Báo Cáo Thực Hành Môn :Hệ Quản Trị CSDL Nâng Cao GV:Nguyễn Thái Hà SV:Trần Trọng Trực Lớp: CĐ08QTCSDL1 Mục đích Thiết kế hệ thống tự động hóa thao tác thủ công việc quản lý khách sạn Do phạm vi hoạt động khách sạn lớn nên tập khảo sát giới hạn hoạt động phận lễ tân bao gồm chức quản lý thông tin khách, quản lý thông tin phòng v.v Đối tượng quản lý hệ thống khách hàng Quá trình xây dựng gồm bước sau : - Khảo sát hệ thống - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức - Xây dựng sơ đồ luồng liệu - Xây dựng mô hình liệu - Chuẩn hóa mô hình liệu - Thiết kế bảng vật lý I Khảo sát hệ thống Đánh giá hệ thống Qua khảo sát thực tế ta thấy công việc quản lý nhiều khách sạn thực thủ công Do mục đích đề tài giảm tới mức tối thiểu công việc thủ công để đảm bảo tính xác, tin cậy công việc Tuy nhiên, tính chất công việc, hệ thống phải cần đến thực người, cụ thể nhân viên lễ tân Phần trình bày cụ thể công việc thủ công công việc thực máy tính Hầu hết chức hệ thống đưa thực máy tính có số công việc nói đến phải thực thủ công - Công việc thực thủ công: o Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng o Thông báo cho tổ dịch vụ dịch vụ mà khách hàng yêu cầu o Chức “Sửa thông tin khách hàng” o Chức “Sửa thông tin trạng thái phòng” o Chức “Sửa thông tin dịch vụ” - Công việc thực máy tính: tất chức lại hệ thống thực tự động Mô tả hoạt động hệ thống Đưa chức - Quản lý thông tin khách hàng - Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng - Quản lý thông tin trạng thái phòng - Quản lý dịch vụ - Quản lý toán : toán trả phòng toán định kỳ - Báo cáo thống kê : báo cáo tài định kỳ, báo cáo tổng hợp Yêu cầu người sử dụng hệ thống - Nhập liệu : khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ - Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa - Tìm kiếm tra cứu thông tin - Quản lý trạng thái phòng để xếp đặt phòng cho phù hợp - Quản lý toán cho khách - In thống kê tài - In báo cáo tổng hợp Các nội dung thông tin cần quản lý - Thông tin phòng - Thông tin khách hàng - Quản lý giao dịch - Thông tin dịch vụ - Thông tin toán II Phân tích hệ thống theo chức xử lý Sơ đồ phân cấp chức QUẢN LÝ KHÁCH SẠN (Bộ phận lễ tân) Quản lý khách hàng Sửa TT khách hàng Quản lý giao dịch Thuê phòng Quản lý dịch vụ Cung cấp dịch vụ Xoá TT khách hàng Đặt phòng trước Thêm dịch vuj Tìm kiếm thông tin khách hàng Thanh toán trả phòng Xoá dịch vụ Thanh toán định kì Sửa thông tin dịch vụ Quản lý TT trạng thái phòng Xem trạng thái phòng Sửa TT trạng thái phòng Báo cáo, thống kê Báo cáo tài Báo cáo tổng hợp Xóa TT trạng thái phòng Đổi phòng Đặc tả chức 2.1 Chức “Quản lý khách hàng” a Sửa thông tin khách hàng: Vì lý thông tin khách hàng nhập không xác chức cho phép sửa đổi thông tin khôngchính xác sở liệu để không gây phiền hà, bất tiện công tác quản lý Tuy nhiên cần lưu ý, chức cho phép số người quyền thực b Xoá thông tin khách hàng: Chức xoá hoàn toàn thông tin khách hàng sở liệu nhằm tránh tượng thiếu nhớ c Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù công tác quản lý khách sạn, việc tìm kiếm khách hàng diễn thường xuyên Chức tìm kiếm khách hàng hệ thống giúp việc tìm kiếm thực vô xác nhanh chóng Ta tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng minh nhân dân khách hàng, ngày nhận phòng…hay tìm danh sách khách hàng theo mã số phòng cho trước 2.2 Chức “Quản lý thông tin trạng thái phòng” a Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt phòng khách sạn công việc mà nhân viên lẽ tân phải thực kiểm tra trạng thái tất phòng khách sạn Trạng thái phòng là: phòng trống, phòng có khách, phòng sửa chữa, phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt hay phòng thường Chức thực cách đơn giản bảng hiển thị tất thông tin trạng thái vừa nói tất phòng khách sạn b Sửa thông tin trạng thái phòng: Chức giúp nhân viên lễ tân sửa đổi thông tin trạng thái phòng cách tiện lợi Ví dụ phòng có hảng hóc sửa chữa xong, phòng thường nâng cấp thành phòng đặc biệt… c Xóa thông tin trạng thái phòng: nhu cầu sử dụng phòng khách sạn lí phải xóa bỏ thông tin trạng thái hay nhiều phòng khách sạn Nhân viên lễ tân thực công việc cách dễ dàng 2.3 Chức “Quản lý giao dịch” a Đặt phòng trước: Khách hàng đặt phòng trước khách sạn cần Có thể đặt trực tiếp khách sạn gọi điện tới yêu cầu Ngoài thông tin cá nhân cần phải cung cấp họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân… khách hàng phải đặt trước tiền cho khách sạn Trong trường hợp khách hàng xa khách hàng thường xuyên cần gọi điện yêu cầu khách sạn b Thanh toán trả phòng: Khi hết thời hạn khách sạn khách hàng thực trả phòng lại cho khách sạn Chi phí mà khách hàng cần toán bao gồm : tiền phòng, tiền dịch vụ sử dụng, tiền bồi thường xảy hỏng hóc Chức thực tính tổng tiền khách hàng in hoá đơn toán cho khách hàng c Thanh toán định kì: Trong trường hợp khách hàng lại lâu dài khách sạn, tức rõ ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn sau khoảng thời gian cố định ( thường ngày ) khách hàng phải toán tiền trước cho khách sạn lần Chức thực lên danh sách khách hàng lâu dài khách sạn đến hạn cần phải toán trước Hình thức toán tiền mặt, thẻ, hay sec d Thuê phòng: Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng khách sạn cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến lại khách sạn… Lúc hệ thống tự động thêm thông tin khách hàng vào sở liệu Nếu thông tin khách hàng tồn sở liệu không cần phải thêm vào e Đổi phòng: nhu cầu sử dụng, khách hàng yêu cầu khách sạn cho đổi phòng Việc đổi phòng khách sạn diễn phổ biến chức quan trọng, giúp tránh cho khách hàng phiền toái không đáng có giúp cho khách sạn tránh thiệt hại nhầm lần thao tác nhân viên lễ tân 2.4 Chức “Quản lý dịch vụ” a Cung cấp dịch vụ: Ngoài việc cung cấp phòng cho khách hàng khách sạn cungcấp cho khách hàng số dịch vụ khác như: ăn uống, phương tiện lại, điện thoại Ngoài cung cấp dịch vụ khác như: cho thuê hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc…Chức hệ thống cung cấp tên dịch vụ, chi phí dịch vụ tương ứng lưu lại thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ để phục vụ cho việc toán sau b Thêm dịch vụ: Theo xu phát triển xã hội để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng hệ thống cung cấp chức “Thêm dịch vụ” Chức thực thêm vào hệ thống thông tin dịch vụ chưa có danh sách dịch vụ có c Xoá dịch vụ: Với dịch vụ lâu ngày khách hàng yêu cầu số người yêu cầu hệ thống lên danh sách để gửi lên ban giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ Chức thực công việc chấp nhận huỷ bỏ thông tin dịch vụ sở liệu d Sửa thông tin dịch vụ: Do thay đổi thị trường, có thời điểm cần phải thay đổi thông tin dịch vụ mà khách sạn cung cấp Chức giúp thực điều cách dễ dàng 2.5 Báo cáo , thống kê a Thống kê tài chính: chức thực thống kê tổng số tiền mặt thu ngày đơn vị thời gian Đồng thời cung cấp khả xem lại tổng số tiền thu ngày trước b Báo cáo tổng hợp: chức thực tổng kết tất khoản thu được, khoản phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng khách hàng đến thuê phòng khách sạn, …trong tháng vừa qua III Sơ đồ luồng liệu Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 3.1 Phân rã chức “Quản lý khách hàng” 3.2 Phân rã chức “Quản lý giao dịch” 3.3 Phân rã chức “Quản lý dịch vụ” 3.4 Phân rã chức “Quản lý trạng thái phòng” 3.5 Phân rã chức “Báo cáo thống kê” IV Mô hình liệu Xây dựng mô hình thực thể liên kết Phòng MaP TenP LoaiP Trangthai GiaVN GiaNN Hóa đơn Sử dụng dịch vụ MaHD MaKH Sotien NgayTT HinhthucTT MaKH MaDV NgaySD Khách hàng Sử dụng phòng MaKH MaP MaKH HotenKH Dc Tel Dịch vụ MaDV TenDV DongiaVN DongiaNN CMND SoHC PloaiKH Đặt phòng MaKH Ngayden Tiendat Thuê phòng Đổi phòng MaKH Ngayden Ngaydi Thanhtoan MaKH Ngaydoi MaPcu MaPmoi V Chuẩn hóa mô hình liệu Xác định thực thể Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ tân), ta xác định thực thể sau: - Khách hàng - Phòng - Dịch vụ - Hóa đơn Danh sách thuộc tính - MaKH - HotenKH - Dc - Tel - CMND - SoHC - PloaiKH - MaP - TenP - Ngayden - Trangthai - GiaVN - GiaNN - MaPcu - MaPmoi - MaDV - TenDV - DongiaVN - DongiaNN - MaHD - Sotien - NgayTT - HinhthucTT - LoaiP - Ngaydi - Thanhtoan - Tiendat - Ngaydoi - NgaySD Xác định thuộc tính tương ứng cho thực thể - Khách hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH Với: o MaKH: mã khách hàng o HotenKH: họ tên khách hàng o Dc: địa khách hàng o Tel: số điện thoại khách hàng o CMN.D: số chứng minh nhân dân khách hàng (nếu khách hàng người Việt Nam) o SoHC: số hộ chiếu khách hàng (nếu khách hàng người nước ngoài) o PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng người Việt Nam người nước - Phòng: MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, giaVN, giaNN Với: o MaP: mã phòng o TenP : tên phòng o LoaiP : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt, phòng thường) o Trangthai:trạng thái phòng (đã có khách, phòng trống, phòng đặt trước, phòng sửa chữa ) o giaVN: giá phòng áp dụng cho khách hàng người Việt Nam o giaNN: giá phòng áp dụng cho khách hàng người nước - Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN Với: o MaDV: mã dịch vụ o TenDV: tên dịch vụ o DongiaVN: giá dịch vụ áp dụng cho khách hàng người Việt Nam o DongiaNN: giá dịch vụ áp dụng cho khách hàng người nước - Hóa đơn: MaHD, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT Với: o MaHD: mã hóa đơn o SotienTT: số tiền khách hàng toán o NgayTT: ngày toán o HinhthucTT: hình thức toán khách hàng (bằng tiền mặt hay sec/thẻ tín dụng) Mô hình quan hệ Sau chuẩn hóa sở liệu ta thu sở liệu dạng chuẩn sau : o Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH) o Phòng (MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, GiaVN, GiaNN) o Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN) o Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT) o Thuê phòng (MaKH, Ngayden, Ngaydi, Thanhtoan) o Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat) o Đổi phòng (MaKH, Ngaydoi, MaPcu, MaPmoi) o Sử dụng dịch vụ (MaKH, MaDV, NgaySD) o Sử dụng phòng (MaKH, MaP) Các thuộc tính gạch chân khóa VI Thiết kế bảng vật lý Từ phân tích ta có bảng mô tả liệu (Cơ sỏ liệu thiết kế MSACCESS 2000) Bảng Khách hàng : Chứa thông tin khách hàng Tên trường MaKH HotenKH Tel Dc CMND Kiểu liệu Text Text Number Text Number SoHC PloaiKH Text Text Mô tả Mã khách hàng Họ tên khách hàng Điện thoại Địa Số chứng minh thư nhân dân Số hộ chiếu Phân loại khách Việt Nam hay nước Chú thích Khóa Bảng Phòng Chứa thông tin tên phòng, loại phòng, trạng thái Tên trường MaP TenP LoaiP Trangthai GiaVN Kiểu liệu Text Text Text Text Number GiaNN Number Mô tả Mã phòng Tên phòng Loại phòng Trạng thái phòng Giá áp dụng cho khách người Việt nam Giá áp dụng cho khách người nước Chú thích Khóa Bảng Dịch vụ Chứa thông tin dịch vụ, đơn giá Tên trường MaDV TenDV DongiaVN Kiểu liệu Text Text Number DongiaNN Number Mô tả Mã dịch vụ Tên dịch vụ Giá dịch vụ áp dụng cho khách người Việt Nam Giá dịch vụ áp dụng cho Chú thích Khóa khách người nước Bảng Hóa dơn Chứa thông tin hóa đơn, ngày toán Tên trường MaHD MaKH Sotien NgayTT HinhthucTT Kiểu liệu Text Text Number Date Text Mô tả Mã hóa đơn Mã khách hàng Số tiền toán Ngày toán Hình thức toán Chú thích Khóa Mô tả Mã khách hàng Ngày đến Ngày Thông tin toán Chú thích Khóa Khóa Bảng Thuê phòng Chứa thông tin thuê phòng Tên trường MaKH Ngayden Ngaydi Thanhtoan Kiểu liệu Text Date Date Number Bảng Đặt phòng Chứa thông tin đặt phòng Tên trường MaKH Ngayden Tiendat Kiểu liệu Text Date Number Mô tả Mã khách hàng Ngày đến Tiền đặt Chú thích Khóa Khóa Mô tả Mã khách hàng Ngày đổi phòng Mã phòng cũ Mã phòng Chú thích Khóa Khóa Bảng Đổi phòng Chứa thông tin đổi phòng Tên trường MaKH Ngaydoi MaPcu MaPmoi Kiểu liệu Text Number Text Text Bảng Sử dụng dịch vụ Chứa thông tin sử dụng dịch vụ Tên trường MaKH MaDV NgaySD Kiểu liệu Text Text Date Mô tả Mã khách hàng Mã dịch vụ Ngày sử dụng Chú thích Khóa Khóa Khóa Mô tả Mã khách hàng Mã phòng Chú thích Khóa Khóa Bảng Sử dụng phòng Chứa thông tin sử dụng phòng Tên trường MaKH MaP Kiểu liệu Text Text [...]...3.2 Phân rã chức năng “Quản lý giao dịch” 3.3 Phân rã chức năng “Quản lý dịch vụ” 3.4 Phân rã chức năng “Quản lý trạng thái phòng” 3.5 Phân rã chức năng Báo cáo thống kê” IV Mô hình dữ liệu Xây dựng mô hình thực thể liên kết Phòng MaP TenP LoaiP Trangthai GiaVN GiaNN Hóa đơn Sử dụng dịch vụ MaHD MaKH Sotien NgayTT HinhthucTT MaKH MaDV NgaySD Khách hàng Sử dụng phòng MaKH MaP MaKH... PloaiKH Đặt phòng MaKH Ngayden Tiendat Thuê phòng Đổi phòng MaKH Ngayden Ngaydi Thanhtoan MaKH Ngaydoi MaPcu MaPmoi V Chuẩn hóa mô hình dữ liệu 1 Xác định các thực thể Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ tân), ta có thể xác định được các thực thể sau: - Khách hàng - Phòng - Dịch vụ - Hóa đơn 2 Danh sách các thuộc tính - MaKH - HotenKH - Dc - Tel - CMND - SoHC - PloaiKH - MaP - TenP - Ngayden... GiaNN - MaPcu - MaPmoi - MaDV - TenDV - DongiaVN - DongiaNN - MaHD - Sotien - NgayTT - HinhthucTT - LoaiP - Ngaydi - Thanhtoan - Tiendat - Ngaydoi - NgaySD 3 Xác định các thuộc tính tương ứng cho các thực thể - Khách hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH Với: o MaKH: mã khách hàng o HotenKH: họ tên của khách hàng o Dc: địa chỉ của khách hàng o Tel: số điện thoại của khách hàng o CMN.D:... Với: o MaHD: mã hóa đơn o SotienTT: số tiền khách hàng đã thanh toán o NgayTT: ngày thanh toán o HinhthucTT: hình thức thanh toán của khách hàng (bằng tiền mặt hay bằng sec/thẻ tín dụng) 4 Mô hình quan hệ Sau khi chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ta thu được cơ sở dữ liệu ở dạng chuẩn 3 như sau : o Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH) o Phòng (MaP, TenP, LoaiP, Trangthai, GiaVN, GiaNN) o Dịch vụ