Đang tải... (xem toàn văn)
KỸ NĂNG VĂN PHÒNG Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP? 2 Câu 2: tại sao fải tổ chức LĐ hợp lí trong VP? 4 Câu 3: thông tin có vai trò ntn trong HĐ qli’ Nhà nước? cách Ploai thông tin? 6 Câu 4: Ctac văn thư có ý nghĩa ntn trong HĐ qly nhà nước? ND của ctac văn thư? 7 Câu 5: Tài liệu lưu trữ là j? vai trò TLLT trong qli nhà nước? 8 Câu 6: trình bay các bước tổ chức 1 cuộc họp, hội nghị bki? 10
PHOTO NGÂN SƠN KỸ NĂNG VĂN PHÒNG 1 PHOTO NGÂN SƠN Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP? • Khái niệm: VP là: Nơi làm việc mà xảy HĐ đối nội, đối ngoại máy giúp việc cho thủ trưởng CQ ctac lđạo đạo, đhành chức CQ CQ lớn đgl VP, CQ nhỏ đgl p` hành Nơi làm việc cụ thể ng có chức vụ tầm cỡ, như: thử tướng, tổng bí thư,… dạng HĐ CQ tổ chức đó, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại VB, giấy tờ máy đhành tổng hợp CQ, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lí &tổng hợp thông tin, pvu cho điều khiển lđạo, đảm bảo ĐK vchat, kĩ thuật cho HĐ chung toàn CQ, tổ chức • Chức năng: Tham mưu tổng hợp: - Tham mưu bao hàm ND tham vấn - Tổng hợp: thu thập, thống kê, xử lí thông tin pvu cho HĐ qly Hậu cần: - Thực cviec xếp, bố trí p` làm việc, cấp phát trang TBi, Cbi tài chính-VPP, qly trang TBi, tài sản cđịnh VP`, qly VPP • Nhiệm vụ: PHOTO NGÂN SƠN Tổng hợp, XD Khoạch chg trình ctac of CQ & đôn đốc thực Khoạch, chg trình Bố trí xếp chg trình làm việc hàng tuần,hàng tháng, hàng quí (6 tháng/năm) Thu thập, xử lí, qly & tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình HĐ of đvị CQ Đề xuất kiến nghị, biện pháp pvu đạo, đhành thủ trg? Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thử trg? & chịu trách nhiệm tính pháp lí, kĩ thuật soạn thảo VB? Của CQ ban hành Thực ctac văn thư,lưu trữ Giải văn thư, tờ trình of đvị cá nhân theo qui chế CQ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp Cq tổ chức ctac thư từ, tiếp dân giữ vai trò cầu nối giức CQ tổ chức vs CQ, tổ chức #, vs Nhân dân nchung Lập Khoạch tài chính, dự toán kin phí hàng năm,hàng quí Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo Kế toán hàng quí háng năm; chi trả tiền lương, tiền thg?, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ of nhà nước & theo qđịnh thủ trg? Mua sắm trang Tbi XD bản, XD sửa chữa qlis sở, vchat, kĩ thuất, phg tiện làm việc CQ, đảm bảo yx cầu hậu cần cho HĐ & ctac CQ Tổ chức & thực ctac y tế, BVSK, BV an toàn CQ Tổ chức pvu họp, lễ nghi khánh tiết, thực ctac lễ tân, tiếp khác cách Khọc văn minh 3 PHOTO NGÂN SƠN Thường xuyên kiện toàn máy, XD đội ngũ công chức VP`, bc’ HĐH ctac hành VP`, đạo & hg’ dẫn nghiệp vụ VP` cho VP` cấp hay đvi chuyên môn cần thiết Câu 2: fải tổ chức LĐ hợp lí VP? tổ chức lao động khoa học văn phòng hiểu việc nghiên cứu áp dụng biện pháp tổng hợp, phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ với thời gian ngắn nhất, chi phí hiệu quản lý nhà nước đảm bảo không ngừng nâng cao góc độ cụ thể hơn, thân thiết tổ chức lao động khoa học văn phòng phát huy trình độ lực quan, tổ chức giúp giải mối quan hệ quan tổ chức công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học văn phòng tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn thông suốt đạt hiệu cao thực tế việc tổ chức lao động khoa học văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí ách tắc giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho phát triển quan tổ chức, tăng cường khả sử dụng nguồn lực, thực tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao suất lao động cho quan tổ chức điều kiện công đổi công tác văn phòng vấn đề hiệu đưa lên hàng đầu tổ chức lao động khoa học văn phòng coi hiến pháp thích hợp 4 PHOTO NGÂN SƠN người ta nói đến vấn đề phát triển bền vững tổ chức thời đại lẽ để quan hành phát huy vai trò chức có vị trí xứng đáng hệ thống chủ thể quản lý người ta cho tổ chức lao động văn phòng vấn đề không quan tâm cần phải tiến hành thường xuyên, động sáng tạo công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng không nằm yêu cầu tổ chức lao động khoa học quan hành nói chung, theo tổ chức lao động văn phòng -thường xuyên trang bị, hoàn thiện nâng cao trình độ chuyên môn hành cho cán bộ, công chức -nghiên cứu, đánh gía ảnh hưởng môi trường xã hội hoạt động quan, đời sống, tâm tư nguyện vọng cán bộ, công chức -thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ lãnh đạo nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu công việc đơn vị nói riêng toàn quan nói chung -xây dựng triển khai thực có hiệu kế hoạch sở phối hợp, phát huy vai trò chức phận đơn vị, tận dụng hết khả sáng tạo điều hành thực thi công vụ -đảm bảo đầy đủ sử dụng triệt để có hiệu công cụ phương tiện làm việc -làm tốt luôn hoàn thiện đổi công tác văn thư - lưu trữ 5 PHOTO NGÂN SƠN sở để tổ chức lao động khoa học văn phòng quy chế hoạt động thực tế cho thấy nơi quy chế xây dựng tốt nghĩa quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền giao việc điều hành có nhiều thuận lợi trái lại đơn vị quy chế quy chế xây dựng qua loa việc tổ chức điều hành công việc gặp khó khăn có quy chế tốt,… cán nhân viên trang quan xác định rõ trách nhiệm, công việc quan xác định rõ trách nhiệm, công việc phải làm yêu cầu công việc thân để phấn đấu thực tốt từ đó, suất lao động, quản lý nâng cao Câu 3: thông tin có vai trò ntn HĐ qli’ Nhà nước? cách Ploai thông tin? • Vai trò: - Chúng qui phạm PL& điều đc nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn cần tổ chức thu thập xử lí để tạo sở cho việc lựa chọn phương án hành động, ban hành qđinh qli Thông tin lĩnh vực qli Nhà nước sở khoa học đảm bảo tính pháp lí, thự đg lối csach, đảm bảo tính hiệu cho qli nhà nước thông tin đầy đủ đc thu thập, xử lí cách khoa học, kịp thời, xác vs đầy đủ yếu tố quan trọng đc xem xét giải yếu tố tổng vs đầy đủ yếu tố XH Cùng vs tham gia pp toán học thông tin có sở khoa học chặt chẽ phù hợp vs QL ptrien? Khách quan, tạo thúc đẩy cách hiệu hoạt động, cviec nhà nước • Phân loại: PHOTO NGÂN SƠN Theo tính hệ thống: - TT có hthong’: TT xhien theo chu kì định - TT ko có hệ thống: TT xhien bki, rời rạc Theo lính vực: kinh tế- ctri- Vhoa- Xh… Theo tính chất, ND, thời đ?: - TT khứ: TT lquan đến sviec xảy QK TT hành: TT đc ban & áp dụng TT dự báo Theo gtri nguồn tin: - TT thức TT ko thức Theo quan hệ qli’: TT từ cấp gửi cấp dưới,… Theo hình thức biểu đạt TT: TT văn TT phi VB? Câu 4: Ctac văn thư có ý nghĩa ntn HĐ qly nhà nước? ND ctac văn thư? • Ý nghĩa: Đảm bảo việc cung cấp, kịp thời, đầy đủ TT cần thiết pvu nhiệm vụ qli’ điều hành, cviec ch.môn of CQ, tổ chức nchung Góp p` giải cviec CQ, tổ chức đc nhanh chóng, cxac, suất, chất lượng csach, chế độ; giữ gìn bí mật QG, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ Đảm bảo giữ lại đầy đủ mặt chứng cử CQ tổ chức 7 PHOTO NGÂN SƠN Ctac văn thư có nề nếp đảm bảo việc giữ gìn…tạo ĐK tốt cho ctac lưu trữ, nguồn bổ sung TLLT chủ yếu văn thư • ND: XD& ban hành VB: thảo VB, duyệt VB, sửa chữa bổ sung thảo duyệt Ktra pháp chế VB trc kí, ban hành & kí VB Qli’ Vb & TL #: qli’ & giải VB đến, qli’ Vb Qli & sử dụng dấu CQ: thực theo ng.tắc đóng dầu chế độ qli’ TL CQ Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành CQ Câu 5: Tài liệu lưu trữ j? vai trò TLLT qli nhà nước? • TLLT: gốc, or có gtri pháp lí of TL có gtri đc lựa chọn từ toàn khối TL đc hình thành QTrinh HĐ of CQ, tổ chức & cá nhân, đc bảo quản kho lưu trữ pvu mục đích ctri, kinh tế, khoa học, XH… toàn • XH Vai trò: Trong lĩnh vực trị + Tài liệu lưu trữ dùng để làm chứng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải xung đột biên giới lãnh thổ; làm sáng tỏ chủ trương sách Đảng Nhà nước tôn giáo, dân quyền + Tố cáo tội ác chiến tranh + Bảo vệ an ninh quốc gia trật tự an toàn xã hội 8 PHOTO NGÂN SƠN Trong lĩnh vực kinh tế Sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài hạn ngắn hạn) Sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ tìm kiếm, khai thác tài nguyên khoáng sản Sử dụng tài liệu lưu trữ để sửa chữa, nâng cấp công trình xây dựng Trong lĩnh vực văn hoá – xã hội Tài liệu lưu trữ liệu đáng tin cậy để giới công nhận xếp hạng nhiều di sản văn hoá có giá trị Tài liệu lưu trữ để tổ chức triển lãm giới thiệu trình hình thành phát triển địa danh du lịch tiếng Tài liệu lưu trữ dùng để thiết kế bối cảnh, làm phục trang phim lịch sử Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nươc giải chế độ cho người có công, đối tượng xã hội khác Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ nguồn thông tin thiếu Hàng ngày, hàng cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ để hoạch định chương trình, kế hoạch ban hành định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra xử lý vi phạm trình hoạt động 9 PHOTO NGÂN SƠN Câu 6: trình bay bước tổ chức họp, hội nghị bki? • - Chuẩn bị cho họp Xác định mục tiêu kết mong đợi Xác định chủ đề cách thức tốt để thảo luận cho chủ đề Tạo chương trình mô tả cẩn thận, về: + Thời gian bắt đầu kết thúc Thời gian tiền bạc, phải lên kế hoạch cách khôn ngoan + Xác định địa điểm họp + Danh sách người tham gia khách mời + Danh sách vai trò người tham gia mong đợi từ họ Điều cho phép họ thu thập tất liệu cần thiết để mang đến họp + Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề định hướng họp - Chuyển trước chương trình cho người tham gia có thời - gian lên kế hoạch chuẩn bị cho họp Làm cho họp kiện để học hỏi: kết hợp sáng tạo đào tạo vào chủ đề tham gia việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng video Mọi người tham dự dành thời gian họ - cho bạn, bạn phải mang lại cho họ điều Sử dụng công cụ hoạt động để làm cho họp hiệu • vui vẻ, tiếp thêm sinh lực Chuẩn bị nơi họp - Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn phục vụ cho mục đích - Tạo bầu không khí ấm áp thu hút 10 10 PHOTO NGÂN SƠN - Mang lại mẻ phù hợp - Có phương tiện hỗ trợ phương tiện học tập phù hợp - Luôn tạo số điều khác biệt mẻ dù nhỏ Làm cho họ vui họ đến • Phân công người ghi chép biên - Những người tham dự - Các vấn đề thảo luận - Các định - Các nhiệm vụ: + Ai cần để thực nhiệm vụ - liệt kê nhóm thành viên bên + Thời gian bắt đầu kết thúc nhiệm vụ + Những điều mà họ cần thực Các họp tổ chức thường bị phàn nàn không hiệu lãng phí thời gian Để giảm bớt lời phàn nàn, người tổ chức họp có vai trò quan trọng • 11 Bắt đầu họp 11 PHOTO NGÂN SƠN - Truyền đạt mục đích kết mong đợi với tất người tham gia - Làm rõ thành phần tham dự trao đổi mong đợi - Thiết lập quy định: + Thời gian nghỉ giải lao họp kết thúc + Các thành viên lắng nghe + Các xung đột giải + Mỗi thành viên mong đợi + Các chủ đề bí mật • Điều khiển họp - Làm rõ vạch ý kiến chủ chốt - Hỏi quan điểm khác, bảo vệ ý kiến - Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể - Hỏi câu hỏi cởi mở để khuyến khích đóng góp - Giữ tập trung vào ý kiến, vào người nói - Phân công cụ thể bước thông qua họp - Tập trung vào chủ đề chương trình Đừng lan man chủ đề Các chương trình có giá trị quan trọng, đừng dập tắt sáng tạo lăng mạ người có tham dự bỏ chừng nghỉ giải lao 12 12 PHOTO NGÂN SƠN Tiếp tục - Thu thập thông tin tài liệu từ họp Chắc người lắng nghe - Để người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình - Thừa nhận tăng cường đóng góp có tính xây dựng - Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động - Làm cho nhóm nhận thức vị trí họ quy trình - Tóm tắt điểm giai đoạn hỏi đồng tình - Giúp nhóm tiến tới đồng thuận đến kết luận • Bế mạc - Giúp nhóm xác định bước - Xem lại nhiệm vụ phân công Chắc người biết bổn phận họ Chắc người từ "họp" đến "làm" - Kết luận việc tóm tắt lại việc thực nhóm - Cảm ơn thành viên tham gia đóng góp họ • Sau họp - Đánh giá họp Điều hiệu quả? Điều cần phải cải thiện? - Lên kế hoạch sau họp 13 13 PHOTO NGÂN SƠN - Sử dụng ghi chép thư kí, tạo tài liệu mô tả rõ ràng họp Sử dụng lời nhận xét, câu hỏi, lời phê bình quan điểm để nâng cao chất lượng tài liệu - Phân phát tài liệu cho tất người tham gia người chủ chốt tổ chức - Giám sát tiến hoạt động sau 14 14 [...]... chủ đề bí mật • Điều khiển cuộc họp - Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt - Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới - Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể - Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp - Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói - Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp - Tập trung vào các chủ đề chương trình Đừng lan man chủ đề. .. phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp - Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ Làm cho họ vui khi họ đến • Phân công người ghi chép biên bản về - Những người tham dự - Các vấn đề được thảo luận - Các quyết định chính - Các nhiệm vụ: + Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên bên ngoài + Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ + Những điều nào mà họ... đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao 12 12 PHOTO NGÂN SƠN Tiếp tục - Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe - Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình - Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng - Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động - Làm cho cả... và hỏi sự đồng tình - Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận • Bế mạc - Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo - Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ Chắc rằng mọi người sẽ đi từ "họp" đến "làm" - Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm - Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ • Sau cuộc họp