Chương KỸ NĂNG VIẾT PGS.TS.ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN NỘI DUNG NGHIÊN CỨU • Cách viết thư tín kinh doanh • Cách viết báo cáo • Cách viết tài liệu hướng dẫn 5.1 Viết cần thiết phải có kỹ viết tốt • Viết, theo nghĩa đen, tạo thành chữ nét vạch (Nguyễn Lân, Từ điển Từ Ngữ Việt Nam, tr 2025) Viết dùng chữ để nói lên ý kiến giấy/ máy, hình,… để người đọc hiểu muốn gì? Cần gì? • Viết phương tiện giao tiếp quan trọng Tầm quan trọng kỹ viết: Sản phẩm viết văn Văn người Đọc viết bạn, dù văn, báo, thư, báo cáo hay kế hoạch, thông báo hay tài liệu hướng dẫn,… người đọc có trình độ, tinh tế đốn biết bạn ai? Trình độ sao? Những điều bạn viết có đáng tin cậy khơng? Có nên làm theo khơng? Tầm quan trọng kỹ viết (tt): • Kỹ viết tốt giúp bạn có cảm tình cấp trên, người có quyền tiếp nhận xếp cơng việc cho bạn(xem tr.150-151) • Một viết tốt giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh (xem tr.150) • Khả viết tốt giúp bạn giành giữ khách hàng (xem tr.151-152) Tầm quan trọng kỹ viết (tt): Trong sống hoạt động kinh doanh, giao tiếp hình thức viết có ưu vượt trội trường hợp sau: • Thơng tin cần lưu giữ để tham khảo, sử dụng tương lai (Các báo cáo, đề án, kế hoạch, thơng báo,…) • Thơng tin (các hợp đồng, ghi nhớ, thoả thuận, thư thương mại, hướng dẫn,…) cần lưu giữ để làm tổ chức thực hiện, giám sát công việc giải tranh chấp (nếu có) sau • Thơng tin cần kiểm sốt xác ngày giờ, địa điểm nhận thông tin (các thông báo, tài liệu hướng dẫn,…) • Các thơng tin cần giữ bí mật (các số liệu, tài liệu,…)… Tầm quan trọng kỹ viết (tt): • Hãy ln nhớ bạn viết hình ảnh bạn, nên viết bạn phải cẩn thận, cần nắm vững vận dụng tốt nguyên tắc 7C (Clear, Concise, Correct, Complete, Consistency, Courteous Cautious) trình bày chương Kết cấu viết: • Phần I (Mở bài): nêu vấn đề, xác định rõ mục đích, lý viết câu hỏi cần giải • Phần II (Thân bài): Tập trung trình bày, giải luận điểm nêu phần I Lấy số liệu, chứng để chứng minh bình luận luận điểm • Phần III (Kết luận): Tóm tắt luận điểm trình bày phần II trả lời cho câu hỏi đặt phần I Các bước để thực viết: • Phân tích người đọc/ người sử dụng viết, xác định rõ mục tiêu họ đến với viết, họ cần gì, muốn gì, viết giúp ích cho họ • Xác định rõ mục tiêu viết Trên sở xác định người đọc, cần xác định mục tiêu, chiến lược viết gắn kết ba yếu tố với Các bước để thực viết(tt): • Phác thảo viết: Thu thập tài liệu, chứng cứ, viết đề cương sơ bộ, đề cương chi tiết, viết thảo • Rà sốt kiểm tra thảo: đọc lại thảo thật kỹ, tốt hết nhờ người có trình độ cao đọc hộ, phát sai sót, thiếu hụt, sở tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại viết • Hồn chỉnh viết phát hành/ gửi đến người đọc Bước 4: Kiểm tra, phát thiếu hụt, sai sót sửa chữa lại Sau viết xong thảo, cần đọc, kiểm tra kỹ lưỡng chữ để phát thiếu hụt, sai sót sửa chữa lại Hãy nhớ: cơng việc quan trọng, thiếu Gary Blake, chun gia tiếng thư tín, nói: Trong viết thư, khơng kiểm tra kỹ, bạn mắc phải sai lầm, thiếu sót đáng tiếc, gây cho bạn nhiều điều khó xử Nếu sai sót nhẹ, làm cho bạn phải lúng túng, bối rối bị đối tác hiểu lầm, cịn sai sót nặng làm cho bạn phải thời gian, tiền bạc, hội kinh doanh, chí làm đổ vỡ uy tín cơng ty bạn (Những lỗi cần sửa, xem tr.159) Bước 5: Phát hành thư • Bức thư hồn thành, trước đóng dấu, dán phong bì (đối với thư truyền thống) nhấn nút “send” (đối với thư điện tử) nhìn lại lần xem thư ký chưa? Đã điền ngày, tháng năm đầy đủ chưa? Tài liệu gửi kèm theo sẵn sàng chưa? Nếu việc sẵn sàng, đầy đủ phát hành (gửi) thư Chiến thuật GIRO • Gaining attention (Tạo ý) • Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/ Khơi nguồn khát vọng) • Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn, trở ngại) • Orchestrating action (Lên kế hoạch) (xem chi tiết tr 160-164) Những điểm cần lưu ý sử dụng chiến thuật GIRO • Ln giữ đạo đức, giữ chữ tín, khơng hứa hão, nói bừa • Biết cách thu hút người đọc khơng phóng đại q mức, khơng nịnh hót sáo rỗng, trơ trẽn • Phải tự tin biết cách hành văn quyết, đầy sức thuyết phục, khơng áp đặt, dồn ép đối tác • Những luận đưa phải có tính khoa học, hợp lý có sức thuyết phục • Chú ý ảnh hưởng văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức tính cách cá nhân) đến cách viết thư Nguyên tắc STARS • • • • • S – Specific (Chính xác, cụ thể) T – Thoughtful (Cẩn trọng) A – Affirmative (Khẳng định, quyết) R – Respectful (Kính trọng) S – Simple (Đơn giản) (xem tr 164 – 172) Cách trình bày thư tín kinh doanh (xem tr 172- 183) 5.3 Cách viết báo cáo Báo cáo, theo nghĩa thông thường, thuật lại việc làm (Nguyễn Lân, Từ điển từ ngữ Việt Nam, tr.92) Còn với nhà quản trị báo cáo loại văn mà họ phải thường xuyên bận rộn để viết suốt q trình làm việc Nói cách khác, viết báo cáo phần thiếu đời làm việc nhà quản trị Các loại báo cáo: – Báo cáo tính khả thi – Báo cáo q trình phát triển – Các đề án (xem tr 185-186) Quy trình viết đề án (PropWP – The Proposal Writing Process) Theo tác giả J.E Lisa Meyer, PropWP gồm bước : – Phân tích yêu cầu đề án (Analyse the RFP) – Tiến hành nghiên cứu (Do research) – Thiết kế mẫu thử (đối với đề án khoa học kỹ thuật) lập đề cương (đối với khoa học xã hội) (Design prototype) Quy trình viết đề án (tt) –Tập trung vào điểm mấu chốt đề án (Focus proposal) –Sắp xếp thơng tin có (Organize your information) –Viết đề án (Write your proposal) –Làm cho đề án trở nên ngắn gọn giản đơn, thân thiện người đọc (KISS your reader) –Làm cho đề án hấp dẫn (Impress visually) Quy trình viết đề án (tt) (xem chi tiết tr 186 – 199, đặc biệt xem kỹ tr 192-195) 5.4 Cách viết tài liệu hướng dẫn Trong đời sống đại, sản phẩm mới, phức tạp, đa chức năng, đa công dụng xuất ngày nhiều, quy trình làm việc đời liên tục => Cần có tài liệu hướng dẫn Quy trình viết tài liệu hướng dẫn (The User Manual Writing Process – UManWP) • Bước 1: Phân tích người sử dụng (Anlysing the users) • Bước 2: Lập danh sách tác nghiệp/ cơng việc (Designing a Task list) • Bước 3: Phát triển phác thảo (Develping a Draft) • Bước 4: Rà soát kiểm tra lại phác thảo (Reviewing and Testing the Draft) • Bước 5: Hồn thiện hướng dẫn cuối (Finalizing the Manual) (tr.200-221) BÀI TẬP CHƯƠNG Chia thành nhóm người (một người đóng vai người bán người đóng vai người mua), vận dụng tất kiến thức cung cấp mục 5.2, viết thư thương mại (Hỏi hàng, Chào hàng, Hoàn giá/Chào đối, Đặt hàng, Chấp nhận, Xác nhận) có nội dung tốt, hình thức đẹp, chuyên nghiệp BÀI TẬP CHƯƠNG (tiếp) Hãy lựa chọn đề tài nghiên cứu (Một đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên; Đề tài để làm luận văn tốt nghiệp đại học; Đề tài để làm Luận văn Thạc Sỹ,…) vận dụng bước quy trình viết đề án để viết đề án hoàn chỉnh