Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương MỤC LỤC Lời mở đầu CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY PHUCNGUYEN MEDIA 10 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN .15 Kết luận 22 Phụ Lục 23 Tài liệu tham khảo: 27 Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Lời mở đầu Hiện nay, với thời đại khoa học - công nghệ thông tin mở vận hội cho cá nhân cộng đồng Theo đó, cấu trúc ngành kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp ngày phát triển lớn mạnh, chuyên nghiệp tất lĩnh vực Nhưng để khẳng định vị trí vững thị trường công ty có xu hướng quan tâm đến việc quảng bá đánh bong hình ảnh thương hiệu Và tổ chức kiện công cụ sử dụng phổ biến nay, đứng sau quảng cáo nghiên cứu thị trường, gây tiếng vang lớn Thông qua kiện tổ chức, doanh nghiệp tạo ý khách hàng, thuyết phục khách hàng tiềm đến với doanh nghiệp mình, phát triển dịch vụ hay sản phẩm, làm tăng doanh số bán hàng công ty qua quảng bá thương hiệu Trên thực tế để tổ chức thành công kiện doanh nghiệp thường thuê công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức kiện để giúp họ quản lý lĩnh vực Nhưng công ty cung cấp dịch vụ tổ chức kiện hoạt động theo quy trình nào, quy trình tổ chức kiện doanh nghiệp trải qua bước nào, làm để công ty tổ chức kiện thoả mãn tốt nhu cầu thị trường dịch vụ này? Đó vấn đề nhà cung cấp tổ chức kiện xã hội quan tâm Sau thời gian thực tập công ty Truyền thông- kiện Phúc Nguyên , với vốn kiến thức mình, thấy lực kinh doanh chất lượng tổ chức kiện công ty em chọn đề tài: “Đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức kiện công ty truyền thông kiện Phúc Nguyên” Mục đích nghiên cứu: phân tích, đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức kiện, từ nêu ưu điểm, nhược điểm nó, dựa sở lý luận tổ chức kiện qua trình học tập, nghiên cứu thực tập công ty đưa số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công ty Truyền thông- kiện Phúc Nguyên Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Trong báo cáo, dựa sở lý thuyết tổ chức kiện cộng với nghiên cứu thực tiễn quan sát, điều tra vấn em xin đưa số thông tin, đánh giá tổng quát số nghiên cứu cá nhân tình hình thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện giai đoạn 2013-2015 số ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ năm Báo cáo em gồm chương: Chương 1: Tổng quan công ty Truyền thông- kiện Phúc Nguyên Chương 2: Thực trạng chất lượng Hoạt động tổ chức kiện công ty truyền thông kiện Phúc Nguyên Chương 3:Đánh giá chất lượng dịch vụ tổ chức kiện công ty truyền thông kiện Phúc Nguyên Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Tên công ty: công ty truyền thông kiện Phúc Nguyên Trụ sở chính: Số 27, Ngách 3/40, Phố Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội Webside: www.phucnguyenmedia.com Tel: 04-3735 9024 Fax:04-3511239 Hotline: 0904.604.228 - 0904.712.858 Mã số thuế: 0106690106 Công ty truyền thông kiện Phúc Nguyên ( PhucNguyen Media) thành lập năm 2013 PHUCNGUYEN MEDIA đơn vị hoạt động chuyên nghiệp lĩnh vực truyền thông, tổ chức kiện hội nghị, hội thảo, cung ứng thiết bị kiện, nhân cao cấp Trong nhiều năm hoạt động, PHUCNGUYEN MEDIA giữ vị trí công ty hàng đầu sáng tạo phát triển việc cung cấp trọn gói dịch vụ hỗ trợ truyền thông tiếp thị, tổ chức kiện, cung cấp thiết bị hội nghị dịch vụ hỗ trợ khác Với kỹ tư vấn chuyên nghiệp dịch vụ khách hàng linh hoạt mong muốn tạo cho khách hàng giá trị gia tăng thiết thực thông qua dịch vụ Với phương châm “Chia sẻ ý tưởng, kết nối thành công”, công ty mong muốn góp sức vào phát triển thành công khách hàng thông qua việc tạo dựng hình ảnh độc đáo ấn tượng PHUCNGUYEN MEDIA tâm trở thành Công ty kính trọng thu hút lĩnh vực cung cấp dịch vụ hỗ trợ – tạo giá trị gia tăng cho khách hàng, nhân viên, cộng đồng cổ đông 1.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Sơ đồ cấu tổ chức công ty PhucNguyen Media: Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Nguồn: ban quản lý nhân phòng Sales Nhiệm vụ phòng ban: - Nhiệm vụ phòng Sales:  Chủ động liên lạc trao đổi công việc với khách hàng theo định hướng công ty kế hoach trưởng phòng kế dịch vụ khách hàng hoạch định  Chủ động xây dựng chương trình hỗ trợ, phục vụ cảm ơn khách hàng dựa kế hoạch định hướng  Lập mục tiêu, kế hoạch cho kiện, trình ban giám đốc phê duyệt định kỳ thực tổ chức triển khai  Thực xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc Phòng tháng để trình Giám đốc phê duyệt  Tổ chức máy nhân sự, phân công công việc Phòng để hoàn thành ngân sách năm, kế hoạch công việc phòng/ban phê duyệt thời kỳ  Thực báo cáo nội theo Quy định Công ty báo cáo khác theo yêu cầu Ban điều hành  Xây dựng quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực Phòng; đánh giá hiệu quy trình, quy định thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động Công ty  Thực nhiệm vụ khác theo đạo Ban điều hành phân công - Nhiệm vụ phòng kế toán  Giúp Giám đốc công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, hoạt động liên quan đến quản lý tài  Xây dựng trình Giám đốc Hội đồng quản trị ban hành quy chế quản lý quản lý tài Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài hàng tháng, quý, năm Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh  Cân đối kế hoạch tài Công ty, điều hoà loại vốn Công ty, quan hệ với Tổng công ty, ngân hàng tài chính, cổ Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Báo cáo thực tập khoá - - Trường đại học Ngoại Thương đông pháp nhân để tạo nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh có nhu cầu Nhiệm vụ phòng tổ chức kiện hội thảo  Lên kế hoạch cụ thể, phân công công việc cho nhân viên để thực dịch vụ  Theo dõi trình tổ chức kiện kể từ nhận thông báo từ khách hàng hay ban giám đốc  Kiểm soát trình diễn kiện để đạt yêu cầu chất lượng tiến độ từ phía khách hàng  Trong trường hợp, giúp khách hàng chuẩn bị thiết bị cân thiết kiện, hội nghị, hội thảo  Nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, báo cáo ban giám đốc để rút kinh nghiệm làm học Nhiệm vụ phòng truyền thông, thiết kế, kỹ thuât:  Cung cấp thông tin cần thiết đến với khách hàng  Thiết kế yêu cầu hợp lý, phù hợp với yêu cầu khách hàng Khi thiết kế xong, phận thiết kế cần gửi lại cho khách hàng xem xét trước in, phun Bộ phận thiết kế có trách nhiệm sửa đổi cho khách hàng cảm thấy hài lòng Sau nhận yêu cầu hoàn thiện, phận thiết kế cần đôn đốc xưởng in, quan có lien quan đến trình cung cấp sản phẩm hoàn thiện thời gian thoả thuận với khách hàng 1.3 Lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp - Dịch vụ tổ chức kiện: hội nghị hội thảo, hội chợ- triển lãm, lễ ký kết, khai trương, giới thiệu sản phẩm… - Cho thuê thiết bị: thiết bị trình chiếu, thiết bị văn phòng, thiết bị dịch đa ngôn ngữ, thiết bị âm ánh sang - Dịch vụ thiết kế, in ấn: thiết kế dàn dựng, thiết kế sản xuất loại ấn phẩm phục vụ hội nghị, thiết kế- in ấn loại ấn phẩm quảng cáo - Dịch vụ hỗ trợ kiện: nhân phúc vụ kiện, đón khách VIP sân bay, dịch vụ cung cấp phương tiện lại, đặt phòng khách sạn nước quốc tế… - Tổ chức tour du lịch: tổ chức tour du lịch nước, tổ chức tour du lịch nước ngoài… 1.4 Tổng quan hoạt động công ty năm gần Bảng: Doanh thu lợi nhuận sau thuế lĩnh vực kinh doanh công ty giai đoạn 2013-2015: Đơn vị: triệu đồng Thuê thiết bị Thiết kế, in ấn Tổ chức kiện Hỗ trợ kiện 2013 100 420 200 300 2014 230 500 415 500 Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 2015 200 430 500 400 Báo cáo thực tập khoá Tổng doanh thu Chi phí Chi phí quản lý Lợi nhuận 1020 700 200 120 Trường đại học Ngoại Thương 1645 1530 1000 1000 400 420 245 110 ( Nguồn: Phòng kế toán công ty PhucNguyen Media) Biểu đồ thể tỷ trọng lĩnh vực kinh doanh công ty năm 2015 Từ bảng doanh thu cho thấy, năm 2013 - 2014 phần lớn doanh thu công ty từ hoạt động cấp dịch vụ thiết kế in ấn hỗ trợ tổ chức kiện Cho thấy giai đoạn lĩnh vực kinh doanh chủ yếu công ty thiết kế, in ấn hỗ trợ tổ chức kiện Do giai đoạn đầu thành lập, công ty chưa có chỗ đứng thị trường, lượng khách hàng tiềm thấp, kỹ thuật chuyên môn vấn đề tài vốn đầu tư thấp nên doanh nghiệp chưa thể có đủ điều kiện để tổ chức trọn gói cho kiện, hội nghị , hội thảo Tuy nhiên, từ biểu đổ thể tỷ trọng lĩnh vực kinh doanh công ty năm 2015, hoạt động dịch vụ tổ chức kiện chiếm tỷ trọng cao với Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương 33%, đem lại nguồn doanh thu cho công ty Nhưng lợi nhuận công ty năm 2015 thấp so với năm 2014, nguyên nhân giai đoạn công ty tập trung nhiều vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên để nâng cao nghiệp vụ đồng thời tuyển thêm nhân viên để mở rộng quy mô Đến công ty có khoảng 30 nhân viên thức 20 cộng tác viên cho kiện PhucNguyen Media thức công ty chuyên tổ chức, đồng hành, hỗ trợ kiện hội nghị Các kiện Phúc Nguyên hỗ trợ đồng hành tổ chức nhận hài lòng từ phía khách hàng Những kiện phần lớn hội nghị quan trọng, mang tầm quốc tế mang tính chất trị Một số kiện bật như: Stt Tên hội nghị Tên khách hàng Ngày hội quý ông Công đoàn sở trường đại vào bếp học tài nguyên môi trường Hà Nội Triển lãm ảnh Đại sứ quán Thuỵ Điển phối Những ông bố hợp với văn hoá thể thao Thuỵ Điển du lịch Khởi động Trái Bộ công thương Đất Triển lãm “ UNESCO, viện Thuỵ Điển, ngăn tủ” bảo tàng Unstraight… Ngày hội sữa học UBND tỉnh Bắc Ninh đường Mít tinh hưởng ứng Bộ tài nguyên môi trường ngày môi trường giới Hội thảo- khoá đào Bộ tài tạo mạng lưới sản xuất toàn cầu quy trình chứng nhận UL Hội thảo- hiệp định Bộ tư pháp tổ chức đối tác kinh tế USAID xuyên Thái Bình Dương (TTP) pháp luật Việt Nam Kỷ niệm 10 năm Bộ tài thành lập hội thẩm Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Thời gian Ngày tháng năm 2016 Ngày tháng năm 2016 Ngày tháng năm 2016 Ngày 14 tháng năm 2015 Ngày tháng năm 2015 Ngày tháng năm 2015 Ngày 28 tháng năm 2016 Ngày 18 tháng năm 2016 Ngày 10 tháng năm 2016 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương định giá 10 Sự kiện Ngày hội Bộ tư pháp tổ chức Ngày 23 tháng 11 năm đôi tay xinh USAID 2015 (Nguồn: Phòng tổ chức kiện công ty PhucNguyen Media) Cho thấy, kiện Phúc Nguyên tổ chức đồng hành tổ chức gồm kiện trị, thuộc ban ngành phủ Những dự án không thuộc lĩnh vực hội nghị mà buổi họp báo, lễ trao giải, hội chợ- triển lãm, chương trình từ thiện… Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY PHUCNGUYEN MEDIA 2.1 Một số vấn đề chung tổ chức kiện 2.1.1 Khái niệm phân loại a) Khái niệm Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp hoạt động với tư liệu lao động việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực dịch vụ đảm bảo toàn công việc chuẩn bị hoạt động kiện cụ thể thời gian không gian cụ thể, nhằm chuyển tới đối tượng tham gia kiện thông điệp truyền thông theo yêu cầu khách hàng mục tiêu ( Theo giáo trình Kỹ tổ chức kiện- TS: Lưu Kiếm Thanh) b) Phân loại Để phân loại hoạt động tổ chức kiện cách có định hướng, người ta phân loại dựa nhiều tiêu thức khác nhau: - Theo địa điểm làm event Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm Ngoài trời: ca múa nhạc - thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao - Theo mục đích event + Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ + Chương trình hội thảo trị khoa học + Chương trình đặc biệt + Chương trình cảm ơn khách hàng Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 10 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương a) Khách hàng tìm kiếm thông qua hoạt động PR hoạt động bán hàng cá nhân công ty Những cá nhân tham gia vào trình thường giám đốc, trưởng phận, có người có kinh nghiệm làm việc lâu năm b) Xác định yêu cầu thương lượng Dưới góc nhìn người marketing điều quan trọng chương trình tổ chức kiện đáp ứng cách tối ưu mong muốn khách hàng, hay thông điệp gửi tới công chúng chương trình tổ chức kiện Bởi vậy, xác định yêu cầu hiểu mong muốn khách hàng yếu tố quan trọng định thành bại kiện Nội dung cần thiết cho việc xác định yêu cầu thương lượng là: thông tin đối tác lĩnh vực gì, người mong muốn thực kiện ai, người tham gia đàm phán ai, họ hiểu công tác tổ chức kiện, đặc biệt họ muốn tổ chức chương trình kiện nào, khả chi phí họ cho chương trình kiện, thời gian tổ chức nào, đối tượng công chúng họ ai, mong muốn họ công chúng mục tiêu gì… Việc đàm phán người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm Tham gia đàm phán thường có người trở lên, có mối quan hệ sẵn với đối tác, hai người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình Hai đối tượng tham gia vào trình đàm phán để hỗ trợ lẫn làm thỏa mãn yêu cầu khách hàng c) Chuẩn bị thực Giai đoạn giai đoạn cụ thể ý tưởng Các vấn đề bao gồm: • • • • • Địa điểm tổ chức Thời gian tổ chức chương trình thời gian diễn chương trình Chủ đề chương trình Thiết kế hình ảnh cho chương trình Chương trình chi tiết, gồm hoạt động gì, thời gian Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 13 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Đây lúc quy trình tổ chức kiện cụ thể hóa chi tiet trước tiến hành thực thi Công ty kiện cần quan tâm đến vấn đề sau: • • • • • d) Ngân sách Nguồn nhân lực thực Nhà cung cấp thiết bị dụng cụ Vận chuyển Phân tích rủi ro xảy Thực kế hoạch có kèm theo kiểm soát Lúc người thực công việc đặt theo kế hoạch có giám sát người tổ chức chương trình Người phụ trách điều phối nhân lực theo công việc phân công Những lúc có phát sinh dự kiến, người tập hợp lại để giải chỗ Kết thúc kiện, tất dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại vật dụng sử dụng, chuyển đồ đạc kho, sử lý chỗ số yêu cầu nhà cung cấp Ví dụ chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc thuê cho kiện… e) Truyền thông sau kiện Kết thúc kiện, truyền thông sau kiện không phần quan trọng để tác động tới công chúng, tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp Bên canh đó, việc chăm sóc khách hàng sau kiện Phúc Nguyên khâu quan trọng nhằm thiết lập theo sát xây dựng mối quan hệ lâu dài, người phụ trách chương trình đảm trách f) Kết thúc kiện Kết thúc kiện, bên hoạch toán ngân sách thực tế, khoản phát sinh thừa hay thiếu so với dự đinh ban đầu đươc kê khai Các cá nhân tham gia vào tổ chức kiện viết báo cáo kết chương trình cảm nhận cá nhân, hoạt động khâu phụ trách, thành công hay có Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 14 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương trục trặc gì, đánh giá đối tác khâu công việc đó… gửi cho thư ký phòng gửi lại cho phòng truyền thông 2.2.2 Hoạt động tổ chức kiện công ty Bảng: Doanh thu từ hoạt động tổ chức kiện công ty từ năm 2013 đến 2015 so với doanh thu toàn công ty: Tổ chức kiện Tổng doanh thu 2013 200 1020 2014 2015 415 500 1730 1530 Nguồn: phòng kế toán công ty Phúc Nguyên Media Công ty Phúc Nguyên bắt đầu lĩnh vực kiện vào năm 2013 Cũng công ty khác, công ty bắt đầu với kiện nhỏ lẻ doanh thu từ kiện chưa cao Bên cạnh đó, bắt đầu kinh doanh lĩnh vực nên không khó tránh khỏi sai sót trình tổ chức, xếp thiết kế Từ sai sót năm 2013, đến năm 2014, nhân viên công ty rút kinh nghiệm công ty bắt đầu với kiện lớn nhờ góp phần đưa doanh thu công ty vượt xa so với năm trước Năm 2015, khách hàng bắt đầu quen với tên Công ty kiện truyền thông Phúc Nguyên Công ty tiếp tục trì thành công đạt đượcvà tiếp tục mở rộng quy mô tìm kiếm khách hàng Công ty bắt đầu hợp tác với kiện mang tính chất trị, công thương…Với đội ngũ nhân viên không ngừng trau dồi kiến thức học hỏi kinh nghiệm nên kiện năm 2015 quy mô lớn hơn, chuyên nghiệp Mặc dù vậy, doanh thu năm 2015 công ty lại thất so với năm 2014, công ty đầu tư phát triển quy mô lĩnh vực kinh doanh mở lớp đào tạo nhân viên… CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN Những thông tin đánh giá chất lượng hoạt động dịch vụ điều tra bằng: Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 15 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Phương pháp thực hiện: - Điều tra bảng hỏi công chúng tham dự Điều tra bảng hỏi, kết hợp vấn chuyên sâu với đôi tác Cơ cấu vấn: - Công chúng tham dự: 108 bảng hỏi Thu thập chương trình gần ( ngày hội quý ông vào bếp, triển lãm ảnh ông bố Thụy Điển, khởi động Trái Đất) Trong có khoảng 40 % sinh viên, 40% công nhân - viên chức, 20% người khác ( người cao tuổi, người hưu ) Đối tác ( khách hàng Phúc Nguyên): 40 bảng hỏi vấn chuyên sâu 3.1 Đánh giá chất lượng hoạt động dịch vụ tổ chức kiện 3.1.1 Đánh giá chung bên đối tác Theo đánh giá đối tác ( điều tra bảng hỏi) việc Phúc Nguyên đáp ứng tốt mong muốn họ sau kiện diễn mức độ sau: mức độ thỏa mãn mong muốn hoàn toàn chưa hoàn toàn không mong muốn tỷ lệ % 62,5 32,5 Điều cho thấy kịch chương trình, công tác tổ chức thực Phúc Nguyên chưa hoàn toàn đáp ứng đươc mong muốn khách hàng Phần lớn đối tác đêu cho Phúc Nguyên cẩn thận, chi tiết, thuận tiện cho khách hàng công tác tổ chức làm trọn gói, nhiên phần kết nối với họ chưa tốt, chưa liên tục, thường thực theo chủ quan, theo thói quen Trong kịch chương trình, hầu hết khách hàng đánh giá mức sáng tạo không cao, cụ thể là: Mức độ sáng tạo Sáng tạo Chưa sáng tạo Không sáng tạo % 42,5 52,5 Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 16 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Ở Phúc Nguyên công ty tổ chức kiện khác Việt Nam đánh giá mức sáng tạo chưa cao, người Việt Nam có thói quen sáng tạo hay làm theo khuôn mẫu Đôi ý tưởng sáng tạo chưa khuyến khích ngại mạo hiểm chương trình tổ chức Và dịch vụ tổ chức kiện mẻ thị trường nên chưa có nhiều ý tưởng sáng tạo Về mức độ chuyên nghiệp Phúc Nguyên đối tác đánh sau: Mức độ chuyên nghiệp % Rất chuyên nghiệp 57,5 Còn có điểm chưa chuyên nghiệp 40 Không chuyên nghiệp 2,5 Mức độ chuyên nghiệp chiếm phần lớn (57,5%), có điểm chưa chuyên nghiệp có tỷ lệ cao (40%) không chuyên nghiệp có 2,5% Vậy hầu hết đối tác đánh giá Phúc Nguyên có điểm chuyên nghiệp, nhiên nhiều yếu tố cần xem xét để nâng cao khả chuyên nghiệp Phúc Nguyên mà đối tác phản hổi như: lịch trình diễn không chuẩn xác, ánh sáng chưa đủ độ sáng, đầu mối liên hệ rõ ràng làm đối tác cảm thấy khó khăn cho việc liên lạc, nhân chồng chéo, xếp thời gian chưa hợp lý…Phúc Nguyên cần quan tâm tới yếu tố để có giải pháp thích hợp cho trường hợp xảy ra, hoàn thiện khả chuyên nghiệp khâu tổ chức Đối với chất lượng tổ chức kiện theo điều tra cho thấy: Còn mong muốn cộng tác lần % Có 60 Còn tùy 40 Không Từ điều tra cho thấy, Phúc Nguyên chưa hoàn toàn thỏa mãn mong muốn đối tác Những yếu tố then chốt để đem đến thành công cho tổ chức kiện , đối tác lựa chọn đánh sau: Yếu tố mấu chốt để thành công Nhân Sự chuyên nghiệp Chất lượng kỹ thuật Ý kiến đồng ý (%) 50 90 55 Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 17 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Sáng tạo 72 Linh hoạt xử lý cố 57,5 Kinh nghiệm 40 Đúng với văn hóa 60 Yếu tố khác 22,5 Chuyên nghiệp ( 90%), sáng tạo (72%), văn hóa (60%) yếu tố đối tác Phúc Nguyên đánh giá cao kiện, điều hợp lý với nhiều cách nhìn nhận chung thành công kiện Việt Nam nói riêng, giới nói chung 3.1.2 đánh giá chung công chúng Cảm nhận công chúng mục tiêu mục đích tổ chức kiện, yếu tố định thành công chương trình tổ chức Ta xem xét yếu tố đánh giá sau: Cảm nhận sau kiện % Rất thích 70,4 Không thích 25 Không cảm nhận 3,9 Chán 0,9 Phần lớn công chúng cảm thấy thích tham dự chương trình kiện (70,4%) Số lại cảm thấy không thích (25%) chán (0,9%) Nhìn chung thành công bước đầu Công chúng đến với kiện với nhiều nhu cầu mong muốn khác nhau, cảm giác ưa thích dựa chương trình đáo ứng với mong muốn họ Vậy Phúc Nguyên làm việc dựa ý kiến đối tác ý kiến chủ quan, đáp ứng với số đông công chúng tham gia Xét ý nghĩa chương trình kiện, 56,5% cho chương trình có ích, 62,6 % lập lờ cho chương trình được, số người cho chán 0,9% Cảm nhận ý nghĩa chương trình Rất có ích Cũng Phí thời gian % 56,5 42,6 0,9 Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 18 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Các kiện nay, hầu hết phục vụ cho mục đích kinh doanh doanh nghiệp Có nhiều loại hình kiện khác nhau, có kiện mang tính quy định lễ khánh thành, lễ động thổ… Có kiện mang tính cung cấp lợi ích cho công chúng lễ cảm tạ khách hàng, tiệc cuối năm…Như ta thấy, công chúng phần lớn có ích Nhưng xem xét đến việc số chương trình cho vô bổ Nó không thực đem lại lợi ích cho công chúng, mong muốn đối tác không đáp ứng hoàn toàn Chương trình muốn thực thành công, ta cần quan tâm đến mong muốn thực công chúng, cụ thể như: Mong muốn công chúng % Thông tin doanh nghiệp 17,6 Vui chơi giải trí 53,7 Giao lưu làm quen 43,5 Có nơi để rảnh rỗi 7,4 Tìm hiểu văn hóa 55,6 Ý kiến khác 14,8 Đa số mong muốn công chúng tìm hiểu văn hóa (55,6%), vui chơi giải trí (53,7) giao lưu làm quen (43,5%) Đối với chương trình có mục tiêu, mục đích định cung cấp lợi ích định cho công chúng mục tiêu Ngoài ra, ta xét đến đánh giá công chúng mức độ chuyên nghiệp công tác tổ chức kiện: Đánh giá mức độ chuyên nghiệp % Rất chuyên nghiệp 54,9 Có điểm chuyên nghiệp 45,1 Hoàn toàn không chuyên nghiệp Phần lớn công chúng có đánh giá Phúc Nguyên chuyên nghiệp (54,9%), hay có điểm chuyên nghiệp (45,1%), không cho Phúc Nguyên không chuyên nghiệp Tuy nhiên phần lớn công chúng đánh giá theo cảm giác, có sở khoa học cụ thể Nhìn chung so với chương trình tổ chức kiện khác, phần lớn công chúng đánh giá Phúc Nguyên tốt Tóm lại, dựa vào kết phân tích trên, ta thấy phần lớn đối tác công chúng mục tiêu có đánh giá tốt với công ty Phúc Nguyên Họ cho quan Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 19 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương trọng với mục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lơn cho công chúng mục tiêu Và chương trình kiện thành công yếu tố chuyên nghiệp, sáng tạo yếu tố đặc biệt quan trọng Và phần lớn đánh giá Phúc Nguyên có chuyên nghiệp công tác tổ chức kiện, mặt sáng tạo chưa đánh giá cao Để nâng cao chất lượng tổ chức kiện, ta cần xem xét kỹ có giải pháp cụ thể yếu tố 3.2 Một số đề xuất cá nhân nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ  Nâng cao khả sáng tạo cho nhân viên Tạo điều kiện cho công nhân viên trao đổi với nhiều môi trường thoải mái thân thiện Trong trình trao đổi phát sinh thêm nhiều ý tưởng lạ hấp dẫn từ người tham gia trực tiếp công việc Bên cạnh đó, ban lãnh đạo ý lắng nghe, tạo nhiều hội để tán thưởng động viên người có nhiều ý tưởng sáng tạo, tạo động lực cho họ Ngoài ra, công ty tổ chức thu mà cho phép người bên công ty tham dự hoạt động tổ chức kiện Từ ta thu thập nhiều ý tưởng, hiểu biết, đánh giá nhìn nhận khác mà công ty xem xét, đánh giá phát triển  Xác định đối tượng công chúng mục tiêu Cần biết rõ đối tượng công chúng mà công ty hướng đến ai? Những thông điệp mà đối tác muốn truyền tải cho công chúng?  Mở lớp đào tạo chuyên sâu, trao đổi kinh nghiệm ban giám đốc, người có kinh nghiệm lâu năm cho nhân viên mới, tính chuyên nghiệp chưa cao  Lập kế hoạch ngân sách cho kiện Để cung cấp dịch vụ tổ chức kiện chuyên nghiệp khách hàng dễ chấp nhận thiết công ty phải có phận chuyên lập kế hoạch cho khách hàng đưa nhiều phương án thực để khách hàng chọn lựa cho phù hợp với ngân sách mà họ giành cho tổ chức kiện Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 20 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương  Hệ thống thiết bị âm ánh sáng Công ty nên đầu tư để tuyển phận chuyên trách ánh sáng để tiến tới dịch vụ trọn gói hoàn hảo Để doanh nghiệp có hội tiến tới tổ chức kiện lớn tập đoàn, mở rộng quy mô tổ chức kiện Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 21 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Kết luận Thông qua việc nghiên cứu sâu vào lĩnh vực tổ chức kiện để thấy thực trạng cung cầu, tình hình cạnh tranh dịch vụ thị trường Qua ta thấy thị trường hoạt động ngày sôi động đặc biệt năm gần Đề tài đưa thực trạng tổ chức kiện công ty giải pháp hoàn thiện để giúp công ty tiến đến dịch vụ trọn gói hoàn chỉnh, đạt hiệu kiện mà họ tổ chức với chi phí thích hợp Hiệp hội quảng cáo quan nhà nước cần tạo điều kiện để doanh nghiệp hoạt động hiệu cạnh tranh lành mạnh thị trường, thoả mãn tốt nhu cầu khách hàng Công ty kiện truyền thông Phúc Nguyên công ty hoà nhập vào xu phát triển chung thị trường với nhiều lĩnh vực hoạt động: tổ chức kiện, thiết kế in ấn Đó ba mảng để công ty xây dựng nhận thức tích cực thương hiệu tâm trí khách hàng, đạt mục tiêu kinh doanh thị trường, đứng vững thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt nay, làm nên thương hiệu vững mạnh thị trường Vì điều kiện trình độ khả hạn chế nên viết em tránh khỏi thiếu sót khiếm khuyết Em xin chân thành cảm ơn đóng góp ý kiến quý báu cô giáo: Ths Trần Thị Thoa, anh chị phòng kinh doanh công ty Truyền thông- kiện Phúc Nguyên tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 22 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Phụ Lục Bảng thăm dò ý kiến Đối tác Tên:………………………………………… Chức vị:…………………………………… Đơn vị công tác:…………………………… Số điện thoại:……………………………… Email:……………………………………… Đã đạt mong muốn ông/bà mức nào? Hoàn toàn mong muốn Chưa hoàn toàn Không mong muốn Tại sao: ……………………………………………………………………… Ông/bà đánh giá độ chuyên nghiệp công tác tổ chức Phúc Nguyên: Rất chuyên nghiệp Chưa chuyên nghiệp Không chuyên nghiệp Cụ thể:…………………………………………………………………………… Độ sáng tạo công tác tổ chức Phúc Nguyên: Rất sáng tạo Chưa sáng tạo Không sáng tạo Cụ thể: ……………………………………………………………………………………… Theo ông/bà, đâu mấu chốt để dẫn đến thành công chương trình kiện? (3 yếu tố quan trọng nhất) Nhân Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 23 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Sự chuyên nghiệp công tác tổ chức Chất lượng kỹ thuật Sáng tạo chương trình Linh hoạt xử lý cố Kinh nghiệm Đúng với văn hóa Khác Lần sau ông/bà muốn tiếp tục cộng tác với công ty kiện Phúc Nguyên? Có Còn tùy Không Cụ thể:……………………………………………………………………… Cuối cùng, ông có nhắn gửi tới công ty kiện chúng tôi, sau tham gia chương trình này:……………………………………………………… Xin chân thành cảm ơn quý ông/bà! Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 24 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Công chúng: Tên:……………………………………… Chức vị:………………………………… Đơn vị công tác:………………………… SĐT:…………………………………… Email: …………………………………… Bạn cảm nhận không khí chương trình hôm nay? Ông có cảm thấy ngày hội này? Rất thích Không thích Không cảm thấy Chán Bạn cảm nhận ý nghĩa chương trình? Rất có ích Cũng Phí thời gian Những điều bạn quan tâm chương trình này? • Thông tin doanh nghiệp Vui chơi giải trí Giao lưu làm quen Có nơi để lúc rỗi rãi Tìm hiểu văn hóa Khác:………… Những bạn nhận buổi hôm có đáp ứng với mong muốn bạn không ạ? Hoàn toàn mong đợi Không hoàn toàn Không mong đợi Bạn cảm nhận mức độ chuyên nghiệp công tác tổ chức chương trình hôm nay? • Rất chuyên nghiệp Có điểm chuyên nghiệp Hoàn toàn không chuyên nghiệp Cụ thể:…………………………………………………………………………… (Lịch trình buổi hôm nay, chất lượng ca sĩ, hay không khí hội trường, hay âm ánh sáng,…) Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 25 Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Kết thúc chương trình, bạn cho biết cảm xúc bạn thời điểm này? (Vui vẻ, nhạt nhẽo, mệt, chán,…) Nếu có chương trình khác Phúc Nguyên tổ chức, bạn muốn tiếp tục tham dự? Có Rảnh tham gia Xin chân thành cảm ơn! Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 26 Không Báo cáo thực tập khoá Trường đại học Ngoại Thương Tài liệu tham khảo: - Giáo trình kỹ tổ chức kiện- TS: Lưu Kiếm Thanh - http://phathoanggia.vn/cac-tieu-chi-danh-gia-chat-luong-cong-ty-to-chuc-sukien-2104-3.html#sthash.EhZCGv0h.dpuf http://www.slideshare.net/hoangmaihoangmai/to-chuc-sukiennop3003- - 31428235 Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 27 [...]... hoạt động tổ chức sự kiện của công ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên giai đoạn 2013-2015 2.2.1 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Phucnguyen Media Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Phúc Nguyên: Tìm kiếm khách hàng Xác định yêu cầu và thương lượng Chuẩn bị thực hiện Thực hiện Truyền thông sau sự kiện Kết thúc hoạt động, đánh giá Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 12 Báo cáo thực tập giữa khoá... chí đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là cầu nối rất tốt giữa các công ty tổ chức sự kiện với khách hàng hoặc chỉ là với những người trong cùng một công ty, tạo nên sự gắn kết và thể hiện đẳng cấp cũng như sự tinh tế của khách hàng khi sự kiện diễn ra hoàn hảo Khách hàng sẽ đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện thông qua những tiêu chí như:  Ý nghĩa của sự kiện: Công. .. trặc gì, đánh giá của đối tác về khâu công việc đó… rồi gửi cho thư ký phòng và gửi lại cho phòng truyền thông 2.2.2 Hoạt động tổ chức sự kiện của công ty Bảng: Doanh thu từ hoạt động tổ chức sự kiện của công ty từ năm 2013 đến 2015 so với doanh thu toàn công ty: Tổ chức sự kiện Tổng doanh thu 2013 200 1020 2014 2015 415 500 1730 1530 Nguồn: phòng kế toán công ty Phúc Nguyên Media Công ty Phúc Nguyên. .. giá sự thành công của sự kiện  Nắm bắt những yêu cầu của khách hàng: Những công ty tổ chức sự kiện phải đặc biệt lưu ý nắm bắt yêu cầu của khách hàng về thể loại sự kiện, thời gian tổ chức và số lượng người tham dự những điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn tới địa điểm hay thiết bị và phong cách tổ chức, những tiêu chí rất quan trọng làm nên sự thành công của sự kiện 2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động tổ. .. hỏi kinh nghiệm nên các sự kiện năm 2015 quy mô lớn hơn, chuyên nghiệp hơn Mặc dù vậy, doanh thu năm 2015 của công ty lại thất hơn so với năm 2014, do công ty đầu tư phát triển quy mô và lĩnh vực kinh doanh và mở lớp đào tạo nhân viên… CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN Những thông tin đánh giá chất lượng hoạt động dịch vụ được điều tra... Công ty tổ chức sự kiện chất lượng là những người sẽ giúp khách hàng thể hiện tốt nhất uy tín cũng như đẳng cấp của khách hàng thông qua mỗi sự kiện, nó thể hiện trong sự hoàn hảo đến từng chi tiết trong sự kiện được tổ chức  Sự chuyên nghiệp, sáng tạo trong từng khâu tổ chức: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ lên lịch cho sự kiện, và là người thường xuyên kiểm tra chạy và báo cáo về tiến độ của. .. sinh viên, 40% là công nhân - viên chức, 20% là người khác ( người cao tuổi, người đã về hưu ) Đối tác ( khách hàng của Phúc Nguyên) : 40 bảng hỏi và phỏng vấn chuyên sâu 3.1 Đánh giá chất lượng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện 3.1.1 Đánh giá chung của các bên đối tác Theo đánh giá của đối tác ( được điều tra trong bảng hỏi) về việc Phúc Nguyên đáp ứng tốt mong muốn của họ sau khi sự kiện diễn ra ở mức... phần lớn công chúng đánh giá theo cảm giác, ít có cơ sở khoa học cụ thể Nhìn chung so với các chương trình tổ chức sự kiện khác, phần lớn công chúng đánh giá Phúc Nguyên là khá tốt Tóm lại, dựa vào kết quả phân tích trên, ta thấy rằng phần lớn đối tác và công chúng mục tiêu có đánh giá tốt với công ty Phúc Nguyên Họ đều cho rằng quan Phạm Ánh Ngọc - Anh 15- k52DLKS Page 19 Báo cáo thực tập giữa khoá... tạo, tạo động lực cho họ Ngoài ra, công ty có thể tổ chức những cuộc thu mà cho phép những người bên ngoài công ty tham dự về hoạt động tổ chức sự kiện Từ đó ta có thể thu thập được nhiều ý tưởng, sự hiểu biết, đánh giá nhìn nhận khác nhau mà công ty có thể xem xét, đánh giá và phát triển  Xác định đối tượng công chúng mục tiêu Cần biết rõ đối tượng công chúng mà công ty hướng đến là ai? Những thông. .. tổ chức sự kiện của công ty và những giải pháp hoàn thiện để giúp công ty có thể tiến đến những dịch vụ trọn gói và hoàn chỉnh, đạt được hiệu quả về sự kiện mà họ tổ chức với chi phí thích hợp Hiệp hội quảng cáo và cơ quan nhà nước cần tạo điều kiện để các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và cạnh tranh lành mạnh trên thị trường, thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng Công ty sự kiện truyền thông Phúc