Lời mở đầu Trong kinh tế thị trờng, doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải có phơng án sản xuất chiến lợc kinh doanh có hiệu Để làm đợc điều đó, doanh nghiệp phải cải tiến nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm Do việc hoạch định nhu cầu khả cung ứng nguyên vật liệu đợc coi nhiệm vụ quan trọng doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều loai sản phẩm khác có xu ngày đa dạng hoá sản phẩm Để sản xuất loại sản phẩm lại đòi hỏi số lợng chi tiết, phận nguyên vật liệu đa dạng, nhiều chủng loại khác Hơn lợng nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhngc thời điểm khác thờng xuyên thay đổi Vì nên việc quản lý tốt nguồn vật t đảm bảo cho trình sản xuất diễn nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu khách hàng thời điểm Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt cung cấp kịp thời, xác cho nhà quản lý phận chức doanh nghiệp Để từ đa phơng án sản xuất kinh doanh có hiệu Nội dung trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu vấn đề có tính chất chiến lợc, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực trình sản xuất kinh doanh Xí nghiệp thép vật liệu xây dựng Hà Nội đơn vị kinh doanh, sản xuất lớn, chủng loại đa dạng Chính mà việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu taị Xí nghiệp đợc trọng, phận thiếu toàn thể công tác quản lý Xí nghiệp Với nguồn vốn ngân sách nhà nớc cấp cho Xí nghiệp hạn chế nên việc hoạch định chiến lợc hoạt động sản xuất kinh doanh quan trọng cần thiết Bởi chiến lợc hoạt động tối u chiến lợc làm cho tổng chi phí nhỏ nhất, khả quay vòng vốn nhanh lợi nhuận cao Do vậy, hoạch định tốt chiến lợc góp phần quan trọng thực việc nâng cao khả hoạt động, hiệu sử dụng vốn Xí nghiệp cách tối u Sau thời gian thực tập Xí nghiệp, nhận thấy đợc tầm quan trọng công tác hoạch định chiến lợc, em sâu vào nghiên cứu đề tài: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Xí nghiệp thép vật liệu xây dựng Hà Nội" Với mục đích nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Nội dung cuả chuyên đề phần mở đầu, đợc chia làm phần: Phần I : Những vấn dề lý luận hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu doanh nghiệp Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Xí nghiệp thép vật liệu xây dựng Hà Nội Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu Xí nghiệp Những giải pháp chiến lợc thời gian tới Trong trình nghiên cứu chuyên đề, em nhận đợc giúp đỡ thờng xuyên, tận tình thầy Phan Huy Đờng cô phòng kế toán nh phòng nghiệp vụ khác Tuy nhiên trình độ thời gian có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi thiếu xót Em mong nhận đợc giúp đỡ thầy Đờng toàn thể cô phòng kế toán để chuyên đề thêm phong phú lý luận thiết thực với thực tiễn Phần I Những vấn đề lý luận hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu doanh nghiệp I Thực chất yêu cầu hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (NVL) Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu 1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu đối tợng lao động chủ yếu đợc thể dới dạng vật hoá 1.2 Đặc điểm Trong trình sản xuất cần yếu tố bản, TLLĐ, ĐTLĐ SLĐ NVL yếu tố đó, NVL đối tợng lao động sở để hình thành nên sản phẩm Quá trình sản xuất tạo sản phẩm nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn thay đổi hình thái chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng tham gia vào chu kỳ sản xuất Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn lần vào giá trị sản phẩm tạo ý nghĩa yêu cầu quản lý NVL 2.1 ý nghĩa Nh ta biết, chi phí NVL ĐTLĐ sử dụng sản xuất NVL thờng chiếm tỷ lệ lớn (60 - 80%) chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Thực giảm chi phí NVL làm tốc độ vốn lu động quay nhanh tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm Do vậy, công đoạn từ việc quản lý trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ sử dụng NVL trực tiếp tác động đến chu trình chuyển vốn lu động doanh nghiệp Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ kế hoạch cung ứng NVL điều kiện thiếu, cung cấp kịp thời, đồng NVL cho trình sản xuất, sở để sử dụng dự trữ NVL hợp lý Tiết kiệm ngăn ngừa tợng tiêu hao, mát, lãng phí NVL Trong tất khâu trình sản xuất kinh doanh Trong trình kinh doanh chiến lợc NVL việc tồn NVL dự trữ bớc đệm cần thiết đảm bảo cho trình hoạt động liên tục doanh nghiệp, doanh nghiệp kinh tế thị trờng tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu mua NVL đến mà cần phải có NVL dự trữ NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhng lại có vai trò lớn trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục Do doanh nghiệp dự trữ lớn tốn chi phí, ứ đọng vốn Nếu dự trữ làm cho trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây hàng loạt hậu Nguyên vật liệu tài sản lu động doanh nghiệp, thờng xuyên luân chuyển trình kinh doanh Quản trị sử dụng hợp lý chúng có ảnh hởng quan trọng đến việc hoàn thành nhiệm vụ chung doanh nghiệp Mặc dù hầu hết vụ phá sản kinh doanh hệ nhiều yếu tố quản trị, hoạch định NVL Nhng cần thấy bất lực số doanh nghiệp việc hoạch định kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu nguyên nhân dẫn đến thiệt hại cuối họ 2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Do đặc điểm, ý nghĩa NVL trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực chặt chẽ khâu sau: a Khâu thu mua: Quản lý khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua chi phí mua nh kế hoạch mua theo tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp b Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực chế độ bảo quản loại vật t, tránh h hỏng mát, hao hụt, bảo đảm an toàn c Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở xác định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng trình sản xuất kinh doanh d Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại NVL để đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh bình thờng không bị ngừng trệ việc cung cấp mua NVL không kịp thời gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ NVL nhiều Kết hợp hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu nhập xuất - tồn Bảng số 1: Lịch trình sản xuất Tuần Số lợng 200 300 Để hoạch định đợc chiến lợc NVL doanh nghiệp, ta phải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại đánh giá NVL Phân loại - đánh giá NVL 3.1 Phân loại NVL Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại NVL khác Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá khác nhau, biến động liên tục trình sản xuất kinh doanh Để tổ chức tốt công tác quản lý hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu NVL sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL Tuỳ theo nội dung kinh tế chức NVL mà chúng đợc phân chia thành loại khác Nhìn chung doanh nghiệp NVL đợc chia thành loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu doanh nghiệp sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sảm phẩm VD: Sắt, thép công nghiệp khí Gạch ngói xi măng xây dựng Hạt giống, phân bón nông nghiệp Bán thành phẩm mua phản ánh vào NVL nh: bàn đạp, khung xe đạp công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây dựng + Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động nhng sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà có tác dụng phụ trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm nh: làm tăng chất lợng NVL chính, tăng chất lợng sảm phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất VD: Dầu mỏ bôi trơn máy sản xuất + Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho trình sản xuất, kinh doanh nh: xăng, dầu, đốt, chất khí, than củi + Phụ tùng thay thế, sửa chữa nh: Những chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị phục vụ cho trình sửa chữa thay phận, chi tiết máy móc thiết bị VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp + Thiết bị xây dựng bản: Các loại thiết bị, phơng tiện sử dụng xây dựng (cả thiết bị cần lắp không cần lắp nh: công cụ, khí cụ vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng bản: thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt ) + Nguyên vật liệu khác: Là loại NVL loại khỏi trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phế liệu thu nhập thu hồi trình lý TSCĐ loại NVL khác cha đề cập đến loại kể Để phục vụ tốt yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể đầy đủ số có tình hình biến động thứ NVL Trong hoạt động sản xuất kinh doanh Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia cách chi tiết theo tính lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL Doanh nghiệp phân chia NVL sở xây dựng lập sổ danh điểm NVL Tuỳ theo số liệu thứ, nhóm, loại NVL mà xây dựng mã số cho nó, gồm 1, 2, thứ số Số điểm danh NVL Loại: NVL Ký hiệu: 1521 Ký hiệu Nhóm Danh điểm NVL 1521-01 1521-01-01 1521-01-02 1521-02-01 1521-02-99 1521-99 1521-99-01 1521-99-99 Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Thép tròn 60 m/m Đơn vị Đơn giá Ghi tính hạch toán Kg 60.000 Các chữ số dùng để loại NVL thờng sử dụng số hiệu TK cấp cấp dùng để hạch toán NVL số dùng để nhóm NVL số thứ tự liên tục + Nếu dới 10 nhóm dùng chữ số (từ đến 9) + Nếu dới 100 nhóm dùng chữ số (từ 01 đến 99) Các chữ số dùng để thứ NVL số thứ tự liên tục xếp theo quy cách, cỡ loại thứ nguyên vật liệu nhóm + Nếu dới 1000 nhóm dùng chữ số (từ 001 đến 999) Khi lập sổ điểm danh NVL, sau loại, nhóm cần phải dự trữ số hiệu để sử dụng cho thứ loại NVL thuộc nhóm xuất sau Số điểm danh NVL có tác dụng lớn công tác việc đa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lợc đơn vị 3.2 Đánh giá NVL Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL nhiệm vụ công tác kế toán Trong phạm vi chuyên đề ngời viết đánh giá NVL cách tổng quát - Đánh giá NVL dùng thớc đo tiền tệ để biểu giá trị theo nguyên tắc định: (nguyên tắc giá phí thực tế, quán, công khai, thận trọng ) a Đánh giá NVL theo giá thực tế * Giá thực tế NVL nhập kho: - Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế - Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp + Với NVL mua + Với NVL tự sản xuất + Với NVL thuê gia công chế biến + Với NVL nhận đóng góp từ đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh + Với phế liệu + Với NVL đợc tặng, thởng * Giá thực tế NVL xuất kho Căn vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế NVL tồn + NVL nhập NVL xuất NVL tồn = + đầu kỳ kỳ kỳ cuối kỳ * Phơng pháp giá đơn vị bình quân - Cả kỳ dự trữ - Cuối kỳ trớc - Sau lần nhập * Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (Fifo) * Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (Lifo) * Phơng pháp trực tiếp b Đánh giá NVL theo giá hạch toán Giá hạch toán vật Số lợng vật t = x t nhập (xuất) nhập (xuất) Đơn giá hạch toán Từ mà kế toán tổng hợp số liệu tình hình thu mua, tổ chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn Tính giá thành NVL thực tế thu mua mặt hàng: số lợng, chủng loại, giá cũ, thời hạn nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chủng loại NVL áp dụng phơng pháp kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ kho kế toán chi tiết, thực hạch toán NVL chế độ, phơng pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ sử dụng NVL Tính toán, xác định xác số lợng giá trị NVL tiêu hao sử dụng trình sản xuất kinh doanh Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo chế độ Nhà nớc quy định A Phơng pháp MRP Khái niệm Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm khác có xu thể ngày đa dạng hoá sản phẩm Để sản xuất loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có số lợng chi tiết, phận NVL đa dạng, nhiều chủng loại khác Hơn nữa, lợng nguyên vật liệu cần sử dụng vào thời điểm khác thờng xuyên thay đổi Vì vậy, tổng số danh mục loại vật t, nguyên liệu chi tiết phận mà doanh nghiệp quản lý nhiều phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thờng xuyên Quản lý tốt nguồn vật t, nguyên vật liệu góp phần quan trọng giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sảm phẩm Lập kế hoạch xác nhu cầu nguyên liệu, khối lợng thời điểm yêu cầu sở quan trọng để dự trữ lợng nguyên vật liệu mức thấp nhất, nhng lại vấn đề không đơn giản Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu giữ cho mức dự trữ ổn định mà không tính tới mối quan hệ phụ thuộc với nguyên vật liệu, chi tiết phận cấu thành sảm phẩm, đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào thời điểm khác Cách quản lý thờng làm tăng chi phí Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu hiệu sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trình sản xuất, cung cấp loại nguyên vật liệu, linh kiện thời điểm có nhu cầu ngời ta đa phơng pháp hoạch định nhu cầu NVL Hoạch định nhu cầu NVL nội dung quản trị sản xuất, đợc xây dựng sở trợ giúp kỹ thuật máy tính đợc phát đa vào sử dụng lần Mỹ vào năm 70 Cách tiếp cận MRP xác định lợng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết phận nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhng cần sản xuất có Điều đòi hỏi phải lập kế hoạch xác, chặt chẽ loại vật t, chi tiết nguyên liệu Ngời sử dụng kỹ thuật máy tính để trì đơn đặt hàng lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ cho thời điểm cần thiết Nhờ mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phơng pháp MRP giúp cho doanh nghiệp thực đợc công tác lập kế hoạch xác, chặt chẽ theo dõi loại vật t, nguyên vật liệu xác, nhanh chóng thuận tiện hơn, giảm nhẹ công việc tính toán hàng ngày cập nhật thông tin thờng xuyên, đảm bảo cung cấp số lợng thời điểm cần đáp ứng Phơng pháp hoạch định nhu cầu vật t tỏ có hiệu quả, không ngừng đợc hoàn thiện mở rộng ứng dụng sang lĩnh vực khác doanh nghiệp Lúc đầu đợc gọi MRP1 chủ yếu ứng dụng việc xác định lợng dự trữ nguyên vật liệu trình sản xuất, nhng ngày đợc mở rộng sang lĩnh vực tài chính, marketing gọi hệ thống hoạch định nhu cầu nguồn lực (MRP II) MRP hệ thống hoạch định xây dựng lịch trình nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất giai đoạn, dựa việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập nhu cầu phụ thuộc Nó đợc thiết kế nhằm trả lời câu hỏi: - Doanh nghiệp cần loại nguyên liệu, chi tiết, phận gì? - Cần bao nhiêu? - Khi cần khoảng thời gian nào? - Khi cần phát đơn hàng bổ sung lệnh sản xuất? - Khi nhận đợc hàng? Kết thu đợc hệ thống kế hoạch chi tiết loại nguyên vật liệu, chi tiết, phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng thời điểm cần thiết Hệ thống kế hoạch thờng xuyên đợc cập nhật liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp biến động môi trờng bên Mục tiêu MRP (Modular Resources and Process Hệ thống hoạch định xây dựng lịch trình nhu cầu nguồn lực) Sự phát triển đa vào ứng dụng rộng rãi phơng pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thể ý nghĩa quan trọng thực tế Vai trò MRP thể mục tiêu mà hệ thống MRP nhằm đạt tới Những mục tiêu chủ yếu hoạch định nhu cầu nguồn lực đặt là: - Giảm thiểu lợng dự trữ nguyên vật liệu - Giảm thời gian sản xuất thời gian cung ứng MRP xác định mức 10 gần tơng đối tốt, cụ thể năm gần 2002, 2003 Xí nghiệp vận dụng nhiều khả khác cho hoạt động hoạch định nhu cầu chiến lợc Tất dựa sở phân tích hoạt động cung ứn chi tiết năm nh năm trớc Thực tế công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp Thực tế xí nghiệp áp dụng mô hình hoạch định nhu cầu NVL MRP, nhng dới dạng đợc điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện xí nghiệp a Trong sơ đồ quy trình hoạch định: * Đầu vào: xí nghiệp có thêm hồ sơ mức độ tơng quan yếu tố đầu vào Nó phản ánh việc dự báo khả đáp ứng nhu cầu nh mức độ tơng thích với yếu tố đầu * Quá trình xử lý: xí nghiệp dùng chơng trình máy tính MRP nh sau: - Hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ hồ sơ mức độ tơng quan yếu tố đầu vào đợc thực chơng trình quản lý Word accss Power point - Lịch trình sản xuất đợc thực phầm mềm quản lý Eras * Đầu ra: xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực tuần lần cho hoạt động sản xuất b Trình tự hoạch định nhu cầu * Bớc 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm Xí nghiệp việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập nhu cầu phụ thuộc phân thành nhu cầu thiết yếu giai đoạn Cụ thể tháng đầu năm, quý Nhằm tạo liên tiếp trình hoạch định giúp cho việc hoạch định chi tiết, tránh tình trạng thiếu hụt NVL trình sản xuất * Bớc 2: Tính tổng nhu cầu: Thực tế, xí nghiệp dùng phần mềm kế toán Excel cập nhật thờng xuyên nhu cầu tháng, quý Trên sở tỉnh tổng nhu cầu thực tế áp dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh xí nghiệp * Bớc 3: Tính nhu cầu thực Xí nghiệp loại trừ tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch không cần thiết nên nhu cầu thực thêm phần phế phẩm Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ có + Dự trữ an toàn 52 * Bớc 4: Xác định thời gian phát đơn hàng lệnh sản xuất Thực tế xí nghiệp xác định thời gian phải đặt hàng tự sản xuất = Thời điểm cần có - Khoảng thời gian cung ứng sản xuất cần thiết đủ để cung cấp lợng hàng yêu cầu Ví dụ: Có số liệu sau xí nghiệp Trong kế hoạch năm 2002, xí nghiệp nhận đợc đơn đặt hàng làm cửa sắt cỡ lớn cho Công ty xây dựng giới 26 - Bộ quốc phòng Cụ thể: Làm 2000 giao vào tuần thứ 300 giao vào tuần thứ Mỗi cánh gồm thép 32 khung (có kích thớc x 3m) Các thép đợc sản xuất xí nghiệp, thành tuần Khung đợc nhập với thời gian cung ứng tuần Việc lắp ráp cánh cửa tuần Có lịch tiếp nhận (dự trữ ban đầu) tuần 100 thép Thực tế xí nghiệp hoạch định theo phơng pháp lợng đặt hàng theo lô (nhu cầu thực) * Xây dựng lịch trình sản xuất: Tuần Số l200 300 ợng * Xác định kết cấu sản phẩm Cánh cửa Khung (2) Thanh thép (4) * Thời gian biểu lắp ráp Tuần T2 T3 Sản xuất thép T4 T5 T6 T7 T8 sản xuất thép Lắp ráp cánh cửa Lắp ráp cánh cửa 53 Mua khung Mua khung Bởi phải có 200 cánh cửa để giao vào đầu tuần thứ dự trữ sẵn có vào thời kỳ nên nhu cầu thực 200 cánh cửa Lịch tiếp nhận ca tuần thứ 200 cánh cửa Do việc lắp ráp tốn tuần nên lịch đặt hàng phát vào đầu tuần thứ Cũng tơng tự nh ta có lịch đặt hàng phát vào đầu tuần thứ để tuần thứ có 300 cánh cửa Lịch đặt hàng phát vào đầu tuần thứ 3, nghĩa thời điểm tổng nhu cầu phải có 200 x = 400 khung Do dự trữ mong đợi nên nhu cầu thực 400 khung vào đầu tuần thứ Nhng thời gian đặt hàng phải mua tuần nên phải đặt hàng vào tuần thứ Tơng tự nh có tổng nhu cầu nhu cầu thực đơn hàng 300 cánh cửa 600 khung Thời gian đặt hàng phải vào đầu tuần thứ Đối với thép xét đơn hàng 200 cánh cửa cần phải có 800 vào đầu tuần thứ có 100 dự trữ nên nhu cầu thực là: 800 - 100 = 700 Ta phải phát đơn hàng theo kế hoạch vào đầu tuần thứ lịch sản xuất bắt đầu tuần thứ Tơng tự với đơn hàng cánh cửa 300 phải phát lệnh đơn hàng vào đầu tuần thứ với tổng nhu càu 1200 lệch sản xuất 1200 phải tuần thứ 54 * Đặt hàng theo lô (nhu cầu thực) Tuần Số lợng 200 Cánh cửa Thời gian lắp ráp tuần Tổng nhu cầu Lợng tiếp nhận theo tiến độ Dự trữ có Nhu cầu thực Lợng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch Lợng đơn hàng phát theo kế hoạch Khung cửa Thời gian lắp ráp tuần Tổng nhu cầu Lợng tiếp nhận theo tiến độ Dự trữ có Nhu cầu thực Lợng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch Lợng đơn hàng phát theo 400 kế hoạch 300 200 300 200 200 300 300 200 300 400 600 400 400 600 600 600 55 Thanh gỗ Thời gian sản xuất tuần Tổng nhu cầu 800 Lợng tiếp nhận theo tiến độ 100 Dự trữ có 100 100 100 Nhu cầu thực 700 Lợng tiếp nhận đặt hàng 700 theo kế hoạch Lợng đơn hàng phát theo 700 kế hoạch 1200 1200 1200 1200 Phơng pháp xác định kích cỡ lô hàng 3.1 Mua theo lô Theo phơng pháp cần mua ấy, thời điểm cần Xí nghiệp áp dụng phơng pháp hợp lý lô hàng xí nghiệp đặt thờng xuyên, lợng dự trữ cung cấp lúc tốn chi phí lu kho 3.2 Phơng pháp cân đối giai đoạn phận Thực chất phơng pháp ghép lô cho tổng chi phí dự trữ đạt mức thấp có thể: Cỡ lô đợc xác định EPP = Chi phí đặt hàng Chi phí lu kho đơn vị hàng giai đoạn Tổ chức công tác hoạch định Xí nghiệp phân bổ công tác hoạch định cho phòng kế hoạch Nhng thực tế có phối hợp chặt chẽ phòng kế hoạch với phòng kế toán tổng hợp nh phòng ban khác Cụ thể: Để có số liệu chi tiết NVL nh tình hình nhập xuất, tồn kho sảm phẩm phục vụ cho việc phân tích, đa kế hoạch phòng kế hoạch cần có hỗ trợ phòng KT - TH Công tác phân công cụ thể cho cán phòng kế hoạch * Cán phụ trách kế hoạch vật t: chịu trách nhiệm phân tích số liệu chi tiết mà phòng KTTH cung cấp khả cung ứng NVL Từ vạch kế hoạch chiến lợc Kết hợp với cán phụ trách kế hoạch tài hoạch định khả cung cầu NVL cách tiết kiệm hiệu 56 Dới điều phối chung trởng phòng kế hoạch, cán phụ trách vật t tài thờng xuyên báo cáo tình hình câch chi tiết, cụ thể Từ đó, phòng kế hoạch đề xuất cho việc hoạch định nhu cầu NVL cho giai đoạn 57 Phần III Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL XN Những giải pháp chiến lợc thời gian tới I Đánh giá chung công tác Đánh giá NVL Hiện nay, kinh tế thị trờng, cung với yêu cầu chế độ hạch toán kinh doanh, mục tiêu doanh nghiệp hớng tới tối đa hoá lợi nhuận ngày nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Vì cần phải có biện pháp quản lý NVL cách tiết kiệm, sử dụng đối tợng, mục đích, hao phí nhất, mang lại hiệu kinh tế cao Để đạt đợc mục đích này, xí nghiệp phải sử dụng đồng nhiều biện pháp từ khâu kỹ thuật đến quản lý Tại xí nghiệp thép vật liệu xây dựng Hà Nội năm gần với đoàn kết trí tập thể cán công nhân viên, với động sáng tạo lãnh đạo xí nghiệp với tinh thần dám nghĩ, dám làm Xí nghiệp bớc tháo gỡ khó khăn làm ăn có hiệu Những u điểm công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp thép vật liệu xây dựng Hà Nội a Trớc hết xí nghiệp doanh nghiệp sản xuất hàng kỳ có nhu cầu NVL lớn, hàng loạt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mặt khác việc hoạch định nhu cầu NVL máy tính cha đợc trọng nên trình tự hoạch định nhu cầu theo bớc áp dụng thực tế hợp lý b Đối với công tác hoạch định nói chung, xí nghiệp tổ chức hoạch định nhu cầu trớc hoạch định khả cung ứng Trong khả cung ứng đặc biệt trọng đến khả cung ứng theo chủng loại số lợng Đây yếu tố quan trọng trình hoạch định cung ứng Vì mà xí nghiệp có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL Thực hệ thống định mức NVL, tiết kiệm đợc chi phí NVL, mang lại hiệu kinh tế cao c Trong công tác thu mua NVL, phòng cung ứng vật t xí nghiệp có trách nhiệm quản lý chặt chẽ từ khâu giá cũ, số lợng, kiểm tra chất lợng, vật liệu trớc lập phiếu nhập kho 58 d Về bảo quản, dự trữ vật liệu, xí nghiệp dự trữ vật t mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất không gây ứ đọng vốn Bên cạnh đó, kho xí nghiệp đợc xây dựng tốt, phù hợp với quy mô sản xuất e Về cách phân loại NVL, xí nghiệp dựa vào vai trò, công dụng vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để phân chia NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu Và phân loại nh hoàn toàn hợp lý, đảm bảo thích hợp lý thuyết thực tế f Đặc biệt xí nghiệp áp dung phơng pháp dự trữ bảo hiểm với quỹ dự trữ bảo hiểm tuyệt đối giai đoạn, điều thể mức độ khả sản xuất kinh doanh xí nghiệp tình trạng tốt Một số tồn cần cải tiến hoàn thiện a Trong sơ đồ quy trình hoạch định, xí nghiệp lập thêm hồ sơ mức độ tơng quan yếu tố đầu vào thực hồ sơ không cần thiết thực tế xí nghiệp cho thấy hồ sơ ghép vào với hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ * Đầu ra: Việc xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực tuần lần cha hoàn toàn hợp lý Bởi nh mức độ cập nhật thông tin hoạt động sản xuất cha đầy đủ Thực tế cho thấy phòng kế hoạch thờng phải phân tích gộp số liệu vòng tuần, việc cung cầu NVL diễn hàng ngày Đây lý giải thích nhiều lúc NVL xí nghiệp vợt hay thấp mức kế gốchạn hoạchChứng từ ngắn bảng phân bổ Dovật đóliệu xí nghiệp cần áp dụng nghiệp vụ quản lý báo cáo NVL hàng ngày b Sơ đồ hạch toán NVL áp dụng xí nghiệp Nhật ký chứng Thẻ sổ kế toán từ số NKCT cho chi tiết vật liệu số Số TK 152 Báo cáo tài Thẻ sổ kế toán cho chi tiết vật liệu 59 (2) Nh trên: thực tế trình hoạt động sơ đồ cha hoàn toàn hoàn thiện vị trí số cần thêm báo cáo nhập xuất NVL Báo cáo nhân tố quan trọng trớc đến báo cáo tài Nh nói phần trên: cán phụ trách kế hoạch vật t sau tiến hành phân tích số liệu báo cáo phận kế toán, với cán phụ trách tài đa định tài hợp lý, tiết kiệm chi phí c Phân loại NVL Để thuận tiện công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp nên xây dựng hệ thống danh điểm vật t Theo phơng pháp này, thứ vật liệu màng số liệu riêng gọi số danh điểm, số danh điểm bao gồm nhiều chữ số xếp theo thứ tự định để loại, nhóm thứ Muốn doanh nghiệp phải phân loại tài khoản TK 1521 NVL TK 1522 NVL phụ TK 152 Nhiên liệu TK 1524 Phụ tùng thay TK 1528 NVL khác Trên sở đó, để quản lý tốt thứ, loại vật liệu nhóm Toàn danh điểm vật liệu nêu đợc thể sổ danh điểm vật liệu Điều có ý nghĩa quan trọng quản lý hạch toán máy vi tính nh tình hình xí nghiệp Mẫu số danh điểm vật t Ký hiệu Tên nhãn hiệu NVL Đơn Đơn Ghi 60 Nhóm vật liệu 1521 1522 1523 1524 1528 Danh điểm vật liệu 1522 - 01 1522 - 02 1522 - 03 1522 - 04 1522 - 05 Nguyên vật liệu Phôi 100 x 100 Phôi 85 x 85 Phôi 60 x 60 Phôi 65 x 65 Nguyên vật liệu phụ Trục hàn Giấy giáp Dây thép buộc Dây chì Bột sa mốt Nớc thuỷ tinh Thép V6 Mỡ YC2 Dầu diexen Củi khô Than cục Phụ tùng thay Trục cáp Chổi than Bu lông Máy khoan Dây culoa 1522 - 01 1522 - 02 1522 - 03 1522 - 04 NVL khác ống sứ ống nhựa Cút nhựa Vòng bi 1521 - 01 1521 - 02 1521 - 03 1521 - 04 1522 - 01 1522 - 02 1522 - 03 1522 - 04 1522 - 05 1522 - 06 1522 - 07 1523 - 01 1523 - 02 1523 - 03 1523 - 04 vị giá Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Lít Kg Kg Kg Cái Cái Cái Sợi Cái Cái Cái Cái d Việc áp dụng máy vi tính vào công tác hoạch định nhu cầu NVL Để việc tiến hành hoạch định tốt nữa, xí nghiệp nên trọng tới hệ thống máy vi tính sẵn có Số lợng máy vi tính nhìn chung đầy đủ chơng trình máy tính tơng đối cập nhật Cụ thể xí nghiệp, đặc biệt phòng kế hoạch cần thiết phòng kế toán tổng hợp trình hạch toán nhu cầu máy Dùng phần mềm lioness phân tích bớc trình hoạch định Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sảm phẩm, thời gian lắp ráp cách cụ thể chi tiết Từ xác định nhu cầu đặt hàng Phòng kế hoạch sau đa nhu cầu cụ thể từ việc phân tích dùng chơng trình "Metastock" hay Omni stock để hoạch định nhu cầu Tuy chơng 61 trình phân tích đầu t chứng khoán nhng tảng tập trung vào khả cung cầu hàng hoá Cuối dùng Power point để thực trình duyệt phân tích báo cáo trớc lãnh đạo Hiện xí nghiệp dùng mạng lanscape mạng thông tin nội xí nghiệp nh toàn Công ty Nếu có thể, xí nghiệp vào mạng toàn cầu thông tin mạng trực tuyến quan trọng xí nghiệp, đặc biệt thơng hiệu sảm phẩm Điều quan trọng ta đợc chứng kiến hai đợt hội chợ tháng năm 2003: Hội chợ hàng Việt Nam chất lợng cao Hội chợ Expo 2003 II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp Phối kết hợp chức phòng ban xí nghiệp Đây yếu tố quan trọng định hoạt động doanh nghiệp có tốt hay không Đối với xí nghiệp có liên hệ chặt chẽ phận, nhng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp phải thờng xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình NVL cho phòng kế hoạch cách kịp thời, đầy đủ Phòng tổng hợp hành với chức chủ yếu nắm rõ ràng, cụ thể tình hình hoạt động xí nghiệp mặt Cần bố trí, tổ chức nhiều họp giao ban, mở rộng toàn xí nghiệp, qua thấy đợc u nhợc điểm trình hoạt động xí nghiệp qua giai đoạn, thấy đợc nhu cầu, đời sống cán công nhân viên xí nghiệp Phòng kỹ thuật điều độ sản xuất phải thờng xuyên theo dõi, giám sát hoạt động phân xởng, thấy đợc khả năng, u nhợc điểm hoạt động hệ thống máy móc Phù hợp với loại NVL nào? sản xuất sảm phẩm thời gian phù hợp Từ kết hợp với phòng kế hoạch có kế hoạch cụ thể cho việc sản xuất Chủ động tạo nguồn cung ứng sở luôn hoạch định trớc bớc nhu cầu NVL Đây hoạt động cần thiết, thiếu mà doanh nghiệp 62 sản xuất phải chủ động thực hiện, nhiên cách thực khả thực lại khác Đối với xí nghiệp, nhu cầu sản xuất cung ứng diễn hàng ngày Đòi hỏi đội ngũ cán phòng ban cần chủ động công tác hoạch định Hoàn thiện công tác kho bãi, nhằm đẩy mạnh khả cung ứng Hiện xí nghiệp có kho NVL với khả cha tơng đối lớn, nhiên xởng vật liệu xây dựng khí Quang Trung - Thanh Xuân hạn chế số yếu tố: điều kiện vận chuyển tới kho, chức hạn chế vật liệu gang thô điều kiện nhiệt độ Nh cần tập trung hoàn thiện kho xí nghiệp, tăng sức chứa điều kiện tốt đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất cung ứng ngày nhiều xí nghiệp 63 Kết luận Có thể nói nguyên vật liệu yếu tố đầu vào thiếu đợc doanh nghiệp sản xuất Trong trình sản xuất, đợc kết tinh vào sảm phẩm phận cấu thành giá thành sảm phẩm Có nhiều phơng pháp quản lý hoạch định nhu cầu NVL, doanh nghiệp áp dụng phơng pháp phù hợp với điều kiện, tình trạng doanh nghiệp mình, nhiên doanh nghiệp nhận thấy cần thiết tầm quan trọng việc quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, hạch toán hoạch định tổng hợp chung Đặc biệt, tổ chức tốt công tác hoạch định không góp phần nâng cao hiệu sản xuất mà có ý nghĩa thiết thực trình định hớng cho sản xuất Chuyên đề em trình bày cách khái quát tình hình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu xí nghiệp thép vật liệu xây dựng Hà Nội Qua thấy rằng, việc hoạch định nguyên vật liệu xí nghiệp có nhiều u điểm nhng nhiều tồn cần khắc phục Trên sở phân tích thực tế vận dụng lý luận công tác hoạch định chiến lợc nói chung hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu nói riêng xí nghiệp, có nhiều bớc sáng tạo, phù hợp với tình hình thực tế xí nghiệp Khâu quản lý vật t đợc thực cách nghiêm túc, định mức vật t đợc xây dựng xác Để góp phần hoàn thiện công tác hoạch định, em mạnh dạn đa số ý kiến nhỏ Tuy nhiên, thời gian thực tập hạn chế trình độ thân có hạn chế nên không tránh khỏi sai sót khiếm khuyết định Vì vậy, em mong nhận đợc đóng góp ý kiến, giúp đỡ thầy cô giáo chuyên đề em có ý nghĩa thực tiễn Trong thời gian thực tập xí nghiệp thép vật liệu xây dựng Hà Nội, em nhận đợc hớng dẫn nhiệt tình tiến sỹ: Phan Huy Đờng bảo tận tình cô chú, anh chị Phòng kế toán - tổng hợp nh phòng ban khác toàn xí nghiệp Một lần em xin chân thành cảm ơn 64 65 Mục tài liệu tham khảo Giáo trình quản trị sản xuất tác nghiệp TS Trơng Đoàn Thể, Khoa QTKDCN & XD - Bộ môn kinh tế công nghiệp - Đại học KTQD - NXB Thống kê - Hà Nội 2002 Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Khoa kế toán - Kiểm toán - ĐHKTQD - NXB Thống kê - Hà Nội - 2001 Thời báo tài số 5/99 Tạp chí ngân hàng - số 7, tháng 4/1998 Báo đầu t chứng khoán - số 159, ngày 23/12/2002 66