BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ NGÀNH Tên Đề tài: Quy trình quản lý kho hàng công ty TNHH thành viên INLACO LOGISTICS GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN SINH VIÊN LỚP MÃ SINH VIÊN : Đỗ Như Quỳnh : Lê Quang Tuấn : LQC54-ĐH2 : 51268 Hải Phòng, năm 2015 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Nước ta gia nhập Tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Việt Nam hội nhập quốc tế thu hút vốn đầu tư nước vào nước Đây hội thử thách cho đơn vị để khẳng định vị trường quốc tế Bên cạnh thuận lợi trên, doanh nghiệp không gặp khó khăn cạnh tranh gay gắt từ doanh nghiệp nước nước Với việc hội nhập vào kinh tế giới, Việt Nam tiếp thu thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến giới vào việc phát triển lĩnh vực đời sống kinh tế – xã hội đất nước, đặc biệt ngành dịch vụ Các dịch vụ nói chung dịch vụ logistics nói riêng ngày hoàn thiện phát triển, đáp ứng ngày tốt nhu cầu đa dạng phong phú tiêu dùng sản xuất nước Trong thời gian thực tập, trực tiếp tham quan doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics với hướng dẫn Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS em có nhiều kiến thức kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau Xuất phát từ tình hình thực tiễn công ty với kiến thức thu thập được, em tiến hành nghiên cứu đề tài: Quy trình quản lý kho hàng chọn làm chuyên đề thực tập Kết cấu báo cáo lời mở đầu kết luận gồm phần chính: • Chương 1: Giới thiệu chung Công ty TNHH thành viên INLACO LOGISTICS • Chương 2:Quy trình quản lí kho hàng • Chương 3:Những giải pháp kiến nghị với Công ty TNHH MTV INLACOLOGISTICS • Do thời gian nghiên cứu trình độ chuyên môn nhiều hạn chế nên báo cáo nhiều sai sót Em mong nhận góp ý thầy cô giáo CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV INLACO LOGISTICS 1.1 Giới thiệu chung công ty Công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS biết đến công ty – chi nhánh Công ty Cổ phần Vận Tải Biển Hợp Tác Lao Động Quốc Tế - INLACO SAIGON Tổng công ty: INLACO SAIGON Co., LTD Trụ sở: 36-38 Nguyễn Trường Tộ, phường 12, quận 4, Tp Hồ Chí Minh Điện thoại: (+848) 3943 3770-76 | Fax: (+848) 3943 3778-80 Công ty INLACO SAIGON thành lập theo định số 633/QĐTCCB-LĐ ngày 27/2/1995 Bộ Giao thông Vận tải Ngày 12/3/2007, theo định số 532/QĐ-BGTVT Bộ Giao thông vận tải, Công ty INLACO SAIGON thức chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần đổi tên thành Công ty cổ phần Vận tải biển Hợp tác lao động quốc tế (INLACO SAIGON) thức bắt đầu hoạt động kể từ ngày 01/7/2007 Công ty INLACO SAIGON thành viên của: Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam (VINALINES) Hiệp hội Đại lý Môi giới Hàng Hải (VISABA) Hiệp hội Chủ tàu Việt Nam (VSA) Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS) Công ty INLACO LOGISTICS thành lập vào ngày 8/11/2007 để tận dụng lợi nâng cao hiệu kinh doanh việc sử dụng nguồn vốn sở hạ tầng có công ty INLACO SAIGON: bao gồm kho, bãi, container đội xe vận chuyển, nguồn nhân lực phận giao nhận Hải Phòng, Hà Nội phòng Đại lý Địa chỉ: Số 126 Đường Chùa vẽ - P Đông hải 1, Quận Hải An, Hải Phòng • Tên giao dịch: INLACO LOGISTICS • Giấy phép kinh doanh: 0204000468 - ngày cấp: 08/11/2007 • Ngày hoạt động: 01/11/2007 • Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng (12 tỉ đồng) • Mã số thuế: 0200767765 • Email: inlaco-cy@inlacosaigon.com • Điện thoại: 3825172 - Fax: 3825171 • Giám đốc:NGUYỄN TUẤN ANH • Điện thoại: 0313825172/ 1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty Mục tiêu Inlaco Logistics để trì hoạt động logistics sử dụng kho bãi container Hải Phòng, đội xe tải kết hợp dịch vụ chi nhánh để cung cấp dịch vụ logistics đến khách hang toàn quốc INLACO LOGISTICS chuyên cung cấp dịch vụ sau: - Dịch vụ hàng hải: đại lý tàu, đại lý vận tải biển, vận tải đa phương thức, cung ứng tàu biển, môi giới - Kho bãi container, CFS, đội xe vận tải, kho - Giao nhận môi giới hàng hóa - Dịch vụ Door to Door - Mua bán phụ tùng, thiết bị hàng hải - Sửa chữa, vệ sinh Container - Dịch vụ thủ tục Hải quan - Vận tải đường biển đường STT Tên ngành Vận tải hàng hóa đường Vận tải hàng hóa ven biển viễn dương Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt đường Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa Kho bãi vã lưu giữ hàng hóa Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy Bốc xếp hàng hóa Hoạt động dịch vụ hỗ tợ khác lien quan đến vận tải Chi tiết: Dịch vụ giao nhận hàng hóa, khai thuê hải quan; Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa; Dịch vụ đóng gói liên quan đến vận Mã ngành 4933(chính) 5021 5221 5022 5210 5222 5224 5229 tải; Dịch vụ môi giới thuê tàu biển; Dịch vụ logistics: Dịch vụ 10 11 12 đại lý tàu biển Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác lại chưa phân vào đâu Cho thuê xe có động Chi tiết: Cho thuê ô tô Chuẩn bị mặt Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô xe có động khác Đại lý môi giới đấu giá Chi tiết: Đại lý ký gửi hàng hóa (không bao gồm đại lý chứng khoán, bảo hiểm), thu cước điện thoại,sim, thẻ nạp tiền điện 8299 7710 4312 4520 4610 thoại di động trả trước Bảng 1.1: Dịch vụ mã ngành dịch vụ INLACO LOGISTTICS cung cấp Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty 3.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý (Nguồn : Phòng kế toán công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS) 1.3.2 Nhiệm vụ, chức phận Theo cấu tổ chức tổ chức Giám Đốc người đạo trực tiếp hoạt động phòng kế toán hai Phó Giám Đốc Công ty Các phận phòng ban làm chức tham mưu giúp việc, hỗ chợ cho Phó Giám Đốc (trừ phòng kế toán Giám Đốc trực tiếp điều hành), từ báo cáo lại cho Giám Đốc, thông tin phản hồi phòng ban cách nhanh chóng xác Giám đốc: Giám đốc người trực tiếp điều hành công việc tổ chức sản xuất kinh doanh hàng ngày công ty, tổ chức triển khai thực kế hoạch kinh doanh Là thủ trưởng đơn vị, người lãnh đạo Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật nhân viên Công ty việc điều hành tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý theo đường lối pháp luật nhà nước - Trực tiếp phụ trách lĩnh vực: + Tổ chức nhân sự, hành chính, tiền lương + Tài kế toán + Kế hoạch kinh doanh, đầu tư, công trình + An ninh trị nội Phó Giám Đốc kĩ thuật: Giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành hoạt động công ty theo phân công Giám đốc Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc hiệu hoạt động Trực tiếp điều hành: - Phòng Vận tải - Phòng Kĩ thuật Phó Giám Đốc kinh doanh : Giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành hoạt động công ty theo phân công Giám đốc Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc hiệu hoạt động Trực tiếp điều hành: - Phòng Phòng kinh doanh; quản lý kho, bãi - Đại lý, giao nhận hàng hóa Phòng kế toán: Có chức nhiệm vụ phản ánh với giám đốc tất hoạt động đơn vị gồm tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn Báo cáo toán tài quý, năm trình giám đốc phê duyệt báo cáo quan chức có liên quan Thực chi trả khoản lương sách khác đến tay người lao động Tìm biện pháp đáp ứng vốn kịp thời, đề xuất biện pháp quản lý hợp lý giúp giám đốc có định xác hoạt động kinh doanh Phòng vận tải : tổ chức chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu giúp Phó Giám đốc quản lý vận tải, phương tiện, người điều khiển phương tiện giao thông, phương tiện thiết bị xếp dỡ, thi công chuyên dùng giao thông vận tải Tham mưu giúp Ban Giám đốc quản lý công tác vận tải, phương tiện người lái địa bàn Điều hành vận chuyển, vận tải hàng hóa công ty Phòng kinh doanh ; quản lý kho, bãi: Có nhiệm vụ khai thác tìm kiếm nguồn hàng ; tiến hành nghiên cứu phân tích thị trường Từ xây dựng chiến lược kinh doanh, chiến lược bán hàng xây dựng chiến lược thúc đẩy doanh số phù hợp nhằm quảng bá thương hiệu công ty phát triển thị trường Trực tiếp quản lí kho doanh nghiệp, thực thủ tục xuất nhập hàng hóa vào kho Phòng kĩ thuật : thực công tác quản lý vật tư, thiết bị; công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường Dịch vụ sửa chữa trang thiết bị công ty, đặc biệt sửa chữa phương tiện vận tải cảu công ty Đại Lý: khai thác tàu bè, hang hóa Thực công tác giấy tờ chứng từ thủ tục nhập cảng hang hóa Mặc dù phòng, ban có nhiệm vụ khác song họ có mối quan hệ chặt chẽ với công việc Đó mối quan hệ phụ thuộc, giúp hoàn thành tốt công việc giám đốc giao cho Không thể nói phòng nào, ban quan trọng hơn, phòng, ban guồng quay máy hoạt động độ xác máy đầy đủ phòng ban với tất chức đặt 10 1.4 Tổng quan tình hình hoạt động Công ty TNHH INLACO LOGISTICS 1.4.1 Tình hình kinh doanh công ty năm gần Vì thành lập tham gia vào thị trường từ cuối năm 2007, nên mục tiêu công ty thời gian qua bước đầu xâm nhập, làm quen với thị trường, tìm kiếm khách hàng gia tăng nhanh thị phần Do vậy, từ mối quan hệ với bạn hàng sẵn có khắp nơi giới, thời gian qua INLACO LOGISTICS đảm nhận vận chuyển khối lượng hàng hóa đáng kể thực có chỗ đứng vững thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam Sự lên mạnh mẽ ngành dịch vụ giao nhận góp phần tạo bước đẩy đáng kể cho phát triển công ty Bảng 1.2: Kết hoạt động kinh doanh công ty Inlaco logistics giai đoạn 2010-2014 (Đơn vị: tỷ đồng) Năm 2010 2011 2012 2013 2014 Doanh thu 19,538 18,772 20,012 20,885 22,426 Chỉ số phát triển(%) - 96,079 106,605 104,362 107,379 Chỉ tiêu (Nguồn: phòng kế toán công ty INLACO LOGSITICS) 11 Biểu đồ 1.1: Kết hoạt động kinh doanh công ty Inlaco logistics giai đoạn 2010-2014 1.4.2 Lợi nhược điểm công ty 1.4.2.1 Lợi thế: INLACO LOGISTICS có Ban lãnh đạo có bề dày kinh nghiệm công tác giao nhận vận tải quốc tế, có mối quan hệ rộng rãi với khách hàng nước Công ty có trụ sở nằm đường Chùa Vẽ, hướng cảng Green Port, Chùa Vẽ,…và nhiều công ty giao nhận vận tải khác, thuận lợi giao nhận hàng hoá đường biển hoạt động công ty Công ty đào tạo đội ngũ nhân viên động, nhiều kinh nghiệm, quan hệ rộng rãi với hải quan, cảng hãng vận tải, nhạy bén với thị trường để nhanh chóng hoàn tất thủ tục với chi phí phù hợp nhất, thời gian nhanh có trình độ chất lượng cao Họ cán trẻ, hoàn toàn đảm đương hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, nhanh 12 nhạy nắm bắt tình hình xu hướng biến động giá cước thị trường để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp, tạo lợi cạnh tranh cho công ty 1.4.2.1 Nhược điểm: Các đối thủ cạnh tranh khác gần xâm nhập vào thị trường hoạt động dựa theo đường mòn người trước nên tốn thời gian, công sức tiền bạc, có nhiều điều kiện thuận lợi để sửa chữa sai lầm hoàn thiện công nghệ vận tải Chính điều gây nhiều sức ép căng thẳng đến hoạt động công ty Mặt khác, với sách toàn cầu hoá dịch vụ, hãng lớn (liên doanh, công ty TNHH) chấp nhận lỗ vài tuyến để đạt hiệu dành khách hàng lớn tuyến khác Vì sách cạnh tranh theo hình thức gây khó khăn không nhỏ cho công ty Công tác tiếp thị quảng cáo, quảng bá nhãn hiệu công ty chưa mạnh, chưa phát huy hết tác dụng nên có số nhà xuất nhập chưa biết đến khả to lớn cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải công ty CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÍ KHO (BÃI) HÀNG TẠI CÔNG TY INLACO LOGISTICS 2.1 Logistics vận tải logistics 2.1.1 Các khái niệm Hội đồng quản trị logistics (Council of Logistics Management – CLM) – tổ chức chuyên môn bao gồm nhà quản trị logistics, người làm việc lĩnh vực đào tạo người thực tế làm việc lĩnh vực logistics, 13 thành lập năm 1962 với mục đích trì công tác đào tạo thúc đẩy việc trao đổi ý tưởng – đưa khái niệm logistics sau: “Logistics trình lập kế hoạch, thực kiểm soát luồng lưu chuyển lưu kho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm thông tin liên quan có hiệu suất cao hiệu mặt chi phí từ điểm khởi nguồn điểm tiêu thụ nhằm thỏa mãn yêu cầu khác hàng” Còn “The handbook of logistics and distribution management”(2000) nhóm tác giả đưa định nghĩa ngắn gọn: “Logistics nghệ thuật khoa học giúp quản trị kiểm soát dòng chảy hàng hóa, lượng, thông tin nguồn lực khác” Nhìn chung, khái niệm thể logistics đề cập đến trình quản lý luồng lưu chuyển nguồn lực vật tư, nhân lực, thông tin, nhằm thực kế hoạch định Hiện nay, khái niệm logistics sử dụng công nhận toàn giới khái niệm Hội đồng chuyên gia Quản trị Chuỗi cung ứng (Council of Supply Chain Management Professionals, 2005) đưa ra, theo “ Logistics phận quản trị chuỗi cung ứng thực kế hoạch kiểm soát tính hiệu kết luồng lưu chuyển lưu kho hàng hóa, dịch vụ thông tin lien quan điểm khởi nguồn điểm tiêu thụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng” Tuy nhiên, khái niệm chưa thể cách tổng quát logistics cụm từ “ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng” khiến khái niệm thiên logistics kinh doanh Xét phương diện đáp ứng nhu cầu đối tượng phục vụ, logistics hiếu cung cấp sản phẩm, thời gian địa điểm Cùng với trình phát triển mạnh mẽ logistics nhu cầu ngày tăng từ phía khách hàng, việc đáp ứng nhu cầu không dừng lại – sản phẩm, thời gian, địa điểm mà đòi hỏi nhu cầu đáp ứng mức độ dịch vụ cao Do vậy, tiêu chí dần bổ sung Quan điểm Quan điểm phát biểu sau: “Logistics trình cung cấp sản phẩm với số lượng điều kiện tới địa điểm vào thời gian cho khách hàng với giá cả” 14 Mặc dù có nhiều khái niệm khác logistics khái niệm đề thể cách hiểu chung logistics sau: - Trước hết, cần khẳng định logistics khoa học nghệ thuật tổ chức quản lý nhằm sử dụng nguồn lực cách tối ưu - Logistics tồn hai cấp độ: hoạch định tổ chức - Logistics trình tức chuỗi hoạt động liên tục, có quan hệ mật thiết tương tác với hoạt động riêng lẻ - Logistics đề cập tới nguồn lực lưu chuyển, dự trữ hệ thống 2.1.2 Các hoạt động logistics kinh doanh • Vận tải ( Transportation) • Hoạt động kho hàng (Warehousing) • Làm hàng (Cargo handling) • Bao gói (Packing) • Hoạt động hỗ trợ logistics (Logistics processing) • Hệ thống thông tin (Information System) 2.1.3 Hoạt động kho hàng logistics 2.1.3.1 Định nghĩa kho hàng Là phận hệ thống ligistics, nói cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm suốt trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp thông tin tình trạng, điều kiện lưu giữ vs vị trí hàng hóa lưu kho 2.1.4 Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn người quán lý kho hàng 2.1.4.1 Nhiệm vụ - Nhận diện vị trí vai trò kho bãi hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Hiểu công việc cần phải thực công tác quản lý kho bãi - Xác định vị trí, nhận diện xếp hàng hóa kho bãi phù hợp với điều kiện cụ thể - Nhận diện phương pháp lưu trữ hàng hóa kho, tổ chức quy trình xuất, nhập hàng hóa theo phương pháp - Nắm nguyên tắc định vị kho hàng kệ, pallet - Nắm vững nguyên tắc nhập hàng xuất hàng - Hiểu rõ quy trình nhập – xuất hàng - Tổ chức hệ thống sổ sách kho bãi - Nắm vững quy định bảo quản hàng hóa kho - Xác định công việc cần thiết trình kiểm kê kho - Lợi ích việc ứng dụng mã số, mã vạch việc quản lý xếp hàng hóa kho 15 - Tổ chức lao động an toàn, vệ sinh môi trường hoạt động kho bãi - Nắm vững biện pháp an toàn cách thức trang bị 2.1.4.2 Trách nhiệm - Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ - Nhập hàng hoá vào kho, xếp nơi qui định, cậïp nhật thẻ kho, lập hồ sơ, lưu hồ sơ bảo quản - Lập báo cáo hàng nhập, xuất, tồn cho Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch - Xuất nguyên liệu theo phiếu xuất kho 2.1.4.3 Quyền hạn - Đề xuất trang thiết bị bổ sung trang thiết bị cho kho - Phân công nhân viên xếp kho ngăn nắp, gọn gàng - Từ chối xuất kho chứng từ không hợp lệ 2.1.4.4.Báo cáo uỷ quyền - Báo cáo công việc cho Kê toán trưởng Công ty - Ủy quyền cho nhân viên kho thực vắng mặt 2.2 Quy trình nhập hàng vào kho 2.2.1 Thông tin nhập hàng: Khi nhận 15auk báo nhà cung ứng việc nhập hàng, phòng mua hàng lập tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng lập theo biểu mẫu đính kèm quy định Tiến độ nhập hàng chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ động xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách 2.2.2 Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống kiểm tra chất lượng hàng hoá Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm lô, kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng Kiểm tra qui cách Thủ kho tiến hành lập biên kiểm tra hàng hoá, biên có chữ ký xác nhận Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng Nếu hàng không đạt phần không đạt không theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo hợp đồng Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu Bộ tài 2.2.3 Nhập kho xếp hàng hoá: 16 Hàng hoá xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ 16auk dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm 16auk hi hàng hoá nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá nhập xuất Thẻ kho ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột Mỗi loại hàng hoá phải ghi thẻ kho riêng 2.3 Quy trình xuất hàng 2.3.1 Chuẩn bị giao hàng: Yêu cầu xuất hàng xuất phát từ nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách) Các phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị phòng bán hàng vào sáng thứ 3, 5, hàng tuần Nhu cầu nhập hàng phải lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt phận yêu cầu phải giải trình cho phòng bán hàng biết Nhân viên quản trị hàng hóa phòng bán hàng tập hợp tất phiếu yêu cầu xuất hàng nơi, vào lượng hàng bán địa điểm, hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng điểm bán Sau kiểm tra điều chỉnh yêu cầu xuất hàng nơi Sau xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 trình Trưởng phòng bán hàng ký Liên giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên giao cho thủ kho để lấy hàng, liên giữ lại Sau nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng nhận hàng kho Thủ kho vào yêu cầu xuất hàng NV quản trị hàng hóa, vào phiếu xuất hàng kiểm tra hàng yêu cầu xuất kho hay không 2.3.1.1 Nêu mặt hàng yêu cầu xuất thu kho lập phiếu xuất kho theo nguyên tắc kế tóan Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm phiếu xuất kho, photo thêm 2.3.1.2 Nếu có mặt hàng yêu cầu đặc không kho thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng chờ định NV quản trị 17 Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá thông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu phát không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết Nhân viên giao nhận sau liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn) Sau nhận thông tin nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ nội dung tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký Nếu đạt xuất hoá đơn 2.3.2 Giao hàng: Trước chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định hẹn, người nhận hàng, thông tin đường Liên hệ phương tiện chuyên chở thuê để giao hàng cho khách Chuẩn bị phương án dự phòng phương tiện bị hư, trời mưa Toàn công việc chuan bị phải đảm bảo yếu tố giao hàng hẹn, đầy đủ, an toàn Khi đến giao hàng cho khách, khách kiểm tra hàng hoá Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn phiếu xuất kho hoá đơn, yêu cầu khách ký vào photo phiếu xuất kho Người ký nhận hàng phải có văn uỷ quyền khách hàng Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu , phải liên hệ phòng bán hàng để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải bỏ Nhân viên giao nhận phải chuyển photo phiếu xuất kho cho phòng bán hàng lưu 2.4 Quy định xếp lưu kho 2.4.1 Quy định xếp hàng hoá: Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm soát việc xếp dỡ Thủ kho phải bảo đảm công cụ cách thức xếp dỡ sử dụng phù hợp không làm tổn hại đến sản phẩm xếp dở Chỉ có thủ kho có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ vị trí kho bãi Trước nhập hàng, kho có trách nhiệm xếp mặt ngăn nắp gọn gàng Hướng dẫn người xếp hàng, xếp hàng vị trí Hàng hoá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons Không xếp hàng hoá trời 18 Các khu vực dễ có nước mưa hắt mưa lớn phải để hàng hoá palet Hàng hoá sau xuất xong phải thu xếp gọn gàng, để nơi loại hàng hoá khác, loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng 2.4.2 Lưu kho: Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ đầy đủ cho mã hàng bao gồm mã hàng, màu, size, kích thước, khách hàng.Thẻ gắn vào nơi để hàng hoá Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể lối đi, vi trí đắt kệ hàng hoá Mỗi kệ phải đánh dấu, ghi kệ số mấy? Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ kho, kiểm tra nơi để bình PCCC 2.4.3 Thanh lý hàng hoá: Đới với hàng hoá, nguyên vật liệu dư phải tiến hành lý Sau nhận thông tin lý, kho tiến hành kiểm tra lại số hàng nhập xuất, lập báo cáo xuất nhập Với loại hàng hoá nguyên vật liệu dư, để riêng, chờ ý kiến phòng bán hàng Nếu thời hạn tháng kể từ ngày nhận thông tin lý mà chưa nhận ý kiến phòng bán hàng, kho phải chủ động thông tin phòng bán hàng để sớm giải phóng lô hàng 2.4.4 Kiểm kê kho Việc kiểm tra kho định 06 Tháng lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói) Việc kiểm tra ban kiểm kê thực Kết kiểm tra phải ghi lại biên kiểm kho Mọi sản phẩm không phù hợp phát phải cách ly, đánh dấu chờ ý kiến xử lý Ban Giám đốc 2.5 Quản lý kho 2.5.1 Quản lý nhập hàng (từ nhà cung cấp) - Quản lý công nợ đầu kì với nhà cung cấp Công nợ phải trả Công nợ phải thu Quản lý hợp đồng nhập hàng từ nhà cung cấp Thông tin chung hợp đồng : nhà cung cấp, thời gian Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, đơn giá, Theo dõi hàng nhập theo hợp đồng, Theo dõi trả lại hàng theo hợp đồng (theo dõi dựa vào liệu nhập- - xuất nghiệp vụ quản lý kho) Quản lý toán theo hợp đồng 19 - Các khoản thu (theo lý toán) Các khoản chi (theo lý toán) Theo dõi công nợ nhà cung cấp Nợ phải thu Nợ phải trả Báo cáo tổng hợp nhập hàng công nợ với nhà cung cấp Thống kê nhập hàng theo thời gian Thống kê hàng trả lại theo thời gian Thống kê công nợ với nhà cung cấp 2.5.2 Quản lý nhận hàng kí gửi - Quản lý công nợ đầu kì hàng kí gửi với nhà cung cấp Công nợ phải trả Công nợ phải thu Quản lý hợp đồng nhận hàng kí gửi từ nhà cung cấp Thông tin chung hợp đồng : nhà cung cấp, thời gian Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, đơn giá, Theo dõi hàng nhập hàng kí gưỉ theo hợp đồng, trả lại hàng theo hợp - đồng (theo dọi dựa vào liệu nhập-xuất nghiệp vụ quản lý kho) Quản lý toán theo hợp đồng kí gửi Các khoản thu (theo lý toán) Các khoản chi (theo lý toán) Theo dõi công nợ hàng kí gửi nhà cung cấp Nợ phải thu Nợ phải trả Báo cáo tổng hợp nhận hàng kí gửi công nợ với nhà cung cấp Thống kê nhập hàng kí gửi theo thời gian Thống kê hàng trả lại theo thời gian Thống kê công nợ với nhà cung cấp 2.5.3 Quản lý bán hàng với khách hàng - Quản lý công nợ đầu kì với khách hàng Công nợ phải thu Công nợ phải trả Quản lý hợp đồng bán hàng Thông tin chung hợp đồng : khách hàng, thời gian Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, giá bán Theo dõi xuất bán theo hợp đồng Theo dõi hàng trả lại theo hợp đồng bán Quản lý toán với khách hàng Các khoản thu theo thời gian Các khoản chi trả theo thời gian Báo cáo tổng hợp bán hàng Thống kê xuất hàng theo thời gian 20 - Thống kê hàng trả lại theo thời gian Thống kê doanh số bán hàng theo thời gian Thống kê công nợ với khách hàng 2.5.4 Quản lý giao hàng kí gửi với khách hàng - Quản lý công nợ đầu kì hàng kí gửi với khách hàng - Công nợ phải thu - Công nợ phải trả - Quản lý hợp đồng giao hàng kí gửi - Thông tin chung hợp đồng : khách hàng, thời gian - Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, giá bán - Theo dõi xuất kí gửi theo hợp đồng - Theo dõi hàng trả lại theo hợp đồng kí gửi - Quản lý toán khách hàng theo hợp đồng kí gửi - Các khoản thu theo thời gian - Các khoản chi trả theo thời gian - Báo cáo tổng hợp giao hàng kí gửi - Thống kê xuất hàng kí gửi theo thời gian - Thống kê hàng trả lại hàng kí gửi theo thời gian - Thống kê doanh số giao hàng kí gửi theo thời gian - Thống kê công nợ hàng kí gửi với khách hàng 2.5.5 Quản lý kho hàng - Quản lý tồn kho đầu kì - Theo kho - Theo số lượng chứng từ số lượng thực tế - Theo dõi hàng nhập kì - Quản lý phiếu nhập kho : nhập kho chứng từ, nhập kho thực tế - Quản lý nhập kho chưa có chứng từ (tạm nhập) - Theo dõi hàng xuất kì - Quản lý phiếu xuất kho : xuất kho chứng từ, xuất kho thực tế - Quản lý xuất kho chưa có chứng từ (tạm xuất) - Theo dõi hàng tồn kho cuối kì - Theo kho - Theo số lượng chứng từ thực tế - Quản lý thẻ kho - Lập, sửa đổi, hủy bỏ, in thẻ kho theo sản phẩm, theo kho - Báo cáo tổng hợp kho - Báo cáo nhập xuất tồn kho theo kho, thời gian - Kết chuyển liệu cuối kì sang kí sau 2.5.6 Quản lý hệ thống danh mục - Danh mục sản phẩm Danh mục phẩm cấp sản phẩm 21 - Danh mục phân nhóm sản phẩm Danh mục đơn vị tính Danh mục nhà sản xuất Danh mục nhà cung cấp Danh mục khách hàng Danh mục nhóm khách hàng Danh mục lý toán Danh mục hình thức toán Danh mục lý giảm trừ Danh mục lý nhập hàng Danh mục lý xuất hàng Danh mục kho hàng Danh mục nhân viên bán hàng 2.5.7 Quản trị người sử dụng - Quản lý tài khoản người sử dụng Phân nhóm người sử dụng Danh sách quyền người sử dụng Phân nhóm quyền người sử dụng Phân quyền cho người sử dụng đến chức CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ với Công ty TNHH MTV INLACOLOGISTICS 3.1 Định hướng công ty 3.1.1 Mục tiêu - Phát triển nhanh bền vững quy mô chiều sâu sản phẩm dịch vụ chủ lực có, tăng nhanh doanh thu hiệu quả, phấn đấu đến năm 2020 đưa Công ty thành doanh nghiệp mạnh khu vực - Xây dựng công ty thành tổ chức chuyên nghiệp, tạo dựng công ăn việc làm ổn định, môi trường làm việc chuyên nghiệp, động, thu nhập cao cho toàn cán công nhân viên công ty - Quyết tâm đưa công ty vào hoạt động kinh doanh ổn định tiếp tục tăng trưởng hàng năm từ 14-16%, phấn đấu doanh thu tăng từ 15-20%, giảm chi phí từ 10-15% 22 3.1.2 Định hướng phát triển Phát huy hiệu nguồn lực để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, phát huy tính đoàn kết, chủ động sáng tạo toàn cán công nhân viên công ty Khai thác, sử dụng có hiệu sơ vật chất sẵn có nay, đồng thời tăng cường đầu tư cho thiết bị phục vụ nhu cầu ngày cao xã hội Lấy khách hàng làm trọng tâm, cam kết phấn đấu nhằm thõa mãn tối đa nhu cầu Khách Hàng INLACO LOGISTICS lấy tín nhiệm Khách Hàng làm mục đích để hoạt động Công ty cam kết giao sản phẩm chất lượng, đủ số lượng thời gian Sử dụng phương thức quảng cáo hiệu để quảng bá hình ảnh sản phẩm công ty đến với khách hàng Giữ vững phát huy tốc độ phát triển công ty doanh số, thị phần, thị trường, uy tín trình độ nhân lực Quan hệ chặt chẽ, gắn bó hai bên có lợi với đối tác chiến lược, đối tác truyền thống Tăng cường đào tạo, phát huy tính sáng tạo đội ngũ cán công nhân viên nhằm tăng hàm lượng công nghệ, nâng cao hiệu công việc Phát huy hội liên doanh, liên kết với nước để khai thác tốt nguồn lực công ty Đầu tư nguồn lực bước thực chuyên nghiệp hóa công tác Duy trì, củng cố phát triển mạng lưới tiêu thụ thông qua kênh phân phối, phát triển hệ thống bán hàng chiều sâu nhằm tăng thị phần công ty thị trường Hải Phòng Bên cạnh đó, xây dựng chương trình để bước tung dịch vụ khắp nước, trước hết tập trung vào thị trường miền Bắc Tiếp tục thực việc xếp lại dội ngũ cán công nhân viên nâng cao chất lượng đội ngũ cán toàn công ty thông qua hoạt động tuyển chọn, đào tạo đào tạo lại Kiên đưa khỏi dây chuyên cán công nhân viên lực yếu kém, thiếu phẩm chất đạo đức, thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ Cung ứng dịch vụ đơn lẻ cho công ty nước, đầu tư sở hạ tầng, công nghệ, dịch vụ gia tăng giá trị, quy chuẩn chất lượng tiêu chuẩn quốc tế Tư vấn 23 cung cấp giải pháp linh hoạt, đồng hành, chia sẻ bước đào tạo hoàn thiện hệ thống doanh nghiệp nước theo lộ trình hợp lý, hiệu phù hợp với thực trạng doanh nghiệp Dần trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics có uy tín, chất lượng doanh nghiệp nội địa, công ty liên doanh, công ty nước hoạt động việt nam sử dụng dịch vụ đánh giá cao Ngoài việc bước cải thiện điều kiện vật chất cho CBNV thông qua chế độ lương thưởng, công ty chăm lo quan tâm tới đời sống vật chất, tinh thần, tạo điều kiện môi trường làm việc, tang cường đoàn kết, thống ban lãnh đạo, tạo gắn bó công ty mái nhà chung 24 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động công ty Để thúc đẩy phát triển công ty đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, tăng tính cạnh tranh thị trường nước, công ty cần đưa giải pháp cụ thể mang tính ổn định bề vững Với đội ngũ nhân viên nay, công ty cần tuyển dụng thêm vào vị trí mà công ty mỏng, yếu Ngoài ra, công ty nên trọng vào đào tạo trình đọ chuyên môn cho nhân viên cũ trước thay đổi không ngừng thị trường Các nhân viên phòng kinh doanh công ty có kinh nghiệm nhiều năm làm việc có mối quan hệ than thiết với hãng tàu, nguồn hàng lớn Đây dấu hiệu tốt, nhiên nhân viên kinh doanh việc chăm sóc khách hàng cũ nên trọng tìm kiếm khác hàng mới, nhiều tiềm Công ty cần đâu tư thêm vào việc mua trang thiết bị đặc biệt đầu kéo container đại, đầu tư thiết bị phục vụ cho trình bốc xếp Khai thác dịch vụ khác hoạt động logistics kho bãi,bao gói, làm hàng, hệ thống thông tin Hiện thị trường công ty thị trường nước, tương lai công ty cần có hướng vào thị trường nước ngoài, tìm kiếm nguồn hàng lớn Trung Quốc, Nhật Bản, Tuy nhiên thách thứ doanh nghiệp nhỏ, có nguồn vốn hạn chế chưa có nhiều kinh nghiệm, công thêm trình đọ ngoại ngữ nhiều nhân viên hạn chế Hàng năm, có hàng ngàn sinh viên trường chưa xin việc làm, công ty cần trọng đào tạo sinh viên từ lúc nhận sinh viên vào thực tập Vì đội ngũ trẻ, có lực chuyên môn, tảng vững cho công ty sau KẾT LUẬN 25 Tổng quan chung logistics Việt Nam ngành dịch vụ giai đoạn bắt đầu, cần trình dài để phát triển Tuy nhiên, Việt Nam đất nước có tiềm lực lớn logistics, trình khó khăn Với chủ trương đại hóa sở hạ tầng xã hội hóa hoạt động khai thác hoạt động logistics, ngành dịch vụ mẻ tạo hội kinh doanh cho nhà đầu tư chuyên nghiệp Trong lĩnh vực kho bãi- lĩnh vực có vai trò then chốt chuỗi cung ứng dịch vụ, tiềm phát triển chưa trú trọng khai thác cách hiệu nhất, sách hỗ trợ, nguồn vốn thúc đẩy nhà nước quan trọng Đề tài nghiên cứu “ Quy trình quản lý kho hàng công ty TNHH INLACO LOGISTICS”của em với mục tiêu khái quát quy trình tổ chức khai thác quản lý kho hàng tìm điểm hạn chế cách khắc phục để cải thiện kiến thức em nghiên cứu tích lũy đợt thực tập sở ngành Với tính phức tạp đề tài, bên cạnh việc giới hạn độ dài, thời gian thực tập, báo cáo thiếu sót hạn chế định, em mong muốn nhận ý kiến đóng góp thầy cô để đề tài trở nên hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! [...]... thực tế - Theo dõi hàng nhập trong kì - Quản lý phiếu nhập kho : nhập kho chứng từ, nhập kho thực tế - Quản lý nhập kho chưa có chứng từ (tạm nhập) - Theo dõi hàng xuất trong kì - Quản lý phiếu xuất kho : xuất kho chứng từ, xuất kho thực tế - Quản lý xuất kho chưa có chứng từ (tạm xuất) - Theo dõi hàng tồn kho cuối kì - Theo từng kho - Theo số lượng chứng từ và thực tế - Quản lý thẻ kho - Lập, sửa đổi,... lý do giảm trừ Danh mục lý do nhập hàng Danh mục lý do xuất hàng Danh mục kho hàng Danh mục nhân viên bán hàng 2.5.7 Quản trị người sử dụng - Quản lý tài kho n người sử dụng Phân nhóm người sử dụng Danh sách quy n người sử dụng Phân nhóm quy n người sử dụng Phân quy n cho người sử dụng đến từng chức năng CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ với Công ty TNHH MTV INLACOLOGISTICS 3.1 Định hướng của công ty. .. vụ quản lý kho) Quản lý thanh toán theo hợp đồng 19 - Các kho n thu (theo lý do thanh toán) Các kho n chi (theo lý do thanh toán) Theo dõi công nợ nhà cung cấp Nợ phải thu Nợ phải trả Báo cáo tổng hợp nhập hàng và công nợ với nhà cung cấp Thống kê nhập hàng theo thời gian Thống kê hàng trả lại theo thời gian Thống kê công nợ với nhà cung cấp 2.5.2 Quản lý nhận hàng kí gửi - Quản lý công nợ đầu kì hàng. .. vận tải của công ty CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÍ KHO (BÃI) HÀNG TẠI CÔNG TY INLACO LOGISTICS 2.1 Logistics và vận tải trong logistics 2.1.1 Các khái niệm Hội đồng quản trị logistics (Council of Logistics Management – CLM) – một tổ chức chuyên môn bao gồm các nhà quản trị logistics, những người làm việc trong lĩnh vực đào tạo và những người thực tế làm việc trong lĩnh vực logistics, được 13 thành lập năm... cáo và uỷ quy n - Báo cáo công việc cho Kê toán trưởng Công ty - Ủy quy n cho một nhân viên kho thực hiện khi vắng mặt 2.2 Quy trình nhập hàng vào kho 2.2.1 Thông tin nhập hàng: Khi nhận được 15auk báo của nhà cung ứng về việc nhập hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng được lập theo biểu mẫu đính kèm quy định này Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòng mua hàng, kho biết... phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không 2.3.1.1 Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế tóan Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản 2.3.1.2 Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng và... toán) Các kho n chi (theo lý do thanh toán) Theo dõi công nợ hàng kí gửi nhà cung cấp Nợ phải thu Nợ phải trả Báo cáo tổng hợp nhận hàng kí gửi và công nợ với nhà cung cấp Thống kê nhập hàng kí gửi theo thời gian Thống kê hàng trả lại theo thời gian Thống kê công nợ với nhà cung cấp 2.5.3 Quản lý bán hàng với khách hàng - Quản lý công nợ đầu kì với khách hàng Công nợ phải thu Công nợ phải trả Quản lý hợp... xuất hàng của các nơi Sau đó xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký Liên chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng. .. Thống kê công nợ với khách hàng 2.5.4 Quản lý giao hàng kí gửi với khách hàng - Quản lý công nợ đầu kì hàng kí gửi với khách hàng - Công nợ phải thu - Công nợ phải trả - Quản lý hợp đồng giao hàng kí gửi - Thông tin chung về hợp đồng : khách hàng, thời gian - Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, giá bán - Theo dõi xuất kí gửi theo hợp đồng - Theo dõi hàng trả lại theo hợp đồng kí gửi - Quản lý thanh... vực kho bãi- lĩnh vực có vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng dịch vụ, tiềm năng phát triển vẫn chưa được trú trọng khai thác một cách hiệu quả nhất, vì vậy những chính sách hỗ trợ, những nguồn vốn thúc đẩy của nhà nước là rất quan trọng Đề tài nghiên cứu “ Quy trình quản lý kho hàng tại công ty TNHH INLACO LOGISTICS của em với mục tiêu là khái quát nhất quy trình tổ chức khai thác và quản lý kho hàng ... CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV INLACO LOGISTICS 1.1 Giới thiệu chung công ty Công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS biết đến công ty – chi nhánh Công ty Cổ phần Vận Tải Biển Hợp Tác Lao Động Quốc Tế - INLACO. .. nhận vận tải công ty CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÍ KHO (BÃI) HÀNG TẠI CÔNG TY INLACO LOGISTICS 2.1 Logistics vận tải logistics 2.1.1 Các khái niệm Hội đồng quản trị logistics (Council of Logistics. .. nước quan trọng Đề tài nghiên cứu “ Quy trình quản lý kho hàng công ty TNHH INLACO LOGISTICS của em với mục tiêu khái quát quy trình tổ chức khai thác quản lý kho hàng tìm điểm hạn chế cách khắc