Tiểu luận kỹ năng tổ chức kiểm tra: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP

25 601 0
Tiểu luận kỹ năng tổ chức kiểm tra: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP 2 I.Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư Pháp. 2 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp. 3 1.Vị trí và Chức năng 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 3. Cơ cấu tổ chức 4 PHẦN II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP 5 I.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp 5 1. Hình thức và thể thức văn bản 5 2. Quy trình soạn thảo và thẩm quyền ban hành văn bản 5 II. Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 7 1. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 8 1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 8 1.2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng năm ban hành văn bản: 9 1.3. Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị và dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu có) 9 1.4 Đăng ký văn bản đi: 10 1.5 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 11 1.6 Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi: 12 2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 13 2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: 14 2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 15 2.3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến 17 PHẦN III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý 19 I.Nhận xét ưu, nhược điểm trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 19 1. Ưu điểm 19 2.Nhược điểm 20 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 21 KẾT LUẬN 23

Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP .2 I.Lịch sử hình thành phát triển Bộ Tư Pháp II Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Tư Pháp .3 1.Vị trí Chức Nhiệm vụ, quyền hạn .3 Cơ cấu tổ chức PHẦN II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP I.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn Bộ Tư Pháp .5 Hình thức thể thức văn Quy trình soạn thảo thẩm quyền ban hành văn .5 II Công tác kiểm soát tổ chức thực văn 1.Kiểm soát tổ chức thực văn .8 1.1.Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn 1.2 Ghi số, ký hiệu ngày, tháng năm ban hành văn bản: 1.3 Đóng dấu quan, dấu đơn vị dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu có) 1.4 Đăng ký văn đi: .10 1.5 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn .11 1.6 Sắp xếp, bảo quản sử dụng lưu văn đi: 12 2.Kiểm soát tổ chức thực văn đến 13 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra 2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến: 14 2.2 Trình, chuyển giao văn đến 15 2.3 Giải quyết, theo dõi đôn đốc giải văn đến .17 PHẦN III 19 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý 19 I.Nhận xét ưu, nhược điểm cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn 19 Ưu điểm 19 2.Nhược điểm .20 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 21 KẾT LUẬN .23 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra LỜI MỞ ĐẦU Văn phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Đối với hoạt động quan, tổ chức nhà nước nói chung quan hành nhà nước nói riêng văn coi sản phẩm trình quản lý, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức Trong suốt trình quản lý, từ việc đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành tổng kết thực gắn liền với văn Nếu cơng tác kiểm sốt tổ chức thực giải văn cách hợp lý, khoa học góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu quan cần thiết, đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt Để làm tốt điều cần phải có giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Dưới viết đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn em quan cụ thể - Bộ Tư Pháp Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP I.Lịch sử hình thành phát triển Bộ Tư Pháp Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam (năm 1945), Bộ Tư pháp số 12 Bộ thuộc cấu Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cho đến nay, Bộ có 65 năm hình thành phát triển với thăng trầm lịch sử Trong mười lăm năm đầu thành lập (1945 - 1960), đồng thời với việc đảm nhiệm chức quan trọng quan hành pháp gắn liền với hoạt động tố tụng hoạt động tòa án, Bộ Tư pháp có đóng góp quan trọng việc đặt móng, xây dựng hệ thống pháp luật dân chủ nhân dân nước Việt Nam thay cho hệ thống pháp luật thuộc địa, nửa phong kiến Từ năm 1960 đến năm 1981, đặc điểm phát triển kinh tế - xã hội trước yêu cầu đấu tranh giải phóng miền Nam thống nước nhà, công tác tư pháp chuyển giao cho nhiều quan, tổ chức thực Tháng năm 1972, Uỷ ban Pháp chế Hội đồng Chính phủ thành lập, quan chủ quản mặt pháp chế Hội Đồng Chính phủ, quản lý thống công tác pháp chế, đặc biệt việc quản lý nhà nước kinh tế Hoạt động chủ yếu Uỷ ban pháp chế giai đoạn việc xây dựng pháp luật; tuyên truyền, giáo dục pháp luật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế Bộ, Tổng cục, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quản lý số tổ chức bổ trợ tư pháp đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán pháp luật Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị quyêt định thành lập Bộ Tư pháp Từ đến nay, Bộ Tư pháp thực bước khẳng định “Bộ xây dựng pháp luật” Chính phủ Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra II Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Tư Pháp 1.Vị trí Chức Bộ Tư pháp quan Chính phủ, thực chức quản lý Nhà nước công tác xây dựng thi hành pháp luật, kiểm tra văn quy phạm pháp luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành tư pháp; bổ trợ tư pháp cơng tác tư pháp khác phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ tư pháp thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp - Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội… - Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm, năm - Ban hành thông tư, định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Bộ - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực loại văn - Công tác xây dựng pháp luật: +Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hồn thiện hệ thơng Pháp luật + Lập dự kiến Chính phủ Chương trình xây dựng luật, Pháp lệnh… - Hướng dẫn kiểm tra, đơn đốc việc thực cơng tác rà sốt, hệ thống hoá văn quy phạm pháp luật + Phổ biến, giáo dục pháp luật: + Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dục pháp luật … + Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn xuất - Thi hành án dân sự: Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra + Tổ chức thực công tác thi hành án dân phạm vi nước + Ban hành đạo thực quy trình, thủ tục tiêu chuẩn … giấy tờ thi hành án dân - Hành Tư pháp: Hướng dẫn, giải công tác chứng thực, quản lý, đăng ký hộ tịch… - Công tác nuôi: Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi ni thực quyền, lợi ích ni - Hướng dẫn kiểm tra tổ chức hoạt động hoà giải sở - Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương - Hợp tác quốc tế: Tổng hợp, điều hoà, phố hợp, thẩm định dự án hợp tác với nước pháp luật - Xây dựng quy chế đánh giá, nghiệm thu ứng dụng kết nghiên cứu khoa học pháp lý - Tổ chức thực việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý nhà nước - Cải cách hành chính: Đề xuất giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu cải cách thể chế hành nhà nước - Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định Pháp luật Cơ cấu tổ chức - Lãnh đạo Bộ gồm có: + Bộ trưởng: Hà Hùng Cường +4 Thứ trưởng: Đinh Trung Tụng Nguyễn Thúy Hiền Nguyễn Khánh Ngọc Phan Chí Hiếu - 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý Nhà nước - Tổ chức nghiệp thuộc Bộ Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra PHẦN II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP I.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn Bộ Tư Pháp Hình thức thể thức văn Văn Bộ Tư pháp bao gồm toàn văn ban hành hoạt động quản lý, đạo, điều hành giải công việc theo phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ quy định Nghị định số 93/2008/NĐ-CP nhằm thực nhiệm vụ giao Các văn Bộ Tư pháp bao gồm: văn quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên ngành văn tổ chức trị - xã hội Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành thực theo Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức văn tổ chức Đảng thực theo Hướng dẫn số 11HD/VPTW Ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam Thể thức văn tổ chức Đoàn Thanh niên thực theo Hướng dẫn số 29/HD/VP TW Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Quy trình soạn thảo thẩm quyền ban hành văn a Quy trình soạn thảo ban hành văn B1 Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng văn Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra B2 Thu thập xử lý thơng tin Thơng tin có từ nhiều nguồn khác phải xác định thông tin pháp lý có văn QPPL liên quan đến lĩnh vực chuyên môn cần thông tin B3 Xác định tên loại văn bản; Phù hợp với mục đích, tính chất vấn đề cần nhắc tới B4 Xây dựng đề cương viết thảo Với loại văn quan trọng cần viết thảo đề cương để tổ chức, xin ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân B5 Duyệt thảo - Do người có thẩm quyền sau soạn thảo văn xong, Thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung ký nháy chịu trách nhiệm mặt nội dung văn Trình Chánh văn phịng phê duyệt ký nháy mặt thể thức tính pháp lý văn Sau duyệt nội dung thể thức văn văn trình lên lãnh đạo Bộ ký ban hành B6 Hoàn thiện thủ tục ban hành văn - Có đầy đủ thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu, đăng ký… b Thẩm quyền ban hành văn Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo văn chịu trách nhiệm tính hợp pháp, nội dung thể thức văn Căn tính chất, nội dung văn ban hành, Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo văn tổ chức lấy ý kiến đóng góp quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh dự thảo văn bản; Thẩm quyền ký ban hành văn thực theo Quy chế làm việc Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Văn trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải có chữ ký tắt Thủ trưởng đơn vị trình Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng người Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra giao soạn thảo văn phải Ký tắt Các đơn vị có dấu riêng, Trưởng phịng tương đương phải Ký tắt trước trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành; Khi ký văn không dùng bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phải, văn ký, đóng dấu phải phát hành thời gian theo yêu cầu văn II Cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn *Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Soạn thảo văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày Trình ký văn Đăng ký văn Nhân văn Đóng dấu quan Chuyển giao văn Lưu văn Sắp xếp bảo quản phục vụ nghiên cứu tra tìm tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra Kiểm soát tổ chức thực văn Hàng ngày có nhiều cơng văn, giấy tờ ban hành gửi từ đơn vị quan, khơng thể tránh khỏi sai sót q trình thực cơng việc, quan Bộ quản lý công tác kiểm tra văn nên trường hợp sai sót thể thức kỹ thuật soạn thảo xảy Giải tốt cơng tác quản lý văn góp phần nâng cao lực hiệu hoạt động quản lý, điều hành quan Để quản lý toàn thống văn Bộ tất văn ban hành lấy số tập trung Văn thư Bộ Công tác quản lý văn Bộ Tư pháp thực theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, xác, kịp thời, an tồn, tiết kiệm theo quy trình Nhà nước quy định Để tổ chức quản lý thống văn Bộ theo nguyên tắc tất văn phải tập trung phận văn thư quan Cán văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký loại văn Bộ ban hành làm thủ tục chuyển giao văn đến đơn vị liên quan Tất văn quản lý theo trình tự sau: 1.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Đây yêu cầu tất yếu trước thực công việc để ban hành văn bản, cán văn thư phải kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông qua quy định Nhà nước hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn phát sai sót có quyền u cầu đơn vị, cá nhân phải chỉnh sửa lại trước chuyển đến đối tượng có liên quan Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra 1.2 Ghi số, ký hiệu ngày, tháng năm ban hành văn bản: - Ghi số văn bản: Tất văn quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đánh số theo hệ thống số chung quan văn thư thống quản lý - Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực Điểm a, Khoản 3, Mục Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Đối với văn mật đánh số đăng ký riêng - Ký hiệu văn bản: + Ký hiệu Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt) hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt loại văn bản, ví dụ: Quyết định Bộ: Số 1234/QĐ-BTP + Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan chữ viết tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Cơng văn Văn phịng: Số 123/BTP-VP - Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 4, Mục Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 1.3 Đóng dấu quan, dấu đơn vị dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu có) - Đóng dấu quan: Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn thực Khoản 3, Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản 4, Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần giấy tờ - Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu có độ khẩn, hỏa tốc (kể cẩ hỏa tốc hẹn giờ), thượng khẩn khẩn văn thực theo quy định Điểm a, Khoản 10 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Việc đóng dấu độ mật, tuyệt mật, tối mật mật, dấu tài liệu thu hồi văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/TT-BCA (A11) Vị trí đóng dấu độ khẩn, độ mật dấu tài liệu thu hồi văn thực Điểm k, Khoản 2, Mục Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 1.4 Đăng ký văn đi: Căn vào tổng số số lượng văn hàng năm quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Đối với Bộ Tư pháp có loại sổ đăng ký văn sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 10 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra - Sổ đăng ký văn Uỷ thác tư pháp; - Sổ đăng ký văn Công hàm; - Sổ đăng ký văn Quyết định hành chính; - Sổ đăng ký văn Mời họp; - Sổ đăng ký văn Thông tư; - Sổ đăng ký văn Chỉ thị; - Sổ đăng ký văn Tờ trình; - Sổ đăng ký văn Báo cáo; - Sổ đăng ký văn Sao y; - Sổ đăng ký văn Văn hành chính; - Sổ đăng ký văn Mật đi; - Sổ đăng ký văn Văn phòng Tất văn đăng ký vào phần mềm ứng dụng đăng ký văn Bộ 1.5 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành văn thư chuyển phát ngày văn đóng dấu, đăng ký vào sổ chậm ngày làm việc Đối với văn gửi nội quan cán văn thư có trách nhiệm phân chia chuyển giao đến đơn vị có liên quan Tất máy vi tính Bộ kết nối mạng LAN, văn có nội dung quan trọng phạm vi điều Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 11 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra chỉnh rộng đăng lên mạng nội quan, cán có nhiệm vụ cập nhật thơng tin nhanh chóng xác Những văn có nội dung thông tin cần phải chuyển đến đơn vị, cá nhân gửi văn thơng tin qua máy Fax, sau phải gửi đến nơi nhận Việc chuyển giao văn phải đảm bảo bí mật nội dung văn Hiện Bộ Tư pháp ký hợp đồng với Bưu điện quốc gia để chuyển giao văn Bộ, hàng ngày vào 13h30’ nhân viên bưu điện có trách nhiệm đến nhận văn để chuyển phát Những bì văn gửi lý khơng gửi tới người nhận mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo để kiểm tra, xác minh 1.6 Sắp xếp, bảo quản sử dụng lưu văn đi: Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Văn lưu 01 văn thư 01 đơn vị soạn thảo Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu, có độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mẫu sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 12 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra Kiểm soát tổ chức thực văn đến *Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến: Tiếp nhận văn kiểm tra bì Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Ghi số đến, ngày đến Đăng ký văn đến vào máy tính Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 13 Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra Quản lý, giải văn đến khâu quan trọng văn đến tài liệu cung cấp nguồn thông tin nhất, xác nhất, kịp thời cho lãnh đạo q trình giải cơng việc quan Việc tổ chức tiếp nhận, quản lý giải văn đến thực hiên cách triệt để, khoa học Đối với văn đến, tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, kiểm tra phân loại, bóc bì, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến khơng đăng ký đóng dấu đến văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải 2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến: Trung bình năm Bộ Tư pháp tiếp nhận 50000 văn đến Văn đến Bộ từ nguồn sau: + Văn từ cấp gửi xuống: Chính phủ, Chủ tịch nước… + Văn từ quan hữu quan: Bộ, Ngành… + Văn từ cấp gửi lên: Sở, Cục, Chi cục, Uỷ ban nhân dân tỉnh… Tổ chức quản lý văn đến khâu nghiệp vụ quan trọng công tác văn thư, quản lý tốt công tác đảm bảo thực nhanh chóng, kịp thời, đạt hiệu cao Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 14 Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra Văn gửi đến Bộ Tư pháp từ nguồn phải tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bó bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến đăng ký vào sổ chuyển giao văn đến phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn hồ sơ cơng việc Bộ Tư pháp” Văn thư Bộ Những văn đến không đăng ký Văn thư Bộ đơn vị, cá nhân có liên quan khơng có trách nhiệm giải Văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),… văn mật đến phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nêú phát thiếu bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn so với thời gian ghi dấu (đối với bì đóng dấu “hỏa tốc”, “hỏa tốc hẹn giờ”) cán văn thư phải báo cho Trưởng phịng Tổ chức - Hành Chánh Văn phòng Trong trường hợp cần thiết, cán văn thư phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng bản, số lượng trang văn Trường hợp phát có sai xót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo cho Trưởng phịng Tổ chức - Hành Chánh Văn phịng xem xét giải 2.2 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình, chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác giữ bí mật nội dung văn Những văn có ý kiến bút phê lãnh đạo lưu hành nội quan - Đối với Văn thư Bộ: Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 15 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra + Sau đăng ký văn đến, văn “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải chuyển đến địa ghi văn để giải quyết; + Đối với văn thuộc thẩm quyền giải Lãnh đạo Bộ Chánh Văn phịng trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải thời hạn 01 ngày, kể từ văn đăng ký Văn thư Bộ Sauk hi Lãnh đạo Bộ có ý kiến đạo, Văn thư Bộ cập nhật vào Sổ chuyển giao văn đến chuyển văn đến đơn vị, cá nhân giao xử lý gửi đơn vị phối hợp (nếu có); + Đối với văn thơng thường thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị Văn thư Bộ cập nhật vào Sổ chuyển giao văn đến chuyển văn đến cá đơn vị để giải Văn thư đơn vị nhận kiểm tra văn Văn thư Bộ vào đầu buổi sáng đầu buổi chiều ngày làm việc; + Đối với văn hỏa tốc có hện gửi đến Bộ Tư pháp ngồi hành nhân viên bảo vệ ghi lại số văn bì, tên quan gửi báo cho Chánh Văn phòng Trưởng phịng Tổ chức - Hành biết để xử lý chuyển đến địa người có trách nhiệm giải quyết.+ Đối với loại văn thơng thường khác gửi đến quan ngồi hành chính, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận để bàn giao cho Văn thư Bộ vào đầu ngày làm việc tiếp theo; + Khi có điện mật gửi đến, Văn thư Bộ vào sổ theo dõi chuyển cho Lãnh đạo Bộ Chánh Văn phòng xử lý Sau có ý kiến đạo, Văn thư Bộ chuyển cho đơn vị cá nhân giao trách nhiệm xử lý + Khi xử lý xong, đơn vị phải chuyển trả lại Văn thư Bộ để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo chế độ bảo mật Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 16 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra + Đối với văn chuyển nhầm địa không thuộc thẩm quyền giải đơn vị, việc tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Bộ tiến hành cập nhật lại liệu “Hệ chương trình quản lý văn hồ sơ cơng việc” Bộ - Đối với Văn thư đơn vị: + Đối với văn thuộc thẩm quyền giải lãnh đạo đơn vị Văn thư đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, xin ý kiến đạo Sau có ý kiến đạo Thủ trưởng đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn đến chuyển văn đến phận cá nhân phân công giải quyết; + Đối với văn thông thường, thư gửi cá nhân, báo, tạp chí… Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận; + Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư Bộ văn chuyển đến nhầm địa để Văn thư Bộ xử lý tiếp Văn thư đơn vị không chuyển trực tiếp văn cho đơn vị khác 2.3 Giải quyết, theo dõi đôn đốc giải văn đến - Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Phó Thủ trưởng đơn vị giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệ Thủ trưởng đơn vị văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; - Căn nội dung văn đến, Thủ trưởng đơn vị đạo phận cá nhân trực thuộc giải văn theo thời hạn pháp luật quy định theo yêu cầu quan gửi văn bản; Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 17 Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra - Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin cá nhân giải văn hệ thống phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc, giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc phận, cá nhân giải văn đến thời hạn quy định Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 18 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra PHẦN III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý I.Nhận xét ưu, nhược điểm cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Ưu điểm + Thực tốt tất khâu nghiệp vụ giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ… thực quy trình, nhanh chóng, xác đảm bảo tiến độ hoạt động quan + Quy trình soạn thảo văn chuyên viên cán có khả chun mơn nghiệp vụ thực nên hoàn thành tốt + Cán văn thư tiếp cận với phần mềm đại, sáng tạo, nhanh chóng, thuận tiện cho việc quản lý đăng ký văn Với phương pháp quản lý văn máy vừa gọn nhẹ, xử lý xác, thụân tiện cho việc tra tìm tài liệu, tốn thời gian mà đảm bảo tính bí mật + Cơng tác sử dụng quản lý dấu thực chặt chẽ quy định nhà nước Với phương châm hoạt động “Đúng đóng” tất văn quan phát thấy sai sót, văn thư tuyệt đối khơng đóng dấu để phát hành mà trả lại cho đơn vị để hoàn thiện văn với quy định, tất văn đến đóng dấu đến, vào sổ chuyển giao chuyển cho đơn vị trực tiếp xử lý cách nhanh chóng, khơng sai sót + Quá trình lập hồ sơ thực theo trình tự định + Công việc văn thư Bộ nhiều, mức cơng việc khác thường nhỏ vặt đòi hỏi người cán văn thư phải biết cách xếp cách khoa học, nề nếp ý thức làm việc đặt lên hàng đầu Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 19 Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra 2.Nhược điểm + Nhận thức vị trí, vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, đơn vị số cán bộ, chuyên viên chưa thật đầy đủ nên chưa quan tâm đến việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán làm công tác này, chí cho cơng việc văn thư, lưu trữ làm được, không cần phải đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ + Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ số đơn vị chưa quan tâm mức Sau thời gian sử dụng, số đơn vị không dùng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Bộ mà sử dụng phần mềm đơn vị tự xây dựng sử dụng biện pháp thủ công trước đăng ký vào sổ theo dõi công văn đi, đến Việc làm ảnh hưởng khơng tới hiệu phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc chung Bộ + Việc thuyên chuyển công tác cán văn thư tới đơn vị khác thuộc Bộ dẫn đến khó khăn việc bàn giao công việc cho nhân viên khác, việc tuyển nhân viên hướng dẫn họ làm quen với công việc cần có thời gian + Có văn gửi đến mà không qua văn thư Bộ để đăng ký vào sổ mà lại chuyển trực tiếp lên phịng ban dẫn đến việc văn thư khơng thể kiểm sốt hết văn đến Bộ + Cơng tác soạn thảo cịn nhiều thiếu sót cơng tác trình bày văn như: Cơng văn số, ký hiệu có chữ “CV” văn khơng thuộc bên Đảng; cỡ chữ chưa quy đinh thông tư 55 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 20 Lớp: Quản Trị Văn Phịng K1A Bài tiểu luận Mơn: Ký tổ chức kiểm tra II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm - Nâng cao nhận thức cán bộ, cán lãnh đạo vị trí, vai trị tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, đơn vị, tạo điều kiện để cán văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ - Nhanh chóng kiện tồn tổ chức, cán làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, đảm bảo 100% đơn vị có cán văn thư chuyên trách đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ - Sớm ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp để đưa công tác vào nề nếp, nhằm thống quản lý công tác văn thư, lưu trữ; thiết lập chế, biện pháp kiểm sốt chặt chẽ, hiệu cơng văn, tài liệu đi, đến để có phân cơng giải hợp lý, đồng thời sớm phát sử lý sai sót thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành văn - Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ vào lưu trữ hành cho cán bộ, chuyên viên đơn vị, khắc phục tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lỏng lẻo Đôn đốc công việc tránh tình trạng tồn đọng thất lạc văn - 100% đơn vị thuộc Bộ sử dụng phần mềm chung quản lý văn hồ sơ công việc nhằm thống việc quản lý văn quan Bộ Áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư sở vật chất, trang thiết bị nhằm bước đại hố cơng tác - Tổ chức buổi tọa đàm, hội thảo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ, kể nước nước nhằm trao đổi, học tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 21 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra kinh nghiệm, nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày cao cán làm công tác văn thư, lưu trữ - Nghiên cứu đề xuất chế độ đãi ngộ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng sức khoẻ, bảo hộ lao động cho người làm công tác văn thư, lưu trữ - Việc mẫu hóa văn Bộ thực chưa thực hiệu Các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ cần tìm hiểu thực dựa vào mẫu làm sẵn nhằm mục đích tránh khỏi sai sót khơng thống q trình soạn thảo cơng văn - Cần bố trí lại phịng làm việc cách khoa học hơn, tạo không gian riêng cho phận văn thư phận hành chính, đảm bảo bí mật thơng tin, tạo chủ động, sáng tạo q tình giải cơng việc, tận dụng tối đa diện tích phịng làm việc sẵn có Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 22 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A Bài tiểu luận Môn: Ký tổ chức kiểm tra KẾT LUẬN Như qua viết ta nhận thấy tầm quan trọng hoạt động cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn quan tổ chức nói chung Bộ Tư Pháp nói riêng Hoạt động cơng tác kiểm soát tổ chức thực văn thực theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, xác, theo quy trình nhà nước quy định quản lý tổ chức thực văn Làm tốt cơng tác góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu quan cần thiết, đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt Tuy nhiên quan làm tốt công tác để nâng cao hiệu hoạt động công tác kiểm soát tổ chức thực văn cần phải đề giải pháp tối ưu phù hợp với quan tổ chức từ phát huy ưu điểm vốn có khắc phục nhược điểm Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 23 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K1A

Ngày đăng: 02/08/2016, 21:37

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • 1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan