NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG MỤC LỤC Đề tài nhóm 6: “Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông" LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I-SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC I Khái niệm về truyền thông II Chức truyền thông PHẦN II - CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG I Quá trình truyền thông Người gửi .8 Người nhận Thông điệp Kênh truyền thong .10 Thông tin phản hồi .11 Nhận thức .12 II Tác động công nghệ thông tin .14 Thư điện tử 14 Internet 15 Hội nghị qua đa phương tiện 15 III Những khó khăn cho truyền thông hiệu 16 Những rào cản tổ chức 16 Những rào cản cá nhân 18 Loại bỏ trở ngại .19 PHẦN III - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG…………… 22 I Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu .22 II Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu 23 III Giải pháp từ phía người gửi 24 Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải phân công rõ rang 14 Ngôn ngữ đơn giản 24 Làm tăng phản hồi 24 Sắp đặt dòng thông tin .24 Sự lặp lại 25 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Đúng lúc .25 Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ 25 Sử dụng câu chuyện, phép so sánh hình ảnh 25 Hiểu khán giả .25 IV Giải pháp từ phía người nhận 26 Chú ý lắng nghe 26 Nghe hết vấn đề phán 26 Hỏi lại điều không hiểu không rõ 26 Ghi chép, tóm tắt nghe 26 Không để cảm xúc định suy nghĩ 26 PHẦN KẾT LUẬN………………………………………………………………………28 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………29 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Phần Người thực Ngày hoàn thành NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG I SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Lê Thị Hòa bình 24h00 ngày 10/04/2013 II CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỜNG ĐẾN TRUYỀN THÔNG Trần Văn Huỳnh 24h00 ngày 10/04/2013 III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ Đỗ Đặng Ngọc Trâm TRUYỀN THÔNG 24h00 ngày 10/04/2013 LỜI NÓI ĐẦU PHẦN KẾT THÚC TÀI LIỆU THAM KHẢO (Hỏi ý kiến để biết thêm) Đỗ Đặng Ngọc Trâm Trần Văn Huỳnh Lê Thị Hòa bình 24h00 ngày 10/04/2013 Nguyễn Thiên Vương (nhóm trưởng) Trần Xuân Tiến 24h00 ngày 10/04/2013 Nguyễn Thanh Hà Nguyễn Thị Thanh Thùy 24h00 ngày 10/04/2013 TỔNG HỢP BÀI VÀ LÀM SLIDE THUYẾT TRÌNH 15 CÂU TRẮC NGHIỆM VÀ CÂU HỎI MỞ LỜI NÓI ĐẦU Lịch sử loài người cho thấy, người sống với nhau, giao tiếp tương tác lẫn trước hết nhờ vào hành vi truyền thông (thông qua ngôn ngữ cử chỉ, điệu bộ, hành vi… để chuyển tải thông điệp, biểu lộ thái độ cảm xúc) Qua trình truyền thông liên tục, người có gắn kết với nhau, đồng NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG thời có thay đổi nhận thức hành vi Chính vậy, truyền thông xem sở để thiết lập mối quan hệ người với người, tảng hình thành nên cộng đồng, xã hội Nói cách khác, truyền thông hoạt động tổ chức, xã hội Không thể phủ nhận ảnh hưởng mạnh mẽ lợi ích to lớn truyền thông mang lại cho xã hội đại ngày này.Chính vậy, truyền thông lĩnh vực thú vị, xã hội đặc biệt quan tâm khai thác Là sinh viên ngành Quản trị Kinh doanh doanh nhân tương lai đất nước, việc hiểu biết truyền thông điều thiếu Chính lý mà nhóm chọn đề tài : “ Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông giải pháp nâng cao hiệu truyền thông ”để viêt tiểu luận Nội dung tiểu luận gồm phần: Sơ lược truyền thông Các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông Giải pháp nâng cao hiệu truyền thông Trong trình nghiên cứu đề tài, hạn chế thời gian, tài liệu, thiếu kinh nghiệm thực tế nên tiểu luận tồn nhiều thiếu sót.Nhóm mong nhận đóng góp ý kiến Thầy bạn để tiểu luận hoàn thiện Chúng xin chân thành cảm ơn! PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC I Khái niệm về truyền thông Truyền thông trình truyền đạt thông tin từ người đến người khác cách trực tiếp thông qua phương tiện, thiết bị thông tin NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Truyền thông (communication)là trình chia sẻ thông tin Truyền thông kiểu tương tác xã hội có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ qui tắc tín hiệu chung Ở dạng đơn giản, thông tin truyền từ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, thông tin trao đổi liên kết người gửi người nhận Phát triển truyền thông phát triển trình tạo khả để người hiểu giừ người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa âm biểu tượng, học cú pháp ngôn ngữ Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, mục tiêu Nội dung truyền thông bao gồm hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa lời khuyên hay mệnh lệnh, câu hỏi Các hành động thể qua nhiều hình thức động tác, phát biểu, viết, hay tin truyền hình Mục tiêu cá nhân khác hay tổ chức khác, chí người tổ chức gửi thông tin II Chức truyền thông Truyền thông có chức năng: Kiểm soát, động viên, biểu lộ cảm xúc thông tin - Chức kiếm soát: Các bạn hiểu chức kiểm soát thông qua ví dụ sau: Nhân viên nhận thấy có bất hợp lý liên quan đến công việc phản ánh lên nhà quản lý trung gian Nhà quản lý dựa vào bảng mô tả công việc hay sách công ty để giải Lúc truyền thông có vai trò kiểm soát - Chức động viên: Thông qua truyền thông, nhà quản lý nói rõ cho nhân viên biết công việc họ cần làm, phản hồi kết công việc, gợi ý biện pháp để nâng cao kết làm việc Đó cách động viên nhân viên hiệu - Chức biểu lộ cảm xúc: Mọi nhân viên có nhu cầu xã hội Truyền thông giúp cho nhân viên thỏa mãn nhu cầu giao tiếp mình, giảm căng thẳng làm NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG việc, thể cảm xúc với người xung quanh Do vậy, bạn không lấy làm ngạc nhiên người lúc làm việc tranh thủ tán gẫu -Chức thông tin: Chức giúp cho cá nhân nhóm đưa định sau nhân thông tin tiến hành đánh giá giải pháp đề Tất nhiên, để đến định, cá nhân hay nhóm phải truyền thông, thảo luận thống ý kiến Không thể nói bốn chức truyền thông trên, chức quan trọng hơn.Để làm việc hiệu quả, nhóm cần phải trì hình thức kiểm soát thành viên, khuyến khích họ làm việc, giúp họ biểu lộ cảm xúc đưa định PHẦN II – CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG I QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG Quá trình truyền đạt hiểu ý nghĩa thể qua mô hình quy trình truyền thông Mô hình quy trình truyền thông giải đáp: ai, nói gì, kênh nào, cho ai, hiệu nào.Truyền thông có liên quan đến chín yếu tố gồm: Hai yếu tố thể bên chủ yếu tham gia truyền thông người gửi người nhận Hai yếu tố khác công cụ truyền thông chủ yếu, tức thông điệp phương tiện truyền thông Bốn yếu tố khác chức truyền thông chủ yếu, gồm mã hóa, giải mã, phản ứng đáp lại thông tin phản hồi Yếu tố cuối nhiễu hệ thống (tiếng ồn) Các yếu tố mô hình trình truyền thông trình bày hình vẽ sau: NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Hình – Quá trình truyền đạt thông tin Mô hình nhấn mạnh yếu tố then chốt hệ thống truyền thông có hiệu Người gửi: Người gửi nguồn thông tin người khởi xướng tiến trình truyền thông Người gửi mã hóa thông điệp, tức chuyển dịch tư cảm giác sang phương tiện, viết, nhìn thấy được, nói, nhằm chuyển tải ý nghĩa định hướng Nhằm mã hóa sách, nên áp dụng năm nguyên tắc truyền thông vào hình thức truyền thông sử dụng 1.1 Sự thích đáng: Tạo thông điệp có ý nghĩa, lựa chọn cẩn thận từ ngữ, biểu tượng cử sử dụng 1.2 Dễ dàng, giản dị: Sử dụng thuật ngữ đơn giản thông điệp, giản lược số lượng từ, biểu tượng cử sử dụng 1.3 Cơ cấu: Sắp xếp, bố trí thông điệp theo trình tự tạo điều kiện cho việc hiểu thông điệp dễ dàng Hoàn thành xong điểm cần trình bày xong trước chuyển sang điểm khác NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 1.4 Lặp lại: Lặp lại đặc biệt quan trọng truyền thông nói từ ngữ không nghe rõ hiểu đầy đủ vào thời điểm 1.5 Trọng tâm: Tập trung vào khía cạnh tảng, điểm thông điệp Thông điệp cần rõ rang tránh việc trình bày chi tiết không cần thiết Người nhận: Người nhận người tiếp nhận giải mã ( biên dịch) thông điệp người gửi Giải mã chuyển dịch thông điệp sang hình thái có ý nghĩa cho người nhận Cả việc mã hóa giải mã bị ảnh hưởng nhân tố cá nhân, chẳng hạn trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, trình làm việc, văn hóa giới tính Một vài nghiên cứu gợi ý phụ nữ quan tâm đến cảm giác phản ứng họ nói chuyện nhiều nam giới,… Một số yêu cầu người nhận khả lắng nghe Các nghiên cứu hầu hết người nhớ khoảng 50% người nói với họ Điều giải thích truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụng vài phương tiện truyền thông, chẳng hạn báo cáo, ghi nhớ, tin thư điện tử, với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt phát biểu Thông điệp: Thông điệp bao gồm biểu tượng lời (nói viết) hàm ý không lời đại diện cho thông tin mà người gửi muốn chuyển tải đến cho người nhận Một thông điệp có hai mặt : Thông điệp gửi thông điệp nhận không thiết phải giống Tại vậy? Trước tiên, mã hóa giải mã thông điệp khác khác biệt quan điểm chuyên môn, lai lịch người gửi người nhận Thứ hai, người gửi gửi nhiều thông điệp 3.1 Thông điệp không lời: Tất thông điệp không nói viết tạo thành thông điệp không lời Các thông điệp không lời liên quan đến việc sử dụng diễn tả khuôn mặt, giao tiếp mắt, cử động thể, cử ngôn ngữ thể để truyền tải ý tưởng Khi người giao tiếp, khoảng 60% NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG nội dung thông điệp truyền tải thông qua biểu khuôn mặt phương pháp truyền thông không lời khác Với ngôn ngữ thể chuyển động, đặc biệt chuyển động khuôn mặt mắt nói nhiều cho người Khỏng 50% nôi dung thông điệp truyền thông qua biểu khuôn mặt tư thế, điệu thể khoảng 30% qua ngữ điệu giọng phát âm Bản thân ngôn từ diễn đạt giải thích 20% nội dung thông điệp Ý nghĩa truyền thông không lời khác biệt theo văn hóa 3.2 Các thông điệp lời: Truyền thông nói xảy mặt đối mặt, qua điện thoại qua thiết bị điện tử khác Giao tiếp lời hiệu đòi hỏi người gửi phải mã hóa thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải cách xác ý nghĩa đến cho người nhận Truyền đạt thông điệp theo phương thức tổ chức chặt chẽ cố gắng loại bỏ nhãng, bối rối 3.3 Thông điệp viết: Mặc dù truyền thông nói nhanh giao tiếp viết cho phép người giao tiếp tương tác lẫn Nhưng vài người lại thích giao tiếp qua viết cho phép họ lựa chọn cân nhắc từ ngữ sử dụng cách cẩn thận trước gửi thông điệp Các tổ chức thường sử dụng nhiều hình thức thông điệp viết Những thông điệp thích hợp thông tin phải thu thập phân phát cho nhiều người vị trí phân tán việc lưu trữ thông tin gửi cần thiết Kênh truyền thông: Kênh đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận Sự phong phú thông tin khả truyền tải thông tin kênh Không phải tất kênh truyền tải lượng thông tin Giao tiếp viết thấp mức độ phong phú đầy đủ Các kênh thấp mức độ phong phú đêỳ đủ thông tin nhìn nhận yếu, chúng hiệu cho việc gửi liệu kiện cụ thể Để lực chọn mức độ phong phú thông tin, cá nhân phải lựa chọn kênh truyền thông phù hợp Chúng bao gồm: kênh từ xuống, kênh từ lên kênh ngang, NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG kể kênh thức kênh phi thức, chẳng hạn hệ thống thông tin mật, nhóm mạng lưới 4.1 Kênh từ xuống: Kênh hướng xuống liên quan đến tất cách thức gửi thông điệp từ nhà quản trị xuống nhân viên Các nhà quản trị thường sử dụng truyền thông hướng xuống cách hiệu kênh, kênh bị lạm dụng nhiều tạo hội cho nhân viên tương tác lại phản hồi Thực ra, vấn đề tảng với truyền thông hướng xuống cách thức quen thuộc thông thường Đó kênh không khuyến khích thông tin phản hồi từ người nhận Để khắc phục điều này, nhà quản trị nên thuyết phục nhân viên sử dụng kênh hướng lên 4.2 Kênh từ lên: Kênh hướng lên tất phương tiện mà nhân viên sử dụng để gửi đến cho nhà quản trị Giao tiếp hay truyền thông hướng lên bao gồm việc cung cấp thông tin phản hồi, mức độ am hiểu thông điệp mà nhân viên nhận thông qua kênh từ hướng xuống Hơn cho phép nhân viên bày tỏ quan điểm ý tưởng mình, truyền thông từ lên cung cấp thông tin cảm xúc nhân viên cho họ hội , cảm giác họ lắng nghe, đề cao giá trị cá nhân Quan trọng nhất, nhân viên thường có ý tưởng tuyệt diệu để cải thiện tính hữu hiệu hiệu Các kênh từ lên mang lại nhiều lợi ích nhà quản trị cần nhận thức vấn đề gây trở ngại hình thức Trước tiên, hầu hết nhân viên không muốn người giám sát biết điều tiêu cực họ, họ kiểm tra tin xấu Thứ hai, lo lắng, khát vọng quan điểm cá nhân nhân viên làm xuyên tạc, bóp méo truyền thông Cuối cung, nhân viên cạnh tranh cho vị trí quản trị im lặng với hy vọng tiến cử vào vị trí mà nhà quản trị đề bạt lên chức vụ cao hay chuyển sang vị trí khác 4.3 Kênh ngang: Kênh ngang tất phương tiện sử dụng để gửi nhận thông tin phòng ban tổ chức với nhà cung cấp hay với khách hàng Các thông điệp truyền thông theo chiều ngang thường liên quan đến việc phù hợp 10 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Internet mở rộng phạm vi hoạt động tổ chức Hàng nghìn trang web tổ chức kinh doanh, trường học, tổ chức khác phát triển nhanh chóng Hơn việc truyền thông điệp thông qua máy tính trung tâm, Internet sử dụng hàng nghìn máy tính kết nối với hàng nghìn thiết bị, phận khác Sự riêng tư, bí mật thông tin gởi qua Internet hạn chế, việc tìm kiếm phương pháp để bảo mật thông tin ưu tiên hàng đầu cho nhà nghiên cứu lẫn người sử dụng Nhưng thông tin internet tiềm tàng cho người sử dụng khắp giới, tạo điều kiện cho việc giao tiếp không giới hạn Hội nghị qua đa phương tiện (Teleconference) Sự phát triển công nghệ đă nhanh chóng biến Internet thành công cụ truyền thông có độ trung thực cao sử dụng ngày phổ biến Công nghệ hội nghị đa phương tiện kết hợp công nghệ truyền hình điện thoại, công cụ truyền thông có độ trung thực cao mà tổ chức sử dụng nhằm tạo điều kiện cho việc thảo luận người khoảng cách địa lí khác khắp giới Không giống hội nghị truyền thống gọi qua điện thoại, hội nghị đa phương tiện cho phép người tham gia xem cử thể, điệu tham gia xem xét tư liệu hỗ trợ chẳng hạn in, sơ đồ, mô hình chí mẫu sản phẩm III NHỮNG KHÓ KHĂN CHO TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ Một bước giúp truyền thông hữu hiệu phải xác định rào cản tiến trình truyền thông Những rào cản gây trở ngại cho việc gởi nhận thông tin cách bóp méo ngăn chặn hoàn toàn ý nghĩa định hướng Chúng ta phân chia trở ngại theo khía cạnh cá nhân tổ chức, chúng có chồng chéo lên trình bày bảng X-2 (trang sau) Những rào cản tổ chức 1.1 Cấp bậc quyền hạn vị Một người giữ vị trí thống cao tổ chức so với người khác có cấp bậc quyền hạn cao Một người có kính trọng cao người khác, không kể 15 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG đến địa vị họ tổ chức, có vị cao Cấp bậc quyền hành vị thường kèm với Vị thứ hạng mặt xă hội người nhóm, thường xác định đặc tính người đó, thêm vào vị trí thống người Khi cấp bậc quyền hạn vị khác nhau, vấn đề truyền thông chắn xảy Biểu X-2 cho rào cản truyền thông Tổ chức Cấp độ quyền hạn vị trí Cá nhân Mâu thuẫn giả định Sự chuyên môn hóa chức Ngữ nghĩa học công việc thành viên Các mục tiêu khác Cảm xúc Mối quan hệ vị trí sốcác thành viên Càng nhiều cấp bậc tổ chức, người gởi người nhận thông điệp xa mức độ hiệu truyền thông khó đạt Hình X-4 minh họa thất bại việc hiểu thông điệp thông điệp gởi xuống theo kênh truyền thông thức 16 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Hình X-4: Mức độ am hiểu thông điệp từ tổng giám đốc Để tối thiểu hóa vấn đề này, nhà quản trị cấp cao gia tăng sử dụng hình thức trình bày qua truyền hình trực tiếp băng video để gởi thông điệp đến nhân viên khắp nơi tổ chức Thậm chí giao tiếp với người khác cấp bậc quyền hành, vị gây trở ngại cho tiến tŕnh truyền thông Trong thảo luận nhóm, thành viên có vị cao phát biểu nhiều ảnh hưởng đến thành viên có vị thấp Hiện tượng khó để vượt qua, điều nhận thấy thảo luận nhóm mặt đối mặt lẫn thảo luận nhóm qua máy tính (sự trao đổi thông điệp thư điện tử) 1.2 Chuyên môn hóa Khi kiến thức trở nên chuyên sâu, chuyên gia nhiều lĩnh vực phát triển biệt ngữ riêng họ, tốc ký để đơn giản hóa việc giao tiếp họ Điều thường khiến cho việc truyền thông với người bên lĩnh vực gặp khó khăn Ví dụ, nhân viên kế toán thuế giám đốc nghiên cứu marketing khó khăn giao tiếp với 17 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 1.3 Các mục tiêu khác biệt Nếu phận có mục tiêu riêng mục tiêu cản trở hiệu chung tổ chức Những xung đột hệ trực tiếp việc đua tranh sở thích, mối quan tâm, chúng đơn giản phát sinh từ việc hiểu nhầm quan điểm khác tạo người liên quan Tuy nhiên, giao tiếp mở người khác biệt mục tiêu đẩy nhanh tốc độ giải khó khăn cải thiện chất lượng giải pháp Những rào cản cá nhân 2.1 Ngữ nghĩa học Nghiên cứu cách thức ngôn từ sử dụng ý nghĩa mà truyền tải gọi ngữ nghĩa học Việc biên dịch sai ý nghĩa ngôn từ nguyên nhân khiến việc truyền thông bị thất bại Để tránh cản trở này, công ty nên biên dịch thông điệp sang ngôn ngữ gốc để đảm bảo mức độ xác việc biên dịch nguyên văn- tiến tŕnh gọi biên dịch lại Nếu thông điệp gốc phiên dịch lại giống nhau, phiên biên dịch ý nghĩa mong đợi 2.2 Cảm xúc Cảm xúc phản ứng khách quan cảm giác Một cá nhân hồi tưởng không kiện mà cảm xúc kèm với Vì người giao tiếp với nhau, họ chuyển tải cảm xúc kiến kiện Cảm xúc người gởi tác động đến việc mã hóa thông điệp chất phản hồi Việc hiểu nhầm khác biệt ẩn chứa qua biểu cảm xúc người thường liên quan đến việc truyền thông văn hóa khác Mặc dầu có nhiều khác biệt văn hóa cách người trải qua bày tỏ cảm xúc, có nhiều điểm tương đồng Những tương đồng hỗ trợ cho việc truyền thông Cụ thể, tiền lệ cảm xúc, gồm giận dữ, hạnh phúc, phẫn nộ, sợ hãi, buồn rầu, ngạc nhiên, dường giống hầu hết văn hóa, thể 18 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG qua biểu khuôn mặt Những tương đồng hàm nghĩa cử không lời bị hiểu nhầm kèm với cảm xúc Loại bỏ trở ngại Nếu không ý đến lượng thông tin cần thiết gây nên cảm giác bị tải cá nhân, tổ chức có khả tạo lượng thông tin nhiều Vì tổ chức cần thiết phải thiết lập hệ thống xác định thứ tự ưu tiên thông điệp cho hành động tức thời Một cách để thực điều phải yêu cầu người khác cung cấp thông tin có khác biệt lớn so với mục tiêu kế hoạch xảy (cũng biết báo cáo ngoại lệ) 3.1 Quy định dạng thông tin Nếu bạn nhận nhiều thông tin, bạn bị tải thông tin Mức độ tải thông tin tuỳ thuộc vào cá nhân, chí khác biệt hệ Sự khác biệt gia tăng môi trường tràn ngập quảng cáo truyền hình thống từ 10-30 giây sinh viên làm tập lúc nghe Walkman 3.2 Khuyến khích phản hồi Quản trị viên cần giám sát để xác định thông điệp quan trọng hiểu chưa Phản hồi cho phép bạn biết người có hiểu thông điệp bạn gởi cách xác hay không Phản hồi không thiết phải lời; thực tế hành động diễn đạt nhiều lời nói 3.3 Đơn giản hóa ngôn ngữ Bởi ngôn ngữ trở ngại nên cần lựa chọn từ mà người khác hiểu Các câu nên quán, nên tránh sử dụng biệt ngữ khiến người khác không hiểu hiểu nhầm Tóm tại, cải thiện việc hiểu thông điệp cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dĩ nhiên phải quán với người nghe 3.4 Lắng nghe cách tích cực Quản trị viên cần trở thành người lắng nghe giỏi người gởi thông điệp giỏi Gần đây, nhiều tổ chức phát triển chương trình đào tạo nhằm cải thiện 19 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG lắng nghe nhân viên Những chương trình thường nhấn mạnh việc lắng nghe tiến trình tích cực mà qua người nghe người nói chia sẻ trách nhiệm truyền thông thành công Những điều sau vài đặc tính người biết lắng nghe tích cực: • Biết thưởng thức: lắng nghe theo cách thoải mái, tìm kiếm thích thú, kiến thức nguồn cảm hứng • Biết đồng cảm: lắng nghe không đánh giá, hỗ trợ người nói, học hỏi từ kinh nghiệm người khác • Nhận thức rõ, sáng suốt: lắng nghe đầy đủ thông tin, hiểu nôi dung định rõ chi tiết quan trọng • Đánh giá: lắng nghe để định dựa thông tin cung cấp 3.5 Kiềm chế cảm xúc tiêu cực Giống người, truyền tải cảm xúc giao tiếp, cảm xúc tiêu cực bóp méo nội dung thông điệp Khi cảm xúc buồn chán, bạn có khả diễn đạt thông điệp cách chán chường so với lần khác Câu trả lời đơn giản cho tình dừng lại bạn người liên quan kiềm chế cảm xúc bạn, tức là, tất truyền thông theo cách mô tả đánh giá 3.6 Sử dụng hàm ý không lời Bạn nên sử dụng biểu hiện, ám không lời để nhấn mạnh ý biểu lộ cảm xúc Hãy cân nhắc phương pháp truyền thông không lời mà trình bày Bạn cần chắn hành động bạn củng cố ngôn từ bạn để chúng không gởi thông điệp phức hợp 3.7 Sử dụng hệ thống thông tin mật Với tư cách nhà quản trị, bạn giũ hệ thống thông tin mật tổ chức, chí bạn cố gắng, nên sử dụng chúng để gởi thông tin cách nhanh chóng, thử nghiệm hành động trước công bố 20 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG định cuối thu thông tin phản hồi giá trị Cũng vậy, hệ thống thông tin mật thường chứa đựng lời đồn tiêu cực, giảm tinh thần, nhuệ khí nhân viên hiệu tổ chức Bằng cách thâm nhập vào hệ thống thông tin mật, bạn giảm phần tác động tiêu cực cách đảm bảo thông tin liên quan, xác, có ý nghĩa lúc với người khác PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Hoạt động giao tiếp truyền thông nội doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng việc tạo môi trường làm việc có tinh thần hợp tác cao nhân viên Khi cập nhật đầy đủ thường xuyên thông tin diễn bên bên doanh nghiệp, nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao công việc Việc truyền thông tổ chức hiệu hay không phụ thuộc vào chất lượng trình truyền thông hai cấp độ: quan hệ qua lại cá nhân tổ chức Nhằm để nâng cao hoàn thiện truyền thông tổ chức ta có số giải pháp sau : I Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu Những chiến lược truyền thông hiệu chạy đua thông tin chữ Ws chữ H là: Why (tại sao), What (cái gì), Who (ai), When (khi nào), Where (ở đâu), How (như nào) Và điều giúp bạn lên kế hoạch truyền thông tới đối tượng mà ta đặt Chúng cải tiến tương tác truyền đạt thông tin, cung cấp cấu trúc cho định hình kiện theo yêu cầu xa hơn, cân nhắc tiềm thông điệp phương tiện củng cố việc phân phối thông tin Chiến lược truyền thông tốt xây dựng để chia sẻ tối đa thông tin hạn chế tối thiểu rủi ro Chiến lược truyền thông phải tính toán đến thông điệp, khán giả, tiềm phương tiện truyền đạt, nguồn gốc yêu cầu cấu phản hồi Khi 21 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG chiến lược truyền thông tốt nhất, kế hoạch chi tiết xây dựng chiến dịch để tạo chứng khán giả thấu hiểu Chúng sử dụng dễ dàng giải nhanh chóng thông tin phổ biến kiện bất ngờ xuất Trong nhiều trường hợp, điều công bố phức hợp thông tin nhạy cảm, chiến lược truyền thông tốt giúp bạn hệ thống hóa thông tin giải rắc rối nảy sinh xung quanh vấn đề tranh cãi Chiến lược truyền thông tốt giúp bạn tránh rủi ro tiềm tàng vấn đề công khai khó khăn bạn xây dựng kế hoạch xa Những chiến dịch truyền thông hiệu đảm bảo truyền đạt cần thiết để thỏa mãn suốt kiện hay dự án Điều phụ thuộc vào phân tích ban đầu người tham gia vai trò họ Một chiến dịch truyền thông thành công thường phần cộng đồng lớn, tích cực hay có kế hoạch Chiến lược truyền thông tốt biết đến địa câu hỏi, truyền thông điều cần thiết? Một thông điệp hội tụ đơn lẻ phụ thuộc vào truyền thông phải nhận diện Tiếp theo, điều hoàn tất với truyền đạt thông tin phải cân nhắc phía Có phải mục đích đơn cung cấp thông tin hay tăng quan tâm khuyến khích hoạt động thay đổi thói quen xúc tiến cộng đồng tham gia giải xung đột yêu cầu trả lời nhiều điều khác? Một mục đích truyền thông triển khai, kết hợp chặt chẽ phần thông điệp chung II Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu Theo Brad Egeland, chuyên gia tư vấn quản lý dự án có 24 năm kinh nghiệm quản lý phát triển nhân lực lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, hàng không, du lịch lữ hành để xây dựng môi trường truyền thông hiệu doanh nghiệp, nhà quản trị nên thực việc sau đây: + Tổ chức họp tuần cho nhóm Việc truyền thông thường xuyên đóng vai trò quan trọng.Thông qua họp này, nhân viên cập nhật thông tin diễn biến gần xảy bên bên doanh nghiệp, chẳng hạn thăng chức, vấn đề phức tạp vừa xảy ra, việc tồn tại, cần giải rốt Đây dịp để nhân viên trao đổi đưa thắc mắc 22 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG + Gửi tin tuần Tương tự họp tuần, doanh nghiệp nên gửi cho toàn thể nhân viên tin tuần, điểm lại diễn biến tuần qua kế hoạch hành động tuần + Gặp gỡ nhân viên tháng lần Việc làm thể quan tâm sếp với nhân viên Nên xem gặp gỡ buổi trao đổi thân mật để sếp tìm hiểu nhân viên làm việc sao, có tiến nào, gặp khó khăn công việc Tất nhiên, nhân viên cảm thấy vui vẻ thoải mái sếp quan tâm kỹ + Tạo điều kiện để nhân viên xây dựng quan hệ với khách hàng quan trọng Các nhà quản trị giỏi biết chuyển giao bớt công việc thẩm quyền định công việc cho vài nhân viên giỏi họ trang bị đầy đủ kiến thức kinh nghiệm điều hành Chẳng hạn, họp với khách hàng quan trọng, họ tạo hội cho nhân viên vào vai người dẫn dắt chương trình Điều giúp nhân viên thêm tự tin có cảm giác họ làm chủ công việc Mặt khác, sếp giảm bớt áp lực công việc + Tổ chức hoạt động ngoại khóa quý cho nhân viên Đây khó khăn cho doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn hẹp, thực tế cho thấy hoạt động ngoại khóa xây dựng đội nhóm (team building) giúp nhân viên hiểu gắn kết với Khi quan hệ đồng nghiệp thắt chặt, nhân viên cởi mở với dễ dàng chia sẻ cho không thông tin cần biết, mà kỹ làm việc III Giải pháp từ phía người gửi Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải phân công rõ ràng Cần tránh thông điệp không rõ ràng như: “Sáng mai đến điểm hẹn nhé”… khiến người tiếp nhận thông tin phải thời gian xử lí thông tin sáng mai giờ? Điểm hẹn đâu? Đến điểm hẹn để làm gì? Để có hệ thống thông tin thông suốt cần có phân công rõ ràng nhiệm vụ cá nhân, phận Trong nêu rõ nhiệm vụ phận, thành viên Nhiệm vụ phân công rõ ràng giúp tránh trường hợp đuồn đẩy trách nhiệm, đổ lỗi cho nhau, giúp người nhận tin hiểu rõ công việc, nhiệm vụ Ngôn ngữ đơn giản Ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn ẩn ý cho người nghe không hiểu Ngưởi gửi nên sử dụng cách diễn đạt đơn giản, dùng từ dễ hiểu, đơn nghĩa, xác để người nghe dễ dàng nằm bắt nội dung thông tin Tuy nhiên thuật 23 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG ngữ chuyên môn từ ngữ nhiều ấn ý phù hợp người nghe hiểu cách diễn đạt xác, ngắn gọn thông điệp mà không cần phải dùng nhiều lời Làm tăng phản hồi Việc truyền tải nội dung thông tin bước trình thông tin, người nói người nghe cần khuyến khích người phản hồi lại Việc phản hồi giúp ta biết người có thật nắm bắt vấn đề trao đổi hay có hiểu không? Từ giúp ta khẳng định lại thông tin chưa hiểu, tránh việc hiểu lầm thực thi sai lầm Sắp đặt dòng thông tin Để giảm tiêu cực tải thông tin, truyền thông tin không hiệu quả, cần phải đặt dòng thông tin việc thiết kế kênh thông tin rõ ràng Sự lặp lại Người thông tin hiệu lặp lặp lại thông điệp diễn đạt ý tưởng với cách khác nhau, lặp lại thông điệp giúp người nghe diễn đạt thông điệp tối nghĩa, không rõ ràng, khó hiểu họ nghe lần đầu Sự lặp lại giúp người nghe ghi nhớ thông điệp Đúng lúc Một chiến lược hiệu thông tin kiểm soát thời điểm thông tin cho thông điệp nhận lúc, cách đơn giản xếp công văn, giấy tờ theo chữ xếp theo thời gian biểu thảo luận theo chủ đề Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ Thông tin trực diện không ngôn ngữ mà bao gồm giọng nói, ngừng lại, nét mặt…Ngôn ngữ không tự đứng độc lập mà phụ thuộc vào nhân tố phi ngôn ngữ để thể xác Những nghiên cứu thông tin phi ngôn ngữ cho thấy, có năm biến ảnh hưởng đến ý nghĩa thông điệp gần gũi, dáng diệu, nét mặt, giọng nói ngọai hình Nghiên cứu Tiến Sĩ Hùng Văn Sơn cho thấy, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm 55%, giọng nói 30% nội dung chiếm 15% nội dung thông điệp Điều cho thấy kĩ diễn đạt việc rèn luyện giọng nói, cử chỉ, thái độ…khi truyền thông tin quan trọng Sử dụng câu chuyện, phép so sánh hình ảnh 24 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Muốn trở thành người diễn thuyết có sức thuyết phục nói xác chưa đủ Người nghe nhanh chóng quên số, liệu luận chắn ghi nhớ câu chuyện, ví dụ minh họa ví dụ mà bạn nói Và tất nhiên, tuyệt vời lời nói thi vị Đừng nói chuyện với thính giả cách đơn Hãy thể cho họ thấy Hãy vẽ lên tranh họ nhớ mang theo câu chuyện đầu óc lần nhớ đến bạn Hiểu khán giả Muốn nhà truyền thông hiệu quả, bạn phải hiểu khán giả nhiều tốt Vì vậy, cân nhắc xem người mà bạn muốn giao tiếp ai, thuộc nhóm người nào, kiểu người Có người muốn nghe tỉ mỉ thông tin một, có người thích nghe thông tin cốt lõi Một số người bị kích thích cảm xúc, có người lại không tin vào cảm xúc Chính vậy, nghiên cứu khán giả bạn để xem họ có sẵn sàng nghe bạn nói hay không, có sẵn sàng làm theo bạn không Henry David Thoreau nói: "Để nói lên thật, bạn phải hai lần Một lần để nói lần để lắng nghe" Việc cân nhắc đến sở thích, quan tâm nhu cầu người khác thường mang lại nhiều hội cho người gởi thông điệp Nhà truyền thông giỏi thực muốn hiểu thông điệp từ quan điểm người nghe VI Giải pháp từ phía người nhận Chú ý lắng nghe Lắng nghe kĩ quan trọng cần phát triển cẩn thận trình truyền đạt thông tin hiệu Lắng nghe hiệu kết việc phát triển thấu cảm sử dụng kĩ lắng nghe hiệu Lắng nghe thấu cảm bao gồm không nhận thức đắn nội dung thông điệp mà hiểu biết thành tố cảm xúc ý nghĩa thông điệp Nghe hết vấn đề phán Khi phán vấn đề trước chưa nghe hết, dẫn đến phản đối nhận thông tin, khiến thông tin méo mó, sai lệch Do đó, người nghe cần nghe rõ hết vấn đề, sau phân tích, phán nội dung thông tin Hỏi lại điều không hiểu không rõ Trong trình truyền đạt thông tin, người nghe không hiểu không nghe rõ thông điệp từ người gửi phải hỏi lại để tránh trường hợp không hiểu thông 25 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG tin nói gì, hay hiểu sai, hiểu nhầm, dẫn đến tình trạng không thực nhiệm vụ thông tin đề thực hiện sai Ghi chép, tóm tắt nghe Ghi chép, tóm tắt nghe để nắm bắt đầy đủ nội dung thông tin đưa ra, từ người nghe nắm bắt nhiệm vụ mà lượng thông tin yêu cầu Không để cảm xúc định suy nghĩ Con người thường bị ảnh hưởng nhận thức đánh giá, phán vấn đề nào, nhiều tình ta có nhận thức không tốt người gửi tin, ta thường không muốn nghe không thực nhiệm vụ Do đó, để trình truyền đạt thông tin hiệu quả, người nghe không nên để cảm xúc định suy nghĩ mà cần mục tiêu trình truyền đạt thông tin, tổ chức 26 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG KẾT LUẬN Nếu doanh nghiệp xác định “một hệ thống động thành viên doanh nghiệp - người giao tiếp với qua cấu trúc doanh nghiệp theo trật tự mục đích định nhằm đạt mục tiêu định” rõ ràng doanh nghiệp tồn truyền thông (Taylor, 2000) Bởi vậy, phát triển doanh nghiệp phải trì biến đổi từ mạng lưới truyền thông phức hợp liên tục bên có liên quan đến doanh nghiệp Nếu xem xét doanh nghiệp phát triển doanh nghiệp góc độ nhắc nhở tầm quan trọng truyền thông quản lý truyền thông trình hình thành, trì phát triển doanh nghiệp Không phải ngẫu nhiên mà nhà quản lý ngày quan tâm tới việc xây dựng hệ thống truyền thông cho tổ chức, doanh nghiệp mà họ lãnh đạo quản lý Qua thấy việc xây dựng phát triển hệ thống truyền thông trở thành nhân tố đóng vai trò quan trọng cho phát triển thịnh vượng tổ chức, doanh nghiệp Mặc dù có nhiều cố gắng, điều kiện thời gian nghiên cứu … kinh nghiệm vấn đề chưa cao, nên tiểu luận tài chắn có nhiều thiếu sót, chưa hoàn chỉnh cần phải đánh giá, chỉnh sửa để hoàn thiện 27 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Lam, (2009), Hành Vi Tổ Chức, NXB Hồng Đức www.google.com www.tailieu.vn www.wikipedia.com www.saga.com 28 NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 29 [...]... hay không phụ thuộc vào chất lượng của quá trình truyền thông ở cả hai cấp độ: trong quan hệ qua lại giữa các cá nhân và trong tổ chức Nhằm để nâng cao và hoàn thiện truyền thông trong tổ chức ta có một số giải pháp sau đây : I Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả Những chiến lược truyền thông hiệu quả nhất là cuộc chạy đua thông tin trên 5 chữ Ws và 1 chữ H đó là: Why (tại sao), What (cái gì),... II Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả Theo Brad Egeland, một chuyên gia tư vấn quản lý dự án đã có 24 năm kinh nghiệm về quản lý và phát triển nhân lực trong các lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, hàng không, du lịch và lữ hành để xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả tại doanh nghiệp, các nhà quản trị nên thực hiện những việc sau đây: + Tổ chức các cuộc họp hằng tuần cho các nhóm Việc truyền. ..NHÓM 6 HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG các hoạt động, chia sẻ thông tin và giải quyết các vấn đề Các kênh ngang là cực kỳ quan trọng cho các tổ chức trên nền tảng nhóm hiện nay, nơi nhân viên phải thường xuyên giao tiếp để giải quyết vấn đề của khách hàng hay các vấn đề về quy trình sản xuất 4.4 Kênh truyền thông phi chính thức: Kênh truyền thông phi chính thức là tất cả các phương thức phi chính... kiện hay dự án Điều này phụ thuộc vào bất cứ sự phân tích ban đầu nào của những người tham gia và vai trò của họ Một chiến dịch truyền thông thành công thường là một phần của cộng đồng lớn, tích cực hay có kế hoạch Chiến lược truyền thông tốt được biết đến bởi địa chỉ những câu hỏi, tại sao truyền thông là điều cần thiết? Một thông điệp hội tụ đơn lẻ phụ thuộc vào truyền thông phải được nhận diện Tiếp... hoá thông điệp của theo cách có tính đến quá trình giải mã thông điệp thông thường của công chúng mục tiêu Họ phải tạo ra những kênh liên hệ nhược để có thể biết phản ứng đáp lại của người nhận với thông điệp đó 12 NHÓM 6 HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Để đảm bảo thông điệp có hiều quả, quá trình mã hoá của người gửi phải ăn khớp với quá trình mã hoá của người nhận Thông điệp về cơ bản phải là những tín hiệu. .. chức, cũng như người gởi và người nhận thông điệp ở xa nhau thì mức độ hiệu quả trong truyền thông khó đạt được Hình X-4 minh họa sự thất bại trong việc hiểu thông điệp khi thông điệp được gởi xuống theo kênh truyền thông chính thức 16 NHÓM 6 HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Hình X-4: Mức độ am hiểu đối với thông điệp từ tổng giám đốc Để tối thiểu hóa vấn đề này, các nhà quản trị cấp cao đang gia tăng sử dụng... người gửi và người nhận để truyền thông từ trên xuống, từ dưới lên và theo chiều ngang Hệ thống thông tin mật là một hệ thống truyền thông phi chính thức của tổ chức, thông tin có thể di chuyển theo bất kỳ hướng nào Kênh truyền thông phi chính thức đã được nhìn nhận ở nhiều tổ chức và tầm quan trọng mà nó mang lại nhằm khuyến khích và hỗ trợ cho các nỗ lực của nhân viên Các nhóm mạng nhân viên và nhóm... dòng thông tin Để giảm những tiêu cực của sự quá tải thông tin, truyền thông tin không hiệu quả, cần phải sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết kế một kênh thông tin rõ ràng 5 Sự lặp lại Người thông tin hiệu quả luôn lặp đi lặp lại thông điệp bằng các diễn đạt cùng một ý tưởng nhưng với những cách khác nhau, sự lặp lại thông điệp giúp người nghe diễn đạt thông điệp tối nghĩa, không rõ ràng, và khó... truyền thông (Taylor, 2000) Bởi vậy, sự phát triển của doanh nghiệp phải được duy trì và biến đổi từ một mạng lưới truyền thông phức hợp và liên tục giữa các bên có liên quan đến doanh nghiệp Nếu xem xét doanh nghiệp và sự phát triển của doanh nghiệp dưới góc độ này nhắc nhở chúng ta về tầm quan trọng của truyền thông và quản lý truyền thông trong quá trình hình thành, duy trì và phát triển của doanh... thống thông tin mật thường chứa đựng những lời đồn tiêu cực, giảm đi tinh thần, nhuệ khí của nhân viên và hiệu quả của tổ chức Bằng cách thâm nhập vào hệ thống thông tin mật, bạn có thể giảm phần nào tác động tiêu cực này bằng cách đảm bảo bằng những thông tin liên quan, chính xác, có ý nghĩa và đúng lúc với người khác PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Hoạt động giao tiếp và truyền ... giải pháp nâng cao hiệu truyền thông ”để viêt tiểu luận Nội dung tiểu luận gồm phần: Sơ lược truyền thông Các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông Giải pháp nâng cao hiệu truyền thông Trong trình... ngành Quản trị Kinh doanh doanh nhân tương lai đất nước, việc hiểu biết truyền thông điều thiếu Chính lý mà nhóm chọn đề tài : “ Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông giải pháp nâng cao. .. niệm về truyền thông Truyền thông trình truyền đạt thông tin từ người đến người khác cách trực tiếp thông qua phương tiện, thiết bị thông tin NHÓM HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Truyền thông (communication)là