Chương QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I VĂN PHỊNG Khái niệm: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có phòng hành Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo, người có chức vụ Tổng giám đốc, nghị sĩ… Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, cơng việc liên quan đến cơng tác văn thư Tóm lại, Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thơng tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức Chức Văn phòng : a Chức giúp việc điều hành : - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đơn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b Chức tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý c Chức hậu cần, qủan trị: Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan Nhiệm vụ Văn phòng : - Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, q, tháng, năm quan; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực cơng tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức cơng tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan , đảm bảo u cầu hậu cần cho họat động cơng tác quan; - Tổ chức thực cơng tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an tồn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực cơng tác lễ tân , tiếp khách khoa học văn minh - Thường xun kiện tồn máy, xây dựng đội ngũ Cán nhân viên văn phòng, bước đại hố cơng tác hành - văn phòng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chun mơn cần thiết II QUẢN TRỊ: 1.Khái niệm: - Administration: quản trị, hợp tác số người tổ chức để thực mục tiêu mà cá nhân theo đuổi phương cách có hiệu Quản trị phối hợp tất tài ngun, thơng qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Các chức quản trị: a Hoạch định (planning): xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho giai đoạn, phận định lựa chọn giải pháp thích hợp để hồn thành mục tiêu b Tổ chức: (organizing): lựa chọn, bồi dưỡng xếp nhân theo cấu, phận phù hợp để đảm nhiệm hoạt động nhằm đạt mục tiêu Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cá nhân, phận, mối quan hệ cá nhân, phận c Lãnh đạo (leading): Phân cơng, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực cụ thể động viên, khuyến khích nhân viên d Kiểm sốt (controlling): Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa cơng việc, nhiệm vụ tồn chương trình, kế hoạch, áp dụng biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt) Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa ngun tắc, chương trình, biện pháp tổ chức thực Quản trị hành văn phòng: a Khái niệm Quản trị hành VP: Quản trị HC-VP việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin b Các chức quản trị HCVP: - Hoạch định cơng việc hành - Tổ chức cơng việc hành - Lãnh đạo cơng việc hành - Kiểm sốt cơng việc hành - Thực dịch vụ hành Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải thực chức quản trị (phòng, ban có), bổ sung thêm chức dịch vụ hành (chỉ có phòng hành chính) Hoạt động DN ví xe tơ, chức dịch vụ HCVP bánh xe Phân biệt cơng việc hành văn phòng cơng việc quản trị: a Cơng việc hành văn phòng: Đó cơng việc hành đơn xử lý cơng văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do nhân viên hành văn phòng thực Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng Mặc dù cơng việc hành văn phòng chủ yếu nhân viên văn phòng thực hiện, cơng việc hành VP có mặt phòng ban tổ chức, thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) thực cơng việc hành mức độ khác b Cơng việc quản trị: Cơng việc quản trị nhà quản trị thực , là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Họ làm việc với người ý tưởng Mọi thành viên thực cơng việc hành VP, cáp quản trị cao cơng việc hành văn phòng cơng việc quản trị nhiều Cơng việc quản trị Cơng việc HC-VP III TỔ CHỨC VĂN PHỊNG: Cơ cấu tổ chức Văn phòng: a Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP người điều hành chung, chịu trách nhiệm tồn cơng tác VP, đạo số cơng việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch cơng tác, hồn chỉnh dự thảo VN quan trọng, cơng tác yếu… - Giúp việc có Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý VP chịu trách nhiệm trước thủ trưởng b Các phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận hành chính,văn thư : + Quản lý, điều hành cơng tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn ngồi quan, doanh nghiệp; + Tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư - Bộ phận tổng hợp: gồm số chun viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan; + Tư vấn văn cho thủ trưởng cơng tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải - Bộ phận lưu trữ :Thực cơng tác lưu trữ + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Bộ phận Quản trị : + Cung cấp đầy đủ kịp thời phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp; + Sửa chữa , quản lý, sử dụng phương tiện vật chất có hiệu - Bộ phận tài vụ ( tuỳ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … Tổ chức bố trí nơi làm việc : Nơi làm việc khoảng khơng gian định trang bị bố trí phương tiện cần thiết, Cán bộ, cơng chức thực cơng vụ, nhiệm vụ a Những u cầu chung cần thiết nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất quy mơ hoạt động quan: trụ sở quan phải thể mặt quan, tương thích với vị trí, nhiên khơng phơ trương q mức làm lãng phí tiền quan nhà nước Các quan cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc phương tiện có để phục vụ cơng việc - Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trường xung quanh thích hợp (khơng q ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (ln hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho cơng vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên họ nơi làm việc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật b Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các phận lãnh đạo, văn phòng: cần bố trí nơi dễ giao dịch có tư Các phòng làm việc bố trí theo ngun tắc bảo đảm giải dây chuyền giải cơng việc, phòng ban có quan hệ thường xun với bố trí gần , phòng ban tiếp khách bố trí gần lối vào … - Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí vị trí biệt lập, cần trang bị phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái làm việc - Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thống mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… - Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phòng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác c Các phương pháp bố trí văn phòng: * Văn phòng “mở”: Hiện quan, Doanh nghiệp có xu hướng xếp hệ thống văn phòng mở Các phòng ban ngăn cách vách ngăn kính, mica , vng cao khoảng 2m… - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện việc giao tiếp nhân viên cơng việc; + Dễ tập trung hoạt động văn phòng; + Dễ thay đổi cần thiết * Văn phòng “đóng”: Hệ thống văn phòng đóng ngăn cách phòng riêng Ưu điểm đảm bảo tính an tồn, bí mật, riêng tư, phù hợp với cơng việc đòi hỏi tập trung cao Tuy nhiên có nhược điểm chiếm diện tích, tăng chi phí việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng cơng việc d Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả làm việc : - Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót nâng cao hiệu Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc văn phòng khách đến Màu sắc phản chiếu ánh sáng đa dạng Sau số khái niệm phản chiếu ánh sáng : + Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh 40%; Nói chung văn phòng dùng màu trắng trần nhà, màu mát tường trước mặt nhân viên làm dịu mắt Các phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hồ tránh đơn điệu; phòng tầng hầm kho nên dùng màu sáng phản chiếu ánh sáng cao - Tiếng ồn nhân tố mơi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu văn phòng cần sử dụng vách ngăn cách âm số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng Bảo đảm an tồn dùng thiết bị điện , thực phòng cháy chữa cháy theo quy định Hiện đại hóa cơng tác văn phòng: Là đòi hỏi cấp thiết nhà quản trị , thực theo hướng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa… a Mục tiêu đại hố văn phòng: + Tạo tiền đề để phát triển cho quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thơng tin phục vụ cho hoạt động quan tổ chức + Nâng cao suất lao động quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo Cán cơng nhân viên chức VP, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành cơng việc đạt hiệu cao + Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phòng b Những nội dung đại hóa cơng tác văn phòng: - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, chức - Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị thiết bị đại máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động - khơng ngừng hồn thiện kỹ nghiệp vụ Chương HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG – MỘT NGHỀ CHUN NGHIỆP I NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG: Khái niệm: - Nhà quản trị : người làm việc thơng qua người khác giúp họ nỗ lực đạt mục tiêu - Nhà Quản trị HC-VP: trước tiên phải nhà quản trị Tức phải hồn thành chức nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra phận hành Tiêu chuẩn nhà quản trị HC-VP: Là nhà tri thức, có trình độ tổng qt đào tạo chun hoạt động quản trị HC-VP Có sức khỏe; - Có khả đảm đương cơng việc hành VP; - Có khả giảng dạy, hướng dẫn cho nhân viên hành văn phòng tồn thể nhân viên cơng ty; - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận yếu tố phương pháp làm việc mới; - Có tính gần gũi, hòa đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên; - Có óc khơi hài, giúp làm dịu tình khó khăn, căng thẳng; - Phong cách lịch sự; - Kiểm sốt cảm xúc; - Có óc sáng kiến; - Tự tin; - Có óc phán đốn; - Có khả thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp cấp c Các chức vụ cấp quản trị: - Trợ lý hành - Trưởng phòng hành - Giám đốc hành - Phó Tổng Giám đốc hành II.THƯ KÝ VĂN PHỊNG: Khái niệm: - Theo IPS (International Professional Scretaries): ← Thư ký người trợ lý cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, có khả nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà khơng cần có kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn - Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo u cầu thơng tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp cơng việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp Chức Thư ký văn phòng: - Nhóm chức liên quan đến việc tổ chức thơng tin: xử lý văn - đến (đăng ký văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành thị, định thủ trưởng, thảo văn bản,…) - Nhóm chức thuộc quản lý cơng việc: tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng cơng tác,… Nhiệm vụ Thư ký văn phòng: - Thu thập, xử lý cung cấp thơng tin lĩnh vực mà giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý quan, đơn vị; - Biên tập văn bản, tổ chức xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu - Tổ chức xếp hoạt động hành quan, đơn vị; - Giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động quan, đơn vị Nhiệm vụ thư ký giám đốc: a Những nhiệm vụ thuộc quan hệ nhân sự: - Tiếp khách đến liên hệ cơng tác với thủ trưởng chuẩn bị chuyến cơng tác thủ trưởng; - Giữ vững liên lạc với thủ trưởng đường cơng tác thủ trưởng Hướng dẫn cách khái qt cơng việc người tháp tùng thu thập tình hình họ trở về; - Làm trung gian quan hệ điện thoại thủ trưởng; - Chuẩn bị, triệu tập ghi biên họp thảo luận thủ trưởng triệu tập b Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn - Phân chia bưu phẩm nhận cho phận thuộc quyền thủ trưởng, vào sổ bưu phẩm đến đi; - Chuyển giao văn phận; - Giải việc trao đổi văn đơn giản theo thị thủ trưởng, đánh máy cơng văn trao đổi thủ trưởng; - Kiểm tra thể thức văn trình thủ trưởng ký c Những nhiệm vụ thuộc tổ chức cơng việc - Lập lịch hàng ngày, tuần, tháng thủ trưởng; - Thống kê kiểm tra việc thực thị thủ trưởng; - Chăm lo xếp phòng làm việc thủ trưởng d Những nhiệm vụ khác - Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ ngun tắc; - Báo cáo cách tổng qt hội ý, lần liên hệ cơng tác, kiện quan trọng quan, xí nghiệp; - Quản lý thư viện, tư liệu riêng thủ trưởng; chăm lo chuyển tạp chí phận thuộc quyền thủ trưởng; - Tổ chức số cơng việc thuộc hành chính, vụ có tính chất cá nhân (của phận thủ trưởng) vấn đề thuộc phương tiện lại, vấn đề thuộc lĩnh vực kinh tế (trang bị cho văn phòng thủ trưởng); - Thực số cơng việc cần thiết khác thủ trưởng giao Những phẩm chất cần thiết người Thư ký : - u nghề có ý thức vươn lên nghề nghiệp Lòng u nghề giúp cho người thư ký văn phòng ln có trách nhiệm nhiệt tình với cơng việc; ln muốn đóng góp vào thành cơng chung quan doanh nghiệp nghiệp vụ cụ thể mà giao đảm nhận; ln tìm tòi cải tiến để cơng việc ngày khoa học, hợp lý có hiệu cao Lòng u nghề động lực thúc đẩy thư ký văn phòng khơng ngừng phấn đấu vươn lên để đạt nấc thang cao nghề nghiệp - Có ý thức kỷ luật, tự giác triệt để cơng việc Tính kỷ luật giúp người thư ký đảm bảo làm việc, nghiêm túc chấp hành nội quy, quy chế, góp phần tạo nên thống hoạt động quan Tính tự giác đòi hỏi người thư ký ln chủ động cơng việc, nắm vững nhiệm vụ Tự biết xếp triển khai cơng việc cách hợp lý; giải cơng việc phải tìm cách khắc phục khó khăn, trở ngại, tìm nhiều hướng, nhiều phương án giải Tính triệt để giúp người thư ký rèn luyện thêm ý thức tự giác kỷ luật - Cẩn thận chu đáo Tính cẩn thận đòi hỏi người thư ký phải có thái độ nghiêm túc thực nhiệm vụ, tránh chủ quan, đại khái, qua loa Tính chu đáo đòi hỏi người thư ký phải dự liệu tất tình xảy thực thi nhiệm vụ chuẩn bị biện pháp, phương án đối phó giải cần thiết - Quảng giao, cởi mở biết tự kiềm chế cần thiết Người quảng giao người cởi mở, hồ nhã, vui vẻ, chủ động giao tiếp biết tận dụng hội để mở rộng giao tiếp, mở rộng mối quan hệ Thư ký văn phòng phải chủ động giao tiếp, qua giao tiếp giúp cho người thư ký có thêm nhiều thơng tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh cho phù hợp với mối quan hệ ngồi quan Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị mực người thư ký văn phòng giao tiếp góp phần gây thiện cảm, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến quan, góp phần mở rộng giữ vững mối quan hệ quan với bên ngồi - Kín đáo Đây phẩm chất đặc biệt cần thiết người thư ký văn phòng Phẩm chất giúp họ biết giữ kín tin tức cần thiết mà tính chất cơng việc họ biết qua thơng tin từ văn bản, từ điện thoại từ họp mà họ quyền tham dự để ghi chép thu thập thơng tin Tính kín đáo giúp thư ký văn phòng việc giao tiếp với người khác, việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ, biết xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, biết sử dụng hệ thống bảo mật thơng tin máy tính - Năng động linh hoạt Sự động giúp người thư ký ln tìm tòi, học hỏi cải tiến cơng việc, ln cố gắng đổi chun mơn nghiệp vụ để đạt hiệu cao hơn., chủ động xếp cơng việc cho phù hợp với cường độ hoạt động quan Sự linh hoạt cần thiết thư ký văn phòng họ giao đảm nhận cơng việc tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách tổ chức chuyến cơng tác cho cán lãnh đạo quan - Tương trợ đồn kết Sự tương trợ giúp thư ký văn phòng tăng cường tình đồn kết Và ngược lại, đồn kết giúp họ ln sẵn sàng biết phối hợp tương trợ lẫn Các u cầu trình độ, khả thư ký: - Kỹ nghiệp vụ hành văn phòng: + soạn thảo văn Quản lý văn đi-đến, lưu trữ hồ sơ, đại hố cơng tác văn phòng … + Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng… + Tiếp khách + Lên lịch cơng tác + trách nhiệm điện thoại - Các kiến thức tổng qt mặt: kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế tốn tài chính, tâm lý xã hội, văn hố nghệ thuật, ngoại ngữ - Trách nhiệm tổ chức cơng việc cách khoa học , làm cho cấp thấy việc tầm kiểm số Nghiệp vụ tổ chức ngày làm việc: a Lên lịch làm việc: - Lịch làm việc lãnh đạo - Lịch làm việc văn phòng - Lịch làm việc cá nhân b Một số cơng việc thực hàng ngày người thư ký: Khởi đầu ngày làm việc: - Đến văn phòng làm việc giờ, tốt nên đến sớm vài phút để: + Mở cửa phòng, bàn làm việc, tủ hồ sơ, kiểm tra điện thoại; + Kiểm tra phòng làm việc lãnh đạo: nhiệt độ, mở máy lạnh, mở đèn , xếp bàn làm việc, xé lịch; - Khẩn trương giải văn đi, văn đến - Khi lãnh đạo xem cho ý kiến giải văn thư, tờ trình, thư ký chuyển giao cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thi hành, đồng thời phải ghi vào sổ tay cơng việc giao Lên kế hoạch lịch làm việc ngày: - Lên kế hoạch cơng tác ngày: Có loại lịch làm việc ngày: + Lịch làm việc hàng ngày Thư ký; + Lịch làm việc hàng ngày để bàn lãnh đạo; + Lịch bỏ túi người lãnh đạo Các lịch phải ln thống với Ngay chiều hơm trước, thư ký xem lại lịch tuần, sổ tay để lên kế hoạch cho hơm sau Cơng việc trước tiên buổi sáng kiểm tra lại lịch , điều chỉnh, bổ sung kịp thời để lịch ln thống - Lịch tiếp khách: + Thư ký cần xếp lịch tiếp khách hàng ngày với lịch làm việc ngày + Với giao tiếp mang tính xã hội kinh doanh cần ghi xác ngày hẹn, chi tiết quần áo, ăn mặc, đính kèm theo giấy mời, chương trình họp + Nếu địa điểm giao tiếp ngồi quan, thư ký phải tính thời gian để người lãnh đạo đến tham dự họp có thời gian nghỉ ngơi, đọc qua tài liệu + Khi có hẹn gặp báo qua điện thoại, thư ký phải ghi ngày hẹn vào tập lịch làm việc Các hội họp ngày: - Gửi chương trình họp cho người có liên quan 10 - Giải vấn đề: Trình bày vấn đề cần hỏi ý kiến, nêu cách làm thời gian thực việc hỏi ý kiến - Phần kết luận: u cầu trả lời văn thời gian h Cơng văn giao dịch : Là văn để quan, tổ chức dùng để thơng tin , thơng báo cho biết vấn đề có liên quan đến u cầu thực nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn Đây cơng văn sử dụng phổ biến hoạt động quản lý nhà nước đa dạng Nội dung cơng văn giao dịch bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu lý vấn đề cần thơng báo, giao dịch - Giải vấn đề: trình bày vấn đề cần giao dịch, thơng báo (thực trạng cơng việc, thành tựu, khó khăn, vướng mắc, u cầu, đề nghị…) - Phần kết luận: nêu mục đích việc cần giao dịch u cầu tổ chức , cá nhân nhận cơng văn giao dịch i Cơng văn mời họp : Là văn để quan nhà nứơc triệu tập thức quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận…về vấn đề có liên quan Cơng văn mời họp thức nội dung gần với giấy mời họp.Nội dung mời họp bao gồm: - Đặt vấn đề: Nêu rõ lý mời họp - Giải vấn đề: Nêu nội dung họp (về vấn đề gì) Thời gian, địa điểm họp, đề nghị, u cầu cần thiết… - Phần kết luận: Nêu u cầu đến họp thành phần, mờivà khơng đến dự xin thơng báo cho biết theo địa chỉ…trước ngày….giờ Thơng báo: a Khái niệm: Là văn thơng tin hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội Thơng báo có cấu trúc nội dung sau: - Thơng báo vài vấn đề hoạt động cơng vụ tạo nên văn QPPL ban hành - Thơng báo số hoạt động thực dự kiến xảy ra, ví dụ : mở lớp đào tạo, bồi dưỡng… - Thơng báo kế hoạch mới…, thơng báo ý kiến kết luận buổi họp… b Bố cục Thơng báo : * Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: thơng báo, trích yếu nội dung thơng báo * Nội dung Thơng báo - Đặt vấn đề: Khơng trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vào vấn đề cần thơng báo - Nội dung: + Đối với Thơng báo truyền đạt chủ trương sách , định, thị cần nhắc lại tên văn truyền đạt, tóm tắt nội dung văn u cầu qn triệt, triển khai thực + Đối với Thơng báo kết hội nghị, họp phải nêu ngày họp, thành phần tham dự, người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị, định, nghị có hội nghị, họp + Đối với thơng báo nhiệm vụ giao ghi rõ, ngắn gọn đầy đủ nhiệm vụ u cầu thực hiện, biện pháp cần áp dụng để triển khai thực 49 + Thơng báo thơng tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý tiến hành thời gian tiến hành hoạt động Thơng báo phải viết ngắn, gọn, cụ thể, dể hiểu, đủ lượng thơng tin cần thiết * Kết thúc thơng báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc nội dung xã giao, cảm ơn thấy cần thiết * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành , nơi nhận Soạn thảo Báo cáo: a Khái niệm: Là văn trình bày kết đạt hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, để cấp định quản lý phù hợp Báo cáo phải có nội dung trung thực, xác, đầy đủ, kịp thời Báo cáo báo cáo thường kỳ : báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo q, báo cáo sơ kết tháng, báo cáo tổng kết; báo cáo chun đề, báo cáo đột xuất b u cầu Báo cáo : - Báo cáo viết trung thực, khách quan, có thơng tin cụ thể, trọng điểm - Câu văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, trình bày đánh giá, nhận định dựa kết khảo sát, mơ tả - Đúng thể thức, hình thức quy định c Báo cáo có nội dung cấu trúc sau : * Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Báo cáo, trích yếu nội dung báo cáo * Nội dung Báo cáo - Đặt vấn đề: Nêu điểm chủ trương cơng tác, nhiệm vụ giao, hồn cảnh thực - Nội dung: + Kiểm điểm việc làm , việc hồn thành, chưa hồn thành, ưu khuyết điểm q trình thực , đánh giá kết quả, ngun nhân đạt + Khi soạn thảo phải vào mẫu, quy định cấp trên, trường hợp khơng có mẫu quy định , người viết báo cáo phải tự xác định u cầu , nội dung, đối chiếu kết cơng tác thu thập tài liệu, số liệu để viết báo cáo tương ứng thực trạng cơng tác * Kết thúc thơng báo: Kiến nghị phương hướng, giải pháp khắc phục, nêu kiến nghị có * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành , nơi nhận Soạn thảo Tờ trình: a Khái niệm: Là văn đề xuất với cấp , xin cấp phê duyệt vấn đề Có thể chủ trương, phương án cơng tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn , định mức đề nghị vấn đề thơng thường điều hành quản lý quan mở rộng quy mơ, thay đổi chức hoạt động, xây dựng thêm sở vật chất 50 b Bố cục Tờ trình : - Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Tờ trình , trích yếu nội dung tờ trình, Nơi gửi trình ( - Nội dung Tờ trình - Đặt vấn đề: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cach cụ thể, rõ ràng với luận kèm theo tài liệu có thơng tin trung thực, độ tin cậy, thuận lợi, khó khăn triển khai thực hiện, biện pháp khắc phục + Nêu ý nghĩa tác dụng đề nghị sản xuất, đời sống xã hội , cơng tác lãnh đạo, quản lý - Kết thúc tờ trình: Nêu kiến nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất nêu để sớm triển khai thực Có thể nêu vài phương án để cấp duyệt, nhằm cần thiết chuyển đổi phương án Kiến nghị phải xác đáng * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành , nơi nhận Tờ trình đính kèm theo văn phụ để minh hoạ cho phương án đề xuất tờ trình Soạn thảo Biên a Khái niệm: Biên văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy xảy hoạt động quan tổ chức người chứng kiến thực - Biên hội nghị loại văn hành dùng để ghi chép lại, phản ảnh lại ý kiến thảo luận hội nghị, kết luận , định hội nghị làm sở cho định xử lý, sở để kiểm tra việc thực định hội nghị làm cho nhận định, kết luận khác - Biên có nhiều loại khác biên hội nghị, họp;biên việc xảy ra; biên xử lý; biên bàn giao, nghiệm thu; biên hồ giải, … b Bố cục biên : * Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Biên , trích yếu nội dung biên bản; * Nội dung biên - Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên , địa điểm , thành phần tham gia - Nội dung biên bản: Ghi diễn biến kiện Nội dung biên phải ghi chép xác, cụ thể, trung thực số liệu, kiện, khơng suy đốn chủ quan Biên phải đảm bảo u cầu: trung thực, xác, khách quan đầy đủ - Kết thúc biên bản: Ghi thời gian kết thúc * Phần kết: Thẩm quyền ký: tối thiểu phải có người ký ; Con dấu hợp pháp đóng lên chữ ký chủ toạ phiên họp biên hội nghị, họp; Nơi nhận Chương CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ A CƠNG TÁC VĂN THƯ: I TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ: 51 Khái niệm: Cơng tác văn thư bao gồm cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu cơng tác văn thư Mục đích cơng tác văn thư bảo đảm thơng tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện soạn thảo , quản lý sử dụng phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu Vai trò, nghĩa cơng tác văn thư: - Giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác, có suất, chất lượng , đường lối sách, ngun tắc đồng thời đảm bảo quản lý cơng việc quan chặt chẽ, xác - Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cần thiết phục vụ cho quan đầy đủ, kịp thời giữ bí mật Đảng, nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,góp phần cải cách thủ tục hành - Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra… - Góp phần giữ gìn tài liệu giá tri lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thơng tin … Những u cầu cơng tác văn thư: - Nhanh chóng - Chính xác: + Về nội dung: VB đảm bảo tính pháp lý xác tuyệt đối Các dẫn chứng nêu phải xác, số liệu đầy đủ, luận rõ ràng + Về hình thức: văn phải có đầy đủ yếu tố thể thức theo quy định PL + Về quy trình kỹ thuật: đảm bảo quy trình từ soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao , quản lý VB quy định - Bí mật : giữ gìn thơng thơng tin bí mật nhận văn bản, ban hành VB đòi hỏi bắt buộc người làm cơng tác văn thư Nhiệm vụ văn thư quan: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Quản lý số sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, cơng chức, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Soạn thảo, ban hành văn bản; - Quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức; 52 - Quản lý sử dụng dấu cơng tác văn thư II QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Tổ chức giải quản lý văn đến: a Ngun tắc quản lý văn đến: - Các văn đến qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống - Văn phải chuyển qua thủ trưởng quan, Chánh văn phòng Trưởng phòng hành trước phân phối cho quan đơn vị , cá nhân giải - Khi nhận văn phải ký vào sổ chuyển giao văn nhân viên văn thư - Văn đến phải xử lý nhanh chóng, xác giữ bí mật theo quy định Nhà nước b.Quy trình xử lí văn đến: Văn đến từ nguồn phải đ|ợc tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến khơng đăng ký văn thư|, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn đến Bước TiÕp nhËn, ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn - Bóc bì văn bản, sơ phân loại văn theo loại hình VB ( cơng văn, tài liệu, sách báo…) - Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Dấu đến đóng vào khoảng trống số ký hiệu , trích yếu cơng văn khoảng trống tác giả tiêu đề văn Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự ghi văn đến 50mm x 30mm TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Số :…………………… ĐẾN Ngày :………………… ………………… Chuyển:……………… - Vào sổ đăng ký Cần đăng ký vào sổ ngày Ngày đến Số đến Tác giả Ngày, tháng Tên loại trích yếu nội dung Nơi nhận (Nơi gửi VB Số, ký hiệu đến ) (người nhận) Ký nhận Ghi Bước 2: Trình, chuyển giao văn đến: Vào sổ xong, văn thư trình Chánh Văn phòng (TP hành chính) xem tồn VB đến để xin kiến phân phối giải Sau có kiến đó, VB đưa lại cho văn thư để chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải 53 Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác, giao người chịu trách nhiệm giải giữ bí mật nội dung văn Bước Giải theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến: - C¨n cø néi dung v¨n b¶n ®Õn, ngưêi ®øng ®Çu c¬ quan, tỉ chøc giao cho ®¬n vÞ hc c¸ nh©n gi¶i qut §¬n vÞ hc c¸ nh©n cã tr¸ch nhiƯm nghiªn cøu, gi¶i qut v¨n b¶n ®Õn theo thêi h¹n ph¸p lt quy ®Þnh hc theo quy ®Þnh cđa c¬ quan, tỉ chøc Sổ chuyển giao văn làm theo mẫu sau : Ngày chuyển Số đến Đơn vò người nhận VB Ký nhận Ghi Sau giải xong, cần lập hồ sơ công việc có thơng tin phản hồi việc giải VB cho người có trách nhiệm theo dõi chuyển giao hồ sơ cho lưu trữ hành 2.Tổ chức giải quản lý văn : Tất văn bản, tài liệu, thư từ gửi ngồi quan gọi văn a Ngun tắcchuyển giao văn đi: - Mọi văn phải qua văn thư để đăng kí, đóng dấu làm thủ tục gửi - Tất văn phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi b Quy trình phát hành văn : Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Ngày tháng đề ngày thời điểm ký ban hành văn Bước Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn phải có chữ kí người có thẩm quyền đóng dấu Khơng đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, quy định Bước Đăng ký văn đi: vào sổ đầy đủ, xác , rõ cột mục Mẫu sổ văn có mẫu sau: Số, ký hiệu VB Ngàytháng năm VB Tên loại, trích yếu ND VB Người ký Nơi nhận VB Nơi nhận lưu Số lượng Ghi Bước Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hồn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thơng tin nhanh Bước Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan, tổ chức l|u hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu Quản lý văn nội 54 Những văn , giấy tờ sổ sách sử dụng nộibộ quan quan ban hành gọi văn nội Văn nội bao gồm định nhân sự, thơng báo, giấy giới thiệu, sổ văn bản… Ngun tắc trình tự quản lý văn nội thực hiện, tổ chức giải văn đến Quản lý văn mật: * Ngun tắc quản lý văn mật: - Xác định đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật “ văn Thực quy định quy định phổ biến, lưu hành, tìimhiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật + Chỉ phổ biến văn mật phạm vi đối tượng cần biết có trách nhiệm thi hành + Đối với văn tuyệt mật, tối mật có Thủ trưởng quan người ủy quyền bóc quản lý Văn thư khơng giao phụ trách văn mật vào sổ phần ghi ngồi bì chuyển bì đến tay người nhận theo chế độ quản lý văn mật quan - Thực quy định báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật - Tuyển chọn Cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật theo quy địnhcủa Nhà nước, thực khen thưởng kỷ luật kịp thời Những người làm cơng tác bảo mật phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Quản lí sử dụng co dấu cơng tác văn thư : * Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu khống * Đóng dấu: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên đầu trang, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chun ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành III CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ: Đây khâu quan trọng, khâu cuối cơng tác văn thư đồng thời khâu then chốt cơng tác lưu trữ Khái niệm hồ sơ : 55 Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu liên quan với phản ánh vấn đề, việc đối tượng cụ thể, … … hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân a Các loại hồ sơ: - Hồ sơ cơng việc (hồ sơ cơng vụ) tập hợp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc cụ thể Sau cơng việc kết thúc theo quy định pháp luật đến thời hạn định hồ sơ phải nộp lưu - Hồ sơ ngun tắc: tập hợp văn quản lý nhà nước (chủ yếu VB Quy phạm pháp luật) mặt cơng tác nghiệp vụ định để làm cư tra cứu, giải cơng việc hàng ngày - Hồ sơ nhân sự: tập văn phản ánh thân thế, q trình trưởng thành cơng tác cán bộ, cơng chức quan Hồ sơ nhân bảo quản túi theo mẫu Bộ Nội vụ quy định Loại hồ sơ thuộc dạng tài liệu mật - Hồ sơ trình duyệt: b.Sự cần thiết cơng tác lập hồ sơ: - Giúp cho cán bộ, nhân viên xếp văn có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu , đề xuất, giải cơng việc, dễ dàng tìm kiếm, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơng văn, giấy tờ - Nâng cao hiệu suất cơng tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tạo điều kiện cho lãnh đạo quan quản lý tồn cơng việc quan c.u cầu cơng tác lập hồ sơ: - Hồ sơ phải phản ảnh chức nhiệm vụ, yếu hoạt động quan , đơn vị qua thời kỳ - Các văn tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng - Các văn loại hồ sơ phải có mối liên hệ với vấn đề, việc, người Cơng tác lập danh mục hồ sơ: a Khái niệm: Danh mục hồ sơ liệt kêcó hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm duyệt theo chế độ định Danh mục hồ sơ gồm có: - Danh mục hồ sơ tổng hợp (hồ sơ chung tồn quan) - Danh mục hồ sơ riêng (hồ sơ theo đơn vị tổ chức) Danh mục hồ sơ làm vào tháng cuối năm để thực từ đầu năm Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Thủ trưởng, Chánh văn phòng lập danh mục hồ sơ b Quy trình lập danh mục hồ sơ: - Xác định loại danh mục hồ sơ ( hồ sơ tổng hợp hay hồ sơ theo đơn vi ) - Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ : theo vấn đề theo đơn vị, tổ chức - Dự kiến hồ sơ đặt tiêu đề hồ sơ - Quy định ký hiệu hồ sơ - Phân cơng người lập hồ sơ - Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ : + Năm bảo quản: thời hạn lưu giữ hồ sơ quan để phục vụ cơng tác Mốc thời hạn tính bảo quản kể từ năm tài liệu nộp vào lưu trữ quan Sau năm 56 bảo quản kết thúc, hồ sơ có giá trị lịch sử thu thập bảo quản cố kho lưu trữ nhà nước, tài liệu hết giá trị huỷ theo quy định nhà nước + Thời hạn bảo quản: thời hạn lưu lại kho lưu trữ nhà nước Thời hạn vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Khi hồ sơ giao nộp vào kho lưu trữ nhà nước chúng đánh giá lại ghi thời hạn bảo quản thức theo luật định Danh mục hồ sơ có mẫu sau: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HỊA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm DANH MỤC HỒ SƠ (tên quan, đơn vị) Năm Số kí hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập Năm bảo quản Ghi Bản danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: - hồ sơ bảo quản vĩnh viễn - .hồ sơ bảo quản lâu dài - .hồ sơ bảo quản tạm thời THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN Kí tên đóng dấu c Quy trình lập hồ sơ cơng việc: - Bước 1: Mở hồ sơ - Bước : Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ, Phân loại theo đăc trưng sau: + Đặc trưng tên gọi + Đặc trưng vấn đề + Đặc trưng tác giả + Đăc trưng thời gian + Đăc trưng giao dịch Bước 3: Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ Hồ sơ xếp theo: + Theo tên loại văn + Thứ tự thời gian + Theo trình tự giải vấn đề thực tiễn: văn đề xuất,văn giải quyết, văn kết thúc vấn đề + Theo tác giả kết hợp với thời gian 57 + Theo vấn đề kết hợp với thời gian + Theo vần chử tên người địa phương + Theo thứ tự số văn v.v ………………… - Bước Kết thúc biên mục hồ sơ: Hồ sơ kết thúc cơng việc liên quan đến hồ sơ kết thúc (hội nghị xong), kết thúc năm hành Khi kết thúc hồ sơ cần phải: + Đánh giá tính đầy đủ , hồn chỉnh văn bản, giấy tờ + Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn tờ kết thúc STT Số ký hiệu VB Ngày, tháng VB MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số… tập số…… Trích yếu nội Tác giả dung văn văn Tờ số Ghi TỜ KẾT THÚC Hồ sơ số… tập số…… Hồ sơ gồm: …….tờ …… tờ mục lục văn bản, ………………….tờ kết thúc Đặc điểm:……………………… Ngày… tháng….năm… Người lập Bước 5- Đóng Bước 6: nộp lưu hồ sơ: Lưu hồ sơ nhiệm vụ cơng tác văn thư thực theo quy định PL nhà nước Hàng năm, đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu vào phòng lưu trữ quan kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm tiêu hủy theo thủ tục Các tài liệu tham khảo, tài liệu theo ngun tắc hồ sơ liên quan đến cơng việc năm tới khơng phải nộp lưu cho lưu trữ quan Đơn vị cần giữ lại hồ sơ thuộc diện nộp lưu để nghiên cứu làm thủ tục mượn lại phòng lưu trữ quan * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: - Tài liệu hành : sau năm cơng việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng KH vào cơng nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức 58 - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ cơng trình tốn - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crơ-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau ba tháng kể từ cơng việc kết thúc Mẫu: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN ĐƠN VỊ CỘNG HỒ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: ……… /ML MỤC LỤC HỒ SƠ LƯU NỘP Năm:…………… STT Số ký hiệu hồ sơ Số lượng đơn vị bảo quản Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Ghi Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài Tổng cộng bảng mục lục có………… hồ sơ (bao gồm:… đơn vị bảo quản) : - có……… hồ sơ (….đơn vị bảo quản) - có thời hạn bảo quản vĩnh viễn….hồ sơ (… đơn vị bảo quản) - có thời hạn bảo quản lâu dài Ngày…tháng….năm… Ngày…tháng….năm… Họ, tên, chức vụ, chữ ký người phụ trách lưu trữ quan nhận hồ sơ Họ, tên, chức vụ, chữ ký người phụ trách đơn vị có hồ sơ lưu lưu nộp B CƠNG TÁC LƯU TRỮ I TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ: Cơng tác lưu trữ: Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Cơng tác lưu trữ ngành hoạt động Nhà nước, bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động 59 quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử tồn xã hội b Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, phản ánh kiện lịch sử, tượng tự nhiên xã hội, phản ánh q trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ lịch sử - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao: Tài liệu lưu trữ gốc, (trong trường hợp khơng có gốc, thay có giá trị chính), vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn đảm bảo độ tin cậy xác - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý: Tài liệu lưu trữ đăng ký, nhà nước bảo quản tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhà nước c Ý nghĩa tài liệu lưu trữ - Ý nghĩa trị: + Các giai cấp xã hội sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp + Các quốc gia sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi quốc gia, dân tộc + Đảng Nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu xây dựng đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch phát triển đất nước; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải đất nước; đấu tranh chống lại luận điệu tun truyền, xun tạc lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh trị, trật tự an tồn xã hội để củng cố tình đồn kết hữu nghị nước ta với nước giới + Tài liệu lưu trữ sử dụng để tun truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng u nước, chủ trương, sách Đảng Nhà nước thời kỳ lịch sử - Ý nghĩa kinh tế: + Tài liệu lưu trữ sử dụng để điều tra tài ngun thiên nhiên, nghiên cứu để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm quản lý kinh tế + Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng như: nhà ga, đường sắt, cơng trình thủy lợi, đồng thời để quản lý sửa chữa cơng trình - Ý nghĩa khoa học: +Tài liệu lưu trữ sử dụng để nghiên cứu tổng kết quy luật vận động phát triển tự nhiên xã hội + Tài liệu lưu trữ nguồn tư liệu xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học + Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt nghiên cứu lịch sử + Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại - Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc: + Di sản văn hố xã hội lồi người, quốc gia, dân tộc bao gồm loại như: di khảo cổ, vật bảo tàng, cơng trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lưu trữ + Tài liệu lưu trữ di sản văn hố đặc biệt tài liệu lưu trữ phản ánh cách đầy đủ, khách quan mặt đời sống xã hội lồi người, quốc gia, dân tộc qua thời kỳ lịch sử +Tài liệu lưu trữ tiêu chí đánh giá trình độ văn minh quốc gia (sự xuất chữ viết) 60 +Thơng qua tài liệu lưu trữ kế thừa tiếp thu truyền thống q báu dân tộc để tun truyền, giáo dục sắc văn hóa dân tộc cho hệ trẻ chống lại yếu tố văn hóa ngoại lai khơng phù hợp với truyền thống văn hóa Việt nam - Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu đáng cơng dân d Các loại tài liệu lưu trữ - Nhóm tài liệu quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính): Gồm loại văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hố, qn sự…, Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia định.VD: + Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ ; Hiện nay: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thơng tư, Chỉ thị, Quyết định loại văn khác - Nhóm tài liệu khoa học cơng nghệ (khoa học kỹ thuật): nhóm tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cơng trình bản, thiết kế xây dựng sản phẩm cơng nghiệp; tài liệu điều tra, khảo sát tài ngun thiên nhiên như: địa chất, khí tượng, thủy văn, đồ…Bao gồm có nhiều loại như: vẽ, thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ… - Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép phản ánh lại kiện, tượng xảy tự nhiên xã hội hình ảnh âm kết hợp hình ảnh âm như: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ Bao gồm âm bản, dương cuộn phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình,… - Nhóm tài liệu văn học nghệ thuật: Phản ánh hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ…Bao gồm loại thảo, gốc tác phẩm văn học nghệ thuật… - Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiếng II CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ: Phân loại tài liệu lưu trữ: Là phân chia tài liệu thành khối, nhóm, đơn vị bảo quản - Phân loại tài liệu phơng lưu trữ quốc gia: cq TW thực , phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống kho (viện) trung tâm lưu trữ dựa vào đặc trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động, lãnh thổ, kỹ thuật chế tác + Xây dựng kho lưu trữ ngành Cơng an, qn đội, kho lưu trữ tài chính, Ngân hàng, Bưu điện + XD kho tài liệu lưu trữ trước CMT8, sau CMT8… + XD kho lưu trữ tỉnh, huyện,,, + xây dựng kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, tài liệu quản lý hành chính… - Phân loại tài liệu kho lưu trữ: Tài liệu kho lưu trữ phân chia theo phơng lưu trữ Phơng lưu trữ tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động quan nhà nước , tổ chức trị XH, doanh nghiệp có nghĩa trị, kinh tế, khoa học đưa vào bảo quản kho lưu trữ định Trong kho lưu trữ tỉnh, huyện phân chia thành phơng lưu trữ sau: + HĐND tỉnh, TP + UBND + Phơng lưu trữ sở, ban, ngành… Ngồi phơng lưu trữ quan, có phơng lưu trữ nhân, gia đình, dòng họ…và sưu tập lưu trữ 61 Đánh giá tài liệu lưu trữ: a.Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức lựa chọn để bảo quản phòng kho lưu trữ tài liệu có giá trị trị, kinh tế, văn hố, khoa học b Mục đích, ý nghĩa: - Quy định thời hạn cần thiết cho loại tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu q, đồng thời huỷ bỏ tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí khơng cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ: a.Khái niệm: Là cơng tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú hồn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ quan , kho lưu trữ nhà nước, TW, địa phương theo ngun tắc phương pháp thống b Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: Phơng lưu trữ quốc gia:Các tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước; cq thuộc quyền cũ để lại chưa thu thập hết; tài liệu bảo quản thư viện, bảo tàng… Phơng lưu trữ quan Kho lưu trữ tỉnh thành cấp quận, huyện 4.Thống kê kiểm tra lưu trữ a Khái niệm thống kê lưu trữ : Thống kê lưu trữ áp dụng phương pháp cơng cụ chun mơn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ * Nội dung thống kê lưu trữ: - Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ ( tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu chun mơn, tài liệu văn học nghệ thuật) - Thống kê hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ quan quản lý lưu trữ.Các cơng cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, cơng cụ tra cứu máy vi tính băng, đĩa từ - Thống kê phương tiện bảo quản - Thống kê cán lưu trữ quan quản lý ngành lưu trữ - Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê lượt người b Kiểm tra tài liệu lưu trữ: Cơng tác kiểm tra tiến hành nhằm mục đích: - Nắm bắt thực tế tài liệu phơng lưu trữ, đối chiếu với số liệu ghi sổ sách thống kê; phát tài liệu bị hư hỏng mặt vật lý: bị mờ khơng đọc được, bị ẩm mốc… - Phát sai sót cơng tác quản lý, đánh giá, thống kê…để có biện pháp khắc phục kịp thời * Chế độ kiểm tra: 62 - Kiểm tra định kỳ theo thời kỳ 3năm hay năm tiến hành lần - Kiểm tra đột xuất trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục kht hay bị bẻ khóa; Phát tài liệu bị hư hỏng điều kiện bảo quản khơng tốt; Sau lần di chuyển tài liệu người phụ trách tài liệu thay đổi Hoặc vì1 ngun nhân mà tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều Chỉnh lí tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ để tổ chức khoa học phơng lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng tồn diện hiệu b Nội dung cơng tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: Kiểm tra hồ sơ lập hồn thiện hồ sơ chưa đạt u cầu lưu trữ Chọn xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, phương pháp phân loại Đồng thời dự kiến nhân lực thời gian thực Bảo quản tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Là tồn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn, lâu bền an tồn phòng lưu trữ b Nội dung cơng tác bảo quản tài liệu : - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi tho - Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hố tài liệu - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học , thực nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu - Kiểm tra tài liệu thường xun để phát hư hỏng c u cầu CSVC phục vụ cơng tác lưu trữ: - địa điểm,thiết kế, kiến trúc nhà kho thơng thống - Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ … Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng, kho lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thơng tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tun truyền giáo dục, văn hóa, qn sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng cơng dân b Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Viết đăng báo, phát thanh, truyền hình - Cơng bố tài liệu lưu trữ 63 [...]... lược , do các cấp quản trị cao cấp thực hiện Thời gian thực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính: - Môi trường vĩ mô: yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KHKT, yếu tố tự nhiên… Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ mô - Môi trường vi mô: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giới… Nhà quản trị có thể thay đổi... chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước 2 Khái niệm Văn bản quản lý Nhà nước: Là những quyết định quản lý và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp... Lịch thời gian biểu công tác (lịch làm việc); - Sổ tay, sổ nhật ký; - Lịch để bàn , treo tường MẪU: Bảng kế hoạch trong tuần II TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: 1 Nội dung cơ bản của kỹ thuật và kỹ năng hành chính trong điều hành hoạt động văn phòng a.Thiết kế và phân tích công việc trong công sở: - Thiết kế công việc: phân chia các công việc lớn, nhỏ hợp lý * Yêu cầu: + Phù hợp với... khi cần thiết Do nhà quản trị trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng c Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp (Operational control): Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kế hoạch hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai theo yêu cầu.Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện 4 Phân loại kiểm tra: - Kiểm tra hành chính : kiểm tra các công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt... người nghe, chào tạm biệt Chương 7 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN: 1 Khái niệm về văn bản: - Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ - Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp... thấy rõ mục tiêu, hướng đi Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác hoạch định Cấp quản trị thấp thì hoạch định mang tính tác vụ, tác nghiệp (hoạch định HC-VP), cấp quản trị cao thì hoạch định mang tính chiến lược 2 Khái niệm: Hoạch định là chức năng của quản trị, bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó Kết quả của họach... doanh: - Cẩm nang về chính sách - Cẩm nang về cơ cấu tổ chức - Cẩm nang về quản trị - Cẩm nang về lịch sử công ty và các sản phẩm 25 - Cẩm nang thực hành về tiêu chuẩn hóa hoặc thủ tục lưu trữ, soạn thảo … - Cẩm nang về quỹ phúc lợi - Cẩm nang về hội nhập môi trường làm việc - Cẩm nang chỉ dẫn công việc - Cẩm nang của từng bộ phận: hành chính, kế toán, sản xuất * Cẩm nang hành chính: - Giới thiệu lịch... nút thì đó là ưu tiên một, cả văn phòng cần dồn sức cho kịp thời hạn quy định 8 Quản lý hồ sơ: Thư ký thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ tài liệu theo quy định của công tác văn thư, lưu trữ ← Sơ bộ phân loại tài liệu, vào sổ đăng ký và chuyển văn bản đến thủ trưởng đơn vị, người có thẩm quyền xử lý văn bản để giải quyết Đối với tài liệu đòi hỏi giải quyết ngay thì lập thành hồ sơ “chờ giải quyết” và... hàng ngày và lâu dài Việc bảo quản , lưu trữ thông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến… 15 Chương 4 HOẠCH ĐỊNH , TỖ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: 1 Tầm quan trọng của hoạch định: “Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” (Crawford H.Greenewalt) Hoạch... dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thị trường… - Thông tin chính trị – xã hội: những thông tin liên quan đến tình hình văn hoá, giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh quốc phòng, ngoại giao… d Theo tính chất thời điểm nội dung: - Thông tin quá khứ - thông tin hiện hành - thông tin dự báo e Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác: 13 - Theo quan hệ quản lý: thông tin từ trên