua sáng kiến giảm chi phí, nâng cao suất đồng thời trì chất lượng dịch vụ - Quản lý hành (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) toàn phận thuộc Hội sở cán quản lý đầu mối trực tiếp miền Nam - Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, đạo Ban điều hành 1.2.3 Cơ cấu, tổ chức Sau sơ đồ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ: Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp KHỐI DỊCH VỤ NỘI BỘ TRUNG TÂM MUA SẮM TẬP TRUNG TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH TRUNG TÂM QUẢN LÝ TÀI SẢN ………… BỘ PHẬN CUNG CẤP DẤU PHÁP NHÂN CỦA NGÂN HÀNG ……… BỘ PHẬN CUNG CẤP SỐ (CÔNG VĂN RA NGOÀI, ỦY QUYỀN, NỘI BỘ) Nguyễn Thị Thảo BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN THƯ, BƯU PHẨM, CHUYỂN PHÁT NHANH BỘ PHẬN BAN HÀNH VĂN BẢN TRÊN INTERNALAIL (BỘ PHẬN VĂN THƯLƯU TRỮ) Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Hoạt động quản lý Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh ngân hàng thành lập với chức Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn không kỳ hạn VNĐ, phát hành chứng tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác ngân hàng phân bổ Vì tài liệu lưu trữ ngân hàng tài liệu mang tính bảo mật lưu thông nội bộ, tài liệu quản lý phần mền quản lý riêng ngân hàng quy định • Hoạt động quản lý việc ban hành văn công tác lưu trữ: Việc ban hành văn quy định chung công tác lưu trữ ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh Quyết định số 2207/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 12 năm 2013 quy định cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Ngân hàng, thông qua định để làm tổ chức phận làm công tác lưu trữ ngân hàng hoàn thiện cách tốt Để ban hành quy chế văn thư lưu trữ quan đầy đủ, hoàn chỉnh xác theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức Căn theo luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Và hướng dẫn số 0174/2013/HD ngày 17/12/2013 mã HD-DVNB/09 Hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ quản lý sử dụng dấu Căn vào sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn lưu trữ đơn vị biên soạn phận Văn thư lưu trữ - HCVP- khối dịch vụ nội Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp hành văn phòng- khối dịch vụ nội ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh có trách nhiệm thực báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ để tổng hợp báo cáo Cán văn thư kiêm lưu trữ ngân hàng phải lập hồ sổ thống kê để theo dõi quản lý phông tài liệu có kho; tài liệu thu thập bổ sung năm, tài liệu nộp vào kho lưu trữ quan Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh năm điều thống kê văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ thống kê nhân làm lưu trữ để biết tình hình cán làm lưu trữ có trình độ chuyên môn chuyên sâu lĩnh vực văn thư lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ có tài liệu hầu hết ngân hàng thuơng mại cổ phần kỹ thương việt nam-techcombanh tài liệu chuyên môn mảng kinh doanh tài Trách nhiệm thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu ngân hàng thương mai cổ phần kỹ thương việt nam-techcombanh thuộc trách nhiệm Trung tâm hành văn phòng- khối dịch vụ nội Công cụ tra tìm tài liệu ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt nam- techcombanh phần mền tra tìm máy tính quản lý chặt chẽ cán làm văn thư kiêm lưu trữ quan xây dựng theo quy định nhà nước sở liệu tra cứu phần mền có công cụ tra cứu tài liệu như: - Tra cứu tài liệu file cứng kho lưu trữ - Tra cứu file mền máy tính sở liệu - Các văn khác sổ sách ngân hàng muốn tra tìm tra tìm mền xcel lưu trữ tài liệu máy tính Những công cụ tra tìm tài liệu ngân hàng cán văn thư kiêm lưu trữ năm thống kê đầy đủ phần mền quản lý tài liệu, giới thiệu cho cán bộ, nhân viên quan biết để tra tìm tài liệu cách dễ dàng nhanh chóng mang lại hiệu cao phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý nghiệp vụ công việc 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ ngân hàng Techcombanh kho lưu trữ chuyên dụng Nguyễn Thị Thảo 18 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp bố trí tầng 18 dãy nhà vicom centrer bà triệu diện tích kho lưu trữ 25m2 với diện tích kho lưu trữ chứa sáu giá compac đựng tài liệu Giá đựng tài liệu kho lưu trữ trang bị giá compac theo tiêu chuẩn VN 9253:2012 giá bảo quản tài liệu lưu trữ ban hành theo định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 khoa học công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia giá đựng tài liệu, giá đựng tài liệu ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh trang bị file cứng đựng tài liệu theo tiêu chuẩn nhà nước quy định file đựng tài liệu có ghim kẹp đục lỗ để để tài liệu tránh tình trạng tài liệu bị rơi bung khỏi file gây ảnh hưởng đến công tác tra tìm tài liệu cần Trong kho lưu trữ ngân hàng techcombanh trang bị thiết bị đảm bảo an toàn cho tài liệu trang bị hệ thống báo đột nhập, hệ thống báo cháy tự động, có trang bị quạt thông gió kho Nhìn chung kho lưu trữ ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt namtechcombanh trang bị giá đựng tài liệu đại theo tiêu chuẩn nhà nước quy định, trang bị hệ thống để bảo quản tài liệu cách an toàn nhằm phục vụ cho hoạt động tra tìm nghiên cứu khoa học sau 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Cán văn thư kiêm lưu trữ có trách nhiệm bảo quản tài liệu, mở sổ theo dõi phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng lưu tài liệu theo quy định ngân hàng Tất cán đơn vị có nhu cầu đáng phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trừ tài liệu có độ mật( mật/tuyệt mật/tối mật) Việc khai thác sử dụng tài liệu có độ Mật phải thực quy định hành nhà nước tuân thủ theo quy định an ninh thông tin số 0001/2012/QĐ Techcombanh Cán nhân viên quan có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phải có phiếu đề nghị Tổ văn thư lưu trữ hỗ trợ tra cứu tài liệu tra cứu tài liệu mình, tính chất tài liệu mà tài liệu kho lưu trữ ban hành nội quan, không lưu thông bên nên việc tra tìm tài liệu độc giả muốn tra tìm tài liệu ngân Nguyễn Thị Thảo 19 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp hàng khó, liên quan đến việc lợi nhuận quan.Những tài liệu ngân hàng tài liệu mang tính chất nội công việc không lưu thông bên việc tổ chức khai thác sử dụng áp dụng cán bộ, nhân viên phòng ban quan khai thác tài liệu ngân hàng độc giả muốn khai thác tài liệu để phục vụ cho việc nghiên cứu không khai thác hạn chế việc khai thác tài liệu ngân hàng Nguyễn Thị Thảo 20 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong trình thực tập ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh thời gian hai tháng em tiếp xúc với môi trường làm việc đại giao nhiều công việc trình thực tập như: Những công việc thực trình thực tập ngân hàng em tiếp xúc với nhiều công việc cụ thể như: Chúng em chỉnh lý tài liệu chủ tịch Hội đồng quản trị từ 1993 đến 2013 với số lượng 11 file Chỉnh lý tài liệu tổng giám đốc từ năm 2000-2007 file Chỉnh lý loại sổ sách từ năm 1993- 2013 Nhập mục lục hồ sơ khối công văn nội năm 2007,2008, 2009 2010 với số lượng 116 file tài liệu Nhập mục lục hồ sơ chất lượng năm 2008 2009 file Đã Scan công văn khối nội năm 2007 25 file Đã Scan công văn khối nội năm năm 2008 30 file Nhập chứng từ ngày khách hàng mang đến lưu tài liệu file trung tâm mua sắm với số lượng nhiều Tại trung tâm quản lý tài sản bạn xếp khoa học tài liệu ngành ngân hàng bao gồm phiếu đề nghị, phiếu xuất kho, biên bàn giao tài liệu công việc thực hai tháng thực tập ngân hàng Nhật ký thực tập Từ ngày 3/3/2015 đến ngày 24/4/2015 - Ngày 3/3/2015 Tiếp xúc với tài liệu chỉnh lý, xếp văn hồ sơ theo thứ tự từ thấp đến cao, xếp hồ sơ lập danh mục hồ sơ theo khối AMC khối Quản trị rủi ro - Ngày 4/3/2015 Sắp xếp văn hồ sơ lập danh mục hồ sơ Nguyễn Thị Thảo 21 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp biên kiểm kê năm 2015 - Ngày 5/3/2015 Sắp xếp văn hồ sơ trung tâm quản lý tài sản kho vận - Ngày 6/3/2015 Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ trung tâm quản lý tài sản - Ngày 9/3/2015 Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ quản lý tài sản - Ngày 10/3/2015 Scan văn kiểm kê tài sản thừa chi nhánh, xếp văn hồ sơ - Ngày 11/3/2015 Sắp xếp văn - Ngày 12/3/2015 Tìm văn file mền xcel để check in Scan văn - Ngày 13/3/2015 Check in văn file mền - Ngày 16/3/2015 Check in văn file mền, xếp văn - Ngày 17/3/2015 Nhập văn vào phần mền xcell nhập phiếu đề nghị - Ngày 18/3/2015 Check in văn nhập văn vào file xcel - Ngày 19/3/2015 Sắp xếp văn theo số viết bìa hồ sơ cho file năm 2014 phiếu đề nghị ID - Ngày 20/3/2015 Check in văn xếp - Ngày 23/3/2015 Nhập văn vào phần mền xcel - Ngày 24/3/2015 Sắp xếp văn - Ngày 25/3/2015 Đánh số cho file - Ngày 27/3/2015 Scan văn biên đối chiếu Techcombanh - Ngày 30/3/2015 Đánh số cho văn - Ngày 31/3/2015 Nhập văn vào xcel - Ngày 1/4/2015 Scan văn - Ngày 2/4/2015 Đánh số cho văn nhập văn - Ngày 2/4/2015 Đánh số cho văn - Ngày 3/4/2015 Scan văn - Ngày 6/4/2015.Nhập văn vào xcell, đánh số - Ngày 7/4/2015 Đánh số cho văn bản, nhập văn Nguyễn Thị Thảo 22 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Ngày 8/4/2015 Nhập văn bản, Scan văn năm 1991 - Ngày 9/4/2015 Đánh số nhập văn - Ngày 10/4/2015 Đánh số cho văn - Ngày 13/4/2015 Scan văn đánh số - Ngày 14/4/2015 Sắp xếp văn ủy quyền năm 2008 - Ngày 15/4/2015 Nhập văn vào xcel - Ngày 16/4/2015 Nhập văn vào xcel - Ngày 17/4/2015 Scan văn - Ngày 20/4/2015 Sắp xếp tài liệu kho theo thứ tự File - Ngày 21/4/2015 Đánh gáy file tài liệu - Ngày 22/4/2015 Nhập văn vào Xcel - Ngày 23/4/2015 Sắp xếp tài liệu vào kho, Scan văn - Ngày 24/4/201 Bàn giao tài liệu trình thực tập cho cán hướng dẫn ( có kèm theo phục lục, danh mục tài liệu, mền xcell…) 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh quan với môi trường làm việc đại trang bị đầy đủ vật chất trang thiết bị cần thiết phục vụ công việc ngày quan Vì giải pháp để nâng cao chất lượng cho công tác lưu trữ trước hết Cần phải nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác lưu trữ cho cán bộ, nhân viên quan để nâng cao trình độ chuyên môn Mở buổi họi thảo công tác lưu trữ cho cán nhân viên quan Cần có chế độ phụ cấp, sách tốt cán làm lưu trữ có quan tâm cụ thể động viên để thêm yêu nghề, yêu công việc Cần đưa phương pháp lập hồ sơ công việc bắt buộc mà cán nhân viên quan phải thực Đưa việc thành tiêu chí để Nguyễn Thị Thảo 23 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp đánh giá thi đua khen thưởng quan, mặt khác nhằm cố khối tài liệu lưu trữ thống 3.3 Một số khuyến nghị * Đối vơi quan Những tài liệu lưu trữ kho lưu trữ quan hầu hết điều tài liệu mang tính chất nội việc khai thác sử dụng tài liệu ngân hàng tiếp xúc khai thác tài liệu tính chất nội quan công bố cho độc giả biết để họ đến khai thác cần thiết phục vụ cho nghiên cứu lịch sử Cơ quan phải quy định cụ thể thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ, quan chưa có bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quan mà áp dụng bảng thời hạn bảo quản Ngân hàng nhà nước Cơ quan chưa quy định cụ thể việc khen thưởng kỷ luật xử lý vi phạm công tác lưu trữ cần có quy định cụ thể để thực theo quy định * Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Giữa lý thuyết thực tiễn có mối quan hệ khăng khiết với nhau, nhiên nhiều lý thuyết học chưa thực phụ vụ cho trình quản lý công tác lưu trữ cần phải thường xuyên cho sinh viên tiếp xúc, tham gia buổi học thực hành liên quan đến chuyên ngành để sinh viên tiếp cận cách sâu sát nhằm cung cấp cho sinh viên kiến thức chuyên ngành Tổ chức buổi giao lưu trường Đại học, Cao đẳng với kiến thức văn hóa để nâng cao hiểu biết cho sinh viên Do yêu cầu công việc đòi hỏi sâu sắc nâng cao trình dộ cho sinh viên điều cần thiết Tôi mong nhà trường quan tâm xây dựng đề cương học phần chi tiết cho môn học chuyên ngành học lý thuyết đôi với thực hành khảo sát thực tế Vì kiến thức nhà trường môi trường làm việc thực tế có khác biệt, mong nhà trường tổ chức nhiều buổi thực tế quan khác để nâng cao tầm hiểu biết cho sinh viên tạo điều kiện để sinh viên học hỏi Nguyễn Thị Thảo 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp kinh nghiệm thực tế Vì để đạt kết cao học tập mong nhà trưòng ngày quan tâm vấn đề học tập để cán làm lưu trữ tương lai người cán có triển vọng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Nguyễn Thị Thảo 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp C KẾT LUẬN Người ta thường nói kiến thức vô tận, đường đến thành công chình học tập Học không chưa đủ phải biết kết hợp việc học việc thực hành đạt kết cao Vì Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tốt việc kết hợp đôi với hành nên trường tổ chức cho sinh viên thực tập cuối khóa tháng để hiểu rõ công việc học để vận dụng thực tế khỏi ghế nhà trường có chuyên môn nghiệp vụ tốt Thực tập cuối khóa thân hoạt động quan trọng có ý nghĩa trình đào tạo nhà trường Quá trình thực tập giúp có thêm kiến thức lý luận nghiệp vụ học biết cách vận dụng vào thực tiễn, giúp thân quen với tác phong làm việc, hiểu phần công việc người lưu trữ Việc thực tập sinh sở niềm tin cho sinh viên bước vào tương lai cách dễ dàng với hành trang nhà trường trang bị cho Được đồng ý tiếp nhận Trung tâm hành văn phòng- khối dịch vụ nội ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt NamTechcombanh Qua tháng thực tập hướg dẫn làm văn thư kiêm lưu trữ Trung tâm hành văn phòng- khối dịch vụ nội ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh, giúp rút học kinh nghiệm cho thân Là cán làm lưu trữ văn thư cần phải có tâm, yêu nghề phải tìm tòi, học hỏi không ngừng, am hiểu nghề nghiệp mà học tập, phải có lực phấn đấu công việc phải thật có tâm với nghề chọn, cố gắng hoàn thành công việc cách tốt Thực tập trình học tập, rèn luyện quan trọng sinh viên sau ba năm học trôi qua để vận dụng nghững kiến thức vào thực tiễn Là trình tăng thêm kiến thức mình, vừa học hỏi tìm hiểu thực tiễn để thêm kinh nghiệm làm việc thời gian tới trường có đủ kinh nghiệm để hoàn thành công việc giao cách tốt Sau khoảng thời Nguyễn Thị Thảo 26 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp gian thực tập tuần thời gian dài đủ để hiểu thêm tầm quan trọng công tác lưu trữ doanh nghiệp quan nhà nước Để hoàn thành báo cáo nỗ lực thân, phải kể đến giúp đỡ mặt Nhà trường, thầy cô khoa, trường cán làm văn thư kiêm lưu trữ trung tâm hành văn phòng- khối dịch vụ nội ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt nam- techcombanh Qua xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tận tình dạy dỗ truyền đạt cho kiến thức kỹ nghề nghiệp, rèn cho toàn thể sinh viên kiến thức, đạo đức để mai sau trở thành người cán lưu trữ trách nhiệm công việc mà có lực phẩm chất đạo đức tốt Tôi cố gắng phấn đấu để trở thành người cán lưu trữ sáng tạo, nhanh nhẹ công việc, có đủ đức đủ tài, để phục vụ cho công tác lưu trữ nước nhà Xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trung tâm hành văn phòngkhối dịch vụ nội ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt namtechcombanh, hướng dẫn tạo điều kiện cho hoàn thành tôt công việc thời gian thực tập hai tháng quan, giúp hiểu công việc lưu trữ tích luỹ nhiều kinh nghiệm công việc Tuy nhiên số lưọng công việc nhiều lần tiếp xúc với công việc thực tế với môi trưòng làm việc thân gặp nhiều khó khăn, thiếu sót kinh nghiệm thực tế chưa có kinh nghiệm công việc chưa tích lũy đủ để hoàn thành tốt công việc giao Những kết báo cáo trình tìm hiểu khảo sát thực tế công việc ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt nam- techcombanh Vì kính mong thầy cô, giáo xem xét bổ sung để báo cáo hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thảo Nguyễn Thị Thảo 27 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức ngân hàng Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục danh mục hồ sơ tài liệu DANH MỤC HỒ SƠ BIỂN BẢN KIỂM KÊ - HD ( BBKK- 1/2014) S Tên đơn vị Số lượng LTH- AnDu CHD- CHuo CBC- CuaB BTD- BatD HBT- BoHo CLU- CatL DNV- Dang PCG- Dinh PGD- Đông Anh DOA- Dong 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 BIZ- HaNo 01 HDU- Hang 01 HKM- Hoan 01 HCU- Hoàng Cầu 01 HHT- Hoan 01 Techcombanh Khương Mai 01 KLN- KimL 01 LHA- Lang 01 LND- Ly Na 01 TCB Thăng Long 01 LTK- Lý Thường Kiệt 01 TT Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp MLH- Meli 01 NHN- NamH 01 NSO- NgaT 01 NTU- NgoG 01 NLM- Ngoc 01 NBI- NoiB 01 PCB- Phan 01 PLO- phuL 01 SDG- SaiD 01 SSN- Stes 01 Techcombanh Thái Thịnh 01 TXN- Than 01 Techcomabanh Thăng Long 01 TKE- Thuy 01 TRN- Tran 01 VHG- Viet 01 Techcombanh năm 2015 (1) 01 Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục Các văn liên quan đến công tác văn thư lưu trữ quan Nguyễn Thị Thảo Lớp: CĐ Lưu trữ học K6