Đang tải... (xem toàn văn)
Cũng giống như Excel 2003, Excel 2007 đầy mạnh mẽ với nhiều chức năng mới hơn, tốt hơn, giúp làm việc hiệu quả hơn. Nắm chắc trong tay tài liệu về Excel này là một trong những cách đơn giản để nâng cao trình độ sử dụng Excel của bạn.
MICROSOFT EXCEL 2007 Mục lục BÀI I GIỚI THIỆU EXCEL 2007 Những thuật ngữ cần nhớ Ribbon công cụ Excel 2007 Chuẩn XML BÀI II: TẠO MỘT WORKBOOK Mở workbook có sẵn Lưu workbook Đóng workbook Sắp xếp workbook Thủ thuật với worksheet BÀI II CÁCH NHẬP CÔNG THỨC 10 Tìm hiểu công thức Excel 2007 10 Bắt đầu với dấu (=) 10 Công thức tổng giá trị cột (SUM) 11 Nên copy công thức thay tạo công thức 12 Tìm hiểu cell (ô) 12 Cập nhật kết công thức 13 Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột 13 Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007 14 Tìm giá trị trung bình 14 10 Tìm giá trị lớn nhỏ 15 11 Dấu hiệu lạ xuất bảng tính 16 BÀI IV: Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày 18 Ngày liên quan đến Excel 18 Tính toán ngày tháng cách sử dụng công thức 19 Cách tìm số ngày hai thời điểm 20 Cách tính ngày làm việc hai thời điểm 20 Tìm kiếm ngày sau số ngày làm việc 21 Tìm thời điểm sau số tháng 22 Tìm thời điểm sau số năm, số tháng số ngày 22 BÀI V: CÁCH TẠO BIỂU ĐỒ 24 Tạo biểu đồ Excel 2007 24 2 Cách tạo biểu đồ 24 Làm để liệu worksheet xuất biểu đồ 25 Tìm hiểu Chart Tools 26 Thay đổi biểu đồ 26 Thêm tiêu đề cho biểu đồ 27 BÀI VI: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE 28 PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 28 1.1 Lấy liệu để làm việc 28 1.2 Xem lại liệu nguồn 28 1.3 Tạo hộp thoại PivotTable 29 1.4 Cơ PivotTable Report 30 PivotTable II: Lọc liệu PivotTable Excel 2007 31 2.1 Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable 31 2.2 Lọc để xem nhiều sản phẩm 31 2.3 Giới hạn lọc cho sản phẩm 32 2.4 Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao 32 2.5 Lọc thông tin theo thời gian 32 2.6 Hủy bỏ lọc 33 2.7 Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable 33 2.8 Hủy bỏ lọc danh sách PivotTable Field 34 PivotTable III: Tính toán liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 34 3.1 Làm việc với số 34 3.2 Tóm tắt liệu cách khác 35 3.3 Thực phép tính % 35 3.4 Nhân viên nhận tiền thưởng? 35 BÀI I GIỚI THIỆU EXCEL 2007 Tìm hiểu giao diện cách hoàn thành tác vụ hàng ngày Excel 2007, chút khái niệm chuẩn định dạng XML Những thuật ngữ cần nhớ Workbook: Đây tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính Worksheet: Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc với liệu Một worksheet có nhiều ô ô có chứa cột dòng Worksheet lưu workbook Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng, thay 256 cột 65,536 dòng phiên cũ Chart sheet: Thực chất sheet workbook, chứa đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ chart sheet lựa chọn tối ưu Sheet tabs: Tên sheet thể thẻ đặt góc trái cửa sổ workbook Bạn di chuyển từ sheet sang sheet khác thao tác đơn giản nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Ribbon công cụ Excel 2007 Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Khi lần sử dụng Excel 2007, giao diện làm cho bạn choáng ngợp thay đổi khác hẳn so với phiên trước Thay cho trình đơn (menu) truyền thống cụm lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, Ribbon Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ sử dụng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần có Hình minh họa Ribbon Chuẩn XML Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thông tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết BÀI II: TẠO MỘT WORKBOOK Làm để tạo workbook, nhập chỉnh sửa văn số liệu, thêm dòng, cột… Mở workbook có sẵn WorkBook Worksheet Bạn mở tập tin sẵn có cách khác nhau: Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open (hay nhấn ENTER bàn phím bấm đôi phím trái chuột) để mở tập tin Cách thứ hai: Chỉ có tác dụng tập tin làm việc với phần mềm Excel máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần Cách thứ ba: Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập tin để mở Lưu workbook Sau làm việc với tập tin, điều cốt tử phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặt định 10 phút/lần) Nhưng bạn tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian lần lưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện Cách tùy chỉnh đơn giản: Bấm vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every chỉnh lại thời gian lưu tự động theo ý muốn Tùy chỉnh lưu tự động Excel 2007 Trên chế độ lưu tự động, nhiên có lúc bạn cần phải thực lưu thủ công Sau vài cách lưu workbook: Chọn nút có hình đĩa mềm Quick Access Tollbar góc bên trái hình để mở nhanh chức Office Save để tiến hành lưu tài liệu Bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực công việc quan trọng Nếu muốn tạo để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức Save As đặt tên khác, chọn kiểu tập tin Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo Cuối nhấn nút Save để lưu trữ Đóng workbook Sau làm việc lưu xong, bạn phải đóng workbook Đây cách đóng phổ biến: Chọn nút Office, sau chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " góc bên phải hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 Ctrl+W Sắp xếp workbook Excel 2007 cung cấp cho bạn khả xếp lại workbook mở lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại các workbook thuận tiện Để xếp, bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, chọn cho kiểu bố trí thích hợp Thủ thuật với worksheet Chèn xóa cột ô (cell), (column) , dòng (row): Bạn chèn thêm cột, dòng, ô vào vùng làm việc worksheet Các ô chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên ô hành Các ô chọn dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm dòng lên bên trên, cột vào bên trái ô hành Đồng thời, bạn xóa ô, dòng cột không phù hợp Các ô chứa liệu Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, chọn Worksheet nhấn nút OK hộp thoại Insert, có Sheet chèn vào Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa Đổi tên worksheet: Việc đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên cuối nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet Sắp xếp worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh dùng chức kéo thả Excel Người dùng bấm giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau bấm OK để di chuyển Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành Muốn lúc chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt sheet tab thả chuột Lưu ý: cần chọn nhiều sheet lệnh Ctrl + nhấp chuột trước thực lệnh Trường hợp bạn muốn chép sheet sang workbook khác mở workbook nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích To book Ngoài thủ thuật trên, bạn tô màu cho sheet tab để dễ quản lý sheet tab Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu chọn Tab Color chọn màu thích hợp để tô Bạn làm ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau chọn Hide để giấu Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet nhấn nút OK hiển thị hình BÀI II CÁCH NHẬP CÔNG THỨC Làm để chèn công thức đơn giản vào bảng tính tự động cập nhật kết Tìm hiểu công thức Excel 2007 Ví dụ hình bạn nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) chưa nhập Trong phần bạn hướng dẫn sử dụng Excel để làm toán công thức đơn giản Bắt đầu với dấu (=) Nhập công thức ô C6 10 Tìm thời điểm sau số tháng Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hoàn thành dự án từ ngày tháng năm 2011 (6/9/2011) bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Bạn sử dụng DATE, hàm có ba đối số gồm năm, tháng ngày Ví dụ 25 ô B2 bạn nhập công thức ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)” 2011là đối số năm, công giá trị B2 đối số tháng đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách đối số dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở đóng đối số Kết dự án kết thúc vào ngày tháng năm 2013 (7/9/2013) Tìm thời điểm sau số năm, số tháng số ngày 22 Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Hãy tưởng tượng bạn giao năm bảy tháng 15 ngày để hoàn thành dự án bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn nhập công thức “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 hình minh họa 2011 cộng giá trị ô B2 đối số năm, cộng giá trị ô B3 đối số tháng, cộng giá trị ô B4 đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách đối số dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở đóng đối số Kết dự án kết thúc vào ngày 24 tháng năm 2013 23 BÀI V: CÁCH TẠO BIỂU ĐỒ Tạo biểu đồ Excel 2007 Trong Excel 2007, bạn tạo biểu đồ 10 giây Sau bạn tạo biểu đồ, bạn dễ dàng thêm yếu tố vào tiêu đề thay đổi cách trình bày biểu đồ Với Excel 2007 bạn biết cách biến số text thành nội dung biểu đồ Cách tạo biểu đồ Tạo biểu đồ cách nhấp chuột vào loại biểu đồ nhóm Charts, tab Insert Hình worksheet cho thấy tình hình kinh doanh Công ty Northwind Traders Tea theo dạng báo cáo số bạn chuyển sang dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm cột tiêu đề (tháng một, tháng hai, tháng ba) tên nhân viên bán hàng Sau đó, click vào tab Insert, nhóm Charts, click vào nút Column Bạn lựa chọn loại biểu đồ, biểu đồ cột thường sử dụng để so sánh Sau bạn click vào Column, bạn thấy số loại biểu đồ cột để lựa chọn Click vào Clustered Column, cột biểu danh sách 2-D Column Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại bạn ngừng trỏ vào biểu đồ Các ScreenTip cho bạn thấy thông tin loại biểu đồ 24 Nếu bạn muốn thay đổi loại biểu đồ sau bạn tạo biểu đồ bạn, nhấp chuột vào bên biểu đồ Trên tab Design, Chart Tools, nhóm Type, bấm vào Change Chart Type chọn loại biểu đồ khác Làm để liệu worksheet xuất biểu đồ Trong biểu đồ trên, liệu từ worksheet cell cột Hàng tiêu đề (tên nhân viên kinh doanh) biểu đồ ghi văn bên phải, tiêu đề cột (những tháng năm) biểu đồ Trong biểu đồ, Cencini (đại diện cột cho tháng) bán nhiều sản phẩm trà (tea) tháng tháng hai, cô bị qua mặt Giussani tháng ba Dữ liệu cho người kinh doanh xuất ba cột riêng biệt, cột cho tháng Chiều cao biểu đồ tương ứng đến giá trị cell mà đại diện Biểu đồ hiển thị cho bạn biết làm để nhân viên kinh doanh so sánh với theo tháng Mỗi hàng liệu nhân viên kinh doanh có màu khác biểu đồ Biểu đồ ghi tạo từ hàng tiêu đề worksheet (tên nhân viên bán hàng), màu sắc mà đại diện cho liệu cho nhân viên kinh doanh Ví dụ liệu Giussani màu xanh đậm cột bên trái tháng Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, tháng Ba, biểu đồ Ở phía bên trái biểu đồ, Excel tạo tỷ lệ số để giúp bạn giải thích cột chiều cao Bất kỳ thay đổi liệu worksheet sau biểu đồ tạo ra, biểu đồ thay đổi 25 Tìm hiểu Chart Tools Khi bạn tạo biểu đồ, Chart Tools xuất Ribbon, bao gồm tab Design, Layout tab Format Bạn nên biết Chart Tools, trước bạn tìm hiểu biểu đồ Sau biểu đồ chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout Format Trên tab bạn tìm thấy lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ Khi bạn hoàn thành biểu đồ, nhấp chuột bên biểu đồ Chart Tools biến mất, để xuất trở lại, click vào biểu đồ Thay đổi biểu đồ Bạn tạo biểu đồ bạn so sánh liệu người khác cách nhấp chuột vào nút để chuyển biểu đồ xem từ loại sang loại khác Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column nhóm Data tab Design Trong biểu đồ bên phải, liệu 26 nhóm theo hàng so worksheet cột Bạn chuyển biểu đồ trở lại xem gốc cách click vào Switch Row/Column lần Để giữ hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy sau paste worksheet khác Sau đó, chuyển xem gốc biểu đồ cách click vào biểu đồ ban đầu click vào Switch Row/Column Thêm tiêu đề cho biểu đồ Bạn cung cấp tiêu đề cho biểu đồ để biểu đồ trục đo mô tả liệu biểu đồ Điều có hai biểu đồ trục Một phía bên trái trục chiều dọc (còn gọi giá trị trục y) Trục tỉ lệ số mà bạn giải thích cột chiều cao Những tháng năm trục ngang (cũng biết đến thể loại trục x) Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin biểu đồ bạn Để thêm tiêu đề biểu đồ cách nhanh chóng cách click chuột vào biểu đồ, sau đến nhóm Chart Layouts tab Design, click vào nút More để xem tất layout (trình bày) Mỗi lựa chọn thị layout khác làm thay đổi yếu tố biểu đồ Trong biểu đồ trên: Tiêu đề cho biểu đồ Northwind Traders Tea, tên sản phẩm Tiêu đề cho trục dọc bên trái Cases Sold Tiêu đề cho trục ngang First Quarter Sales Một cách khác để nhập tiêu đề tab Layout, nhóm Labels, bạn thêm tiêu đề cách click chuột vào Chart Titles Axis Titles 27 BÀI VI: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 Làm để tự tạo báo cáo dạng PivotTable 1.1 Lấy liệu để làm việc Hãy tưởng tượng worksheet Excel số doanh thu với hàng trăm ngàn dòng liệu Những worksheet trình bày tất liệu nhân viên kinh doanh hai quốc gia họ bán hàng hóa ngày, có nhiều liệu để giải theo hàng chia thành nhiều cột khác Làm bạn có thông tin worksheet? Làm hiểu tất liệu này? Tính tổng thể bán nhiều nhất? Ai bán nhiều theo quý hay theo năm? Quốc gia có doanh số bán hàng cao nhất? Bạn có câu trả lời báo cáo PivotTable Một báo cáo PivotTable chuyển tất liệu thành báo cáo ngắn gọn cho bạn biết xác bạn cần phải biết 1.2 Xem lại liệu nguồn Trước bạn bắt đầu làm việc với báo cáo PivotTable, xem lại worksheet để chắn chuẩn bị cho báo cáo Khi bạn tạo báo cáo PivotTable, cột liệu nguồn trở thành field mà bạn sử dụng báo cáo Fields tổng kết nhiều hàng thông tin từ liệu nguồn 28 Tên field cho báo cáo đến từ tiêu đề cột liệu nguồn Hãy chắn bạn có tên cho cột dòng đầu worksheet liệu nguồn Trong hình trên, tiêu đề cột Country, Salesperson, Order Amount, Order Date OrderID trở thành tên field Các dòng lại phía tiêu đề nên chứa mục tương tự cột Ví dụ, phần text nên cột, ngày tháng cột khác Nói cách khác, cột không nên có chứa số text Cuối cùng, không nên có cột trống với liệu bạn sử dụng cho báo cáo PivotTable 1.3 Tạo hộp thoại PivotTable Khi liệu có, đặt trỏ nơi phần liệu bao gồm tất liệu worksheet báo cáo chọn liệu bạn muốn sử dụng báo cáo, sau tab Insert, nhóm Tables, bấm vào PivotTable sau nhấp vào PivotTable lần nữa, hộp thoại Create PivotTable mở Chọn Select a table or range, hộp Table/Range cho thấy phạm vi liệu chọn, chọn New Worksheet Existing Worksheet, bạn không muốn báo cáo đặt 29 worksheet 1.4 Cơ PivotTable Report Khu vực layout cho báo cáo PivotTable PivotTable Field List Hình cho bạn nhìn thấy worksheet sau bạn đóng hộp thoại Create PivotTable Ở phía khu vực layout sẵn sàn cho báo cáo PivotTable phía bên PivotTable Field List Danh sách hiển thị cột tiêu đề từ liệu nguồn Như đề cập trên, tiêu đề field Country, Saleperson, … Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable 30 PivotTable II: Lọc liệu PivotTable Excel 2007 Làm để lọc dấu liệu chọn báo cáo PivotTable 2.1 Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable Báo cáo PivotTable trước lọc Hãy tưởng tượng bạn mở báo cáo PivotTable cho sản phẩm bán Adventure Works, công ty hàng thể thao Báo cáo tóm tắt 6.000 hàng liệu, điều cho bạn thấy liệu có ý nghĩa Ví dụ tổng doanh thu hàng năm cho sản phẩm khoảng thời gian ba năm tổng số doanh thu cho sản phẩm Bây bạn muốn xem chi tiết Adventure Works bán sản phẩm khác nhau, từ chai nước đường để xe đạp vests Bạn muốn xem doanh số bán xe đạp Sau đó, bạn muốn xem loại xe đạp có doanh số cao Và sau bạn muốn xem loại xe đạp bán khoảng thời gian định Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable 2.2 Lọc để xem nhiều sản phẩm Bây bạn muốn xem liệu bán hàng xe đạp cho ẩn tất liệu 31 lại Để lọc báo cáo, bấm vào mũi tên bên cạnh Row Labels, chọn mục Road bikes (xe đạp) khu vực báo cáo mục Bạn bấm vào đó, xe đạp hiển thị khu vực hàng báo cáo Khi bạn bấm vào mũi tên đó, trình đơn xuất với hộp Select field để bạn chọn lựa lọc thông tin Trên trình đơn danh sách cho thấy tất hàng lĩnh vực mà bạn chọn Xem mục danh sách để chọn sản phẩm cần tìm thông tin sản phẩm cần lọc Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes sản phẩm bạn cần tìm thông tin Để lọc thông tin bạn bỏ mục Select All, sau chọn Road Bikes cuối nhấp Ok, báo cáo PivotTable cho thấy liệu phần road bikes Các liệu khác không thay đổi, chúng không xuất 2.3 Giới hạn lọc cho sản phẩm Bây bạn lọc thông tin cho sản phẩm bạn muốn thu hẹp thông tin nữa, có nhiều loại xe đạp khác Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350-W, cách thực sau: Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W cột Road Bikes, sau nhấn chuột phải đưa chuột đến filter, cửa sổ nhỏ bạn chọn Keep Selected Items Cuối có liệu Road – 350-W 2.4 Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp có doanh số $100.000, bạn sử dụng Excel để xem thông tin trên, không tin khác tạm thời ẩn để thực việc click vào mũi tên biểu tượng filter nằm sát bên hộp Row Labels, chọn Product Name, vào ValueFilters Bộ lọc đọc liệu chọn dòng có ô phù hợp với yêu cầu bạn, chọn Greater Than Or Equal To chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 hộp rỗng Kết bao gồm 13 tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu $100,000 2.5 Lọc thông tin theo thời gian Giả sử bạn muốn xem xe đạp bán khoảng thời gian xác định Bằng cách sử dụng lọc, bạn xem thông tin khoảng thời gian bạn thích thông tin khác tạm thời bị ẩn Để lọc thông tin theo năm chẳng hạn bạn muốn xem liệu năm 2011 bấm vào mũi tên bên cạnh Column Labels, sau click vào hộp Select All cuối chọn hộp 2011 Excel ẩn số liệu 2009 2010, lại số liệu năm 2011 Nếu bạn muốn xem thời gian cụ thể bạn làm cách sau: chọn mũi tên bên cạnh 32 Column Labels, sau vào Date Filters, click Between, hộp thoại Date Filter nhập liệu ngày tháng vào chẳng hạn 11/8/2011 12/8/2011 hai hộp rỗng, báo cáo thông tin từ ngày tháng 11 năm 2011 đến ngày tháng 12 năm 2011 2.6 Hủy bỏ lọc Xóa bỏ lọc báo cáo PivotTable cách nhấp chuột vào biểu tượng lọc , sau nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Xoá bỏ lọc PivotTable Field List cách di chuyển trỏ qua biểu tượng lọc bên cạnh tên field, nhấp chuột vào mũi têr xuất sau nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Chìa khóa để xóa bỏ lọc lúc cách sử dụng biểu tượng lọc, xuất hai địa điểm khác nhau, báo cáo PivotTable PivotTable Field List 2.7 Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable Để loại bỏ lọc từ field xác định, click vào biểu tượng nơi field lọc xuất báo cáo, Row Labels Column Labels Sau click vào Clear Filter From < Field Name > Hoặc lựa chọn hộp kiểm tra bên cạnh (Select All) để làm cho tất liệu field nhìn thấy Nếu bạn không xem thấy lệnh Clear Filter From cho field lọc: Hãy chắn bạn chọn khu vực báo cáo để xóa lọc: hàng cột Phải chọn tên field hộp Select field Bạn thấy hộp bạn nhấp chuột 33 vào biểu tượng lọc, tên field hộp phải khớp với tên field mà bạn xóa lọc từ Nếu tên field hộp không đúng, chọn field từ danh sách xuất bạn bấm vào mũi tên bên cạnh hộp 2.8 Hủy bỏ lọc danh sách PivotTable Field Di chuyển trỏ qua biểu tượng lọc bên cạnh tên field mà bạn muốn xóa bỏ lọc từ Click vào mũi tên xuất sau nhấp vào Clear Filter From < Field Name > Xóa bỏ tất lọc tức khắc Trên Ribbon, click vào tab Options PivotTable Tools Trong nhóm Actions, click vào Clear sau nhấp vào Clear Filters PivotTable III: Tính toán liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 Làm để tổng hợp liệu hàm khác hàm SUM, COUNT MAX Làm để diễn tả liệu dạng phần trăm cách sử dụng tính toán đặc thù Làm để tự tạo công thức báo cáo PivotTable 3.1 Làm việc với số Dữ liệu bán hàng tóm tắt báo cáo PivotTable Đó vấn đề tiền thưởng Contoso, Công ty phân phối thực phẩm Hãy tưởng tượng bạn mở báo cáo PivotTable có chứa liệu nhân viên kinh doanh công ty Báo cáo tóm tắt công ty có khoảng 800 hàng liệu Excel Nó cho biết doanh số nhân viên năm quý Bây bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào số theo vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng nhân viên thực năm bạn muốn xem 34 nhân viên đóng góp cho tổng doanh số công ty, … Khi bạn thực điều đó, bạn thấy nhân viên nhận tiền thưởng người thưởng 3.2 Tóm tắt liệu cách khác Bạn muốn thay đổi báo cáo từ tính toán doanh số nhân viên qua năm, bạn làm điều cách thay đổi từ hàm SUM qua COUNT để tóm tắt thông tin Để thay đổi chức năng, nhấp chuột phải vào giá trị bảng báo cáo, khu vực có tiêu đề "Sum of Sales Amount", rê chuột đến Summarize Data By sau nhấp vào Count Những số chuyển đổi từ giá trị tổng thành giá trị count Các tiêu đề số thay đổi từ "Sum of Sales Amount" để "Count of Sales Amount." Sau bạn phân loại đơn đặt hàng để xem có hầu hết đơn đặt hàng cách dễ dàng Để làm việc này, nhấp chuột phải vào ô nhân viên kinh doanh nào, trỏ chuột đến Sort sau nhấp vào Sort Largest to Smallest Kết quả, Peacock lần đầu tiên, với grand tổng số 100 đơn đặt hàng, theo sau vua với 74, sau Leverling với 73 3.3 Thực phép tính % Bây bạn muốn xem tỷ lệ % nhân viên tổng doanh thu Peacock có hầu hết đơn đặt hàng, tính số lượng đơn đặt hàng cô so với tổng doanh thu Để làm điều này, click chuột phải vào khu vực giá trị, trỏ chuột đến Summarize Data By sau nhấp vào More options, nhấp vào tab Show values as hộp thoại Value Field Settings mở Sau đó, hộp Show values as, bấm vào mũi tên chọn % of total Peacock có 18 phần trăm tổng doanh số bán hàng cho năm, cô ta doanh số cao nhân viên, tỷ lệ % tổng doanh thu không tưng ứng với số đơn hàng nhiều King cótỷ lệ doanh thu cao với 14,42%, theo sau Davolio với 12,52% 3.4 Nhân viên nhận tiền thưởng? Bây bạn tính toán nhận tiền thưởng số tiền thưởng cách tạo công thức sử dụng calculated field Đây công thức đưa vào báo cáo PivotTable 35 Ví dụ nhân viên bán hàng nhiều $ 30.000 quý nhận 3% tiền thưởng doanh thu Để tạo công thức, phía cửa sổ, Ribbon, bạn bấm vào tab Options PivotTable Tools, nhóm Tools, bấm vào mũi tên nút Formulas sau bấm vào Calculated Field Trong hộp thoại Insert Calculated Field, gõ tên cho công thức hộp Name, hộp Formula, nhập công thức “='Sales Amount' * IF('Sales Amount'>30000,3%)” để tìm người nhận tiền thưởng sau bấm vào OK Diễn giải công thức sau: Nếu số doanh thu lớn 30,000 quý thưởng 3% (3% doanh số bán hàng) Còn doanh số 30,000 tiền thưởng 36 [...]... việc ứng dụng công thức Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn ngọn như A1 để xác định cột bằng ký tự và dòng là những con số 6 Cập nhật kết quả công thức Giả sử rằng giá trị 11.97 trong ô C4 bị sai, vì nó phải được cộng thêm 3.99 mới chính xác do vậy bạn nên chọn ô C4 và nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô này sau đó nhấn ENTER: Trên hình trên cho thấy giá trị của ô C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel cũng... tháng bằng cách sử dụng công thức Tìm kiếm Hàm NETWORKDAYS WORKDAY DATE TODAY Số lượng ngày làm việc giữa hai thời điểm Tìm thời điểm sau một số ngày làm việc và xác định thời gian bắt đầu Tìm một thời điểm sau một số tháng Tìm thời điểm sau một số năm, một s tháng và một số ngày Để thực hiện phép tính số học trong Excel, cần thiết phải sử dụng công thức Trong phần này bạn sẽ được hướng dẫn những công... ENTER để hiện thị kết quả Trong ví dụ trên cho thấy hàm SUM cũng có thể áp dụng cho một vài giá trị trong cột bằng cách chọn một vài giá trị có liên quan 8 Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007 Công thức Tính năng AVERAGE MAX MIN Tín trung bình Giá trị lớn nhất Giá trị nhỏ nhất Hàm SUM chỉ là một trong các tính năng của Excel, ngoài ra nó còn có các công thức khác như AVERAGE, MAX, MIN để hỗ... năng khác 17 BÀI IV: Cách dùng hàm trong Excel 2007 để xác định thông tin ngày 1 Ngày liên quan đến Excel như thế nào Có một sự khác biệt giữa ngày có nghĩa gì với bạn và ngày có nghĩa như thế nào đối với Excel Với bạn 8/22/2010 là tháng, ngày và năm, còn với Excel, 8/22/2010 là một dãy số 40412 Chính vì vậy bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng như thế nào để Excel có thể hiểu được, chuyện này sẽ giúp... tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu trong ô C7 thành 130.92 từ 126.93 Excel có thể cập nhật được vì công thức của nó trong ô C7 là "=SUM(C3:C6)" Nếu bạn không sử dụng công thức cho ô C7, thì giá trị sẽ không được cập nhật Bạn cũng có thể sửa đổi hoặc nhập công thức trực tiếp trên thanh công thức thay vì nhập vào các ô 7 Sử dụng công thức Sum cho một vài giá trị trong cột 13 1 Trong ô C9, nhập dấu... quả dự án kết thúc vào ngày 24 tháng 1 năm 2013 23 BÀI V: CÁCH TẠO BIỂU ĐỒ 1 Tạo biểu đồ trong Excel 2007 Trong Excel 2007, bạn có thể tạo ra một biểu đồ trong 10 giây Sau khi bạn tạo ra một biểu đồ, bạn có thể dễ dàng thêm các yếu tố mới vào nó như tiêu đề hoặc thay đổi cách trình bày của biểu đồ Với Excel 2007 bạn cũng biết cách biến các con số và text thành nội dung của một biểu đồ 2 Cách tạo biểu... chuyện này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian Calendar (Lịch) của Excel bắt đầu từ năm 1900 Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất: Ngày tháng lưu trữ trong Excel là một dãy số bắt đầu bằng 1 đại diện cho ngày 1 tháng 1 năm 1900, đó chính là ngày lịch của Excel bắt đầu Và mỗi ngày Excel cộng thêm một 18 con số Chẳng hạn như ngày 2 tháng 1 năm... nhập 8/22/2010, thì Excel lưu trữ là 40412 hoặc 40411 ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900 Excel nhận diện ngày tháng như thế nào? 1 Chọn Date trong Category 2 Chọn cách thể hiện ngày tháng trong Type Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, hoặc August 22, 2010, Excel sẽ lưu trữ dãy số 40412 Chỉ trong trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ra ngày như August-22,2010 hoặc 8,22,10, Excel sẽ lưu trữ dưới... cộng những giá trị này trong Excel bằng cách nhập công thức vào ô C6 Những công thức của Excel luôn bắt đầu từ dấu (=) Như vậy công thức của ô C6 là: =12.99+16.99 Dấu cộng (+) là một thuật toán để Excel cộng thêm giá trị Nếu bạn tự hỏi làm thế nào để có được kết quả này thì công thức sẽ hiện rõ hơn ở thanh công thức khi bạn click vào ô C6 Bạn cũng nên biết các thuật toán của Excel bao gồm dấu cộng (+)... khác, một cột không nên có chứa số và text Cuối cùng, không nên có cột trống với dữ liệu bạn đang sử dụng cho các báo cáo PivotTable 1.3 Tạo hộp thoại PivotTable Khi các dữ liệu đã có, đặt con trỏ bất cứ nơi nào trong phần dữ liệu bao gồm tất cả các dữ liệu worksheet trong báo cáo hoặc chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng trong các báo cáo, sau đó trên tab Insert, trong nhóm Tables, bấm vào PivotTable và sau đó