Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ 4 1.1. Một số nét khái quát về Bộ Khoa học và Công nghệ 4 1.2. Vị trí và Chức năng 6 1.3. Nhiệm vụ và Quyền hạn 6 1.4. Cơ cấu tổ chức 15 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ KHCN 18 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 18 2.2. Tổ chức và hoạt động của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 18 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 18 2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 18 2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 19 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 20 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 21 3. Tìm hiểu công tác văn thư; lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ 22 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý cơ quan về công tác văn thư; lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ 22 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ 23 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ 25 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ 25 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ 29 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 32 3.3.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành 32 3.3.3.2 Nhận xét và đánh giá 34 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 35 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 36 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 37 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 40 3.5.1 Hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ 40 3.5.2 Thực trạng về công tác lưu trữ tại Bộ KHCN 41 3.6 Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị của cơ quan 43 3.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Vụ Phát triển KHCN Địa phương 43 3.6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Vụ Phát triển KHCN Địa phương. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 44 3.6.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Bộ KHCN. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại. 46 Phần II. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 48 1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Bộ KHCN 48 KIẾN NGHỊ 52 KẾT LUẬN 53 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ ( xem chi tiết tại phụ lục số 01) .4 1.1 Một số nét khái quát về Bộ Khoa học và Công nghệ 1.2 Vị trí và Chức 1.3 Nhiệm vụ và Quyền hạn 1.4 Cơ cấu tổ chức 14 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ KH&CN 18 1.5 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .18 1.6.Tổ chức và hoạt động của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương ( đơn vị kiến tập ) .18 2.1.1Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 18 2.1.1.1.Vị trí, chức của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 18 2.1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 19 2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 20 2.1.2Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương 21 Tìm hiểu công tác văn thư; lưu trữ của Bộ Khoa học Công nghệ .22 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý quan về công tác văn thư; lưu trữ của Bộ Khoa học Công nghệ 22 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Bộ Khoa học Công nghệ 23 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Khoa học Công nghệ 25 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Khoa học Công nghệ 25 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ 29 3.3.3 Mô tả các bước quy trình soạn thảo văn bản của quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá .32 3.3.3.1 Mô tả các bước quy trình soạn thảo văn bản của quan, so sánh với quy định hiện hành 33 3.3.3.2 Nhận xét và đánh giá 34 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 35 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản – đến 37 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của quan, đơn vị 38 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của quan, tổ chức 41 3.5.1 Hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ 41 3.5.2 Thực trạng về công tác lưu trữ tại Bộ KH&CN 42 3.6 Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị của quan 43 3.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, sở vật chất của Vụ Phát triển KH&CN Địa phương 44 3.6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị một phòng làm việc của Vụ Phát triển KH&CN Địa phương Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 45 3.6.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng công tác văn phòng của Bộ KH&CN Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại 46 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II 49 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .49 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm công tác văn phòng của Bộ KH&CN 49 KIẾN NGHỊ 53 KẾT LUẬN 54 PHỤ LỤC .57 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòa vào xu thế đó những năm gần công tác quản trị văn phòng đã có những bước phát triển mạnh mẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính Hiện nay, bộ máy Văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng , vừa có trình độ quản lý tại các quan còn rất yếu Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và lực đáp ứng của Nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chủ trương triển khai kế hoạch tổ chức cho sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng có đợt kiến tập thời gian một tháng từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/2015 Được sự đồng ý tiếp nhận của Lãnh đạo Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương và sự quan tâm của Khoa Quản trị Văn phòng thời gian qua em đã kiến tập tại Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trọng chương trình đào tạo ngành Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm mục đích giúp sinh viên được tiếp cận với thực tiễn công tác văn phòng cũng tạo điều kiện cho sinh viên kết hợp giữa lý luận và thực hành Đây cũng là dịp để sinh viên được củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức, là hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc , có khả xử lý tình huống, phong cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở thích nghi với công việc văn phòng, các nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa học phục vụ cho công tác sau này Trong quá trình kiến tập tại Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương, dưới sự giám sát và hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ em đã tiến hành kiến tập và thực hiện một số nghiệp vụ bản của nhân viên văn phòng như: kỹ Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xây dựng và soạn thảo văn bản, công tác chuẩn bị Hội nghị, Hội thảo, công tác quản lý và giải quyết văn bản – đến, công tác chỉnh lý tài liệu… Trong thời gian kiến tập, được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ quan cùng với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, quá trình khảo sát, tìm hiểu, nghiên cứu em cũng gặp được nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu về công tác văn phòng Bên cạnh những thuận lợi đó thì còn một số khó khăn nhỏ thực hiện như: thời gian còn hạn hẹp, khả nghiên cứu và vốn kiến thức còn hạn chế, bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thiện bài báo cáo, xong khuôn khổ của bản báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai sót nhất định Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, sự chỉ bảo của các thầy cô giáo và các cán bộ Vụ để bài báo cáo của em được hoàn thiện Qua báo cáo mình, cá nhân em xin bày tỏ lời cảm ơn tới tất cán bộ, nhân viên công tác Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương đặc biệt chị Nguyễn Thị Hòa cán của Vụ Phát triển Khoa học và Công nghệ Địa phương - Bộ Khoa học và Công nghệ tạo điều kiện giúp đỡ cho em tiếp xúc với thực tế công việc để phát những thiếu sót thân, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập Và hết em xin gửi lời cám ơn tới giáo viên hướng dẫn kiến tập cô Lâm Thu Hằng thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng cũng các thầy cô môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích lũy kiến thức làm hành trang bước vào sống Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một lần em xin cảm ơn tất thầy cô anh chị giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc học tập thân sau Em xin trân thành cảm ơn./ Người thực hiện Lê Thị Luận Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ ( xem chi tiết tại phụ lục số 01) 1.1 Một số nét khái quát về Bộ Khoa học và Công nghệ Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH&CN) có trụ sở tại địa chỉ số 113, Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội (trước trụ sở cũ đặt tại số 39, Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội) Tiền thân là Ủy ban Khoa học Nhà nước được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước Bộ Khoa học và Công nghệ đã trải qua lần đổi tên: Ủy ban Khoa học Nhà nước (4/3/1959); Uỷ ban Khoa học Nhà nước tách thành quan: Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước Viện khoa học Xã hội Việt Nam (11/10/1965); Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước đổi tên thành Ủy ban Khoa học Nhà nước (31/3/1990); Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường (12/10/1992); Bộ Khoa học Công nghệ (8/2002) Đó là một quá trình hình thành, xây dựng và phát triển, quá trình phát triển đó hoạt động quản lý khoa học và công nghệ ngày càng được nâng cao, phát triển về cả chiều rộng lẫn chiều sâu Bộ Khoa học và Công nghệ là quan giúp việc cho Chính Phủ quản lý về các hoạt động khoa học và công nghệ (KH&CN) cả nước (Địa chỉ: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội; Tổng đài: (84-4) 556 3456; Lễ tân: (84-4) 943 9731; Fax: (84-4) 39 439 733) Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Vị trí và Chức Theo nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ Bộ Khoa học Cơng nghệ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước khoa học công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật 1.3 Nhiệm vụ và Quyền hạn Bộ Khoa học Công nghệ thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt dự án, đề án theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia ngành thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học Cơng nghệ quản lý Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học Công nghệ quản lý Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học công nghệ chủ yếu năm kế hoạch khoa học cơng nghệ hàng năm, chương trình nghiên cứu phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ phù hợp với chiến lược phát triển khoa học cơng nghệ theo phân cấp, ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban hành thông tư, định, thị văn khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý Bộ sau ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật khoa học công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Hướng dẫn, kiểm tra ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc ngành, lĩnh vực theo danh mục Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký phạm vi quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động quan chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Về hoạt động khoa học công nghệ: a) Chỉ đạo thực phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ năm hàng năm, chuyển giao công nghệ, thúc đẩy việc phát triển ngành, lĩnh vực kinh tế-kỹ thuật trọng điểm sở đổi mới, làm chủ công nghệ, tập trung phát triển cơng nghệ mới, cơng nghệ cao; b) Chủ trì hướng dẫn Bộ, ngành, địa phương thực chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức khoa học công nghệ công lập; hướng dẫn, hỗ trợ việc thành lập, phát triển doanh nghiệp khoa học công nghệ; hỗ trợ tổ chức, cá nhân phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật áp dụng vào sản xuất, doanh nghiệp đổi công nghệ; quy định, hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hoạt động ươm tạo công nghệ, ươm tạo doanh nghiệp khoa học công nghệ; c) Hướng dẫn, tổ chức thực việc chứng nhận hoạt động ứng dụng, nghiên cứu, phát triển công nghệ cao công nhận doanh nghiệp công nghệ cao; quy định điều kiện sở ươm tạo công nghệ cao, ươm tạo doanh nghiệp công nghệ cao; quy định thẩm quyền, điều kiện, thủ tục xác nhận sở đào tạo nhân lực công nghệ cao; xây dựng sở liệu, hạ tầng thông tin công nghệ cao thuộc phạm vi thẩm quyền Bộ; xây dựng trình Chính phủ ban hành tiêu chí, điều kiện thành Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP; - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 nănm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; 3.5.2 Thực trạng về công tác lưu trữ tại Bộ KH&CN - Số lượng cán bộ của phòng lưu trữ: Hiện tại phòng lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ có 04 cán bộ, các cán bộ đều có trình độ chuyên môn và được đào tạo về công tác lưu trữ đó có 01 người có trình độ thạc sĩ và 03 người là trình độ cử nhân Cán làm công tác lưu trữ ở Bợ KH&CN người có phẩm chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏi tìm tịi, trau kinh nghiệm cơng việc, động, cộng với lịng u nghề, có gắn bó với phòng lưu trữ của Bợ nhiều năm nên cán lưu trữ ln hồn thành tốt nhiệm vụ Hằng năm Bợ KH&CN đều tổ chức đào tạo cho các cán bộ lưu trữ về chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao kiến thức, kỹ về công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả công việc nói chung và công tác lưu trữ nói riêng - Thực trạng kho lưu trữ: • Diện tích kho: Gần 100m2, nằm tách biệt tầng 15 của Bợ KH&CN • Phương tiện bảo quản: có bộ cảm ứng nhiệt, điều hòa ( điều hòa ), hệ thống thông gió, có hộp bột chống cháy có cháy thì tự kích hoạt ( 20 hộp bột ), các giá compax đựng tài liệu ( giá đơn có 32 giá, giá đôi có 28 giá, giá truyền thống có 25 giá ), có sử dụng mạng VP-Net để quản lý văn bản – hồ sơ, có camera theo dõi quản lý kho lưu trữ… - Tình trạng kho lưu trữ: • Ưu điểm: Tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và đã hoàn chỉnh thành các hồ sơ, tài liệu kho có sử dụng mục lục và danh mục hồ sơ, các hồ sơ được nộp theo năm và theo đơn vị, các hồ sơ tài liệu được bảo quản và đặt các giá compax, các tài liệu được chỉnh lý sắp xếp theo công việc và cũng tùy vào tính 42 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chất văn bản và công việc nên văn bản ở Bộ đã lựa chọn cách sắp xếp theo mặt hoạt động – thời gian Diện tích kho rộng rãi, thoáng mát, ánh sáng phù hợp và có đầy đủ các điều kiện cần thiết • Nhược điểm: Kho nằm tầng 15 của Bộ mà phòng lưu trữ lại nằm ở tầng dẫn đến việc lại, di chuyển tài liệu của cán bộ lưu trữ khó khăn; các điều kiện về sở hạ tầng còn chưa đủ (không có thang máy lên tận nơi phải di chuyển thang máy từ tầng lên tầng 14 và bộ tầng, không có nhà vệ sinh phục vụ cho cán bộ…); Về tài liệu bên cạnh những tài liệu đã được chỉnh lý và sắp xếp giá thì vẫn còn khá nhiều tài liệu vẫn tình trạng để đống, bó gói, đặt thùng chưa được chỉnh lý, chưa được sắp xếp gọn gàng vẫn đặt dưới nền và bên ngoài rất nhiều, một số tài liệu bảo quản không được cẩn thận nên bị mốc…tài liệu chỉnh lý vẫn theo phương pháp truyền thống, có nhiều giá đựng tài liệu còn trống nhiên có những tài liệu đã được chỉnh lý và sắp xếp gọn gàng chưa được đưa lên giá, hồ sơ tài liệu của một số đơn vị khác Bộ nộp vào kho lưu trữ chưa được chỉnh lý…, thời gian bảo quản tài liệu kho chưa được ghi rõ ràng chỉ ghi là “ có thời hạn” và “vĩnh viễn”… Hằng năm đã có những đợt tập huấn nghiệp vụ cho các can bộ lưu trữ nhiên nhiều cán bộ cung chưa quan tâm nhiều đến công tác lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng nên công tác lưu trữ và lập hồ sơ chưa được thống nhất với dẫn đến việc phải sắp xếp và thuê người chỉnh lý việc này tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạn của quan, hiện tại diện tích kho có thể đáp ứng được nhu cầu thực tại nhiên về sau tài liệu càng nhiều thì diện thích này sẽ không đáp ứng được Trên là thực trạng về công tác lưu trữ và kho lưu trữ của Bộ KH&CN, Bộ KH&CN cần phải cải tạo, nâng cấp, xây dựng và bổ sung trang thiết bị, sở vật chất để đáp ứng nhu cầu công tác lưu trữ hiện tại và tương lai cũng công tác bảo quản quản lý hồ sơ, tài liệu được hiệu quả 3.6 Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị của quan Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 43 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hiện tại Bộ KH&CN sử dụng rất nhiều trang thiết bị hiện đại và được quản lý, thống kê phần mềm quản lý tài sản tại Trung tâm tin học của Bộ ( xem chi tiết tại phụ lục 07) 3.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, sở vật chất của Vụ Phát triển KH&CN Địa phương Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi công tác văn phịng, đặc biệt việc ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy in, điện thoại bàn dùng chung…) Hiện tại Vụ Địa phương sử dụng một số trang thiết bị, sở vật chất sau: • Máy vi tính: máy để bàn (13 máy) và máy tính cá nhân (1 máy); • Máy in: máy in; • Tủ đựng tài liệu: 17 tủ ; • Điện thoại bàn: điện thoại bàn ; • Máy scan: máy; • Máy chiếu: máy; • Bàn, ghế làm việc: 14 bàn, ghế làm việc; • Các đồ vật dùng cho cơng việc hàng ngày cặp, kẹp, ghim, bút, tủ lạnh, hộp dựng tài liệu… Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 44 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nợi • Wifi, camera, quạt gió, cảnh… Nhận xét: Hiện công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng và sở vật chất của Vụ Địa phương bản đã được đầy đủ các, trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác làm việc thường xuyên của Vụ đã được cung cấp đáp ứng nhu cầu của công việc cũng nhu cầu thực hiện công việc của cán bộ, phòng còn có xanh, ánh sáng phù hợp, của kính cách âm tạo nên không gian làm việc thoải mái, mang lại không ít thuận lợi, hiệu quả công việc Tuy nhiên bên cạnh những hiệu quả đã mang lại thì cũng có những khó khăn nhất định các trang thiết bị phục vụ gặp trục trặc mà công việc thì nhiều dẫn đến khó khăn giải quyết công việc, tốn thời gian chờ đợi, công việc bị tồn đọng và còn thiếu một số thiết bị cần thiết phục vụ công việc máy to … Ví dụ: thời gian em kiến tập Vụ Địa phương có tổ chức Hội nghị Gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp vì lượng công việc cần xử lý giải quyết nhiều, các văn bản gửi về các đại phương phục vụ tổ chức cũng nhiều nhiên Vụ không có máy to tài liệu vì vậy cần to tài liệu thì phải từ tầng xuống tầng để to vậy rất bất tiện Như vậy, việc tổ chức và sử dụng trang thiết bị, sở vật chất cần được quan tâm và chú ý để phục vụ kịp thời các nhu cầu của công việc, để hiệu quả công việc ngày càng được phát huy nữa Máy in Tủ tài Tủ tài Tủ tài 3.6.2 Sơ đồ hó a cá c h bố trí , sắ p xế p cá c trang thiế t bị một phòng làm kêt nối liệu liệu liệu Bàn làm Bàn làm mạng việc của Vụ Phát triển KH&CN Địa phương Đề xuất mô hình văn phòng việc việc tối ưu Cửa vào - Cửa sổ Cây xan h Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng tại phòng 910 của Vụ Địa phương: Bàn tiếp khách Bàn làm Sinh viên: Lê Thị Luận Tủ tài Lớp ĐH QTVPK1A liệu Tủ tài liệu việc Tủ tài liệu Bàn làm việc Cửa sổ 45 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cách bố trí , sắp xếp các trang bố thiết bị phòng 910 của Vụ Địa phương hiện tại bản đã đáp ứng được nhu cầu làm việc của các cán bộ như: lối đị rộng, xanh nhà, cửa kính cách âm, ghế xoay để dễ di chuyển quá trình giải quyết công việc, mỗi bàn làm việc đều có nhỏ tạo cảm giác thoáng mát, thoải mái…tuy nhiên cũng chưa phải là mô hình hoàn hảo cho một văn phòng hiện đại Một văn phòng tối ưu theo em là cần đáp ứng tốt và phù hợp với nhu cầu của nhân viên làm việc các yếu tố về trang thiết bị, sở vật chất, xanh, bầu không khí, môi trường, nhiệt độ, độ ẩm… Cách sắp xếp không gian hiệu quả, các đồ vật, vật dụng xung quanh có thể nâng cao và hỗ trợ mức độ tập trung làm việc, mang lại những lợi ích rõ ràng mà văn phòng đó có thể đảm bảo sự tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa không gian làm việc mà vẫn mang lại hiệu quả công việc cao và quan trọng nhất là làm cho người văn phòng cảm thấy thoải mái và dễ chịu một cách tối đa làm việc Tuy nhiên, để công việc hiệu quả mà người cảm thấy thoải mái thì là một vấn đề khó vì nó còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác chứ không chỉ có riêng những điều kiện 3.6.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng công tác văn phòng của Bộ KH&CN Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại - Phần mềm CP_Net : Đây là phần mềm gửi, nhận văn bản giữa Văn phòng Chính phủ với các Bộ, ngành địa phương Quy mô của phần mềm lớn, các thông tin phần mềm này được hiển thị rất chi tiết như: nơi nhận, thời gian nhận, người xử lý, đường truyền cụ thể, có file đính kèm theo, có trích yếu nội dung cũng Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 46 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiển thị đường truyền Mỗi Bộ, ngành địa phương chỉ có một tài khoản truy cập và ở Bộ thì Bộ trưởng giao cho phòng Hành chính quản lý - Phần mềm VP_Net : là phần mềm dùng để quản lý văn bản của Bộ; các văn bản – đến, là công cụ để tra cứu và phục vụ công tác khai thác tài liệu, là phần mềm được Bộ KH&CN sử dụng từ lâu nhiên quy mô của phần mềm này không bằng phần mềm CP_Net và chưa có file đính kèm cũng chưa có đường cụ thể CP_Net - Mạng quản lý xây dựng văn bản Quy phạm pháp luật của Bộ: Đây là phần mềm mới được sử dụng năm nay, phần mềm náy khái quát hóa các bước; dự thảo, trình ký, ban hành văn bản mà các bước này đều được thể hiện rõ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật tong phần mềm này có sự phối hợp, liên kết của tất cả các đơn vị chức - Mạng quản lý dữ liệu theo dõi được triển khai của Văn phòng Chính phủ đến các Bộ, ngành, phần mềm được lãnh đạo giao cho phòng Hành chính quản lý Trong phần mềm này văn bản được gửi đến Bộ chủ thể chính liên quan sẽ được nhắc nhở, là phần mềm dùng chung giữa các Bộ, ngành nếu muốn tìm văn bản của Bộ KH&CN thì chỉ cần gõ Bộ KH&CN thì tất cả các văn bản liên quan đến Bộ KH&CN đề hiện Phần mềm này cấp cho mỗi đơn vị một tài khoản quản trị, tài khoản đó có thể lập nhiều tài khoản khác và để vào được phần mềm này phải được Cục Cơ yếu Chính phủ cấp mã xác nhận bảo mật - Các phần mềm khác: Phần mềm quản lý tài chính, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm quản lý kế toán Bước đầu sử dụng các phần mềm hoạt động văn phòng đã mang lại khá nhiều hiệu quả giải quyết công việc, phục vụ cho mục đích chung như: tin học hóa, công nghệ hóa thông tin, là phần mềm hữu ích, giải quyết công việc và 47 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục vụ các nhu cầu cần thiết hiệu quả, nhanh chóng, chính xác và độ chuẩn xác cao So sánh giữa sử dụng phần mềm và sử dụng sổ sách ta muốn tìm một văn bản thì việc sử dụng phần mềm để tìm kiếm sẽ hiệu quả hơn, nhanh chóng, chính xác và độ chuẩn xác cao so với tìm văn bản sổ sách, nữa thông tin phục vụ được cho nhiều người sử dụng nếu sử dụng sổ sách thì chỉ có một quyển sổ mà cuối năm sổ sách đều phải nộp lên phòng lưu trữ muốn tìm kiếm thông tin qua sổ thì phải mượn dẫn đến tốn nhiều thời gian mà hiệu xuất công việc không cao Cho tới hiện tại thì việc sử dụng các phần mềm được sử dụng công tác văn phòng tại Bộ KH&CN vẫn rất thuận lợi và mang lại hiệu quả cao và chưa gặp phải khó khăn nào Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 48 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm công tác văn phòng của Bợ KH&CN Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Cơng nghệ, có chức giúp việc điều hành lãnh đạo, thông tin đến đơn vị Bộ nội dung đạo lãnh đạo, đồng thời đề nghị đơn vị thực công việc tiến độ, thời gian đảm bảo chất lượng; tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý thông tin, ban hành định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn đơn vị, ngành Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng chương trình cơng tác, thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo quan, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn bản… Văn phịng có chức phục vụ, hậu cần, quản trị nhằm đảm bảo cho quan thực nhiệm vụ có hiệu cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, chuyến công tác cho lãnh đạo đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản, phương tiện phục vụ công tác Nhiệm vụ văn phịng là: Chủ trì tổng hợp hoạt động quan, xây dựng kế hoạch công tác quan, theo dõi, đơn đốc việc thực chương trình cơng tác đó; bố trí chương trình làm việc hàng tuần, kế hoạch công tác tháng, quý, tháng, năm quan Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động quan; đề xuất, kiến nghị biện pháp thực đạo điều hành Thủ trưởng, thực chế độ thông tin báo cáo theo quy định Chủ trì phối hợp với phịng nghiệp vụ triển khai thực công tác tuyên truyền Chuẩn bị tổ chức họp, làm việc, tiếp khách, chuyến công tác lãnh đạo Chủ trì phối hợp với số đơn vị chức xây dựng số quy chế quản lý, quy chế nội văn phịng trình lãnh đạo ký ban hành theo dõi đôn đốc đơn vị thực nội quy, quy chế quan, bảo đảm trật tự kỷ cương hành chính; tổ chức thực cơng việc hành chính, lễ tân, khánh tiết, tiếp khách đảm bảo khoa học, hiệu văn minh Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 49 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Như vậy, Văn phịng có vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị Văn phịng khơng phải cỗ máy giúp việc đơn số người thường nghĩ Văn phòng nơi tập trung cần phải có người hiểu biết, ln phấn đấu vươn lên, ln tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham mưu - tổng hợp – giúp việc – hậu cần” thực có mối quan hệ mật thiết đan xen nhau; “ Tham mưu để phục vụ, phục vụ có tham mưu” Ưu điểm: • Là đầu mối việc thiết lập các mối quan hệ giữa các đơn vị, phòng, ban Bợ • Thực tốt chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, tổng hợp phục vụ cho hoạt động quan tổ chức hoạt động văn phịng • Có trách nhiệm ý thức q trình thực trách nhiệm, chức năng, nhiệm vụ; có nỗ lực tích cực hoạt động; ln trau dồi, học tập, rèn luyện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phối hợp nhịp nhàng cơng tác để hồn thành tốt nhiệm vụ giao • Xây dựng, thực hiệu chương trình, kế hoạch cơng tác bám sát với tình hình thực tế cơng tác Bộ • Tham mưu, đề xuất kịp thời với lãnh đạo nhiều giải pháp nâng cao hiệu cơng tác đạo, điều hành góp phần thực hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ năm • Văn phòng Bợ được tở chức chặt chẽ, có sự phân công công việc cụ thể, có sự phối hợp linh hoạt giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo văn phòng Việc xây dựng mô hình văn phòng hiện đại toàn diện của Bộ ngày càng được quan tâm thể hiện ở việc Bộ đã không ngừng tang cường đầu tư và đổi mới cac trang thiết bị văn phòng hiện đại, phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động hằng ngày của văn phòng nói riêng và của toàn Bợ nói chung • Lãnh đạo văn phòng Bợ đã chủ động tiến hành chỉ đạo công việc, phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng theo đúng chuyên môn nghiệp vụ của từng đơn vị, Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 50 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cá nhân văn phòng Song song với việc này, Lãnh đạo văn phòng Bộ còn thường cuyên quan tâm đến chế độ đãi ngộ nhân viên, xử lý kịp thời những khó khăn công việc của nhân viên, tạo động lực cho nhân viên tích cựa hoàn thiện nhiệm vụ được giao và đạt hiệu quả cao nhất • Cơng tác tra, kiểm tra, kiểm soát công việc được thực hiện nghiêm túc để kịp thời phát hiện những sai sót, đảm bảo công việc được thực hiện và bám sát với kế hoạch đã đề hoặc đề xuất những giải pháp nhằm điều chỉnh, bổ sung kịp thời Chánh văn phòng Bộ đã phối hợp một cách hiệu quả với lãnh đạo cấp về việc xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế văn phòng để công tác quản lý vào hoạt đợng nề nếp, khách quan • Văn phòng Bợ thường xuyên cử cán bộ học, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, các chuyến công tác nhằm học hỏi trao đổi kinh nghiệm, đặc biệt là Lãnh đạo văn phòng Bộ đã tạo điều kiện cho những cán bộ trẻ chưa dày dặn kinh nghiệm sẽ được tham gia các lớp tập huấn nhắn hạn về công tác văn phòng • Về cơng tác hậu cần được thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đã được quy định và thực hiện, hoàn thành tớt nhiệm vụ được giao • Về cơng tác văn thư, lưu trữ: các đơn vị văn phòng đều có cán bộ văn thư riêng, kiêm nhiệm phụ trách cho đơn vị đảm bảo công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo đúng quy trình; hệ thống các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được hoàn thiện; công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ ngày càng được quan tâm và nâng cao nữa, đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, pháp luật; công tác quản lý và sử dụng dấu được đảm bảo và thực hiện theo đúng quy định của pháp ḷt • Hiệu quả cơng việc ngày càng nâng cao nhờ ý thức trách nhiệm của từng cán bộ văn phòng việc sắp xếp và thực hiện công việc một cách khoa học, logic và đảm bảo tính khả thi • Văn phòng Bợ đã thực hiện tốt nội dung cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, tiên tiến Nhược điểm: Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 51 Báo cáo kiến tập • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số cán bộ chưa nhận thức được chính xác về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, một số cán bộ còn thiếu kỹ chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn phòng, thái đợ làm việc chưa thực sự nghiêm túc • Cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chưa được thực hiện một cách triệt để hiệu quả mang lại chưa cao, phương pháp làm việc chưa có sự đổi mới • Các trang thiết bị sử dụng văn phòng đã được chú trọng nhiên vẫn chưa đáp ứng được thực tế u cầu của cơng việc • Cơng tác phục vụ tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo chưa được tốt vẫn còn tình trạng đùn đẩy cho các đơn vị khác ( đơn vị có lãnh đạo cơng tác) • Những hạn chế về chuyên môn công tác soạn thảo và ban hành văn bản: sai về thể thức, kỹ thuật trình bày • Nhiều cơng việc còn tờn đọng khơng kịp xử lý hoặc những công việc sắp hết hạn xử lý lúc đó mới chuyển cho chuyên viên xử lý • Cơng tác lưu trữ: sớ lượng cơng việc nhiều số lượng cán bộ lưu trữ thì hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn; công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ chưa được đồng bộ, tài liệu còn tình trạng bó gói, chưa được sắp xếp, còn bị ẩm mớc… • Công tác sắp xếp tài liệu, hồ sơ, trang thiết bị còn chưa được hợp lý, khoa học, không gian làm việc chật hẹp, ít xanh… Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 52 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KIẾN NGHỊ Công tác văn phòng cần phải thực hiện một cách nghiêm túc, cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, cụ thể hóa các nhiệm vụ, các công việc văn phòng phải làm tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc việc thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị, quan Văn phòng Bộ cần quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên văn phòng bằng văn bản, tránh tình trạng nhầm lẫn chức năng, đùn đẩy, tác trách thực hiện, giải quyết công việc Bộ cần thường xuyên mở các lớp đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho các cán bộ, nhân viên quan, nhằm nâng cao kỹ chuyên môn, nghiệp vụ cũng đào tạo các cán bộ sử dụng phần mềm kỹ thuật một cách triệt để vì hầu các phần mềm sử dụng Bộ chưa khai thác và sử dụng hết tính mà chúng có Cần quy định rõ việc thực hiện công việc chuyên môn của các cán bộ cần phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật cũng của quan vì lý thuyết so với thực tế khác xa và nhiều người cũng chưa hết lòng, nhiệt huyết với công việc nên nhiều công việc chỉ xử lý một cách dang dở ví dụ công tác lưu trữ đó là lập hồ sơ và nộp hồ sơ của các đơn vị không được thống nhất và hầu hết là không thực hiện theo đúng quy trình quy định ( không chỉnh lý, sắp xếp tài liệu trước nộp vào kho lưu trữ) Các cán bộ, nhân viên đơn vị nói riêng và quan nói chung cần phải tự trau dồi, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm để nâng cao nghiệp vụ của bản thân mình đáp ứng với yêu cầu của công việc cung yêu cầu của thực tế đặt Công tác ứng tuyển đầu vào cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ, theo đúng yêu cầu, quy trình tránh tình trạng tuyển dụng sai vị trí, chức năng, không đúng với chuyên ngành Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 53 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Quá trình kiến tập giúp sinh viên từng bước vào thực tế theo phương châm “ học đôi với hành” của nhà trường nhằm nâng cao nhận thức cho sinh viên về ngành nghề học tập cũng công việc cụ thể sau này và nắm được ý nghĩa, tầm quan của công tác văn phòng đời sống xã hội và nền kinh tế hội nhập ngày Sau thời gian kiến tập tại Bộ KH&CN để lại cho em nhiều học kinh nghiệm quý báu chun mơn nghiệp vụ, lịng nhiệt tình, đam mê nghề nghiệp, khả học hỏi giao tiếp nhân viên cấp trên, đồng nghiệp với đồng nghiệp cấp cấp Đợt kiến tập lần giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành quan em kiến tập Trong thời gian kiến tập, em học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ giúp em có nhìn tổng qt cơng tác hành quan, đơn vị nghiệp nhà nước Mặc dù thời gian đầu, em có gặp số bỡ ngỡ trình tiếp cận với mơi trường làm việc phịng, với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn với tinh thần học hỏi mình, em bước đầu thích ứng với môi trường làm việc một môi trường làm việc chuyên nghiệp Đây không chỉ là việc làm quen, khảo sát về kỹ nghiệp vụ, chuyên môn nà đay còn là hội giúp cho chúng em rèn luyện bản thân, được va chạm với môi trường làm việc thực tế, giúp cho chúng em nâng cao được ý thức, trách nhiệm đối với công việc mà mình học tập, theo đuổi Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu quan kiến tập giúp em phần hình dung cách thức làm việc cán văn phòng tương lai Thuận lợi em nhận quan tâm, giám sát thường xuyên, tận tình cán hướng dẫn, quan tâm tạo điều kiện tốt cán bộ, nhân viên nơi kiến tập Có giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 54 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chia sẻ kinh nghiệm bạn lớp, ngành Cán Vụ Phát triển KH&CN Địa phương – Bộ KH&CN tạo điều kiện thuận lợi cho em trình viết báo cáo kiến tập Môi trường làm việc cởi mở, thân thiện Vụ Địa phương phần giúp em thấy thoải mái cơng tác nghiên cứu, học tập Khó khăn q trình kiến tập, em có nhiều cố gắng cơng việc thiếu sót, hạn chế tồn Cụ thể sau: Chưa thật thấu đáo hết quy trình làm việc cơng tác văn phòng tại Bợ KH&CN, thực tế thời gian kiến tập ngắn; Một vài kỹ nghề chưa hồn thiện; Một số sai sót cơng việc xảy sơ ý, chủ quan; Vẫn chênh lệch lý thuyết thực tiễn Những kinh nghiệm tích lũy qua thời gian kiến tập tại Bộ KH&CN, em nhận thấy công việc văn phòng khơng đơn giản mà địi hỏi nhiều kỹ kinh nghiệm Chính vậy, để trở thành cán văn phòng tốt, am hiểu chun mơn nghiệp vụ, cần phải có am hiểu số lĩnh vực khác như: tin học, ngoại ngữ, pháp luật… phải có tinh thần trách nhiệm cao phải biết tự trau dồi học hỏi Sau đợt kiến tập, em đúc kết kinh nghiệm để bổ trợ cho công việc sau sở để em phân đấu trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp sau trường để đóng góp phần cơng tác cải cách hành đất nước Có thành cơng giúp đỡ tận tình cán công tác Vụ Địa phương nói riêng và các cán bộ của các phòng ban khác Bợ đã giúp em hồn thành tốt cơng việc em làm tròn nhiệm vụ mà nhà trường giao phó Đặc biệt nâng cao nghiệp vụ văn phòng quan trọng bước đầu vận dụng lý thuyết vào công việc cụ thể quan Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 55 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện với trình phát triển lên đất nước với trình độ người cán văn phòng tương lai em nhận thấy phải trau dồi cho kiến thức thật vững để làm tốt cơng việc giao phó Như tạo uy tín chỗ đứng xã hội nay, để đưa công tác văn phòng ngày mở rộng đáp ứng với nhu cầu thực tiễn đặt ra./ Người thực hiện Lê Thị Luận Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp ĐH QTVPK1A 56